Manual Manual Visão geral sobre o (Versão 2.0) O módulo Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) do Microvix ERP permite gerar documentos fiscais eletrônicos, modelos 1 e 1A (através do modelo 55 - Nota Fiscal Eletrônica, que existe para substituir estes modelos), com validade jurídica para o encaminhamento à Secretaria de Fazenda Estadual de Jurisdição seguindo as definições e critérios técnicos necessários para a integração entre os Portais das Secretarias da Fazenda dos Estados e os sistemas de informações das empresas emissoras de NFe do Projeto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). NOTA Para utilizar esse módulo, por favor, verifique a contratação do mesmo junto a Microvix. Nota Fiscal Eletrônica Segue abaixo o detalhamento extraído do Portal Nacional para melhor compreensão sobre o conceito de Nota Fiscal Eletrônica: O que é a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e? Pode-se conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador. Quais são as vantagens da NF-e? A Nota Fiscal Eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial. Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores) podem ser citados os seguintes benefícios: Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo da NF-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a
impressão de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via; Redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima; Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Notas Fiscais por dia, contará com aproximadamente 2.000 notas por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que o custo do arquivamento físico; GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações; Simplificação de obrigações acessórias. Inicialmente a NF-e prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais AIDF. No futuro outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da NF-e; Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Com a NF-e, os processos de fiscalização realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias em trânsito serão simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veículos de cargas nestas unidades de fiscalização; Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação empresa - à - empresa ). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital. Como funciona o modelo operacional da NF-e? De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico que deverá conter as informações fiscais da operação comercial e também ser assinado digitalmente pelo emitente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda do Estado em que estiver localizado o emitente, que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá uma Autorização de Uso, sem a qual não poderá haver o trânsito da mercadoria. Após a autorização do uso da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibilizará consulta, na internet, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico. Este mesmo arquivo da NF-e será ainda transmitido, pela Secretaria de Fazenda do Estado do emitente, para a Receita Federal do Brasil, que será repositório de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação. Também será transmitida para a unidade federada de desembaraço aduaneiro, em se tratando de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior, e para a Superintendência da Zona Franca de Manaus SUFRAMA, quando a NF-e tiver como destinatário pessoa localizada nas áreas incentivadas. Para acompanhar o trânsito da mercadoria deverá ser impressa em papel comum e em única via, uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica intitulada DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Este documento trará impresso a chave de acesso para consulta da NF-e na Página 2
internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados. Fonte: Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado3.aspx http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado1.aspx#sc011 Fonte: Manual de Emissão da NF-e em Contingência http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/docs/manual_de_contingencia_v1_01.pdf Antes do detalhamento de utilização do módulo, é muito importante conhecer conceitualmente todas as informações sobre Nota Fiscal Eletrônica e para isso, o Portal Nacional dispõe de respostas às dúvidas mais freqüentes sobre o assunto, tais como: quais as validações que são realizadas pela Secretaria da Fazenda, qual o limite dos produtos (itens) em uma única NF-e, como proceder no caso de problemas com a emissão da NF-e, entre outros. Para conhecer estas informações pode- se acessar: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado3.aspx Através do módulo de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) do Microvix ERP será possível gerar o arquivo eletrônico que deverá conter as informações fiscais da operação comercial (geração normal ou em contingência), transmitir o arquivo (individualmente ou em lote), imprimir o DANFE, consultar a situação da NF, realizar o cancelamento, exclusão, entre outros recursos. Enfim, conta com todas as operações necessárias para o processo de Nota fiscal Eletrônica. Utilização do Recurso Os seguintes procedimentos devem ser seguidos para a empresa se tornar um emissor de NF-e: 1 Credenciar-se como emissora de NF-e no Estado onde esteja estabelecida; 2 Para emissão de NF-e é necessária a utilização de um Certificado Digital, por isso, a empresa precisará adquirir um certificado digital nos padrões da NF-e junto a uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na ICP-Brasil. Uma lista das ACs comerciais pode ser obtida no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, ITI, em www.iti.gov.br; Página 3
