Procedimento Correios Cartão de Postagem

Transcrição

1 Procedimento Correios Cartão de Postagem Cartão de Postagem Cada gerente ou vendedor responsável (VR) receberá um cartão de postagem para utilização de envio de documentos para a retaguarda e transferência de produtos entre lojas. Segue modelo abaixo: O cartão constará de uma numeração especifica (conforme figurada acima grifada em vermelho) que deverá ser utilizada para as solicitações de coleta e uso na agência dos correios. Este cartão é de responsabilidade do gerente ou VR e a sua utilização deverá ser de forma consciente a fim de evitar desperdícios financeiros para a empresa. Página 1 de 18

2 Coleta: As coletas deverão ser agendadas previamente para serem realizadas todas as QUARTAS-FEIRAS, quando necessário. Para solicitações de coletas poderão ser realizadas através do site ou pela Central de Atendimento dos Correios - CAC. Central de Atendimento dos Correios CAC funciona de segunda à sexta das 8 às 20 horas e sábados, domingos e feriados das 8 às 18 horas, por meio dos seguintes números: * Destinado a capitais, regiões metropolitanas e cidades - sedes de DDD. A tarifa tem custo de ligação local. Por meio deste número é possível contratar serviços como telegrama fonado e disque coleta, buscar Ceps e obter informações sobre produtos e serviços dos Correios. * Vale para todas as demais localidades brasileiras que não têm tecnologia para serem atendidas pelo Os serviços prestados por este número são os mesmos do , a diferença é a área de abrangência de cada um. * Exclusivo para registrar sugestões, elogios e reclamações. O número é o mesmo para ligações de todo o Brasil. Coleta Normal I - coleta realizada das 14h às 18h em dias úteis, de segunda a sexta-feira. II - pedidos de coleta registrados para após as 16 horas serão agendados para o próximo dia útil seguinte. Coleta Especial I - coleta realizada das 18h às 20h em dias úteis, de segunda a sexta-feira. II - horário limite de solicitação de coleta é até às 18 horas. III o objeto será coletado até às 20h e seguirá no próximo dia útil seguinte. Coleta de SEDEX Hoje I - coleta realizada das 11h às 12h em dias úteis, de segunda a sexta-feira. II - horário limite de solicitação de coleta é até às 11 horas. Página 2 de 18

3 Envio de documentação para Retaguarda: Procedimento: 0003/2013_v2 As encomendas deverão ser enviadas em um único volume separadas por departamentos, por exemplo, documentos destinados ao setor financeiro, RH, empresa DOC s, etc. deverão em envelopes separados, porém em um único volume que deverá ser destinado a SGH MATRIZ. O modelo de envio deverá ser sempre SEDEX normal, em caso de urgência SEDEX 10 previamente acordado com o Supervisor de Vendas. Em caso de urgência do envio fora do prazo (QUARTA-FEIRA) o gerente deverá ir até uma agência (própria, agências franqueadas não aceitam o cartão de postagem) e postar pessoalmente. Envio de documentação clientes e outros: Para envio de documentação para clientes e outros o gerente/vr deverá solicitar aprovação do seu supervisor de vendas. O supervisor deverá avaliar se é necessário e qual o modelo de envio (SEDEX NOMAL OU SEDEX 10) Envio de produto entre lojas: Separar os produtos pré-selecionados; Emitir uma nota para cada caixa e informar os Correios como transportadora; A caixa deverá ser muito bem lacrada e assinada, o intuito é inibir a violação. Declarar o valor da NF no seguro; Todas as transferências entre loja deverão ser enviadas via SEDEX. Após postagem enviar para a loja destino o número do localizador de objeto. Exemplo abaixo: Em caso de urgência do envio fora do prazo (QUARTA-FEIRA) o gerente deverá ir até uma agência (própria, agencias franqueadas não aceitam o cartão de postagem) e postar pessoalmente. NOTA: Se identificado o uso para fins não autorizados, ou seja, particulares o colaborador será penalizado conforme sanções disciplinares. Página 3 de 18

4 SIGEP WEB GERENCIANDOR DE POSTAGENS DOS CORREIOS: Esta ferramenta visa facilitar a impressão de etiquetas e o controle do número dos objetos para consultas futuras. A sua utilização deverá ser feita através do ícone correios no desktop (área de trabalho) no servidor das máquinas de cada loja. que já está disponível Segue abaixo o passo a passo de como a ferramenta deverá ser utilizada: Conforme figura acima esta é a tela inicial do programa e ela pode ser acessada de duas formas: 1 - Através dos cabeçalhos conforme figura abaixo: 2 Através dos ícones de acesso rápido, conforme figura abaixo: O primeiro passo antes de utilizar o programa é certificar que o cartão de postagem está validado no sistema. Para fazer esta verificação basta seguir os passos conforme descritos abaixo: 01 Acesse a opção Cadastro e em seguida clique na opção Atualizar Cartão de Postagem, conforme descrito abaixo: Página 4 de 18

5 Após ter clicado nesta opção aparecerá uma tela que solicitará o número do contrato e cartão, coforme abaixo: O número do contrato é padrão para todas as lojas: e encotra-se disponível no verso do cartão. Página 5 de 18

6 O número do cartão encontra-se na frente do cartão de postagem, conforme ilustrado abaixo: Após ter seguido os passos acima clique no botão atualizar: Página 6 de 18

