MS Project 2007 MS Project

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2 1. Introdução Utilizando o Microsoft Office em seu dia a dia O Microsfot Office 2007 é uma família de produtos criada para atender às necessidades atuais de gerenciamento de recursos e de trabalho nas organizações. Os produtos da família Microsoft Project 2007 incluem as versões: Standard, Professional, Server e Web Access. O Project Professional é uma ferramenta de gerenciamento de projetos corporativos de desktop que é usado com o Project Server e o Project Web Access para formar a Solução da Microsoft para Gerenciamento de Projetos Corporativos (EPM - Enterprise Project Management). Nesta solução, os gerentes de projetos e suas equipes podem publicar informações do Project Professional para o Project Server, para compartilhar e acompanhar planos de projetos de forma centralizada. Neste treinamento, abordamos especificamente os recursos existentes no MS Project, trabalhando standalone, ou seja, sem a integração com um Project Server. Apresentamos também conceitos relacionados a Gerenciamento de Projetos, conceitos que são importantes para possibilitar um melhor aproveitamento dos recursos do MS Project. Reveja a história de Evandro. Evandro é o gerente de projetos de uma grande empresa. No seu dia a dia, ele é encarregado de fazer planos de projetos completos, prevendo tarefas e recursos necessários, além de controlar e corrigir os rumos do trabalho. Com, ele consegue estimar corretamente os prazos para o cumprimento dos projetos, controlando as agendas e as finanças e mantendo as equipes do projeto alinhadas e produtivas. Assim que você localizar e abrir o Project 2007, é possível visualizar um documento em branco composto por itens desconhecidos. Aprenda mais sobre as principais funções para utilizar o Project Veja: MS Projetc

3 Barra de Menu todos os comandos do MS Project são encontrados aqui. Os mais utilizados aparecem também nas Barras de Ferramentas e na Barra de Modos, na forma de ícones. Barra de Ferramentas fornece acesso rápido às tarefas mais comuns. A maioria dos botões corresponde a um comando da barra de menu. As dicas de tela pop-up descrevem os botões da barra de ferramenta para os quais você aponta. O MS Project personaliza sua barra de ferramentas com base na frequência com que botões específicos são utilizados: os mais usados permanecem visíveis; os menos utilizados ficam temporariamente ocultos. 3

4 Janela do plano de projeto contém um modo de exibição de plano de projeto ativo. Na borda esquerda temos o nome da visão que está sendo exibida no momento nesse caso, o modo de exibição é o Gráfico de Gantt. Ajuda Ferramenta de Busca esta funcionalidade permite que você pesquise rapidamente instruções sobre como executar atividades no MS Project. Simplesmente digite uma pergunta e pressione Enter. Se seu computador estiver conectado à internet, sua pesquisa irá para o conteúdo da ajuda do Office Online. MS Projetc

5 Planilhas - representam informações em linhas e colunas. Cada linha contém informações sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada cluna contém um campo onde você insere informações específicas sobre tarefas ou recursos. As colunas no MS Project são, em geral, chamadas de campos. Por trabalhar com tabelas e gráficos em diversas combinações, o Project tem diversos Modos de Exibição. Vamos conhecê-los! 1º Clique no menu Arquivo; 2º Clique no item Novo; 3º O Painel de Tarefas Novo Projeto é exibido; 4º Clique no item Projeto Vazio; 5º O Project cria um plano de projeto novo e vazio. Em seguida, você vai definir a data de início do projeto; 6º Clique no Menu Projeto; 7º Agora, clique no item Informações sobre o Projeto; 8º A caixa de diálogo Informações sobre o Projeto Projeto2 é aberta; 9º Informe a data de início do projeto; 10º Clique no botão OK; 11º Na Barra de Ferramentas padrão, clique em Salvar; 12º O Project salvará o plano de projeto. Você também pode configurar o Project para salvar automaticamente o plano de projeto ativo em intervalos predefinidos; 13º Para salvar automaticamente o plano de projeto ativo, selecione o menu Ferramentas; 14º Clique em Opções; 15º A caixa de diálogo Opções é aberta. Agora, você irá definir as propriedade de autossalvamento; 16º Clique na guia Salvar; 17º Marque a caixa de seleção Salvar a cada; 18º Especifique o intervalo de tempo desejado; 19º Clique no botão OK. 5

6 2. Calendários Controlando o agendamento do trabalho Controlar as datas corretamente é fundamental para o sucesso de qualquer projeto! O principal meio usado para controlar o agendamento de trabalho para cada tarefa e recurso no Project são os calendários. O MS Project trabalha com três calendários: calendário de projetos, calendário de tarefas e calendário de recursos. O calendário de projetos define o período de trabalho útil e não útil para as tarefas. Veja, agora, como trabalhar com o calendário de projetos do Project: 1º O Calendário do projeto define as horas úteis e não úteis para as tarefas. Por exemplo, pode ser de segunda a sexta-feira, das 8 às 17 horas, com uma hora de intervalo para o almoço. 2º Para acessar o calendário do projeto, clique no menu Ferramenta; 3º Clique em Alterar Período Útil; 4º Na caixa Para Calendário, clique na seta que aponta para baixo; 5º A Lista que aparece contém os três calendários básicos incluídos no Project: 24 horas (não tem período útil), Turno da noite (vai da noite de segunda-feira à manhã de sábado, das 23 às 8 horas, com uma hora de intervalo) e Padrão (segunda a sexta-feira, das 8 às 17 horas) ; 6º Por default, o calendário padrão vem fixado com o calendário do projeto. Deixe-o selecionado. No campo, nome da Guia Exceções, digite, por exemplo Equipe em reunião; 7º Em seguida, clique no campo Início e digite a data; 8º Observe que a data está agendada como perído não útil para o projeto. Na caixa de diálogo, a data aparece sublinhada e está em destaque para indicar um dia de exceção; 9º Clique no botão OK para fechar a caixa de diálogo Alterar Período Útil; 10º Para verificar a alteração feita no calendário do projeto, role a parte do gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt, para a direita, até que a data fiquei visível. Estruturando o calendário de recursos Outro tipo de calendário do Project é o calendário de recursos. Veja o passo a passo de como utilizá-lo. 1º Com a planilha de recursos de projeto aberta, clique no Menu Ferramentas; 2º Clique no item Alterar Período Útil; 3º Na caixa Para Calendário, selecione Garret R. Vargas; 4ª O Calendário de Garret R. Vargas é exibido. Garret avisou que não será disponível trabalhar nos dias 10 e 11 de janeiro. Veja como inserir essa informação; MS Projetc

