SPED Contábil ECD 1 O que é a ECD Escrituração Contábil Digital A ECD Escrituração Contábil Digital é parte integrante do Projeto SPED Sistema Público de Escrituração Digital e visa substituir a escrituração dos registros contábeis em papel por uma versão digital, válida tanto para disponibilidade das informações das transações efetuadas à Receita Federal, mas também para seu registro regular em Junta Comercial. 2 1
Quem está obrigado ao envio da ECD -Sociedades empresárias - Sujeitas ao regime de Lucro Real, independente de condição a partir do ano-calendário 2009 3 Quem está dispensada do envio da ECD -Sociedades simples - ME/EPP optantes pelo Simples Nacional 4 2
Quem está dispensada do envio da ECD Na realidade, embora a IN cite como dispensada, não existia forma de arquivar a ECD junto aos Cartórios de Registro das Pessoas Jurídicas, no caso das sociedades simples, até porque a versão vigente do PVA exige um NIRE Número de Identificação do Registro de Empresas. Para a versão 3.0 da ECD, ainda em fase de testes, prevê-se a possibilidade de entrega sem um número de NIRE. 5 Quem está dispensada do envio da ECD A empresa optante pelo regime de Lucro Presumido não está obrigada, mas também não consta como dispensada da ECD. Isso porque com a modificação no artigo 11 da Lei 8.212/91, dada pela MP 2158-35/2011, as pessoas jurídicas que utilizarem sistemas de processamento eletrônico de dados para escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal, ficam obrigadas a manter, à disposição da RFB, os respectivos arquivos digitais e sistemas, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária. 6 3
Empresa que mudou do regime de Lucro Real para Lucro Presumido ou Simples Nacional É possível manter o envio da ECD, mesmo não sendo exigível. 7 Livros contábeis substituídos - Livro Diário (exigível pela lei societária e pelo RIR); -Livro Razão (exigível apenas pelo RIR); 8 4
Livros contábeis substituídos Deverão ser anexadas ao arquivo as demonstrações contábeis obrigatórias. Observa-se mais usual a apresentação do Balanço Patrimonial e da Demonstração do Resultado do Exercício. A DLPA e/ou DMPL são exigíveis de acordo com o RIR, portanto recomenda-se também sua anexação para transmissão e registro. 9 Impossibilidade de manter livro-papel Não podem existir, ao mesmo tempo, dois livros diários em relação a um mesmo período, sendo um digital e outro impresso. A Junta Comercial, após o registro de uma das versões impressa, por exemplo deverá impedir (colocar em exigência) a tentativa de autenticação e registro da ECD para o mesmo período. Todavia, entende-se de que, caso ocorrida esta situação, a obrigatoriedade de entrega junto à RFB estará atendida. 10 5
Quantidade de ECD entregues relativos a um mesmo ano-calendário Assim como era possível para a versão em papel (ou obrigatório, nas situações em que o número de folhas do livro Diário excedesse a 500), o mesmo ocorre para a ECD, embora não seja o mais recomendável fracionar o anocalendário em diferentes arquivos. Existem situações em que esta condição poderá ser utilizada, tais como: mudança de sistema (software), alteração do contabilista responsável ou do representante legal da sociedade. O tamanho máximo de cada arquivo não pode ultrapassar a 1Gb. 11 Quantidade de ECD entregues relativos a um mesmo ano-calendário Havendo a necessidade de entrega fracionada, importante efetuar previamente a entrega e o registro do(s) livro(s) anterior(es) ao do que apresentar a movimentação de 31/12, evitando assim que a Junta Comercial possa manter um dos livros em exigência, se entregues na mesma data e entrarem para registro ao mesmo tempo. 12 6
Quantidade de ECD entregues relativos a um mesmo ano-calendário É possível fracionar somente períodos de meses, nunca de dias, salvo se empresa em início ou extinção das atividades, cisão, fusão ou incorporação. O tamanho máximo do arquivo da ECD é de 1 GB (gigabyte). Ocorrendo a previsão inicial de entrega dos registros do ano-calendário em um único arquivo, mas este tendo excedido ao tamanho máximo, haverá de se fracionar a ECD relativa ao ano-calendário. 13 Quantidade de ECD entregues relativos a um mesmo ano-calendário Apesar de ser possível a entrega de mais de um arquivo relativo a períodos fracionados da ECD de um único ano-calendário, para o F-Cont Controle Fiscal Contábil de Transição, arquivo obrigatório para as empresas sujeitas ao Lucro Real, e que se utiliza das informações de saldos e movimentações apresentados na ECD, somente é possível o envio de um único arquivo por ano-calendário. 14 7