7 Pronto o cartão está atualizado e pronto para ser utilizado. Procedimento: 0003/2013_v2 CADASTRO DE DESTINATÁRIOS E REMENTE: Antes que a etiqueta seja gerada é preciso fazer o cadastro de destinatários Cadastro Destinatários: 01 - Acessando a opção Cadastro e em seguida Destinatários será possível cadastrar destinatários para envio de correspondências, que ficarão armazenados no banco de dados e poderão ser alterados e ou excluídos a qualquer momento que seja necessário Logo após aparecerá a tela de cadastro de destinatários conforme abaixo: Clique na opção incluir para que seja incluído as informações do destinatário: Página 7 de 18

8 03 -Preencha todos os campos a partir da faixa amarela e após ter digitado todas as informações clique na opção incluir na guia Endereço para que seja informado o endereço completo do destinatário Digite o CEP e clique no botão pesquisar para que o sistema traga as informações do endereço do destinatário. Certifique que todas as informações do endereço estejam completas e com o número correto e clique na opção salvar. Página 8 de 18

9 Segue ilustração abaixo: 05 - Após ter clicado no campo Salvar novamente aparecera uma tela informando que o destinatário foi salvo com sucesso. Cadastro Remetente: Para cadastro de remetente basta seguir os passos conforme já descritos acima. GERAR ETIQUETA DE POSTAGEM: Após ter feito a solicitação da coleta pelo site dos correios conforme descrito no item Coleta no procedimento acima e de posse do número da coleta de sete dígitos, siga os passos conforme abaixo para gerar a etiqueta e número do objeto de rastreamento: 01 Clique no sexto ícone chamado PLP, conforme ilustrado abaixo. Página 9 de 18

10 Caso seja solicitado a senha basta seguir conforme informado abaixo: Usuário: Senha: 7aylk5 02 Clique na opção incluir para escolher o remetente, destinatário e o serviço que será prestado: Página 10 de 18

11 3 Após certificar que as informações como NOME da loja e ENDEREÇO, NÚMERO DO CONTRATO e CARTÃO DE POSTAGEM estão corretas na Guia Remetente, escolha o serviço que será prestado e de acordo na opção Selecionar Serviço. 4 - Após ter escolhido o serviço vá para a guia Destinatário e na clique no botão drop down flexa para baixo conforme ilustrado abaixo. Página 11 de 18

12 5 - No campo Número do Pedido informe o Número da Coleta de sete dígitos que foi feita através do site dos correios e quando necessário informe também o numero da Nota Fiscal que estiver atrelado ao envio do documento/ objeto, bem como escolha o Tipo de Postagem (Envelope, Pacote ou Caixa, Rolo ou Cilintro): 6 - Certifique que o envio do documento deverá ter algum serviço adicional, como AR (Aviso de Recebimento) ou VD (Valor Declarado) do produto a ser enviado nesta Guia. Página 12 de 18

13 7 Informe a Quantidade de Objetos e após todas as informações preenchidas e confirmadas clique na opção Salvar Objeto (F5) ou clique na tecla de função F5 e para finalizar clique em Salvar PLP. 04 Imprimindo Rótulos (Lista de Postagem) e Etiquetas Antes que seja efetua a impressão dos rótulos, que nada mais é do que um documento de entrega das correspondências ao carteiro, poderá ser feito ainda uma visualização das informações para que nada esteja errado, pois uma vez fechada uma PLP (etiqueta de postagem) a mesma não poderá ser mais modificada Após ter conferido as informações no campo Visualizar PLP, selecione o número da PLP e clique na opção Fechar PLP. Página 13 de 18

14 Selecione a PLP Visualize se as informações da PLP estão corretas Feche a PLP para que seja gerada a etiqueta. ATENÇÃO NESTA PARTE!!! 02 - Clique na opção Sim após tudo estar correto Clique na opção Sim para gerar a lista de postagem e etiqueta que deverá ser colocada no documento a ser enviado. Página 14 de 18

15 04 - A lista que será gerada abaixo deverá ser impressa em duas vias e assinadas, pois uma ficará com o carteiro e outra na loja para qualquer consulta ou reclamação que seja necessária ser feita ao correios: 05 - A etiqueta abaixo deverá ser impressa apenas em uma única via e ser colada no envelope, caixa ou documento que será enviado à retaguarda. 05 Rastreando Objeto Para rastrear algum objeto basta seguir os passos conforme descrito abaixo: 01 Clique no ícone: Rastreando de Objeto: Página 15 de 18

16 02 Clique na opção Pesquisar Objetos. Escolha como a pesquisa será feita: Por nome do Destinatário, Número do Objeto, Número do Pedido ou Data de Emissão, sendo esta última a mais recomendada e fácil de fazer a localização: Dê preferência a este tipo de pesquisa por ser mais fácil e rápido. Escolha o período e todos os objetos serão visualizados. 05 Processo de Importação de Destinatários: Para fazer a importação de vários destinatários, basta seguir o procedimento conforme abaixo: Página 16 de 18

17 Clique em Processos e depois em Importar Destinatários: Abrirá um janela para escolher o local aonde está salvo o arquivo a ser importado, neste caso o arquivo com o nome Destinatários_SGH.txt. Após feita importação o processo pode utilizar a geração de etiquetas conforme procedimentos já vistos acima. Termo de Conhecimento do Procedimento de Uso do Cartão de Postagem (Correios) Eu, portador do RG, Página 17 de 18

18 colaborador da loja, declaro que li e estou de acordo com o Procedimento Correios Cartão de Postagem. 0003/2012 da Sunglass Hut. Estou ciente que o não cumprimento do procedimento estou sujeito a Sanções Disciplinares. Local Data / / Assinatura do Colaborador Assinatura do Gerente da Loja Este documento deverá ser preenchido e assinado por todos os colaboradores, enviar aos cuidados de Ezequiel Costa Matriz. Página 18 de 18