Administração. Abordagem Sistêmica. Professor Rafael Ravazolo.

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1 Administração Abordagem Sistêmica Professor Rafael Ravazolo

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3 Administração Aula XX ABORDAGEM SISTÊMICA Sistemas Sistema é um conjunto de elementos interdependentes, que interagem de forma organizada para alcançar um objetivo. Existem distintas definições, porém, a ideia de Sistema compreende: Um conjunto de entidades chamadas partes, elementos ou componentes. Alguma espécie de relação ou interação das partes. A visão de uma entidade nova e distinta, criada por essa relação, em um nível sistêmico de análise o todo. Tipos de Sistemas e de Ambientes Há inúmeras definições, porém, os tipos mais comuns de sistemas são: Quanto à constituição: 1. Físicos ou concretos: coisas reais equipamentos, objetos, hardware, etc. 2. Abstratos: só existem no plano das ideias conceitos, planos, filosofias, etc. Sistemas vivos e organizações: Sistemas Vivos Nascem, herdam seus traços estruturais. Morrem, seu tempo de vida é limitado. Tem um ciclo de vida predeterminado. São concretos o sistema é descrito em termos físicos e químicos. São completos. O parasitismo e simbiose são excepcionais. A doença é definida como um distúrbio no processo vital. Organizações São organizados, adquirem sua estrutura em estágios. Podem ser reorganizados, tem uma vida ilimitada e podem ser reconstituídos. Não tem ciclo de vida definido. São abstratos o sistema é descrito em termos psicológicos e sociológicos. São incompletos: dependem de cooperação com outras organizações. Suas partes são intercambiáveis. O problema é definido como um desvio nas normas sociais. 3

4 Quanto à interação com o ambiente: 1. Fechados: são herméticos, não trocam energia com o ambiente que os circunda. A rigor não existem sistemas fechados na acepção exata do termo. Essa denominação é dada aos sistemas cujo comportamento é determinístico e programado, ou rígido, e que operam com pequeno intercâmbio de matéria e energia com o ambiente. 2. Abertos: apresentam relações de intercâmbio com o ambiente, são adaptativos, trocam matéria e energia regularmente, por inúmeras entradas e saídas. Tais ambientes conservamse no mesmo estado (autocontrole, autorregulação) apesar de a matéria e a energia que o integram se renovarem constantemente (equilíbrio dinâmico ou homeostase). O sistema e o ambiente são inter-relacionados e interdependentes. A viabilidade ou sobrevivência de um sistema depende de sua capacidade de adaptação, mudança e resposta às demandas do ambiente externo. Tipos de ambientes: Estáveis e difusos pouca competitividade, baixa complexidade e poucas mudanças. Estáveis e concentrados poucas mudanças, mas há mais organizações disputando espaço. Instáveis e reativos muitas mudanças e menor grau de diferenciação das organizações. Turbulentos muitas mudanças e grande complexidade e competição. Parâmetros dos Sistemas Os parâmetros (ou componentes) dos sistemas são: Entrada ou Insumo (input); Processamento ou Transformação (throughput); Saída ou Resultado ou Produto (output); Retroação ou retroalimentação ou retroinformação (feedback); Ambiente (environment). Entrada ou Insumo (input): compreendem os recursos físicos e abstratos de que o sistema é feito, incluindo todas as influências que ele recebe do ambiente. Essa importação de energia, informações ou materiais permite a renovação das instituições (nenhuma estrutura social é autossuficiente). Processamento ou Transformação (throughput): forma como a organização transforma a energia disponível em resultados (como ela processa seus insumos em produtos e serviços) Saída ou Resultado ou Produto (output): são os produtos do sistema (produtos e serviços para os clientes, salários e impostos, lucro dos acionistas, poluição, etc.). As saídas devem ser coerentes com os objetivos visados pelo sistema, e, justamente em função da retroalimentação (parâmetro responsável pelo controle e o monitoramento), devem ser quantificáveis, para se avaliar se os resultados estão sendo obtidos de acordo com os critérios previamente fixados. 4

