Manual de Versão Sistema Condomínio21

Sumário 1. Parâmetro para determinar a inicialização automática do Condomínio21 Relatórios... 3 2. Atualização simultânea do condomínio selecionado no Condomínio21 Relatórios nas telas do sistema. 4 3. Novo filtro Conta Virtual nas telas de Pesquisa de Contas a Receber e Contas a Pagar e em relatórios específicos... 6 4. Atualização automática da versão do Condomínio 21 nas estações de trabalho através de mapeamento de unidade, na rede de computadores... 11 5. Agrupamento de boletos, com item de cobrança diferenciado, na tela de geração de remessa... 18 Lista de FIX... 20 Evoluções do Condomínio 21-2016... 21 2

Novidades 1.Parâmetro para determinar a inicialização automática do Condomínio21 Relatórios Disponível na nova versão do Condomínio21 um parâmetro que permite definir por usuário se o Condomínio21 Relatórios será aberto automaticamente junto com a inicialização do sistema, ou somente quando o menu for acionado pelo usuário (funcionamento antigo). o Como fazer: a) Acesse o menu Arquivo > Controle de Acesso > Cadastro de Usuários. b) Selecione aquele usuário que ao acessar o sistema desejará que o menu Relatórios seja inicializado automaticamente e então marque o novo parâmetro Iniciar Condomínio21 Relatórios automaticamente presente na aba Configurações. c) Após marcar o parâmetro acima, quando o usuário em questão acessar o sistema, o Condomínio21 Relatórios terá sua janela minimizada na barra de menus, conforme era o funcionamento até o momento. Importante: o Por padrão, quando o Condomínio21 for atualizado para esta versão (36.91/2.5.33) o menu Relatórios não será mais exibido automaticamente ao iniciar o sistema. 3

2. Atualização simultânea do condomínio selecionado no Condomínio21 Relatórios nas telas do sistema Com a implementação do novo menu de Relatórios, quando alterávamos um condomínio em alguma tela do mesmo, ao voltarmos para o sistema o condomínio selecionado não era atualizado nas telas acessadas. Diante deste cenário e visando melhorar a performance desta rotina, foi criada uma nova opção no cadastro de usuários que determina se o condomínio selecionado será atualizado simultaneamente em todas as telas abertas, ou se irá continuar da forma habitual, ocorrendo a mudança somente mediante ação do usuário. o Como fazer: a) Acesse o menu Arquivo > Controle de Acesso > Cadastro de Usuários. b) Selecione o usuário que deseja que os condomínios sejam atualizados simultaneamente ao trocar de telas. c) Em seguida, na aba Configurações marque o novo parâmetro Atualizar condomínio selecionado no Condomínio21 e no Condomínio21 Relatórios automaticamente. d) Será exibida uma mensagem de validação e também de alerta, informando que o Condomínio21 Relatórios será fechado (caso esteja em uso). Clique em OK e depois em Gravar. 4

e) Após os procedimentos realizados acima, acesse o menu Relatórios e selecione um condomínio diferente do escolhido no Condomínio21, para verificar o funcionamento da nova rotina. Condomínio selecionado na tela do sistema e inicialmente na tela do relatório Alterando o condomínio na tela do relatório: 5

Ao acessar qualquer tela do sistema o condomínio será alterado para o selecionado no relatório: Importante: o Algumas telas do sistema, não terão a atualização simultânea do condomínio, principalmente as que estejam em segundo plano, mas basta clicar sobre as mesmas que a atualização ocorrerá normalmente. 3.Novo filtro Conta Virtual nas telas de Pesquisa de Contas a Receber e Contas a Pagar e em relatórios específicos Visando melhorar o processo de conferência dos lançamentos de receitas e despesas vinculados a contas virtuais, foi criado um novo filtro nas telas de Pesquisas de Contas a Receber e Contas a Pagar. Quando habilitado, ele irá apresentar os lançamentos referentes a contas virtuais, seja por uma única conta ou por todas aquelas pertencentes a administradora. Este mesmo filtro, também foi incluído nos relatórios A Receber por unidade e Contas a Pagar por período e neles serão exibidas as Referências das contas virtuais. 6

Contas a receber Tela de Pesquisa o Como fazer: a) Acesse o menu Consultas > Contas a Receber. b) Marque a opção Conta Virtual e observe que o filtro para seleção da conta ficará disponível, inicialmente com o parâmetro Todas também habilitado. c) Partindo por base o exemplo da tela acima, que possui a opção Todas marcada, ao realizar o filtro, o sistema irá trazer todos os lançamentos vinculados a todas as contas virtuais cadastradas para o condomínio, entretanto caso uma conta virtual específica seja selecionada somente os lançamentos dela serão exibidos, para isso escolha uma conta virtual e clique em Filtrar. 7

