Guia de Referência Rápida

Transcrição

1 Imóvel Mix CRM

2 Guia de Referência Rápida 01. Acesso ao Sistema 02. Aspectos Gerais 03. Configuração da Empresa 04. Configuração do Sistema 05. Usuários 06. Controle de Acesso 07. Equipes 08. Cadastro de FAC 09. Unificar FAC 10. Cadastro de Interesse

3 Guia de Referência Rápida 11. Ativar Interesse 12. Cadastro de Atendimentos 13. Ativar Atendimento 14. Atendimentos Atrasados 15. Plantão de Atendimento 16. SGI 17. Relatório de Acompanhamento do Cliente Diário 18. Relatório de Clientes por Imóvel 19. Relatório de Atendimentos por Mídia 20. Relatório de Acompanhamento por Atendente

4 Guia de Referência Rápida 21. Relatório de Acompanhamento Diário 22. Gerar Gráficos 23. Auto-travamento do Sistema 24. Validação de Licença On-line 25. Auditoria nas Execuções do Sistema 26. Backup Automático

5 1. Acesso ao Sistema O acesso ao sistema se faz através da verificação de permissão do usuário. Apenas usuários Apenas usuários cadastrados e ativos podem fazer o log-on no sistema.

6 1. Acesso ao Sistema Na TELA PRINCIPAL do sistema se destacam os seguintes elementos: - Menu de opções - Barra de ferramentas - Lista de atendentes - Últimos clientes

7 2. Aspectos Gerais As TELAS DE CADASTRO apresentam a seguinte estrutura: - Teclas de navegação do registros. - Campo de busca rápida do registro. - Abas com as informações referentes ao cadastro. Todos os campos obrigatórios, nos cadastros, são destacados com o título em negrito. - Botões de ações para a manutenção dos cadastros: inserção, alteração, remoção, etc.

8 2. Aspectos Gerais As TELAS DE PESQUISA apresentam a seguinte estrutura: - Campos com parâmetros para filtrar a pesquisa. - Botão Pesquisar. - Botão Limpar Tudo. - Botão Detalhes. Essa estrutura navegacional uniforme visa facilitar o aprendizado e uso do sistema. - Lista de registros achados na busca. - Botões de ações: Imprimir, Confirmar, Sair. Os cadastros mais importantes do sistema contam com uma tela específica para consulta.

9 3. Configuração da Empresa Ao configurar dados da imobiliária, o usuário indica as informações gerais, endereço, , homepage, logomarca, entre outros dados relevantes. Essas informações serão usadas no sistema para compor relatórios, impressões, para clientes.

10 4. Configuração do Sistema Interesse e atendimento Nesta tela o usuário pode configurar o sistema da maneira que melhor convier à imobiliária. Deve ser indicado qual a forma de exibição da tela de atendimentos, qual o interesse padrão da imobiliária, exibir produtos e serviços, etc... Essas informações serão usadas para personalizar a exibição das telas do sistema.

11 4. Configuração do Sistema Alertas / Atualizações O sistema também permite controlar os alertas gerados por ele, como: alerta de retorno alerta de finalização entre outros.

12 5. Usuários Para entrar no sistema e acessar as diversas funcionalidades do mesmo, o usuário deve ser criado e estar com o status de ATIVO. E esses usuários podem ser agrupados por departamentos, para refletir a estrutura organizacional da imobiliária.

13 6. Controle de Acesso O acesso a qualquer operação do sistema é controlado de forma a permitir diferentes níveis de acesso as funcionalidades de um cadastro específico. Por exemplo: Um usuário pode ter acesso a cadastrar um atendimento, mas não pode fazer a sua remoção.

14 7. Equipes No Cadastro de equipes, a imobiliária pode determinar os membros de cada equipe, restringindo a visibilidade dos atendimentos pelas equipes.

15 8. Cadastro de Ficha de Atendimento ao Cliente Nas abas da tela Cadastro de FAC é possível visualizar todos os dados do cliente: Dados Gerais, Perfil, Produtos e Serviços, Interesses, Atendimentos, Imóveis e Observações. Na aba Dados Gerais o usuário preenche os dados pessoais do cliente tais como: nome, documentação, cônjuge, contato, endereço residencial/comercial e etc.

