1 Evolução da administração. 1.1 Principais abordagens da administração (clássica até contingencial). 1.2 Evolução da administração pública no Brasil (após 1930); reformas administrativas; a nova gestão pública. 2 Processo administrativo. 2.1 Funções de administração: planejamento, organização, direção e controle. 2.2 Processo de planejamento. 2.2.1 Planejamento estratégico: visão, missão e análise SWOT. 2.2.2 Análise competitiva e estratégias genéricas. 2.2.3 Redes e alianças. 2.2.4 Planejamento tático. 2.2.5 Planejamento operacional. 2.2.6 Administração por objetivos. 2.2.7 Balanced scorecard. 2.2.8 Processo decisório. 2.3 Organização. 2.3.1 Estrutura organizacional. 2.3.2 Tipos de departamentalização: características, vantagens e desvantagens de cada tipo. 2.3.3 Organização informal. 2.4.3 Descentralização e delegação. 2.4 Direção. 2.4.1 Motivação e liderança. 2.4.2 Comunicação. 2.3.4 Cultura organizacional. 2.5 Controle. 2.5.1 Características. 2.5.2 Tipos, vantagens e desvantagens. 2.5.3 Sistema de medição de desempenho organizacional. 5 Gestão de projetos. 5.1 Elaboração, análise e avaliação de projetos. 5.2 Principais características dos modelos de gestão de projetos. 5.3 Projetos e suas etapas.
Processo Organizacional
Organograma É a representação gráfica de determinados aspectos da estrutura. Mostra: órgãos componentes da empresa; as relações de interdependência; níveis administrativos; via hierárquica; funções desenvolvidas pelos órgãos. 3
Princípios da Organização do Trabalho Seis elementos-chave para formular a estrutura organizacional: Especialização Departamentalização Cadeia de Comando Amplitude de Controle Centralização/Descentralização Formalização Princípios Básicos da Organização do Trabalho: Racionalismo Divisão do trabalho Especialização Hierarquia Amplitude administrativa 4
Princípios da Organização do Trabalho Pergunta Até que ponto as atividades podem ser subdivididas em tarefas separadas? Qual a base (critério) para o agrupamento das tarefas? A quem as pessoas/grupos vão se reportar? Quantas pessoas cada chefe pode dirigir com eficiência e eficácia? Onde fica a autoridade no processo decisório? Quem detém o poder de decisão? Até que ponto haverá regras/normas para dirigir as pessoas? Resposta Especialização do Trabalho Departamentalização Cadeia de Comando - Hierarquia Amplitude de Controle Centralização e Descentralização Formalização
Divisão do Trabalho e Especialização Divisão do Trabalho: é a maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas, gerando maior produtividade e rendimento do pessoal envolvido. Especialização: consequência da divisão do trabalho - cada órgão ou cargo passa a ter funções e tarefas específicas e especializadas. Especialização Vertical = Hierarquia Especialização Horizontal = Departamentalização 6
Especialização Maior produtividade, eficiência e redução de custos. Limites: até que ponto as atividades podem ser subdivididas em tarefas separadas? 7
Hierarquia Tipos de Autoridade oautoridade linear, ou única; oautoridade funcional, ou dividida; oautoridade de Staff, ou de Assessoria. 8
Hierarquia - Responsabilidade Dever de desempenhar a tarefa / atividade / função para a qual a pessoa foi designada. 9
Amplitude de Controle Outros nomes: amplitude administrativa, de comando. Número de subordinados que um gestor tem sob seu comando/supervisão. Estrutura achatada muitos subordinados e poucos chefes Estrutura aguda muitos chefes e poucos subordinados 10
Amplitude de Controle Decisão importante: quantas pessoas cada chefe pode dirigir com eficiência e eficácia? 11
Centralização x Descentralização Cuidado: Descentralizar tem definição distinta no Direito Administrativo Na Administração = onde está o poder de decisão dentro da organização? Centralizar é concentrar o poder de decisão no topo da hierarquia; Descentralizar é distribuir o poder de decisão nos diferentes níveis hierárquicos. 12
Centralização Vantagens: Facilita o controle e coordenação das atividades da organização; O chefe é quem usualmente está mais bem treinado e preparado; As decisões são mais consistentes com os objetivos globais da organização; Elimina esforços duplicados de vários tomadores de decisão e reduz custos operacionais. Desvantagens: As decisões ficam distanciadas dos fatos e circunstâncias; Os tomadores de decisão têm pouco contato com as partes envolvidas e com a situação; Maior demora na tomada de decisão; As decisões passam pela cadeia escalar, permitindo distorções e erros no processo de comunicação dessas decisões. 13
Descentralização É uma tendência nas organizações modernas. Vantagens: A decisão é repassada para pessoas/posições mais próximas da ação; Aumenta a eficiência, a motivação, a criatividade e a independência; Permite a formação de executivos locais mais motivados e conscientes de seus resultados; Agilidade a organização responde de forma mais rápida. Desvantagens: Falta de uniformidade das decisões; Insuficiente aproveitamento dos especialistas; Falta de equipe apropriada no campo de atividades. 14
