Rede Brasil de Supermercados Central de Panificação e Confeitaria Grupo de Prevenção de Perdas Procedimentos e Boas Práticas de Prevenção de Perdas Central de Produção. São José-SC, 30/03/2010. 1
Índice 1. Introdução... 3 2. Recebimentos de Mercadorias... 3 3. 4. Armazenagem de Produtos... 3 Produção com base em padrões/receitas.... 4 4.1. Situação das Receitas no sistema de gestão... 7 4.2. Pedido para a Central de Produção/ Demanda Lojas... 9 4.3. Produção propriamente dita... 10 4.4. Lançamento da Produção no Sistema... 10 5. Separação e Faturamento para as Filiais... 11 6. Carregamento e Transporte... 12 7. Quebras... 12 8. Produção na Filial... 12 9. Considerações Finais.... 13 2
1. Introdução Este documento vem padronizar procedimentos e disseminar as boas práticas de prevenção de perdas a uma Central de Produção de Padaria e Confeitaria. Trataremos de assuntos relativos a recebimentos de mercadorias, armazenamentos, produção com base em padrões e Receitas, Mix de produtos, separação da produção, emissão de notas fiscais, carregamento e entrega, além do quebra. 2. Recebimentos de Mercadorias No recebimento de mercadorias, é preciso conferir a mercadoria através de um método denominado guia cega, que pode ser via relatório ou meios eletrônicos. Neste, serão observados pelo conferente da central de produção as quantidades de cada produto em sua respectiva embalagem de compra detalhada na nota fiscal, além da validade dos produtos. Um outro ponto a averiguar é o preço da mercadoria da nota fiscal. Há sistemas que travam o recebimento caso a Nota Fiscal esteja com preço superior ao negociado pelo comprador da área, outros sistemas deixam a encargo do conferente aferir o preço recebido. Independente disto é necessário receber no preço negociado. Evitando assim perdas financeiras a empresa. 3. Armazenagem de Produtos No armazenamento os produtos devem ser armazenados em estruturas verticalizadas, respeitando o empilhamento máximo de cada produto. Podem ser armazenados também em estrados de madeira denominados paletes para evitar contado direto com o chão, umidade, pragas em geral. Deve se respeitar também o sistema PVPS, primeiro que vence, primeiro que sai para produção. Evitando assim a perda de produtos vencidos. Algumas fotos de exemplos: Foto 1: Armazenamento Verticalizado. 3
Foto 2: Armazenamento Paletizado. Foto 3: Armazenamento Verticalizado 2. 4. Produção com base em padrões/receitas. Neste ponto, uma questão primordial é o padrão de qualidade estabelecido para cada produto. Com isso, o modo de preparo deve ser definido pela produção e seguido nos mínimos detalhes para cada produto do Mix da Central de Produção esteja no padrão estabelecido. Além do padrão no modo de preparo, temos também o padrão nos ingredientes e quantidades. 4
Dessa forma, os produtos terão sempre a mesma quantidade de recheios, açúcar, farinha, entre outros. Para isso é necessário seguir a receita rigorosamente. A receita deve ser cadastrada no sistema. Cada receita recebe um código e uma descrição, os ingredientes de cada receita serão informados, juntamente com a quantidade de cada ingrediente e seu custo. Por fim informar o produto final na quantidade que rende e seu custo final da produção. Algumas fotos para ilustrar: Foto 4: Fornos para preparo. Foto 5: Montagem de tortas. 5
Foto 6: Preparando massas diversas Foto 7: Preparando massas 2. 6
Foto 8: Preparando Pizzas. Foto 9: Câmara fria para estocagem de pizzas e tortas. 4.1. Situação das Receitas no sistema de gestão Todos os produtos cadastrados no sistema para compra têm embalagens com pesos padrões: Por exemplo: 1) Óleo MARCA X PET de 900 ml 2) Farinha de Trigo MARCA X 25 kg, / Farinha de Trigo MARCA Y 5 Kg. 3) Margarina MARCA X 5 kg / Margarina MARCA X 500 gr 7
