Secretaria-Geral d Ministéri da Justiça Plan de Atividades 2015 Dezembr de 2014
SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Plan de Atividades 2015 Dezembr 2014 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Praça d Cmérci 1149-019 Lisba E-mail: crrei@sg.mj.pt
Í n d i c e 1. Nta intrdutória... 3 2. Apresentaçã da SGMJ... 4 2.1. Missã e Atribuições... 4 2.2. Estrutura Orgânica... 6 2.3. Mei Envlvente... 6 2.4. Stakehlders... 9 3. Objetivs estratégics e bjetivs peracinais da SGMJ... 9 3.1. Objetivs estratégics... 9 3.2. Objetivs peracinais d QUAR... 10 4. Objetivs peracinais e atividades a desenvlver pr unidades rgânicas... 11 4.1. Direçã de Serviçs de Recurss Humans, Planeament e Organizaçã... 12 4.2. Direçã de Serviçs de Recurss Financeirs, Patrimniais e Tecnlógics... 15 4.3. Direçã de Serviçs de Api Especializad, Recurss Dcumentais e Relações Públicas... 17 4.4. Direçã de Serviçs Jurídics e de Cntencis... 19 4.5. Unidade de Cmpras d Ministéri da Justiça... 20 4.6. Equipa Multidisciplinar Gestã de funds cmunitáris... 22 5. Recurss... 24 5.1. Recurss Financeirs... 24 5.2. Recurss Humans... 25 i
1. Nta intrdutória O Plan de Atividades, agra apresentad, define as linhas rientadras da SGMJ para 2015, estabelecend s bjetivs que pretende alcançar e as atividades que se prpõe desenvlver a lng d an. Na sua rganizaçã estiveram envlvidas tdas as unidades rgânicas da SGMJ, refletind cmprmiss de tds na cncretizaçã desses bjetivs, tend em cnsideraçã as rientações estratégicas gvernamentais estabelecidas para a sua área de intervençã, as atribuições e cmpetências cnsagradas na Lei Orgânica e estatuíd n Decret-lei n.º 183/96 de 27 de Setembr. O Plan de Atividade para 2015 reflete desígni da SGMJ em atingir padrões de desempenh de excelência em sede da qualidade e eficiência ds serviçs prestads, apstand na cntínua frmaçã ds recurss humans e na cnstante timizaçã ds recurss financeirs dispníveis. Send um imprtante instrument d cicl anual de gestã, acmpanhament permanente da execuçã d Plan de Atividades pssibilitará identificar prtunamente eventuais desvis e adtar atempadamente medidas de ajustament que pssibilitem a sua ba cncretizaçã. Neste cntext de cmprmiss cm a exigência e determinaçã na btençã ds resultads pretendids, serã indispensáveis a mtivaçã, as qualidades humanas e prfissinais, a respnsabilidade e sentid de realizaçã d interesse públic, timbre e marca d desempenh funcinal de tds quants trabalham nesta Secretaria-Geral. Lisba, 23 de Dezembr de 2014 Carls Jsé de Susa Mendes Secretári-Geral d Ministéri da Justiça 3
2. Apresentaçã da SGMJ 2.1. Missã e Atribuições Missã A SGMJ tem pr missã assegurar api técnic e administrativ as gabinetes ds membrs d Gvern integrads n MJ e as órgãs e serviçs sem estrutura de api administrativ. Deve assegurar a crdenaçã da gestã ds funds cmunitáris afets a MJ, api as demais serviçs e rganisms d Ministéri ns dmínis da gestã e administraçã de recurss humans, a cntrataçã pública de bens e serviçs, api técnic-jurídic e cntencis e as funções de dcumentaçã e arquiv e de relações públicas e prtcl. Atribuições Prestar a assistência técnica e administrativa as gabinetes ds membrs d Gvern integrads n MJ, nã incluída nas atribuições ds demais serviçs d MJ, bem cm as órgãs nã dtads de estrutura de api administrativ, elabrand e executand s respetivs rçaments. Prmver, crdenar e acmpanhar, n âmbit d MJ, as plíticas de rganizaçã e de recurss humans definidas para a Administraçã Pública, apiand a tmada de decisã e a respetiva cncretizaçã, elabrand s necessáris instruments de planeament e de avaliaçã. Assegurar a gestã e a administraçã centralizada ds recurss humans d MJ, designadamente ns dmínis d recrutament e seleçã, da administraçã d pessal em mbilidade especial e da frmaçã em áreas cmuns. Acmpanhar a prgramaçã e a açã frmativa ds trabalhadres ds demais serviçs e rganisms d MJ, cm exceçã da frmaçã cmpreendida na cmpetência exclusiva d Centr de Estuds Judiciáris. Assegurar serviç de cnsultadria jurídica as gabinetes ds membrs d Gvern integrads n MJ, bem cm as serviçs e rganisms d ministéri, designadamente através da emissã de infrmações e pareceres, apreciaçã de reclamações e recurss hierárquics que àqueles sejam dirigids e da elabraçã de peças prcessuais em ações e recurss em que sejam visads ats praticads pels membrs d Gvern, nas jurisdições cmum u administrativa, bem cm de ats praticads pr dirigentes de serviçs d MJ, desde que slicitada pel membr d Gvern cmpetente. 4
