ANÁLISE DE PROJETO NO TEMPO. Construção de uma pequena casa: Código Tarefa Duração Precedências

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1 CAPÍTULO 3 ANÁLISE DE PROJETO NO TEMPO Exemplo Construção de uma pequena casa: Código Tarefa Duração Precedências (semanas) 1 Preparo do terreno Fundações Alvenaria Esgotos Telhado Piso Instalações Elétricas Instalações Hidráulicas Portas e Janelas 6 5 e 6 10 Pintura Interna 8 7, 8, e 9 11 Pintura Externa Limpeza 1 10 e 11 Criando um novo projeto Demais campos Standard ou padrão Abrir o programa MS Project 98; Selecionar a opção de menu Arquivo/Novo; A janela de diálogo Informações sobre o nomeprojeto será exibida; Preencher Data de início como 01/09/97; Clicar botão OK. Data de término será calculada pelo programa. Agendar a partir de indica cálculos apartir da data de início ou da data de término programadas para o projeto. Data atual Data de status indica a data de coleta de dados de execução. Calendário indica o calendário usado no projeto. (standard) Entrada das tarefas Unidades de Duração m = minutos h = horas d = dias s = semanas an = anos Ex. Predecessoras 7,8,9 Entrar os nomes das tarefas na coluna Nome da tarefa da tabela da tela principal; Com o auxílio do botão esquerdo do mouse, ampliar a visualização das colunas da tabela da tela principal; Entrar a duração das tarefas na coluna Duração da tabela da tela principal. Não esquecer as unidades; O conteúdo das colunas Início e Término é calculado pelo programa; Entrar com o número da tarefa antecedente na coluna Predecessoras da tabela da tela principal. Usar vírgula para separar os números das tarefas; Salvar o projeto usando o menu Arquivo/Salvar como. O Gráfico de Gantt completo pode agora ser visualizado deslocando com o botão esquerdo do mouse a divisão entre a tabela e o gráfico. 7

2 3.1. O Gráfico de Gantt Tela principal do programa Alternar Dias para Semanas Ver recursos Para visualizar o projeto em uma única tela deve-se alterar o formato padrão de exibição do gráfico de Gantt de dias para semanas. Selecionar no menu Ferramentas/Opções; Na aba Agenda alterar o campo A duração é inserida em para semanas; Alterar também o campo Tipo de tarefa padrão para Duração fixa. Calendário padrão O calendário padrão (standard) é baseado nas seguintes definições: A semana começa no domingo, Os dias de trabalho vão de segunda-feira até sexta-feira; O expediente é das 9:00 às 13:00 e das 14:00 às 18:00; Nenhum feriado é considerado. O menu Ferramentas/Alterar o período de trabalho permite personalizar o calendário do projeto. Dias corridos Ícones de Precedências (barra padrão de ferramentas) Corrente Corrente quebrada Shift permite selecionar uma lista de itens dispostos em sequência CRTL (Control) permite selecionar itens não sequênciais Para entrar durações de atividades que exijam execução em dias corridos usa-se dd como unidade. (ex: 3 dd) Permitem definir tarefas predecessoras via mouse. Selecione as atividades a serem associadas ou desassociadas usando o botão esquerdo do mouse e a tecla shift ou crtl; Clicar no ícone Corrente para associar as atividades; Clicar no ícone Corrente Quebrada para desassociar as atividades. 8