Delegação Transferência de determinado nível de autoridade de um chefe para seu subordinado, criando o correspondente compromisso pela execução da tarefa delegada. 15
CESPE 2014 ICMBio Quanto mais níveis hierárquicos existirem em uma organização, maior será a amplitude de controle prevista para os cargos de comando ou chefias. CESPE 2016 DPU A divisão do trabalho dentro das organizações modo pelo qual um processo complexo é dividido em tarefas, quando é implantada de forma vertical, define a departamentalização. CESPE 2014 CADE Nas organizações, a departamentalização pode ser identificada por meio da estrutura vertical de seus organogramas. 16
2013 UNIPAMPA Administrador Descentralização refere-se à redistribuição dos processos decisórios entre os diversos níveis hierárquicos de uma organização. 2016 FUNPRESP-JUD Assistente A estrutura organizacional estabelece a divisão do trabalho, a hierarquia e as linhas de comunicação entre pessoas e entre grupos na organização. 2015 FUB Assistente em Administração Dividir a carga total de trabalho em tarefas que possam ser realizadas de modo lógico, encadeado e confortável por parte das pessoas é exemplo de departamentalização, que é um elemento da estrutura organizacional. 17
2016 FUNPRESP-JUD Assistente Administrativo A tendência atual das organizações de buscar amplitudes maiores de controle inibe o processo criativo por meio da supervisão rígida, que desestimula a autonomia dos subordinados. 2015 DEPEN Agente Penitenciário Federal A amplitude de controle diz respeito ao número de subordinados que um chefe pode supervisionar pessoalmente e torna-se maior à medida que um funcionário ascende em uma estrutura organizacional. 2016 TCE-PA Auditor de Controle Externo Uma estrutura organizacional retrata o formato da divisão e coordenação das atividades dos membros da organização, podendo incluir linhas de autoridade, níveis hierárquicos e amplitude de controle administrativo. 18
2015 TRE-RS Analista Judiciário Com relação aos princípios básicos e aos processos de centralização e descentralização da escola neoclássica da administração, assinale a opção correta. a) Aplicada em estruturas organizacionais, a descentralização evita a lentidão nas decisões e a perda da capacidade de adaptação. b) Um tribunal eleitoral que adota uma estrutura organizacional alta apresenta vários níveis hierárquicos e, portanto, possui maior amplitude administrativa. c) A centralização em estruturas organizacionais é vantajosa quando reduz os esforços duplicados de vários tomadores de decisão, porém é desvantajosa quando especializa demais o trabalho. d) A divisão do trabalho consiste na alocação do trabalho particionado para um grupo especializado de empregados de nível operacional, garantindo-se a escalabilidade da produção. e) De acordo com o princípio da hierarquia, a autoridade é alocada em pessoas e percorre cada subnível da hierarquia verticalizada nas organizações. 19
Estrutura Organizacional Inclui os sistemas de: decisão, responsabilidade, autoridade e comunicação. Abrange: tarefas, pessoas, órgãos e relações. Formal: organograma + estatutos + regras. Informal: rede de relações sociais e pessoais o Não está no organograma, nem nas regras formais. o Pontos positivos: complementa a estrutura formal; proporciona maior rapidez no processo decisório; reduz distorções da estrutura formal; reduz a carga de comunicação dos chefes; motiva e integra as pessoas. 20
Modelos Estruturais Burocrático: controle, regras, verticalização, hierarquia rígida, especialização, centralização, autoridade formal. Adhocrático: pós-burocrático - flexibilidade, downsizing, horizontalização, competências, liderança democrática, autonomia, descentralização, cooperação, adaptação, empowerment. 21
Modelos Estruturais Burocracia Estruturas permanentes. Atividades rotineiras ou estáveis; minuciosa divisão de trabalho. Profunda normatização, regras detalhadas e definidas pela cúpula. Confiança nas regras e procedimentos formais. Predomínio da interação vertical (superior - subordinado); relacionamento baseado em autoridade e obediência. Cargos ocupados por especialistas. Hierarquia rígida; tomada de decisões centralizada; pouca delegação. Adhocracia Estruturas temporárias e flexíveis. Atividades inovadoras ou não-estáveis; divisão do trabalho nem sempre bem definida. Pouca normatização, regras genéricas. Confiança nas pessoas e nas comunicações. Predomínio da interação horizontal; confiança e crença recíprocas. Cargos generalistas (atividades diversas e amplo conhecimento). Hierarquia flexível; tomada de decisão descentralizada; delegação.
