GSAN Sistema de Gestão Comercial para empresas de saneamento Versão Atual do GSAN A PROCENGE é líder nacional no fornecimento de softwares de gestão para companhias de Água e Saneamento, com base na sua expertise de mais de 35 anos atuando no setor de Saneamento. A partir do ano de 2008 a PROCENGE investiu em melhorias no GSAN, e atualmente presta serviços de consultoria de implantação do sistema e também desenvolve novas funcionalidades para o sistema. Este documento tem por objetivo apresentar as novidades implementadas nesta versão do GSAN. Melhorias no processo de instalação, novas funções que visam melhorar e adequar a ferramenta aos processos das empresas de abastecimento de água e saneamento do esgoto, criação de novos documentos para o usuário compreender o sistema e disponibilização do recurso de ajuda on line. O GSAN é um software público e livre desenvolvido para o Programa de Modernização do Setor de Saneamento PMSS do Ministério das Cidades. A solução facilita a gestão das empresas e departamentos de água e esgoto, está disponível gratuitamente através do portal do software público brasileiro. A Procenge, com sua expertise de atuação no setor de Saneamento, presta serviços de consultoria de implantação do GSAN e desenvolve novas funcionalidades para o sistema. O download gratuito da versão GSAN da Procenge pode ser feito através do site www.softwarepublico.gov.br. Módulos
Instalação do GSAN A instalação do GSAN foi melhorada a fim de tornar-se um processo fácil, intuitivo e rápido, sem requerer conhecimentos técnicos. Instalador Disponibilizado um único dispositivo para executar a instalação do banco de dados - Postgree; instalação do serviços - Jboss; instalação da aplicação do GSAN e atualização da carga dos dados iniciais. De forma transparente todos os recursos são instalados e o usuário precisa apenas confirmar o andamento das etapas. Passo a Passo da Instalação Além disso, dispõe de um guia de instalação que orienta o passo a passo das ações a serem executadas para garantir o sucesso da instalação. Novidades da Versão Atual do GSAN A versão atual do GSAN contempla inúmeros novos recursos que visam flexibilizar a ferramenta para comportar os processos realizados pelas empresas de fornecimento de água e abastecimento de esgoto, como promover benefícios funcionais e operacionais. Nos itens abaixo as novidades serão descritas agrupadas por macrofunções do sistema. Cadastro Visando proporcionar a identificação das redes de distribuição do esgoto da empresa de forma mais específica foram adicionados os cadastros de sistema, subsistema, bacia e subbacia. A fim de atender ao mercado água e esgoto que promove incentivos para o acesso da população brasileira ao abastecimento de água, o processo de tarifação no sistema GSAN foi flexibilizado para registrar os imóveis que participam de programas para erradicação da miséria implementado pelos Governos Federal, Estadual e Municipal e também por medidas privadas. Integração dos dados de medição através de arquivo de texto. Visando a integração do sistema GSAN com softwares de coleta de dados da medição que gerem os dados em arquivo de texto, o GSAN foi flexibilizado para permitir a Importação dos Dados da Leitura. Criada a opção do Lançamento Manual dos Dados da Leitura, proporcionando o registro das informações de leitura e anormalidade identificadas de forma manual no GSAN. Agilizando a atualização dos dados e processamento do faturamento das empresas em situações de falhas na importação do arquivo de texto ou integração com os sistemas de coleta de dados. Notificação de Irregularidades na Ligação de Água, visando registrar infrações para os imóveis nas situações em que forem identificadas irregularidades na ligação de água. Promovendo a normalização de ligações de água de clientes que possuam quaisquer irregularidades. Controle do limite de anormalidades por medição, visando impossibilitar o faturamento das contas com base em medições realizadas com situações adversas de grande volume de anormalidades. Criada no GSAN a operação de Substituição das Leituras Anteriores que proporcionará às empresas realizar a alteração dos dados de leituras referentes à água e poço realizada em períodos anteriores. Visto que, a necessidade de substituição dos dados pode ocorrer devido a ajustes de erros em leituras efetuadas pela empresa, entre outras situações. Além disso esta operação irá ser registrada no banco de dados proporcionando a rastreabilidade do responsável por executá-la. Integração do GSAN com sistemas de telemetria, para medição automática dos hidrômetros de grandes consumidores. Faturamento Integração do GSAN com sistemas de leitura e geração imediata das faturas proporcionando o Faturamento Imediato de água e esgoto. Otimizando o processo de faturamento das empresas de abastecimento de água e saneamento de esgoto, visto que a leitura do imóvel é realizada de forma simultânea com as validações criteriosas que permitem a emissão da conta do imóvel. Visando permitir a impressão das contas em gráfica terceirizadas está disponível a geração dos dados da conta em arquivo de texto. Controle da vigência do faturamento especial dos imóveis, retornando a situação para o faturamento normal automaticamente após a finalização da validade. Garantindo a aplicação do regime exclusivamente no prazo devido. Micromedição Instalação de Hidrômetros em Lote, que proporcionará maior agilidade na instalação dos hidrômetros, reduzindo o esforço operacional da operação individualizada.
