Estrutura e Administração de Processos

Estrutura e Administração de Processos

Professor conteudista: Marcos Eduardo de Mattos

ESTRUTURA E ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS Unidade I I OBJETIVOS GERAIS À disciplina Estrutura e Administração de Processos caberá fazer com que os alunos possam adquirir e/ou produzir os conhecimentos necessários para o desenvolvimento das seguintes competências: orientação para as necessidades dos clientes; 2 visão sistêmica; 2 orientação para processos; 21 orientação para resultados; 3 capacidade de identificar problemas; 2 senso crítico e capacidade de contextualização; 13 comunicação e expressão; 1 desenvolvimento pessoal; 1 trabalho em equipe; 1 capacidade de identificar, analisar e solucionar problemas. 3 II OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1 O objetivo primeiro da disciplina Estrutura e Administração de Processos (EAP) é o de levar os alunos a compreender os 1 Competência a ser desenvolvida principalmente por meio de estratégias de aula e sistemáticas de avaliação. 2 Competência a ser desenvolvida principalmente por meio de estratégias de apreensão dos conceitos. 3 Competência a ser desenvolvida principalmente por meio de estratégias de aula e de apreensão dos conceitos. 1

Unidade I 1 20 vários tipos de estruturas organizacionais, as mais adequadas às empresas conforme sua cultura, desenvolvimento e impactos externos e os principais processos que qualquer empresa possui, seja esta um carrinho de lanches, uma grande metalúrgica, uma empresa que oferece produtos tangíveis ou uma prestadora de serviços. O propósito maior é passar de uma ótica focada na estrutura organizacional para uma centrada nos processos organizacionais, notadamente aqueles em que o foco está no cliente. Para entender e aperfeiçoar, o discente deverá compreender as técnicas de mapeamento de processo e de seus indicadores, num primeiro momento no nível tático e operacional, mas percebendo seu desdobramento estratégico. O aluno terá uma visão holística da empresa e poderá avaliá-la quanto à sua eficácia e adaptabilidade, com ênfase no aprimoramento contínuo de seus processos e da sua arquitetura organizacional, propondo técnicas de aperfeiçoamento de processos e de modelagem de estruturas de trabalho ágeis, flexíveis e capazes de estimular a satisfação pessoal e o comprometimento das partes interessadas. 2 Um aspecto relevante é que todo o conjunto de aptidões que a disciplina proporcionará irá permitir ao aluno obter maior vantagem competitiva no mercado de trabalho, pois as metodologias e ferramentas a serem fornecidas estão alinhadas com a visão moderna das organizações: a visão por processos. 1 A VISÃO ORGANIZACIONAL 1.1 Introdução Organização grupo de pessoas que se constitui de forma organizada para atingir objetivos comuns: escolas, hospitais, 2

ESTRUTURA E ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS creches, associações culturais, partidos políticos, famílias, ONGs, associações de moradores, corporações militares etc. Padrão de vida satisfatório Requer Alto padrão de consumo Requer Alto nível de produção per capita Alta produtividade Requer Especialização Requer Requer Divisão de trabalho Troca de bens e serviços produzidos Requer Vida em grupo Requer Requer Liderança Organização Requer Administração Requer 1.2 Fatores que afetam/influenciam as organizações Fatores políticos Fatores científicos Fatores técnológicos Fatores econômicos Consumidores Fornecedores Sociedade Organização Colaboradores Regulamentadores Concorrentes Fatores demográficos Fatores cultu rais Fatores ecológicos Fatores sociai s Proprietário(s) 3

Unidade I 1.3 Sistemas organizacionais 4 Burns e Stalker (1961) estudaram os métodos e os diferentes processos administrativos que vigoravam em diversas empresas. Concluíram que elas poderiam ser classificadas em dois tipos, ou dois sistemas, de acordo com o modo em que eram administradas: Sistema mecanicista caracterizado por processos bem definidos, pessoal especializado, integração vertical (chefe, subchefe, subordinados etc.), controle facilitado, sistema fechado, estrutura burocrática. 1 20 Sistema orgânico caracterizado pela transformação constante, decisões fazendo parte de todos os níveis, pessoal com conhecimento generalizado, sistema aberto, desburocratizado. Os sistemas organizacionais formam estruturas, isto é, maneiras de apresentar o relacionamento entre os diversos órgãos, o andamento das decisões e das informações, as subordinações, as linhas de autoridade e de poder etc. Tais estruturas são as mais diversas, muitas delas rígidas e já ultrapassadas, outras de caráter moderno e flexível. A organização também pode ser considerada: 2 Formal quando cada um tem o seu papel bem definido e bastante claro, existe a consideração fiel às normas e regulamentos; estrutura administrativa rígida sempre obedecida, nunca violada; informações fluindo através dos canais previstos; burocracia. 4 Esse tópico é baseado no plano de curso da disciplina Organização, Sistemas e Métodos, da Faculdade Anchieta de Ensino Superior do Paraná, de autoria da profª. Raquel Rutina Korobinski. Texto disponível em <http://74.12.47.132/search?q=cache:v28vcbjczfoj:www.grupos.com.br/ group/adm-faesp/messages.html>. 4

