Mapa de Compra. Procedimentos para realizar cotação no SISGEM.

1. Processo de Cotação: Após realizar uma Solicitação o próximo passo é a cotação dos itens solicitados. Para efetuar a cotação de maneira eficaz siga os seguintes passos: Selecione as opções Gestão de Compras + Mapa de Compras. O Sistema exibirá a tela (Imagem01) com todas as solicitações pendentes. Clique no botão Continuar, localizado no canto inferior direito da tela. O sistema exibirá a tela principal de gerenciamento do Módulo de Compras. (Imagem01) (Imagem02) Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 1

Observe que nesta grade existem linhas com cores diferentes onde os significados são: Vermelha Prioridade máxima na cotação Amarela Urgente Verde Futura Branca Normal Clique no botão Adicionar Solicitações por Famílias de Produtos. O Sistema exibirá uma tela de seleção com as solicitações em aberto. Existem duas formas de selecionar as solicitações para montagem do Mapa de Compras. (Imagem03) Seleção de solicitação por solicitação Selecione a solicitação desejada e clique no botão Marcar, ou apenas de um duplo clique na coluna denomina M que o item será marcado. É importante saber que após marcar todas as solicitações, devemos selecionar sua família no campo localizado na parte superior da tela. Seleção por família de fornecedores Selecione uma solicitação que pertença à família que deseja cotar, clique no botão Marcar Família, que o sistema automaticamente marcará todas as solicitações que possuírem a mesma família. Utilizado o botão Marcar Família o sistema se encarregara de selecionar a família no campo localizado na parte superior da tela. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 2

Lista de Procedimentos: Marcar Família Marca as solicitações por famílias de produtos Refazer Grade Atualiza a grade de solicitações. Marcar Marca a solicitação selecionada Desmarcar Desmarca a solicitação selecionada Marcar Todas Marca todas as solicitações Desmarcar Todas Desmarca todas as solicitações Retorna solicitação para sua origem Esse botão só deve ser usado no caso de preenchimento incorreto, o departamento de compras devolverá para as devidas modificações, retornando a solicitação ao Status de Não Aprovada. Sair Fecha a tela (Cancela a operação) Para dar sequência ao processo, clique em Adicionar Solicitações Marcadas. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 3

O Sistema exibirá a tela principal de cotação: (Imagem04) Observe que foi inserida uma nova cotação com sua respectiva família. Campos posicionados a direita: Fornecedores de Famílias de Produtos Selecionada automaticamente na seleção das solicitações, nesta estão vinculados fornecedores que farão parte do mapa de compras. Caso necessite incluir um fornecedor que não esteja vinculado à família, utilize o botão localizado ao lado direito desse campo. Este abrirá uma nova janela para pesquisa e inclusão do fornecedor ao mapa de cotações. Observação: o sistema só acrescentará um fornecedor após a montagem do Mapa de Compras clicando no botão correspondente, caso contrário, o sistema ignorará os fornecedores pertencentes à família e incluirá somente o que foi adicionado antes de Montar o Mapa. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 4

Data Data da realização do processo de compras. Tipo de Cotação Defina neste campo a prioridade da cotação conforme a legenda de cores citadas acima. Grupo Informe o grupo de compras responsável pela cotação. Validade Data de vencimento da cotação. Libera Cotação Disponibiliza a cotação para os fornecedores imputarem os preços, após liberar o sistema envia automaticamente um e-mail para cada fornecedor avisando-o sobre a nova cotação. Podemos tratar esse processo de e-comerce. Tipos de Entrada Informe para qual fim será utilizado os itens dessa cotação. Exemplo: Mercadoria para uso/consumo Entrada para industrialização Informativos Campo de livre acesso para redigir qualquer informação referente a essa cotação. Clique no botão Mapa de Compras O sistema montará automaticamente uma planilha em formato Excel, como mostra a figura a baixo, um Mapa detalhado para a Compra dos produtos. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 5

(Imagem05) Essa tela é de grande interatividade. Na parte superior em destaque nessa planilha contém os fornecedores por família, na lateral esquerda exibe uma lista de produtos ou serviços, e na lateral direita, dados informativos como: menores preços, Valor da ultima compra e Oscilação de preços. Para obter os preços dos itens, basta enviar as cotações para os fornecedores pertencentes à família de produtos selecionada. Clique com o botão direito em qualquer área livre da planilha e escolha a opção Visualizar Coletas. Abrirá uma nova janela com a cotação, onde poderá ser gravada em formato PDF e enviada para os fornecedores para que eles atribuam os devidos valores. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 6

(Imagem06) Observação: Na tela principal da cotação (Imagem 02), existe um botão denominado Visualizar Coleta que tem a mesma função. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 7

