Modelagem de Processos de Negócio Aula 10 Aplicações Andréa Magalhães Magdaleno andrea@ic.uff.br 2016.02
Agenda Soluções de BPM Ficha de Processos Escritório de Processos BPM Ágil Automatização através de BPMS Social BPM Process Thinking Green BPM Próximos Passos 2
SOLUÇÕES DE BPM
Soluções de BPM 4
FICHA DE PROCESSOS
Ficha de Processos Necessidade Você já se viu na situação de ter que coletar diversas informações sobre cada processo rapidamente com o seu cliente para poder entender o escopo do processo? Como estimar um projeto de modelagem de processos sem ter ideia do tamanho, do escopo e das interfaces dos processos? Como organizar e resumir os aspectos chave de cada processo de forma que o cliente também entenda essas informações e seja capaz de validá-las ou complementá-las? Você já se deu conta do quanto uma visão resumida em alto nível do conjunto de processos já agrega valor para um cliente que ainda não tem esta visibilidade? 6
Ficha de Processos Documento http://www.dheka.com.br/ebook/ficha-de-processos/ 7
Ficha de Processos Solução Facilita o levantamento das informações iniciais sobre cada processo Agilidade no preenchimento das fichas durante as reuniões de levantamento e validação com o cliente Visão holística sobre cada processo escopo e interfaces Organização das informações customizadas no template de ficha de processo definido para cada projeto Escopo dos processos para estimativas 8
Ficha de Processos Benefícios Analista de Processos: Agiliza o levantamento com o cliente Facilita a definição do escopo e o estabelecimento das interfaces entre os processos Gestor de Processos: Visão holística do processo Entendimento das fronteiras entre os processos Comunidade de stakeholders: Útil para workshops quando existem diferentes stakeholders envolvidos que precisam discutir e convergir para uma visão comum sobre o processo 9
Ficha de Processos Como funciona? Forma intuitiva e rápida de categorizar e ordenar as fichas dos processos Uso em dispositivos móveis Funcionamento online ou off-line 10
Ficha de Processos Como funciona? 11
ESCRITÓRIO DE PROCESSOS
Escritório de Processos Problemas Típicos 13
Escritório de Processos Definição O Escritório de Processos é o ponto focal para coordenação de melhorias de processos e atividades de gestão de processos. Ele apoia toda a organização com padrões de conformidade, metodologias, modelos, educação, auxílio a projetos e coaching. TREGEAR, JESUS E MACIEIRA 14
Escritório de Processos Metodologia http://www.dheka.com.br/7-passos-escritorio-processos/
Escritório de Processos Benchmarking Empresas estudadas Critérios de escolha dessas empresas Importância na economia brasileira Estrutura empresarial sólida Cultura empresarial voltada a processos Escritório de processos estruturado (Pinho et al., 2008) 16
Escritório de Processos Benchmarking Informações ORG 1 ORG 2 ORG 3 ORG 4 ORG 5 Setor de Atuação Crédito/Finanças Cosméticos Financeiro Mineração Aeronáutica Porte da Empresa Atuação Mundial Tamanho do Escritório de Processos Subordinação do Escritório na Estrutura Organizacional Grande Brasil Grande e Multinacional Multinacional. Atuação em 8 países Grande e Multinacional Multinacional. Atuação em diversos países Grande e Multinacional Multinacional. Brasil, Canadá, Austrália, Ásia, Europa Grande e Multinacional Multinacional. Atuação em diversos países 1 a 5 funcionários 1 a 5 funcionários 6 a 15 funcionários 6 a 15 funcionários 6 a 15 funcionários Superintendência de Dinâmica de Mercado Presidência Presidência Presidência Diretoria de Organizações e Processos Estrutura Organizacional Estrutura Matricial com os processos transversais em primeiro plano Estrutura Matricial com os processos transversais em segundo plano Estrutura Matricial com os processos transversais em primeiro plano Estrutura Matricial com os processos transversais em primeiro plano Estrutura Funcional com fortes elementos matriciais (Pinho et al., 2008) 17
BPM ÁGIL
BPM Ágil 19
BPM Ágil Princípios do Desenvolvimento Ágil Estamos descobrindo maneiras melhores de desenvolver software fazendoonósmesmoseajudandooutrosafazê-lo. Através deste trabalho, passamos a valorizar: Indivíduos e interações mais do que processos e ferramentas Software funcionando mais do que documentação abrangente Colaboração do cliente mais do que negociação de contrato Resposta a mudança mais do que plano em andamento Ou seja, mesmo havendo valor nos itens à direita, valorizamos mais os itens àesquerda. www.manifestoagil.com.br 20
BPM Ágil http://www.dheka.com.br/solucoes/bpm/bpm-agil/ 21
AUTOMAÇÃO POR BPMS
Business Process Management System (BPMS) Ambiente integrado de componentes de software que automatizam o ciclo de vida de processos de negócios, desde a sua concepção e modelagem inicial, passando pela execução e monitoramento, até à incorporação de melhorias, inclusive com a possibilidade de simulação 23
Business Process Management System (BPMS) define automatizado por representado por BPMS 24
Business Process Management System (BPMS) Principais Funcionalidades Definição/Modelagem de processos Execução de fluxos de trabalho Interação com usuários Acompanhamento e gerência de processos em execução Integração/orquestração 25
BPMS Definição de Processos 26
BPMS Execução de Processos Interpreta a definição de cada instância do processo Segue o fluxo definido, encaminhando as atividades para seus executores correspondentes Instância A define Instância B automatizado por representado por BPMS Instância C 27
