Microsoft Project 2003

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1 Microsoft Project [Módulo 4] Microsoft Project Definindo durações Inter-relacionamentorelacionamento Caminho crítico Microsoft Project

2 Duração das Atividades Microsoft Project Duração das atividades. O MS Project utiliza as seguintes siglas; Meses: me, mês ou meses; Semanas: s, sem, semana ou semanas; Dias: d,di,diaoudias; Horas: hrs; Minutos: m, min, minuto ou minutos; Para colocar duração recorrentes(sem folga) utiliza a letra d após a duração. Ex: 5 dd. 5 O MS Project utiliza as seguintes durações como padrão: 1 dia trabalho = 8 horas; 1 semana = 40 horas; 1mês=20diasde trabalho (160 horas); Isto é o padrão que pode ser modificado d através das opções do MS Project. 6 2

3 Análise PERT para estimativas das durações. Análise PERT trabalha com estimativa otimista, esperada e pessimista. A duração final da atividade é determinada através do cálculo PERT: Dur. PERT = (dur. Otim + 4 x dur. Esper. + dur. Pess.)/6 7 Restrições de datas nas atividades. Os principais tipos de restrições são os seguintes: O mais breve possível: a atividade deve iniciar o mais breve possível (padrão do MS Project); O mais tarde possível: a atividade deve iniciar o mais tarde possível, não permitindo folga entre as atividades; Deve iniciar em a atividade deve iniciar em uma data especificada no campo Data da restrição; Deve terminar em a atividade deve terminar em uma data especificada no campo Data da restrição; Não iniciar antes de: a atividade somente se inicia após uma determinada data especificada no campo Data da restrição; Não iniciar depois de: a atividade tem um limite máximo de data para se iniciar, especificado no campo Data da restrição; Não terminar antes de: a atividade somente é concluída após uma determinada data, especificada no campo Data da restrição; Não terminar depois de: a atividade tem um limite máximo de data para ser concluída, especificada no campo Data da restrição; 8 Restrições de datas nas atividades. 9 3

4 Restrições de datas nas atividades. Estabelecendo prazo Final para atividade 10 Restrições de datas nas atividades. Estabelecendo prioridade para atividade O campo Prioridade indica o grau de importância atribuído a uma tarefa. Os níveis de prioridade variam entre A prioridade mais baixa é 0. A prioridade padrão é Diagrama de rede Mostra o relacionamento lógico das atividades de um projeto. Sempre descrito da esquerda para direita para refletir a cronologia do projeto. 12 4

5 Prioridades Possiblidade de deslocamento. ~ 1000 ~ 500 ~ 0 Possibilidade de atraso Prioridade 13 Inter-relacionamentos Entre as Atividades Microsoft Project Estabelecendo conexão entre atividades. Através do Gráfico de Gantt Arrastando a barra de duração até a duração da atividade Sucessora. Através da Tabela de entrada Digitando o número da atividade Predecessora na coluna Predecessora 15 5

6 Estabelecendo conexão entre atividades. Através do formulário de Recursos e Predecessoras Clicando duas vezes no canto inferior da divisão da tabela. 16 Estabelecendo conexão entre atividades. Através do formulário de Informações da Tarefa 17 Estabelecendo conexão entre atividades. Através do vínculo da Tarefa Selecionando as tarefas e usando os botões de vinculação 18 6

7 Inter-relacionamentos entre atividades do Projeto. O MS Project permite quatro tipos básicos de interrelacionamentos: Término para início TI Predecessora Sucessora Exemplo:o telhado de uma casa somente pode ser construído quando as paredes tiverem sido erguidas. 19 Inter-relacionamentos entre atividades do Projeto. Início para início II Predecessora Sucessora Exemplo: ao instalar a rede de computadores, pode se programar o início da instalação física dos cabos com a instalação lógica dos computadores para que ocorram simultaneamente. 20 Inter-relacionamentos entre atividades do Projeto. Término para Término - TT Predecessora Sucessora Exemplo: um computador somente pode ser considerado pronto quando as cópias de segurança dos dados tiverem sido realizadas, isto significa que a atividade de preparo do computador ficará pendente até que as cópias dos dados de segurança estejam prontas. 21 7

8 Inter-relacionamentos entre atividades do Projeto. Início para Término - IT Predecessora Sucessora Exemplo: uma empresa está substituindo uma central elétrica antiga por outra mais moderna. A central antiga deve permanecer funcionando até que a central nova esteja em pleno funcionamento. 22 Alterando o relacionamento entre as atividades. Através do formulário de informações da Tarefa Clicando duas vezes sobre a linha da Tarefa 23 Alterando o relacionamento entre as atividades. Através da dependência entre Tarefas Clicando duas vezes na seta de representação da dependência. 24 8