Fatores que influenciam a Estrutura 23
Tipos de Organização São decorrência da estrutura organizacional: autoridade, grau de delegação ou concentração de tarefas, linhas de comando e de comunicação, centralização ou descentralização das decisões, etc. Neoclássicos (Tradicionais): Linear, Funcional, Linha-staff Outras: Simples, Equipes, Rede, Comissão etc. 24
Conceito e tipos de estrutura organizacional Cury - as organizações evoluíram passando pelas seguintes modelagens: 1. Tradicional: de caráter autoritário, hierárquico, vertical, mecanicista, burocrático. o Tipos de estrutura: linear (militar), funcional, linha-staff (staff and line), colegiada (comissão). 2. Moderna: quadro sistêmico, comportamental, orgânico, influenciado pelas ciências comportamentais (behavioristas). o Tipos de estrutura: por funções (funcional), por produto (divisional). 3. Contemporânea: adhocráticas, participativas, horizontais, ênfase no cliente, sob influência da turbulência, da forte concorrência, da globalização. o Tipos de estrutura: por projeto, matricial, colateral, por equipe, grupos-tarefa. 25
Tipos de Organização Linear (militar): Mais simples e antiga, de fácil aplicação formato piramidal. Autoridade linear, única, autocrática centralizadora e generalista. Linhas diretas, verticais e únicas de autoridade e responsabilidade entre superior e subordinados - fácil transmissão de ordens. Funcional: Princípio funcional especialização separa preparação da execução. Autoridade funcional dividida, parcial, subordinação múltipla. Decisões descentralizadas nenhum superior tem autoridade total. Comunicação direta rapidez. Permite melhor rendimento e flexibilidade, mas requer maior habilidade gerencial. Linha-Staff (staff and line): Busca aproveitar as vantagens de ambas e diminuir as desvantagens.
Organização em rede Rede = entidade que congrega os recursos de inúmeras pessoas, grupos e organizações. Participantes são auto nomos entre si, mas são dependentes da rede como um todo e podem ser parte de outras redes. Foco nos processos de trabalho, nas inter-relações. A organização transfere funções para empresas/unidades separadas; Fronteiras diluídas entre organizações: difícil reconhecer onde começa e onde termina a organização em termos tradicionais. 27
2015 Telebras Analista Superior As organizações são formadas por grupos de pessoas que buscam, deliberadamente, realizar um ou mais objetivos em comum, a partir da coexistência de duas formas de estrutura: a formal e a informal. 2016 DPU Técnico em Assuntos Educacionais Acerca das características das organizações, julgue o item que segue. As desvantagens da organização linear incluem a estabilidade e a constância das relações formais. 2016 DPU Agente Administrativo No organograma das entidades públicas ou privadas, estão presentes tanto a estrutura organizacional denominada formal quanto a estrutura caracterizada como informal. 28
2016 FUNPRESP-EXE Analista Uma organização informal é constituída por pessoas de variados níveis ou departamentos de uma organização que se relacionam devido a interesses comuns. 2015 DEPEN Agente Penitenciário Federal Na evolução das estruturas organizacionais, espera-se que essas estruturas tornem-se gradativamente mais simples e flexíveis, de modo a terem, como consequência, níveis mais elevados de motivação, comprometimento, produtividade e qualidade. 29
CESPE 2014 SUFRAMA A adoção pela organização da linha-staff, em que os especialistas de staff não interferem nas decisões das unidades para as quais prestam serviço, gera a desvantagem de criar uma área de assessoria de tipo linear e com autoridade única, duplicando os gastos dos recursos organizacionais. CESPE 2014 SUFRAMA Uma organização que busque adquirir uma estrutura mais flexível e otimizada deve descentralizar sua cadeia de comando para que os gastos com coordenação e controle gerencial sejam minorados por meio da responsabilização e participação dos membros dessa organização. CESPE 2014 CADE A descentralização é natural nas organizações em crescimento, uma vez que o aumento da estrutura organizacional estimula a tomada de decisões por níveis hierárquicos intermediários. 30
