Tutorial de Notas Fiscais Eletrônicas Geração e transmissão de NF-e Após preencher os dados da nota fiscal, se não houver alguma informação faltando, o sistema sugere a geração do arquivo texto necessário para a importação no emissor gratuito de nota fiscal eletrônica, disponibilizado pela receita. Se tudo estiver correto o sistema avisa que o arquivo texto foi gerado. Caso tenha algum problema com a nota fiscal, corrija os erros apontados, selecione a nota fiscal e clique em Gerar NF-e para tentar novamente.
1. Abra o emissor gratuito de nota fiscal eletrônica, selecione o CNPJ da empresa e clique em Iniciar 2. Acesse o menu Sistema Importar arquivos
3. Clique em Localizar, selecione a pasta onde os arquivos texto das notas fiscais são armazenados, selecione o arquivo a ser importado e clique em Importar Observação: é possível importar mais de uma nota fiscal na mesma hora, basta selecionar os respectivos arquivos na lista. A apresentação de alguns avisos é comum nesta fase. O aviso sobre a versão do aplicativo emissor pode ser ignorado.
4. Acesse o menu Notas Fiscais Gerenciar Notas 5. Clique em Pesquisar (A), posicione na última página (B) caso haja mais de uma, localize sua nota fiscal (C) e selecione-a na lista (D) Observação: é possível processar mais de uma nota fiscal simultaneamente, basta seleciona-las na lista. É necessário que todas as notas selecionadas tenham a mesma situação. 6. Pressione em sequência os botões Validar (1), Assinar (2), Transmitir (3), Imprimir (4) e Exportar... (5). Os detalhes sobre cada uma destas fases será detalhado asseguir. A coluna Situação deverá se alterar de Em Digitação para Validado (1), Assinado (2), Autorizado (3), DANFE Impresso ficará Sim (4) e o campo Autor.Exp. também Sim (5)
(1) Validação Ao clicar em Validar, o emissor verifica se todos os dados da nota estão corretos. Observação: Se uma nota não for validada, selecione apenas esta nota e clique em Detalhar. Na janela que foi aberta com os dados da nota, clique em Validar e serão apresentados os motivos da rejeição. (2) Assinatura Ao clicar em Assinar, o emissor irá apresentar a lista de certificados do repositório do Windows ou cadastrados no emissor. Observação: Se o emissor avisar que não há certificados cadastrados, embora este já tenha sido instalado, abra o menu Sistema Certificados e selecione a opção Utilizar repositório de certificados do Windows. Se mesmo assim o problema persistir, verifique se o certificado foi realmente instalado ou entre em contato com o suporte.
(3) Transmissão Clique em Transmitir e aguarde o fim do processo. Aguarde até que a situação da nota seja alterada para Autorizada. Observação: Se uma nota for rejeitada, selecione apenas esta nota e clique em Detalhar. Na janela que foi aberta serão apresentados os motivos da rejeição. Eventualmente o servidor da SEFAZ apresenta problemas técnicos, impossibilitando a transmissão da NF-e. Para verificar, abra o seu navegador, acesse o site http://www.nfe.fazenda.gov.br e verifique no quadro Serviços em contingência se o servidor SVRS (que processa os requerimentos do estado do Rio de Janeiro) está listado. Também pode acessar no topo da página Serviços Consultar Disponibilidade e confira se o servidor SVRS está tendo algum problema. Caso o serviço esteja em contingência, aguarde até que seja normalizado ou faça a emissão de uma nova nota de contingência. Para isso basta gerar novamente a nota fiscal na série 900. Algumas vezes, quando o servidor da SEFAZ está com problemas, a nota fiscal é processada mas não devolvida para o emissor. Neste caso, ao tentar transmitir, a nota fiscal é rejeitada e a mensagem de rejeição avisa que o número da nota já existe. Neste caso copie a chave de acesso, acesse no portal Serviços Consultar NF-e Completa e cole a chave de acesso no campo respectivo. Na página com os dados da NF-e, no final, existe um botão para baixar o XML. Depois de baixar o XML você deve importar para o emissor da mesma forma que fez com o arquivo texto gerado no início do tutorial, porém selecione o arquivo XML na parte de baixo da janela de importação de arquivos.
