Módulo NFE: Tutoriais, dúvidas frequentes e dicas

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1 PARA SUPORTE REFERENTE À NFE É IMPRESCINDIVEL TER ESTE MANUAL EM MÃOS Módulo NFE: Tutoriais, dúvidas frequentes e dicas EDIÇÃO 1.0 / ABRIL 2010 Quanto ao uso da NFE Nesta edição 1 Quanto ao uso da NFE 1 Principais motivos de rejeição de NFE 2 Falha de Schema 2 Localizando o arquivo de lote da NFE 3 Abrindo o arquivo de lote da NFE 4 Submetendo o arquivo de lote da NFE ao validador online 5 Backup arquivos NFE 5 Contatos para suporte Para utilização da NFE é necessário respeitar alguns pontos fundamentais para a aceitação desta pela SEFAZ. Qualquer fator que venha a divergir com as regras impostas pela SEFAZ inviabiliza automaticamente a criação da DANFE e consequentemente impede que a NFE seja aprovada pela SEFAZ. Principais motivos de rejeição de NFE pela SEFAZ 1- A NFE não aceita caracteres especiais nos dados do Cliente, Fornecedor, Produto, Transportadora e Empresa. São considerados caracteres especiais acentos ( ^ ~ `), símbolos # $ % & *), aspas (' ") e até mesmo o ç 2- Preenchimento incorreto ou não preenchimento do "Código do Município" dos cadastros de "Empresa" e "Cliente" 3- Preenchimento do número do endereço em campo indevido nos cadastros de "Empresa", "Cliente", "Fornecedor" e "Transportadora". O número do endereço deve ser preenchido no campo "Nº" e não juntamente ao campo "Endereço". 4- Preenchimento incorreto de CNPJ ou IE nos cadastros de "Empresa", "Cliente", "Fornecedor" e "Transportadora" 5- Preenchimento incompleto do cadastro de "Transportadora" 6- Preenchimento incorretos dos dados fiscais no cadastro de "Produtos". 7- Envio de NF à SEFAZ com data de emissão anterior a data atual Ex: Se a NF for gerada no Sistema com data de 01/01/2010 a mesma terá que ser transmitida na data 01/01/2010, caso contrário, será rejeitada durante a transmissão. 8- Preenchimento de campos de "Telefone" com - ( ) ou letras Informações adicionais como ramal devem ser colocadas no campo de "Observações".

2 PÁGINA 2 MÓDULO NFE: TUTORIAIS, DÚVIDAS FREQUENTES E DICAS Fui transmitir uma NFE, retornou uma mensagem de falha de Schema e a operação de envio foi cancelada. Caso você não siga a orientação de realizar o procedimento de identificação da causa da falha de schema a partir da validação do lote imediatamente, o processo será mais complicado e demorado. Se ao transmitir uma NFE retornar uma mensagem de Atenção deste tipo, significa que algum dos cadastros utilizados na composição da NFE em questão está incorreto. A maneira mais simples de identificar onde está o erro é submeter o arquivo do lote da NFE incorreta a uma validação online. Recomendamos que esse precedimento seja feito imediatamente após acusada Falha de Schema XML. Caso você não siga a orientação de realizar o procedimento de identificação da causa da falha de schema a partir da validação do lote imediatamente, o processo será mais complicado e demorado. Como localizar o arquivo de lote da NFE? Todos os arquivos de lote de NFE gerados encontram-se numa pasta de LOG. Para acessar a pasta e localizar o arquivo incorreto siga os passos abaixo: Iniciar > Meu Computador > Arquivos de Programas > TecnoSpeed Service > Log Por padrão os arquivos dessa pasta ficam ordenados por ordem crescente de Data de Modificação, ou seja, da data/hora mais antiga para a data/hora mais recente. Use o mouse para movimentar a barra de rolagem até o final da lista de arquivos da pasta LOG. Procure o último arquivo com o final: -env-lot.xml Se a sua máquina oculta extensões de arquivos conhecidos, você deve procurar pelo final: -env-lot Se você não seguiu a recomendação de fazer este processo assim que anunciada a falha, o primeiro passo é obter, via Sistema, o número da NF rejeitada. Após este precedimento será necessário abrir todos os arquivos de lote gerados na data corrente e localizar em qual deles consta o número da NF rejeitada.