Assegurar acmpanhament de utrs assunts jurídics atinentes a MJ, designadamente A em S sede de execuçã de decisões judiciais prferidas pr tribunais nacinais, cmunitáris u internacinais, em matérias relacinadas cm funcinament ds tribunais, cm atuações d MJ nã imputáveis a serviç u rganism determinad, u de qualquer utra decisã em que a referida execuçã tenha sid determinada pel membr d Gvern cmpetente. Assegurar, através da unidade ministerial de cmpras, a cntrataçã pública centralizada de bens e serviçs, sem prejuíz da intervençã específica d Institut de Gestã Financeira e Equipaments da Justiça, I. P., (IGFEJ, I. P.) representand MJ e cnduzind s respetivs prcesss aquisitivs, e clabrar cm s serviçs e rganisms d MJ n levantament e agregaçã de necessidades. Estudar, prgramar e crdenar a aplicaçã de medidas tendentes a prmver, de frma permanente e sistemática, a invaçã, mdernizaçã e a plítica de qualidade, n âmbit d MJ, acmpanhand s prcesss de certificaçã da qualidade. Liquidar, cbrar e registar as receitas próprias. Crdenar as ações referentes à rganizaçã e preservaçã d patrimóni e arquiv históric, prmvend bas práticas de gestã de dcuments ns serviçs e rganisms d MJ e prcedend à reclha, tratament e cnservaçã ds arquivs que deixem de ser de us crrente pr parte ds rganisms prdutres. Organizar e manter um centr de dcumentaçã cm relevância para a área da justiça e desenvlver iniciativas de reclha, rganizaçã e divulgaçã de infrmaçã, nmeadamente legislativa e jurisprudencial, que revelem interesse diret para MJ. Assegurar serviç geral de relações públicas e de prtcl d MJ, em articulaçã cm s demais serviçs e rganisms. Representar, pr intermédi d secretári -geral, e assegurar nrmal funcinament d MJ nas áreas que nã sejam da cmpetência específica de utrs serviçs u rganisms e desde que tal representaçã nã seja diretamente assumida pels membrs d Gvern. Crdenar as matérias relativas à gestã de funds cmunitáris afets a MJ, a nível da apresentaçã de candidaturas cnjuntas, acmpanhar as execuções financeira e material efetuadas pelas entidades executras, bem cm a apresentaçã de prpstas à entidade gestra ds respetivs prgramas, cm vista a eventuais alterações à prgramaçã financeira ds prjets, após audiçã ds demais serviçs e rganisms intervenientes. Cabe, ainda, à SGMJ assegurar api administrativ e lgístic à Cmissã da Liberdade Religisa, órgã independente de cnsulta da Assembleia da República e d Gvern, à Cmissã de Prteçã às Vítimas de Crimes e à Cmissã de Prgramas Especiais de Segurança, que se regem pr diplma própri. 5
2.2. Estrutura Orgânica O Decret-Lei n.º 123/2011, de 29 de dezembr, aprvu a atual Lei Orgânica d MJ. N desenvlviment desse diplma, Decret-Lei n.º 162/2012, de 31 de julh, definiu a missã, atribuições e cmpetências da SGMJ e a Prtaria n.º 385/2012, de 29 de nvembr, determinu a estrutura nuclear da SGMJ e cmpetências das respetivas unidades rgânicas. 2.3. Mei Envlvente A avaliaçã d mei envlvente cm que a SGMJ se depara cnstitui um element fundamental para um adequad planeament das atividades a desenvlver, pis permite identificar a frma de ultrapassar u minimizar s prblemas e de ptenciar as vantagens. Relativamente à envlvente interna da SGMJ identificaram-se s seguintes aspets mais relevantes: Prximidade da Direçã Superir cm a equipa gvernamental, que pssibilita uma melhr articulaçã e adequaçã d serviç prestad; 6
Nrmalizaçã e simplificaçã de prcediments, cm acréscim de utilizaçã de tecnlgias de infrmaçã, que pssibilita ganhs de eficiência e permite um acréscim de rigr na atuaçã da SGMJ; Elevad númer de técnics a exercer funções na SGMJ há largs ans, pssuind um cnheciment especializad nas sua atribuições e cm larga experiência nas áreas de atuaçã da Justiça. Recnhecida qualidade d serviç prestad pela SGMJ, evidenciada pela avaliaçã muit psitiva ds serviçs e rganisms d Ministéri da Justiça e ds Gabinetes ds membrs d Gvern n questinári de satisfaçã realizad (avaliaçã média de 4,5 e 4,7, respetivamente, numa escala de 1 a 5). A idade média ds recurss humans da SGMJ situa-se acima ds 50 ans, em parte devid a cngelament de nvas admissões na funçã pública; Saída de funcináris experientes para apsentaçã e para rganisms cm capacidade de pagaments remuneratóris acrescids; A percentagem de recurss humans nã qualificads, send que s trabalhadres na categria de assistente peracinal da SGMJ representam quase 20% d ttal de trabalhadres; Insuficiente articulaçã entre unidades rgânicas, verificand-se pr vezes algum descnheciment pel trabalh desenvlvid nas utras unidades rgânicas; Em terms de envlvente externa destacam-se s seguintes aspets: Opçã gvernamental de dinamizaçã ds serviçs partilhads para btençã de ganhs de eficiência ds serviçs públics; Apsta gvernamental na simplificaçã administrativa e na administraçã eletrónica da Administraçã Pública; Financiament cmunitári de prjets d Ministéri da Justiça gerid pela SGMJ; Cperaçã institucinal cm utrs serviçs e rganisms da Administraçã Pública, que pssibilita trca de experiências e bas práticas. As slicitações urgentes e nã prgramadas send frequentes num serviç de api as gabinetes ds membrs d Gvern, dificultam planeament e a cntinuidade das atividades; Frequentes alterações d quadr legal da Administraçã Pública, que riginam alguma instabilidade e necessidade de adequaçã às nvas rientações; 7