Departamentalização Departamentalizar é agrupar as atividades e recursos (humanos, materiais e tecnológicos) em unidades, de acordo com um critério específico de homogeneidade. Cury: deve levar em conta a importância das atividades, a especialização das unidades, a coordenação, o controle e o custo da estrutura. Informalmente, leva-se em conta o processo político, o preparo e o treinamento dos funcionários. Araújo: busca aproveitar a especialização (qualificação) das pessoas, maximizar o uso dos recursos disponíveis, controlar, coordenar, descentralizar a autoridade e a responsabilidade, integrar ambiente e organização e reduzir conflitos.
Departamentalização Princípios: 1- Maior uso 2- Maior interesse 3- Separação do controle 4- Supressão da concorrência + Diferenciação: quanto maior for a diferença entre as atividades, maior a probabilidade de ficarem em departamentos diferentes. Integração: quanto mais integradas forem as atividades (necessidade de coordenação e economia da escala), maior é a probabilidade de estarem no mesmo departamento.
Departamentalização Abordagens: Funcional, Divisional e Matricial/Mista. Tipos/critérios básicos: Funcional Projetos Produtos ou Serviços Geográfica/Territorial Clientes Processos Matricial e Mista (multidivisional) Outros: áreas do conhecimento, quantidade, turno, etc.
Departamentalização por função (funcional) Considerado o tipo mais comum. Segue o princípio da especialização: agrupa as atividades de acordo com as funções especializadas desenvolvidas dentro da organização. Indicada para situações estáveis: poucos tipos de produtos, atividades repetitivas e altamente especializadas, com pouca mudança e pouca necessidade de integração. Diretoria Geral Gerência de Produção Gerência Financeira Gerência de Recursos Humanos Gerência de Tecnologia de Informação
Departamentalização por produtos ou serviços Orientada para resultados dos produtos/serviços. Indicada quando as atividades inerentes a cada um dos produtos ou serviços possuem diferenciações significativas e, por isso, fica mais fácil administrar cada produto/serviço individualmente. Indicada para circunstâncias externas mutáveis. Conselho Administrativo Cervejaria Artesanal Triboa Cervejaria Pilsen Chinelági Refrigerante Cola-Coca Água Saborizada H2SO4 35
Departamentalização geográfica (territorial) Ênfase territorial cobertura geográfica: departamentos de acordo com o local de trabalho, área de mercado. Todas atividades em determinado território são de responsabilidade de um departamento/gestor. Indicada quando o sucesso da organização depende do ajuste às condições e às necessidades de cada local e/ou região. MTE Superintendência Regional RR Superintendência Regional MT Superintendência Regional SC Superintendência Regional CE Gerências Regionais Gerências Regionais Gerências Regionais Gerências Regionais 36
Departamentalização por Clientes Ênfase nas necessidades de cada tipo de cliente: características da pessoa/grupo/empresa para quem o trabalho é executado. Indicada quando a organização atende a grupos de clientes com necessidades bastante distintas (de acordo com idade, sexo, nível socioecono mico, etc.) Estruturação de fora pra dentro. Gerência Geral Gerência Pessoa Física Gerência Pessoa Jurídica Gerência VIP 37
Departamentalização por Processo As atividades são agrupadas de acordo com as etapas de um processo elos de uma corrente. É utilizada quando o produto final é tão complexo que se faz necessário fabricá-lo a partir da divisão em processos menores. Estrutura horizontal coordenação das atividades. Chassi Motor Pintura Montagem Distribuição 38
Departamentalização por Projeto Projeto = união de recursos por um período específico, para realizar um trabalho específico, sob a responsabilidade de um coordenador. Indicada para produtos/serviços complexos, que envolvem grandes concentrações de recursos por um determinado tempo, que exigem tecnologia sofisticada, especialistas de diversas áreas e grande coordenação das atividades. É uma estrutura organizacional flexível; As atividades e as pessoas são temporárias. Construtora Lava Jato Ponte Estádio de Futebol Rodovia Presídio 39
