Organograma: formulação e análise estrutural. Prof. M.Sc. Aécio Flávio de Paula Filho

Transcrição

1 Organograma: formulação e análise estrutural Prof. M.Sc. Aécio Flávio de Paula Filho

2 Conceito Organograma é uma representação gráfica da estrutura hierárquica de uma empresa, isto é, do desenho da estrutura organizacional que, por sua vez, consiste na configuração global dos cargos e da relação entre as funções, autoridade e subordinação no ambiente interno de uma organização. O organograma é considerado a melhor representação gráfica do desenho organizacional.

3 Preliminar Durante longos anos: organograma reinou ; Na evolução dos estudos organizacionais: organograma perde espaço (não permite a rapidez desejada); e Possível solução: gestão de processos. Ainda assim, o organograma dá a todos nós a possibilidade de entender os grandes marcos da organização, nos dá a possibilidade de vislumbrar o seu funcionamento, embora seja um gráfico sem movimento.

4 Objetivos Divisão do trabalho: mediante o fracionamento da organização, em unidades de direção, núcleos, setores, etc..; Relação superior-subordinado: deixa implícita à delegação de autoridade e responsabilidade; Trabalho desenvolvido pelas unidades: dependendo da técnica de elaboração aplicada, poderá evidenciar, além do tipo de trabalho desenvolvido, mais: o detalhamento do tipo de trabalho; os cargos existentes; os nomes dos titulares das unidades; a quantidade de pessoas por unidade; e a relação funcional, além da relação hierárquica.

5 Objetivos Análise organizacional: facilitada por uma boa elaboração, o que significa dizer: organograma com linhas bem definidas, esclarecimento das convenções utilizadas, abreviações e siglas, mediante uso de legenda colocada na própria folha do gráfico (frequentemente no canto inferior à direita).

6 No Organograma, conforme a necessidade, pode-se demonstrar: 1. Os cargos existentes 2. Os nomes dos titulares 3. A quantidade de pessoas por unidade 4. A relação funcional

7 TÉCNICA DE ELABORAÇÃO Definição dos objetivos Definição das funções primárias e secundárias - afinidade e similaridades Descrição das funções Levantamento dos relacionamentos Hierarquização dos órgãos Definição de autoridade Escolha do modelo

8 TÉCNICA DE ELABORAÇÃO Nome da organização, data da elaboração e revisão Nome dos órgãos - as siglas devem ser legendadas A linha pontilhada pode ter qualquer significado, desde que haja a explicação na legenda. A linha contínua significa autoridade Unidade da mesma nomenclatura devem sempre estar no mesmo nível

9 Características No alto da folha do organograma deve constar obrigatoriamente o título da organização; O retângulo representa a fração organizacional. Eventualmente, o retângulo significará cargo. Isto poderá ocorrer com cargos isolados e diferenciados, tais como: auditor, consultor etc.; A representação gráfica dos retângulos pode ser nos dois sentidos: horizontal (deitado) e vertical (em pé); Havendo siglas, elas devem ser explicitadas na legenda;

10 Características A linha tracejada ou pontilhada pode ter qualquer significado. O importante é explicitar a convenção utilizada no espaço destinado à legenda; A linha contínua é a linha de autoridade (vertical) e coordenação (horizontal); Autoridade funcional não é autoridade hierárquica. Ex: a gerência jurídica, em assuntos legal-trabalhista. A autoridade funcional sobrepõe-se à hierárquica, a não ser que haja manifestação em contrário;

11 Características Unidade provisória é a unidade com duração limitada no tempo. Ex: comissões, comitês, equipes e grupos de estudos são bons exemplos; A linha vertical que parte da maior autoridade hierárquica é a linha condutora do organograma; A ligação vertical contínua significa autoridade hierárquica da unidade acima;

12 Características O organograma deve ser feito por grupamento de unidades, partindo das unidades de direção, apoio superior até as de cunho operacional. Unidades de mesma nomenclatura (divisões, departamentos, gerências etc.) devem estar sempre na mesma linha horizontal; e Deve ser obedecida a ordem alfabética de entrada por grupamento semelhante de unidades.