Após tornar-se um emissor de NF-e, é necessário: 1 Solicitar ao setor Comercial da Microvix a liberação do módulo NF-e. 2 Para que uma NF-e possa ser gerada pelo módulo NF-e do Microvix ERP é imprescindível repassar o Certificado Digital em formato digital (denominado e-cnpj), bem como número de série e senha do mesmo ao Suporte Técnico Microvix. 3 Definir junto ao Suporte Técnico a Identificação do Ambiente (Homologação ou Produção), isto é, se as notas fiscais geradas e emitidas serão apenas de testes da empresa ou de caráter oficial. 4 Nas configurações da empresa (Empresa -> Dados da Empresa), a cidade da empresa (emitente da nota) deve ser pesquisada através da lupa, pois o sistema carrega nesta página os municípios cadastrados no IBGE, não sendo possível informar o nome da cidade manualmente. Ao selecionar a cidade, automaticamente o campo Estado é preenchido e fica bloqueado para alteração. Isso se faz necessário para que a cidade da empresa tenha seu código válido nos arquivos de nota fiscal eletrônica, gerados pelo módulo NF-e. 5 No cadastro/alteração de clientes/fornecedores (CRM -> Cadastro ou CRM -> Pesquisa), as cidades também devem ser pesquisadas através da lupa, para que seja executado o mesmo processo citado no item anterior, para garantir que as cidades dos clientes (destinatários) estejam cadastradas na base de dados do IBGE, tendo assim seu código válido nos arquivos de nota fiscal eletrônica, gerados pelo módulo NF-e. 6 Para vendas realizadas com naturezas de operação que estão configuradas para não atualizar estoque ou por necessidade fiscal, é necessário marcar a opção Exibe NF-e (Determina a exibição incondicional da Nota na listagem do módulo da NF-e) no cadastro/alteração da natureza de operação (Faturamento -> Cadastros Auxiliares -> Natureza de Operação), para que a nota lançada esteja disponível no módulo NF-e. Para carregar o módulo basta acessar o menu NF-e -> Iniciar NF-e. NOTA Para obter informações detalhadas sobre as configurações necessárias para o uso do módulo, vide Tutorial Emissor de Nota Fiscal Eletrônica, no item Credenciamento como Emissor de Nota Fiscal Eletrônica que se encontra na guia Documentação. O módulo NF-e e seus recursos estão protegidos pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estarão disponíveis se o usuário em questão tiver permissão para acesso (Grupo NF-e). Informações Conforme indicado na Figura abaixo, após iniciar o módulo NF-e são apresentados links (ou guias) com as operações que podem ser executadas. A primeira a ser apresentada é a guia Informações. Esta guia é a página inicial exibida ao acessar o módulo e exibe diversas informações importantes como o status, onde constam os dados do certificado digital, a situação de uso do ambiente (homologação ou produção), os últimos documentos emitidos e suas atuais situações, as permissões que o usuário em questão possui para utilização do recurso, entre outras. Página 4
Informações do módulo NF-e Últimos documentos No grupo Status, ao clicar no botão é possível visualizar os atributos dos dados da empresa que estão relacionados à emissão da NF-e. São estes atributos que definem se o sistema está apto ou não, a emitir NF-e. Informações do módulo NF-e - Status Página 5
O ícone indica que o atributo está correto para a emissão de NF-e. O ícone indica que existe alguma inconsistência no atributo e deve ser verificada, porém é possível realizar a emissão de NF-e. O ícone indica que existe alguma inconsistência que deve ser verificada antes de realizar qualquer operação no módulo NF-e. No grupo Você possui as seguintes permissões no módulo, ao clicar no botão visualizar todas as permissões que o usuário possui no módulo NF-e. é possível Informações do módulo NF-e - Permissões NF-e Esta guia fornece as principais funções do módulo. Através dos filtros os documentos podem ser pesquisados por data de emissão, número, série, chave de acesso e situação. Página 6
Guia NF-e Os fluxos do módulo, que incluem geração de arquivo, cancelamento, exclusão, envio de arquivo, impressão do DANFE, entre outros, estão protegidos pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estarão disponíveis se o usuário em questão tiver permissão para acesso (Grupo NF-e, Subgrupo Fluxos da NF-e). Todas as notas fiscais de venda lançadas no Microvix ERP com uma série disponível para NF-e e que possui o modelo de nota fiscal Nota Fiscal Eletrônica (modelo 55) configurado em seu cadastro (Faturamento -> Cadastros Auxiliares -> Série de Saída) estarão aqui disponíveis para o processo de geração e envio do arquivo da NF-e. Ao clicar em Pesquisar serão listadas as notas fiscais e através do link que aparece na coluna Opções, as principais operações do processo de nota fiscal eletrônica poderão ser realizadas. Para atualizar a listagem é necessário filtrar novamente clicando no botão. Página 7