7 5º Na guia Exceções, na primeira linha da coluna Nome, deve ser digitado o nome. Exemplo: Garret participando do fetival de cinema; 6º No campo Início deve ser digitada ou selecionado a data; 7º No campo Concluir, digite a data de término e pressione Enter; 8º Observe que o Project não agendará trabalho para Garret nesta data. Agora, você vai atribuir uma agenda para um outro recurso; 9º Na caixa Para Calendário, selecione John Rodman; 10º Em seguida, clique na guia Semanas de Trabalho; 11º Clique em [Padrão]; 12º Em seguida, clique em Detalhes; 13º Abaixo de Selecionar Dias, selecione de Segunda-feira até Quinta-feira. Clique no campo em destaque para Continuar; 14º Depois, clique em Definir Dias para os períodos de trabalho específicos; 15º Na caixa Até clique em 17:00. Esse valor deve ser substuído por 19:00; 16º Em seguida, clique em Sexta-feira; 17º Clique em Definir Dias para o período de folga; 18º Agora, clique em OK para fechar a caixa de diálogo. Estruturando o calendário de tarefas O Project ainda oferece a possibilidade de trabalhar com um calendário mais específico, o calendário de tarefas. Você pode, por exemplo, aplicar um calendário a tarefas que ocorram em datas fora do período útil do calendário do projeto. Veja como utilizar este recurso. 1º Imagine que este é o calendário do projeto de um filme. Uma das cenas deve ser filmada à noite, mas o calendário do projeto não inclui um período útil tarde o bastante para esta tarefa. Agora, você verá como criar um novo calendário base e aplicá-lo a esta tarefa específica; 2º Clique no menu Ferramentas; 3º Clique no item Alterar Período Útil; 4º Na caixa de diálogo Alterar Período Útil, clique no botão Criar Novo Calendário; 5º Observe que a caixa de diálogo Criar novo calendário base é exibida. Agora, na caixa deve ser inserida a tarefa desejada; 6º Clique em Criar uma opção de calendário; 7º Selecione Padrão; 8º Clique em OK; 9º Agora, clique na guia Semanas de Trabalho; 10º Verifique se o valor Nome [Padrão] está selecionado. Clique nesta Linha 1; 11º Clique no botão Detalhes; 12º Na caixa de diálogo Detalhes, selecione de segunda à sexta-feira. 13º Se você deseja definir o período útil desse calendário como 17:00 e 23:00, de segunda a sexta-feira, clique em Definir dia(s) para o período de trabalho específico. 7

8 14º Depois de inserir os valores desejados, clique em OK; 15º Clique novamente em OK para aplicar valores à tarefa especificada; 16º Agora que você criou um caledário Filmagem Noturna, já pode aplicá-lo em uma tarefa que precisa ser filmada à noite. Clique na barra de rolagem para selecionar uma tarefa, por exemplo, a tarefa 34, Gravação da Cena 2; 17º Para acessar as informações sobre esta tarefa, clique no menu Projeto; 18º Clique no item Informações sobre a tarefa; 19º Na caixa de diálogo Informações sobre a tarefa, clique na guia Avançado; 20º Clique na caixa Calendário para selecionar Filmagem noturna na lista; 21º Clique na caixa de seleção O agendamento ignora calendário do recurso; 22º Clique no botão OK; 23º O Project aplica o calendário Filmagem noturna à tarefa 34. Um ícone na coluna é exibido na coluna indicadores, lembrando que esta tarefa tem um calendário de tarefa aplicado a ela. Ajuda para o calendário Como os calendários são ferramentas muito importantes, o Project tem um recurso para você tirar mais dúvidas sobre este item. Clique no destaque e veja como! 1º Para aprender mais sobre os calendários, deve ser digitado Uso de calendários na caixa de Digite uma pergunta, na parte superior à direita; 2º A janela de Ajuda é aberta, com tópicos sobre o uso de Calendários no Project. MS Projetc

9 3. As tarefas de um projeto Como inserir tarefas As tarefas são a parte mais básica de qualquer projeto. Elas representam o trabalho a ser feito para completar os objetivos do projeto. As tarefas descrevem o projeto em termos de sequência, duração e necessidades de recursos. Para inserir Tarefas em um projeto, você utilizará a Tabela de Entrada. Outra maneira de inserir Tarefas é desenvolver listas de tarefas em outros aplicativos e importá-las para o Project. Você também pode importar sua lista de tarefas do Outlook para um plano de projeto. Basta clicar no item Importar tarefas do Outlook. Como inserir tarefas no projeto Dentro de um projeto, cada tarefa tem uma quantidade de tempo prevista para a sua realização. Esta medida é a duração da tarefa. O MS Project trabalha com durações de tarefa que variam de minutos a meses. Mas você também pode trabalhar com durações em horas, dias e semanas. O MS Project utiliza valores-padrão para a duração das tarefas: 1 minuto é igual a 60 segundos e uma hora é igual a 60 minutos. Mas você pode definir durações não padrão para dias, semanas e meses do projeto. Para isso, clique no menu Ferramentas e selecione o item Opções. Na guia Calendário, observe que uma configuração de 8 horas, inserir uma duração de tarefa de dois dias é o mesmo que inserir 16 horas. Inserir durações Você viu também como inserir durações para as tarefas criadas. Quando se cria uma tarefa, o Project automaticamente determina 1 dia de duração para cada uma delas. A duração estimada é uma duração da qual você ainda não tem informações suficientes para determiná-la. Uma duração estimada é claramente marcada por um ponto de interrogação após a unidade de duração. Por exemplo: 1 dia? 9

10 No campo Duração, você deve inserir o número de dias e pressionar Enter para inserir o valor. Você irá observar que a seleção vai automaticamente para a linha seguinte. Quando os novos valores foram inseridos nas tarefas, o comprimento das barras no Gráfico de Gantt muda: elas acompanham os valores informados para cada uma das tarefas, nas datas correspondentes. Inserir durações Além de controlar as tarefas a serem concluídas, talvez você queira controlar um evento importante para o seu projeto, como o término da fase de pré-produção. Para fazer isso, você criará uma etapa. Uma etapa é um evento significativo a ser alcançado no projeto ou imposto sobre o projeto. Uma etapa também poderá ser chamada de marco. Como geralmente uma etapa não inclui qualquer trabalho, elas são representadas como tarefas com duração zero. Para criar uma etapa, selecione a tarefa e selecione o menu Inserir. Clique no item Nova Tarefa e, após, na nova célula que irá aparecer. Digite o nome da tarefa e pressione a tecla Tab para ir até o campo Duração. Nesse campo, digite o número de dias e pressione Enter. Assim, a etapa será adicionada ao seu plano e a nova tarefa aparecerá marcada com um losango preto. Estruturando as tarefas Além de controlar as tarefas a serem concluídas, talvez você queira controlar um evento importante para seu projeto, como o término da fase de produção. No MS Project, as fases são criadas recuando as tarefas para a esquerda e para a direita. Você também pode recolher uma lista de tarefas em fases, exatamente como na estrutura de tópicos do Word. No MS Project, as fases são representadas por tarefas de resumo, que não podem ter sua duração diretamente editadas, pois suas informações resultam ou dependem das subtarefas. Para criar tarefas de resumo, recuando as tarefas, a tecla Ctrl deve ser mantida pressionada enquanto são selecionados os nomes das tarefas. Depois, clique no menu Projeto e em Estrutura de Tópicos e, em seguida, em Recuo. Se a sua empresa usa o processo de Estrutura de Divisão de Trabalho EDT (WBS, work breakdown structure), na fase de planejamento de projeto, talvez seja útil visualizar os códigos de EDT no Project. Para isso, clique na caixa Digite uma pergunta e digite: criar códigos de EDT. Utilize os tópicos de Ajuda para saber mais sobre EDT. MS Projetc

11 Vinculando tarefas Os projetos requerem que as tarefas sejam executadas numa ordem específica. Essa ordem entre as tarefas estabelece relações entre sí, chamadas de vínculos. A primeira tarefa é chamada de predecessora. A seguinte é denominada sucessora. Os vínculos entre as tarefas podem ser de quatro tipos. Num primeiro momento, as tarefas estarão agendadas para iniciar no mesmo dia. Você pode criar relações entre as tarefas por meio de vínculos entre elas. 11