13 Técnicas de elaboração Estrutural: Circular ou radial; Funcional: Estrutural-funcional: Matricial (em matriz):

14 Técnicas de elaboração Estrutural: (clássica, comitê, em linha, em linha e Estado-maior, hierárquico, hierárquicoconsultivo, hierárquico-funcional, horizontal, linear, militar, misto, tradicional e vertical) é piramidal;

15 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organograma Hierárquico Segue as linhas de comando estabelecidas pela própria estrutura hierárquica da organização Presidência Diretoria Planejamento Diretoria Comercial Diretoria Industrial Gerência de Planejamento Gerência de Vendas Gerência de Suprimentos Gerência de Marketing Gerência de Produção Gerência de Qualidade Divisão de Controladoria Divisão de Estratégia Divisão de Avaliação Estrutural: (clássica, comitê, em linha, em linha e Estado-maior, hierárquico, hierárquicoconsultivo, hierárquico-funcional, horizontal, linear, militar, misto, tradicional e vertical) é piramidal;

16 Organograma Hierárquico Segue as linhas de comando estabelecidas pela própria estrutura hierárquica da organização

17 Técnicas de elaboração Circular ou radial; Argumentos para a sua utilização: Apresentação estética tende a suplantar qualquer outra forma de elaboração gráfica (oferece um visual suave); e Reduz a possibilidade de conflitos entre superiores e subordinados (linhas de autoridade difíceis de serem identificadas). Ex: hospitais, ateliês, agências de publicidade (parte especializada) e universidades (área acadêmica).

18 Técnicas de elaboração Circular ou radial (cont.); Características: Autoridade hierárquica representada do centro para a periferia; A representação de estruturas de certa complexidade torna-se difícil, pois a existência de muitas unidades gravitando próximo à autoridade superior dificulta a localização no gráfico dessas mesmas unidades; A existência de muitos níveis hierárquicos também dificulta uma melhor elaboração; É uma opção para a eventualidade de existir alguma dificuldade na representação das unidades, a não ser que o espaço para o desenho fosse bastante generoso; e O uso de letras e números exige, naturalmente, a explicitação na legenda.

19 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organograma Circular/Radial Fonte: Araújo 2000 p.136

20 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organograma Circular/Radial O organograma circular/radial propicia boa visualização e representa a hierarquia organizacional, apresentando-a na ordem central para a periferia. Fonte: Araújo 2000 p.136

21 ORGANOGRAMA RADIAL EMPRESA DE PUBLICIDADE FÁBRICA DE AUTOMÓVEL EMPRESA HOLDING EMPRESA DE PESQUISA FÁBRICA DE TRATORES HOLDING 1. Empresa cujo capital é constituído exclusivamente de ações de outras, que são, assim, por elas controladas, e cujo controle é a sua única atividade. 2. Empresa que adquire a totalidade ou a maioria das ações de outras, que passam a ser suas subsidiárias (Holanda Digital)

22 ORGANOGRAMA CIRCULAR

23 ORGANOGRAMA CIRCULAR

24 Técnicas de elaboração Funcional (a): demonstra uma maneira diferenciada das unidades transacionarem no cotidiano da organização; Características: O quadro funcional não tem um chefe hierárquico. A subordinação é às pessoas que ocupam a função correspondente ao que está sendo executado naquele momento. Portanto, as ligações em linha contínua mostram uma vinculação apenas temporária; e A subordinação ao presidente é, nitidamente, hierárquica. Mas podemos imaginar uma diretoria com dirigentes responsáveis pelas funções da organização.

25 Técnicas de elaboração Funcional (b): A representação gráfica é voltada apenas às funções da organização. Aplicado em organizações de pequeno porte, onde existem alguns poucos chefes para uma série de atividades (funções); Características: Apenas o retângulo da atividade maior difere das demais; e Fica a critério do elaborador do organograma dispor ou não todas as funções (as consideradas mais e menos importantes).

