Orientações e Recomendações Orientações relativas à informação periódica a apresentar à ESMA pelas Agências de notação de risco

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1 Orientações e Recmendações Orientações relativas à infrmaçã periódica a apresentar à ESMA pelas Agências de ntaçã de risc 23/06/15 ESMA/2015/609

2 Índice 1 Âmbit de aplicaçã Definições Objetiv das rientações Obrigações de verificaçã d cumpriment e infrmaçã Infrmações a incluir nas apresentações periódicas Receitas e custs financeirs (pr tip de ntaçã de risc e numa base individual e cnslidada) Rtatividade d pessal, vagas e principais prmções Efetivs em ETI Queixas internas apresentadas a Departament respnsável pela verificaçã d cumpriment Atas d cnselh, pareceres e relatóris independentes ds administradres nã executivs apresentads a Cnselh Prcediments judiciais e arbitragem e utrs prcediments de resluçã de litígis Cass pssíveis e reais de incumpriment d Regulament ANR identificads e medidas tmadas Organigramas Cumpriment, Auditria Interna e Gestã de Risc Estratégia empresarial em matéria de TI Outrs dmínis Ntificações de alterações substanciais às cndições subjacentes a regist inicial Taxa de supervisã e cálculs das qutas de mercad das ANR Cálcul da quta de mercad das ANR Anex 1: Sumári da infrmaçã periódica a apresentar à ESMA pelas Agências de ntaçã de risc

3 Lista de Acrónims Regulament ANR ANR ESMA RH AI Regulament (CE) n.º 1060/2009 d Parlament Eurpeu e d Cnselh (alterad pel Regulament (UE) n.º 462/2013). Agência de Ntaçã de Risc Autridade Eurpeia ds Valres Mbiliáris e ds Mercads Recurss humans Auditria interna 2

4 1 Âmbit de aplicaçã Quem? 1. As presentes rientações aplicam-se às Agências de Ntaçã de Risc (ANR) registadas na UE e nã se aplicam às ANR certificadas. Quand? 2. As rientações prduzem efeits n praz de dis meses a partir da data da sua publicaçã, em tdas as línguas ficiais da UE, n síti Web da ESMA. 2 Definições 3. Regulament ESMA: Regulament (UE) n.º 1095/2010 d Parlament Eurpeu e d Cnselh, de 24 de nvembr de 2010, que cria uma Autridade Eurpeia de Supervisã (Autridade Eurpeia ds Valres Mbiliáris e ds Mercads), altera a Decisã n.º 716/2009/CE e revga a Decisã 2009/77/CE da Cmissã. 3 Objetiv das rientações 4. As rientações determinam as infrmações a apresentar pelas ANR cm vista a permitir à ESMA uma supervisã cntínua e cerente das ANR. As rientações indicam as expectativas da ESMA quant às infrmações que deve receber para efeits d cálcul das taxas de supervisã e da quta de mercad das ANR. 4 Obrigações de verificaçã d cumpriment e infrmaçã 5. O presente dcument cntém rientações emitidas a abrig d artig 16.º d Regulament ESMA. De acrd cm dispst n artig 16.º, n.º 3, d Regulament ESMA, s intervenientes ns mercads financeirs devem desenvlver tds s esfrçs a fim de dar cumpriment às rientações e recmendações. 5 Infrmações a incluir nas apresentações periódicas 6. A presente Secçã define as infrmações que as ANR devem apresentar à ESMA trimestral, semestral e anualmente, cm parte das suas apresentações periódicas. A infrmaçã deve ser apresentada n final d mês seguinte a trimestre em questã. 3

