PÁGINA: 1/10 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD ÁREAS SUPRIMENTOS FPB/ QUALIDADE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 010 TíTULO: ANALISAR PROCESSO PARA PAGAMENTO FPB (Medicamentos, Materiais e Permanentes). ELABORADO EM:14/02/2014 Responsável: RENATA OLIVEIRA REVISADO EM:26/02/2014 Responsável: CARLOS LISBOA APROVADO EM:26/02/2014 Responsável: ELIZABETE AMORIM ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO VIGÊNCIA: FEVEREIRO/2014 - FEVEREIRO/2019 REVISÃO: 02/2014 N da Revisão Item alterado HISTÓRICO DE REVISÕES Descritivo da Alteração 00 Todos Criação do processo. Rubrica 01 Todos Processo passou do QPR para o Bizagi. 02 Alguns Revisão do Processo (metodologia e atividades). 1
ÍNDICE HISTÓRICO DE REVISÕES... 1 1 ANALISAR PROCESSOS PARA PAGAMENTOS FPB (MEDICAMENTOS, MATERIAIS E PERMANENTES)4 1.1 ANALISAR PROCESSO PARA PAGAMENTO (MEDICAMENTOS, MATERIAIS E PERMANENTES)... 5 1.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO... 5 1.1.1.1 Notas Fiscais... 5 1.1.1.2 Verificar tipo de Nota Fiscal... 6 1.1.1.3 Desvio Exclusivo... 6 1.1.1.4 Consultar DANFE no site da Nota Fiscal Eletrônica... 6 1.1.1.5 Desvio Exclusivo... 6 1.1.1.6 Contactar responsável pela DANFE... 6 1.1.1.7 Aguardar o envio da nova DANFE ou carta de correção... 7 1.1.1.8 Anexar Nota Fiscal ao processo de compra e a confirmação de autenticação... 7 1.1.1.9 Desvio Exclusivo... 7 1.1.1.10 Preencher ATP... 7 1.1.1.11 Validar Documentação... 8 1.1.1.12 Pagar Processos... 8 1.1.1.13 Desvio Exclusivo... 8 1.1.1.14 Armazenar Processo... 8 1.1.1.15 Processo Armazenado... 8 1.1.1.16 Verificar pendência/motivo... 9 1.1.1.17 Consultar SIAFI E SGA Financeiro... 9 1.1.1.18 Verificar empenho correspondente a Nota Fiscal... 9 1.1.1.19 Atores... 9 2
1.1.1.20 Áreas de Interação... 9 1.2 PRESTADORES DE SERVIÇO...10 1.3 2 ALIANÇAS ARMAZÉNS GERAIS...10 1.4 ASSEMED...10 3
1 A N A L I S A R P R O C E S S O S PA R A PA G A M E N T O S F P B ( M E D I C A M E N T O S, M AT E R I A I S E P E R M A N E N T E S ) 4
Processo: Manutenção das FPB s. Sub-Processo: Analisar Processo de Pagamentos FPB (Medicamentos, Materiais e Permanentes). Fornecedores: SARD/FPB. Responsáveis: SARD/FPB, Tesouraria, Direção, Prestadores de Serviço, 2 Alianças Armazéns Gerais e ASSEMED. Clientes: Prestadores de Serviço, 2 Alianças Armazéns Gerais e ASSEMED. REGRAS DO NEGÓCIO: Não se Aplica. 1. 1 A N A L I S A R P R O C E S S O P A R A P A G A M E N T O ( M E D I C A M E N T O S, M A T E R I A I S E P E R M A N E N T E S ) 1.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO 1.1.1.1 Notas Fiscais O processo inicia-se com o recebimento das notas fiscais. 5
1.1.1.2 Verificar tipo de Nota Fiscal Verificar tipo de nota e separa-las por item (serviço, materiais, permanentes ou medicamentos). Entrada e Saída: Notas Fiscais. 1.1.1.3 Desvio Exclusivo Permite duas instâncias do processo: Nota Fiscal Eletrônica ou Nota Fiscal Manual. 1.1.1.4 Consultar DANFE no site da Nota Fiscal Eletrônica Verificar se a DANFE está ativa nos sistema da Nota Fiscal Eletrônica e imprimir tela do site para anexar ao processo. Saída: Tela do site da Nota Fiscal Eletrônica. 1.1.1.5 Desvio Exclusivo Permite duas instâncias do processo: Nota Fiscal Conforme ou Nota Fiscal não conforme. 1.1.1.6 Contactar responsável pela DANFE Entrar em contato com o setor financeiro da empresa responsável pela Nota para que resolva o problema da DANFE. 6