26 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organograma Funcional

27 Técnicas de elaboração Estrutural-funcional: alia a estrutura da organização às funções básicas ou principais de cada uma das unidades; Características: Só pode ser elaborado por partes, devido ao espaço que ocupa cada uma das unidades; e Retirando-se o prolongamento do retângulo (funções), o organograma transforma-se no tipo estrutural.

28 MODELOS DE ORGANOGRAMA Sistemas de Bibliotecas da UEL Fonte: c2007, Valentim

29 Estrutural-funcional: alia a estrutura da organização às funções básicas ou principais de cada uma das unidades;

30 Técnicas de elaboração Matricial (em matriz): estrutura tradicional mais a formulação estrutural fundamentada no planejamento e execução de projetos; logo, a organização tem a sua dinâmica ditada pela estruturação tradicional e por projeto; Características: A autoridade maior da organização deve ser vista em dois ângulos diferentes: presidente e demais diretores - organização convencional (tradicional); e presidente + o titular da área de projetos inserção da estrutura em projetos. A sensação de duas chefias é permanente;

31 Técnicas de elaboração Matricial (em matriz); Características (cont.): Há dificuldade em conciliar as duas estruturas; As equipes vivem em constante mutação Essa movimentação de personagens de um grupo para outro dá uma dimensão de flexibilidade e adaptabilidade que outras estruturas não permitem em função, quase sempre, do rígido padrão hierárquico estabelecido. Inclusive, torna a organização mais atenta às demandas e exigências ambientais; e A seta no gráfico indica continuação do organograma. Não é para ser utilizada regularmente em outros tipos de organogramas.

32 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organograma Matricial Quanto ao organograma matricial, resulta de um complemento à estrutura tradicional, incorporando forma de representação para estrutura voltada para projetos. Este modelo representa uma estrutura em que o presidente é quem tem a última palavra nas decisões políticas da organização, contudo, a atuação do diretor de projetos tem forte relevância, pois este é o foco da organização. Fonte: Araújo 2000 p.140

33 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organograma Matricial Fonte: Araújo 2000 p.140

34 ORGANOGRAMA COM ÁREAS TERCEIRIZADAS PRESIDÊNCIA DIRETORIA COMERCIAL DIRETORIA DE PRODU ÇÃO GERÊNCIA DE DE ATENDIMENTO GERENCIA DE VENDAS GERÊNCIA DE FÁ BRICA GERÊNCIA DE MANUTENÇÃO TELEMARKETING REGIÃO NORTE LEGENDA: HELPDESK REGIÃO SUL ATIVIDADES TERCEIRIZADAS

35 Recomendações finais Tradicionalmente, as unidades, cargos e funções são representados no interior do retângulo ou, eventualmente, quadrados; o lado menor do retângulo é apresentado em forma curva; apenas as linhas de autoridade (linha contínua, sentido vertical); círculos dentro de círculos. O círculo maior demonstra ascendência hierárquica sobre os círculos menores;

36 Recomendações finais as três subunidades devem estar com uma única linha vertical (de subordinação); Devem ser evitadas abreviações e siglas; o título da organização tem de ser mencionado no alto do organograma; o nome de quem elaborou, a unidade a que pertence e a data da elaboração, também; e a legenda que deve explicitar todas as convenções usadas; A linha de coordenação (horizontal) não deve ligar uma unidade à outra pelo meio do retângulo;

37 Recomendações finais O uso de nomes no interior dos retângulos pode ajudar a identificar as pessoas da organização, mas obrigará uma permanente atenção com relação a trocas de nomes em virtude de promoção, transferência, demissão, rotatividade programada da gerência etc..; e No processo de elaboração, é provável que o profissional se defronte com uma organização que não corresponda àquela que ele conheceu ou que lhe disseram existir. Trata-se da organização informal.

38 ORGANOGRAMA RECOMENDAÇÕS FINAIS É comum e correta a utilização da forma mista. Uma atividade de apoio a várias unidades deve ficar subordinada a unidade que mais frequentemente utiliza. As atividades de controle devem ficar dissociadas das atividades a serem controladas.