3 3.1. O Gráfico de Gantt (cont.) Precedências via mouse Posicionar o mouse sobre o meio da barra da tarefa, no gráfico de Gantt; Quatro setas irão aparecer no lugar do cursor do mouse; Manter pressionado o botão esquerdo do mouse e mover o cursor, agora na forma de corrente, para a atividade seguinte. Controle de escala A escala de tempo padrão é dia. Aumentar o espaço da área de gráfico movendo a barra separadora vertical com o botão esquerdo do mouse pressionado. Usar o menu Exibir/Zoom/Projeto inteiro. Usar is ícones Mais Zoom e Menos Zoom. Alterar a escala de tempo pelo menu Formatar/Escala de tempo ou clicando duas vezes com o botão esquerdo do mouse sobre a escala de tempo da área de gráfico da tela principal. o O campo Escala principal define a contagem de tempo maior; o O campo Escala secundária define a subdivisão do passo de tempo principal; o Deve-se definir as Unidades de tempo e o passo de Contagem do tempo em cada escala. Imprimindo o gráfico de Gantt menu Arquivo/Visualizar impressão menu Arquivo/Imprimir Selecionar o menu Arquivo/Configurar página; o Configurar a aba Página; o Configurar a aba Margens; o Configurar a aba Cabeçalho; o Configurar a aba Rodapé; o Configurar a aba Legenda; o Configurar a aba Modo de exibição. Para usar mais de uma página a opção Imprimir primeiras X colunas em todas as páginas deve ser ativada; Selecionar o botão Visualizar impressão; Ajustar os parâmetros das abas de configuração de página; Ajustar a escala de tempo para que o gráfico ocupe o menor número de páginas possível; Selecionar o botão Imprimir. Exercício 2 A partir do gráfico de Gantt impresso para o projeto proposto no capítulo 3, analisar os seguintes aspectos: 1. Prazo total da obra; 2. Descobrir qual a seqüência de tarefas críticas que se sofrerem atrasos provocaram uma postergação do fim do projeto. 3. Quais tarefas não críticas possuem maior flexibilidade de execução e calcular a folga de todas as tarefas não críticas. 9

4 3.2. A Rede de Precedências (PERT) Menu Exibir/Gráfico PERT A rede de precedências é visualizada através do menu Exibir/Gráfico PERT ou clicando com o botão esquerdo do mouse sobre o ícone Gráfico PERT da Barra de Modos. Usar Exibir/Zoom ou seus ícones para controlar a exibição do gráfico PERT na tela. Usar as setas para se deslocar de uma atividade para outra. Caminho crítico As tarefas que constituem o caminho crítico do projeto são mostradas de forma diferenciada das outras tarefas. Uma atividade crítica é aquela cujo atraso acarretará uma igual atraso no final do projeto. Para configurar a exibição do gráfico PERT deve-se clicar com o botão direito do mouse sobre uma área vazia da tela do gráfico e selecionar uma opção do menu flutuante exibido. As opções disponíveis são: o Estilos de texto muda formatação de texto o Estilos de caixa muda cores e formatos das bordas das caixas das tarefas o Ocultar/Mostra campos oculta ou mostra os dados das tarefas o Zoom controla a exibição do gráfico na tela o Layout formata a disposição do gráfico PERT o Layout agora centraliza a tarefa selecionada na tela o Dividir/ Remover divisão mostra as informações da tarefa na parte inferior da área de gráfico Menu Arquivo/Imprimir Para imprimir a rede PERT deve-se observar as divisões de páginas mostradas na tela. Informações sobre a tarefa Ao se clicar duas vezes com o botão esquerdo do mouse (selecionar) um quadro de tarefa, uma janela de diálogo com informações sobre a tarefa será exibida. As abas apresentadas são: o Geral o Predecessoras o Recursos o Avançado o Anotações Observar a coluna, da tabela de tarefas mostra se algumas delas possuem anotações. O campo de Anotações normalmente é utilizado para descrever as ações a serem executadas e algum detalhe importante. Classificando Tarefas ID é a classificação padrão (default). O menu Projeto/Classificar permite ordenar as tarefas usando várias índices, tais como: Identificação(ID), data de início, data de término, prioridade, custo e por qualquer campo escolhido pelo usuário. 10