Quantidade de ECD entregues relativos a um mesmo ano-calendário Mesmo a empresa que optou pelo regime TRIMESTRAL do IRPJ Lucro Real pode (e deve) entregar preferencialmente uma única ECD para o ano-calendário. Importante ressaltar de que o período dividido por trimestres é de apuração e recolhimento para fins fiscais, estando permanecido para fins societários o prazo mínimo de 1 ano para o exercício social, normalmente coincidente com o ano-calendário. 15 Quantidade de ECD entregues relativos a um mesmo ano-calendário Deverão ser anexadas ao arquivo as demonstrações contábeis obrigatórias. Observa-se mais usual a apresentação do Balanço Patrimonial e da Demonstração do Resultado do Exercício. A DLPA e/ou DMPL são exigíveis de acordo com o RIR, portanto recomenda-se também sua anexação para transmissão e registro, o que será possível a partir da versão 3.0 da ECD, ainda em fase de testes. 16 8
Quantidade de ECD entregues relativos a um mesmo ano-calendário As demonstrações contábeis Balanço Patrimonial, DRE e DLPA (ou DMPL) devem vir transcritas somente na ECD correspondente ao período que englobar o encerramento do exercício, no caso, o mês de dezembro. 17 Mudança da sede da empresa para outra UF Deverá ser entregue pelo NIRE atual (da nova sede), considerando o NIRE anterior baixado. 18 9
Prazo para Entrega da ECD Até o último dia útil do mês de junho do ano subseqüente ao qual se referir a escrituração (23h59min59s). Nos casos de extinção, cisão parcial ou total, fusão ou incorporação a ECD deverá ser enviada pelas empresas envolvidas até o último dia útil do mês subseqüente ao da data do registro do evento. 19 Multas e Penalidades Descumprimento do Prazo para Entrega da ECD R$ 1.500,00 por mês-calendário ou fração se apurado lucro real; R$ 500,00 por mês-calendário ou fração se apurado lucro presumido. As multas acima serão reduzidas pela metade quando a escrituração digital for apresentada após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício. 20 10
Multas e Penalidades Descumprimento do Prazo para Entrega da ECD Os valores da multa são iguais para 1 dia ou os 30 dias do mês, ou seja, se a ECD de uma empresa, relativa ao ano-calendário 2012, for entregue tanto no dia 01/07/2013 (primeiro dia útil após o término do prazo) quanto no dia 31/07/2013 (último dia útil do primeiro mês subseqüente após o término do prazo), o valor da multa será de iguais R$ 1.500,00, para empresa de lucro real, sendo dobrada para R$ 3.000,00 a partir do dia 01/08/2013. 21 Plano de Contas Referencial da RFB Embora a vinculação do plano contábil adotado pela empresa ao plano referencial adotado pela RFB para fins da ECD tenha se tornado facultativa, estando sujeita a empresa ao Lucro Real no período a ser entregue, importante realizar esta vinculação, já pela última versão deste plano (Ato Declaratório Cofis n 31/2011), em virtude da entrega do F-Cont e da DIPJ o vencimento destas obrigações recai na mesma data de entrega da ECD. 22 11
Plano de Contas Referencial da RFB Em relação à versão do Ato Declaratório Cofis 20/2009, o plano referencial sofreu segregações e aberturas de contas, promovidas em parte pelo padrão IFRS e em parte por necessidade da própria RFB em detalhar determinados grupos de contas especialmente de tributos a compensar e a recolher bem como de algumas contas de resultado. As fichas da DIPJ relativas ao Balanço Patrimonial Ativo e Passivo sofreram modificações ainda em 2012, porém tais mudanças ainda não foram trazidas para o plano referencial da RFB. 23 Plano de Contas Referencial da RFB O único registro do arquivo da ECD que contêm a informação relativa ao plano de contas referencial da RFB é o I051. Já existe nova versão em fase de testes da ECD (3.0 Beta), mas que não será utilizada para a entrega das informações do ano-calendário 2012, devendo ainda ser utilizada a versão 2.2.7, e que não chegou a ser atualizada com as novas contas do plano referencial da RFB do Ato Declaratório Cofis 31/2011, portanto, é comum o PVA elencar uma série de advertências neste sentido, mas que não impedem a transmissão da ECD. 24 12
Plano de Contas Referencial da RFB O plano de contas referencial não tem contas de compensação e nem as transitórias (como a de encerramento do resultado). Assim, não informe o registro I051 para elas. Preferencialmente, no campo natureza da conta do registro I050, informe o código 09 (outras) para as contas transitórias. 25 Plano de Contas Referencial da RFB Análise de planilha e correlação com a DIPJ Principais condições e observações auditoria fiscal eletrônica 26 13