5 Períd 1T 20xx (até 31 de març de 20xx) 2T 20xx (até 30 de junh de 20xx) 3T 20xx (até 30 de setembr de 20xx) 4T 20xx (até 31 de dezembr de 20xx) Data limite de apresentaçã 30 de abril de 20xx 31 de julh de 20xx 31 de utubr de 20xx 31 de janeir de 20x(x+1) 7. Nte-se que, sempre que sejam identificadas ptenciais vilações d Regulament ANR que representem um risc para a integridade e bjetividade das ntações de risc existentes (incluind pssíveis fraudes u irregularidades - pr exempl, cnduta irregular de um funcinári u administradr), as ANR devem infrmar a ESMA prntamente. As ANR deverã estar cientes de que a nã infrmarem a ESMA em cas de deteçã de uma vilaçã, impedirá a empresa de invcar a circunstância atenuante prevista n Pnt 3 da Secçã II d Anex IV d Regulament ANR («Se a agência de ntaçã de risc tiver alertad a ESMA para a infraçã de uma frma rápida, eficaz e exaustiva, é aplicad um ceficiente de 0,4»). 8. A ESMA nã pretende que qualquer ANR renuncie a sigil prfissinal a apresentar a infrmaçã periódica cnstante destas rientações. A. Apresentaçã trimestral de infrmações 5.1 Receitas e custs financeirs (pr tip de ntaçã de risc e numa base individual e cnslidada) 9. A ESMA deverá receber infrmações sbre as receitas trimestrais pr i) tip de ntaçã de risc; e ii) custs. 10. As receitas trimestrais devem ser discriminadas pr tip de ntaçã de risc a seguir indicads: Dads empresariais nã financeirs; Dads empresariais financeirs; Finanças sberanas/públicas; Instruments financeirs estruturads; brigações hiptecárias. 11. Os custs trimestrais devem incluir s custs peracinais e ttais de frma discriminada. Os custs peracinais devem ser uma aprximaçã ds lucrs antes de jurs e impsts. Os númers devem ser apresentads cm receitas e custs trimestrea-trimestre (a invés de an-a-an). 12. As ANR isentas de uma taxa anual de supervisã devem apresentar esta infrmaçã semestralmente e nã pr trimestre. 4

6 5.2 Rtatividade d pessal, vagas e principais prmções 13. Deve ser apresentada a rtatividade trimestral da Direçã (incluind quadrs superires respnsáveis pelas TI), Analistas Principais e Analistas. As ANR isentas de uma taxa anual de supervisã devem cmunicar esta infrmaçã semestralmente e nã pr trimestre. 5.3 Efetivs em ETI 14. Para além ds dads relativs à rtatividade d pessal, a ESMA deverá receber um relatóri trimestral sbre númer ttal de funcináris que trabalham numa ANR express cm base ns efetivs a temp inteir. As ANR isentas da taxa anual de supervisã devem prestar essas infrmações semestralmente e nã pr trimestre. 5.4 Queixas internas apresentadas a Departament respnsável pela verificaçã d cumpriment 15. As ANR devem apresentar à ESMA, na sequência da receçã de uma queixa n âmbit d Regulament: Uma descriçã d cnteúd da queixa. As medidas tmadas n seguiment da mesma pela ANR; A infrmaçã sbre a abertura u nã de uma psterir investigaçã interna, incluind referência a estad da investigaçã, em curs u encerrada à data da cmunicaçã da infrmaçã; sempre que a investigaçã tenha sid encerrada, uma cópia de qualquer relatóri na sequência da mesma. B. Apresentaçã semestral de infrmaçã 5.5 Atas d Cnselh, pareceres e relatóris independentes ds administradres nã executivs apresentads a Cnselh 16. As ANR deverã apresentar semestralmente: As atas das reuniões d Cnselh de Administraçã; Uma cópia de dcuments enviads as membrs d Cnselh Administraçã e d Cnselh Supervisã antes das respetivas reuniões, bem cm s dcuments cmplementares discutids na reuniã (pr exempl, relatóris elabrads pels respnsáveis pelas funções de Verificaçã d Cumpriment, de Auditria Interna as Riscs, de Revisã Interna, de Segurança da Infrmaçã e de Gestã d Risc); Sempre que parecer de um administradr nã executiv independente esteja previst num dcument autónm, as ANR deverã apresentar na sua apresentaçã semestral, quaisquer pareceres emitids pel administradr nã executiv independente de uma ANR, ns terms d Pnt 5