12 Para criar dependências ou vínculos entre as tarefas, pressione a tecla Ctrl enquanto seleciona as tarefas. Clique no menu Editar. Selecione o item Vincular tarefas. Para vincular várias tarefas tomando uma como predecessora, clique no menu Projeto. Selecione o item Informações sobre a tarefa e clique no guia Predecessoras. Clique na coluna Nome da Tarefa e, em seguida, clique na seta que aponta para baixo, no canto direito do campo. Na lista exibida, clique em Ensaiar e em Enter. Clique em OK para finalizar. Para vincular as tarefas de produção restantes e vincular as duas tarefas de resumo, selecione as tarefas e pressione Ctrl. Clique no Menu Editar e no item Vincular Tarefas. Se você deseja vincular duas tarefas de resumo entre si, clique no nome da tarefa 1. Em seguida, deve ser mantida pressionada a tecla Ctrl e selecione o nome da outra tarefa. Após, clique no menu Editar e no Vincular tarefas, para vincular duas tarefas de resumo. Latência Depois de estabelecer as dependências entre as tarefas, você pode inserir um atraso, denominado de latência, entre as datas de término ou de início das tarefas predecessoras e sucessoras. A latência faz com que a tarefa sucessora comece algum tempo depois da conclusão da tarefa sucessora. Toda latência provoca um atraso no início da tarefa sucessora. Para inserir um tempo de atraso e alterar as dependências entre as tarefas predecessoras e sucessoras, clique no menu Projeto e selecione Drivers de Tarefa. Selecione o nome da tarefa e clique no menu Projeto e, em seguida, em Informações sobre a tarefa. Selecione a guia Predecessoras e clique no campo de Latência da tarefa, digitando um valor. Clique em Ok. A Latência de um valor negativo produz um tempo de avanço. Para obter o efeito do ajuste da Latência nas barras de Gantt, clique no botão Rolar até a tarefa selecionada, na barra de ferramentas Padrão. Para alterar a relação ou dependência entre duas tarefas, clique duas vezes no nome da tarefa. A caixa de diálogo Informações sobre a tarefa é aberta e, também, o painel Drivers de Tarefa é atualizado para exibir os detalhes de agendamento para a tarefa selecionada. Clique na guia Predecessoras e na coluna Tipo. Na coluna exibida, selecione Início-a-Início [II] e clique no botão OK. Restrição Toda tarefa que você insere no Project tem algum tipo de restrição. A restrição controla a data de início e de término de uma tarefa e o grau no qual essa tarefa pode ser reagendada. Existem três categorias de restrições no Project. MS Projetc

13 semiflexíveis Cada uma destas categorias de Restrição gera determinados tipos de Restrição. No total, existem oito tipos de Restrição. 13

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15 Para aplicar uma restrição Não Iniciar Antes De (NIAD) a uma tarefa, selecione o nome da tarefa. Clique no menu Projeto e no item Informações sobre a tarefa e no guia Avançado. Selecione a caixa Tipo de Restrição e, na caixa Data de Restrição, selecione ou digite a data e clique no botão OK. Clique no botão Fechar, do painel Drivers de Tarefa. Tarefas Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que são tarefas que possuem controle de empenho ou não possuem controle de empenho. O agendamento controlado pelo desempenho indica que, à medida que você adicionar recursos a uma atribuição de tarefa, o trabalho será redistribuído entre todos os recursos para manter de um modo geral a quantidade de trabalho para a tarefa. Por padrão, no MS Project as tarefas e Unidades Fixas são controladas pelo empenho. Isso significa que, quanto mais recursos forem atribuídos a uma tarefa, menor será o trabalho que cada recurso precisará executar. Como se trata de uma tarefa de Unidade Fixa, isso terá o efeito adicional de reduzir a duração. O MS Project usa a fórmula para calcular o valor de trabalho de uma tarefa. Na fórmula, Unidades refere-se às unidades de atribuição do recurso. Existem três tipos de Tarefas: Unidades fixas, Duração fixa e Trabalho fixo. Se você altera a Duração de uma tarefa, o MS Project recalcula o Trabalho. Da mesma maneira, se você alterar o Trabalho de uma Tarefa, o Project recalcula a sua Duração. Em ambos os casos, o valor das Unidades não é alterado. Para uma Tarefa de Duração fixa, você pode alterar o valor das unidades ou do trabalho e o Project recalculará o outro valor. O mesmo vale para uma Tarefa de Trabalho fixo, quando tiver alterado o valor das Unidades ou da Duração. O tipo de Tarefa a ser aplicado a cada uma de suas tarefas depende de como você deseja que o MS Project agende essa Tarefa. Clique no destaque e veja uma tabela que explica a relação entre essas variáveis. 15

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17 Para alterar os valores da fórmula de agendamento (Trabalho, Duração e Unidades) e os tipos de Tarefas, clique no menu Exibir e selecione o item Uso da tarefa. Clique no menu Editar e selecione o item Ir para. Na caixa de Indentificação, digite um nome e clique em OK. O modo de exibição Uso da tarefa agrupa os recursos atribuídos abaixo de cada tarefa e mostra, entre outras coisas, a duração e o trabalho de cada atribuição e tarefa - duas variáveis de agendamento. Arraste a barra divisora vertical para a direita, de forma que a coluna Início fique visível. Agora, clique no cabeçalho da coluna Início. Com a coluna Início selecionada, clique no menu Inserir. Clique no item Coluna. A caixa de diálogo Definição de coluna é exibida. Clique na caixa Nome do Campo e, na lista exibida, clique no item Unidades de Atribuição e clique no botão OK. Observe que o Project inseriu uma nova coluna, Unidades de Atribuição. Digite uma quantidade de dias no campo Duração. Observe que o Project altera a duração da tarefa e aumenta o trabalho por recurso. Observe o realce de alterações aplicado aos valores de Trabalho e Duração. Você queria que a Duração dobrasse e o trabalho continuasse o mesmo. Portanto, use agora o botão Ações de Marca inteligente para ajustar os resultados da nova duração da tarefa. Na lista exibida, clique em Os recursos trabalharão menos horas/dia, portanto a tarefa levará mais tempo. Observe na área assinalada que o valor das unidades de atribuição de cada recurso diminuiu para 50% e o trabalho total da tarefa permanece em x horas. Agora, você verá como alterar um tipo de tarefa usando a caixa de diálogos Informações sobre a tarefa. Clique no menu Editar e no item Ir para. Na caixa de identificação, digite um valor ou número de uma tarefa. Agora, na barra de ferramentas Padrão, clique em Informações sobre a tarefa. Clique na guia Avançada e na caixa Tipo de tarefa. Na lista exibida, selecione Duração fixa. Clique na guia Recursos, e, na coluna Unidades, defina uma porcentagem. Clique no botão OK. Observe o realce de alterações que mostra os valores de trabalho atualizados dos dois recursos na tarefa no modo de exibição Uso da tarefa. Note que o valor permanece o mesmo. 17

18 4. Recursos A planilha de Recursos do No MS Project, os recursos incluem pessoas e equipamentos necessários para completar as tarefas em um projeto. O MS Project enfoca os recursos em dois aspectos: disponibilidade e custos. A disponibilidade determina quando os recursos poderão trabalhar; os custos se referem à quantidade de dinheiro necessária para pagar os recursos. O MS Project trabalha com três tipos de recursos: recursos de trabalho, material e de custos. Os recursos de trabalho são pessoas e equipamentos que executam o trabalho do projeto. O Project lhe ajudará a tomar as decisões mais inteligentes sobre o gerenciamento de recursos de trabalho e monitoramento dos custos financeiros. A Planilha de Recursos exibe informações sobre os recursos, o que permite analisar, adicionar ou editar informações sobre cada recurso, incluindo custos, taxas de pagamento por tempo trabalhado, número de horas de trabalho e o custo planejado para a execução de cada tarefa em que o recurso está envolvido. Conheça melhor as colunas da Planilha de Recursos do Project! Nome do recurso Denomina o recurso a ser utilizado. Pode ser uma pessoa, um equipamento ou um custo. Pode denominar uma pessoa individual ou um cargo. MS Projetc