1.1.1.7 Aguardar o envio da nova DANFE ou carta de correção O responsável pela DANFE deve encaminhar uma nova DANFE ou carta de correção com os reparos executados. Saída: DANFE ou Carta de Correção. 1.1.1.8 Anexar Nota Fiscal ao processo de compra e a confirmação de autenticação Nota Fiscal é anexada ao processo e a autenticação é feita pela assinatura do Gestor da Área. Entrada: Nota Fiscal. 1.1.1.9 Desvio Exclusivo Permite duas instâncias do processo: Nota Fiscal de Medicamentos ou Nota Fiscal de Bens e Serviços. 1.1.1.10 Preencher ATP Para Nota de Bens e serviços é preenchido somente a ATP e o processo segue o fluxo normalmente. Para Nota de medicamentos deve-se verificar o empenho correspondente à Nota Fiscal, preencher a ATP para prosseguir com o processo de pagamento. Saída: ATP 7
1.1.1.11 Validar Documentação Procedimento onde o Ordenador de Despesas valida/assina o processo para pagamento. Entrada: Processo. Saída: Processo validado. 1.1.1.12 Pagar Processos Processo realizado pelo Serviço de Tesouraria. Entrada: Solicitação de Pagamento. Saída: Processo Pago ou Solicitação de acertos. 1.1.1.13 Desvio Exclusivo Permite duas instâncias do processo: Pagamento Realizado ou Pagamento não Realizado. 1.1.1.14 Armazenar Processo Arquivar processo na sala do requisitante para pagamentos e/ou empenhamentos posteriores, em caso de Ata vigente. Após o encerramento da vigência da Ata de RP, o processo permanece arquivado por um ano no setor. Passando este prazo, deverá ser arquivado pela Seção de Arquivo e Microfilmagem. Entrada: Processo. 1.1.1.15 Processo Armazenado Processo é armazenado até a sua próxima utilização, em caso de Ata vigente. 8
1.1.1.16 Verificar pendência/motivo Verificar o que está faltando no processo, realizar correções e enviar nova solicitação de pagamento. Entrada: Solicitação de ajustes. 1.1.1.17 Consultar SIAFI E SGA Financeiro No caso de Nota Fiscal de Medicamentos, deve-se consultar o SIAFI e o SGA Financeiro para verificar a disponibilidade de saldo. 1.1.1.18 Verificar empenho correspondente a Nota Fiscal Verificar no processo o empenho correspondente a nota fiscal que será paga. 1.1.1.19 Atores Monitor de Materiais FPB 1.1.1.20 Áreas de Interação SARD/FPB DIREÇÃO TESOURARIA PRESTADORES DE SERVIÇOS 9
2 ALIANÇAS ARMAZENS GERAIS ASSEMED 1. 2 P R E S T A D O R E S D E S E R V I Ç O Deve enviar a Nota Fiscal conforme a execução dos serviços. Saída: Nota Fiscal de serviços. 1. 3 2 A L I A N Ç A S A R M A Z É N S G E R A I S Deve enviar Nota Fiscal conforme a entrega dos bens Permanentes e de Consumo. Saída: Nota Fiscal de bens Permanentes e de Consumo. 1. 4 A S S E M E D Deve enviar a Nota Fiscal conforme a entrega dos Medicamentos. Saída: Nota Fiscal de Medicamentos. 10