Modo Estrutura é o ambiente de definição e estruturação dos campos, tipos de dados, descrição e propriedades do campo.

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1 Unidade 02 A- Iniciando o Trabalho com o ACCESS: Criar e Salvar um Banco de Dados Acessar o ACCESS Criar e Salvar o Banco de Dados Locadora Encerrar o Banco de Dados e o Access Criando um Banco de Dados (BD): Ao acessar o BD ACCESS será apresentada uma Caixa de Diálogo. Se você está começando a trabalhar com o ACCESS, clique em Banco de Dados Vazio do ACCESS, confirme através do Botão <OK>. Ao contrário dos demais programas, no ACCESS você deve primeiramente salvar o arquivo ANTES de qualquer definição de estrutura ou cadastramento de informações. Digite o nome do Banco de Dados que está criando LOCADORA e verifique a pasta onde deseja armazenar seus dados. Clique no Botão Criar e então comece a estruturá-lo. Após definir o Banco de Dados LOCADORA, a janela Banco de Dados exibe do lado esquerdo, os tipos de objetos utilizados para a criação de um banco de dados no ACCESS: Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Páginas, Macros e Módulos. O objeto Tabelas aparece ativado inicialmente como padrão, porque é o principal objeto em um banco de dados. Os demais objetos muitas vezes dependem das Tabelas para serem executados. Ambientes de trabalho: Modo Estrutura é o ambiente de definição e estruturação dos campos, tipos de dados, descrição e propriedades do campo. Modo Folha de Dados é o ambiente de inclusão de informações dentro do campos definidos no Modo Estrutura. B- Criando a Estrutura da Tabela Clientes: Criar uma Tabela de Clientes Abrir o Banco de Dados LOCADORA Definir a Estrutura da Tabela de Clientes Definir e Alterar as propriedades dos campos Salvar a Estrutura da Tabela de Clientes Tabelas Servem para armazenar todos os dados, ou seja, as informações a serem manipuladas em um banco de dados. Os dados podem ser de diversos tipos: textos, números, datas, memorando, autonumeração, etc. No ACCESS, cada tabela deverá armazenar dados referentes a um mesmo assunto. Um banco de dados eficiente deve conter tabelas corretamente projetadas. Campos São células de memória destinadas a armazenar uma informação. Por exemplo: Nome, , telefone, endereço. Cada célula contem uma única informação. Os campos são partes essenciais e indispensáveis para o armazenamento de dados de uma tabela. Características de um campo: - Começar por uma letra e podem conter até 64 caracteres (incluindo números, espaços e caracteres especiais, exceto o ponto (.), a exclamação (!), o acento agudo ( ) e o colchetes ([ ]). Criação de uma Tabela: - Para a criação de uma tabela, é necessário inicialmente definir os campos, em seguida colocando na primeira 1ª. e na 1ª. coluna o Nome do Campo e assim sucessivamente. Na 2ª. coluna define-se o Tipo de Dado para cada campo. Fundamentos de Informática Prof. Ricardo v 2012 Unidade 02-1