5 3.2. A Rede de Precedências (PERT cont.) Menu Projeto/Filtro para: É possível exibir somente tarefas referentes a uma característica escolhida pelo usuário. Assim é possível gerar relatórios destinados a um uso específico. Linha de Base Menu Ferramentas/ Controle/ Salvar linha de base Linha de base é uma reprodução instantânea da agenda do projeto em seu estado atual. É usada para comparar alterações futuras ou o andamento do projeto em relação aos dados da linha de base. A criação da linha de base é solicitada ao salvar um projeto ou quando o usuário chama a opção Ferramentas/ Controle/ Salvar linha de base. Só existe uma linha de base por projeto. Calendário da Execução Menu Exibir/Calendário Usando o ícone Calendário da barra de modos ou pelo menu Exibir/Calendário é outra forma de visualização do projeto que mostra cada semana do projeto, no formato convencional de uma agenda de compromissos Programação de Tarefas Calendário do Projeto Menu Ferramentas/alterar período de trabalho Obs: os feriados não afetam tarefas com duração de semanas, meses ou anos. O calendário padrão é o Standard de cinco dias úteis por semana, sem feriados e com expediente das 09:00 às 13:00 e das 14:00 às 18:00. O calendário pode ser personalizado para o projeto através do menu Ferramentas/alterar período de trabalho. O sábado pode ser incluído selecionando o título da coluna respectiva. Um dia pode ser indicado como feriado através da seleção do mesmo e alteração do período a ele referente. O botão Opções, da caixa de diálogo Alterar o período de trabalho permite alterar o período de trabalho padrão para o projeto. O botão Novo, da mesma caixa, permite salvar um novo calendário para ser usado em outros projetos. O programa permite as seguintes relações de dependência: Relações de Dependências Término a início (TI), é a padrão; Início a início (II); Término a término (TT); Início a Término (IT). Clicando duas vezes nas setas de relacionamento entre as tarefas é possível editar a dependência entre estas. Retardo é o tempo de deslocamento entre as tarefas interdependentes. O tipo de dependência determinará a data de início ou fim de uma determinada tarefa. 11

6 3.3. Programação de Tarefas (cont.) Atividades Recorrentes Atividades que se repetem ao longo de um projeto são chamadas de atividades recorrentes. Ex: reuniões, manutenção, apresentações, etc. Menu Inserir/ Tarefa recorrente Para criar uma atividade repetitiva usa-se menu Inserir/ Tarefa recorrente na linha que se deseja que seja localizada. Para altera dados usar o menu Projeto/ Informações sobre tarefas recorrentes uma vez já selecionada a tarefa desejada na coluna da tabela de tarefas. Divisão de Atividades O menu Editar/ Dividir tarefa permite dividir (quebrar) uma tarefa em diversas partes. Pode-se usar o ícone dividir tarefa. O posicionamento da divisão é feito com o mouse. Cálculo de Datas Para todo o projeto consultar o menu Projeto/ Informações sobre o projeto As datas de planejamento para uma atividade são: Início ou Primeira Data de Início (PDI, early start) Término ou Primeira Data de Término (PDT, early finish) Início atrasado ou Última Data de Início (UDI, late start) Término atrasado ou Última Data de Término (UDT, late finish) Opções de Agendar a partir de: Data de início do projeto, o programa calcula primeiro as PDI e depois as UDI Data de térmico do projeto, o programa calcula primeiro as UDI e depois as PDI As folgas nas atividades são: Margem de atraso permitida (free slack) Margem de atraso total (total slack) Múltiplos Caminhos Críticos Quando houver mais de uma atividade de encerramento, as datas UDT podem ser calculadas pela: Maior data de encerramento (um caminho crítico) Data de cada última atividade (vários caminhos críticos) Menu Ferramentas/ Opções/ Cálculo Vários caminhos críticos são permitidos ao ativar a opção Calcular vários caminhos críticos no menu Ferramentas/ Opções/ Cálculo O padrão de caminho crítico é folga igual a 0 dias. O ajuste para a definição de tarefa crítica é feito na opção As tarefas são críticas quando a margem de atraso é menor ou igual a X dias. 12