Página de listagem dos documentos Operações Disponíveis no link da coluna de Opções: Impressão de DANFE: O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica que deve ser impressa para acompanhar o trânsito da mercadoria. Esta opção somente estará disponível para notas com as seguintes situações: Autorizada, Pendente de Autorização, Pendente de Envio ou Rejeitada. Página 8
Exemplo de DANFE NOTA 1. O campo CST/CSOSN contido no DANFE é preenchido de acordo com o regime tributário da empresa. Para empresas que possuem o regime tributário: Simples Nacional (Empresa -> Dados da Empresa -> Regime Tributário), o campo CST/CSOSN será preenchido com a informação que estiver selecionada no campo CSOSN da configuração tributária, referente à natureza de operação utilizada. E para empresas que possuem o regime tributário: simples nacional - Excesso de sublimite de receita bruta ou regime normal o campo CST/CSOSN será preenchido com a informação proveniente do campo CST. 2. Os campos de Data de entrada/saída e Hora de saída estarão preenchidos no DANFE e no XML da NF-e somente se forem informados na emissão da nota fiscal: Página 9
Cadastro de Nota Fiscal de saída Envio de e-mail 3. Torna-se vigente em 10/06/13 a Lei nº 12.741 De olho no Imposto, que obriga a apresentação dos percentuais de impostos incididos em cada item dispostos à venda. Sendo assim, na nota fiscal de saída, cupom fiscal, documento interno, NF-e e DANFE serão exibidos os valores aproximados dos tributos dos itens (produtos/serviços) e também um totalizador com a soma aproximada destes. Maiores informações sobre a configuração dos percentuais visualize os manuais: Estoque (Item Config. Tributária) e Faturamento (Item Natureza de Operação). 4. Ainda no DANFE poderão ser exibidas as informações relacionadas à FCI (Ficha de Conteúdo de Importação) ao lado da descrição do produto, são elas: Valor parcela importada exterior (R$), Número da FCI, Conteúdo importação (%) e Valor total saída interestadual (R$). No entanto, estas informações somente serão exibidas se estiverem marcadas na configuração tributária do respectivo produto. E os valores serão exibidos de acordo com os dados cadastrados para o produto em FCI s registradas. Havendo mais de uma ficha registrada para o produto, será considerada apenas a última. Maiores informações vide manual Estoque (Itens FCI - Ficha de Conteúdo de Importação e Configuração tributária ). 5. Para as cidades em que o número do endereço seja composto de números e letras, o campo Complemento Número localizado em Empresa -> Dados da empresa e CRM - > Cadastro ou Pesquisa deverá ser preenchido com a parte do número que contenha a(s) letra(s), essa informação será exibida no DANFE junto ao número do endereço. Enviar e-mail: Esta opção somente estará disponível se a nota estiver autorizada ou cancelada. Clicando neste link, um e-mail com os dados da nota (em XML) será enviado para o endereço informado no campo Para, onde por padrão já estarão listados o e-mail do cliente e do transportador da nota (se o cliente e o transportador tiverem um e-mail válido informado no seu cadastro no módulo de CRM. O e-mail poderá ser enviado para mais de um destinatário ao mesmo tempo, para isso deve-se separá-los com uma vírgula (,). O e-mail será do remetente MicrovixNFe e terá o seguinte título: NF-e (Empresa emissora: Nome da Empresa). Página 10
NOTA É possível configurar para que o sistema realize o envio automático do Danfe/XML para o endereço de e-mail do cliente e para alguns e-mails adicionados no sistema. Para tanto, é necessário ativar os parâmetros globais "Enviar arquivos automaticamente para o cliente da nota" e "Enviar arquivos automaticamente para os endereços de e-mail abaixo". Quando ativado os dois parâmetros será exibido um novo campo Naturezas de Operação, que irá determinar quais notas fiscais eletrônicas serão enviadas aos respectivos e-mails. E habilitando o segundo parâmetro também será exibido um novo campo texto com a possibilidade de inserção de um ou mais e-mails que receberão o Danfe/XML. Se o primeiro parâmetro estiver marcado, a(s) natureza(s) de operação(ões) selecionada, e no cadastro do cliente estiver informado o endereço de e-mail, ao realizar a autorização de uma NF-e o sistema enviará um e-mail automático para o cliente contendo o Danfe/XML da respectiva NF-e. E se o segundo parâmetro estiver marcado, a(s) natureza(s) de operação(ões) selecionada, e o respectivo e-mail adicionado, ao realizar a autorização de uma NF-e o sistema também enviará um e-mail automático para o e-mail adicionado contendo o Danfe/XML. Caso ambos os parâmetros estiverem habilitados e configurados o sistema também enviará aos respectivos endereços de e-mail o Danfe/XML ao realizar a autorização de uma NF-e. O envio do e-mail manual e automático está protegido pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estará disponível se o usuário em questão tiver permissão para acesso (Grupo NF-e, Subgrupo Fluxos da NF-e, Permissão Enviar e-mail ). Baixar NF-e : Esta opção disponibiliza dois formatos para o download: NF-e (XML): Somente estará disponível para notas pendentes de autorização, autorizadas, inutilizadas ou rejeitadas. Este arquivo é o que é enviado à SEFAZ para autorização de uso ou não. NF-e (XML distribuição): Somente estará disponível para notas autorizadas, canceladas, denegadas ou inutilizadas. Este arquivo contem a informação sobre a situação da nf-e, se está autorizada, cancelada, etc. Basta escolher a opção desejada e abrir ou salvar o arquivo. Página 11