Alguma desmtivaçã ds trabalhadres da Administraçã Pública, em cnsequência das medidas de austeridade; Dificuldade em recrutar técnics qualificads em algumas áreas de atuaçã da SGM; Demra na respsta a slicitações da SGMJ pr alguns rganisms da Administraçã Pública, que cndicina desempenh da SGMJ; Cm base nesta análise elabru-se uma matriz SWOT, que relacina s pnts frtes e pnts fracs interns, cm as prtunidades e as ameaças d ambiente extern (S- Strengths, W Weaknesses, O- Opprtunities; T Threats). Matriz SWOT Fatres interns Pnts fracs Pnts frtes Elevada idade média ds recurss humans Saída de funcináris experientes Elevada percentagem de recurss humans nã qualificads Fatres Externs Ameaças Insuficiente articulaçã entre unidades rgânicas Oprtunidades Prximidade da direçã superir cm a equipa gvernamental Nrmalizaçã e simplificaçã de prcediments Recurss humans cm elevad cnheciment das áreas de atuaçã da Justiça Recnhecida qualidade d serviç prestad pela SGMJ Slicitações urgentes e nã prgramadas - - + + + + Frequentes alterações d quadr legal da Administraçã Pública - - - + Desmtivaçã ds trabalhadres da Administraçã Pública - - + Dificuldade de recrutament de pessal qualificad em algumas áreas - - - Demra na respsta a slicitações pr alguns rganisms da AP - - Opçã gvernamental de dinamizaçã ds serviçs partilhads + + + Apsta na simplificaçã administrativa e na administraçã eletrónica da AP - + Financiament cmunitári + Cperaçã institucinal cm utrs serviçs e rganisms - + + + + : Interaçã psitiva => ameaças cmbatidas u aprveitament de prtunidades. - : Interaçã negativa => ameaças ptenciadas u prtunidades desperdiçadas. 8
2.4. Stakehlders Os principais stakehlders da SGMJ, u seja as entidades que têm interesse e/u influenciam seu desempenh, sã s seguintes: Externs Gabinetes ds Membrs d Gvern integrads n MJ Tribunais (nmeadamente Tribunal de Cntas, Tribunais Administrativs e Fiscais) Serviçs e Organisms d MJ Outrs Serviçs e rganisms da AP (nmeadamente Inspeçã Geral de Finanças, DGAEP, DGO, ESPAP, ADSE, DGQTFP/INA, DGARQ) Cidadã Interns Trabalhadres da SGMJ N planeament das atividades a desenvlver pela SGMJ sã cnsideradas as necessidades e expectativas destes stakehlders, bem cm a sua influência na rganizaçã. 3. Objetivs estratégics e bjetivs peracinais da SGMJ O planeament da atividade na SGMJ fi elabrad num mdel em cascata: cm base ns bjetivs estratégics, determinads superirmente, estabeleceram-se s bjetivs peracinais para 2015 que cncrrem para aqueles bjetivs, e de seguida fram desagregads em bjetivs peracinais para as diversas unidades rgânicas. 3.1. Objetivs estratégics Instituir um nv mdel de api jurídic, técnic e administrativ especializad prestad as gabinetes ds membrs d Gvern, reduzind custs e recurss humans, adtand prcediments mais eficientes e prmvend a qualidade ds serviçs prestads. 9
Otimizar a utilizaçã ds recurss humans, financeirs, patrimniais e funds cmunitáris - n âmbit d Ministéri da Justiça, incentivand a adçã de práticas que prmvam a sua partilha e rentabilizaçã. Prmver bas práticas de arquiv n Ministéri da Justiça, através da definiçã e peracinalizaçã de plíticas arquivísticas. 3.2. Objetivs peracinais d QUAR Eficácia Objetiv Operacinal Indicadres Meta Tlerância Garantir um api eficaz as serviçs e rganisms d MJ na área ds Recurss Humans Temp médi de respsta a slicitações (urgentes e nã urgentes) ds serviçs e rganisms d MJ em matérias relacinadas cm recurss humans (nº de dias úteis) Taxa de pertinência das rientações técnicas divulgada as serviçs e rganisms (nº de respstas "pertinente"/nº ttal de respstas ds serviçs) 11 3 90% 5% Objetiv Operacinal Indicadres Meta Tlerância Garantir a eficácia d api jurídic prestad as gabinetes ds membrs d gvern Temp médi de elabraçã das peças jurídicas ns prcesss urgentes e nã urgentes (nº de dias) 11 3 Objetiv Operacinal Indicadres Meta Tlerância Assegurar financiament d MAOC-N % de prcesss de despesa verificads previamente pr cada transferência de verbas efetuada 95% 2% Objetiv Operacinal Indicadres Meta Tlerância Implementar a Estrutura Organizacinal e de Gestã da Autridade delegada na cmpnente d Fund de Segurança Interna afeta a MJ Grau de implementaçã da estrutura "autridade delegada" 80% 0% Objetiv Operacinal Indicadres Meta Tlerância Desenvlviment d prjet Prtal d Ministéri da Justiça Praz de dispnibilizaçã d Prtal da Justiça as utilizadres (nº de semanas) 49 2 Objetiv Operacinal Indicadres Meta Tlerância Prmver a melhria das cndições de segurança, higiene e saúde n trabalh n MJ Eficiência Taxa de implementaçã na SGMJ ds serviçs de segurança, higiene e saúde n trabalh 90% 5% Objetiv Operacinal Indicadres Meta Tlerância Prmver a rerganizaçã ds arquivs ds serviçs e rganisms d MJ Praz para cnclusã da fase 1 da implementaçã d Plan de Classificaçã d MJ na SGMJ (nº de semanas) 52 1 10