ESTRUTURA E ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS Informal caracterizada por colaboradores polivalentes, trabalhos realizados e decisões tomadas sem rigidez burocrática; todos os níveis participando de decisões. 1 Dentro de uma estrutura formal é muito comum haver, disfarçadamente, uma estrutura informal, principalmente quando aquela começa a emperrar, a ficar lenta, a não funcionar. Então, esta começa a fazer a coisa andar, a melhorar a eficiência. O dinamismo das pessoas que tem boa vontade faz com que todos participem mais, e a estrutura informal leva a empresa para frente. O aluno curioso deverá observar, na empresa em que trabalha, ou na qual faz estágio, como é a estrutura administrativa e como são as pessoas que lá trabalham, colocando suas observações em discussão, dentro de uma visão crítica, para entender bem a situação. 1.4 Estruturas organizacionais 1.4.1 Conceito e finalidade da estrutura organizacional Estrutura é o arranjo dos elementos (diretorias, departamentos, gerências, seções etc) que compõem a organização ou a empresa; é a forma pela qual estão integrados esses elementos. As funções da estrutura são: 20 organizar, visando ao cumprimento das metas; minimizar as influências individuais sobre a organização; permitir uma visão geral da empresa, de seus níveis de decisão, de autoridade e de responsabilidade; 2 lembrar que deve haver uma adaptação do indivíduo à organização, e não da organização ao indivíduo; mostrar qual é a situação do poder, da autoridade;

Unidade I mostrar qual é o caminho das informações e das decisões e onde são executadas as atividades. Pode ser definida como o resultado de um processo por meio do qual a autoridade é distribuída, as atividades desde os níveis mais baixos até a direção são especificadas, e um sistema de comunicação é delineado, permitindo que as pessoas realizem as atividades e exerçam a autoridade que lhes compete para atingir os objetivos organizacionais. 1.4.2 Análise das estruturas 1 Segundo Peter Drucker, o desenvolvimento de um modelo de estrutura organizacional deve envolver os seguintes aspectos: análise das atividades, das decisões e das relações. Análise das atividades. Para possibilitar uma análise adequada das atividades desenvolvidas pelos órgãos, visando à montagem da estrutura, é necessário que se façam as seguintes indagações: 20 2 Quais são os trabalhos que são feitos ou que devem ser feitos? Quais são os que podem ser reunidos? Qual é a importância de cada atividade na estrutura? Análise das decisões. Os centros de decisão e os níveis de decisão de cada órgão devem ser bem estabelecidos, caso contrário, haverá níveis de altas decisões decidindo sobre aspectos de baixa importância, ficando sobrecarregados. Também pode acontecer o inverso. Então, para essa análise, devem ser colocadas as seguintes questões: Qual é a autoridade de cada nível? Qual é a responsabilidade de cada nível? 6

ESTRUTURA E ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS Tais perguntas ajudam a definir os níveis hierárquicos. Análise das relações. As relações de determinado órgão com os órgãos superiores ou com os órgãos subordinados, bem como com os órgãos paralelos (outras gerências, outras diretorias ou outras seções) são muito importantes e constituem motivos de avaliação das chefias. Os chefes ou encarregados devem estar sempre preocupados com o bom nível dessas relações. Então, na formação da estrutura, é importante definir como os cargos devem se relacionar com os demais cargos, superiores, inferiores e de mesmo nível. 1.4.3 Representação gráfica A representação de uma estrutura organizacional é gráfica e chama-se organograma (desenho da estrutura de forma enxuta e abreviada). O organograma deve mostrar: os órgãos da empresa; 1 a função de cada órgão, de maneira genérica; as vinculações e as relações entre os órgãos; os níveis administrativos; a hierarquia. 20 Eventualmente, conforme o caso e a necessidade, o organograma pode mostrar outras informações como: 2 o nome do encarregado; o efetivo de pessoal; o tipo de autoridade ou de ligação hierárquica. Na figura a seguir, está o exemplo de um organograma de uma pequena empresa em que existe um gerente e três subordinados 7