Download do arquivo da NF-e (XML e XML distribuição) NOTA O arquivo XML da NF-e poderá conter informações variadas, conforme o regime tributário configurado para a empresa. Para empresas que possuem o regime tributário: Simples Nacional (Empresa -> Dados da Empresa -> Regime Tributário), o arquivo em questão trará em seu conteúdo a informação da CSOSN. E para empresas que possuem o regime tributário: Simples nacional - Excesso de sublimite de receita bruta ou regime normal, o arquivo trará a informação do CST (Maiores informações vide Manual Estoque Cadastros Auxiliares Config. Tributária). Consulta de situação da NF: Somente fará sentido utilizar este recurso após o envio da nota ao SEFAZ, pois esta opção tem como objetivo informar a situação da NF após ter sido enviada, isto é, se ela foi autorizada, rejeitada, se há duplicidade, se foi inutilizada, entre outras ocorrências. A consulta de situação é de grande utilidade, pois através dela será possível saber o status atual da nota. Caso a situação seja consultada antes do envio, a seguinte mensagem será exibida: Rejeição: NF-e não consta na base de dados da SEFAZ. Caso a nota fiscal encontre-se com situação denegada pela SEFAZ, o documento será denegado e cancelado automaticamente no Microvix ERP. Consulta da situação da NF-e Consulta Processamento da NF: Esta opção estará disponível também ao fim do envio da nota quando a mesma estiver com a situação Pendente de Autorização (depois do envio e antes da resposta do SEFAZ) ou Rejeitada. Este recurso permite identificar a situação de processamento, isto é, se a nota foi processada e qual o resultado. Caso a nota seja denegada pela SEFAZ, no momento da resposta da SEFAZ à situação do documento, a nota fiscal será denegada e cancelada automaticamente no Microvix ERP. Envio Individual/Lote: Após a geração do arquivo é necessário enviá-lo para a SEFAZ. O módulo NF-e permite enviar várias notas ao mesmo tempo (em lote) ou individualmente e para isso as notas Página 12
devem estar com a situação Pendente de Envio. Após esta etapa, é necessário aguardar um retorno do SEFAZ autorizando o uso, sem o qual não poderá ocorrer o trânsito da mercadoria. A autorização ou rejeição ocorre quase que instantaneamente, podendo ser consultada no link Consulta Processamento da NF que aparece ao final da página de envio ou poderá ser consultado mais tarde, através da opção Consulta de situação da NF na listagem de notas. Gerar Arquivo da NF-e -> Normal: Para realizar a geração da nota fiscal eletrônica, deve-se utilizar este recurso. Somente será possível gerar o arquivo se a nota estiver em uma das seguintes situações: Pendente de Geração, Pendente de Envio ou Rejeitada. Gerar Arquivo da NF-e -> Contingência: Este recurso não deve ser utilizado com freqüência, mas somente em casos específicos em que não é possível realizar o envio normal por questões de problemas técnicos e a mercadoria deve ser despachada, para que o DANFE seja impresso no formulário de segurança (FS ou FS-DA). Assim que a conexão se restabelecer, é obrigatório realizar o envio da Nota Fiscal. Para maiores informações, vide o Portal da Nota Fiscal Eletrônica: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado3.aspx Excluir NF-e: Caso a nota fiscal ainda não tenha sido enviada para a base de dados da SEFAZ, esta opção estará disponível. Através dela é possível excluir a nota fiscal que foi gerada (mas não enviada) da listagem do módulo de NF-e, isto é, esta operação exclui a geração do arquivo de nota fiscal eletrônica da respectiva nota. É importante observar que esta opção exclui automaticamente a nota do Microvix ERP, mas, se houve geração de faturas que já foram baixadas, não será excluída automaticamente, sendo necessário estornar a fatura e excluí-la de forma manual. A nota também não será excluída automaticamente do Microvix ERP se existir alguma ordem de produção originada por essa nota. Considerações: - Para excluir manualmente a nota dentro do Microvix ERP, ela deverá estar na situação Pendente de Geração no módulo NF-e, assim, também será excluída deste módulo. - Se a nota já tiver sido gerada no módulo NF-e, ela somente poderá ser excluída por este módulo, ou seja, não será possível excluir a nota pelo Microvix ERP. Carta de Correção Eletrônica -> Gerar nova : Este recurso tem por objetivo criar um documento para correção de informações da Nota Fiscal Eletrônica NF-e. Após informar a NF-e na qual será aplicada a carta de correção eletrônica, será necessário concordar com as condições de uso, preencher as alterações no grupo de dados do documento e Informações da Carta de Correção Eletrônica. Será possível aplicar a correção na Natureza de Operação, observação do documento, CST e CFOP. A alteração do tipo do frete pode ser realizada somente se houver valor de frete registrado na NF-e. Página 13