Blocos da Escrituração Análise por Bloco Principais informações e detalhes a serem analisados 27 Validação do arquivo da ECD A ECD realiza validação em dois níveis: a primeira quanto a ESTRUTURA e a segunda quanto à CONSISTÊNCIA dos dados. A indicação de erros na validação estrutural vem a denunciar inconformidades na montagem dos campos do arquivo TXT, em relação às disposições do layout próprio. Comum ocorrerem situações não previstas pelo software quanto a sinais de determinadas contas. Já em relação à validação de CONSISTÊNCIA, o PVA apresenta o Relatório Resumo da Validação, indicando maior detalhamento quanto aos erros e advertências ocorridos. 28 14
29 30 15
31 Erros comuns na Validação da ECD Conta de nível superior deverá ter a mesma natureza da subconta Conta informada deve existir no plano de contas e ser analítica (Registro I155) Soma das partidas do lançamento a débito ou a crédito diferente do valor informado no registro Lançamento Contábil Conta cadastrada no plano de contas não é conta de resultado (Registro I355) 32 16
Erros comuns na Validação da ECD Saldo da conta antes do encerramento não corresponde ao total dos lançamentos de encerramento Soma dos saldos finais credores é diferente da soma dos saldos finais devedores no período OU Soma dos saldos iniciais credores é diferente da soma dos saldos iniciais devedores no período informado nos registros de Saldos Periódicos 33 Erros comuns na Validação da ECD Estrutura da linha inválida; As linhas da escrituração não terminam com os caracteres CR (Carriage Return) e LF (Line Feed) Para resolver este problema é necessário abrir o arquivo, copiar o conteúdo e salvar em um outro editor, salvar o arquivo TXT nesse editor e validar novamente, pois deverá eliminar quebra de linha do editor inicialmente utilizado e que impossibilita a validação. 34 17
Assinaturas do arquivo da ECD Assim como no livro-papel, deverá haver a assinatura digital (e-cpf Certificado A3) do representante legal da empresa e do contabilista. Atentar-se quanto à Qualificação do Signatário: as mais comuns são: Administrador (para sócio) e Titular (para empresário individual ou EIRELI). Alternativamente poderá o arquivo ser assinado por um Procurador, devendo porém tal instrumento de procuração ser previamente registrado na Junta Comercial, através de requerimento próprio. 35 Requerimento de Autenticação de Livro Digital 36 18
37 Requerimento de Autenticação de Livro Digital NIRE e CNPJ: da Matriz da empresa. Nome empresarial: completo, por extenso, sem abreviações, de forma idêntica a qual está transcrita na Junta Comercial. Número do livro: respeitar numeração sequencial após o último livro enviado/registrado, independente de haver sido livro-papel Caso haja livros diários de períodos anteriores em atraso, recomendável primeiro registrá-los. Período: são admitidos períodos parciais, conforme já relatado. Sendo início de atividades da empresa, observar quanto a data de registro na Junta Comercial como data inicial do arquivo. Identificação do Documento de Arrecadação: para registros na Junta Comercial do Paraná, deverá ser transcrito o número do recibo com os 7 dígitos relativos à guia de recolhimento paga previamente (NUM.DOC.). 38 19
Requerimento de Autenticação de Livro Digital O requerimento pode ser assinado unicamente pelo representante legal ou procurador, não fazendo-se necessária a assinatura suplementar do contabilista. 39 Transmissão do arquivo da ECD A transmissão ocorre através da utilização do programa ReceitaNet, que deve estar sempre em sua versão mais recente disponibilizada no equipamento utilizado para processamento e envio do arquivo à RFB. Status gerados após a transmissão a) Autenticação do livro; b) Indeferimento; e c) Sob exigência. 40 20
Requerimento de Substituição de Livro Digital Não Autenticado 41 42 21
Requerimento de Substituição de Livro Digital Não Autenticado Trata-se de uma substituição integral do conteúdo anteriormente transmitido, possível quando o registro tiver ficado Em Exigência. Casos mais triviais: erro no NIRE, no número do livro (sequência) ou no nome empresarial (abreviaturas) e ausência de recolhimento da taxa. Observar que as informações ME e EPP ao final do nome empresarial também devem ser sempre considerados. Identificação do arquivo que será substituído (Hash + DV): Deverá ser localizado o arquivo Hash de envio original da ECD, que fica salvo no equipamento local. Recomendável armazenar esta informação em pasta própria do Servidor de Dados. 43 ECD versus F-Cont Lucro Real O F-Cont Controle Fiscal Contábil de Transição atua com os saldos contábeis existentes na ECD e promove os ajustes decorrentes do RTT Regime Tributário de Transição, no sentido de manter as demonstrações contábeis Balanço Patrimonial, DRE e DLPA, com as respectivas movimentações e saldos conforme os critérios societários vigentes em 31/12/2007, anteriores à vigência da Lei nº 11.638/2007. O resultado final destas movimentações e ajustes devem também ser refletidos nas fichas da DIPJ relativas às informações da apuração de resultado do período-base, Balanço Patrimonial e DLPA Critérios em 31.12.2007. 44 22