Após a compra e recebimento, torna-se difícil em cadastrar uma receita, alimentando esses ingredientes e em quantidades decimais, até por que estes produtos não têm estoques fracionados. Uma solução encontrada foi: criar produtos chamados MPs (Matérias Primas) com embalagens KG, onde aceitam controlar estoque de quantidade decimais. Seguindo o exemplo anterior temos: 1) MP Óleo Kg 2) MP Farinha de Trigo Kg 3) MP Margarina Kg Para alimentar os estoques dos produtos MPs juntamente com preços de custo atualizados de cada produto, temos um procedimento chamado Transferência para Produção do produto comprado para o produto que será vinculado na receita. São transferidos, por exemplo, os estoques do produto Óleo Pet 900ml para o estoque do produto MP Óleo Kg juntamente com a atualização do custo. Suponhamos que temos no estoque 10 unidades de Óleo pet 900ml, ao fazer a transferência desse estoque é movimentado uma baixa de estoque do produto Óleo pet 900ml em 10 unidades e adicionado o estoque do MP Óleo Kg 9 KG. Reparem que os valores não conferem devido a um fator de conversão nessa transferência, que é justamente a embalagem do produto. Em resumo os produtos ao transferirem seus estoques, são transformados em KG para compor o estoque dos produtos MPs. Sabemos que 0,9 litros não é igual a 0,9 Kg, depende da densidade do líquido para se ter esse peso. Entretanto para inventários cada unidade deste será contada como 0,9 KG. Para fazer este procedimento de transferência do estoque do produto para MP, é preciso ter uma associação no cadastro. Abaixo um exemplo: Figura: cadastro de produtos. Onde, o produto 38079 FARINHA BUNGUE 25 KG TRIGO EXTRA CLARA, tem a associação com o produto 22537 MP FARINHA DE TRIGO KG indicada pelo círculo azul. 8
Se vocês repararem o Fator de Conversão que está no cadastro do produto é de 25. Logo quando transferir o estoque do produto 38079 para o estoque do produto 22537, a cada unidade transferida temos 25 KG lançadas no produto MP. Respeitando nesta operação de transferência de estoque o custo do primeiro produto dividido pelo fator de conversão, para acharmos o custo da MP KG. Veremos um exemplo a seguir. O sistema deve tratar essa operação como está ilustrada na tela abaixo. Figura: Transferência para Produção. Na tela acima vemos os produtos peso padrão, com seus estoques e quantidade a baixar indicado no quadrado em vermelho com seus preços de custos ao lado. O produto que entrará no estoque segundo o fator de conversão estão no segunda grade de produtos em cinza. No quadrado amarelo o fator de conversão de cada produto e ao lado a quantidade a Entrar no estoque desses itens. O Custo é mantido na proporcionalidade para a embalagens em KG. Há produtos comprados especificamente para a produção, estes já podem ser transferidos na entrada do produto no estoque, inclusive há um procedimento automático que faz isto. O que tem-se que fazer manual, são os produtos que estão na área de venda da loja e também são utilizados na produção. Estes quando forem pegos pelos chefes de setores na área de venda, devem sofrer esta transferência. Lojas 4.2. Pedido para a Central de Produção/ Demanda No caso de uma central de produção são feitos pedidos individuais por lojas em dias pré-determinados pela Central de Produção. Podem ser feitos pedidos diários, três vezes por semana ou duas vezes por semana. É preciso haver uma definição. Estes pedidos passam por uma consolidação. O resultado é um relatório com o mix da Central de produção e as quantidades consolidadas para a produção do dia. 9