2 Tipo de Dados: - Cada campo de uma tabela armazenará um determinado tipo de informação, texto, data, memorando, autonumeração ou número. O padrão é o tipo texto. Texto é alfanumérico, serve para armazenar texto ou combinações de texto e número. Aceita no máximo 255 caracteres. Data/Hora É um tipo de dado que ocupa 8 bytes, em diferentes formatos para definição da Data e Hora do ACCESS. Para navegar entre o Nome do campo, Tipo de dados ou Descrição, utilize a tecla <enter> ou <tab>. Barra de Status: Está situada na parte inferior da janela do ACCESS, serve para indicar a situação em que o ACCESS sem encontra, de acordo com o recurso que está sendo utilizado. Também serve para exibir a descrição de uma campo da tabela. Descrição dos campos: É uma descrição para cada campo de sua tabela. Essa descrição irá aparecer na Barra de Status no momento em que o usuário estiver cadastrando uma informação, auxiliando com mais detalhes e facilitando a compreensão do que deve ser digitado em cada campo. 1) Com o objeto Tabelas selecionado, clique no botão Novo para abrir a caixa de diálogo Nova tabela. 2) Definir a primeira tabela para o nosso sistema: Clientes. 3) No Modo Estrutura, digite as definições a seguir: Nome do Campo Tipo de dados Descrição Cliente Texto Digite o nome do cliente RG Texto Digite o RG do cliente Data de Nascimento Data/Hora Digite a data de nascimento do cliente Endereço Res Texto Digite o endereço residencial do cliente Telefone Res Texto Digite o telefone residencial do cliente Bairro Texto Digite o bairro do cliente Cidade Texto Digite a cidade residencial do cliente Estado Texto Digite o estado residencial do cliente CEP Texto Digite o código de endereçamento postal do cliente Endereço Com Texto Digite o endereço comercial do cliente Telefone Com Texto Digite o telefone comercial do cliente Propriedades dos campos: Servem para informar algumas características do campo, por exemplo: tamanho máximo de caracteres, quais os dados permitidos, como esses dados serão exibidos, indicar se um campo dever ser definido obrigatório ou não como entrada de dados Na estrutura da tabela, ao selecionar um determinado campo, as propriedades referentes àquele Tipo de dados são exibidas Tamanho do campo Para campos do tipo texto e número. Serve para indicar o tamanho do campo para armazenar os dados. Para incluir ou alterar o tamanho de um campo, basta selecionar o campo e na propriedade Tamanho do campo digite o tamanho proposto ou altere o tamanho proposto. Campo do tipo Data/Hora Não se aplica a propriedade Tamanho do campo. Fundamentos de Informática Prof. Ricardo v 2012 Unidade 02-2

3 4) Na Tabela Clientes, definir os seguintes tamanhos para os campos: Nome do Campo Tamanho do campo Cliente 30 RG 12 Endereço Res 40 Telefone Res 18 Bairro 20 Cidade 22 Estado 2 CEP 9 Endereço Com 45 Telefone Com 24 5) Salve as alterações aplicadas e feche a Tabela Clientes. 6) Sempre que for efetuada qualquer alteração, seja no Modo Estrutura ou no Modo Folha de Dados é fundamental e indispensável Salvar a operação. 7) Caso apresente uma mensagem sobre criar uma chave primária, selecione a opção Não. C- Modo Estrutura e Modo Folha de Dados: Conhecer os modos de trabalho de uma tabela Abrir a tabela Clientes no Modo Estrutura e no Modo Folha de Dados Navegar entre os modos de trabalho Modo Estrutura Permite o modo de visualização dos campos da tabela, os tipos de dados e as propriedades de cada campo. Este modo é utilizado para a estruturação das informações que serão armazenadas. Modo Folha de Dados Permite o modo de visualização dos campos da tabela com os títulos das colunas e os registros apresentados em cada linha da tabela. Este modo é utilizado para a inclusão (digitação) das informações que serão armazenadas. Registros É um conjunto de campos. Observando a tabela de clientes temos um conjunto de informações a respeito de uma mesma pessoa cadastrada. Esse conjunto de informações por pessoa, denominamos registro. Para alterar entre o Modo Estrutura e o Modo Folha de Dados observe no canto superior direito o botão Exibir, localizado na barra de ferramentas Estrutura da Tabela. 1) Experimente alterar entre o Modo Estrutura e o Modo Folha de Dados utilizando a Tabela Clientes. D- Inclusão de Campos e Registros: Inclusão de campos na estrutura de uma tabela Inclusão dos campos: Código do Cliente, Home Page e Definição dos tipos de dados 1) Abra a Tabela Clientes no Modo Estrutura. 2) Para incluir um campo no final da lista de campos, clique na última linha (linha em branco), após o último campo cadastrado e digite "Home Page" (sem as aspas), em seguida tecle <enter> ou <Tab>. 3) Em Tipo de dados selecione Hyperlink. Fundamentos de Informática Prof. Ricardo v 2012 Unidade 02-3