Objetiv Operacinal Indicadres Meta Tlerância Cnslidar e refrçar uma plítica de melhria das cndições negciais e de racinalizaçã ds prcediments de aquisiçã Praz de apresentaçã da prpsta de abertura de prcediment de serviçs de gestã, cnservaçã e manutençã de equipaments de transprte vertical ns edifícis da DGAJ. (nº de semanas após a data da receçã das cláusulas técnicas e dcuments de suprte das respetivas despesas) Númer de rientações cmuns elabradas e divulgadas a tdas as entidades aderentes à UCMJ. 3 1 3 1 Objetiv Operacinal Indicadres Meta Tlerância Dinamizar a utilizaçã ds Funds Cmunitáris gerids diretamente pela Cmissã Eurpeia ns serviçs e rganisms d Ministéri da Justiça Qualidade Grau de divulgaçã pel serviçs d MJ da abertura de cncurss pela CE 80% 0% Objetiv Operacinal Indicadres Meta Tlerância Garantir a satisfaçã ds clientes da SGMJ Nível médi de satisfaçã pels serviçs prestads as membrs ds gabinetes d Gvern (numa escala de 1 a 5) Nível médi de satisfaçã pels serviçs prestads as utrs rganisms d MJ (numa escala de 1 a 5) 4,0 0,5 4,0 0,5 4. Objetivs peracinais e atividades a desenvlver pr unidades rgânicas O quadr seguinte ilustra a distribuiçã pr unidades rgânicas da respnsabilidade mais direta pela cncretizaçã ds bjetivs inscrits n QUAR 2015 da SGMJ. Unidades Orgânicas Objetivs Estratégics Objetivs Operacinais DSRHPO DSRFPT DSAE DSJC UCMJ EM-GFC Instituir nv mdel de api jurídic, técnic e administrativ especializad prestad as gabinetes ds membrs d Gvern, reduzind custs e recurss humans, adtand prcediments mais eficientes Garantir um api eficaz as serviçs e rganisms d MJ na área ds Recurss Humans Garantir a eficácia d api jurídic prestad as gabinetes ds membrs d gvern Assegurar financiament d MAOC-N 11
e prmvend a qualidade ds serviçs prestads. Prmver a melhria das cndições de segurança, higiene e saúde n trabalh n MJ Garantir a satisfaçã ds clientes da SGMJ Otimizar a utilizaçã ds recurss n âmbit d Ministéri da Justiça, incentivand a adçã de práticas que prmvam a sua partilha e rentabilizaçã. Prmver bas práticas de arquiv n Ministéri da Justiça, através da definiçã e peracinalizaçã de plíticas arquivísticas. Cnslidar e refrçar uma plítica de melhria das cndições negciais e de racinalizaçã ds prcediments de aquisiçã Implementar a Estrutura Organizacinal e de Gestã da Autridade delegada na cmpnente d Fund de Segurança Interna afeta a MJ Desenvlviment d prjet Prtal d Ministéri da Justiça Dinamizar a utilizaçã ds Funds Cmunitáris gerids diretamente pela Cmissã Eurpeia ns serviçs e rganisms d Ministéri da Justiça Prmver a rerganizaçã ds arquivs ds serviçs e rganisms d MJ Para além ds bjetivs estratégics e peracinais inscrits n QUAR 2015 da SGMJ, e uma vez que estes nã agregam a ttalidade das atribuições da SGMJ, apresentam-se de seguida s bjetivs e atividades a desenvlver pr cada unidades rgânica. 4.1. Direçã de Serviçs de Recurss Humans, Planeament e Organizaçã Recurss Humans A Direçã de Serviçs de Recurss Humans, Planeament e Organizaçã integra a Divisã de Recurss Humans e a Divisã de Planeament e Organizaçã. Dirigente intermédi 1º grau Dirigente intermédi 2º grau Técnic superir Técnic de infrmática Assistente técnic Ttal DRH 1 4-4 1 14 DPO 1 2 1-12
Objetivs Operacinais Objetiv Operacinal/ QUAR Garantir um api eficaz as serviçs e rganisms d MJ na área ds Recurss Humans Temp médi de respsta a slicitações (urgentes e nã urgentes) ds serviçs e rganisms d MJ em matérias relacinadas cm recurss humans (nº de dias úteis) Taxa de pertinência das rientações técnicas divulgada as serviçs e rganisms (nº de respstas "pertinente"/nº ttal de respstas ds serviçs) 11 90% Respnder às questões clcadas pels serviçs e rganisms d MJ em matérias relacinadas cm recurss humans Divulgar rientações técnicas as serviçs e rganisms d MJ relacinadas cm recurss humans Questinar s serviçs e rganisms d MJ sbre a pertinência das rientações divulgadas. Objetiv Operacinal Elabrar u atualizar manuais de prcediments da SGMJ Númer de manuais de prcediments elabrads u atualizads 1 Objetiv Operacinal Dinamizar a Respnsabilidade Scial na SGMJ Análise ds manuais de prcediments para identificaçã das necessidades de atualizaçã Elabraçã u atualizaçã de uma unidade rgânica da SGMJ Elabrar um Plan de Respnsabilidade Scial para a SGMJ 1 Plan Levantament das ações de respnsabilidade scial já implementadas na SGMJ Elabraçã de um Plan de Respnsabilidade Scial Atividades Crrentes: Api técnic e administrativ as gabinetes ds membrs d Gvern da área da Justiça; Emitir pareceres a slicitaçã ds serviçs e rganisms d MJ, em matérias relacinadas cm a área ds recurss humans; Assegurar prcessament de venciments e utrs abns d pessal da SGMJ e d pessal afet as gabinetes ds membrs d Gvern integrads n MJ e a órgãs, serviçs u rganisms que devam ser apiads pela SGMJ, bem cm prceder à liquidaçã ds respetivs descnts; 13