Carta de Correção Eletrônica NOTA 1. Para a criação de uma nova Carta de Correção Eletrônica CC-e, não pode haver nenhuma outra CC-e com as situações: Pendente de Envio ou Rejeitada. Para prosseguir será necessário excluir ou registrar as cartas de correção que se encontram com as situações descritas. 2. Mesmo que já exista outra Carta de Correção Eletrônica para o documento informado, qualquer alteração realizada anteriormente será desprezada e serão exibidos os dados da nota fiscal eletrônica original para possíveis correções. Somente as últimas mudanças serão enviadas ao SEFAZ e consideradas no sistema, desprezando as anteriores. 3. A alteração da natureza de operação implica somente na troca da nomenclatura da mesma nos documentos do sistema. Não serão realizadas alterações nos valores e/ou alíquotas relacionadas à natureza de operação. 4. As correções realizadas nesta rotina serão aplicadas somente nos documentos do sistema, não sendo alterados o XML da NF-e ou o DANFE, pois eles já foram autorizados pelo SEFAZ. 5. Caso a empresa esteja configurada para utilizar regras fiscais, o sistema irá verificar se para o CST informado é necessário que a alíquota de ICMS esteja zerada ou se é Página 14
necessário informar uma alíquota de ICMS para o CST informado. Se a NF-e não estiver de acordo com as regras fiscais, não será possível prosseguir com a CC-e. 6. Cada NF-e pode possuir no máximo 20 Cartas de correção eletrônicas. Carta de Correção Eletrônica -> Consultar geradas: Este recurso tem por objetivo listar as CC-e criadas para a Nota Fiscal Eletrônica NF-e selecionada. Cancelar NF-e -> Cancelar: Para cancelar uma nota fiscal eletrônica devem ser observados determinados critérios, conforme explicações do Portal Nacional: 21. Quais são as condições e prazos para o cancelamento de uma NF-e? Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo Autorização de Uso ) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 168 horas (7 dias), contado a partir da autorização de uso... Fonte: Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica Site: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado3.aspx Para realizar o cancelamento no módulo NF-e, deve-se informar a justificativa para tal procedimento e clicar no botão Prosseguir. Cancelamento da NF-e O cancelamento de NF-e está protegido pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estará disponível se o usuário em questão tiver permissão para acesso (NF-e -> Fluxos de eventos da NF-e -> Evento de Cancelamento, Permissão Cancelar NF-e ). NOTA 1. Notas fiscais que forem canceladas pelo Microvix ERP serão automaticamente canceladas no módulo NF-e. Somente poderão ser canceladas as NFs que estiverem denegadas neste módulo. 2. Cancelando a nota fiscal pelo módulo NF-e, ela será automaticamente cancelada no Microvix ERP, exceto nos casos em que a nota gerou faturas que já foram baixadas. Nesta situação, as faturas deverão ser estornadas e a nota cancelada manualmente dentro do Microvix ERP. 3. A nota também não será cancelada automaticamente do Microvix ERP se existir Página 15
alguma ordem de produção originada por essa nota. 4. Ao cancelar uma NF-e, se houver alguma CC-e cadastrada para o documento em questão, automaticamente ela também será cancelada. 5. Após o cancelamento, o DANFE e caso haja alguma CC-e, ambos exibirão no documento uma marca d agua informando que a nota fiscal eletrônica encontra-se cancelada. Após o cancelamento, uma mensagem de sucesso será exibida, conforme imagem abaixo: Mensagem de retorno do cancelamento de NF-e O XML do evento de cancelamento poderá ser baixado, ou enviado por e-mail, desde que o usuário possua permissão. Cancelar NF-e -> Consultar gerados: Este recurso tem por objetivo listar os cancelamentos criados para a Nota Fiscal Eletrônica NF-e selecionada. Eventos Esta guia fornece as principais funções do recurso de Carta de Correção Eletrônica e Cancelamento de NF-e. Através dos filtros, os documentos podem ser pesquisados por período do evento, chave de acesso do documento, número do documento, série do documento, evento e situação do evento. Página 16
Pesquisa de eventos Este recurso tem por objetivo listar as cartas de correção eletrônica e/ou cancelamentos de NF-e criadas para determinada Nota Fiscal Eletrônica NF-e. Segundo a legislação vigente, a carta de correção pode ser utilizada para regularização de erro ocorrido na emissão de documento fiscal, desde que o erro não esteja relacionado com as variáveis que determinam o valor do imposto (como base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação), a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário e a data de emissão ou de saída. 1. Os fluxos do módulo, que incluem geração da CC-e, exclusão, envio de arquivo, impressão do documento auxiliar, entre outros, estão protegidos pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estarão disponíveis se o usuário em questão tiver permissão para acesso (NF-e -> Fluxo de eventos da NF-e -> Carta de correção eletrônica - CC-e). 2. Os fluxos do módulo, que incluem cancelamento de NF-e, envio de arquivo, consultar situação, entre outros, estão protegidos pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estarão disponíveis se o usuário em questão tiver permissão para acesso (NF-e -> Fluxo de eventos da NF-e -> Evento de cancelamento). Página 17