16 8. Cadastro de Ficha de Atendimento ao Cliente Na aba Perfil, o usuário informa o perfil do cliente preenchendo os campos: profissão, renda, potencial, hobby e descrição.

17 8. Cadastro de Ficha de Atendimento ao Cliente Nesta aba o usuário adiciona ou remove os produtos/serviços associados ao cliente.

18 8. Cadastro de Ficha de Atendimento ao Cliente Na aba de Interesses, a imobiliária pode visualizar todos os interesses do cliente, podendo adicionar, alterar ou excluir interesses. O interesse é responsável pela descrição da pretensão do cliente, pode ser geral ou associado a imóvel, no segundo caso pode ser agenciamento, interesse em alugar ou interesse em comprar imóveis.

19 8. Cadastro de Ficha de Atendimento ao Cliente Na aba de Atendimentos, a imobiliária pode acompanhar todos os atendimentos realizados com o cliente. Filtre os atendimentos pelo interesse. Insira, altere ou exclua os atendimentos. Atendimentos são todos os contatos (ligações) realizados pelo cliente.

20 8. Cadastro de Ficha de Atendimento ao Cliente Adicione observações e alertas para cada cliente. Observação: pode ser um comentário sobre o cliente e etc. Alerta: pode ser um aviso importante para o cliente que tem que ser destacado, como por ex: O cliente pediu urgência no atendimento, este alerta é exibido sempre que o cadastro é acessado.

21 9. Unificar Fac No caso de ocorrer cadastramento de mais de uma FAC para o mesmo cliente com as mesmas características, é possível unificar os dados dessas FACs em uma única FAC principal.

22 10. Cadastro de Interesses As informações no cadastro de interesse servem para especificar a pretensão do cliente; se interesse geral em algum produto/serviço da imobiliária, ou em que imóvel ele tem interesse. O usuário acompanha a lista de imóveis de interesse, imóveis visitados e negócios fechados. Os sistemas de vendas (SGI) e de administração (ADM) compartilham os imóveis na mesma base de dados do Sistema de atendimento ao cliente (CRM) garantindo a integração dos três sistemas.

23 10. Cadastro de Interesses Preencha os dados de pretensão do cliente. A imobiliária, nesta aba, pode descrever as características do interesse do imóvel: tipo do imóvel, quantidade de quartos, quantidade de suítes, área útil, valor do imóvel e localização. E também indicar o tipo do interesse: Alugar, Comprar ou Agenciar.

24 10. Cadastro de Interesse O sistema permite que a imobiliária faça a busca de imóveis que satisfaçam a pretensão do cliente com o agente imobiliário. O Agente Imobiliário permite o atendente consultar os imóveis que se encaixam com o interesse do cliente. As Listas facilitam a visualização do interesse do cliente, mostrando a lista dos imóveis interessados, imóveis que o cliente visitou e os imóveis que ele tenha fechado o negócio.

25 11. Ativar Interesse A imobiliária gerencia os interesses finalizados, podendo ativar e desativar os interesses cadastrados no sistema. A importância do gerenciamento de interesse se reflete na possibilidade do interesse ser aberto ou finalizado de acordo com sua necessidade.

26 12. Cadastro de Atendimento A imobiliária pode controlar todos os atendimentos realizados, o sistema conta com três formas de visualização da tela de atendimento. Visualização Completa do Atendimento Contempla todos os dados de um atendimento com pesquisa de clientes, interesse, dados do atendimento, além de exibir os últimos atendimentos executados.

27 12. Cadastro de Atendimento Visualização Simplificada do Atendimento. Exibe a lista dos últimos atendimentos e o cadastro de atendimento. Visualização do Atendimento pela Telefonista. Exibe a lista dos últimos atendimentos, lista de atendentes, cadastro de atendimento e o cadastro de interesse.

28 12. Cadastro de Atendimento No Cadastro de atendimento, o usuário cadastra as ligações e/ou contatos feitos pelos clientes, permitindo o controle do retorno e prazo para finalização desse atendimento, também gerencia sua situação (ATIVO, BLOQUEADO ou FINALIZADO), e também a associação do interesse de imóveis ao atendimento.