7 2 da Secçã A d Anex I d Regulament, bem cm tds s relatóris (incluind relatóris de seguiment) elabrads pr um administradr independente. 5.6 Prcediments judiciais, de arbitragem e de utrs prcediments de resluçã de litígis 17. A ESMA deve receber semestralmente uma breve descriçã, bem cm infrmaçã atualizada, sbre s prcesss judiciais pendentes e em curs, s prcesss de arbitragem e qualquer frma de prcess vinculativ de resluçã de litígis que existam/tenham existid a qualquer mment durante períd de referência e que pssam afetar negativamente a cntinuidade u a qualidade das ntações e/u afetar substancialmente a situaçã financeira de uma ANR. A descriçã deve incluir um resum ds prcesss e d pssível resultad ds mesms n que respeita à respnsabilidade. 5.7 Cass pssíveis e reais de incumpriment d Regulament ANR identificads e medidas tmadas 18. As ANC devem apresentar semestralmente infrmações circunstanciadas sbre pssíveis cass que pssam resultar d incumpriment de quaisquerdas cndições subjacentes a regist inicial, incluind: a. Uma descriçã de tds s cass que pssam resultar num pssível incumpriment das cndições tácitas a regist inicial; b. A expsiçã das razões tácitas; c. Uma expsiçã das ações levadas a cab pela ANR após a identificaçã d cas em questã; d. Uma expsiçã sbre a abertura u nã de uma investigaçã em relaçã a cas em questã, referind, cas tenha sid aberta, se a investigaçã está em curs u fi encerrada; e, sempre que encerrada, uma cópia de qualquer relatóri subsequente sbre a mesma. 5.8 Organigramas 19. As ANR devem apresentar semestralmente rganigramas cas tenham sid efetuadas atualizações as mesms. Esses rganigramas devem frnecer prmenres que permitam à ESMA identificar a estrutura ds seguintes departaments, bem cm descrever as suas principais funções: Funçã de verificaçã d cumpriment Auditria interna Funçã de revisã interna Departaments respnsáveis pelas atividades de ntaçã de risc; Funçã de segurança da infrmaçã; Departament de TI Funçã de gestã d risc. 6

8 5.9 Cumpriment, Auditria Interna, Gestã de Risc 20. As ANR devem apresentar semestralmente seu plan de trabalh sbre a verificaçã d cumpriment sempre que tenha sid elabrada uma versã atualizada desse plan durante referid períd. 21. Sempre que as ANR tenham estabelecid uma funçã de auditria interna u slicitad auditrias internas a terceirs, a ESMA deverá receber uma cópia d plan de trabalh atualizad da Auditria Interna, n cas de ter sid prduzida uma versã atualizada desse plan durante referid períd. 22. As ANR devem apresentar à ESMA cópias ds relatóris emitids na sequência da sua verificaçã de cumpriment, auditria interna e gestã de risc (abrangend, pr exempl, riscs peracinais u de segurança em matéria de infrmaçã). As ANR devem frnecer infrmaçã circunstanciada sbre quaisquer medidas de seguiment definidas cm vista à reduçã desses riscs Estratégia empresarial em matéria de TI 23. A ESMA deverá ser infrmada semestralmente das estratégias empresariais das ANR em matéria de TI e de quaisquer alterações nesse dmíni. 24. A ESMA deverá ser infrmada semestralmente de plans de trabalh das ANR em matéria de TI e de quaisquer alterações nesse dmíni. As ANR deverã também frnecer atualizações sbre estad de execuçã ds plans de trabalh Outrs dmínis 25. As ANR também devem transmitir semestralmente infrmaçã sbre: Nvs cnflits de interesses ptenciais e reais, identificads e medidas tmadas em respsta as mesms; Qualquer revisã interna em fase inicial u a realizar de mdels e prcesss de ntaçã; Resultads das revisões da metdlgia, incluind infrmações sbre qualquer verificaçã a psteriri realizada n referid períd, prmenres das principais cnclusões, bem cm subsequentes medidas tmadas pela ANR Ntificações de alterações substanciais às cndições subjacentes a regist inicial 26. A ESMA entende pr «alteraçã relevante» a crrência de uma alteraçã nas infrmações apresentadas n pedid de regist e, em terms mais genérics, qualquer alteraçã que pssa afetar cumpriment ds requisits d Regulament ANR. 7