Se preferir poderá ser utilizado o módulo e-comerce, para que os fornecedores interajam com a base de dados, cadastrando todos os valores e informações necessárias buscando maximizar o tempo e redução de custos. (Imagem07) Clique sobre o nome do fornecedor no mapa (Imagem 05). Será exibida uma tela (Imagem 08) com a relação de itens na parte superior, e logo abaixo uma grade para análise das últimas compras, valores e oscilação de preços sobre o valor atual. Informe o valor unitário e os impostos incidentes (ICMS/IPI) de cada item, disponibilizado pelo fornecedor. Observe que nesta tela há uma coluna denominada S, que também é utilizada pelo e-comerce. Esta coluna será numerada automaticamente, definindo o status do item. Exemplo: Se o fornecedor não possuir o item solicitado, nesta coluna aparecerá o número 3, que também poderá ser modificado dando um duplo clique sobre ele. Legenda da coluna 0 Não respondido 1 Respondido 3 Não Fornece Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 8

(Imagem08) Com todos os valores devidamente informados, devem ser preenchidos as Condições Comerciais do fornecedor. Clique no botão Condições Comerciais O Sistema exibirá uma tela onde deverão ser preenchidos os campos da seguinte forma: (Imagem 09) Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 9

Contato Selecione o contato que possui perante o fornecedor Contato Responsável Informe um contato, caso nenhum esteja cadastrado. Modalidade de Embarque Informe se o frete será por conta do fornecedor ou do cliente. Exemplo: CIF frete por conta do Fornecedor. FOB frete por conta do Cliente. Transportadora Selecione a transportadora que irá prestar serviço. Local de Pagamento Informe o local de pagamento, que foi combinado com o fornecedor. Endereço de Entrega Alternativo Informe um endereço alternativo caso os produtos tenham que ser entregue em local diferente do endereço de faturamento. Fornecedor quando Faturamento Direto Utilize este campo quando a compra for feita em um fornecedor, mas o faturamento será enviado para um terceiro. Adicionais Campo livre para redigir informações adicionais referente à compra. Follow-up Fornecedor Campo livre onde o fornecedor poderá redigir informações adicionais referente à cotação. É de grande importância informar às programações que atuam diretamente na produção, orçamento e fluxo de caixa. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 10

Clique no botão Programações O Sistema exibirá uma tela onde deverão ser realizadas as programações de entrega e pagamentos. Pasta Entrega (Imagem 10) Data Informe a data prevista da entrega. Descrição Informe uma descrição referente à programação de entrega Apagar Programação de Entrega Utilize esse botão para apagar as programações cadastradas (Imagem10) Observação: Para inserir uma nova programação de entrega utilize o botão << + >> localizado na parte inferior da tela. Atenção: Utilize o botão << V >> localizado na parte inferior para salvar a programação de entrega e clique em OK para confirmar Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 11

Pasta Pagamento (Imagem 10) (Imagem11) Condição de Pagamento Selecione a forma de pagamento Exemplo: 30 D 30/60/90 DD 30/60/90/120 DD Essas condições são cadastradas na tabela Condições de Pagamentos. Gerar Programação Após selecionar a condição de pagamento clique neste botão para gerar. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 12

Apagar Programação Utilize este botão caso queira apagar toda a programação de pagamento. Data de Vencimento Utilize este campo se necessário modificar alguma das datas de vencimento. Valor Utilize este campo se necessário modificar algum Valor das parcelas. Total item Valor total dos produtos a serem pagos. Total Programado Valor programado a ser pago. Diferença Diferença entre o valor total e o programado. Observação: Para inserir uma nova programação de entrega utilize o botão << + >> localizado na parte inferior da tela. Atenção: Utilize o botão << V >> localizado na parte inferior para salvar a programação de entrega e clique em OK para confirmar. O campo diferença sempre deve ser igual à zero, caso contrario o sistema exibirá uma advertência referente à programação de pagamento incorreta. Tendo preenchido corretamente essas informações deve se dar inicio a finalização do processo de compras. Voltando ao mapa de compras (Imagem 05), faça a seleção dos menores preços, levando em consideração as regras de seleção adotadas pela empresa. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 13

Clique com o botão direito do mouse em qualquer área livre da planilha e escolha a opção Pedir todos pelo menor Preço. Observe que os itens de menores preços foram destacados em amarelo! Pode-se também comprar de um fornecedor mesmo que o item tenha um valor mais alto que o concorrente, para isso clique com o botão direito do mouse sobre o fornecedor desejado e escolha a opção Pedir todos do Fornecedor, ou também escolher aleatoriamente os itens clicando sobre eles e escolhendo a opção Pedir item do Fornecedor. Para finalizar a cotação, verifique se todos os dados estão preenchidos. Voltando a tela principal da cotação (Imagem 01), clique no botão Status Fornecedores. O Sistema exibirá uma tela para a verificação dos dados dos fornecedores conforme a legenda (Imagem 12) O sistema não permitirá que a cotação seja concluída se todos os campos não estiverem devidamente preenchidos. Observação: Outra maneira de visualizar esta tela é clicando com o botão direito do mouse em qualquer área livre do mapa de compras e escolhendo a opção Status dos Fornecedores. Após a escolha do (s) fornecedor (es) feche o mapa de compras. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 14