Através do link que aparece na coluna Opções, as principais operações do processo de carta de correção eletrônica ou cancelamento de NF-e que poderão ser realizadas. Para atualizar a listagem é necessário filtrar novamente clicando no botão. Listagem de eventos Operações Disponíveis para CC-e no link da coluna de Opções: Enviar CC-e por e-mail: Esta opção somente estará disponível se o evento estiver registrado e vinculado ou registrado e não vinculado. Clicando neste link, um e-mail com os dados da nota (em XML) será enviado para o endereço informado no campo Para, onde por padrão já estará informado o e-mail do cliente e do transportador da nota (se o cliente e o transportador tiverem um e-mail válido cadastrado no seu cadastro no módulo de CRM). O e-mail poderá ser enviado para mais de um destinatário ao mesmo tempo, para isso deve-se separá-los com uma vírgula (,). O e-mail será do remetente MicrovixNFe. O envio do e-mail manual e automático está protegido pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estará disponível se o usuário em questão tiver permissão para acesso (NF-e -> Fluxos de eventos da NF-e -> Carta de correção eletrônica, Permissão Enviar e- mail ). NOTA O conteúdo do e-mail está relacionado com a opção selecionada no parâmetro Parâmetros Globais -> Faturamento NF-e -> Carta de Correção Eletrônica CC-e. Se a opção selecionada for Completo será enviado aos e-mails informados os seguintes documentos: XML da NF-e, DANFE, XML da CC-e e Documento auxiliar da CC-e. Caso a opção selecionada for Simplificado, será enviado aos e-mails informados os seguintes documentos: XML da CC-e e documento auxiliar da NF-e. Enviar XML para SEFAZ: Após a geração do arquivo é necessário enviá-lo para a SEFAZ. O envio é individual e as cartas de correção eletrônicas devem estar com a situação Pendente de Envio. Após Página 18
esta etapa, é necessário aguardar um retorno do SEFAZ autorizando a alteração. Após a autorização, as alterações serão aplicadas no sistema. O envio do XML para a SEFAZ está protegido pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estará disponível se o usuário em questão tiver permissão para acesso (NF-e -> Fluxos de eventos da NF-e -> Carta de correção eletrônica, Permissão Enviar CC-e ). Imprimir CC-e: O documento auxiliar da Carta de Correção Eletrônica é uma representação gráfica simplificada da Carta de Correção Eletrônica. Esta opção somente estará disponível para notas com as seguintes situações: Registrado e vinculado e registrado e não vinculado. Exemplo de Documento Auxiliar da Carta de Correção Eletrônica CC-e Página 19
NOTA Para as cidades em que o número do endereço seja composto de números e letras, o campo Complemento Número localizado em Empresa -> Dados da empresa e CRM -> Cadastro ou Pesquisa deverá ser preenchido com a parte do número que contenha a(s) letra(s), essa informação será exibida na Carta de Correção junto ao número do endereço. A impressão do documento auxiliar da Carta de Correção Eletrônica CC-e está protegida pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estará disponível se o usuário em questão tiver permissão para acesso (NF-e -> Fluxos de eventos da NF-e -> Carta de correção eletrônica, Permissão Imprimir Documento Auxiliar da CC-e ). Baixar XML: Esta opção disponibiliza o XML da CC-e para download. O download do XML da CC-e está protegido pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estará disponível se o usuário em questão tiver permissão para acesso (NF-e -> Fluxos de eventos da NF-e -> Carta de correção eletrônica, Permissão Baixar CC-e ). Consultar Situação: Esta opção tem como objetivo informar a situação da CC-e após ter sido enviada, isto é, se ela foi registrada e vinculada, registrada e não vinculada ou rejeitada. A consulta de situação é de grande utilidade, pois através dela será possível saber o status atual da carta de correção. Será possível consultar situação somente se a CC-e estiver com as seguintes situações: rejeitado, excluído, registrado e vinculado e registrado e não vinculado. A consulta de situação da CC-e está protegida pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estará disponível se o usuário em questão tiver permissão para acesso (NF-e -> Fluxos de eventos da NF-e -> Carta de correção eletrônica, Permissão Consultar Situação de CC-e ). Excluir evento: Esta opção estará disponível somente para cartas de correção eletrônica com os seguintes status: Pendente de envio e Rejeitado. Após a exclusão, a CC-e não é removida da listagem e passa para a situação Excluído. A exclusão da CC-e está protegida pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estará disponível se o usuário em questão tiver permissão para acesso (NF-e -> Fluxos de eventos da NF-e -> Carta de correção eletrônica, Permissão Excluir CC-e ). Aplicar correções: Esta opção é exibida somente se as alterações informadas na CC-e ainda não foram aplicadas no sistema. Neste caso, será possível realizar o processo manualmente clicando nesta opção. Operações Disponíveis para Cancelamento de NF-e no link da coluna de Opções: Enviar XML por e-mail: Esta opção somente estará disponível se o evento estiver registrado e vinculado ou registrado e não vinculado. Clicando neste link, um e-mail com os dados do cancelamento (em XML) será enviado para o endereço informado no campo Para, onde por padrão já estará informado o e-mail do cliente e do transportador da nota (se o cliente e o transportador tiverem um e-mail válido cadastrado no seu cadastro no módulo de CRM). O e-mail poderá ser enviado para mais de um destinatário ao mesmo tempo, para isso deve-se separá-los com uma vírgula (,). O e-mail será do remetente MicrovixNFe. O envio do e-mail manual e automático está protegido pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estará disponível se o usuário em questão tiver permissão para acesso (NF-e -> Fluxos de eventos da NF-e -> Evento de Cancelamento, Permissão Enviar E-mail Cancelamento NF-e). Página 20
