Manual do Usuário
Índice 01 Entrando no Programa ----------------------------------------------------------------------------------------- 03 02 Conhecendo o Programa -------------------------------------------------------------------------------------- 03 03 Telas de Cadastros --------------------------------------------------------------------------------------------- 04 3.1 Cadastro de lojas -------------------------------------------------------------------------------------------- 04 3.2 Cadastro de Produtos e Produtos por almoxarifado ------------------------------------------------ 06 3.3 Cadastro de Funcionários --------------------------------------------------------------------------------- 07 3.4 Cadastro de Patrimônio ------------------------------------------------------------------------------------ 09 3.5 Cadastro de Clientes --------------------------------------------------------------------------------------- 10 3.6 Cadastro de Parceiros ------------------------------------------------------------------------------------- 12 3.7 Cadastro de Fornecedores ------------------------------------------------------------------------------- 13 3.8 Cadastro de Transportadoras ---------------------------------------------------------------------------- 14 04 Entradas de Produtos ------------------------------------------------------------------------------------------ 15 4.1 Pedido de Compra --------------------------------------------------------------------------------------------- 15 4.2 A Entrada Produto --------------------------------------------------------------------------------------------- 16 4.3 Cadastrando Nova Entrada de Produtos ----------------------------------------------------------------- 17 05 Vendas ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 18 5.1 Emissão de Orçamento -------------------------------------------------------------------------------------- 18 5.1.1 Finalizando Orçamento ------------------------------------------------------------------------------------ 19 5.1.2 Gerando Nota Fiscal a partir do Orçamento --------------------------------------------------------- 19 5.1.3 Gerando Impressões / Relatórios ---------------------------------------------------------------------- 19 5.2 Pré-Venda ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 20 5.2.1 Emitindo Pré-Nota através da pré-venda ------------------------------------------------------------- 20 5.2.2 Emitindo Orçamento a partir da pré-venda ----------------------------------------------------------- 20 5.2.3 Gerando impressão da pré-venda ---------------------------------------------------------------------- 20 5.3 Emissão de Notas Fiscais ----------------------------------------------------------------------------------- 21 5.3.1 Emissão de Nota Fiscal (NF1) --------------------------------------------------------------------------- 21 5.3.2 Emissão de Nota Fiscal de serviço (NFS) ------------------------------------------------------------ 22 5.3.3 Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NFE) ------------------------------------------------------------ 23 06 Financeiro ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 6.1 Cadastros Tipos de Títulos (Plano de Contas) --------------------------------------------------------- 24 6.2 Cadastros de Formas de Pagamentos ------------------------------------------------------------------- 25 6.3 Contas a Pagar ------------------------------------------------------------------------------------------------- 26 6.3.1 Filtro do Contas a Pagar ---------------------------------------------------------------------------------- 26 6.3.2 Cadastrando Contas a Pagar --------------------------------------------------------------------------- 27 6.3.3 Baixando Títulos no Contas a Pagar ------------------------------------------------------------------ 28 6.4 Contas a Receber --------------------------------------------------------------------------------------------- 29 6.4.1 Lançando pagamentos de clientes -------------------------------------------------------------------- 30 6.4.2 Gerando Relatórios na tela do contas a receber -------------------------------------------------- 30 6.5 Borderôs / Emissão de Boletos Bancários -------------------------------------------------------------- 31 GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 2
MANUAL DE INSTRUÇÕES GP VENDAS VERSÃO 1.9.2.o 1 ENTRANDO NO PROGRAMA Ao clicar no ícone do sistema, a tela que se lhes apresentará é a descrita abaixo: Ilustração 1 - Tela de Login do Sistema CÓDIGO DO USUÁRIO: Digitar o código do usuário, que pode ser alfanumérico, de acordo com a escolha do usuário. SENHA: Digitar a senha do usuário, que pode ser alfanumérico, de acordo com a escolha do usuário. LOJA: Escolher através da barra de rolagem a loja referida, a qual o sistema entrará em seu banco de dados. Após a escolha clicar em confirmar para efetivar a entrada. 2 CONHECENDO O PROGRAMA Ilustração 2 - Tela principal do sistema GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 3