9 27. As ANR devem ntificar a ESMA de qualquer alteraçã relevante das cndições tácitas a regist inicial, incluind, embra nã exclusivamente, seguinte: a. Abertura e encerrament de sucursais; b. Utilizaçã da validaçã; c. Direit das ANR a isenções cnferidas n regist; d. Acrds de subcntrataçã; e. Frma jurídica; f. Estrutura da empresa (incluind a rerganizaçã u reestruturaçã das atividades das ANR e empresas derivadas); g. Tip de atividades empresariais (incluind a prestaçã de um nv serviç e lançament de nvs prduts, em atividades de ntaçã u de nãntaçã); h. Classe e/u tip de ntações de risc; i. Estrutura de prpriedade: aquisiçã u alienaçã de participações superires a 5% d capital; j. Cmpsiçã d Cnselh de Supervisã/Administraçã; k. Funções de verificaçã d cumpriment e de revisã; l. Prcediments utilizads para emitir e rever as ntações de risc; m. Recurss financeirs (incluind alteraçã n capital scial u dívida de lng praz); n. Metdlgias, mdels u principais pressupsts relativs à ntaçã;. Prcess de TI e sistemas de prcessament da infrmaçã que apiam prcess de ntaçã, pr exempl alterações na gvernaçã das TI Taxa de supervisã e cálculs das qutas de mercad das ANR Taxa de supervisã 28. Para efeits de cálcul das taxas de supervisã, as ANR devem apresentar à ESMA, as suas cntas anuais auditadas relativas a an anterir, mais tardar até 31 de mai de cada an. 29. A base para cálcul da taxa de supervisã é a receita gerada pelas atividades de ntaçã de risc e serviçs auxiliares das ANR. As ANR que prestem um serviç u 8

10 serviçs que nã a ntaçã d risc devem frnecer à ESMA uma descriçã circunstanciada desse(s) serviç(s) de md a que a ESMA pssa avaliar se (s) serviç(s) em causa cnstituem serviçs de nã-ntaçã, serviçs nã-auxiliares u serviçs auxiliares. 30. Sempre que as ANR, cm receita ttal anual de pel mens 10 milhões de eurs, identificam receitas geradas pr atividades de nã-ntaçã e/u serviçs nã-auxiliares, devem frnecer à ESMA uma descriçã circunstanciada dessas atividades e serviçs. Esta prática destina-se a permitir que a ESMA pssa avaliar se as receitas geradas a partir dessas atividades e serviçs sã elegíveis para deduçã a vlume de negócis aplicável. Os mntantes crrespndentes a essas atividades de nã-ntaçã e de serviçs nã auxiliares devem ser devidamente certificads pr auditres externs às ANR Sempre que as ANR cm uma receita ttal anual de pel mens 10 milhões de eurs desenvlvem atividades de ntaçã de risc e serviçs auxiliares junt de diferentes clientes, pdem slicitar a deduçã das respetivas receitas d cálcul das receitas geradas pels serviçs auxiliares. As ANR devem frnecer à ESMA uma descriçã circunstanciada da sua estrutura interna, bem cm das plíticas, prcesss e prcediments relevantes, n cas de existirem. O bjetiv é permitir à ESMA avaliar, numa base casuística, se resultad é a prestaçã de serviçs a diferentes clientes, eliminand assim ptenciais cnflits de interesse e a necessidade de um cntrl de supervisã. Nesta base, a ESMA determinará se as receitas geradas a partir de clientes diferentes sã elegíveis para deduçã a vlume de negócis aplicável. Os mntantes crrespndentes às receitas geradas pels serviçs auxiliares prestads a diferentes clientes a quem nã fram frnecids serviçs de ntaçã n exercíci aplicável devem ser devidamente certificads pr auditres externs às ANR cliente-a-cliente e de frma agregada. Qualquer alteraçã na estrutura das ANR u nas plíticas, prcesss u prcediments pertinentes relativs à prestaçã de serviçs auxiliares a um determinad cliente deve ser cmunicada, sem demra, à ESMA. 32. Para efeits d cálcul acima mencinad e da avaliaçã da ausência de ptenciais cnflits de interesses, entende-se pr «cliente» qualquer cliente na aceçã d term, tal cm definid n últim parágraf d pnt 2 da Parte II da secçã E d Anex I d Regulament ANR a quem nã seja prestad qualquer serviç de ntaçã pr parte d grup ANR Sempre que as ANR slicitam qualquer utr ajustament a vlume de negócis aplicável (tal cm a eliminaçã de transações entre as empresas), devem frnecer à ESMA uma descriçã circunstanciada d ajustament requerid e das razões para mesm. O mntante crrespndente a esse ajustament deverá ser devidamente certificad pr um auditr extern às ANR. 1 A certificaçã pde ser realizada pr um auditr extern às ANR de diferentes frmas, tais cm um relatóri específic de prcediments u um relatóri de prcediments acrdad cm auditr extern às ANR, uma declaraçã de rendiments u mntantes das ANR declarads pel auditr extern das ANR, u a inclusã d pedid de certificaçã n cntrat de auditria cm auditr extern das ANR. 2 O últim parágraf d pnt 2 da Parte II da Secçã E d Anex I d Regulament ANR diz seguinte: «Para efeits d presente númer, entende-se pr «cliente» uma entidade, as suas filiais e as entidades assciadas em cuj capital essa entidade detenha uma participaçã superir a 20%, bem cm qualquer utra entidade em relaçã à qual tenha negciad a estruturaçã de uma emissã de dívida em nme de um cliente, tend a agência de ntaçã de risc recebid direta u indiretamente hnráris pela ntaçã de risc dessa emissã de dívida.» 9