7 3.3. Programação de Tarefas (cont.) Datas Programadas Existem casos onde a tarefa possui uma data específica para início ou término. Em geral estão ligadas a restrições contratuais. O controle está no painel Restringir tarefa da aba Avançado do menu Projeto/ Informações sobre a tarefa. Os tipos disponíveis são: O mais breve possível: (a data base é o início do projeto) O mais tarde possível: (a data base é o fim do projeto) Deve iniciar em: Deve terminar em: Não iniciar antes de: Não iniciar depois de: Não terminar antes de: Não terminar depois de: Modelo Probabilístico Para executar uma Análise PERT, os dados da tabela Planilha de entrada para PERT PA são: Duração otimista (DO), peso 1; Duração esperada (DE), peso 4; Duração pessimista (DP), peso 1. O controle dos pesos está localizado na barra de ferramentas Análise PERT/ Níveis de importância PERT. Média ponderada O cálculo da duração mais provável (DMP) da tarefa é efetuado com a seguinte fórmula: DMP = (PesoDOxDO + PesoDExDE + PesoDPxDP) / (PesoDO + PesoDE + PesoDP) Para ativar o cálculo do DMP usa-se a opção da barra de ferramentas Análise PERT/ Calcular PERT. A partir deste momento são possíveis quatro opções de gráfico de GANTT (otimista, esperado, provável e pessimista). Autofiltro Menu Projeto/ Filtro para/ Autofiltro É um filtro automático acessado pelo ícone AutoFiltro ou através do menu Projeto/ Filtro para/ Autofiltro. Uma vez ativado o autofiltro, cada coluna da planilha exibe uma seta que permite escolher os critérios de seleção das tarefas. Para criar um critério de seleção clicar em Personalizar exibido no menu acionado pela seta. O botão Salvar permite guardar o critério para uso em outros projetos. 13

8 Exercício 3 Construir os gráficos de Gantt para a duração otimista, para a duração pessimista e para a duração mais provável, considerando a seguinte tabela de tarefas. Considerar os pesos padrões definidos no Microsoft Project para o cálculo da duração mais provável (DMP). Código Tarefa Duração (semanas) Precedên cias Variação (semanas) 1 Preparo do terreno ±1 2 Fundações Alvenaria Esgotos Telhado 5 3 ±2 6 Piso Instalações Elétricas 3 5 ±1 8 Instalações Hidráulicas 4 5 ±1 9 Portas e Janelas 6 5 e 6 ±1 10 Pintura Interna 8 7, 8, e 9 ±2 11 Pintura Externa 2 9 ±1 12 Limpeza 1 10 e

9 3.4. Etapas, Marcos e Subprojetos Etapas (Atividades de resumo) O programa aceita até 9 níveis hierárquicos. As tarefas podem ser agrupadas em etapas ou Atividades de Resumo. Isto permite hierarquizar as tarefas, permitindo uma melhor leitura do cronograma. A estrutura formada é em árvore, semelhante a usada no gerenciamento de pasta de arquivos nos sistemas operacionais. Para se criar uma atividade de resumo deve-se: Criar as atividades da maneira usual, uma após outra, sendo a atividade resumo a primeira a ser criada; Selecionar as atividades a serem resumidas; Clicar na seta Recuo da barra de ferramentas Formatação. Isto faz com que as atividades sejam deslocadas em relação a atividade resumo, que agora totaliza a duração das atividades selecionadas; O ícone esconde as subtarefas; O ícone de + exibe as subtarefas; O mesmo pode ser feito através do ícone que aparece a frente da atividade resumo; O ícone + + exibe todas as tarefas sumarizadas do projeto. Numeração de Atividades A numeração da tarefa resumo e de suas subtarefas pode ser exibida através da opção Mostrar números da estrutura de tópicos do menu Ferramentas/ Opções/ Modo de exibição. Marcos (Milestones) Marcos são tarefas representativas do início ou fim de uma certa fase do projeto. Para assinalar um marco deve-se: No MS Project Etapa = Marco Chamar a caixa de diálogo de Informações sobre a tarefa através do duplo clique com o botão esquerdo do mouse; Selecionar a aba Avançado; Marcar a opção Marcar tarefa como etapa. O marco é representado por um losango preto seguido da indicação da data de início da tarefa. Qualquer tarefa de duração 0d é considerada como marco pelo programa. Neste caso foi usada uma tarefa como marco, mas o procedimento mais adequado é criar tarefas fictícias de duração zero para serem usadas como marcos do projeto. Subprojetos Projeto Mestre Subprojeto Em projetos de grande porte, o uso de atividades resumos não é suficiente para simplificar a análise do cronograma e recursos usados. Torna-se necessário dividir o projeto principal em subprojetos com seus próprios centros de custos, responsável, recursos, etc. Projeto Mestre é o projeto principal que reúne todos os subprojetos. Subprojeto é uma parte do projeto mestre. 15