Unidade I diretos; cada subordinado tem o seu próprio pessoal que deve ser representado abaixo de cada um. Gerente de fábrica Dpto. produção Dpto. vendas Dpto. finanças Algumas regras devem ser observadas na elaboração de um organograma: os órgãos devem ser representados por figuras geométricas, em geral o retângulo; os tamanhos dos retângulos podem ser proporcionais à importância hierárquica do órgão; órgãos de assessoria devem ser ligados através de linhas horizontais; 1 os diversos tipos de autoridade podem ter as suas ligações diferenciadas pelo tipo de linha (linha cheia, pontilhada, traço, ponto etc.), conforme a convenção da empresa. 1.4.4 Tipos de organogramas tradicionais Os diferentes tipos de organograma representam os diferentes tipos de organização, já que eles representam a estrutura organizacional da empresa. Estrutura linear ou militar demonstra claramente a unidade de comando e a hierarquia. 8

ESTRUTURA E ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS Presidência Vice-presidência Diretoria Departamento Departamento Divisão Divisão Divisão Divisão Setor Seção Setor Seção Características: a chefia é a fonte da autoridade; as ordens seguem a hierarquia; cada colaborador recebe ordens apenas de um chefe. Vantagens: aplicação simples; facilidade de transmissão e recebimento de ordens e de informações; definição clara de deveres e de responsabilidades; fácil controle disciplinar. Desvantagens: organização rígida; 9

Unidade I não favorece o espírito de equipe; centralização demasiada. Estrutura funcional baseia-se na supervisão funcional prevendo especialização de funções com base nas ideias de divisão de funções do início da Revolução Industrial. Os supervisores de planejamento e de execução atuam simultaneamente na supervisão dos operários; as linhas que ligam os retângulos no organograma indicam essa situação de supervisão; todo supervisor é um especialista em sua área. Diretoria Gerência Supervisão comercial Supervisão execução Supervisão planejamento Operário de fábrica Apontador Características: separação entre as funções de preparação e de execução; um mesmo colaborador recebe ordens de mais de um encarregado; valoriza a especialização; 1 multiplicidade de contatos entre supervisores e executores; aplicação da divisão do trabalho às tarefas de supervisão e de execução.

ESTRUTURA E ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS Vantagens: promove a especialização com uma melhor adaptação da capacidade de cada pessoa; promove cooperação e trabalho em equipe; é mais flexível. Desvantagens: exige maior habilidade gerencial, o que torna mais difícil a aplicação dessa estrutura; a coordenação é dificultada; divide o controle e pode desfavorecer a disciplina; pode elevar o custo. 1 Estrutura staff-and-line distingue-se da estrutura linear pela existência de grupos de assessoria (staff) junto a alguns órgãos (diretoria, departamento, gerência). A função do staff ou assessoria é a de aconselhar, assessorar, atender a consultas, preparar dados, relatórios, trabalhos, pesquisas etc. O staff não tem função de comando. Presidência Assessoria planejamento Diretoria industrial Assessoria de organizção, sistemas e métodos Diretoria administrativa/ financeira Gerência administrativa Gerência financeira 11

Unidade I Características: existência de órgãos de assessoria; O staff não exerce autoridade sobre a linha. Vantagens: facilita a participação de especialistas; pode melhorar a qualidade dos projetos e das decisões. Desvantagens: requer uma boa coordenação das sugestões do staff; as sugestões podem gerar algum conflito; o staff pode exacerbar as suas funções; os órgãos executores podem reagir contra as sugestões do staff. 1 Estrutura tipo comissão ou colegiada trata-se da administração pluralista, não existindo mais o grande chefe com plenos poderes, mas sim um colegiado responsável pelas decisões estratégicas e pela política da empresa. Os membros do colegiado pertencem às mais diversas profissões e tendências e dividem entre si as responsabilidades. Comissão executiva Presidência Diretoria industrial Diretoria comercial Assessoria de organização, sistemas e métodos Diretoria administrativa/ financeira Gerência administrativa Gerência financeira 12

