Funções As equipes da Expedição executam todos os procedimentos necessários para o envio da mercadoria ao cliente, assim como as transferências entre as lojas e outros serviços como: Conferência da Nota Fiscal/Danfe que acompanha a mercadoria; Separação de Notas Fiscais/Danfe (somente para Unidade Paulista); Embalagem para presentes; Pesagem dos produtos, separando de acordo com o tipo de frete, emissão e colagem de etiquetas nos pacotes; Liberação da mercadoria para cada destino de acordo com as empresas prestadoras de serviços (Correios, Courier etc); Transferências e emissão de notas fiscais destes produtos. Saída de fretes Todos os horários de saída de fretes podem ser consultados através do Sistema Cultura pelo ícone As encomendas dos clientes são entregues utilizando os serviços dos Correios ou de prestadores terceirizados, sendo esses também responsáveis pelo serviço de transferência de casa unidade. Além disso, as unidades de São Paulo possuem um serviço extra que atende diretamente os clientes de sete estados em apenas um dia útil, também utilizando o serviço de prestadores couriers. São as cidades de Porto Alegre, Curitiba, Campinas, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, Brasília e Goiânia Ainda existe a possibilidade de enviar produtos para fora do país através dos fretes Internacional Econômico (Correios) e Internacional Prioritário (UPS). Transferência de Mercadorias A Livraria Cultura é uma das únicas do ramo que tem um sistema de transferência de mercadorias entre lojas, ou seja, trabalha com estoque unificado. Uma mercadoria que esteja fisicamente na loja de Recife poderá ser vendida pela loja da Paulista. A mesma é remetida para a loja que vendeu o produto. O vendedor faz uma solicitação no sistema para outro vendedor da loja onde está o item, solicitando a transferência. O produto é separado e enviado para a Expedição da sua unidade que por sua vez realizará a transferência.
Os horários deste procedimento estão indicados no sistema. Para verificar horários de chegada e saída de mercadorias consulte sempre a tabela do Sistema Cultura. ATENÇÃO! É extremamente importante observar os horários de saída das mercadorias da loja, os horários de entrega e o que foi prometido para o cliente. Caso não se cumpra o prazo combinado, a mercadoria fica como doação para o cliente. A despesa gerada por este erro será atribuída à área que não observou atentamente a rotina de procedimentos e que tenha causado o atraso. Porém é sempre importante lembrar que o principal prejudicado será o cliente!! Recebimento de mercadoria Toda e qualquer mercadoria, ao entrar ou sair da Livraria Cultura, obrigatoriamente deverá estar acompanhada de sua respectiva Nota Fiscal/Danfe. Para o recebimento de mercadorias, são procedimentos indispensáveis: Conferir dados do destinatário na Nota Fiscal/Danfe (razão social, endereço, entre outros). Conferir a numeração do pedido descrito na Nota Fiscal/ Danfe. Esse dado é importantíssimo porque é através dela que se faz a correspondência com a unidade destino, ou seja, cada pedido deve ser faturado para a loja correspondente. Exemplo: Pedido de Recife, faturado para Recife, pedido da Paulista, faturado para Paulista. Essa informação só será possível através do número do pedido e pela verificação no sistema. Conferir se a quantidade de volumes físicos é a mesma que a especificada na Nota Fiscal. Atenção! As Notas Fiscais de mercadorias que vão para outro Estado deverão conter base de cálculo e valor de ICMS e uma GNRE (Guia Nacional de Recolhimento) preenchida. Caso haja irregularidades no pagamento de impostos desses produtos, estes poderão ficar retidos na alfândega. Livros e Revistas são isentos de ICMS. São tributados apenas CDs, DVDs e VHS. Para recebimentos de produtos destinados ao mesmo Estado, o canhoto da Nota Fiscal deve ser assinado e devolvido no ato da entrega. Nos casos de pedidos das lojas fora do Estado recebedor, é emitido um comprovante provisório de recebimento para o entregador. A Nota Fiscal seguirá intacta com a mercadoria até a unidade-destino, esta fica responsável