ReceitaNetBx Age em caminho inverso do PVA, realiza download dos arquivos da ECD ou EFD gravados na base de dados da RFB para consulta ou análise. As informações somente poderão ser acessadas através do e-cnpj da empresa ou e-cpf do representante legal perante a RFB, contabilista ou procurador. Maiores informações, especialmente quanto a bloqueio de portas de acesso, acesse o link abaixo: http://www.receita.fazenda.gov.br/pessoafisica/receitanetbx/ PerguntasRespostas/ReceitanetBXPergResp.htm#1-45 Nova Versão do PVA ECD 3.0 para arquivos enviados a partir de 07/2013 Disponibilizada no site do SPED para download a versão 3.0 do PVA da ECD (Beta), a ser utilizada inicialmente para testes, não sendo possível realizar a atualização de tabelas e a transmissão de arquivos. A versão completa, com transmissão e atualização de tabelas tem disponibilidade prevista a partir de 07/2013. 46 23
Nova Versão do PVA ECD 3.0 para arquivos enviados a partir de 07/2013 Dentre as alterações desta nova versão citamos: - É permitida a utilização do leiaute 1 (até 2012) e do leiaute 2 (após 2012) no mesmo programa. A versão Beta valida normalmente um arquivo TXT gerado nos moldes da versão anterior vigente da ECD (2.2.7), desde que o período de datas limite-se a 31/12/2011. - Possibilidade de edição de campos; - NIRE deixa de ser obrigatório; - Permitir a substituição de ECD com NIRE diferente (decorrente de erro na transmissão original, por exemplo); - Inclusão da Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados/Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (registro facultativo); - Impressão por blocos ou de toda a escrituração; 47 Nova Versão do PVA ECD 3.0 para arquivos enviados a partir de 07/2013 Modificações nos seguintes registros: Registro 0000 Inclusão dos campos: IND_NIRE IND_FIN_ESC COD_HASH_SUB NIRE_SUBS IND_SIT_INI_PER Registro I030 Campo DT_ARQ passa a ser Opcional NIRE deixa de ser obrigatório (quando informado 0000.IND_NIRE = 0) Criado novo campo DT_EX_SOCIAL 48 24
Nova Versão do PVA ECD 3.0 para arquivos enviados a partir de 07/2013 Modificações nos seguintes registros: Registro J100 Inclusão dos campos: VL_CTA_INI IND_VL_INI Registro J930 Inclusão dos campos: FONE EMAIL UF_CRC NUM_SEQ_CRC DT_CRC 49 Nova Versão do PVA ECD 3.0 para arquivos enviados a partir de 07/2013 - Criação dos registros J200, J210 e J215 - Registro I051 - não existe mais referência ao plano de contas referencial da RFB neste registro, apenas para as instituições financeiras (Banco Central) - Inclusão de novos campos no leaiute do Requerimento de Substituição; - Criação do "Termo de Cancelamento de Autenticação ; - Criação das tabelas de Município e País - Criação da tabela de Indicador de início do período, vinculado ao novo campo IND_SIT_INI_PER do registro 0000. 50 25
Nova Versão do PVA ECD 3.0 para arquivos enviados a partir de 07/2013 Finalidade da escrituração - G - Livro Diário (Completo sem escrituração auxiliar): 0 - Original 1 - Substituta da escrituração com NIRE 2 - Substituta da escrituração sem NIRE 3 - Substituta da escrituração com troca de NIRE Indicador do início do período: 3 - Início de obrigatoriedade da ECD no curso do ano-calendário 51 52 26
53 54 27
Links relacionados Guia Prático da ECD atualizado até 06/2012 http://www1.receita.fazenda.gov.br/sistemas/spedcontabil/download/guia_pratico_ecd_v101.pdf Orientações Importantes Livro Digital JUCEPAR https://www.juntacomercial.pr.gov.br/modules/conteudo/conteu do.php?conteudo=179 Perguntas Frequentes Sítio do SPED http://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/sped-contabil.htm 55 Agradecemos sua presença! Maiores informações, dúvidas, esclarecimentos e consultas: edison@atuabil.com.br (41) 8808-0593 Curta nossa fanpage no Facebook: http://www.facebook.com/pages/atuábil/162252207251026 LinkedIn: http://www.linkedin.com/pub/édison-remi-pinzon-41-88080593/4b/1b/15 56 28