Dentro do sistema visualizamos uma barra de ferramentas dupla, onde visualizamos os seguintes ícones: 1ª BARRA: CADASTROS > MOVIMENTAÇÃO > RELATÓRIOS > UTILIDADES > JANELAS > SOBRE > SAIR 2ª BARRA: CLIENTES (F2) > PRODUTOS (F3) > ORÇAMENTOS (F6) > NOTAS FISCAIS (F7) > IMPRIMI > TORCA DE LOJA Explicaremos o acesso a cada uma das telas, suas funcionalidades, operacionalizações e objetivos destas para com o sistema de forma geral, uma vez que, o GPVENDAS é totalmente integrado e cada informação que é inserida, tem sua importância como fonte de alimentação para as demais ferramentas e relatórios. 3 TELAS DE CADASTROS 3.1 CADASTRO DE LOJAS Ilustração 3 - Menu Cadastros Nesta tela teremos o primeiro contato com os cadastros que serão necessários serem realizados no sistema. Aqui cadastraremos um ou mais lojas a que o sistema efetivamente atenderá, pois como podemos ter acesso a informações de várias lojas (Matriz e filiais, por exemplo) as informações pertinentes a estas deverão ser cadastradas. 1º PASSO: Ao entrar em cadastro é selecionar o ícone LOJAS e iniciar o cadastramento na planilha LOJAS onde aparecerá a tela DADOS DA LOJA. Toda vez que se for colocar uma nova informação no cadastro devese clicar na tela INSERIR e a partir daí digitar os dados pertinentes ao cadastro da loja, tendo em seguida que clicar no ícone salvar. GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 4
Ilustração 4 - Cadastro de Lojas 2º PASSO: Cadastrar o almoxarifado da empresa, pois ao cadastrarmos os produtos os mesmos irão automaticamente para a tela de produtos por almoxarifado (veremos adiante), o procedimento dar se a da seguinte forma: ao entrar na tela de cadastro de lojas dirigir-se a planilha almoxarifado da loja como podemos ver na tela abaixo, e em seguida clicar no ícone inserir digita-se os dados e ao finalizar a digitação clica no ícone salvar. Ilustração 5 Cadastro de almoxarifados GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 5
3.2 CADASTRO DE PRODUTOS 1 Passo: Dirigir-se a planilha tipos de produtos e inserir os tipos de produtos que a empresa trabalha. Estes tipos de produtos é uma forma de classificar e organizar em grupos os produtos que a empresa comercializa e/ou produz, por exemplo, numa empresa de distribuição de alimentos podemos classificar os alimentos como frutas, verduras, cereais; numa empresa de medicamentos podemos classificar como éticos e genéricos, ou por linhas de fabricantes. Para cadastrar um novo tipo de produto temos que clicar no ícone inserir, digitar a informação desejada e em seguida clicar no ícone salvar. Abaixo temos a ilustração da tela de cadastro de tipos de produtos. 2 Passo: Cadastrar os produtos que a empresa ira trabalhar, abaixo visualizaremos a tela de cadastro: GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 6
Para inserir um novo produto no sistema, teremos que clicar no ícone inserir e digitar os campos de cadastro, dentre eles temos que destacar os seguintes campos: Código cliente (EAN) = Código de barras dos produtos, caso a empresa não possua, basta repetir o código gerado no campo anterior Disponível? = Ferramenta para ativar ou inativar produtos da empresa Situação Tributaria = Cadastro auxiliar onde é informado qual a forma de tributação do produto, por exemplo, se o produto é substituição tributaria ou credito e debito. Após informar os campos pertinentes ao cadastro do produto temos que clicar no ícone salvar. 3.2 Tela Produtos por Almoxarifado: Nesta tela iremos visualizar os produtos cadastros na tela anterior que automaticamente irão ser inseridos dentro do almoxarifado criado no cadastro de lojas Nesta tela iremos visualizar os produtos cadastros, a quantidade em estoque destes produtos (veremos adiante como efetuar entrada de estoque) o local onde o produto encontra-se armazenado, preços de compra, data da ultima compra, quantidade da ultima compra, tabelas de preços dos produtos e caso a empresa trabalhe com lotes ou grades estas informações também estarão nesta tela. Obs: Esta tela não é de cadastro e sim de consulta, sendo que apenas a coluna Local será informado nesta tela. 3.3 Cadastro de Funcionários: 1 Passo: Dirigir-se a planilha tipos de funcionários e inserir os tipos de funcionários que a empresa trabalha. Estes tipos de funcionários é uma forma de classificar e organizar em grupos os funcionários que a empresa trabalha, por exemplo: Vendedor, Jardineiro, Motoqueiro, Digitador, Programador,... Para cadastrar um novo tipo de funcionário temos que clicar no ícone inserir, digitar a informação desejada e em seguida clicar no ícone salvar. Abaixo temos a ilustração da tela de cadastro de tipos de funcionários. GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 7
