Tema 01 Conceitos sobre gerenciamento de tempo e projeto
Objetivos da Aula Compreender a importância do tempo nos projetos. Revisar conceitos. Compreender o que deve ser considerado na elaboração de um cronograma. Entender por que os projetos atrasam. Conhecer os processos do gerenciamento do tempo no projeto.
Introdução Há uma verdade absoluta para qualquer projeto que nos coloca em constante estado de atenção: O tempo não para (CAZUZA, cantor e compositor brasileiro, 1958-1990).
Gerenciamento do Tempo do Projeto O gerenciamento do tempo do projeto considera um conjunto de processos que inclui a definição das atividades, o sequenciamento das atividades, a estimativa de recursos, a estimativa de duração, o desenvolvimento do cronograma e o controle do cronograma (PMBOK, 2008).
O que é um Projeto? É temporário: todo projeto possui, necessariamente, começo, meio e fim, sendo que o final é atingido quando todos os objetivos do projeto forem alcançados, quando for nítido que não será possível alcançá-los ou quando os objetivos não forem mais necessários.
O que é um Projeto? É elaborado progressivamente: à medida que o projeto avança, adquirimos mais conhecimento sobre ele.... Linha do Tempo... Fonte: http://2.citynews-chietitoday.stgy.it/~media/originale/63279092971682/podismo-3.jpg Fonte: http://images.rodale.com/acc/barefoot/site/land_header_legs.png
O que é um Projeto? Cria um produto ou serviço único: cada projeto possui características específicas que o diferenciam dos demais. Fonte: http://www.victorygetfitclub.com/wpcontent/uploads/2011/11/crossing-the-finishline-girl.jpg
O Ciclo de Ciclo Vida de Vida do do Projeto Fases: da Conceituação até a Conclusão Esforço = > Tempo = > Fonte: adaptação de Keelling (2008, p. 16)
Gerenciamento de Projetos O sucesso de um projeto depende de diversos fatores, por exemplo, análise do escopo, correta alocação de recursos para a execução das atividades do projeto, gestão dos riscos, incluindo identificação, análise e ações de tratamento desses riscos, previsão de custos, elaboração e acompanhamento do cronograma do projeto.
Gerenciamento de Projetos O gerenciamento de projeto é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, de modo a garantir que seus objetivos sejam atingidos (PMBOK, 2008).
Tarefas do Gerente de Projetos Identificar necessidades. Estabelecer objetivos claros e alcançáveis. Balancear demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo. Adaptar as especificações, os planos e a abordagem às diferentes necessidades das partes envolvidas no projeto.
Tarefas do Gerente de Projetos Ao gerenciar as necessidades do projeto, o gerente de projetos deve administrar os três fatores principais, que são custo, tempo (prazo) e escopo.
Tema 2 Processos de gerenciamento de projetos e o cronograma
Processos de Gerenciamento de Projetos Monitoração e Controle Planejamento Iniciação do Projeto Encerramento do Projeto Execução Fonte: Xavier (2008, p. 5)
Áreas de Conhecimento Gestão de Projetos Integração - Project charter - Plano de gestão - Execução do projeto - Monitorar trabalho - Controle integrado de mudanças - Encerrar projeto Custos - Estimar custos - Determinar orçamento - Controlar custos Comunicação - Planejar comunicação - Distribuir informações - Reportar desempenho - Gerenciar expectativas dos stakeholders Escopo - Coletar requisitos - Definir escopo - Criar WBS - Verificar escopo - Controlar escopo Qualidade - Planejar qualidade - Garantir qualidade - Controlar qualidade Risco - Planejar gestão riscos - Identificar riscos - Análise qualitativa - Análise quantitativa - Planejar respostas - Monitorar riscos Tempo - Definir atividades - Estimar duração das atividades - Estimar recursos - Sequenciar atividades - Desenvolver programação - Controlar cronograma Recursos Humanos - Plano de RH - Recrutar equipe - Desenvolver equipe - Gerenciar equipe PROJETO Aquisições - Planejar aquisições - Conduzir aquisições - Administrar aquisições - Encerrar aquisições Areas de Conhecimento PMBOK Guide 2008 Fonte: adaptação PMBOK (2008).