10 3.4. Etapas, Marcos e Subprojetos (Cont.) Opções de inserção As etapas de montagem de um projeto contendo subprojeto são: Criar um projeto, que é chamado de mestre, cujas tarefas podem ou não ser substituídas por subprojetos; Criar cada subprojeto separadamente, ou seja, usando arquivos diferentes ao se salvar as informações; As tarefas que dependem de outro subprojeto devem ser fornecidas sem predecessoras. Os relacionamentos serão incluídos no projeto mestre; Posicione o cursor em uma linha de atividade vazia, ou inserida na posição desejada para o subprojeto; Inserir o subprojeto criado no projeto mestre, usando o menu Inserir/ Projeto; Efetuar as ligações desejadas entre as tarefas e suas predecessoras. A opção Vincular ao projeto indica que ao se carregar o projeto mestre, também será carregado o subprojeto inserido. Ao se alterar o subprojeto, o projeto mestre é automaticamente atualizado. Com esta opção desligada, não existirá vínculo entre o arquivo do subprojeto e o projeto mestre. Assim, o subprojeto é transformado numa atividade de resumo do projeto mestre. Numa empresa o projeto e os subprojetos devem ser mantidos em um ambiente de rede e somente o responsável pelo subprojeto deve ser autorizado a realizar alterações A opção Somente leitura na permite alterar os dados do subprojeto através da edição do projeto mestre. A opção Ocultar subtarefas implica na não exibição das tarefas do subprojeto. Contudo, o usuário pode exibi-las, a qualquer hora, através do ícone + do controle de formatação ou a frente da tarefa resumo. Ao se clicar duas vezes, com o botão esquerdo do mouse, na tarefa resumo do subprojeto, a caixa de diálogo aberta se refere às Informações sobre o projeto inserido. A data de início deve ser compatibilizada com outras tarefas do projeto mestre. Observar que a numeração do subprojeto começa em 1, como a do projeto mestre. Portanto, os relacionamentos entre as tarefas devem ser estabelecidos pela edição gráfica ou pela seleção das tarefas e uso do ícone Vincular da barra de ferramentas Formatação. Um subprojeto pode ser transformado em tarefa de resumo do projeto mestre bastando desativar a opção Vincular ao projeto na caixa de diálogo Informações sobre o projeto inserido/ Avançado. Estrutura de Decomposição do Trabalho (EDT) (Work Breakdowm Structure) Exemplo de codificação: projeto.unidade.setor.tarefa A Estrutura de Decomposição de Trabalho (EDT) é uma codificação de atividades que permite uma melhor compreensão do projeto e organização de centros de custos vinculados e tarefa do projeto permitindo o controle de recursos efetivamente gastos na execução. O campo de codificação é o Código de EDT existente na caixa de diálogo Informações sobre a tarefa. 16

11 3.5. Emissão de Relatórios Relatórios Padrões A opção de menu Exibir/Relatórios permite a emissão dos seguintes relatórios: Visão geral o Resumo do Projeto o Tarefas de nível superior (atividades resumos) o Tarefas críticas (folga zero) o Etapas (marcos) o Dias úteis Atividades atuais o Tarefas não iniciadas o Tarefas com início breve o Tarefas em andamento o Tarefas concluídas o Tarefas que deveriam ter iniciado o Tarefas adiadas Serão tratados nos capítulos subseqüentes. Relatórios personalizados podem ser criados pelo usuário. Custos Atribuições Carga de trabalho Personalizados Opções Procurar sempre especificar o cabeçalho e o rodapé dos relatórios! A saída dos relatórios não pode ser direcionada a arquivos de texto na versão 98; A saída pode ser capturada para gerar arquivos *.pdf ou arquivos textos através de programas de captura de impressão; O formato dos relatórios pode ser controlado pela opção configurar; o Escolher tamanho de folha e orientação; o Definir as margens; o Introduzir cabeçalho e rodapé; Pode-se ainda, selecionar a fonte do texto pela opção Editar. 17

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