2 Passo: Cadastrar os funcionários que a empresa ira trabalhar, abaixo visualizaremos a tela de cadastro: Para inserir um novo funcionário no sistema, teremos que clicar no ícone inserir e digitar os campos de cadastro, dentre eles temos que destacar os seguintes campos: Limite Fundo de Caixa: Ferramenta utilizada para penetração no mercado; com ela o vendedor terá um valor x para negociar preços na hora de sua venda. GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 8
3.4 Patrimônio: 1 Passo: Dirigir-se a planilha Patrimônio e inserir os tipos de patrimônio que a empresa possui. Estes tipos de patrimônio é uma forma de classificar e organizar em grupos o patrimônio que a empresa possui, por exemplo: Equipamentos de Informática, Móveis e Utensílios, Telecomunicação... Para cadastrar um novo tipo de patrimônio temos que clicar no ícone inserir, digitar a informação desejada e em seguida clicar no ícone salvar. Abaixo temos a ilustração da tela de cadastro de tipos de patrimônio. 2 Passo: Para cadastrar os patrimônios que a empresa possui, abaixo visualizaremos a tela de cadastro: GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 9
Para inserir um novo patrimônio no sistema, teremos que clicar no ícone inserir e digitar os campos de cadastro Neste item, serão cadastrados todos os equipamentos pertencentes à empresa, como por exemplo: Notebooks, No-Breaks, aparelhos de fax, telefones e etc. 3.5 Clientes: 1 Passo: Dirigir-se a planilha Tipo de Clientes e inserir os tipos de clientes que a empresa trabalha. Estes tipos de clientes é uma forma de classificar e organizar em grupos os clientes que a empresa trabalha, por exemplo: Capital, Interior, Região Nordeste... Para cadastrar um novo tipo de cliente temos que clicar no ícone inserir, digitar a informação desejada e em seguida clicar no ícone salvar. Abaixo temos a ilustração da tela de cadastro de tipos de clientes. 2 Passo: Cadastrar os clientes que a empresa ira trabalhar, abaixo visualizaremos a tela de cadastro: GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 10
Para inserir um novo cliente no sistema, teremos que clicar no ícone inserir e digitar os campos de cadastro, dentre eles temos que destacar os seguintes campos: Pode Comprar?: Ferramenta utilizada para liberar ou não à venda para o cliente (estando ele inadimplente ou não). Ativo?: Se o cliente esta funcionando normalmente (se a empresa esta ativa) Região Tributária Icms: Configuração regional de tributos, onde a empresa configura as diferentes alíquotas existentes para seu segmento econômico. Na tela Histórico do Cliente mostra todos os orçamento já feitos para esse cliente, bem como suas compras em aberto e sua compras efetuadas. Na tela Ligações verá todo o histórico das ligações feitas para aquele cliente (data, assunto e o histórico da conversa). GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 11
3.6 Parceiros: 1 Passo: Dirigir-se a planilha Parceiros e inserir os tipos de parceiros que a empresa trabalha. Estes tipos de parceiro é uma forma de classificar e organizar em grupos os parceiros que a empresa trabalha, por exemplo: Canal de Vendas, Consultores... Para cadastrar um novo tipo de parceiro temos que clicar no ícone inserir, digitar a informação desejada e em seguida clicar no ícone salvar. Abaixo temos a ilustração da tela de cadastro de tipos de parceiro. 2 Passo: Cadastrar os parceiros que a empresa irá trabalhar, abaixo visualizaremos a tela de cadastro: GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 12
Para inserir um novo parceiro no sistema, teremos que clicar no ícone inserir e digitar os campos de cadastro, dentre eles temos que destacar os seguintes campos: Horários para visita: neste campo você poderá agendar um horário com seu parceiro, evitando atrasos desnecessários. 3.7 Fornecedores: 1 Passo: Dirigir-se a planilha Fornecedores e inserir os tipos de fornecedores que a empresa trabalha. Estes tipos de fornecedores é uma forma de classificar e organizar em grupos os fornecedores que a empresa trabalha, por exemplo: Peças e Acessórios, Serviços, Insumos... Para cadastrar um novo tipo de fornecedor temos que clicar no ícone inserir, digitar a informação desejada e em seguida clicar no ícone salvar. Abaixo temos a ilustração da tela de cadastro de tipos de fornecedores. 2 Passo: Cadastrar os fornecedores que a empresa irá trabalhar, abaixo visualizaremos a tela de cadastro: GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 13