Processos de Gerenciamento de Projetos Inicialização Planejamento Escopo Coletar requisitos Tempo Definir atividades Processos de Gerenciamento de Projetos (PMBOK Guide 2008) Tempo Estimar recursos Custo Estimar custos Risco Planejar gestão de riscos Risco Realizar análise qualitativa Integração Montar Project Charter Escopo Definir escopo Tempo Sequenciar atividades Tempo Estimar duração Custo Determinar orçamento Risco Identificar riscos Risco Realizar análise quantitativa Comunicação Identificar stakeholders Escopo Criar WBS Tempo Desenvolver programação Risco Planejar respostas aos riscos Integração Desenvolver plano de gestão do projeto Aquisições Planejar aquisições RH Desenvolver plano de recursos humanos Qualidade Planejar qualidade Comunicação Planejar comunicação Controle Tempo Controlar cronograma Integração Monitorar o trabalho Custo Controlar custos Comunicação Reportar Desempenho Qualidade Realizar controle de qualidade Escopo Verificar escopo Escopo Controlar escopo Integração Realizar controle integrado de mudanças Risco Monitorar e controlar riscos Aquisições Administrar aquisições Conclusão Integração Encerrar projeto Aquisições Encerrar aquisições Execução RH Gerenciar equipe Qualidade Realizar garantia da qualidade Integração Direcionar e gerenciar a execução do projeto Aquisições Conduzir aquisições Comunicação Distribuir informação RH Recrutar equipe RH Desenvolver equipe Comunicação Gerenciar expectativas stakeholders Fonte: adaptação de PMBOK (2008).
O que é um Cronograma? É o caminho do projeto no tempo, usado para planejar e controlar. Como eu faço isso? Fonte: http://coaching.su/wp-content/uploads/2012/03/napryazhenie-klienta-polezno-v-kouchinge.jpg
Elaborando um Cronograma O que temos de fazer? Organizar as atividades do projeto de forma lógica, com suas respectivas datas de início e fim. O que faço primeiro? O que preciso fazer? O que vem depois? Fonte: http://coaching.su/wp-content/uploads/2012/03/napryazhenie-klienta-polezno-v-kouchinge.jpg
Comunicação com os Stakeholders A elaboração do cronograma exigirá muita proatividade por parte do gerente de projetos, assim como muito esforço de sua parte em estabelecer boa comunicação com os membros da equipe e todos os demais stakeholders, para conseguir reunir a informação necessária.
Recomendações Usar a estrutura analítica de projeto para elaborar a relação de atividades ou tarefas específicas do cronograma. Entender o sequenciamento das atividades, a ordem de conclusão PROJETO de suas entregas intermediárias até o seu final.
Recomendações Montar o cronograma atribuindo prazos realistas. Identificar os afunilamentos que poderão afetar o cronograma de forma negativa. Identificar alternativas para eliminar esses afunilamentos ou, onde não for possível, reservar um tempo adicional para contornar o afunilamento.
Recomendações Implantar sistemas de comunicação e controle que permitam revisar e atualizar o cronograma. Manter todos os stakeholders cientes da evolução do projeto e de quaisquer alterações no cronograma.
Tema 3 Por que os projetos atrasam?
Por que os Projetos Fracassam? Segundo o CHAOS Manifesto 2011, a taxa de projetos rotulados como SUCESSO aumentou de 32% para 37%, enquanto a taxa de projetos rotulados como FRACASSO diminuiu de 24% para 21%. A taxa de projetos com o rótulo de CONTESTADO também decresceu de 44% para 42%. Fonte: The Standish Group.
Por que os Projetos Fracassam? Os projetos fracassam quando os custos aumentam acima dos limites orçados, a qualidade não atinge o nível estipulado e os objetivos não são alcançados no prazo. Isso nos leva ao seguinte questionamento: por que os projetos atrasam?
A Síndrome do Estudante Ocorre quando o estudante (colaborador da equipe), tendo tempo para realizar uma tarefa, costuma deixar o trabalho para o último momento. A lógica na mente do colaborador é a seguinte: se há tempo, para que se apressar?
A Lei de Parkinson O trabalho se expande para preencher todo o espaço disponível.
Falhas na Gestão Falta de planejamento geral em razão da resistência da organização em adotar métodos de planejamento e gestão. Estilo centralizador do gestor ( gerente gargalo ), dificultando a comunicação.