NOTA O conteúdo do e-mail está relacionado com a opção selecionada no parâmetro Parâmetros Globais -> Faturamento NF-e -> Evento de Cancelamento. Se a opção selecionada for Completo serão enviados aos e-mails informados os seguintes documentos: XML da NF-e, DANFE, XML da CC-e e XML do cancelamento. Caso a opção selecionada for Simplificado, será enviado aos e-mails informados somente o XML do cancelamento. Enviar XML para SEFAZ: Esta opção estará disponível somente se o evento de cancelamento estiver com o status: Pendente de envio. No momento da criação do cancelamento o sistema já realiza o envio do XML ao SEFAZ, o evento somente fica com o status: Pendente de Envio se ocorrer algum problema com a SEFAZ no momento do recebimento. O envio do XML para a SEFAZ está protegido pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estará disponível se o usuário em questão tiver permissão para acesso (NF-e -> Fluxos de eventos da NF-e -> Evento de Cancelamento, Permissão Cancelar NF-e). Baixar XML: Esta opção disponibiliza o XML do cancelamento para download. O download do XML de cancelamento está protegido pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estará disponível se o usuário em questão tiver permissão para acesso (NF-e -> Fluxos de eventos da NF-e -> Evento de Cancelamento, Permissão Baixar XML Cancelamento NF-e ). Consultar Situação: Esta opção tem como objetivo visualizar a situação da cancelamento após ter sido enviada, isto é, se ela foi registrada e vinculada, registrada e não vinculada ou rejeitada. A consulta de situação é de grande utilidade, pois através dela será possível saber o status atual do evento de cancelamento. Será possível consultar situação somente se a CC-e estiver com as seguintes situações: rejeitado, registrado e vinculado e registrado e não vinculado. A consulta de situação do cancelamento está protegida pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estará disponível se o usuário em questão tiver permissão para acesso (NF-e -> Fluxos de eventos da NF-e -> Evento de Cancelamento, Permissão Consulta situação Cancelamento NF-e ). Excluir evento: Esta opção estará disponível somente para eventos de cancelamento com os seguintes status: Pendente de envio e Rejeitado. Após a exclusão, o cancelamento não é removido da listagem e passa para a situação Excluído. A consulta de situação do cancelamento está protegida pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estará disponível se o usuário em questão tiver permissão para acesso (NF-e -> Fluxos de eventos da NF-e -> Evento de Cancelamento, Permissão Excluir Cancelamento NF-e ). Aplicar correções: Esta opção é exibida somente se o cancelamento da NF-e ainda não foi aplicado no ERP. Neste caso, será possível realizar o processo manualmente clicando nesta opção. Abaixo do rodapé da página é possível realizar a exportação do evento da Carta de Correção Eletrônica CC-e e evento de cancelamento de NF-e. A exportação irá baixar somente os eventos que estiverem com status registrado e vinculado ou registrado e não vinculado, de acordo com os filtros selecionados. 1. Para baixar CC-e na exportação, o usuário em questão necessita da permissão de acesso (NF-e -> Fluxos de eventos da NF-e -> Evento de Cancelamento, Permissão Baixar CC-e ). Caso possua permissão somente para baixar cancelamento de NF-e, Página 21
somente os cancelamentos serão baixados da exportação. 2. Para baixar Cancelamento de NF-e na exportação, o usuário em questão necessita da permissão de acesso (NF-e -> Fluxos de eventos da NF-e -> Evento de Cancelamento, Permissão Baixar XML Cancelamento NF-e ). Caso possua permissão somente para baixar CC-e, somente CC-es serão baixadas da exportação. Status É recomendável sempre antes de realizar qualquer operação de transmissão de arquivos com o SEFAZ, verificar se o serviço de comunicação está disponível. Para isso, basta clicar na guia Status e aguardar um retorno positivo, conforme imagem abaixo: Status do serviço Os fluxos do módulo, que incluem geração de arquivo, cancelamento, exclusão, envio de arquivo, impressão do DANFE, entre outros, estão protegidos pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estarão disponíveis se o usuário em questão tiver permissão para acesso (Grupo NF-e, Subgrupo Fluxos da NF-e). Inutilizações Para inutilizar uma nota fiscal eletrônica devem ser observados determinados critérios, conforme explicações do Portal Nacional: O que é a inutilização de número de NF-e? Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da sequência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110. A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês ubsequente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada). A inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de sequência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados. Página 22