Assegurar a gestã e a administraçã ds recurss humans da SGMJ e ds recurss humans afets as gabinetes ds membrs d Gvern integrads n MJ e a órgãs, serviçs u rganisms que, pr frça da lei u determinaçã d membr d Gvern cmpetente, devam ser apiads pela SGMJ; Assegurar cumpriment da implementaçã das plíticas de recurss humans pels Serviçs e Organisms d MJ, através d reprte de Balançs Sciais, dcuments de SIADAP 2 e 3 e Relatóris de Frmaçã; Garantir a elabraçã e acmpanhament ds instruments de Planeament e Gestã da SGMJ, nmeadamente Relatóri de Atividades de 2014, relatóris de mnitrizaçã quadrimestral d QUAR 2015, prpsta de QUAR 2016, Plan de Atividades para 2016; Elabrar análises cmparativas n âmbit d grup de Benchmarking das Secretarias- Gerais, de md a identificar bas práticas e a prmver melhres desempenhs interns. Elabrar relatóri cnslidad evidenciand a frma cm SIADAP fi aplicad n âmbit d MJ n biéni 2013-2014, nmeadamente quant à fase de planeament e quant as resultads de avaliaçã final; Prceder à elabraçã d Balanç Scial da SGMJ referentes a an de 2014; Elabrar, n âmbit da preparaçã d Orçament de Estad, Mapa de Pessal da SGMJ para 2016, cm base na avaliaçã ds desvis verificads a nível das cmpetências existentes e das requeridas para a prssecuçã das atividades da SGMJ e efetuar a previsã de encargs cm despesas de pessal (Gabinetes ds membrs d Gvern integrads n MJ, SGMJ e CPVC); Gerir eficazmente a frmaçã d pessal afet à SGMJ, através da crreta identificaçã das necessidades frmativas, da realizaçã das ações de frmaçã planeadas e da avaliaçã da eficácia da frmaçã cm instrument de melhria cntínua; Preparar Plan de Frmaçã para 2016, tend subjacente a avaliaçã da eficácia da frmaçã realizada em 2015, bem cm das cmpetências transversais u específicas que careçam de desenvlviment; Dispnibilizar cnteúds na Internet e na Intranet da SGMJ e assegurar a sua atualizaçã; Assegurar a elabraçã d dcument Dssier Justiça; Mnitrizaçã d Plan de Prevençã de Riscs de Crrupçã e Infrações Cnexas. 14
4.2. Direçã de Serviçs de Recurss Financeirs, Patrimniais e Tecnlógics Recurss Humans Dirigente intermédi 1º grau Dirigente intermédi 2º grau Técnic superir Técnic de infrmática Crdenadr Técnic Assistente técnic Assistente Operacinal Ttal DSRFPT 1 1 3 2 3 7 4 21 Objetivs Operacinais Objetiv Operacinal/QUAR Assegurar financiament d MAOC-N % de prcesss de despesa verificads previamente pr cada transferência de verbas efetuada 95% Acmpanhament da execuçã rçamental material e financeira d MAOC; Preparaçã da prestaçã de cntas à Cmissã Eurpeia e respetivs pedids de reembls; Dispnibilizaçã das verbas arrecadadas a MAOC. Objetiv Operacinal/QUAR Desenvlviment d prjet Prtal d Ministéri da Justiça Praz de dispnibilizaçã d Prtal da Justiça as utilizadres (nº de semanas) 49 Implementaçã da sluçã técnica adtada; Realizaçã ds testes de acrd cm a metdlgia aprvada; Cnclusã das atividades previstas n plan de transiçã. Realizaçã da execuçã financeira e material e pedid de reembls ds funds cmunitáris assciads. Objetiv Operacinal/QUAR Prmver a melhria das cndições de segurança, higiene e saúde n trabalh d MJ Taxa de implementaçã na SGMJ ds serviçs de segurança, higiene e saúde n trabalh 90% Realizaçã de auditria técnica n âmbit da segurança n trabalh, nas instalações da SGMJ Elabraçã d Plan de Segurança Intern Implementaçã de serviçs de saúde n trabalh, nmeadamente realizaçã de exames médics as trabalhadres da SGMJ. 15
Objetiv Operacinal Api infrmátic as utilizadres Taxa de resluçã das crrências reprtadas. 