Na tela principal da cotação (Imagem 01), clique no botão Concluir. Em sua conclusão a cotação será disponibilizada em ambiente web para análise gerencial, o critério de aprovação é determinado de acordo com os limites monetários atribuídos a cada usuário do sistema. Apenas usuários que possuem senhas com competência poderão extrapolar limites financeiros de compras. Desta forma, a empresa terá a certeza de está realizando compras corretas e ágeis. É possível acompanhar todos os processos de compras utilizando-se de um navegador de internet, não importando o local que esteja, sendo em um Cyber-Café, em sua Casa, ou em um Hotel. Enfim a FLEXLIFE coloca a sua empresa conectada com o Mundo. O SISGEM oferece uma interface web interativa para avaliação e aprovação de suas cotações. Utilizando-se de um navegador acesse a intranet implantada na empresa Realize o acesso e clique na opção Ordem de Compras que se encontra nos relatórios do sistema. O Sistema exibirá uma página com todas as cotações concluídas para devida análise. (Imagem13) Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 15

Observe a lista de produtos com impostos, valores, etc. e logo abaixo a programação de pagamento e entrega. A interface apresenta somente o fornecedor selecionado pelo departamento de compra, e se for necessário abrir o Mapa de Compras para analisar os preços dos outros fornecedores, clique na opção Mapa localizado abaixo da lista de produtos. Em formato de planilha serão exibidos todos os fornecedores com seus produtos, preços e condições de pagamento para melhor avaliação antes da aprovação. (Imagem14) Ao clicar em algum item da lista, serão exibidas no quadro abaixo (como mostra a Imagem13) informações sobre o processo de compras e as últimas compras efetuadas em ordem decrescente, apresentado a oscilação de preço com o valor atual. Utilizando o campo Operação a Realizar, selecione aprovar ou rejeitar. E transcreva um comentário utilizando o campo Follow-UP No caso de não aprovação à cotação retornará ao mapa de compras, com o Status de Rejeitada. Já no caso de aprovação da cotação via web, esta retornará para a tela principal com Status de aprovada. Onde se iniciará os processos finais para conclusão da mesma. Clique no botão Visualizar Pedido(s) O Sistema exibirá uma tela com o pedido de compras como mostra figura abaixo, onde constará o nome do fornecedor, os itens, a condição de pagamento, etc. Observação: No rodapé do pedido constará o usuário responsável pela compra e o usuário responsável pela aprovação, juntamente com a data e a hora. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 16

Imagem do Pedido: (Imagem15) Depois de emitidos os pedidos de compras, para finalizar, deve-se clicar no botão Efetivar Processo, para que esse pedido seja encaminhado automaticamente pelo sistema para outras etapas como Pedido de Entrada, Financeiro e Contábil. Pronto, está encerrado o processo de compras. Outros Recursos: Adicionar / Remover solicitações de compras Pasta Solicitações de Compra, localizada na tela (Imagem 02). Essa pasta é utilizada para inserir uma nova solicitação á cotação, pertencentes à mesma família de produtos. Observações: essas Inclusões ou exclusões de solicitações deverão ser feitas antes de se enviar a cotação ao fornecedor, ou se acontecer de já ter sido enviada o responsável deve entrar em contato com os fornecedores e informar a alteração da mesma. Essas alterações não alterarão o Status da cotação. Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 17

(Imagem16) Remove Cotação Esta operação só pode ser executada antes de sua aprovação, ao executá-la, o sistema se encarregara de eliminar todo o processo, desde as solicitações e informações de preços atribuídas a cada fornecedor. Índice de pontualidade e Índice de Qualidade Índice IP / IQ, localizada na tela (Imagem02). Exibe uma tela com os índices de pontualidade e qualidade dos fornecedores. Essa qualificação é cadastra na Tabela Fornecedores na pasta Informações Comerciais Pedidos em aberto por programação de entrega A opção, Pedidos em aberto por programação de entrega, localizado na parte inferior da tela principal (Imagem 02), é utilizada para que o responsável pelo Departamento de Compras, acompanhe os prazos de entregas dos pedidos que ainda não foram efetivados no sistema. (Imagem 17). Copyright 2010 flexlife todos diretos reservados www.flexlife.com.br 18