Arrecadação A partir desta versão do GSAN a classificação dos pagamentos arrecadados será efetuada on-line, proporcionando a posição atualizada dos débitos em tempo real. Anteriormente, a classificação dos pagamentos ocorria após semanas, impossilitando a visão fidedigna dos recebíveis, além de ausência de informações atualizadas para o envio da cobrança. Múltiplas formas de arrecadação dos pagamentos, como por ficha de cobrança, boleto bancário e parcelamento por responsável. Cobrança Registro dos contratos de cobrança dos agentes arrecadadores no GSAN, proporcionando o melhor acompanhamento das regras firmadas da prestação do serviço. Visando definir maiores opções de cobrança para os imóveis, nesta versão será permitida a associação de múltiplas situações de cobrança por imóvel. Para proporcionar à empresa de saneamento de água e esgoto um melhor resultado na aplicação das ações de cobrança foram implementadas as funcionalidades Critérios de Ações de Cobrança e Comando de Ação de Cobrança, que permitirão ao usuário cadastrar as condições (critérios) para que seja executada a ação de cobrança (comando), de forma que a empresa direcione o cliente a efetuar o pagamento de todos os débitos. Implementada a opção de Múltiplas Situações de Cobrança para um imóvel, visando flexibilizar as condições firmadas entre a empresa e os consumidores. Cobrança Escritural por boletos bancários, promovendo maior integração com os agentes arrecadadores. Além de permitir a impressão dos boletos bancários diretamente no GSAN. Geração dos dados das Cartas de Comunicação de Cobrança Bancária em arquivo no formato TXT., proporcionando o envio dos dados para uma gráfica terceirizada, na qual prováveis condições de custo e prazo sejam adequadas a empresa. Cobrança de taxa adicional nas contas cuja entrega seja definida para ocorrer em outro endereço. Maior flexibilidade no Parcelamento dos Débitos proporcionando novas opções de negociação para o pagamento dos débitos por parte dos clientes, como pagamentos em períodos alternados (pula pula), parcelamento distinto da fatura com inclusão de debito automático, parcelamento dos débitos para o responsável do imóvel. Contra-ações de cobrança on-line, como por exemplo religação, reestabelecimento e positivação. Proporcionando ações que visam normalizar a situação do imóvel e cliente após a quitação dos débitos. Com o objetivo de proporcionar maiores alternativas na negociação de débitos dos clientes foi criado o recurso da Emissão da Carta de Cobrança com múltiplas opções de parcelamento. Integração on-line das funções de Cobrança e Negativação, proporcionando a comunicação entre as áreas para indicar em tempo real os imóveis cuja situação da cobrança permitem a negativação ou positivação. Negativação dos Consumidores no SPC Brasil: Implementado o acompanhamento do novo negativador SPC - Brasil no GSAN. Este negativador é o sistema de informações das Câmaras de Dirigentes Lojistas - CDLs, constituindo-se no maior banco de dados da América Latina em informações creditícias sobre pessoas físicas e jurídicas, auxiliando na tomada de decisão para concessão de crédito pelas empresas em todo o país. Criada a Ação de Confirmar a Negativação dos Imóveis na funcionalidade Comando de Negativação, que irá ocorrer quando o(s) órgão(s) confirma a negativação dos clientes enviados pela empresa de gestão de saneamento. Sendo assim, o sistema passa atualizar a situação do imóvel de Carta enviada para Imóvel Negativado. E para situações em que um dos itens negativado aceite pelo órgão Negativador for atualizado como pago, cancelado, parcelado ou excluído será gerado o Resumo Diário de Negativação para permitir a atualização somente deste item que não esta mais em situação de negativação. Atendimento ao Público Criação do Registro de Atendimento Incompleto que irá permitir a gravação dos R.A. cujos dados não foram totalmente preenchidos, a fim da geração do número de identificação a ser informado ao cliente. Facilitando em situações como por exemplo: a empresa está realizando o atendimento ao cliente e ocorre a falta de energia. Após o reabastecimento da energia o cliente poderá entrar em contato com a empresa e através do número do atendimento dar continuidade a sua solicitação. Facilitando o atendimento aos clientes foi adicionada a opção de visualizar os débitos do cliente diretamente na Inclusão do Registro de Atendimento. Proporcionar maiores informações para que o responsável pelo contato com o cliente tenha condições de orientá-lo para a normalização dos débitos. Workflow flexível para a Tramitação dos Registros de Atendimento entre as unidades organizacionais da empresa, como também com órgãos externos. Flexibilização no layout das Ordens de Serviços, a fim de permitir a definição de layouts diferenciados por tipo de O.S. Proporcionando a composição de layout com informações específicas