9 Alterando o relacionamento entre as atividades. Através do Tabela pela coluna de Predecessoras Adicionando as siglas, TI, II, TT e IT 25 Antecipados e retardados. Antecipações (LEAD): reduzem a duração do cronograma através de sobreposições de atividades; Retardos (LAG): períodos de defasagem entre as atividades predecessoras e sucessoras. Ex.: atividades de secagem; 26 Antecipados e retardados. Antecipações: representados por números negativos. Usando duração(m, h, d, s ou m) ou % de duração da predecessora. Exemplo: -2d = 2 dias de antecipação no início da Atividade em relação a sua predecessora. Retardos: representados por números positivos. Usando duração(m, h, d, s ou m) ou % de duração da predecessora. Exemplo: 5h = 5 horas de retardo(diferença) para o começo da atividade em relação a predecessora. A inclusão da letra d significa duração decorrente. 27 9

10 Caminho Crítico Microsoft Project Caminho Crítico. É a série de atividades que precisam ser concluídas de acordo com o previsto no cronograma para que o projeto seja concluído dentro do prazo determinado. São críticas todas as atividades que se encontram no caminho crítico. Em um Projeto, existem 2 tipos de caminhos críticos: Caminho crítico simples: caminho crítico único do Projeto; Caminho crítico múltiplos: exibe um caminho crítico para cada rede independente de atividades. Assim toda atividade sem sucessora terá margem de atraso igual a zero, transformando-se em crítica. 29 Caminho Crítico Simples. A determinação do caminho crítico simples é realizada através do Assistente de gráficos de Gantt (botão direito tela Gantt). Tela 1 Tela

11 Caminho Crítico Simples. Tela 3 Tela 4 Tela 5 Tela 6 31 Caminho Crítico Múltiplo. A determinação do caminho crítico múltiplo é realizada com a marcação do seguinte item: 32 [Módulo 5] Microsoft Project

12 Recursos e Custos Microsoft Project Recursos Microsoft Project

13 Exibir Planilha de Recursos. 37 Informações sobre recursos. Duplo clique no recurso 38 Recursos. Recursos de Trabalho: pessoas ou equipamentos que concluem tarefas dedicando tempo ou trabalho. Recursos Materiais: são suprimentos, estoques ou outros itens consumidos durante as atividades do Projeto. Campos da Tabela de recursos 39 13

14 Atribuição de recursos. A atribuição de recursos permite o cálculo da duração da atividade, o custo de cada atividade e do Projeto. IMPORTANTE! Atividade na maioria dos casos recebe mais que um recurso, sendo assim atribua os recursos quase de maneira simultânea. Botão atribuir recursos ou, clique duas vezes na atividade e utlize a guia Recursos. 40 Atribuição de recursos materiais. IMPORTANTE! A atribuição de recursos Materiais pode ser baseada no tempo (consumo de material variável) ou não (consumo de material fixo). Consumo de Material fixo: quantidade de material independente da duração da atividade. Exemplo: 10 sacos de cimento para a atividade, independentemente do tempo que levará para ser consumido. Consumo de Material variável: quantidade especificada por unidade de tempo de uso. Exemplo: 10 sacos de cimento por dia, acrescente a letra de tempo uso após a quantidade, como 2/d. 41 Cálculo da duração da atividade baseado nos recursos envolvidos. O MS Project utiliza 3 tipos de controle de agendamento: Unidades fixas: ao dobrar a atribuição, a quantidade de trabalho que um recurso precisa realizar, o MS Project dobrará a duração da atividade para comportar a nova necessidade de trabalho. Duração fixa: ao dobrar a quantidade de recursos de trabalho atribuídas, o MS Project manterá a duração da atividade constante, mas dobrará a quantidade de trabalho pré-estabelecida. Trabalho fixo: ao dobrar a quantidade de recursos de trabalho atribuídas, o MS Project reduzirá a duração da atividade pela metade para comportar a quantidade de trabalho pré-estabelecida

15 Unidades Fixas, Duração Fixa e Trabalho Fixo. Devemos além de determinar se a tarefa tem ou não controle de empenho, verificar se desejamos que ela tenha Unidades Fixas ou Duração Fixa ou Trabalho Fixo. A manutenção da quantidade d de trabalho constante t no agendamento controlado pelo empenho poderá ocasionar vários efeitos na duração e nas unidades dependendo do tipo de tarefa. Por padrão, no MS Project as tarefas são de Unidades Fixas e controladas pelo empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem atribuídos a uma tarefa, menor será o trabalho que cada recurso precisará executar. Como se trata de uma tarefa de unidade fixa, isso terá o efeito adicional de reduzir a duração. 43 Unidades Fixas, Duração Fixa e Trabalho Fixo. Se você tiver uma tarefa de Duração Fixa e controlada pelo empenho, quanto mais recursos forem atribuídos, menor será o trabalho que cada recurso precisará fazer para concluir a quantidade de trabalho reduzida da atribuição. Como se trata de uma tarefa de duração fixa, isso terá o efeito adicional de que cada recurso poderá ter um esforço menor, isto é, menos unidades de atribuição. Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo é controlada pelo empenho. Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades fixas controladas pelo empenho, se você adicionar recursos, o trabalho será distribuído entre as atribuições e a duração diminuirá. 44 Unidades Fixas, Duração Fixa e Trabalho Fixo. No Gráfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique duas vezes sobre ela