95% Gerir s equipaments infrmátics, de cmunicações e utras infraestruturas tecnlgias Atividades Crrentes: Api técnic e administrativ as gabinetes ds membrs d Gvern da área da Justiça; Elabrar, n âmbit da preparaçã d Orçament de Estad, as prpstas de rçaments; Elabrar as cntas de gerência ds rçaments; Elabrar mensalmente s reprtes rçamentais prpnd, sempre que se justifique, medidas de racinalizaçã e prcediments a adtar; Assegurar a gestã rçamental, através da respetiva cntabilidade, da verificaçã, liquidaçã e pagament das despesas autrizadas, bem cm através da prpsta e instruçã das alterações rçamentais cnsideradas necessárias; Aperfeiçar a execuçã ds rçaments, melhrand a taxa de execuçã rçamental, diminuind as despesas crrentes face a 2014 e nã se verificand transiçã de dívidas da respnsabilidade d serviç para an seguinte; Acmpanhar as execuções materiais e financeiras ds prjets de financiament cmunitári ds serviçs e rganisms d Ministéri da Justiça; Assegurar a cnstituiçã, recnstituiçã, liquidaçã e pagament ds funds de manei; Assegurar prcessament e pagament de abn de ajudas de cust; Gerir s cntrats de frneciment e serviçs externs (lcaçã, assistência técnica e de manutençã de equipaments, limpeza, segurança, etc); Assegurar s prcediments aquisitivs de bens e serviçs nã abrangids pel sistema de cmpras centralizadas, de md a suprir as necessidades verificadas; Gerir s bens de cnsum necessáris a regular funcinament ds serviçs; Gerir parque autmóvel afet; Organizar e manter atualizads cadastr e inventári ds bens móveis e viaturas afetas; Instruir s prcesss administrativs resultantes de acidentes de viaçã cm viaturas afetas; Assegurar a gestã, manutençã e cnservaçã ds espaçs afets e ds equipaments; Prestar api as utilizadres na ferramenta de Gestã Dcumental Edclink. 16
4.3. Direçã de Serviçs de Api Especializad, Recurss Dcumentais e Relações Públicas Recurss Humans Dirigente intermédi 1º grau Dirigente intermédi 2º grau Técnic superir Assistente técnic Assistente Operacinal Ttal DSAE 1 1 7 10 9 28 Objetivs Operacinais Objetiv Operacinal/QUAR Prmver a rerganizaçã ds arquivs ds serviçs e rganisms d MJ Praz para cnclusã da fase 1 da implementaçã d Plan de Classificaçã d MJ na SGMJ (nº de semanas) 52 Identificaçã de interlcutres chave Adaptaçã d sistema de gestã dcumental Frmaçã Testes de implementaçã Objetiv Operacinal Garantir api técnic e administrativ as gabinetes ds membrs d Gvern da área da Justiça segund padrões de qualidade, cnsiderand, sempre, as diversas necessidades ds mesms Nível médi de satisfaçã pels serviçs prestads (numa escala de 1 a 5) Atividades Crrentes: 4 Emissã de pareceres e despachs Gestã de crrespndência Cumpriment de despachs, pr via da elabraçã de fícis e/u arquivament de prcesss dcumentais Envi de diplmas e despachs para publicaçã ficial Traduçã e retrversã de dcuments Api técnic e administrativ as gabinetes ds membrs d Gvern da área da Justiça; Garantir de frma eficaz e eficiente a gestã de crrespndência da SGMJ e ds gabinetes ds membrs d gvern da área da Justiça; Prestar api técnic na rganizaçã e gestã ds arquivs ds gabinetes ds membrs d Gvern e serviçs d MJ nã dtads de estruturas de arquiv; 17
Prmver a aplicaçã d PCA MJ Plan de Classificaçã e Avaliaçã Dcumental d Ministéri da Justiça; Clabrar n prcess de harmnizaçã d destin final e ds prazs de retençã administrativa da dcumentaçã de arquiv da Administraçã Pública, crdenad pela Direçã-Geral d Livr ds Arquivs e das Biblitecas; Prmver a nrmalizaçã de prcediments biblitecnómics n MJ de frma a rentabilizar recurss e trnar mais eficaz e eficiente a recuperaçã e partilha de infrmaçã; Atualizar fund bibligráfic da SGMJ; Efetuar tratament dcumental de td fund bibligráfic adquirid; Prceder à difusã seletiva de cnteúds pertinentes nas áreas de atuaçã da Justiça, de acrd cm perfis de utilizadres previamente definids; Satisfazer cm eficácia e eficiência as necessidades de infrmaçã ds utilizadres d Arquiv Históric d MJ e ds utilizadres d Centr de Dcumentaçã da SGMJ; Assegurar funcinament ds serviçs de receçã e atendiment a cidadã: Atendiment presencial e telefónic; Tratament ds pedids de infrmaçã e reclamações registadas n Livr Amarel; Assegurar a receçã e aclhiment das entidades e visitas dirigidas as gabinetes ds membrs d Gvern da área da Justiça; Garantir a divulgaçã de infrmaçã de interesse geral para s públics intern e extern: Elabraçã e actualizaçã das listas de cntacts interns da SGMJ e ds gabinetes ds membrs d Gvern da área da Justiça; Preparaçã de cnteúds de cariz sóci-cultural para dispnibilizaçã na Intranet da SGMJ; Refrmulaçã da infrmaçã de cidadania dispnível n síti internet da SGMJ; Assegurar a rganizaçã e prtcl de cerimónias, reuniões e utrs events prmvids pels gabinetes ds membrs d Gvern da área da Justiça, pela SGMJ u pr utrs serviçs d MJ. 18