4 Hyperlink Serve para armazenar endereços de hyperlink para páginas Web. Esse tipo de dado aceita texto ou combinações de texto e números. No Modo Folha de Dados da tabela, ou no Modo Formulário, ao posicionar o mouse sobre um campo do tipo Hyperlink, o ponteiro do mouse assumirá o formato de uma "mãozinha apontando", indicando ser um campo link e quando clicado, executa a conexão com um endereço na Internet. Inclusão de campos intermediários Para inserir campos intermediários do tipo texto e número clique no seletor do próximo campo e depois no menu Inserir/Linhas. Uma nova linha em branco, antes do campo selecionado será inserida. Efetue a inclusão como foi feito até agora, preenchendo o Nome do campo, o Tipo de dados e a Descrição. Para inserir um campo no início da lista de campos, o procedimento é o mesmo, clicando no primeiro campo existente no momento para que seja inserida uma nova linha em branco antes do campo selecionado. 4) Antes do primeiro campo, insira uma nova linha em branco e inclua o novo campo: "Código do Cliente" (sem as aspas) e em seguida tecle <enter> ou <Tab>. 5) No Tipo de Dados, selecione AutoNumeração para o Código do Cliente. AutoNumeração Serve para definir uma numeração automaticamente e sequencial para cada registro de uma tabela. A AutoNumeração é sempre incrementada de 1 em 1 e é controlada pelo próprio ACCESS e não pode ser atualizada. Normalmente ocupam 4 bytes de espaço em disco. 6) Selecione a linha abaixo do campo Home Page e preencha com . Em Tipo de Dados selecione Hyperlink e em Descrição coloque: " do Cliente" (sem as aspas). 7) Selecione a linha abaixo do campo e preencha com Foto. Em Tipo de Dados selecione Objeto OLE para inserir uma imagem e em Descrição coloque: "Identificação Visual do Cliente" (sem as aspas). 8) Após as alterações efetuadas no Modo Estrutura, lembre-se que sempre é preciso Salvar. Salve! E- Inclusão de Registros: Inclusão de registros na Tabela Clientes 1) Para inserir registros em uma tabela, deve-se abrir no Modo Folha de Dados. 2) Abra a Tabela Clientes no Modo Folha de Dados. 3) Um campo definido como AutoNumeração não permite a entrada de dados, pois será incrementado automaticamente pelo ACCESS. 4) Recomenda-se as teclas <enter> ou <Tab> para avançar os campos e <shift> + <Tab> para retroceder campos. É possível também navegar entre os campos utilizando um clique do mouse. 5) Cadastre os registros a seguir: Código do Cliente 1 (AutoNumeração) Cliente Anderson da Silva Barros RG Data de Nascimento 19/05/70 Endereço Res Av. Higienópolis, 5353 ap113 Telefone Res (0XX11) Bairro Higienópolis Cidade São Paulo Estado SP CEP Endereço Com Telefone Com Home Page andersonbarros@net.com.br Foto Fundamentos de Informática Prof. Ricardo v 2012 Unidade 02-4

5 Código do Cliente 2 (AutoNumeração) Cliente Bárbara Albuquerque dos Santos RG Data de Nascimento 02/12/80 Endereço Res R. Pelotas, 599 ap101 Telefone Res (0XX11) Bairro Ibirapuera Cidade São Paulo Estado SP CEP Endereço Com R. Cidade Jardim, 923 Telefone Com (0XX11) Home Page albuquerquesantos@net.com.br Foto Após a digitação de cada registro, o ACCESS efetua a gravação automaticamente. Porém, quando finalizar o último registro, recomenda-se SALVAR definitivamente. 6) Após Salvar todos os registros, feche a Tabela Clientes. F- Exclusão de Registros: A exclusão do registro de uma tabela é feita através da seleção do seletor de registros (lado esquerdo do registro) e pressionando a tecla <Delete>. Por tratar-se da eliminação de uma informação, uma mensagem de confirmação será exibida: "Você está prestes a excluir 1 registro(s)". Respondendo "Sim" o registro será excluído definitivamente. Fundamentos de Informática Prof. Ricardo v 2012 Unidade 02-5