ESTRUTURA E ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS No entanto, é preservada a unidade de direção por meio da chefia executiva encarregada da execução das resoluções do colegiado (conselho de administração, por exemplo), que decide de forma democrática, isto é, a maioria vence. Características: a responsabilidade pelas decisões é do grupo; as responsabilidades, tanto do colegiado como do executivo, são impessoais; o colegiado situa-se em nível hierárquico superior; as denominações dos colegiados são: conselho, junta, comissão, diretoria etc. Vantagens: facilita a participação de especialistas; 1 julgamento e decisões impessoais. Desvantagens: enfraquecimento de decisões nos níveis executivos (decisões cotidianas ou urgentes); decisões geralmente mais demoradas; 20 responsabilidade diluída. Em particular, um organograma no qual sejam relacionadas as atividades de um órgão recebe o nome de funcionograma e é restrito ao uso do órgão. 13

Unidade I Exemplo: Diretoria administrativa Departamento de materiais Departamento de recursos humanos Realizar as compras de todos os materiais necessários para a empresa; Administrar os estoques da empresa; Efetuar o planejamento do estoque. Realizar o processo de recrutamento e a seleção; Promover o treinamento do pessoal da empresa; Administrar o pessoal, frequência, folha de pagamento. Outros tipos de organogramas tradicionais Distribuição geográfica DEPARTAMENTO DE AVIAÇÃO CIVIL Região norte Região sul Por clientela ESCOLA MODELO Cursos - 1º grau Cursos - 2º grau 14

ESTRUTURA E ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS Por produção FÁBRICA DE SAPATOS JOSÉ Produção adultos Produção infantil Por turno de trabalho FÁBRICA DE BRINQUEDOS GEPETO Equipe trabalho diurno Equipe trabalho noturno Departamentalização por processo DIVISÃO DE PRODUÇÃO Seção de preparação Seção de corte Seção de estamparia Seção de pré-moldagem Seção de preparação Departamentalização por projeto PRESIDÊNCIA Diretoria de projetos Diretoria comercial Diretoria administrativa/ financeira Projeto A Projeto B Projeto C 1

Unidade I Com áreas tercerizadas PRESIDÊNCIA Diretoria comercial Diretoria de produção Gerência de atendimento Gerência de vendas Gerência de fábrica Gerência de manutenção Telemarketing Região norte Helpdesk Região sul Por amplitude de comando (corte de cana) PRESIDÊNCIA 30 cortadores 30 cortadores 30 cortadores 1.4. Estruturas organizacionais modernas Concepções estruturais a nova concepção de estrutura organizacional resulta dos seguintes fatores: evolução das organizações tradicionais, procurando evitar as desvantagens que apresentavam; desenvolvimento da mentalidade orgânica e sistêmica; o dinamismo da sociedade de hoje, altamente competitiva e com evolução tecnológica veloz. 16

ESTRUTURA E ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS Tais fatores, próprios de uma sociedade em transformação, levam a formas novas de organização. Os sistemas organizacionais apresentam-se híbridos, sem um padrão rígido, com situações temporárias, com flexibilidade. A estrutura que melhor atende a uma determinada organização pode ser temporária e, portanto, vir a alterar-se dentro de algum tempo. Estrutura com base em função caracteriza-se por reunir sob um único órgão (geralmente chamado de departamento) todas as atividades análogas e interdependentes. Por exemplo, todas as atividades relacionadas com produção são reunidas no departamento de produção. Exemplo 1: Gerente de fábrica Dpto. produção Dpto. vendas Dpto. finanças Setor de corte Exemplo 2: Setor de montagem Setor de pintura DIRETORIA ADMINISTRATIVA Departamento de suprimentos Departamento de recursos humanos Almoxarifado Compras Pessoal Recrutamento 17

Unidade I Sua tendência é centralizadora, todos os componentes de um departamento tornam-se especialistas em sua área e é frequente a existência de conflitos com outros departamentos, o que prejudica a visão orgânica ou sistêmica que deveria prevalecer. No entanto, é um modelo que, dependendo da situação atinge bons resultados. Pode começar a ser prejudicial quando a empresa passa a crescer, ampliando sua dimensão, tanto no que diz respeito a um maior volume de produção, quanto a uma maior diversidade de produtos ou a maior dimensões físicas e geográficas. Alguns dos problemas apontados a seguir podem aparecer, e então será a hora de dar início a mudanças. 1 20 demora na tomada de decisões (centralismo); conformidade das pessoas com as demoras, com o sistema de decisões demoradas (decisões tomadas por canais competentes ); burocracia; surgimento de panelinhas (da produção, do marketing etc.) geradoras de conflitos. Características: cada área dedica-se a uma única função; especialização profunda na função; mais indicada para produção repetitiva. Vantagens: 2 especialização na função; melhor perspectiva de carreira; uniformidade de normas e de procedimentos; pode favorecer a qualidade do produto. Desvantagens: 30 pode haver conflitos, principalmente por ocasião de desenvolvimento e implantação de novos produtos, novas linhas, novos projetos etc; 18