BPMS Interação com Usuários Atividades são incluídas nas listas de trabalho de cada executor 28
BPMS Acompanhamento e Gerência 29
BPMS Integração/Orquestração 30
BPMS Integração/Orquestração Fonte: Fluig 31
BPMS Integração/Orquestração Fonte: Fluig 32
BPMS Quando utilizar? 33
Ferramentas de BPMS 34
SOCIAL BPM
Colaboração Gênio Solitário 36
Social BPM Aproximar pessoas e processos Processo não pode ser modelado sem considerar as pessoas que vão executá-lo e a forma como elas interagem e se relacionam Colaboração integrada ao contexto do processo passa a ter um objetivo mais claro As pessoas trabalham em conjunto para atingir aos objetivos do negócio 37
Social BPM Uso de ferramentas e técnicas sociais nas iniciativas de gestão de processos de negócio Swenson et al., 2011 38
Social BPM Oportunidades 39
Social BPM Modelagem de Processos Colaborativa Colaboração entre os analistas de processos e com os especialistas Engajamento dos participantes Democratização do desenho de processos Descoberta de processos Entendimento compartilhado sobre os processos Modelagem de Processos Colaborativos Notação 40
Social BPM Execução Inclusão de recursos de social software Conexão com os especialistas para colaborar durante a execução das atividades do processo Equipes virtuais que colaboram e socializam ao redor de uma atividade ou conjunto de atividades Monitoramento Stream dos processos notificações de mudanças Melhoria Comunidades de práticas 41
Modelagem Colaborativa de Processos Várias pessoas participam da descoberta e modelagem do processo Participantes internos e externos Participantes técnicos e não técnicos Facilita a colaboração e inovação cross-silo 42
Modelagem Colaborativa de Processos 43
Modelagem de Processos Colaborativos Notação Fonte: bpm4people.org 44
Stream de Processos Wall Seguir processo Comunica rapidamente dados de negócio aos usuários Mobile Real-time 45
Stream de Processos 46
Stream de Processos Fonte: Oracle Modeling Space 47
Comunidades Online de BPM Troca de ideias, experiências, exemplos Centro de excelência interno Fóruns para discussões privadas Especialistas internos Comunidades externas de práticas BPM Market Place 48
Comunidades Online de BPM 49
Social BPM Benefícios Flexibilidade Visibilidade Participação Feedback social Conhecimento tácito Transparência Fornece contexto para resolução de problemas Colaboração dentro e fora da organização 50
Social BPM Desafios Barreiras dos fluxos de trabalho rigidamente definidos processos dinâmicos / adaptáveis Gerenciamento não estruturado e colaborativo dos processos Mudanças culturais exigidas para TI, negócios e gestão Gestão baseada em confiança Permite aos participantes desviarem do fluxo de trabalho prédefinido quando apropriado Permite aos participantes colaborarem com recursos a sua escolha Privacidade e segurança 51
Social BPM Referência 52
PROCESS THINKING
Process Thinking Startups e Pequenas Empresas https://www.facebook.com/processthinking 54
Process Thinking Produtos / Serviços Consultoria kit Treinamento. Personalização. Especialistas levantam e analisam os processos da empresa. Indicado para quem necessita de orientações específicas sobre os detalhes do seu processo. Independência. Cardsque auxiliam o repensar do processo pelos próprios empreendedores. Disponibiliza templates auxiliares e exemplos. Colaboração. Dinâmica de discussão geral dos principais processos de uma empresa. Ensina os principais conceitos de gestão de processos para os empreendedores http://www.processthinking.com.br 55
Process Thinking Mapa de Processos 56
Process Thinking Cinto de Utilidades 57
Process Thinking Cheat Sheet 58
Process Thinking Cards Kit 59
Process Thinking Treinamento Dinâmica de workshop Ensina os principais conceitos da gestão de processos para os empreendedores Promove a discussão e colaboração entre os participantes sobre a análise e melhoria dos processos comuns entre eles. Discute os desafios típicos dos principais processos Empreendedores podem compartilhar dicas, boas práticas, apresentar sugestões e aprender com as experiências apresentadas 60
GREEN BPM
Green BPM Motivação Obsolescência programada Obsolescência percebida http://storyofstuff.org/ 62
Green BPM Pensar no impacto ambiental e social que nossos produtos e serviços causam Escolhas verdes 63
GESTÃO DE PROCESSOS (BPM) GREEN BPM Gestão de processos consciente Otimização dos recursos nas atividades do processo Minimização do desperdício Redução do consumo dos recursos não renováveis http://dheka.com.br/green-bpm-primeiros-passos-para-gestao-de-processos-de-negocio-sustentavel/ 64
Green BPM Como tornar os processos sustentáveis? http://dheka.com.br/green-bpm/ 65
Green BPM Referência 66
PRÓXIMOS PASSOS
Cronograma 68
Seminários Apresentação do andamento do trabalho Apresentação com duração de 20 minutos por grupo Entrega de slides e relatório do trabalho 1º. Seminário Projeto de Modelagem Método, meta-modelo, notação e ferramenta Levantamento de Processos Ficha de processos Ata de Reunião Cadeia de Valor Estrutura Organizacional Modelagem de processos AS-IS Fluxos de processos Diagramas de detalhamento das atividades 2º. Seminário Avaliação do AS-IS Stakeholders Habilitadores F.O.F.A Brainstorming de ideias Cadeia de Valor Estrutura Organizacional Modelagem de processos TO-BE Fluxos de processos Diagramas de detalhamento das atividades 69
Dúvidas? 70
Modelagem de Processos de Negócio Aula 10 Aplicações Andréa Magalhães Magdaleno andrea@ic.uff.br 2016.02