Falhas na Gestão Falta de integração do projeto com os demais projetos da organização. Controle do projeto reativo, com ações somente após a ocorrência de um problema. PROJETO Controle não procura identificar e analisar as causas dos atrasos.
Falhas na Gestão Falhas no controle de curto prazo. Baixo controle de qualidade, gerando retrabalhos. Baixa produtividade em função de retrabalho e sobrecarga sobre os recursos.
Recomendações para Evitar Atrasos no Projeto Adoção da metodologia e melhores práticas de gerenciamento de projetos. Planejamento integrado de múltiplos projetos. Adoção de ferramentas de software auxiliares.
Recomendações para Evitar Atrasos no Projeto Maior facilidade de comunicação. Gestão inteligente dos recursos (treinamento, alocações e prioridades). Maior comprometimento da organização (equipe, gerente de projetos, sponsor, alta direção).
Tema 4 Gerenciamento do tempo e interações entre processos
Gerenciamento do Tempo do Projeto Inclui a definição e o planejamento das tarefas necessárias para concluir o trabalho do projeto, a estimativa de duração de cada tarefa e o controle para que as tarefas sejam concluídas dentro do tempo planejado. PROJETO
Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto Fonte: PMBOK, 2008. Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento Definição das Atividades Controle do Cronograma Sequenciamento das Atividades Estimativa de Recursos Estimativa de Duração Desenvolvimento do Cronograma
Definição das Atividades Neste processo, são identificadas as tarefas do projeto. Essas tarefas são necessárias para produzir as entregas identificadas na estrutura analítica de projetos.
Sequenciamento das Atividades Neste processo, são identificadas e documentadas as dependências entre as tarefas do projeto. Portanto, é necessário saber qual tarefa será realizada primeiro, a tarefa seguinte, e assim sucessivamente, até o encerramento.
Estimativa de Recursos Neste processo, são estimadas as quantidades de recursos e seus tipos, o que significa, em outras palavras, atribuir pessoas, máquinas, equipamentos, materiais, etc., para que uma tarefa seja devidamente executada. A estimativa de recursos deverá ser feita para todas as tarefas do cronograma.
Estimativa de Duração Neste processo, são estimados os números de períodos de trabalho por exemplo, horas, dias e meses que serão necessários para concluir cada uma das tarefas do cronograma. Isso significa que para cada tarefa deverá ser feita uma estimativa de duração.
Desenvolvimento do Cronograma Neste processo, são estudadas as possíveis sequências de tarefas, levando em consideração as durações das tarefas, os recursos necessários e as restrições (financeiras, de recursos, entre outras) para desenvolver o cronograma do projeto.
Controle do Cronograma Neste processo, é controlado o andamento do projeto e é feito o controle de mudanças do cronograma do projeto.
Interação entre Processos Os processos de gerenciamento do tempo do projeto dependem de entradas que, muitas vezes, são obtidas em outros processos fora do âmbito da gestão do tempo e geram saídas que são usadas, também, por outros processos que não pertencem à gestão do tempo que estamos tratando nesta disciplina.
Definição de Atividades Fonte: PMBOK, 2008. Entradas e Saídas Declaração do Escopo WBS Plano de Gerenc. do Projeto Definição das Atividades Lista de Atividades Atributos das Atividades Atualiza o Controle Integrado de Mudanças
Definição de Atividades Principais entradas: Declaração do escopo. Work Breakdown Structure (WBS), também chamada de Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Plano de gerenciamento do projeto.
Definição de Atividades Principais saídas: Lista de atividades. Atualiza o controle integrado de mudanças.
Controle do Cronograma Fonte: PMBOK, 2008. Entradas e Saídas Informações sobre o Andamento do Projeto Relatórios de Desempenho Controle do Cronograma Atualiza o Controle Integrado de Mudanças Encerramento do Projeto
Controle do Cronograma Principais entradas: Informações sobre o andamento do projeto. Relatórios de desempenho.
Controle do Cronograma Principais saídas: Atualiza o controle integrado de mudanças. Encerramento do projeto.
Passo a Passo Desenvolvimento do Cronograma Sequenciamento das Atividades Estimativa de Duração Estimativa de Recursos Definição das Atividades Fonte da imagem: Autor