11 34. O cálcul das taxas de supervisã das ANR nã prejudica as cmpetências de supervisã em curs da ESMA para avaliar se a prestaçã de serviçs auxiliares pr uma agência de ntaçã cnstitui, u nã, um ptencial cnflit de interesses e, se fr cas, adtar as medidas adequadas, de acrd cm Regulament ANR Cálcul da quta de mercad das ANR 35. Cm cálcul da quta de mercad das ANR assenta na mesma base que a utilizada para cálcul das taxas de supervisã, as rientações relativas a cálcul d vlume de negócis aplicável para efeits de taxas de supervisã serã aplicáveis a cálcul da quta de mercad das ANR. 36. Para efeits d cálcul da quta de mercad anual das ANR, as ANR cm um exercíci financeir diferente d an civil devem frnecer à ESMA as cntas financeiras ajustadas a an civil. Os mntantes crrespndentes a esse ajustament deverã ser devidamente certificads pr um auditr extern às ANR. As ANR pdem também frnecer demnstrações financeiras auditadas discriminadas pr trimestre u pr utrs períds de temp, desde que a infrmaçã permita à ESMA fazer seu cálcul anual relativ à quta de mercad ttal, bem cm cálcul das taxas de supervisã. 10

12 6 Anex 1: Sumári da infrmaçã periódica a apresentar à ESMA pelas Agências de ntaçã de risc A. Apresentaçã trimestral de infrmações As receitas financeiras (pr tip de ntaçã de risc e numa base individual e cnslidada) e s custs (pr semestre para as ANR isentas de taxas de supervisã); Rtatividade d pessal, vagas e principais prmções (pr semestre para as ANR isentas de taxas de supervisã); Efetivs em ETI (pr semestre para as ANR isentas de taxas de supervisã); Queixas internas apresentadas a Departament respnsável pela verificaçã d cumpriment. B. Apresentaçã semestral de infrmaçã Qualquer revisã interna em fase inicial u a realizar de mdels e prcesss de ntaçã; Resultads das revisões da metdlgia, incluind infrmações sbre qualquer verificaçã a psteriri realizada n referid períd, prmenres das principais cnclusões, bem cm subsequentes medidas tmadas pela ANR; Verificaçã d Cumpriment, Auditria Interna, Gestã de Riscs e Estratégia e Gvernaçã das TI; Cass pssíveis de nã cumpriment d Regulament ANR identificads e medidas tmadas; Nvs cnflits de interesses ptenciais e reais, identificads e medidas tmadas; Atas d cnselh, pareceres e relatóris ds administradres nã executivs independentes apresentads a Cnselh; Prcediments judiciais, de arbitragem e de utrs prcediments de resluçã de litígis; Organigramas atualizads. 11