por assinar o canhoto e enviá-lo por Correio ao fornecedor. Triagem de mercadorias Após o recebimento e conferência da mercadoria, há uma triagem em que os produtos serão separados e encaminhados para cada unidade-destino: Porto Alegre, Recife, Brasília (unidades fora de São Paulo). No caso de fornecedores dentro do Estado as Notas fiscais deverão ter as 1ª e 4ª vias e fora do Estado as 1ª, 3ª e 4ª vias. A 1ª via das notas fiscais que chegam com as mercadorias devem ser encaminhadas à área Fiscal. As demais ficam arquivadas no setor durante um período de três meses para segurança das informações. Registro da mercadoria no estoque Os produtos são previamente cadastrados no sistema pelos compradores no ato da primeira aquisição junto ao fornecedor. Após a triagem, é necessário registrar no sistema todas as mercadorias contidas na Nota Fiscal. Nesta fase é possível fazer a verificação do estado geral do produto e detectar problemas na NF como: erro no CFOP (Código Fiscal de Operações), natureza da operação, dados do destinatário, falta de informações como condição de pagamento e desconto, etc. Havendo divergências, solicite as correções necessárias ao fornecedor que enviará uma carta de correção, com a informação retificada. Esta será passada para a área Fiscal juntamente com a Nota. No campo <ocorrências> é possível registrar problemas diversos referentes aos fornecedores para que sejam visualizados pelos colaboradores que têm acesso a este ambiente do sistema. Para lançar os produtos no sistema é importante verificar se o título e o código de barra têm a mesma informação: Caso não tenha, excluir a informação incorreta e lançar a correta de acordo com os dados do exemplar em mãos, digitando o título (depois de confirmada as informações). No caso de ausência de código de barras, consultar pelo título, confirmando as informações e inserindo os dados. O código de barra será emitido pelo sistema e deve ser colado no respectivo produto. Em casos de edições novas de um livro, solicita-se o cadastro à área de Compras. Conferência final da mercadoria
Após o registro da mercadoria no sistema, é verificado se o valor da Nota Fiscal é idêntico ao dos produtos lançados, através do ícone <Calcula>, que deverá sempre resultar R$0,00. Atenção! Os descontos e as diferenças variam de acordo com cada fornecedor e às vezes podem existir vários descontos diferentes na mesma NF. A verificação é feita pelo ícone <conferência>. Em casos de aumento de preço, essa alteração poderá ser realizada pela Recepção. Em casos de diminuição de preço, confirma-se com a editora ou fornecedor e a informação é passada para o setor de Compras. Lacres e Etiquetas de segurança Os lacres e etiquetas de segurança funcionam como um recurso antifurto. Após todo o processo, coloca-se a etiqueta de segurança nos livros e o lacre nos CDs e DVDs, separando pela sua ordem de chegada e liberando para a loja. (Exceto loja Paulista, que não possui esse sistema de segurança, por ter um espaço físico diferenciado das demais). Os livros que possuírem CDs, CD-ROM ou similares deverão ser plastificados antes de serem encaminhados para a loja. Reservas Na Unidade Paulista - ao passar o leitor ótico no código de barra do produto, o sistema sinaliza que este item está reservado para um cliente. Após fechar o recebimento de materiais, aparecerá uma tela com a opção de <emitir as fichas>. Estas serão anexadas aos livros previamente separados para envio à área de Reservas. Nas demais lojas - os itens encomendados são fichados pela Central de Reservas de cada Unidade Devoluções São feitas devoluções nos seguintes casos: Consignação: Quando através de um acordo com o fornecedor, as mercadorias que não foram vendidas são devolvidas pelo comprador, obedecendo ao prazo e forma de retirada previamente estabelecidos. Geralmente, os lançamentos são consignados e devolvidos após o término do evento, pagando ao fornecedor apenas o que foi vendido. São feitas devoluções nos seguintes casos: Consignação: Quando através de um acordo com o fornecedor, as mercadorias que não foram vendidas são devolvidas pelo comprador, obedecendo ao prazo e forma de retirada previamente
estabelecidos. Geralmente, os lançamentos são consignados e devolvidos após o término do evento, pagando ao fornecedor apenas o que foi vendido. Lançamentos de produtos Os produtos em lançamento só poderão ser enviados às lojas nos dias programados para o evento, podendo ser cadastrados antecipadamente no sistema. Serviço de carrinhos (exclusivo para a Unidade Paulista) O serviço de carrinhos permite uma facilidade maior para o recebimento de mercadorias na loja e depende de uma comunicação eficiente e rápida entre os setores de Venda e Recepção. Existem quatro horários de entrega pelos carrinhos : 11h30 14h30 16h30 20h30, sendo que esse último poderá subir antes do horário de acordo com o volume de mercadoria.