Para inserir um novo fornecedor no sistema, teremos que clicar no ícone inserir e digitar os campos de cadastro. 3.8 Transportadoras: 1 Passo: Dirigir-se a planilha Transportadoras e inserir os tipos de transportadoras que a empresa trabalha. Estes tipos de transportadoras é uma forma de classificar e organizar em grupos as transportadoras que a empresa trabalha, por exemplo: Marítima, Aérea e Terrestre... Para cadastrar um novo tipo de transportadora temos que clicar no ícone inserir, digitar a informação desejada e em seguida clicar no ícone salvar. Abaixo temos a ilustração da tela de cadastro de tipos de transportadoras. 2 Passo: Cadastrar as transportadoras que a empresa irá trabalhar, abaixo visualizaremos a tela de cadastro: Para inserir uma nova transportadora no sistema, teremos que clicar no ícone inserir e digitar os campos de cadastro. GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 14
4 ENTRADA DE PRODUTOS 4.1 PEDIDO DE COMPRA: Para acessar ao Pedido de compra, clique no menu Movimentação e sem seguida selecione a opção Pedido de compra, a tela abaixo ira surgi: Nesta tela poderemos consultar pedidos de já realizados. Para inserir um novo pedido tem-se que clicar no botão Inserir e a tela abaixo irá aparecer: GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 15
Para cadastrar um novo pedido de compra a fornecedor, proceda da seguinte forma: 1. Clique no botão inserir 2. O sistema irá preencher o campo Pedido ID e Data Emissão, com um identificador seqüencial e a data corrente do computador, respectivamente 3. Informe a data de entrega prevista pelo fornecedor, a forma que sua empresa vai pagar está compra, o prazo de pagamento, fornecedor 4. Sistema irá sugerir como funcionário que cadastrou o pedido de compra o usuário que esta executando a operação e o mesmo deve informar qual funcionário liberou o pedido para compra (gerente, diretores, etc); 5. Informe a transportadora que irá trazer o pedido até sua empresa; 6. Clique no botão salvar 7. Clique no botão Inserir para informar os produtos que a empresa esta solicitando através deste pedido de compra informe os campos quantidades, valor e tributos relacionado ao produto desejado, em seguida clique no botão salvar. 8. Para inserir mais produtos repita a operação 7 4.2 A ENTRADA DE PRODUTOS Para acessar a Entrada de Produtos, acesse no menu Movimentação / Entrada de produtos ou pressione a tecla F5. A janela abaixo irá aparecer: Na tela de filtros você irá selecionar as entradas ao qual deseja visualizar e trabalhar, para isso selecione o status das entradas, a data da entrada e fornecedor e ou número da nota ao qual de seja pesquisar, após selecionar clique no botão com ícone da Lupa. GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 16
4.3 Cadastrando novas entradas de produtos Para cadastrar uma nota de entrada, proceda da seguinte forma: 9. Clique no botão inserir 10. O sistema irá preencher o campo Entrada ID e Data Recebimento, com um identificador seqüencial e a data corrente do computador, respectivamente 11. Selecione o almoxarifado ao qual esta nota se destina 12. No campo Num. Nota, informe o número da nota fiscal 13. Informe o fornecedor, digitando o código ou selecionando na listagem de fornecedores 14. Selecione o funcionário que esta recebendo a nota 15. Deixe o status selecionado em 1 Em Aberto 16. Clique no botão salvar 17. Agora você deve inserir os produtos, clique no campo Cód. Produto 18. Clique no botão Inserir 19. Selecione o produto no campo Produto 20. Informe a quantidade recebida no campo Quantidade 21. Informe o Valor unitário 22. Clique no botão salvar 23. caso tenha mais produtos, repita os passos de 10 a 14 24. Caso a nota tenha faturas a pagar, 25. Clique na aba faturas 26. Clique no campo Num. Documento 27. Clique no botão inserir 28. O sistema irá preencher o campo Num. Fatura, automaticamente 29. Informe o numero da duplicata no campo Num. Documento 30. Informe o valor e vencimento 31. Clique no botão salvar 32. Caso tenha mais de uma fatura, repita as operações 19 a 23 33. Volte para a aba Entrada de Produtos 34. Mude o Status da nota para 2 Exportada 35. Clique no botão salvar, neste momento o sistema irá adicionar as quantidades informadas na nota no seu estoque e as faturas serão lançadas no contas a pagar. GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 17