(4) Impressão Clique em Imprimir DANFE e confirme o formato e tipo de papel. Na janela de visualização do DANFE, clique no botão de impressora no topo da janela.
Se for preciso enviar o DANFE por e-mail para o cliente, clique no botão de disquete no topo da janela de visualização. Selecione o local, defina um nome para o arquivo e clique em Salvar
(5) Exportação Clique em Exportar... e na janela de diálogo Exportação de Arquivos selecione o tipo Arquivo XML, localize a pasta de arquivamento dos arquivos XML e clique em Exportar
(6) Arquivamento No controle de notas fiscais, clique no botão Arquivar NF-es para alterar o estado da nota fiscal de Em Aberto para Fechado Observação: ao pesquisar as notas fiscais em aberto, é possível detectar NF-es que foram transmitidas mas não exportadas ou exportadas para uma pasta diferente, e também notas que não foram transmitidas e que precisam ser inutilizadas.
Cancelamento de NF-e Após a nota ter sido transmitida e autorizada, se for verificado que houve um erro ou desistência do cliente em menos de 24 horas, é possível fazer um cancelamento. 1. Acesse o menu Notas Fiscais Gerenciar Notas. Clique em Pesquisar, selecione a nota fiscal e clique em Cancelar NFe Observação: note que a nota fiscal a ser cancelada precisa estar autorizada. Caso contrário, se não foi transmitida ou autorizada, será necessário efetuar uma inutilização. Neste caso veja o capítulo Inutilização de NF-e 2. Preencha a justificativa para o cancelamento e clique em Enviar Observação: algumas vezes o cancelamento é rejeitado, dizendo que a data do evento é maior que a data do processamento. Aparentemente esse problema ocorre por causa da hora programada no servidor da SEFAZ e costuma ser contornado ao se reduzir um pouco a hora do evento na janela Cancelamento por Evento
3. Aguarde até que o cancelamento seja efetuado pela SEFAZ 4. Clique em Exportar... e na janela de diálogo Exportação de Arquivos selecione o tipo Arquivo XML, localize a pasta de arquivamento dos arquivos XML e clique em Exportar 5. No controle de notas fiscais, clique no botão Arquivar NF-es para alterar o estado da nota fiscal de Fechado para Cancelado
Inutilização de NF-e Se uma nota fiscal não é transmitida ou, por algum motivo, não é aprovada pela SEFAZ, é necessário justificar a não utilização do seu número com a receita. Para isso existe a inutilização de numeração de NF-e 1. Abra o emissor gratuito de nota fiscal eletrônica, selecione o CNPJ da empresa e clique em Iniciar 2. Acesse o menu Notas Fiscais Inutilizações Inutilizar Faixa de Numeração
3. Clique em Pesquisar, selecione o número da nota a ser inutilizada e clique em Inutilizar 4. Preencha o campo Justificativa. Em caso de dúvida sobre o que colocar neste campo entre em contato com o seu contador.
5. Acesse o menu Notas Fiscais Inutilizações Consultar Inutilizações cadastradas no software
6. Clique em Pesquisar, selecione o número da nota que foi inutilizada e clique em Exportar 7. Clique em Localizar, selecione a pasta onde os XMLs das notas fiscais são armazenadas e clique em Exportar
8. No controle de notas fiscais, clique no botão Arquivar NF-es para alterar o estado da nota fiscal de Em Aberto para Inutilizado Observação: ao pesquisar as notas fiscais em aberto, é possível detectar NF-es que foram transmitidas mas não exportadas ou exportadas para uma pasta diferente, e também notas que não foram transmitidas e que precisam ser inutilizadas.