ESTRUTURA E ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS 1 visão de túnel, isto é, para dentro de sua própria especialidade ou função; supervalorização da função; falta de flexibilidade e tendência à centralização; desfavorece a colaboração entre funções. Estrutura divisional quando a estrutura com base em função começou a ver suas vantagens sobrepujadas por suas desvantagens, o modelo que começou a tomar forma foi o da estrutura divisional. Por exemplo, uma empresa com vários produtos importantes (como uma montadora com vários modelos de carros) pode formar uma divisão para cada tipo de produto ou grupo de produtos. Também pode haver uma estruturação quanto à área geográfica, ou seja, cada unidade situada em região ou lugar diferente da sede da empresa constitui uma divisão (divisão norte, divisão centro-oeste etc.), ou quanto a serviços (divisão de assistência técnica, divisão de vendas), ou de outra forma. Cada divisão representa uma unidade independente de produção, como se fosse outra fábrica ou outra empresa. Divisão de adm. de pessoal Divisão de adm. de material. Divisão de adm. financeira Divisão de estoque, cadastro e promoções Comissão de planejamento Divisão de manutenção Divisão de vendas Direção Almoxarifado e controle de qualidade Divisão de compras d Departamento de c ontrole Divisão de produção Divisão contábil Divisão de estatística e pesquisa Divisão de documentação 19

Unidade I Características: unidimensional: sua base é um produto, um grupo de produtos similares, um processo de fabricação, uma área geográfica, uma área de negócios etc.; cada tipo de atividade pode formar uma divisão; desenvolve cada área específica da empresa; cada gerência ou chefia de divisão é orientada quanto às suas metas, seus custos, seu cronograma, seu orçamento. Vantagens: facilita a coordenação; cada gerente é orientado e conhece bem a estratégia e as metas; permite o uso máximo da capacidade e do conhecimento do pessoal. 1 Desvantagens 20 2 os custos podem ser mais elevados; pode haver dificuldade de integração com as demais divisões. 1.4.6 Estruturas contemporâneas São modelos que surgiram nos dias atuais e que se prestam a determinados tipos de organização. Um aspecto que é interessante ressaltar é que as organizações não estão restritas a um único tipo de estrutura, e o aluno, se estudar as estruturas dadas usando espírito crítico e discutindo, poderá ver que diversos tipos têm algo em comum uns com outros. No entanto, o nome é dado segundo o modelo que prevalece ou que define a parte geral da estrutura. 20

ESTRUTURA E ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS Estrutura com base em projeto nasceu inspirada no desenvolvimento de projetos (edifícios, estradas, pontes, grandes peças industriais, grandes empreendimentos, grandes campanhas, organizações de eventos e de concursos). Diretorias Recebimento Compras Transformação Faturamento Líder do processo Acabamento e expedição Vendas Laboratório As estruturas organizacionais com base em projetos compreendem uma parte geral que permanece fixa e uma parte com durabilidade definida (enquanto durar o projeto). Pelo organograma, é possível verificar essa situação. O gerente de um projeto usa pessoal de todas as áreas, e cada área fornece, além do pessoal, os subsídios necessários ao desenvolvimento do projeto em questão. Como todas as estruturas já vistas, apresentam vantagens e desvantagens, porém nas situações para as quais é a mais indicada a vantagens são bem mais numerosas. 1 20 Estrutura matricial é uma estrutura excelente para as empresas que desenvolvem projetos. Apresenta boa flexibilidade, o que é exigido pela dinâmica de seu funcionamento. Praticamente é uma solução mista entre as estruturas por função e por projeto. Pela figura a seguir, é fácil de visualizar o tipo de relacionamento entre os órgãos e o pessoal. Mantém-se as ligações verticais dos órgãos específicos e ligações horizontais com o órgão de projeto, dessa forma, a subordinação de uma pessoa é dual, isto é, reporta-se, ao mesmo tempo, a duas 21

Unidade I coordenações. Por exemplo, o pessoal da engenharia reporta-se ao vice-presidente de engenharia e à gerência do projeto em que está atuando. DIRETORIA X Recursos humanos Financeiro Projetos Como toda estrutura, presta-se a determinado tipo de empresa, organização ou empreendimento com vantagens e desvantagens, maiores ou menores, conforme o caso. 22