Contas a receber Relatório A Receber por unidade o Como fazer: d) Acesse o menu Relatórios > Contas > A Receber por Unidade. e) O novo filtro já estará disponível e seu comportamento será o mesmo do citado para a tela de Pesquisa de Contas a Receber, podendo filtrar uma única conta ou todas cadastradas para o condomínio. f) É importante salientar que no relatório a referência da conta virtual estará no cabeçalho do documento e não em uma coluna específica, conforme demonstra imagem abaixo: 8

Contas a pagar Tela de Pesquisa o Como fazer: g) Acesse o menu Consultas > Contas a Pagar. h) Marque a opção Conta Virtual e observe que o filtro para seleção da conta ficará disponível e também terá o mesmo comportamento da tela de Pesquisa de Contas a Receber, podendo filtrar todas as despesas de todas as contas virtuais da administradora ou somente as despesas de uma conta virtual específica. Contas a pagar Relatório Contas a Pagar por Período o Como fazer: i) Acesse o menu Relatórios > Contas > A Pagar por Período. j) Selecione uma conta virtual específica ou todas, caso necessário, e clique em Visualizar. 9

k) A referência da conta virtual dos lançamentos estará no cabeçalho do relatório. Observação: o A alteração nos layouts das telas de Consultas de Contas a Receber e Contas a Pagar não foram realizadas devido a inserção do filtro de Conta Virtual, como foi demonstrado nas imagens dos exemplos as telas tiveram um aumento de tamanho para melhorar a visualização das informações apresentadas nelas. 10

4.Atualização automática da versão do Condomínio 21 nas estações de trabalho através de mapeamento de unidade, na rede de computadores Com intuito de agilizar e automatizar o processo de atualização das versões do Condomínio21 especificamente nas estações de trabalho, foi criada uma nova funcionalidade no sistema que permitirá, que mediante atualização da versão realizada na máquina servidora, os demais computadores tenham também sua versão atualizada automaticamente assim que o sistema for iniciado nos mesmos. O funcionamento desta nova rotina acontecerá da seguinte maneira: primeiramente a pasta onde o Condomínio21 estiver instalado no servidor deverá ser compartilhada para posteriormente ser mapeada tanto no servidor quanto nos outros computadores da rede para que estes consigam ter acesso a mesma, em seguida, esta mesma pasta deverá ser selecionada na nova configuração Diretório de Atualização de Versão, que foi criada para este processo. Para melhor entendimento, abaixo segue os passos necessários para realizar toda configuração e em seguida a explanação do funcionamento desta nova rotina. Etapa 1: Compartilhamento da pasta do Condomínio21 do servidor o Como fazer - Servidor: a) Acesse o servidor e nele a pasta de instalação do Condomínio21. 11

b) Realize o compartilhamento avançado desta pasta e insira as permissões de acesso de acordo com a política de segurança da administradora, pelo menos a permissão de Leitura deve ser marcada, para que o mapeamento seja realizado nas estações. 12

Etapa 2: Mapeamento da pasta do Condomínio21 no servidor e nas estações Após compartilhar a pasta de instalação do Condomínio21 no servidor, será necessário realizar o mapeamento desta mesma pasta na própria máquina servidora como também em todas as estações de trabalho, atentando-se ao nome do mapeamento que deve ser o mesmo em todos os computadores. o Como fazer Servidor: a) Na pasta compartilhada clique com o lado direito do mouse e acione a opção Mapear unidade de rede. b) Em seguida selecione uma letra para identificar a unidade de rede e clique em Concluir. Exemplo: X 13

c) A unidade mapeada já ficará criada no servidor, dessa forma o próximo passo é realizar o mesmo procedimento nas estações. o Como fazer Estações: d) Repita os mesmos procedimentos para mapeamento da unidade de rede nas estações de trabalho. Este poderá ser realizado, através do próprio compartilhamento ou quando acessando pelo Windows Explorer acesse o Meu Computador. e) Clique na opção Mapear Unidade de Rede. 14

f) Selecione a mesma letra usada no servidor para identificar a unidade, clique em Procurar e localize a pasta do servidor, conforme mostrado no processo de compartilhamento na Etapa 1 deste manual. g) Clique em Concluir ao final da seleção. a) Ao fim do procedimento acima a pasta do Servidor já estará mapeada na estação. Repita este processo em todas as máquinas que possuem o Condomínio21 instalada. Etapa 3: Nova configuração para seleção do Diretório de Atualização Após realização do mapeamento da pasta de instalação do Condomínio21 em todas as estações, se faz necessário identificar no sistema qual o diretório que contém o Atualizador da versão, permitindo que através dele os demais computadores possam ser atualizados. o Como fazer: h) Acesse a máquina servidora e nela o Condomínio21. i) Em seguida vá até o menu Arquivo > Configuração do sistema > Geral aba Diretórios. j) Na pastinha amarela, localizada na nova configuração Diretório do Atualizador de versão, selecione a pasta mapeada no servidor, neste exemplo unidade X. 15