16 Cálculo da duração da atividade baseado nos recursos envolvidos. Selecionando o tipo de tarefa, clicando 2 vezes sobre a atividade. 46 Agendamento controlado pelo empenho em Atividades com unidades fixas. Efeito mutirão O efeito mutirão permite que uma atividade que tenha uma duração por exemplo com 10 dias utilizando um recurso, passe a ter duração de 5 dias com a alocação de mais um recurso. 47 Quando há uma alteração nos recursos do Projeto. A marcação de Smart Tags é muito útil na alocação de recursos, caso tenha alguma alteração na quantidade de recursos o MS Project 2003 irá exibir uma Smart Tag com as opções de resolução para um possível problema

17 Problemas de alocação de recursos. Existem diversas formas de solução de conflitos, pois na verdade cada caso é um caso, tendo que analisar as limitações impostas na fase de Planejamento do Escopo(GP) no orçamento, disponibilidade de recursos e flexibilidade das atividades que compõem o cronograma.. Substituição de recurso; Troca de escala de trabalho; Trabalho em hora extra; Nivelamento ou redistribuição de recurso. 49 Substituição do Recurso. 50 Substituição do Recurso. Através da planilha de recursos, dê um duplo clique e altere o período de trabalho através do calendário

18 Trabalho em hora extra. Através da planilha de recursos ou uso da tarefa, insira o campo trabalho de horas extras. Exiba a lista de hora extra na Planilha de recursos uso da tarefa, clique com o botão direito. 52 Custos Microsoft Project Custos. IMPORTANTE! O custo nos dias de hoje é um aspecto importante para agendarmos e controle do Projeto. O Sucesso do projeto pode ser medido por quão próximos os custos finais estão dos custo da linha de base (Baseline). Entre as principais p função de custos, estão: Estabelecer um orçamento; Controlar agendamentos de pagamentos; Examinar o custo total de atividades individuais, ou Projeto inteiro, para fazer os ajustes necessários mantendo os gastos orçados dentro do orçamento. Os controles são realizados geralmente por relatórios

19 Atribuindo custos ao Projeto. Existem diversas formas de atribuir custos: Basear atividades em salários ou taxas de pagamentos dos seus recursos, o Gerente de Projeto atribui taxas regulares e de horas extras antes da atribuição em uma atividade (Planilha de Recursos). Definir custos fixos, juntamente com custos baseados em taxas, quando o cálculo será no custo total de uma atividade. Custo para materiais calculados pela Taxa Padrão e/ou Custo/Uso. Taxa padrão refere-se ao custo unitário de cada recurso material, e o Custo/Uso é o custo atribuído uma única vez na atividade, independentemente de sua quantidade(planilha de recursos-entrada). 55 Atribuindo custos ao Projeto. Forma de cálculo que o MS project utiliza: Custo Fixo (Inserido diretamente na coluna Custo Fixo) = 0 custo fixo é somado apenas no cálculo do custo total. Custo Total = soma dos custos de recursos atribuídos com os custos fixos de cada atividade. Custo linha de base / real / restante = serão determinados durante o acompanhamento do Projeto(Gantt de controle). O custo total do Projeto pode ser exibido através de estatísticas do Projeto, atualizada sempre que o MS Project recalcula o Projeto. 56 Atribuindo custos ao Projeto. Exibir Planilha de recursos 57 19

20 Estatísticas do Projeto. Formulário de Estatísticas do Projeto. Projeto Informações sobre projetos - Estatísticas 58 Personalizando Custo de Recursos através da Tabela Taxa de Recursos. IMPORTANTE! O MS Project disponibiliza até 5 conjuntos de taxas de custos, onde cada conjunto permite até 25 taxas diferentes, ver informações sobre a tarefa/ guia/ custos. As taxas de custo podem ser inseridas em valores ou em porcentagem. Exemplo: +10% ou 10%, a partir daí o MS Project calculará a nova taxa baseada no percentual determinado. 59 Personalizando Custo de Recursos através da Tabela Taxa de Recursos. IMPORTANTE: defina a Data efetiva que determina quando o novo 60 valor entrará em vigor. 20

21 Modificando a Tabela Taxa de Recurso. Exibir - Uso da Tarefa ou uso do Recurso. Duplo clique no recurso IMPORTANTE! A Tabela padrão que o MS Project utiliza é a Tabela de taxas de custos A. 61 Modificando a Tabela Taxa de Recurso. Outra maneira é inserindo a coluna Tabela de taxas de custos. Modo de exibição Uso da Tarefa