As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente. As notas que foram canceladas precisam ser inutilizadas? Não apenas não precisam como não podem. Cada número/série de NF-e poderá encontrar-se apenas em uma das seguintes situações: ter sido utilizado por uma NF-e, autorizada, cancelada, ou denegada, ou então ter sido inutilizado (ou ainda não ter sido utilizado pela empresa em nenhuma destas situações). Assim, após o número estar ocupado com uma NF-e, seja autorizada, cancelada ou denegada, não poderá mais ser inutilizado. Fonte: Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica Site: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado3.aspx Para realizar a inutilização, deve-se informar a série (somente estarão disponíveis séries de saída disponíveis para NF-e), a faixa de números das notas fiscais a serem inutilizadas e uma justificativa. Para prosseguir com a operação deve-se clicar em Inutilizar. Formulário de inutilização de faixas Uma mensagem de sucesso será exibida ao ser homologada a inutilização, conforme imagem abaixo: Conclusão da inutilização Página 23
1. A inutilização de números está protegida pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estarão disponíveis se o usuário em questão tiver permissão para acesso (Grupo NF-e, Subgrupo Fluxos da NF-e). 2. Para efetuar a inutilização de uma faixa, necessariamente alguns parâmetros deverão estar devidamente configurados. Para efetuar esta configuração é necessário entrar em contato com o Suporte Técnico Microvix. 3. Não será mais possível lançar documentos com numeração menor que a faixa inutilizada. Contribuinte Atualmente este recurso está disponível somente para os estados da Bahia, Ceará, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Pernambuco, Rio Grande do Sul e São Paulo. Tem como objetivo permitir consultar os dados da situação cadastral dos contribuintes. É possível filtrar por CNPJ, CPF ou Inscrição Estadual. Consulta de cadastros de contribuintes A consulta de contribuintes está protegida pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estarão disponíveis se o usuário em questão tiver permissão para acesso (Grupo NF-e, Subgrupo Fluxos da NF-e). Contingência Este recurso serve para ativar e desativar o modo de Contingência. Somente será possível gerar arquivos da NF-e em contingência FS e contingência FS-DA se este modo estiver ativo e se o usuário em questão tiver permissão para gerar arquivos em contingência. Página 24
FS Contingência com uso do Formulário de Segurança é a alternativa mais simples a ser utilizada quando houver uma situação em que exista algum impedimento para obtenção da autorização de uso da NF-e, como por exemplo, um problema no acesso à internet ou a indisponibilidade da SEFAZ de origem do emissor. Neste caso, o emissor pode optar pela emissão da NF-e em contingência com a impressão do DANFE em Formulário de Segurança. O envio das NF-e emitidas nesta situação para SEFAZ de origem será realizado quando cessarem os problemas técnicos que impediam a sua transmissão. Somente as empresas que possuam estoque de Formulário de Segurança poderão utilizar este impresso fiscal para a emissão do DANFE, pois o Convênio ICMS 110/08 criou o impresso fiscal denominado Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico FS-DA, não sendo mais possível a aquisição do Formulário de Segurança FS para impressão do DANFE, a partir de 1º de agosto de 2009. FS-DA Contingência com uso do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico FS-DA é um modelo operacional similar ao modelo operacional da contingência com uso de Formulário de Segurança FS, A única diferença é a substituição do FS pelo FS-DA. O FS-DA foi criado para aumentar a capilaridade dos pontos de venda do Formulário de Segurança com a criação da figura do estabelecimento distribuidor do FS-DA que poderá adquirir FS-DA dos fabricantes para distribuir para os emissores de NF-e de sua região. Exportação Com este recurso é possível fazer o download de arquivos de nf-e em lote, porém somente será disponibilizado para notas autorizadas, canceladas, denegadas ou inutilizadas. Página 25
Página inicial da exportação de arquivos xml Página da exportação de arquivos xml Na listagem serão exibidos os documentos agrupados em faixas de acordo com a situação em que se encontram obedecendo ao período informado. Cada faixa abrange no máximo 500 documentos. Clicando no link será possível baixar os arquivos que estarão compactados em formato.zip. Página 26
Exportação dos arquivos Documentação Esta guia fornece documentos para pesquisa e esclarecimento de dúvidas referentes à Nota Fiscal Eletrônica que podem ser consultados a qualquer momento. Entre os documentos disponíveis constam: o manual e o tutorial do módulo e Manual de Integração do Contribuinte. Documentação do módulo NF-e Basta clicar no link para baixar os documentos. Revisões Revisão Data Descrição 1 28/05/2010 Criada integração entre o módulo NF-e e o Microvix ERP para exclusão/cancelamento de Página 27