29 12. Cadastro de Atendimento Na aba de Situação a imobiliária tem um panorama completo do andamento dos atendimentos com os seus clientes, com status de retorno e finalização

30 12. Cadastro de Atendimento A imobiliária pode visualizar toda a movimentação do atendimento através da aba Movimentação. O corretor visualiza todo o histórico de repasses do atendimento realizados na imobiliária. O repasse é a funcionalidade responsável pela interação de vários atendentes com um atendimento.

31 13. Ativar atendimentos A imobiliária pode gerenciar os atendimentos finalizados, podendo ativar e finalizar os atendimentos cadastrados no sistema. A importância do gerenciamento de atendimentos se reflete na possibilidade do atendimento ser aberto ou finalizado de acordo com sua necessidade.

32 14. Atendimentos atrasados A imobiliária terá total controle sobre os atendimentos com retorno e finalização atrasada. Com avisos e lembretes para facilitar o gerenciamento dos atrasos.

33 15. Plantão de atendimentos No Plantão de Atendimentos, o corretor tem uma melhor visualização dos seus atendimentos. Mostra os dados de interesse do atendimento, associa e cadastra clientes, repassa e finaliza atendimentos em uma única tela.

34 15. Plantão de atendimentos A imobiliária pode em qualquer momento acessar o histórico de contatos com o cliente, visualizando tudo o que ocorreu com o cliente, desde a primeira ligação até o fechamento do atendimento.

35 15. Plantão de atendimentos O corretor pode em sua Agenda, criar todas as suas tarefas e visualizar todos os agendamentos e atendimentos realizados de forma organizada.

36 16. SGI Integração total com o SGI (Sistema de Gerenciamento de Imóveis). Possibilitando a imobiliária pesquisar todos os imóveis cadastrados na sua base de dados e associar ao interesse.

37 17. Relatório de Acompanhamento do Cliente Diário Permite que a imobiliária faça um acompanhamento de tudo que acontece com o cliente: exibe os seus atendimentos, interesses e pretensão de imóveis em ordem cronológica de execução.

38 18. Relatório de Clientes por Imóvel Permite a imobiliária consultar a listagem dos imóveis exibindo as informações de todos os clientes que tenham interesse por cada imóvel.

39 19. Relatório de Atendimentos por Mídia Permite que a imobiliária visualize um relatório em HTML dos atendimentos realizados, com interesse, em cada imóvel por sua mídia.

40 20. Relatório de Acompanhamento por Atendente A imobiliária pode visualizar todas as ações de atendentes e corretores feitos na imobiliária, exibindo: - Contatos - Atendimentos - Negócios fechados Entre outras informações.

41 21. Relatório de Acompanhamento Diário O Relatório de Acompanhamento Diário permite que a imobiliária faça um acompanhamento exato do que acontece no seu dia-a-dia.

42 22. Gerar Gráfico O sistema exibe Gráficos que permitem a imobiliária visualizar informações analíticas sobre os imóveis e atendimentos. Tenha informações concretas sobre os Imóveis que recebem mais Interesse e muito mais...

43 22. Gerar Gráfico Visualize os Atendimentos pelo Seu status(ativo, BLOQUEADO, FINALIZADO E BLOQUEADO).

44 23. Auto-travamento O travamento do sistema serve para garantir que se o sistema ficar sem utilização por um determinado período de tempo, ele seja travado para que pessoas não autorizadas façam mau uso do mesmo. O usuário pode configurar o tempo de travamento, e assim que esse tempo for atingido o sistema é bloqueado e só será desbloqueado se o usuário fizer o log-on novamente.

45 24. Validação de Licença On-line Validação de licença de uso do sistema sem complicação ou burocracia. Apenas indicando o usuário e senha de administração para liberar o uso do sistema.

46 25. Auditoria de Execução do Sistema Para maior segurança da imobiliária todas as execuções das funcionalidades do sistema são cadastradas no banco de dados. Quaisquer inclusão, alteração ou remoção feitas no sistema, em quaisquer um dos cadastros ficam registradas para consultas e auditorias.

47 26. Backup Automático O sistema conta com dispositivo para backup automático das informações cadastradas, para aumentar a segurança e a confiabilidade. O backup é feito no O backup é feito no servidor de internet da imobiliária, aumentando assim a segurança no caso de falha do servidor local onde está sendo executado o sistema.

48 22. Mais Informações Fones: