30/10/2012. Ciclo de vida típico. Módulo: Projeto de Investimento e Financiamento 2º sem Objetivos

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1 Gestão financeira GESTÃO DE PROJETOS 2 Planejamento, execução e conclusão do projeto Módulo: Projeto de Investimento e Financiamento 2º sem 2012 Objetivos Compreender os passos e requisitos de um plano de projeto; Detalhar cronograma e custo; Conhecerasferramentas decontrole durante a execução do projeto; Refletir sobre a importância de concluir adequadamente cada projeto. Ciclo de vida típico R E C U R S O S FASES: I. Conceitual II. Planejamento III. Execução IV. Conclusão I II III IV TEMPO 1

2 Preparação (conceitual) Estruturação (planejamento) Execução Conclusão Ideia inicial Montagem da equipe Realização das atividades Apresentação do produto Definição do produto Detalhamento dos planos Controle do progresso Aprovação do cliente Definição das atividades, prazos e custos Proposta básica Aprovação Aprovação Mobilização dos recursos Início do projeto Administração de mudanças no escopo, prazo e custo Conclusão do produto Fechamento administrativo relatórios, balanços Desemobilização dos recursos Início de novo ciclo de vida Escopo (com subprodutos) Custo: De R$ 600 a R$ 900 De R$ 20 a R$ 30 por pessoa Comida Transporte R$ 200 a R$ 300 R$ 100 a R$ 150 Bebida R$ 100 a R$ 150 Música R$ 100 a R$ 150 Novo custo: De R$ 400 a R$ 600 De R$ 14 a R$ 20 por pessoa Local R$ 100 a R$ 150 Preparação (conceitual) Estruturação (planejamento) Execução Conclusão Ideia inicial Equipe especialistas Realização das atividades Apresentação do produto Definição das atividades, prazos e custos Proposta básica Aprovação Detalhamento dos planos Aprovação Mobilização dos recursos Início do projeto Controle do progresso Administração de mudanças no escopo, prazo e custo Conclusão do produto Aprovação do cliente Fechamento administrativo relatórios, balanços Desemobilização dos recursos Início de novo ciclo de vida 2

3 Ciclo de vida típico R E C U R S O S FASES: I. Conceitual II. Planejamento III. Execução IV. Conclusão I II III IV TEMPO EAP Estrutura Analítica do Projeto Novo sistema de carreira Políticas Re enquadramento Sensibilização Sistema Tecn Definir diretrizes estratégicas junto ao Corpo Diretivo Analisar o impacto financeiro e de desenvolvimentos dos funcionários Negociar e fazer ajustes nas políticas junto ao sindicato e aos funcionários Escrever a política Aprovar a política Elaboração do cronograma 1. Listar todas as tarefas do subproduto; 2. Estipular tempo (em horas de trabalho) para cada uma das atividades; 3. Definir i os vínculos (dependências) dê entre as tarefas. 3

4 Cronograma Políticas Item Tarefa Duração 1 Definir diretrizes 1 semana (40 hs) 2 Analisar o impacto 6 semanas (240 hs) 3 Fazer ajustes nas políticas 2 semanas (80 horas) 4 Escrever a política 3 semanas (80 horas) 5 Aprovar a política zero (é um marco no projeto, mas sem tempo) Dependências (TI, II, TT, IT) Dependências (vínculos) Item Tarefa Duração Predecessora 1 Definir diretrizes 1 semana (40 hs) - 2 Analisar o impacto 6 semanas (240 hs) 1 (TI) 3 Fazer ajustes nas 2 semanas (80 horas) 2 (TT) políticas 4 Escrever a política 3 semanas (120 horas) 3 (TT) 5 Aprovar a política zero (é um marco no projeto, mas sem tempo) 4 (TI) 4

5 Cronograma (manual) Item Tarefa Duração Vínc Início Término 1 Definir diretrizes 1 sem - Seg 23/04 Sex 04/05 2 Analisar o impacto 6 sem 1 (TI) Seg 07/05??? 3 Fazer ajustes nas políticas 2 sem 2 (TT) 4 Escrever a política 3sem 3 (TT) 5 Aprovar a política 0 4 (TI) Seg Ter Qua Qui Sex Sab Dom In1 RECESSO REC Tm In2 1 SEMANA = 5 DIAS Graficamente (Excel) Item Tarefa Duração Vínc Início Término 1 Definir diretrizes 2 Analisar o impacto 1 sem - Seg 23/04 Sex 04/05 6 sem 1 (TI) Seg 07/05 INTERVALO Softwares para Gestão de Projetos Aproveite para anotar os links ou baixar: MS Project: R$ 1.973,99 (em 3 out 2012) BR/Microsoft/Project Professional 2010 (em Portugues) / f OpenProject: free (muito semelhante ao MS Project) GanttProject: free Tempo: 5 minutos. 5

6 Open Project 1º Definir data de início 2º Definir dias de folga 3º Inserir tarefas e durações 4º Inserir vínculos Definir data de início Menu Projeto > Informações do projeto Alterar período de trabalho Menu Ferramentas > Alterar período de trabalho 6

7 Inserir tarefas e durações 1 s = 1 semana Ele converte para dias Inserir vínculos Vínculo padrão = TI Alterar vínculo Duplo clique sobre o vínculo (na figura) e seleciona o tipo desejado 7

8 Resultado Gráfico de Gantt ORÇAMENTO Quanto vai custar o projeto? Quem fará qual atividade? Quanto essa pessoa recebe por hora, dia, mês? ê? Há mais recursos além da mão da obra? A pessoa se dedicará exclusivamente à tarefa (100%) ou só duas horas por dia (25%)? Recursos disponíveis Id A Recurso Analista de cargos Disponibilidade Custo 100% R$ 20 / h B Gerente de RH 25% R$ 30 / h C Advogado R$ 1500 pela tarefa 8

9 Atribuição dos recursos às tarefas Item Tarefa Definir diretrizes Duraç ão 1 sem Recurso Dedic Custo RH Analista 100% Gerente 25% 1 sem = 40 h x R$20 = R$800 1 sem = 40 h x 25% = 10h x R$30 = R$300 Analisar o 6 x 40 x 20 = 6 sem Analista 100% impacto R$4800 Fazer ajustes nas 2 sem Analista 100% políticas Escrever a política 2 x 40 x 20 = R$1600 Custo fixo Custo da tarefa - R$ R$ R$ sem R$2400 R$ Analista 100% 3 x 40 x 20 = Advogado - R$ Aprovar a política 0 Gerente - Registros no Min. R$ 10 Trab: mil R$ Total R$ INTERVALO Resolva os dois exercícios abaixo: 1. Um pintor pinta um apartamento por dentro em 1 semana (40 horas ou 5 dias de trabalho). Quanto tempo levarão para pintá lo dois pintores? Quantas horas são trabalhadas na tarefa? Qual a variação do custo da tarefa? 2. A tarefa de definir políticas do plano de carreira dura uma semana e é executada por um analista (R$20/h) com dedicação integral (100%). Em determinados momentos, ele precisa da ajuda do gerente (R$30/h), que dedica 25% do seu tempo. Quanto tempo levarão para realizá la? Quantas horas são trabalhadas na tarefa? Qual a variação do custo da tarefa? Tempo: 5 minutos. RESPOSTA Exercício 1 1. Um pintor pinta um apartamento por dentro em 1 semana (40 horas ou 5 dias de trabalho). Quanto tempo levarão para pintá lo dois pintores? Quantas horas são trabalhadas na tarefa? Qual a variação do custo da tarefa? Levarão metade do tempo, porque um ajuda o outro (2,5 dias). A tarefa tem TRABALHO FIXO (40 horas). A tarefa dividida por dois, dá 20 horas para cada pintor. O total de horas trabalhadas é o mesmo: 2 pintores x 20 horas cada = 40 horas Não há variação no custo da tarefa, pois se o custo/hora (10 reais) dos pintores é igual... Custo inicial: 40 h x 10 reais/h x 1 pintor = 400 reais Custo final: 20h x 10 reais/h x 2 pintores = 400 reais. 9

10 RESPOSTA Exercício 2 2. A tarefa de definir políticas do plano de carreira dura uma semana e é executada por um analista (R$20/h) com dedicação integral (100%). Em determinados momentos, ele precisa da ajuda do gerente (R$30/h), que dedica 25% do seu tempo. Quanto tempo levarão para realizá la? Quantas horas são trabalhadas na tarefa? Qual a variação do custo da tarefa? Levarão o mesmo tempo, porque o trabalho de um não tira o trabalho do outro (mesmo caso de reuniões). A tarefa continua durando uma semana (DURAÇÃO FIXA). 40 horas trabalhadas pelo analista + 25% x 40 horas do gerente = 50h trabalhadas (em uma semana de 40h). Custo inicial: 40h x 20/h = 800 reais Custo final: h x 30/h = 1100 reais Variação de 300 reais (custo do gerente). No Open Project 1. Cadastrar os recursos disponíveis 2. Definir o tipo de tarefa (duração fixa ou trabalho fixo) 3. Alocar os recursos às tarefas 4. Analisar a tabela de custos Cadastrar os recursos disponíveis Menu Exibir > Recursos 10

11 IMPORTANTE Quando há mais de um recurso na mesma tarefa, por padrão, ele considera que um ajuda o outro e reduz o tempo da tarefa. Quando é para os dois trabalharem juntos, sem redução do tempo, é preciso configurar a tarefa como DURAÇÃO FIXADA, sem ESFORÇO DIRIGIDO. Seleciona a tarefa e clica em Projeto > Informações sobre tarefa/recurso > Guia Avançado. Alteração do tipo de tarefa Alocar os recursos às tarefas Menu Exibir Gráfico de Gantt Selecionar cada tarefa Clicar no ícone Alocar recursos 11

12 Custo fixado Registro no Ministério do Trabalho não envolve pessoas, mas tem custo Inserir coluna > custo fixado Na frente do item Aprovar política colocar o valor Visualização do orçamento Menu Exibir > Relatórios Tipo de relatório: Task information Coluna Custo Orçamento total Menu Projeto > Informações do projeto Guia Estatísticas 12

13 Execução e conclusão R e c u r s o s FASES: I. Conceitual II. Planejamento III. Execução IV. Conclusão I II III IV TEMPO Fase III - Execução Atividades próprias de cada projeto, porém, em geral, abordam: Ativar a comunicação entre os membros da equipe do projeto; Executar as etapas previstas e programadas; Utilizar os recursos humanos e materiais, dentro do que foi programado; Efetuar as reprogramações no projeto conforme as diretrizes iniciais sobre os planos mutáveis. Preparação (conceitual) Ideia inicial Definição do produto Definição das atividades, prazos e custos Proposta básica Aprovação Estruturação (planejamento) Montagem da equipe Detalhamento dos planos Aprovação Mobilização dos recursos Início do projeto Execução Realização das atividades Controle do progresso Administração de mudanças no escopo, prazo e custo Conclusão do produto Conclusão Apresentação do produto Aprovação do cliente Fechamento administrativo relatórios, balanços Desemobilização dos recursos Início de novo ciclo de vida 13

14 Caminho crítico Sequência de tarefas críticas Tarefa crítica: uma tarefa sem folga. Se ela atrasar, atrasa o término do projeto. Tarefas em vermelho são críticas. (Automático no Open Project) Controle do progresso: linha de base É o projeto de referência para comparar o que for executado com o projeto planejado; Serve e para a tomada de decisões de controle o e, Para registros de aprendizado em projetos (ativos de processos organizacionais). No Open Project Menu Ferramentas > Acompanhamento > Salvar linha de base 14

15 Inserir dados da execução Ex: Simulações só começam dia 10 e estão 40% completadas Fase IV - Conclusão Aceleração das atividades que, eventualmente, não tenham sido concluídas; Realocação dos RH para outras atividades ou projetos; Elaboração da memória ói técnica do projeto; Elaboração dos relatórios e transferência dos resultados finais do projeto; Emissão de avaliações globais sobre o desempenho da equipe e os resultados alcançados. Conclusão comparar com linha de base Projeto atual (sendo realizado com as modificações) Projeto linha de base (planejado) 15

16 Estatística comparada Objetivo de cada fase e pessoas envolvidas Fase Objetivo (entrega) Concepção Project Charter Planejamento Plano detalhado Execução Produtos / Serviços Conclusão Relatórios do projeto Pessoas envolvidas Interessados e gerentes funcionais Especialistas e gerente do projeto Especialistas e gerente do projeto Gerente do projeto REFERÊNCIAS MAXIMIANO, A. C. A. Administração de Projetos. 2 ed. São Paulo: Atlas, MENEZES, L. C. M. Gestão de projetos. 3 ed. São Paulo: Atlas,

17 Boa Semana! Prof. LUCIANO VENELLI COSTA 17