19 Unidade do material quando se trata de material, exibe a quantidade necessária para executar o projeto. Tipo determina que tipo de recurso está sendo exibido: trabalho, equipamento ou custo. Unidades Máximas representa a capacidade de um recurso para realizar alguma tarefa. Iniciais e Grupo em listas longas, facilita a localização de um determinado recurso, que pode ser encontrado pela inicial, ou de acordo com o grupo a que pertence. 19

20 Taxa de Horas Extras exibe o valor das horas extras para um determinado recurso, quando existente. Taxa Padrão representa o valor padrão atribuído a um recurso, para que ele realize determinado trabalho. Custo por uso quando se trata de equipamentos, este campo informa o custo de sua utilização. Acumular exibe de que forma o custo de determinado recurso será compartilhado pelas diversas áreas que compõem o projeto. Calendário base exibe o tipo de calendário adotado para o recurso. MS Projetc

21 Configurar recursos Agora que você já conhece os tipos de recursos do Project, você verá como configurar as informações de recursos para vários recursos de pessoas. Para isso, clique no menu Exibir e no item Planilha de recursos - você irá utilizá-lo para configurar a lista inicial de recursos, como por exemplo, o projeto de um comercial de televisão. Abaixo da coluna Nome do recurso, digite nome de um recurso e pressione a tecla Enter para que o Project registre. Na próxima linha podem ser criados mais recursos para o projeto. Além dos nomes de pessoas, você também pode ter um recurso que represente várias pessoas - por exemplo, uma determinada função. No campo Tipo, certifique-se de que o tipo de Trabalho está selecionado. Deve ser pressionado o Tab até mover para o campo Unidades Máximas. Agora, você vai utilizar este campo para indicar que um recurso trabalha em meio expediente. Como valor de 50% atribuído no campo Unidades máximas, significa que você poderá dispor deste recurso em meio expediente para trabalhar no projeto. Agora, você irá configurar um recurso de equipamento, utilizando a caixa de diálogo Informações sobre recursos. Com a célula selecionada, clique no botão Informações sobre o recurso. Clique na guia Geral e no campo Nome de recurso, digite um nome. Agora, clique no campo Tipo. Na lista exibida, selecione Trabalho. Clique no botão OK. No campo de Unidades Máximas do novo recurso, deve ser digitado 300% e pressionada a tecla Enter. Atribuir 300% como Unidade máxima significa dizer que você planeja ter três câmeras de vídeo disponíveis para cada dia útil de trabalho. Existem mais dois tipos de recursos que o Project utiliza no gerenciamento de projetos: recursos materiais e de custo. Os recursos materiais são artigos de consumo que você usa durante o andamento do projeto. Por exemplo, na filmagem de um comercial, são fitas de vídeo, lâmpadas para iluminação etc. Os recursos de custo incluem categorias de despesas que você deseja controlar em um projeto para fins de contabilidade, como viagens, hospedagem ou treinamento. Veja como configurar recursos materiais e de custo no Project. 21

22 Na planilha de recursos, na proxima célula vazia da coluna Nome de recurso, digite um nome. Em seguida pressione a tecla Enter. Pressione Tab e selecione o campo Tipo. Clique na seta que aponta para baixo e, depois, selecione Material e pressione Enter. Digite um nome no campo Unidade do Material e pressione Enter. O terceiro tipo de recurso que pode ser utilizado no Project é o recurso de custo. Ele é utilizado para representar um curso financeiro associado a uma tarefa em um projeto. Como exemplo, será utilizado o recurso Viagem. A tecla Tab deve ser pressionada. Em seguida, o cursor deve ser movido para o campo Tipo. Clique na seta que aponta para baixo e na lista exibida, clique em Custo. Depois, pressione a tecla Enter. O recurso Viagem agora está dentro do plano do projeto. Atribuindo recursos Agora que você já sabe o que são recursos, poderá atribuir recursos às tarefas para o seu projeto. Uma atribuição é a correspondência de um recurso a uma tarefa para realizar o trabalho. É possível realizar um projeto apenas levando em conta as tarefas. Mas há muitas vantagens de se trabalhar com a atribuição de recursos. Veja que vantagens o Project vai lhe trazer! MS Projetc

23 Veja o passo a passo da atribuição de recursos às tarefas no Project! 1º Clique no menu Ferramentas; 2º Selecione o item Atribuir recursos - nele você verá o nome dos recursos atribuídos ao projeto, na coluna Nome de recursos; 3º Na coluna Nome de Tarefa, clique na tarefa 2, Desenvolver Script; 4º Agora, vá até a caixa de diálogo Atribuir recursos. Localize um recurso e clique na barra de rolagem para selecionar; 5º Clique no recurso, em seguida, clique no botão Atribuir; 6º Observe que na área em destaque que um valor de custo e uma marca de seleção aparecem próximos ao nome do recurso, indicando que você atribuiu a tarefa de desenvolver o script. Como o recurso tem uma taxa padrão de custo registrada, o Project calcula o custo da atribuição e exibe esse valor no campo Custo da caixa de diálogo; 7º Agora, você vai examinar os valores de agendamento que afetam a tarefa 2. Você usará o modo de exibição prático, denominado Formulário de Tarefas. Clique no menu Janelas; 8º Selecione o item Dividir; 9º O Project divide a janela em dois painéis. Em um está o Gráfico de Gantt e, no outro, o Formulário de Tarefas; 10º Para desenvolver quadros de produção, abra a caixa de diálogo Atribuir Recursos e localize um recurso; 11º Clique no recurso com a tecla Ctrl selecionada enquanto você localiza o próximo recurso; 12º Em seguida, clique no botão Atribuir; 13º Notas de seleção são adicionadas ao lado dos recursos, além de seus custos de atribuição. Observe que todas as informações resultantes e a duração das tarefas aparecem no Formulário de Tarefas. Para remover ou desatribuir um recurso, clique na caixa de diálogo Atribuir Recurso, clique no nome do recurso e, sem seguida, clique no botão Remover. Você viu agora como atribuir recursos de trabalho às tarefas. Mas você também pode atribuir recursos materiais e de custo. Os recursos materiais são usados ou consumidos de acordo com o andamento do projeto. Já os recursos de custo não executam trabalho e não têm efeito sobre o agendamento de uma tarefa, mas afetam o controle de contabilidade do projeto. Na coluna Nome da tarefa, clique no nome de uma tarefa, como por exemplo, Escolher locações. Suponha que você pretende usar até quatro fitas de vídeo durante a seleção das locações. Agora, na caixa de diálogo Atribuir recursos, selecione o campo unidades, referente ao recurso fita de vídeo. Digite o valor, no caso 4, e pressione Enter. 23

24 Para atribuir um recurso de custo a uma tarefa, na coluna Nome da Tarefa clique na célula. Localize o recursona caixa de diálogo Atribuir recursos. Clique no campo Custo do recurso e depois pressione Enter. Observe que o Project atribuiu o recurso de custo à tarefa. Agora, você pode ver na caixa de diálogo Atribuir recursos todos os recursos atribuídos à tarefa e seus custos associados. Observe que a tarefa selecionada tem os três tipos de atribuições de recursos associados a ela: trabalho, material e custo. Alocação de recursos Agora que você viu detalhes sobre a atribuição de recursos, pode se aprofundar na alocação dos recursos. É importante perceber que as atribuições de tarefas afetam as cargas de trabalho dos recursos de trabalho (pessoas e equipamentos) de um projeto. A relação entre a capacidade de um recurso e suas atribuições de tarefas é denominada alocação. Cada recurso está em um dos três estados de alocação. Agora, você vai examinar alocações de recursos. 1º Clique no menu Exibir; 2º Selecione o item Mais modos de exibição; 3º Clique em Alocação de serviços; MS Projetc