do serviço a ser executado. Encerramento massivo das Ordens de Serviço com instalação ou substituição do hidrômetro, agilizando as operações e reduzindo o esforço operacional do encerramento individual. Relatório Histogramas do Volume de Ligações, Consumos e Faturamento de Água e Esgoto irão proporcionar a análise da quantidade de ligações, volume do consumo e faturamento de água e esgoto dos imóveis e economias agrupados faixa de consumo e categoria dos imóveis. Visando proporcionar o acompanhamento gerencial das ordens de serviços pendentes de execução pelas equipes foi criado no GSAN o relatório Resumo das Ordens de Serviço Pendentes permitindo a análise por período e também por localidade. A fim de proporcionar a análise da efetividade das cobranças foi adicionado o relatório Acompanhamento do Sucesso das Ações de Cobrança. Este documento é muito útil para os serviços de cobrança terceirizada, onde a comissão é calculada com base na representação do volume de cobrança que originaram a quitação dos débitos. Disponível o relatório Fechamento da Cobrança que irá dispor do conjunto de informações possibilitando ao usuário a análise quantitativa dos imóveis em cobrança e sua respectiva situação. Criado o relatório Resumo de Ordens de Serviço Não Executada por Equipes proporcionando o acompanhamento das pendências de serviços por cada equipe. Para auxiliar na análise da rendimento das equipes responsáveis na execução das ordens de serviço foi criado o Relatório de Produtividade de Equipes. Contabilidade Contabilização por evento comercial de faturamento, arrecadação e cobrança, permitindo a geração dos movimentos contábeis em tempo real. Anteriormente, a contabilização dos dados era exclusivamente mensal, ou seja, após o encerramento do período. O novo cenário irá proporcionar maior agilidade nas análises e ajustes contábeis. Os lançamentos contábeis serão agrupados por: período, unidade comercial (localidade, estado, regional, setor comercial), categoria do imóvel, grupo contábil, agente arrecadador (para eventos de arrecadação), por tipo de tributo. Flexibilidade na periodicidade (diária, semanal, quinzenal, mensal) da integração do GSAN com sistema contábil. Consulta dos lançamentos contábeis diretamente no sistema, evitando a busca de informações no banco de dados. Proporcionada a rastreabilidade dos eventos que comporam o saldo contábil. Por exemplo: se o saldo da conta contábil referente a cancelamento está alto, o usuário poderá analisar todas as contas canceladas e seus respectivos clientes que compuseram o valor total do cancelamento no período. Automação dos lançamentos contábeis sobre a Provisão de Devedores Duvidosos - PPD. Anteriormente, os créditos eram identiificados manualmente no GSAN e assim esses lançamentos eram contabilizados. Implementações Técnicas Componentes Tecnológicos Atualizados Atualização para Servidor de Aplicação JBoss 4.3.2, eliminando o problema do sistema GSAN em relação ao vazamento de memória. Evitando a liberação de blocos de memória que não eram utilizados, que implicavam em travamento e cancelamento de processos devido a falta de memória. Regras de Negócios Parametrização das Regras de Negócio pelo Usuário Nesta versão do GSAN foi criado o Controle de Parametrização das regras de comportamento do sistema. Desta forma, a empresa irá optar por definir previamente os processos a serem executados e a forma de comportamento dos processos. Anteriormente, os parâmetros eram utilizados apenas para tornar padrão informações, que posteriormente seriam sugeridas em operações. Outra novidade do GSAN é proporcionar que as definições dos parâmetros possam será realizada pelos usuários chaves das áreas da empresa, dispensando a comunicação com técnicos para a configuração no banco de dados. Atualização para Servidor de Aplicação JBoss 4.3.2, eli
Manuais do Usuário Manuais de Processo Com o objetivo de auxiliar os usuários na compreensão das operações, está disponível o Manual do Usuário completo do sistema, com informações referentes a: conceitos, casos práticos, aplicabilidade, instruções de preenchimento dos campos e detalhamento dos botões. Atualmente, o Manual do Usuário contempla mais de 1.500 (mil e quinhentas) páginas de explicações sobre o comportamento e uso abrangendo 100% das telas do GSAN. O documento é dividido em capítulos de acordo com os macromenus do sistema, facilitando a consulta dos usuários. Visando alcançar a excelência no conhecimento sobre o sistema GSAN foi criado o Manual de Processos. Este documento tem por objetivo apresentar os processos organizacionais comportados pela ferramenta, proporcionando o conhecimento da aplicação em uma visão macro, processual e até o nível da atividade. O uso deste artefato irá facilitar a definição os processos do GSAN a serem instituídos na empresa, e consequentemente a sua implantação. Como também, será utilizado para agilizar a documentação dos processos da empresa. Atualmente, o Manual de Processos do GSAN contempla 2 (dois) macroprocessos: Faturamento Convencional e Faturamento Imediato. E em seguida será liberada a visão macro das áreas de Medição, Arrecadação, Cobrança e Atendimento ao Público. Ajuda online Com o objetivo de tornar mais prático o acesse ao tópico do Manual do Usuário correspondente a cada tela, foi implementado no GSAN o recurso Ajuda On Line, que através do clique no botão irá exibir a documentação que irá auxiliar o preenchimento e uso da tela.