5 VENDA DE PRODUTOS 5.1 EMISSÃO DE ORÇAMENTO Para acessar a emissão de orçamento, acesse no menu Movimentação / Emissão de Orçamento ou tecla F6. A janela abaixo irá aparecer: 1 Passo: Clique no botão inserir para abrir um novo orçamento; o sistema irá preencher automaticamente os campos Num. Orçamento, Data de Emissão e Data Saída 2 Passo:No campo Cliente, digite o código do cliente para o qual o orçamento esta sendo feito, caso não saiba o código, tecle F10 que a tela de consulta abrirá com a listagem de todos os clientes, onde poderá ser feita uma busca mais apurada, selecione o almoxarifado de saída do produto, selecione o vendedor que esta atendendo o cliente (a comissão será preenchida automaticamente), caso seja concedido algum desconto, digite o valor no campo desconto, que pode ser em percentual ou em valor absoluto, caso seja uma venda À Vista, deixe o campo vencimento em branco, senão preencha o campo com os prazos para pagamento conforme o exemplo: 30 dias, digitar 030, para 30 e 60 dias, digitar 030/060 e assim sucessivamente; No quadro, deverá mostrar todos os dados referente ao cliente selecionado anteriormente. 3 Passo: Clique no botão salvar ou tecle CTRL+S. Obs.: Note que o cabeçalho do orçamento esta pronto, agora devemos inserir os produtos do orçamento. Caso deseje informar os produtos utilizando o código de barras, basta clicar no campo uso de Cód. De Barras e pistolar os códigos dos produtos.caso não utilize o código de barras, clique no botão Inserir ou tecle CTRL+Z. 4 Passo: selecione o produto no campo Cod.Produto digitando um F10. Informe a quantidade desejada, note que o sistema inseriu o preço do produto automaticamente; caso deseje dar um desconto (apenas para este produto), informe o valor no campo desconto. GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 18
5 Passo: Clique no botão Salvar ou CTRL+S ; caso deseje inserir outro produto basta clicar no botão Inserir ou CTRL+I e após colocar os produtos desejados clique no botão Salvar ou CTRL+S. Obs.: Note que no canto direito da tela, será mostrado os totalizadores do orçamento. Caso deseje inserir mais produtos, repita os passos 4 e 5. 5.1.1 Finalizando o Orçamento: Após ter digitados todos os produtos no orçamento para finalizá-lo basta clicar com o botão direito do mouse na área do status do orçamento e selecionar a opção Finalizar Orçamento. Baseado na rotina de procedimentos da empresa, esta ação de finalizar o orçamento pode caracterizar a baixa do estoque dos produtos inseridos no mesmo. 5.1.2 Gerando Nota Fiscal a partir de um orçamento: Abra a tela de orçamentos (ver tópico 4.1) e na aba filtro selecione o orçamento que deseja emitir a Nota fiscal. Após selecionar o orçamento clique na aba emissão de orçamento e clique no botão Gerar Nota Fiscal. Neste momento o GPVendas irá lançar o orçamento selecionado na tela de emissão de notas fiscais, tendo o faturista a responsabilidade de verificar os dados da nota e em seguida finalizar (mesmo procedimento de finalizar orçamento) a nota e realizar sua impressão. 5.1.3 Gerando impressões de orçamentos / relatórios: Para imprimir o orçamento realizado, você terá que clicar na opção Imp. Orçamento que se localiza na parte superior a direita do monitor. Ao clicar nesta opção você ira visualizar algumas opções de impressão para esse orçamento, como também impressões de documentos auxiliares ao orçamento, como por exemplo, etiqueta de identificação e recibo. Para impressão de relatórios clique no ícone imprimir, que se localiza na parte superior central do seu monitor, e selecione alguns dos relatórios disponíveis da tela de orçamentos. Obs.: Caso o orçamento esteja marcado como finalizado, ele não poderá mais ser modificado. Na operação de finalização do dia, os orçamentos que estiverem finalizados, serão enviados para o histórico de vendas, os orçamentos que estiverem em aberto, permanecerão na tela de orçamento. GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 19
5.2 EMITINDO PRÉ-VENDA: Para acessar a tela de pré-venda proceda da seguinte forma: clique em movimentação e em seguida selecione a opção pré-venda a seguinte tela irá aparecer: Dirija-se a aba Emissão de pré-vendas e clique no botão nova pré-venda. O sistema irá gerar uma numeração para esta pré-venda. (ver canto superior esquerdo do monitor) e em seguida você poderá inserir os produtos desejados pelo seu cliente clicando 2x sobre o nome do produto, tendo que informar apenas a quantidade, pois o preço já deve estar previamente cadastrado. Após esta operação você deve clicar no ícone salvar. Para inserir mais produtos basta repetir os passos anteriores. Ao finalizar a inserção de produtos, você deve informar o cliente e os demais dados do cabeçalho da pré-venda, ao terminar de informar os dados você deve clicar no salvar. 5.2.1 Emitindo Pré-Nota através da Pré-venda: Ao finalizar o passo 4.2, você deve clicar no botão gerar pedido e em seguida selecionar a opção gerar pré-nota. Ao selecionar esta opção o sistema irá gerar os dados desta pré-venda na tela de notas fiscais, na aba pré-nota. Tendo o faturista apenas a responsabilidade de conferir os dados e gerar a nota fiscal. 5.2.2 Emitindo Orçamento a partir da Pré-Venda: Ao finalizar o passo 4.2, você deve clicar no botão gerar pedido e em seguida selecionar a opção emitir orçamento, ao selecionar esta opção o sistema irá gerar os dados da pré-venda na tela de orçamento. 5.2.3 Gerando Impressão da Pré-Venda: Para imprimir a pré-venda realizada, você deve clicar no ícone Imp. Pré-Venda e clicar na opção Emitir orçamento 80 Col. O sistema irá gerar na tela a impressão a ser realizada, para continuar a operação você deve clicar no ícone imprimir e selecionar a impressora. GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 20