25 4º Clique no botão Aplicar - o modo de exibição Alocação de recursos é exibido. Observe que é um modo de exibição dividido com o uso dos recursos na parte superior da tela e Gantt de Redistribuição na parte inferior; 5º Na barra de ferramentas Padrão, clique no botão Rolar até a tarefa; 6º Para ver o trabalho total por recurso ao longo do tempo, clique no cabeçalho da coluna Nome do recurso; 7º Clique no menu Projeto e no item Estrutura de Tópicos; 8º Selecione o item Ocultar atribuições. Note que o Project recolhe a estrutura de tópicos (atribuições por recurso) no modo de exibição Uso dos Recursos. As atribuições dos recursos são ocultas na tabela Uso e os valores de trabalho total dos recursos ao longo do tempo são exibidos na grade da escala de tempo, à direita. A superalocação de recursos traz consequências para o seu projeto, mas o Project tem recursos para resolver este problema. 1º Role o modo de exibição Uso dos recursos clicando na barra de rolagem; 2º Observe, à esquerda, que vários nomes aparecem em vermelho. Esses são os recursos superalocados. Na coluna Nome do recurso, clique no sinal de mais (+); 3º Agora, o Project exibe as atribuições do recurso. Na barra de ferramentas Padrão, clique em Rolar até a Tarefa; 4º Para resolver o problema da superalocação, clique na primeira atribuição da coluna Nome do recurso; 5º Em seguida, na barra de ferramentas Padrão clique no botão Informações sobre a atribuição; 6º Clique na guia Geral e na caixa Unidades digite um porcentagem menor que 100%, por exemplo, 50%; 7º Clique no botão OK. 8º Agora, para aumentar o trabalho sem aumentar a duração da tarefa, clique no botão Ações de Marca Inteligentes; 9º Na lista exibida, selecione Alterar trabalho total da tarefa (pessoas-horas), para coincidir com as unidades e a duração; Você já viu o que é a alocação de recursos, o que causa a superalocação e aprendeu como resolver um caso manualmente. A redistribuição de recursos é o processo de atrasar ou dividir o trabalho de um recurso em uma tarefa para resolver uma superalocação. A caixa de diálogo Redistribuição de recursos tem opções que permitem definir parâmetros referentes ao modo como você quer que o Project resolva as superalocações. A seguir, veja como redistribuir os recursos e visualizar os efeitos nas atribuições e na data de término do projeto. 25

26 1º Partindo do exemplo anterior, clique no menu Janela; 2º Selecione o item Remover divisão; 3º Em seguida, clique no menu Exibir; 4º Selecione o item Planilha de recursos; 5º Agora, clique no menu Ferramentas; 6º Selecione o item Redistribuir recursos; 7º Em Redistribuição de cálculos, clique na opção Manual; 8º Na caixa Procurar por superalocaçãoes em uma base, selecione a opção Diariamente; 9º Clique na caixa Limpar nivelamentos anteriores e certitique-se, que no intervalo de nivelamento a caixa Redistribuir o projeto inteiro esteja selecionada; 10º Na caixa Ordem de redistribuição, certifique-se, que opção Padrão esteja selecionada; 12º Em seguida, certifique-se, que a caixa de seleção A redistribuição pode ajustar atribuições individuais de uma tarefa esteja marcada; 13º Também certifique-se, que a caixa de seleção O nivelamento pode criar interrupções no trabalho restante esteja marcada; 14º O Project pergunta se você deseja redistribuir o pool inteiro. Selecione Pool inteiro e marque OK; Agora, você vai examinar o plano de projeto antes e depois da redistribuição. Para isso, clique no menu Exibir, depois em Mais modos de exibição e selecione o modo Gantt de redistribuição. Em seguida, clique no botão Aplicar. O Project muda para o modo de exibição Gantt de redistribuição. Em seguida, clique no botão Rolar até a tarefa. Este modo de exibição dá uma ideia melhor de algumas tarefas que foram afetadas pela redistribuição. Horas extras Durante a execução de um projeto, pode acontecer de você precisar atribuir recursos adicionais às tarefas, para reduzir as suas durações. Isso pode ocorrer, por exemplo, se você tiver um projeto que deve ser concluído em uma data específica: talvez você precise comprometer o custo e o escopo do projeto. O escopo do projeto inclui o trabalho necessário para entregar com sucesso o produto do projeto ao cliente final. Mas, depois que o trabalho começa, você talvez tenha de fazer trocas compensatórias para cumprir os prazos. As trocas compensatórias podem ser trocar tempo por dinheiro, qualidade por tempo e assim por diante. Atribuir horas extras aos recursos é uma das formas de diminuir o tempo de execução das tarefas. O MS Project trabalha com as horas extras, mantendo o controle do projeto e ajudando a atender os prazos de entrega! Ao selecionar Informações sobre um projeto, no menu Projetos, você prevê, por exemplo, que feriados de final de semana poderão interferir no prazo. Assim, você poderá ver as tarefas de caminho crítico. Para isso, basta clicar em Mais modos de exibição em Exibir e no item Gantt detalhado. Depois, clique em Projeto, em Filtro para todas as tarefas e selecione o item Critica. MS Projetc

27 5. Linha de base O que é uma linha de base Depois de desenvolver um plano de projeto, uma das atividades mais importantes do gerente de projeto é registrar os valores reais e avaliar o desempenho do projeto. E, para fazer esse controle, você terá de compará-lo ao seu plano original. Esse plano original é chamado de plano de linha de base, ou apenas linha de base. Uma linha de base é um conjunto de valores importantes, como datas de início e de término planejadas, e custos das tarefas, recursos e atribuições. Quando você salva uma linha de base, o Project cria um instantâneo dos valores existentes e o salva no plano do Project para comparação futura. E você sabe quando deve salvar uma linha de base? 27

28 O plano de linha de base As tarefas são as partes mais básicas de qualquer projeto. Elas representam o trabalho a ser feito para completar os objetivos do projeto. Agora que você já sabe o que é uma linha de base, vamos salvar uma linha de base para um projeto por exemplo, para um comercial de TV. Clique no menu Ferramentas. Aponte para o item Controle e clique no item Definir Linha de Base. Clique em OK. O Project salva a linha de base, embora não haja uma indicação no modo de exibição do Gráfico de Gantt. Clique no menu Exibir e selecione o item Mais modos de exibição. Para localizar o item Planilha de tarefas, clique na barra de rolagem. Clique na opção Planilha de Tarefas e logo depois no botão Aplicar. Para selecionar a tabela Variação no modo de exibição Planilha de Tarefas, clique no menu Exibir. Aponte para o item Tabela: Entrada. Em seguida, clique no item Variação. A tabela Variação é incluída - ela inclui as colunas de Início e Término de agendadas e na linha de base, mostradas lado a lado para facilitar a comparação. Observe que os valores Início e Início da linha de base são idênticos, assim como os valores Término e Término da Linha de base. Isso ocorre porque ainda não foi feito um trabalho real, nem alterações no trabalho agendado. Atualizando a linha de base O enfoque mais simples para controlar o andamento de um projeto é relatar que o trabalho real está prosseguindo exatamente como planejado. No projeto do comercial de TV, imagine que já se passou algum tempo desde que você salvou a linha de base. O trabalho foi iniciado e está se desenvolvendo bem. A seguir, você vai gravar os valores reais do projeto, atualizando o trabalho para uma data específica. 1º Clique no menu Exibir; 2º Em seguida, clique no item Gráfico de Gantt; 3º Clique no menu Ferramentas; 4º Agora, aponte para o item Controle; 5º Clique no item Atualizar projeto; 6º Certifique-se de que a opção Atualizar trabalho como concluído até está selecionada; 7º Clique na caixa de datas ao lado e digite uma nova data; 8º Em seguida, clique em OK. Observe que a linha de andamento mostra a quantidade da tarefa que está concluída - indicada em preto. Para as tarefas concluídas, uma marca de seleção é exibida na coluna Indicadores. MS Projetc