k) É imprescindível que o atualizador de versões do Condomínio 21 (Atualizador21.exe) esteja presente na pasta, ou seja, quando o download da versão for realizado este deve ser feito e salvo neste local. l) Selecione o Atualizador21 e em seguida clique em Gravar. 16

m) Após realizar a seleção do diretório padrão de atualização no servidor, o Condomínio21 terá sua versão automaticamente atualizada nas estações de trabalho assim que o mesmo for iniciado pelo usuário. A imagem abaixo, será exibida confirmando assim o processo de atualização da versão. Exemplo prático: Versão do Servidor já atualizada Versão da Estação Versão da Estação após atualização automática 2.5.33.03 2.5.33.02 2.5.33.03 17

Premissa: o Esta nova funcionalidade somente poderá ser realizada a partir desta versão (36.91/2.5.33) em diante, ou seja, caso as estações estejam em uma versão anterior a esta a atualização automática não irá ocorrer, somente quando todos os computadores estiverem com esta versão a nova rotina poderá ser utilizada. 5. Agrupamento de boletos, com item de cobrança diferenciado, na tela de geração de remessa A fim de permitir o agrupamento de lançamentos feitos com cobrança (2 dois) na tela de geração do arquivo de remessa, foi criado um novo parâmetro que quando habilitado irá verificar se os lançamentos possuem mesmo mês referência, unidade, pessoa e data de vencimento e então irá agrupá-los na tela. É importante frisar que independente de se tratar de acordo ou não os títulos com cobrança 2 serão agrupados. o Como fazer: a) Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro aba Boleto Laser / CNAB. b) Marque o parâmetro Agrupar lançamentos e acordos da cobrança dois na remessa. c) A mensagem de confirmação será exibida (explicando o funcionamento do parâmetro) clique em OK e em seguida em Gravar na tela principal para continuar com o processo. 18

Exemplos: o Com a nova configuração marcada ao acessar a tela de Geração e Processamento dos Arquivos CNAB para criar a remessa, os lançamentos de mesma unidade, mesmo mês de referência e data de vencimento e mesmo proprietário/locatário serão apresentados de forma agrupada. Conforme demonstra imagem abaixo: o Com a nova configuração desmarcada ao acessar a tela para geração da remessa os lançamentos independentemente de possuir mesmos dados serão apresentados de forma separada. 19

Lista de FIX Ajuste realizado no Cond21 Integrador para que o horário de disponibilização de boletos para o Comunidades21 seja atualizado corretamente. Ajuste na exportação de lançamentos originais de acordo para o Group Contábil, sendo enviados como lançamentos de contas a receber. Ajuste na validação de data inserida em arquivos Excel no processo de importação de contas a receber. Ajuste realizado no acesso à tela de Exportação de Dados Declaração Eletrônica de Serviços. Ajuste na consulta das datas de pagamento e liquidação de contas originais de acordo, as quais estavam sendo invertidas em casos isolados. Tratamento em advertência apresentada ao visualizar uma grande demanda de boletos Group Print. Tratamento de advertência apresentada ao cadastrar uma conta virtual. Ajuste realizado no Cond21 Integrador (caso específico) para que os boletos sejam disponibilizados no Comunidades21 corretamente. Ajuste na opção de boletos Impressos que não estava obedecendo a regra ao visualizar o boleto e também no campo de composição de arrecadação que diante deste cenário não era apresentado no título. 20

Evoluções do Condomínio 21-2016 Versão Funcionalidades 36.85/2.5.32 Inclusão do filtro histórico de cobrança na inadimplência da Publicação em Lote Melhoria no relatório de unidades ordenado por blocos Inclusão de novos campos e filtro na consulta de Contas a Pagar do Group Reports Nova opção que permiti definir um diretório padrão para as imagens do 36.79/2.5.31 boleto DIRF 2016 Novos parâmetros e adequação ao novo layout para geração do arquivo Cobrança CNAB para o Banco Banese Nova validação para realização de liquidação de lançamentos do banco BRB quando a ocorrência for 05 ou 06 36.58/2.5.30 Melhoria no processo de armazenamento dos arquivos remessa, retorno e seus backups 36.55/2.5.29 Filtro de contas originais e atuais de inadimplência Novo parâmetro permite que seja escolhido um padrão para apresentação do filtro Remessa Banco Itaú Inclusão de nova opção para padronizar a nomenclatura do arquivo 21