3 MÓDULO NFE: TUTORIAIS, DÚVIDAS FREQUENTES E DICAS PÁGINA 3 Agora que o arquivo do lote da NFE incorreta já foi localizado, é necessário abrir seu conteúdo para submetê-lo ao validador online. Como abrir o arquivo de lote da NFE? O arquivo de lote da NFE deve ser aberto com o aplicativo Bloco de Notas. Para isso clique com o botão direito sobre o arquivo do lote que foi localizado no item anterior e depois clique sobre a opção Abrir com. O arquivo de lote da NFE deve ser aberto com o aplicativo Bloco de Notas. Se a ao clicar na opção Abrir com uma lista de programas aparecer ao lado, selecione o Bloco de notas, caso contrário siga os passos abaixo. Se uma nova janela abrir com a seguinte mensagem Escolha o programa a ser usado para abrir este arquivo, selecione o Bloco de notas e depois marque a opção Sempre usar este programa para abrir este tipo de arquivo. Se uma nova janela abrir com a pergunta Você deseja abrir este arquivo a partir de um aplicativo online ou deseja escolher um programa a partir de uma lista, selecione a opção Escolher o programa a partir de uma lista, selecione o Bloco de notas e depois marque a opção Sempre usar este programa para abrir este tipo de arquivo. Agora que o arquivo do lote da NFE incorreta já está aberto, é necessário selecionar todo o conteúdo do mesmo para submetê-lo ao validador online. Para selecionar todo o conteúdo do arquivo do lote da NFE, basta seguir os seguintes passos: Editar (2ª opção do menu do Bloco de Notas ) > Selecionar Tudo ou simplesmente segure a tecla Ctrl e pressione a tecla A. Depois de selecionar todo o arquivo, você deve copiar o conteúdo da seleção: Editar (2ª opção do menu do Bloco de Notas ) > Copiar ou simplesmente segure a tecla Ctrl e pressione a tecla C.

4 PÁGINA 4 MÓDULO NFE: TUTORIAIS, DÚVIDAS FREQUENTES E DICAS Como submeter o conteúdo do arquivo de lote da NFE ao validador online? Abra o seu navegador de Internet, vá até a opção Favoritos do menu e procure por SEFAZ / validade NFE, caso não encontre digite o link abaixo na barra de endereços do seu navegador. É importante lembrar que o link abaixo não deve ser copiado e colado, pois o conteúdo do arquivo de lote da NFE copiado já está ocupando a memória. O site que abrirá terá a seguinte estrutura: O conteúdo do arquivo de lote da NFE deve ser colado na caixa da Mensagem. Para colar o conteúdo anteriormente selecionado aqui, basta clicar com o botão direito e selecionar a opção Colar ou simplesmente segurar a tecla Ctrl e pressionar a tecla V. Depois de colada a seleção, clique sobre o botão validar. A caráter de exemplo, a imagem abaixo mostra o retorno de uma validação de lote de NFE incorreto. No caso acima é possível identificar o erro no endereço do destinatário da NFE ( enderdest ). O campo recusado pelo validador é o Código de Município (xmun). Se mesmo depois de ler a mensagem que aponta qual cadastro e campo do mesmo foi preenchido incorretamente, ainda não for possível identificar o erro, mantenha a tela do validador aberta com a mensagem de retorno da validação e entre em contato conosco.

5 MÓDULO NFE: TUTORIAIS, DÚVIDAS FREQUENTES E DICAS PÁGINA 5 Quais os pastas de arquivos do Sistema e da NFE que eu tenho que fazer backup? É determinação da SEFAZ que se guarde os arquivos referentes à NFE durante 5 anos, portanto, para evitar problemas fiscais, é imprescindível a realização de backup diário, tanto do Sistema quanto das pastas que armazenam os arquivos da NFE. Quanto ao backup do Sistema O SISTEMA NÃO DEVE SER UTILIZADO DURANTE O PROCESSO DE BACKUP. Se a sua empresa utiliza o Sistema FX-Plus, a pasta onde se encontra o Sistema no Servidor deve ser inteiramente copiada para o local de backup (CD, DVD, pendrive, HD externo...). Se a sua empresa utiliza o Sistema FX-Trader siga os passos abaixo: No Servidor, clique com o botão direito sobre o ícone do Banco de Dados que se encontra na barra do relógio e escolha a opção MSSQLServer Stop. Microsoft SQL Server > MSSQL > Data > Copie a pasta com o nome da sua empresa para o local de backup Na barra de relógio novamente, clique com o botão direito sobre o ícone do Banco de Dados e escolha a opção MSSQLServer Start. Quanto ao backup dos arquivos referentes à NFE Os arquivos da NFE estão separados em 2 pastas distintas chamadas LOG e XMLDESTINATARIO. Para localizá-las siga as instruções a seguir: TecnoSpeed Service > Copie a pasta LOG para o local de backup TecnoSpeed Service > Copie a pasta XMLDESTINATARIO para o local de backup A partir daqui o Sistema já está liberado novamente para uso normal. Contatos para suporte Foxy House Informática Ltda. PABX: / FAX suporte@foxyhouse.com.br