29 Planos provisórios Depois de controlar os valores reais toda vez que ajustar a agenda, talvez você queira criar outro instantâneo das datas de início e de término. Você pode fazer isso com um plano provisório. O plano provisório é um conjunto de valores atuais do plano de projeto que o Project salva com o arquivo. Porém, diferentemente da linha de base, o plano provisório salva apenas as datas de início e de término das tarefas, não os valores de recursos e atribuições. Planos provisórios Dependendo do escopo e da duração do seu projeto, um plano provisório deve ser salvo em uma das seguintes situações: - Na conclusão de uma fase importante do trabalho; - Em intervalos de tempo predefinidos, como semanas ou meses; - Imediatamente antes ou após a inserção de um grande número de valores reais. Gravando valores reais do projeto Para salvar um plano provisório no Project, clique no menu Ferramentas. Em seguida, aponte para item Controle e clique em Definir linha de base. A caixa de diálogo Definir linha de base é aberta e você deve selecionar Salvar plano provisório. Para aprender mais sobre planos provisórios, digite Criar um plano provisório na caixa de Pesquisa. Em seguida, pressione a tecla Enter. Apagar linha de base No MS Project, você pode configurar até 11 linhas de base em um único plano. Salvar várias linhas de base pode ser útil para projetos muito longos, nos quais você tem de comparar diversos conjuntos de valores de linha de base. E se você precisar limpar ou apagar uma linha de base ou um plano provisório. 29

30 Para isso, clique no menu Ferramentas. Em seguida, aponte para o item Controle e no item Limpar linha de base. Nela, você pode escolher Limpar o plano de base ou Limpar o plano intermediário. Você pode ainda apagar a linha de base do projeto inteiro ou em algumas tarefas selecionadas. Depois, deve ser pressionada a tela Enter. 6. Atualização e acompanhamento do projeto Barra de Ferramentas Controle Depois que o trabalho tiver começado em uma tarefa, você poderá registrar seu andamento como uma porcentagem, utilizando a barra de Ferramentas Controle. Ao inserir uma porcentagem diferente de zero, o Project altera a data de início real da tarefa para corresponder à sua data de início agendada. Veja como utilizar a barra de Ferramentas Controle para atualizar o andamento do seu projeto. Agora, você vai ver como registrar as porcentagens concluídas das tarefas por meio da barra de ferramentas de Controle. 1º Clique no menu Exibir; 2º Em seguida, aponte para o item Barra de ferramentas; 3º Clique no item Controle; 4º Clique na tarefa e na barra de ferramentas Controle, clique no botão 100% concluída. 5º Agora, clique em outra tarefa; 6º Clique na tarefa e na barra de ferramentas Controle, clique no botão 50% concluída; 7º Aproxime o mouse para exibir a dica de tela - o ponteiro do mouse muda para um símbolo de porcentagem e uma seta aponta quando for uma barra em andamento. A dica de tela informa a porcentagem concluída da tarefa e outros valores em andamento. Inserindo valores na tabela geral Quando você insere os valores reais de início, término, trabalho e duração de cada tarefa, o Project atualiza o agendamento e calcula a porcentagem concluída da tarefa. MS Projetc

31 Imagine que alguns dias se passaram e o projeto do comercial de TV está progredindo. Você vai ver como registrar os valores de trabalho reais para algumas tarefas, assim como a data de início e as durações de outras tarefas. 1º Clique no nome da tarefa; 2º Em seguida, clique no menu Exibir; 3º Aponta para opção Tabela:Entrada; 4º Depois, clique no item Trabalho; 5º Em seguida, deve ser pressionada a tecla Enter para registrar o valor; 6º Para inserir as datas de início reais e as durações das tarefas nas fases de Produção, clique em Ferramentas; 7º Aponte para o item Controles e clique em Atualizar Tarefas; 8º No campo Início da Caixa Real, deve ser digitada ou selecionada a data; 9º Em seguida, no campo Duração real, deve ser digitado ou selecionado as duas; 10º Clique no botão OK. Tarefas usando múltiplos recursos Os recursos de trabalho (pessoas e equipamentos) frequentemente são a parte mais cara de um projeto. Por isso, usar da melhor maneira possível o tempo dos recursos é uma habilidade importante de planejamento de projeto. Agora, você vai ver como utilizar recursos avançados do Project relacionados aos recursos e suas tarefas. Em um projeto longo, pode acontecer de os recursos sofrerem alterações no custo definido inicialmente. Para inserir novas taxas de custo, clique no menu Exibir e selecione o item Planilha de recursos. A caixa de diálogo Informações sobre o recurso é exibida. Clique em Custos e adicione as informações. Para inserir diferentes taxas de pagamento de um recurso, clique no nome do recurso. Clique em Informações sobre o recurso e na guia Custos. Depois de registrar os valores, a tecla Enter deve ser pressionada. Para personalizar a disponibilidade de um recurso ao longo do tempo, clique no nome do recurso. Clique em Informações sobre o recurso e na guia Geral. Digite os valores na célula Disponível até. Depois, digite os valores na célula Disponível de. Na célula Unidades, deve ser digitada a porcentagem. Desta forma, você acaba de cadastrar os períodos de disponibilidade de um recurso. Em seguida, clique no botão OK. 31

32 Se mais de um recurso for atribuído a uma tarefa, talvez você não queira que todos iniciem o trabalho na tarefa ao mesmo tempo. Você pode atrasar o início do trabalho referente a um ou mais recursos atribuídos a uma tarefa. Observe, agora, como atrasar o início da atribuição de um recurso em uma tarefa. 1º Clique no menu Exibir e no item Uso da tarefa; 2º Clique no menu Editar; 3º Selecione o item Ir para; 4º Digite um valor na caixa Identificação e clique no botão OK; 5º Selecione o nome do recurso e clique em Informações sobre a atribuição; 6º Clique na guia Geral e digite uma data de Início; 7º Clique em Ok; 8º Para aplicar uma delimitação prédefinida, clique em Editar; 9º Em seguida, selecione o item Ir para; 10º Digite um valor na caixa Identificação e clique no botão OK; 11º Selecione o nome do recurso e clique em Informações sobre a atribuição; 12º Clique na guia Geral e clique na caixa Delimitação de trabalho; 13º Clique em OK. O Project exibe um indicador de delimitação. Para editar manualmente outros valores de atribuição de tarefa, clique em Editar e selecione o item Ir para. Digite um valor na caixa Identificação e clique no botão OK. Edite as horas. Observe que o Project exibe um indicador de delimitação na coluna Indicadores, mostrando que uma delimitação editada manualmente foi aplicada à atribuição. Você pode definir até cinco taxas de pagamento por recurso, o que permite aplicar diferentes taxas de pagamento a diferentes atribuições para um recurso. Você pode, ainda, alterar a tabela de taxas de pagamento a ser aplicada a um recurso por sua atribuição. Caminho crítico O caminho crítico é a série de tarefas que empurram a data de término do projeto se as tarefas forem atrasadas. A palavra crítico não se refere à importância das tarefas, e sim ao modo como seu agendamento afetará a data de término do projeto. A chave para entender o caminho crítico é compreender a margem de atraso (slack), também conhecida como deslocamento (float). Existem dois tipos de margem de atraso: permitida e total. A margem de atraso permitida é a quantidade de tempo que uma tarefa pode ser atrasada sem provocar atraso em outra tarefa. A margem de atraso total é a quantidade de tempo que uma tarefa pode ser atrasada sem atrasar a conclusão do projeto. MS Projetc