Departamentalização Matricial Multidimensional: sobreposição de dois ou mais tipos de departamentalização (abordagem divisional + funcional). Tipo mais comum: funcional + projetos. 40
Departamentalização Matricial Surgiu porque as formas tradicionais não eram eficazes em atividades complexas, com várias áreas do conhecimento e prazos restritos. Busca aproveitar vantagens e minimizar desvantagens das estruturas simples; As unidades de trabalho são os projetos, enquanto os órgãos permanentes (funcionais) atuam como prestadores de serviços; Alocação temporária de pessoas nos projetos. Dupla subordinação: Balanceada: autoridade dividida Forte - de projetos: maior autoridade para o gerente de projetos Fraca - funcional: maior autoridade para o gerente funcional 41
Abordagem Multidivisional Departamentalização Mista 42
AFT 2013 A estrutura funcional, baseada na ideia de projetos, tem como característica a reunião temporária de especialistas lotados em diferentes unidades para a realização de determinada tarefa. 2015 DEPEN Agente Penitenciário Federal A departamentalização, que pode ser considerada parte da estrutura organizacional, é o agrupamento, conforme critério específico de homogeneidade, das atividades e dos recursos humanos, financeiros, materiais e equipamentos em unidades organizacionais. 2016 FUNPRESP-JUD Assistente A departamentalização tem sido considerada uma técnica de definição de estrutura organizacional ultrapassada, por isso vem sendo substituída pela abordagem contingencial, cujas premissas defendem a adoção de estruturas organizacionais holísticas. 2015 FUB Administrador As vantagens de uma organização do tipo matricial incluem flexibilidade, adaptabilidade e princípio da unidade de comando. 43
2016 DPU Técnico em Assuntos Educacionais Na organização funcional, a autoridade centraliza as decisões aos postos mais altos da hierarquia. 2016 TCE-PA Auditor de Controle Externo Uma vantagem da estrutura organizacional com base em produtos ou serviços é garantir o emprego do profissional que é especializado em uma única linha de produtos ou serviços em período de crise. 2016 FUNPRESP-EXE Analista Baixos custos administrativos, especialidade técnica e excelência na coordenação intradepartamental são vantagens proporcionadas pela simplicidade de uma estrutura funcional. 2015 FUB Assistente em Administração Em uma organização com estrutura matricial, um empregado, na realização de suas atribuições de atendimento, responde hierarquicamente aos seus superiores de unidades distintas, de modo simultâneo, para que as demandas de atendimento sejam cumpridas. 44
2015 FUB Administrador O processo de organizar busca dividir o trabalho a ser realizado e atribuir responsabilidades e autoridades a pessoas, o que se dá pela definição da estrutura organizacional com base nos critérios de departamentalização escolhidos. Antônio Cesar Amaru Maximiano. Introdução à administração. 2.ª ed. São Paulo: Atlas, 2011 (com adaptações). Tendo como referência inicial as ideias contidas no texto, julgue o item subsecutivo. Considere que uma organização tenha definido a seguinte estrutura organizacional: diretoria de pessoal, diretoria de administração e finanças, diretoria de marketing e diretoria de vendas. Nesse caso, a referida organização definiu sua estrutura com base na departamentalização funcional. 45
2016 TCE-PR Auditor A respeito da análise dos ambientes interno e externo das organizações, que leva a diferentes desenhos organizacionais, assinale a opção correta. a) Para a produção em massa ou mecanizada, o desenho organizacional deve apresentar poucos níveis hierárquicos. b) Na prestação de serviços e na manufatura, a tecnologia exerce pequena influência na estrutura organizacional. c) No estágio de maturidade de uma empresa, a estrutura organizacional mais apropriada é a burocrática. d) Os empregados de uma organização devem servir como ferramenta operacional para a estrutura organizacional. e) Em ambientes compostos por elementos estáveis, a organização deve adotar desenhos orgânicos. 46