5.3 EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS 5.3.1 Emissão de Nota fiscal NF1: Para acessar a tela de Notas fiscais, clique em Movimentação e em seguinda selecione a opção emissão de notas fiscais ou clique direto na tela de atalho na parte superior central do sistema Notas Fiscais (F7) ou pressione a tecla F7 em seu teclado, após executar uma dessas opções a tela abaixo irá aparecer: Conforme vimos no tópico 4.1.2 os dados da Nota fiscal já estarão alimentados através dos orçamentos ou pré-vendas, então nesta tela o faturista terá a tarefa de verificar os dados da nota (ver figura abaixo), executar sua finalização procedendo da seguinte forma: clicando com o botão direito do mouse sobre a área do status da nota fiscal, uma pequena janela irá surgi com as seguintes opções: 1. Finalizar Nota Fiscal 2. Cancelar Nota Fiscal 3. Retorna Nota Fiscal p/ Edição GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 21
Por tanto para finalizar a nota fiscal o faturista deve selecionar a opção 01 e em seguida solicitar sua impressão clicando no ícone Imprimir Nota que localiza-se no canto superior direito no monitor. 5.3.2 Emissão de Nota fiscal de Serviço (NFs): Para ter acesso a esta tela, você deve clicar em Movimentação e em seguida selecionar a opção Emissão de Nota Fiscal de Serviço a seguinte tela irá surgir: Para Inserir uma Nota fiscal de serviço execute os seguintes passos: 1. Clique no ícone inserir e preencha os campos do cabeçalho da Nota fiscal e em seguida clique em salvar ; GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 22
2. Após salvar o cabeçalho da nota, clique no ícone inserir para informar os produtos da nota fiscal, note que para cada produto você pode informar uma descrição para o serviço. 3. Ao digitar todos os serviços e produtos clique no ícone salvar e em seguida finalize a NFS, clicando sobre o status da nota com o botão direito do mouse e em seguida selecionando a opção Finalizar Nota Fiscal. 5.3.3 Emissão de Nota fiscal Eletrônica (NFe): Para ter acesso a esta tela, você deve clicar em Movimentação e em seguida selecionar a opção Emissão de Nota fiscal Eletrônica Nfe a seguinte tela irá surgir: (Em desenvolvimento) GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 23
6 FINANCEIRO 6.1 CADASTRO DE TIPOS DE TÍTULOS (PLANO DE CONTAS) Para acessar o cadastro de tipos de títulos, clique no menu Cadastro e em seguida seleciona a opção Tipos de Título. A janela abaixo irá surgir: Passos para preenchimento do cadastro: 1.Clique no botão Inserir ou tecle CTRL+Z 2.O campo Título ID será preenchido pelo sistema 3.No campo descrição digite o nome do título 4.No campo Sigla, digitar a sigla do Plano de Contas da Empresa (não é obrigatório) 5.No campo Tipo de Título, caso o tipo seja de uma conta Fixa, digitar F, caso seja variável digitar V, caso seja um ivestimento digitar I. GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 24
6.2 CADASTRO DE FORMAS DE PAGAMENTO: Para acessar a esta opção, você deve clicar em cadastro e em seguida selecionar a opção Formas de Pagamento, a seguinte tela irá abrir: Passos para preenchimento do cadastro: 1.Clique no botão Inserir ou pressione no teclado CTRL+Z campo Código será preenchido pelo sistema 2.No campo descrição digite o nome da forma de pagamento 3.No campo Tipo (c,d), digitar c para pagamentos que gerem crédito e d para os pagamentos que gerem debito. 4.No campo Aliq. Redutora, informar o índice cobrado pelas operadoras de cartão de credito; 5.No campo Prazo, informar se a forma de pagamento selecionada permite vendas a prazo; 6.No campo Núm dias, informar o numero de dias Maximo ofertado pela empresa para pagamento; 7.No campo Pede Autorização, controle do sistema para solicitar autorização através de senha, para determinada forma de pagamento; 8.No campo Bloqueia Cliente, informar S ou N (S=sim, N=Não) opção para bloquear os clientes devedores pela forma de pagamento, permitindo por exemplo só pagamentos a vista no caso de clientes devedores. 9.No campo Pode parcelar, controle de parcelamento por forma de pagamento, onde você determinar que numa forma de pagamento só se aceita a vista e em outra pode parcelar. GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 25