33 Agora, você vai analisar o caminho crítico de um projeto. Veja o passo a passo: 1º Clique no menu Exibir; 2º Clique no item Mais modos de exibição e localize o Gráfico de Gantt; 3º Clique no item Gantt detalhado e, em seguida, no botão Aplicar; 4º O projeto é exibido no modo de Gantt detalhado. Clique no menu Editar; 5º Clique Ir para e digite os valores no campo Edição; 6º Clique no menu Exibir; 7º Clique no item Gráfico de Gantt. 33

34 7. Relatório Personalizado Relatórios personalizados Os relatórios têm a finalidade de imprimir dados do projeto. Diferentemente dos modos de exibição, com os quais você pode trabalhar na tela, os relatórios tabulares destinam-se exclusivamente à impressão ou visualização na janela Visualizar Impressão. Não é possível inserir dados diretamente em um relatório. O MS Project possui diversos relatórios predefinidos de tarefas, recursos e atribuições que você poderá editar para obter as informações desejadas. Agora, veja como exibir um relatório na janela Visualizar impressão e também como editar seu formato para incluir informações adicionais. 1º Clique no Menu Relatório; 2º Clique no item Relatórios; 3º Na caixa de diálogos Relatórios, clique em Personalizados; 4º Em seguida, clique no botão Selecionar; 5º A caixa de diálogos Relatórios personalizados é aberta, listando os cinco relatórios predefinidos no Project e todos os relatórios personalizados adicionados. Clique, agora, na opção Recurso (trabalho); 6º Em seguida, clique no botão Visualizar; 7º O Project exibe o relatório Recurso (trabalho) na janela Visualizar Impressão. Esse relatório apresenta uma lista completa dos recursos disponíveis neste plano de projeto. Para ampliar a imagem, mova o ponteiro do mouse (em formato de lupa) para uma parte específica do relatório e clique; 8º Clique novamente na tela para voltar à Visualização de página cheia e Continuar; 9º Clique no botão Fechar; 10º Na caixa de diálogo Relatórios personalizados, clique no botão Fechar.; 11º Na caixa de diálogo Relatórios, clique no botão Fechar; 12º Agora, você vai criar um relatório visual para obter uma visão precisa da carga de trabalho e disponibilidade dos recursos ao longo do ciclo de vida do projeto. Clique no menu Relatório; 13º Clique no item Relatórios visuais; 14º No campo Mostrar modelos de relatório criados em, verifique se a opção Microsoft Office Excel está marcada; 15º Certifique-se de que a guia Todos está visível; 16º Clique no item Relatório de trabalho Restante de Recursos; 17º Em seguida, clique no botão Exibir; 18º O Excel inicia e o Project exporta os dados do recurso para o Excel - o processo pode demorar alguns minutos; 19º A planilha do gráfico contém um gráfico de barras empilhadas que mostra o trabalho real e o trabalho restante por recurso. Feche o Excel sem salvar o relatório visual; 20º Clique no botão Fechar para fechar a caixa de diálogo Relatórios visuais e finalizar a simulação. MS Projetc

35 Relatórios Visuais Os relatórios têm a finalidade de imprimir dados do projeto. Diferentemente dos modos de exibição, com os quais você pode trabalhar na tela, os relatórios tabulares destinam-se exclusivamente à impressão ou à visualização na janela. Visualizar impressão. Não é possível inserir dados diretamente em um relatório. O MS Project possui diversos relatórios predefinidos de tarefas, recursos e atribuições que você poder editar para obter as informações desejadas. Veja como exibir um relatório na janela Visualizar impressão e também editar seu formato para incluir informações adicionais: 1º Clique no Menu Relatório; 2º Clique no item Relatórios; 3º Na caixa de diálogos Relatórios, clique em Visão geral; 4º Em seguida, clique no botão Selecionar; 5º A caixa de diálogos Relatórios Gerais é exibida, listando os cinco relatórios predefinidos no Project que fornecem informações gerais de todo o projeto. Clique, agora, na opção Resumo do projeto; 6º Clique no botão Selecionar; 7º O Project exibe o relatório Resumo do Projeto na janela Visualizar Impressão. Esse é um resumo útil das tarefas, recursos, custos e do status atual do plano de projeto; 8º Ao clicar na metade superior da página com o ponteiro do mouse, o Project aumenta o zoom para uma resolução legível; 9º Clique no botão Fechar; 10º A janela Visualizar Impressão é fechada e a caixa de diálogo Relatórios reaparece. Agora, você vai visualizar e editar um outro relatório. Clique no item Atribuições; 11º Clique no botão Selecionar; 12º Na caixa de diálogos Relatórios de atribuições, clique em Quem faz o Quê e Quando; 13º Clique no botão Selecionar; 14º O Project exibe a primeira página do relatório Quem faz o Quê e Quando na janela Visualizar Impressão; Para obter uma visão mais abrangente do resultado, mude para um modo de exibição de várias páginas. Clique no botão Várias páginas; 15º Agora, você verá como personalizar o cabeçalho exibido na parte superior de cada página impressa, para que ele inclua um elemento gráfico do logotipo. Clique no botão Configurar página; 16º Na caixa de diálogo Configurar página, clique na guia Cabeçalho; 17º Agora, clique na guia À esquerda, próximo à palavra Alinhamento; 18º Clique no botão Inserir figura; 19º Na página Project 2007 PAP, em Bookman, procure o arquivo Logo. Clique na pasta para continuar. 20º Quando localizar a figura, clique duas vezes sobre ela; 21º A imagem aparecerá no campo Visualização. Clique no botão OK; 22º O cabeçalho atualizado é exibido em cada página da janela Visualizar impressão; 23º O Project exibe a primeira página do relatório. Para continuar, clique no botão Fechar; 24º Clique no botão Fechar; 25º O modo de exibição Planilha de Tarefas reaparece. 35

36 Visualizar Impressão A impressão de um modo de exibição permite que você coloque no papel quase tudo o que está na sua tela. Qualquer personalização que você aplicar a um modo de exibição, como a aplicação de tabelas ou grupos, também será impressa. Lembre-se de que a parte do plano de projeto exibida na sua tela talvez seja uma parte relativamente pequena do projeto completo, que poderá requerer muitas páginas para imprimir. Se você usar uma impressora ou uma plotter, é recomendável fazer uma visualização prévia de todos os modos de exibição que pretende imprimir para isso, use o comando Configurar página junto com a janela Visualizar impressão. Saiba, abaixo, como visualizar o modo de exibição Gráfico de Gantt e alterar as opções a caixa de diálogo Configurar página. Observar os procedimentos a seguir: 1º Clique no menu Arquivo; 2º Clique no item Visualizar Impressão; 3º A janela Visualizar Impressão tem várias opções a serem exploradas. Comece pelos botões de navegação da página. Para exibir diferentes páginas, clique no botão Uma página à direita; 4º Clique no botão Uma página à direita; 5º Clique no botão Página abaixo; 6º Agora, clique no botão Várias páginas; 7º As várias páginas da janela Visualizar impressão exibem toda a saída impressa em páginas separadas. A seguir, você verá como alterar algumas opções na caixa de diálogo Configurar página. Clique no botão Uma página; 8º Clique no botão Configurar página; 9º Na caixa de diálogo Configurar página, clique na guia Cabeçalho; 10º Verifique se a opção Centralizar está selecionada; 11º Clique na caixa Geral; 12º Na lista exibida, selecione o item Nome da Empresa; 13º Em seguida, clique no botão Adicionar; 14º Depois, clique na guia Legenda; 15º Clique na guia À direita; 16º Na caixa de texto, deve ser digitado Início: seguido por um espaço; 17º Em seguida, clique na caixa Geral; 18º Na lista exibida, clique no item Data de início de projeto; 19º Depois, clique no botão Adicionar; 20º Em seguida, deve ser pressionada a tecla Enter, para adicionar uma segunda linha à legenda. Deve ser digitado Duração: seguido por um espaço; 21º Clique na caixa Campos do projeto; 22º Na lista exibida, clique no item Duração; 23º Depois, clique no botão Adicionar; 24º Na caixa Largura, deve ser selecionado ou digitado 3; MS Projetc