4.4. Direçã de Serviçs Jurídics e de Cntencis Recurss Humans Dirigente intermédi 1º grau Técnic superir Assistente técnic Assistente Operacinal Ttal DSJC 1 9 1 1 12 Objetivs Operacinais Objetiv Operacinal/QUAR Garantir a eficácia d api jurídic prestad as gabinetes ds membrs d gvern Temp médi de elabraçã das peças jurídicas ns prcesss urgentes e nã urgentes (nº de dias) 11 Elabrar de estuds, pareceres e infrmações Elabrar peças prcessuais em ações e recurss Objetiv Operacinal Garantir a eficácia na elabraçã de infrmações e emissã de pareceres Temp médi de elabraçã de infrmações e emissã de pareceres (nº de dias) Temp médi de elabraçã de infrmações de apreciaçã de impugnações administrativas (nº de dias) Temp médi de elabraçã de infrmações que apreciem s pedids de pagament de indeminizações fixadas pel Tribunal Eurpeu ds Direits d Hmem 12 12 8 Elabrar de estuds, pareceres e infrmações Objetiv Operacinal Garantir a eficácia na elabraçã das peças jurídicas ns prcesss cntenciss Temp médi de elabraçã de peças jurídicas ns prcesss cntenciss urgentes (nº de dias) Temp médi de elabraçã de peças jurídicas ns prcesss cntenciss nã urgentes (nº de dias) 8 Elabrar peças jurídicas ns prcesss cntenciss 16 19
Atividades Crrentes: Api técnic e administrativ as gabinetes ds membrs d Gvern da área da Justiça; Prestar serviç de cnsultadria jurídica as gabinetes ds membrs d Gvern integrads n MJ, mediante a emissã de estuds, pareceres e infrmações; Elabrar pareceres e peças prcessuais jurídicas, cm a prfundidade e rigr necessáris; Prceder à instruçã de prcesss visand a execuçã das decisões cndenatórias prferidas pr tribunais nacinais, cmunitáris u internacinais, em articulaçã cm s restantes rganisms d MJ e cm a Secretaria-Geral d Ministéri das Finanças e da Administraçã Pública; Representar MJ em prcesss de natureza jurisdicinal que nã sejam da cmpetência de utr serviç u rganism e utrs que lhe sejam superirmente determinads; Assegurar api técnic-jurídic necessári à prssecuçã das atribuições das demais unidades rgânicas da SGMJ. 4.5. Unidade de Cmpras d Ministéri da Justiça Recurss Humans Dirigente intermédi 2º grau Técnic superir Ttal UCMJ 1 6 7 Objetivs Operacinais Objetiv Operacinal/QUAR Cnslidar e refrçar uma plítica de melhria das cndições negciais e de racinalizaçã de prcediments de aquisiçã Praz de apresentaçã da prpsta de abertura de prcediment de serviçs de gestã, cnservaçã e manutençã de equipaments de transprte vertical ns edifícis da DGAJ. (nº de semanas após a data da receçã das cláusulas técnicas e dcuments de suprte das respetivas despesas) 3 Apresentaçã de prpsta de autrizaçã de despesa plurianual prévia à abertura d prcediment 20
Númer de rientações cmuns elabradas e divulgadas a tdas as entidades aderentes à UCMJ, que prmvam a eficiência ds prcesss. (Nº de nrmas divulgadas) 3 Redaçã das nrmas Divulgaçã das nrmas Objetiv Operacinal Garantir uma respsta adequada e rápida às questões clcads pels rganisms Praz médi de respsta (nº de dias) 3 Respnder às questões clcadas pels rganisms Regist em ficheir ds prazs de respsta Objetiv Operacinal Garantir a realizaçã ds prcediments de aquisiçã centralizada em 9 categrias de bens e serviçs Nº categrias centralizadas de bens e serviçs que sã bjet de aquisiçã centralizada pela SGMJ/UCMJ 9 Levantament e agregaçã de necessidades Lançament ds prcediments Objetiv Operacinal Infrmar permanentemente s rganisms sbre estad ds prcediments Indicadres Metas Praz de cmunicaçã as rganisms sbre mudanças de fase em cada prcediment (númer de dias úteis) 3 Atualizaçã permanente d crngrama de cada prcediment Cmunicaçã as rganisms sbre mudanças de fase Atividades Crrentes: Realizar prcediments pré cntratuais resultantes da agregaçã das necessidades ds serviçs e rganisms d MJ: Estudar e fazer cnstar ns prcesss a infrmaçã frnecida pels rganisms relativa a anterires cntrats da mesma categria. Intrduzir nva(s) categria(s)/subcategria(s) de bens u serviçs ns prcesss de aprvisinament centralizad; Desenvlver, em articulaçã cm s serviçs e rganisms d MJ, s trabalhs de nrmalizaçã e padrnizaçã ds cnsums de md a assegurar a prgressiva cnvergência na utilizaçã ds bens e serviçs cnstantes ds Acrds Quadr da Entidade de Serviçs Partilhads da Administraçã Pública, I.P. (ESPAP); 21
Prmver junt ds serviçs e rganisms d MJ uma crescente participaçã n âmbit ds prcediments de aquisiçã: Manter uma gestã criterisa ds cntrats celebrads de md a reduzir, a mínim, a pssibilidade de se verificar insatisfaçã pr parte ds utilizadres. Prmver aument da eficiência e da eficácia d prcess de levantament de necessidades junt ds rganisms envlvids em prcediments de aquisiçã agregada: Manter api e acmpanhament d prcess de levantament de necessidades de frma a garantir que s serviçs e rganisms d MJ cumpram s prazs estabelecids e, assim, trnar mais céleres s prcediments de cntrataçã e dispnibilizaçã de bens e serviçs; Dar cntinuidade a prcess de racinalizaçã ds catálgs, adequand númer de itens às efetivas necessidades ds serviçs e rganisms; Cntribuir para a divulgaçã e utilizaçã preferencial das tecnlgias ns prcesss de trabalh assciads às cmpras públicas: Divulgar a utilizaçã da Platafrma Transacinal cm instrument preferencial para efeits de requisiçã de bens e gestã de cntrats; Frnecer api a us da platafrma de cntrataçã eletrónica dispnibilizada pela ESPAP para execuçã de prcediments a abrig ds Acrds Quadr. Acmpanhar a execuçã ds cntrats celebrads na sequência de prcediments centralizads. Avaliar a execuçã ds cntrats; Diligenciar pela resluçã de situações irregulares detetadas n acmpanhament ds cntrats; Executar relatóris de prgress de avaliaçã ds cntrats. Cmpilar a infrmaçã a nível d Ministéri da Justiça a enviar à ESPAP. 4.6. Equipa Multidisciplinar Gestã de funds cmunitáris Recurss Humans Chefe de Equipa Multidisciplinar Técnic superir Ttal Gestã de funds cmunitáris 1 1 2 22