4.3. Produção propriamente dita Em posse deste relatório os confeiteiros e padeiros começam a produção. Seguindo rigorosamente os padrões adotados e as receitas estabelecidas. Nesse momento cabe um parentes interessante. Todos os produtos com validade de 1 dia, por questão de logística e frescor devem são produzidos na própria loja. São eles: Mini Sonhos, Bananinha Recheada, Sonhos, 6 tipos de pães doces, 4 tipos de pães salgados, rosca de polvilho, rosca americana, 3 tipos de baguete, rosquinha frita, pão de queijo e salgados fritos. Todos os outros 289 itens, variações de: tortas, bolos, cucas, pães diversos, doces, folheados, mousses, pizzas, panetones e colombas (sazonais). Que tem mais de 1 dia de validade são enviados da central de produção. 4.4. Lançamento da Produção no Sistema Ao final da produção é preciso lançar a produção no sistema. Para isso a produção é toda pesada ao final do dia e lançada item a item no sistema. Vamos acompanhar como funciona a receita abaixo: Tela de lançamento da produção. Nessa operação temos os seguintes pontos a comentar. Receita 62, descrição BOLO CHOCOLATE, usam os ingredientes mostrados na grade de produtos localizada no meio da tela. Onde aparecem à quantidade de estoque, quantidade que o sistema vai baixar os ingredientes proporcional a quantidade produzida de 10,23 KG. Além de mostrar a quantidade a entrar no estoque do produto, código 15483 BOLO KG CHOCOLATE que está no quadrado verde. No quadrado em azul temos o custo total dos 10,23 KG, que fica com o custo de 2,66 R$. Esse procedimento é feito para todos os produtos produzidos. 10
5. Separação e Faturamento para as Filiais Depois de a produção estar toda pronta, é necessário faturar os pedidos para as filiais. Faz-se necessário separar os produtos prontos com base nos pedidos individuais das lojas. Os produtos serão separados e pesados para emissão da nota fiscal. Ao final deste procedimento o estoque dos produtos prontos no sistema deve ser igual à zero. Qualquer diferença deve se conferir as quantidades de cada loja e corrigir a nota fiscal emitida erroneamente. Isso por que a central de produção não fica com estoques destes produtos prontos. Toda produção é distribuída para as lojas no mesmo dia. Algumas fotos que ilustram a separação na área de expedição: Foto 10: Produtos prontos para serem enviados a loja devidamente etiquetados. 11
Foto 11: Mas produtos separados para as lojas, com as balanças ao lado. Já saem etiquetas com validade e preço. 6. Carregamento e Transporte Depois de faturadas todas as notas fiscais, é feito o carregamento dos produtos. O caminhão é lacrado e o colaborador da expedição anota o número do lacre no protocolo do caminhão. Ao chegar na filial de destino, o conferente da loja confere o protocolo com o lote da porta do caminhão e assina o recebimento. Caso o número do lote não confira, é comunicado o gerente de transportes/gerente de produção e conferido todos os produtos da carga. 7. Quebras Na central de produção o quebra é mínimo, uma fornada que tenha passado um pouco, uma massa que faltou algum ingrediente, ou até mesmo colocar mais ingredientes fisicamente na produção do que indica a receita. Todas essas situações geram quebras que são identificadas no inventário mensal da central de produção. A maior parte das quebras concentra na filial, no ponto de venda. É necessário que a loja conheça bem a venda destes produtos para gerar uma reposição adequada a venda. Zelando sempre por uma exposição impecável e atendimento personalizado para que tenham uma boa venda. 8. Produção na Filial Há uma relação de 20 itens que são produzidos na loja, mas a mecânica de receitas adotada é a mesma que da central de produção. Todos os ingredientes são transferidos para produtos MPs. A loja deve seguir rigorosamente as receitas. Lançar a produção e fazer inventários mensais destes produtos. 12
9. Considerações Finais. É preciso ter um acompanhamento muito próximo da padaria. Pois quando as diferenças de estoque aparecem nas MPs é sinal que o procedimento não está funcionando a contento. Por isso, é preciso responsabilizar a chefia da loja/operador de Sistema por cada falta de lançamento da produção e/ou falta de lançamento das transferências para MP. 13