6.3 CONTAS A PAGAR 6.3.1 FILTRO DO CONTAS A PAGAR Para acessar o Contas a Pagar, acesse no menu Movimentação / Contas a Pagar. A janela abaixo irá aparecer: Ilustração 5 - Contas a Pagar - Filtro Na tela de filtro, você poderá selecionar os títulos ao qual deseja trabalhar, como por exemplo, se quiser ver os títulos em aberto com vencimento entre o dia 10/12/2008 e 20/12/2008, basta marcar o campo Data de Vencimento e selecionar as datas desejadas, e no campo status, selecione a opção 1 Em aberto e clique no botão com o ícone da Lupa. Você poderá utilizar também os demais campos de busca: Titulo ID, que é o número do título, Fornecedor, que é o código do fornecedor (caso não saiba o código, pressione o botão F10 e uma janela de busca irá abrir), e Num. Documento, que é o número do documento (Nota Fiscal). GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 26
6.3.2 CADASTRANDO CONTAS A PAGAR Para cadastrar um novo título, proceda da seguinte forma: 1. Clique no botão inserir 2. Os campos, Loja e Titulo ID serão preenchidos automaticamente, com o número da loja em que se esta trabalhando e com um identificador do sistema, respectivamente. 3. No campo Num. Documento, ponha o número ou algo que identifique o documento, como por exemplo o número da nota fiscal. 4. Data de emissão, o sistema sugere a data corrente do computador 5. No campo Valor, digite o valor do título 6. No campo Data Vencimento, digite o vencimento 7. Selecione o fornecedor, digitando o código dele no campo Fornecedor ou selecionando, seu nome no campo Nome do Fornecedor 8. O campo Descrição do Título, é opcional e serve para escrever algo sobre o pagamento 9. Selecione o Tipo de Título, o tipo de título identifica o tipo de despesa a ser paga. Ver Capítulo 5 deste manual. 10. Clique no botão Salvar Obs.: O título cadastrado conforme descrito acima fica no status 1 Em aberto e precisa ser pago posteriormente Para baixar um título cadastrado, proceda da seguinte forma: 1. Clique no campo Item ou Data de Pagamento, situado no canto direito da tela, na Seção Pagamentos 2. Clique no botão Inserir 3. O sistema irá preencher, os campos Item, data de pagamento e valor pago, com o um numero seqüencial de pagamento, a data corrente do computador e o valor do titulo, respectivamente 4. Selecione a forma de pagamento 5. Selecione a conta bancária Opcional GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 27
6. Em caso de Cheque, preencha os dados referentes ao cheque emitido Opcional 7. Clique no botão Salvar 8. O sistema irá perguntar se você deseja finalizar o título, caso afirmativo, o título ficará marcado como pago, caso negativo, o titulo continuará em aberto, porém o valor a pagar, será o total do título menos o valor pago. Relatórios Disponíveis: 1. Títulos pagos por data Lista todos os títulos pagos, por data de pagamento, os títulos ainda não quitados, mas que contenham um pagamento também são mostrados neste relatório. 2. Títulos a pagar por data Lista todos os títulos a pagar, por data de vencimento. 3. Títulos pagos por tipo de título / Sintético Lista o total gasto por tipo de título no período informado 4. Títulos pagos por tipo de título / Analítico Lista os títulos pagos por tipo de titulo no período informado. 6.3.3 BAIXANDO TITULOS NO CONTAS A PAGAR: Selecione o titulo na tela de filtro do contas a pagar (ver item 5.3.1) e em seguida clique na aba contas a pagar a seguinte tela irá se abrir: Clique no campo Item ao lado direito da tela e em seguida clique no ícone inserir, o sistema irá alimentar os campos Item, Data Recebimento, Data vencimento destes você poderá alterar os campos data recebimento e data vencimento e deverá preencher os demais campos. Em seguida clique no ícone salvar. O sistema irá perguntar se o titulo deve ser baixado, diante da ocasião você deve informar a resposta mais conveniente. GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 28
6.4 CONTAS A RECEBER Para ter acesso ao Contas a Receber, acesse no menu Movimentação selecione a opção Contas a Receber. A janela abaixo irá aparecer: Nesta tela visualizamos o filtro local de pesquisa de títulos a receber da empresa. Ao finalizar o processo de vendas automaticamente o sistema irá informar na tela de Contas a receber os títulos gerados na hora da venda. Como vimos no tópico anterior, o procedimento de pesquisa nesta tela do contas a receber será bem parecido, pois, você poderá selecionar os títulos ao qual deseja trabalhar, como por exemplo, se quiser ver os títulos em aberto com vencimento entre o dia 10/12/2008 e 20/12/2008, basta marcar o campo Data de Vencimento e selecionar as datas desejadas, e no campo status, selecione a opção 1 Em aberto e clique no botão com o ícone da Lupa. Você poderá utilizar também os demais campos de busca: Núm Documento, que é o número da venda realizada (Numero do orçamento ou da Nota fiscal), Cliente, deve ser informado o código (caso não saiba o código, pressione o botão F10 e uma janela de busca irá abrir). Também podemos pesquisar pelos cheques recebidos dos clientes, como podemos visualizar ao lado direito da tela. GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 29