37 25º Clique no botão OK para fechar a caixa de diálogo Configurar página; 26º Para ver mais detalhadamente as alterações especificadas à legenda, clique no canto inferior esquerdo da página; 27º O Project aumenta o zoom para mostrar a página com uma resolução legível. Clique novamente no botão Várias páginas; 28º Observe que várias páginas não contêm o modo de exibição Gráfico de Gantt. Como elas não têm as barras, você não precisa imprimi-las. Clique no botão Configurar página; 29º Na caixa de diálogo Configurar página, clique na guia Modo de exibição; 30º Desmarque a caixa Imprimir páginas em branco; 31º Depois, clique no botão OK; 32º Observe que as páginas em branco são formatadas com o padrão cinza, indicando que não serão impressas. Clique em Fechar para fechar a janela Visualizar Impressão; 33º Agora, você vai ver um Relatório na janela Visualizar Impressão e editar sua definição, isto é, o conjunto de elementos que compõe o relatório. Clique no menu Relatório; 34º Clique no item Relatórios; 35º Na caixa de diálogos Relatórios, clique em Personalizados; 36º Em seguida, clique no botão Selecionar; 37º Na caixa de diálogos Relatórios personalizados, clique na barra de ferramentas para localizar o item Tarefa; 38º Selecione o item Tarefa; 39º Depois de selecionar o item Tarefa, clique no botão Visualizar; 40º O Project exibe o relatório Tarefa na janela Visualizar Impressão. Para ver os dados de maneira diferente, você vai editar este relatório. Clique no botão Fechar; 41º Na caixa de diálogos Relatórios, verifique se a opção Tarefa ainda está selecionada. Então, clique no botão Copiar; 42º Na caixa de diálogo Relatório da Tarefa, selecione o texto dentr da caixa Nome. Nesse campo, deve ser digitado Relatório de tarefas personalizado. Clique na área em destaque para continuar; 43º Em seguida, clique na caixa Período; 44º Na lista exibida, selecione a opção Meses. 45º Em seguida, clique na caixa Tabela; 46º Na lista suspensa, clique na barra de rolagem para localizar a opção Resumo; 47º Selecione a opção Resumo; 48º Depois, clique no botão OK para fechar a caixa de diálogo Relatório da Tarefa; 49º Na caixa de diálogo Relatórios personalizados, certifique-se de que a opção Relatório de tarefas personalizado está selecionada. Então, clique no botão Visualizar; 50º O Project aplica as definições de relatório personalizadas que você escolheu ao relatório. Para ver o relatório com mais detalhes, clique no canto superior esquerdo da página; 51º O Project exibe o relatório em zoom. São mostrados os campos exibidos na Tarefa de Resumo, dividindo as tarefas por mês. Em seguida, clique no botão Fechar; 52º Na caixa de diálogos Relatórios personalizados, clique no botão Fechar; 53º Clique no botão Fechar para fechar a caixa de diálogo Relatórios. 37

38 Copiar imagem Você pode compartilhar dados do MS Project com outros programas. Além dos recursos de copiar e colar padrão do Windows que você já conhece, o MS Project oferece opções para importar e exportar dados. Ao copiar dados do Project, você pode copiar texto de uma tabela, como datas e nomes de tarefas, e colá-lo como texto em um programa de destino, ou copiar uma imagem gráfica de um modo de exibição e colá-la como imagem gráfica no programa de destino. Saiba, abaixo, como copiar uma imagem de um modo de exibição Gráfico de Gantt para a área de transferência do Windows e copiá-la em outro documento. Observe o procedimento a seguir: 1º Clique no menu Projeto; 2º Aponte para o item Filtro para: Todas as tarefas; 3º Clique no item Tarefas de Resumo; 4º O Project exibe apenas as tarefas de resumo do projeto. Agora, clique no menu Exibir; 5º Clique no item Zoom; 6º Na caixa de diálogo Zoom, selecione a opção Projeto inteiro; 7º Em seguida, clique no botão OK; 8º O Project ajusta a escala de tempo do gráfico de Gantt para mostrar o projeto inteiro. Agora, clique no menu Relatório; 9º Clique no item Copiar imagem; 10º Na caixa de diálogo Copiar imagem, em Processar imagem, certifique-se de que a opção Para tela está selecionada; 11º Em seguida, clique no botão OK; 12º O Project copia a visão atual do modo de exibição Gráfico de Gantt para a área de transferência. Agora, vamos abrir um documento, criado no WordPad, por exemplo, para incluirmos a imagem gerada; 13º Clique em Iniciar e, em seguida, clique em Todos os Programas; 14º Clique em Acessórios e, em seguida, clique em WordPad; 15º O WordPad é aberto. Agora, localize e abra o documento denominado Carta para o cliente. Clique no botão Abrir; 16º Após localizar o documento, clique duas vezes sobre ele para abri-lo; 17º O documento é aberto pelo WordPad. Agora, você vai inserir o gráfico no documento Selecione a área onde deseja que ele apareça; 18º Em seguida, pressione as teclas Ctrl e V; 19º É colada no documento a visão capturada anteriormente contendo Gráfico de Gantt do projeto. Lembre-se: você também pode colar a imagem em um documento do Word ou em uma mensagem de correio eletrônico; MS Projetc

39 Configurar página A seguir, informações sobre a caixa de diálogo Imprimir. Nela, a maioria das opções para os modos de exibição também estão disponíveis para os relatórios. Observe, abaixo, a comparação das opções de configuração de página dos modos de exibição e dos relatórios: 1º Clique no menu Arquivo; 2º Clique no item Configurar página; 3º A caixa de diálogo Configurar página é exibida. Observe o título da caixa de diálogo: como ela muda de acordo com o modo de exibição ativo, o Project inclui o nome do modo de exibição na barra do título da caixa de diálogo. Clique na guia Modo de exibição; 4º Como o modo de exibição Gráfico de Gantt inclui uma tabela, a guia Modo de exibição inclui algumas opções relacionadas às tabelas. O Gráfico de Gantt também inclui uma escala de tempo; portanto, você pode ver uma opção relacionada à escala de tempo. Clique em Cancelar; 5º Agora, clique no menu Exibir; 6º Clique no item Calendário; 7º Agora, clique no menu Arquivo; 8º Clique no item Configurar página; 9º A caixa de diálogo Configurar página é exibida. Observe novamente o título de caixa de diálogo. Clique na guia Modo de Exibição se ela ainda não estiver ativa; 10º As opções para o modo de exibição Calendário são diferentes daquelas do modo de exibição Gráfico de Gantt. Há várias opções para controlar a maneira como os detalhes são organizados no modo de exibição Calendário quando impresso. Mas a caixa de seleção Imprimir anotações está disponível para ambos. Clique em Cancelar; 11º Clique no menu Relatório; 12º Em seguida, clique no item Relatórios; 13º Na caixa de diálogos Relatórios, clique em Personalizados; 14º Depois, clique no botão Selecionar; 15º Na caixa de diálogo Relatórios personalizados, na lista exibida, clique na opção Quem Faz o Que. 16º Em seguida, clique no botão Configurar; 17º Observe o título da caixa de diálogo: Configurar página - Quem Faz o Quê. A maioria das guias que você viu para os modos de exibição também está disponível para os relatórios, menos as guias Legenda e Modo de Exibição. Para continuar, clique em Cancelar; 18º Clique novamente em Cancelar para fechar a caixa de diálogo Relatórios personalizados; 19º Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Relatórios. 39