DIVISÃO DE CONSULTORIA 1º SEMINÁRIO: Gestão Estratégica para Departamentos Jurídicos e Escritórios de Advocacia LOCAL: Recife-PE 22/11/2013 TEMA DA PALESTRA: Gestão de Fluxos de Trabalho e Indicadores de Performance PALESTRANTE: Edison Fernandes
CV DO PALESTRANTE Edison Fernandes Professor da EPD (Escola Paulista de Direito) - MBA em Administração Legal; MBA em Gestão Estratégica de TI FGV; Bacharel em Administração de Sistemas de Informação; Possui mais de 15 anos de experiência em Tecnologia da Informação; Consultor em Gestão e Automatização de Processos de Negócios; Membro Ativo da ABPMP(Association Of Business Process Management Professionals) Especialista em Telecomunicações e Redes de Computadores; Sócio da ESG Corp. É responsável pelas unidades de Negócios: Tecnologia da Informação Consultoria em Organização e Gestão Jurídica
MINHA FAMILIA RAZÃO DE TUDO
VISIBILIDADE COM QUAL VISIBILIDADE ESTAMOS GERINDO NOSSOS NEGÓCIOS? (Reflexão)
COMO FUNCIONA O MEU NEGÓCIO? Estrutura organizacional
LEMBRANDO ALGUMAS HABILIDADES PARA UMA BOA GESTÃO Planejamento: Permite o direcionamento dos objetivos estratégicos Estabelecimento de Metas: Deve ser declarado um alvo a ser atingido Tomada de Decisão: Através do entendimento do negócio Delegação: Atribuição de tarefas Suporte: Motivação, orientação, fenecimento de condições de trabalho Comunicação: Ajuda no claro entendimento de tarefas, atribuições e cumprimento de metas Controle do Plano: Garantir que o planejamento estratégico esta sendo seguido
ALGUMAS PERGUNTAS QUE TODO GESTOR DEVERIA SABER RESPONDER O que cada pessoa faz? Como funciona minha organização? Como obter as informações que preciso e do jeito correto? Como medir os desempenho das atividades? Quais os custos das minhas operações? Que tecnologia posso usar para melhorar o desempenho do meu escritório ou departamento? Quanto tempo leva as atividades para serem executadas?
O QUE É UM PROCESSO DE TRABALHO? Um conjunto de atividades inter-relacionadas que transforma entradas em saídas Possuem um objetivo claro e conhecido Agrega valor ao negocio da empresa
EXEMPLOS DE PROCESSO DE TRABALHO Atividades de Tratamento dos Processos Jurídicos Atividades Administrativas Atividades Financeiras Atividades de RH Atividades de Gestão Atividades de Serviços Gerais
O QUE CONTÉM UM PROCESSO DE TRABALHO?
QUAIS BENEFICIOS EM SE CONHECER OS PROCESSOS E FLUXOS DE TRABALHO? Conhecer como as atividade são realizadas Quem executa estas atividades Qual tempo médio de execução da atividade Qual o custo médio da atividade Quais as competências necessárias para realizar a atividade de forma eficiente e eficaz A carga diária de trabalho da atividade Elaborar e melhorar manuais e documentações de procedimentos Possui processos de trabalho formalizado
EXEMPLOS DE FLUXOS DE PROCESSOS DE TRABALHO AUTOMATIZADOS
ELABORAR CONTRATO
FORNECIMENTO DE VOUCHER DE TAXI
ENVIO DE PROPOSTA COMERCIAL
ACOMPANHAMENTO ADMISSIONAL
ACOMPANHAMENTO ADMISSIONAL
REQUISIÇÃO DE VAGAS
REQUISIÇÃO DE VAGAS
CONTRATAÇÃO DE FUNCIONÁRIO
CONTRATAÇÃO DE FUNCIONÁRIO
CONTRATAÇÃO DE FUNCIONÁRIO
REQUISIÇÃO DE DEMISSÃO
REQUISIÇÃO DE DEMISSÃO
REQUISIÇÃO DE DEMISSÃO
SOLICITAÇÃO DE VIAGEM
SOLICITAÇÃO DE VIAGEM
QUESTIONAMENTOS TAIS COMO: Custo? Tempo? PAINEL DE CONTROLE Competências? Indicadores de Performance? Acompanhamento? Variabilidade? Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, ou seja, não há sucesso no que não se gerencia (adaptado de W. Edwards Deming).
AS PESSOAS E OS PROCESSOS DE TRABALHO Estão adequadamente capacitadas para exercerem suas funções? Possuem os instrumentos necessários para realizarem suas obrigações? Como desenvolver as competências necessárias para que as pessoas executem suas atividades de forma eficiente e eficaz? Elas sabem porque estão realizando suas atividades e quais consequências que isto traz ao negocio da empresa?
AS TECNOLOGIAS E OS PROCESSOS DE TRABALHO Infra-estrutura Máquinas (estações e servidores ) Redes( cabeamento, roteadores), etc. Sistemas de Gestão Financeiro RH Compras Etc. Sistemas de Operação Gestão de Processos Jurídicos Sistemas de Colaboração Ferramentas de softwares utilizados em redes de computadores para facilitar a execução de trabalho em grupo.
POR ONDE COMECAR? Onde estamos? Identificar o cenário atual (Foto). Para onde iremos? Analisar e propor melhorias nos Fluxos e Rotinas de trabalho identificados. Como iremos? Implantar a Cultura da Gestão por Processo de trabalho.
MINI ROTEIRO ETAPA 1 REUNIÃO DE KICK-OFF (INÍCIO DOS TRABALHOS) ETAPA 2 PREPARAÇÃO DO PLANO DE MAPEAMENTO DOS PROCESSOS DE TRABALHO EXISTENTES ETAPA 3 APRESENTAÇÕES E WORKSHOPS DE ALINHAMENTO SOBRE OS CONCEITOS DE GESTÃO POR PROCESSO DE TRABALHO (ENVOLVER TODOS) ETAPA 4 EXECUÇÃO DO PROJETO DE MAPEAMENTO DOS PROCESSOS DE TRABALHO (IDENTIFICAR, ANALISAR E PROPOR MELHORIAS) ETAPA 5 WORKSHOPS SOBRE OS RESULTADOS DO MAPEAMENTO DOS PROCESSOS DE RABALHO (ENVOLVER TODOS) ETAPA 6 PREPARAÇÃO E APRESENTAÇÃO DO RELATÓRIO FINAL... ETAPA 7 IMPLANTAÇÃO DOS PROCESSOS DE TRABALHO REFORMULADOS E APROVADOS E DA CULTURA DA GESTÃO POR PROCESSOS DE TRABALHO
RESULTADOS ESPERADOS COM A IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO POR PROCESSOS DE TRABALHO Portfólio de KPI s (Indicadores) confiáveis; Cumprimento de metas e objetivos estratégicos; Redução de custos operacionais e incertezas gerenciais; Procedimentos claros e consolidados; Informação ágil e estruturada; Melhoria contínua nos processos de trabalho.
FRASE DE UM ADMINISTRADOR Minha empresa tem muitos processos de trabalho. O problema é que cada funcionário tem o seu próprio processo
AGORA ME DIGAM! COM QUAL VISIBILIDADE VOCÊS ESTÃO GERINDO SEUS NEGOCIOS?
Obrigado! Meus contatos: edison.fernandes@esgcorp.com.br http://www.facebook.com/edison1972 @FernandesEdison http://br.linkedin.com/in/edisonfernandes