Objetivs Operacinais Objetiv Operacinal Implementar a Estrutura Organizacinal e de Gestã da Autridade delegada na cmpnente d Fund de Segurança Interna afeta a MJ* Grau de implementaçã da estrutura "autridade delegada" 80% Preparaçã das nrmas e prcediments; Avaliaçã da estrutura infrmática a implementar; *Respnsabilidade atribuída à Secretaria-Geral enquant Autridade Delegada d referid Fund para Ministéri da Justiça. Objetiv Operacinal Dinamizar a utilizaçã ds Funds Cmunitáris gerids diretamente pela Cmissã Eurpeia ns serviçs e rganisms d Ministéri da Justiça Grau de divulgaçã pels serviçs d MJ da abertura de cncurss pela CE 80% Elabraçã de fichas de prjet (traduçã e resum ds aviss da CE); Envi das fichas as serviçs e rganisms d MJ; Mnitrizaçã ds prcesss de avis de Candidatura de Financiament Cmunitári remetid as serviçs e rganisms d MJ. Atividades Apiar s serviçs e rganisms d Ministéri da Justiça na preparaçã ds Prjets de Candidatura a Financiament Cmunitári e submeter s prcesss de candidatura cnjunta a funds cmunitáris; Apresentar à entidade gestra ds crrespndentes prgramas de financiament cmunitári prpstas de alteraçã à prgramaçã, em estreita cnjugaçã e articulaçã cm s serviçs e rganisms executres ds prjets; Elabrar e apresentar, em cnjunt cm as entidades executras, s relatóris intermédis e finais ds prjets cnjunts de financiament cmunitári aprvads; Apiar Ministéri da Justiça nas estruturas de api técnic nacinais relacinadas cm a gestã de funds cmunitáris; Apiar tecnicamente s Gabinetes Gvernamentais d Ministéri da Justiça n âmbit da gestã de funds cmunitáris; 23
5. Recurss 5.1. Recurss Financeirs O rçament de funcinament da SGMJ para an de 2015 é de 4.767.893 eurs, cnfrme ilustrad n quadr seguinte: Orçament de funcinament 2015 Agrupaments ecnómics 2015 Ttal 4.767.893 Pessal 2.873.678 Remunerações certas e variáveis 2.339.397 Segurança scial 534.281 Crrentes 1.570.215 Aquisiçã de bens 76.161 Aquisiçã de serviçs 1.494.054 Outrs 324.000 Transferências e utras despesas crrentes 274.000 Aquisiçã de bens de capital 50.000 D rçament de 2015 da SGMJ, 60% das verbas destinam-se a pagament de encargs cm pessal, 33% a despesas crrentes e 7% a utras despesas, nmeadamente cm aquisiçã de bens de capital. Despesas crrentes 33% Outras 7% Despesas cm pessal 60% 24
5.2. Recurss Humans Para desenvlver s prjets e atividades planeads, estima-se estarem em exercíci de funções na SGMJ, em 1 de Janeir para 2015, s seguintes recurss humans: Recurss humans, segund as unidades rgânicas nucleares, pr carg e pr carreira (estimativa para 01 de Janeir de 2015) Unidades rgânicas Direcçã superir Dirigente superir Dirigente intermédi Técnic superir Cargs e carreiras Crdenadr técnic Especialista e Técnic de infrmática Assistente técnic Assistente peracinal 2 2 2 0 Ttal ds quais: Hmens Mulheres Secretariad DSRHPO DSRFPT DSAE DSJC UCMJ Gestã de Funds Cmunitáris (E. Multidisciplinar) Ttal 1 2 3 0 3 3 6 1 4 14 3 11 2 3 3 2 7 4 21 7 14 2 7 10 9 28 6 22 1 9 1 1 12 4 8 1 6 7 2 5 1 1 2 1 1 2 10 32 3 3 23 16 89 25 64 ds quais: Hmens 2 4 6 1 2 7 3 25 Mulheres 0 6 26 2 1 16 13 64 A distribuiçã ds recurss humans da SGMJ pr cargs e carreiras é a seguinte: Assistente peracinal 18,0% Dirigente superir 2,2% Dirigente intermédi 11,2% Técnic superir 36,0% Assistente técnic 25,8% Especialista e Técnic de infrmática 3,4% Crdenadr técnic 3,4% Send que índice de tecnicidade 1 da SGMJ é de 53%. 1 Índice de tecnicidade= (Dirigentes + Técnics Superires + pessal de infrmática) /ttal de efetivs*100 25
Pr idades, s recurss humans da SGMJ distribuem-se d seguinte md: 60 e mais ans 16,9% Até 39 ans 11,2% 40-49 ans 23,6% 50-59 ans 48,3% Frmaçã Em 2015 cntinuar-se-á a rentabilizar s gasts cm a frmaçã em tds s serviçs e rganisms da Justiça através da execuçã de ações de frmaçã cnjuntas financiadas pel POPH e até cnclusã d prjet frmativ em curs. Paralelamente, a SGMJ beneficiará em 2015 da pssibilidade de frequentar as ações de frmaçã prmvidas pel CEJ, cuj cnteúd assuma relevância, tend em atençã a abrangência e especiais atribuições da SGMJ. Adicinalmente, será efetuad n decurs de 2015 levantament das necessidades de frmaçã para preparaçã d Plan de frmaçã para 2016. 26