6.4.1 Lançando pagamentos de clientes: Para inserir as informações de pagamento dos clientes, devemos após localizar o título do cliente no contas a receber clicar na aba contas a receber e a seguinte tela irá surgir: Para informar o pagamento do cliente proceda da seguinte forma: 01 Clique dentro do campo item e em seguida no ícone inserir, os campos item, data de recebimento, data de vencimento e valor serão preenchidos pelo sistema, porém caso haja permissão para a senha do usuário, o mesmo poderá alterar as datas de recebimento e vencimento como também o valor que o cliente esta pagando; 02 Após informar todos os dados do pagamento, caso seja em cheque há campos específicos para controle de cheques (inclusive de terceiros), o usuário devera clicar na opção sim que indica que o pagamento foi recebimento pela empresa e em seguida no botão salvar 03 Ao clicar no botão salvar o sistema irá proceder da seguinte forma: Caso o pagamento seja integral (valor total do titulo) o GPVendas irá perguntar se você deseja baixar o titulo, ao clicar na opção Yes o usuário estará confirmando a baixa do titulo da cobrança da empresa, ao clicar em No o usuário estará deixando o titulo pendente do recebimento no contas a receber. Caso o pagamento do titulo seja parcial o sistema irá apenas salvar o pagamento informado e não perguntara pela baixa do mesmo. 04 Caso o pagamento realizado pelo cliente seja em cheque e o mesmo volte, ou seja, não haja a compensação, o responsável pelo financeiro da empresa, deverá localizar o titulo no contas a receber e clicar na opção Não nesta tela de pagamento, desta forma como podemos identificar na legenda da tela o titulo irá ficar com status de devolvido ficando o cliente com pendência financeira junto a empresa. Obs: A empresa pode receber mais de um pagamento para o mesmo titulo, desta forma para registrar vários recebimentos basta após registrar os dados do primeiro pagamento clicar no botão inserir novamente, que o sistema irá dar a opção para o segundo pagamento. GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 30
6.4.2 Gerando relatórios na tela de contas a receber: Como já foi informado anteriormente o botão Imprimir possui um menu dos relatórios da tela que esteja aberta no sistema, por tanto para gerar relatórios do contas a receber teremos que após abrir a sua tela clicar no ícone imprimir, conforme ilustração abaixo, e selecionar o relatório mais conveniente para a informação necessária. 6.5 BORDERO EMISSÃO DE BOLETOS BANCARIOS Para ter acesso a esta tela, clique em Movimentação e em seguida clique na opção Bordero, a tela abaixo ira aparecer: GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 31
Nesta tela podemos executar dois tipos de operações diferentes: 01 Emissão de Boletos: Para emitir os boletos bancários faz-se necessário que o cadastro do banco (ver tópico referente) esteja realizado, após esta etapa, para produzir os boletos tem que executar os seguintes passos: 1.1 Clicar na aba Bordero e em seguida clica no botão Inserir o GPVendas irá preencher os campos lojas, borderoid e Data, tendo o usuário que preencher apenas o campo Banco que devera ser preenchido com o código do mesmo, caso não saiba pressione o botão F10 do seu teclado conforme tela abaixo: 1.2 - Ir a tela do contas a receber (ver tópico 5.4) e preencher o pagamento do titulo com forma de pagamento boleto bancário, informando na ocasião o vencimento do mesmo e observações necessárias ao boleto, importante que no status Recebido? deve-se selecionar a opção Não. Após executar esse passos deve-se clicar em salvar informando que NÃO é para baixar o titulo e em seguida clicar no botão enviar para borderô nesta ocasião o sistema irá pergunta para qual o BorderoID que o boleto devera ser lançado. 1.3 - Impressão do boleto: clicar no botão Emitir boleto e selecionar o mesmo banco informado no cabeçalho do Borderô. 02 Borderô de saída de cheques da empresa: 2.1 Repetir o passo 1.1 do tópico anterior 2.2 Pesquisar os cheques no lado direito da tela, através das opções existentes de busca 2.3 Selecionar os cheques a serem enviados e em seguida clicar no botão enviar selecionados, ou se for o caso, clicar logo na opção enviar todos que o sistema irá inserir o resultado da pesquisa no borderô selecionado. Abaixo podemos visualizar a tela de operação dos borderôs: GP Comércio e Serviço de informática Ltda. (85) 4012.1450 / 3246.5005 32
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