Unidade IV 7 VANTAGENS COMPETITIVAS ATRAVÉS DO USO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 7.1 Sistema de informação nos negócios Hoje os sistemas de informação auxiliam todos os níveis da organização, tomando por base seu funcionamento interno e o ambiente externo em que atua. 7.1.1 Sistemas empresariais Os sistemas empresariais têm o objetivo de atender a três camadas da organização com diferentes níveis de informação e detalhamento. São eles: suporte tático da organização: permite uma resposta mais ágil e acertada no campo da estratégia da organização; suporte gerencial: melhora a colaboração e integração dos dados dentro e entre os departamentos, melhorando a resposta gerencial no funcionamento diário da organização; suporte operacional: melhora o controle das atividades básicas da organização (produção). 1 A seguir, ilustração da quantidade de informação gerada para cada um dos níveis dos sistemas empresariais. 36
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Suporte tático Suporte gerencial Suporte operacional Figura 6 Sistemas empresariais Nota-se que toda a organização é apoiada pelas informações geradas no sistema operacional, chamado também de sistema empresarial básico. Como sistemas empresariais básicos, podemos citar: 1 sistemas básicos de fabricação e controle: neste nível, temos os sistemas de CNC (sistemas de automação de máquinas, prensas, tornos, etc.), MRP (sistemas de planejamento de produção), CAD e outros; sistema básico de venda e marketing: dá suporte a PDVs, CRMs (vendas casadas); sistemas básicos de contabilidade e finanças: fornecem dados para os setores financeiros da empresa; sistema básico de recursos humanos: integram a necessidade de mão de obra, recrutamento, avaliação de desempenho etc. Gestão de dados Clientes Fornecedores Usuários Cidades Gestão de pessoas Ponto eletrônico RH Folha de pagamento Gestão de pedidos Lançamento de pedidos Confirmação de pedidos Aprovação de crédito Gestão orçamentária Custos Preços Propostas comerciais Controladoria Contabilidade fiscal Orçamento contábil Contabilidade gerencial Contabilidade comercial Gestão financeira Movimentação financeira Fluxo de caixa Controle bancário Gestão de serviços Assistência técnica Controle de serviços Gestão de materiais Controle de qualidade Estoque de terceiros Recebimento Estoque 37
Gestão de produção Planejamento de produção Ordem de produção Requisição de material Produção Gestão de demanda Carteira de pedidos Previsão de vendas Projeção de estoque Gestão de expedição Gestão de compras Lançamento de expedição Previsão de compras Lançamento de nota fiscal Cotação Faturamento Lista de preços Aprovação Tabela 4 Sistemas empresariais 7.2 Sistemas de informação no apoio ao processo de tomada de decisão É importante considerar que, geralmente, são apresentadas informações internas em conjunto com informações externas. Muitas vezes, essa conjugação de informações de diferentes origens é um sério obstáculo ao uso de sistemas de informação em nível estratégico. Em geral, os sistemas param no nível tático, sendo que a direção da empresa tem de recorrer a estudos adicionais ou consultorias externas para reunir as informações necessárias à prospecção de novos cenários. 1 Como os sistemas de informação comumente são desenvolvidos para lidar com questões internas, sendo abastecidos com dados e informações externas na medida exata e necessária à resolução de problemas táticos e operacionais, apresentam dificuldades em produzir (ou reunir) informações para o nível estratégico, especialmente pela necessidade de propiciar informações sintéticas, porém, com elevado grau de conhecimento agregado. 20 Segundo Laudon e Laudon (2004), algumas perguntas contidas nos sistemas de suporte executivo (que se destinam à tomada de decisões estratégicas) ajudam a responder: Qual é o negócio em que a empresa deveria estar? 38
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO O que os concorrentes estão fazendo? Que novas aquisições deveriam ser efetuadas? Quais unidades a empresa deveria vender? 1 20 No caso em que uma decisão de natureza operacional era contraposta a uma decisão tática, as decisões buscavam solucionar um mesmo problema, como, por exemplo, picos no consumo de energia elétrica levando ao pagamento de multas pela empresa. No nível estratégico, porém, é possível ampliar essa discussão e analisar a possibilidade de montar uma nova planta industrial em outro estado ou região. Para isso, será necessário contrapor algumas informações, tais como projeção da oferta e do consumo de energia elétrica para os próximos anos por parte das empresas de energia elétrica da região pretendida, evolução projetada da matriz energética da empresa e sua dependência da energia elétrica, além de uma análise de contingências, 7 como óleo combustível e gás. É importante notar que as informações levam em consideração não apenas questões internas (dependência de diversas fontes de energia), mas também a evolução da oferta versus demanda e a possibilidade de racionamento de energia elétrica e/ou gás. Embora essas informações possam ser hipotéticas, o seu estudo permite prospectar algumas possibilidades interessantes. 2 30 Porém, essas alternativas, mesmo reduzindo o problema, não conseguem diminuir a probabilidade de a empresa ter de reduzir ou descentralizar sua produção face à possibilidade de racionamento de energia. Caso se opte pela construção de uma nova planta, surge a possibilidade de melhorar a forma de produção, reduzindo a dependência em relação à energia elétrica. 7 Forma secundária de suprimento das necessidades dos equipamentos de determinada natureza. 39
Portanto, o sistema de informação não deve tomar as decisões, ficando a cargo dos administradores essa função. Sistemas de informação reservam-se apenas a dar apoio à tomada de decisão fornecendo dados e informações estruturadas, ordenadas e organizadas com o intuito de agilizar a análise da situação de determinado problema frente aos dados apresentados, dados para apoio nas soluções e, posteriormente, os resultados concretos da mudança. Referências bibliográficas BATISTA, Emerson de O. Sistema de Informação: o uso consciente da tecnologia para o gerenciamento. São Paulo: Saraiva, 2006. CAUTELA, A. L.; POLLONI, E. G. F. Sistemas de informação na administração de empresas. São Paulo: Atlas, 1986. CÔRTES, Pedro Luiz. Administração de sistemas de informação. São Paulo: Saraiva, 200. GORDON, Steven R.; GORDON, Judith R. Sistemas de informação: uma abordagem gerencial. Rio de Janeiro: LTC, 2006. HANIKA, F. P. Guia moderno de administração. São Paulo: Companhia Editora Forense, 196. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação com Internet. São Paulo: Editora JC, 2004. O BRIEN, James A. Sistemas de informação e as decisões gerenciais na era da Internet. 2. ed. São Paulo: Saraiva: 2006. TANENBAUM, Andrew. S. Sistemas operacionais modernos. 2. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2003. 40