5 Administração Abordagem Sistêmica Prof. Rafael Ravazolo Retroação ou retroalimentação ou retroinformação (feedback): é o retorno da informação, que permite ao sistema corrigir desvios ou se reforçar. O feedback visa manter o desempenho de acordo com o padrão ou critério escolhido. Há dois tipos de retroação: Positiva é a ação estimuladora da saída que atua sobre a entrada do sistema a saída amplifica e reforça o sinal de entrada; Negativa: é a ação inibidora da saída que atua sobre a entrada do sistema. Na retroação negativa o sinal de saída diminui e inibe o sinal de entrada. Ambiente (environment): o meio ambiente é o conjunto de todos os fatores que, dentro de um limite específico, possam ter alguma influência sobre a operação do sistema. As fronteiras de um sistema são as condições ambientais dentro das quais o sistema deve operar. Teoria Geral de Sistemas O biólogo alemão Ludwig von Bertalanffy é o grande expoente dessa teoria. Uma grande contribuição do autor é o conceito de sistema aberto, entendido como um complexo de elementos em interação e em intercâmbio com o ambiente, trocando matéria e energia. Ele é contra a visão particionada do mundo, com distintas áreas que isoladas: Biologia, Física, Psicologia etc. Afirma que é necessário tratar os problemas que cercam as pessoas como "típicos de sistemas", isto é, considerando seus componentes, sua vizinhança e as relações entre as partes. Em outras palavras, a Teoria Geral de Sistemas afirma que se deve estudar os sistemas globalmente, envolvendo todas as interdependências de suas partes, pois a natureza não está dividida em nenhuma dessas partes. Duas ideias básicas de teoria geral dos sistemas: interdependência das partes para compreender um sistema, é preciso analisar não apenas os elementos, mas também suas inter-relações; e tratamento complexo da realidade complexa necessidade de aplicar vários enfoques para entender uma realidade que se torna cada vez mais complexa. Essa teoria é interdisciplinar e buscou investigar isomorfismos de conceitos, de leis e de modelos em campos diferentes, aproximando suas fronteiras e preenchendo os espaços vazios entre eles, gerando princípios capazes de interligar as ciências, de modo que os progressos alcançados em uma pudessem beneficiar as demais. Segundo Bertalanffy: há uma tendência para a integração nas várias ciências naturais e sociais; tal integração parece orientar-se para uma teoria dos sistemas; essa teoria pode ser um meio importante de objetivar os campos não físicos do conhecimento científico, especialmente nas ciências sociais; desenvolvendo princípios unificadores que atravessam verticalmente os universos particulares das diversas ciências, essa teoria aproxima-nos do objetivo da unidade da ciência; o que pode levar a uma integração muito necessária na educação científica. Essa visão é claramente oposta à da Escola Clássica, principalmente se consideramos as pressuposições críticas à teoria da máquina: negligência quanto à organização informal, concepção da organização como um arranjo rígido e estático de órgãos, pouca importância do intercâmbio do sistema com seu ambiente e pouca atenção aos subsistemas e sua dinâmica dentro da organização. 5

6 Abordagem Clássica Reducionismo decomposição de um fenômeno em partes menores Pensamento Analítico as partes decompostas explicam o todo Mecanicismo determinismo - simples relação causa-efeito Sistema fechado não troca energia Abordagem Sistêmica Expansionismo - todo o fenômeno tem partes menores, mas é parte de um fenômeno maior Pensamento Sintético propriedades do todo explicam as partes Teleologia a causa é uma condição necessária, mas nem sempre suficiente para que surja o efeito. O comportamento é explicado por aquilo que ele produz ou por aquilo que é seu propósito ou objetivo de produzir. Sistema aberto troca energia com o ambiente Com base em estudos de sistemas biológicos, Bertalanffy pontua que estes devem ser entendidos como processos abertos. Nessa proposição, o autor destaca uma série de concepções centrais: 1. Um sistema não vive isolado, sendo sempre parte de um todo. 2. Todas as partes estão inter-relacionadas, dando suporte a sua integridade. 3. Cada sistema tem seu espaço de existência e suas fronteiras. 4. Os sistemas são abertos, caracterizados por um processo de intercâmbio infinito com seu ambiente (e outros sistemas). 5. Como sistemas são interdependentes, as funções de um sistema dependem de sua estrutura. Chiavenato aponta três premissas básicas da Teoria Geral de Sistemas possui (bastante semelhantes aos conceitos de Bertalanffy): Os sistemas existem dentro de sistemas cada sistema é constituído de subsistemas interdependentes e, ao mesmo tempo, faz parte de um sistema maior. Cada subsistema pode ser detalhado em seus subsistemas, e o suprassistema também interage com outros. É o todo dentro do todo. Os sistemas são abertos são permeáveis ao ambiente e cada sistema existe dentro de um ambiente constituído por outros sistemas, com os quais interage. As funções de um sistema dependem de sua estrutura cada sistema tem um objetivo, que constitui seu papel no intercâmbio com outros sistemas (funcionalismo dos sistemas); à medida que suas funções se contraem ou expandem, sua estrutura acompanha. Além de tais premissas, os sistemas abertos têm outras características: Atributos: qualidades ou propriedades do sistema e de seus objetos. 6

7 Administração Abordagem Sistêmica Prof. Rafael Ravazolo Holismo: uma visão do todo é decorrente da interação entre elementos. O todo é mais do que a simples soma das partes, pois o sistema só pode ser explicado como uma globalidade. Globalismo ou totalidade: uma natureza orgânica, pela qual uma ação que produza mudança em uma das unidades do sistema deverá produzir mudanças em todas as suas outras unidades. Sinergia: trabalho conjunto. Ocorre quando duas ou mais causas produzem, atuando conjuntamente, um efeito maior do que produziriam atuando individualmente. É o efeito multiplicador quando as partes do sistema interagem entre si ajudando-se mutuamente. A sinergia é um exemplo de emergente sistêmico: uma característica do sistema que não é encontrada em nenhuma de suas partes tomadas isoladamente. Dualidade: influencia e é influenciado pelo ambiente. Adaptação: dinamismo, capacidade de crescimento, mudança, adaptação ao ambiente e até autorreprodução sob certas condições ambientais. Características das organizações como Sistemas Abertos Comportamento Probabilístico e Não Determinístico: os sistemas sociais são probabilísticos porque o comportamento não é totalmente previsível. Não há uma relação simples e direta de causa e consequência, cada situação pode possuir inúmeras causas e produzir diferentes efeitos. Como os sistemas sociais, as organizações são sistemas abertos, afetados por mudanças em seus ambientes. O ambiente não tem fronteiras e inclui variáveis desconhecidas e incontroladas. As organizações são partes de uma sociedade maior e são constituídas de partes menores: as organizações são vistas como sistemas dentro de sistemas. Os sistemas são complexos de elementos colocados em interação. Interdependência das Partes: organização é um sistema social com partes independentes e inter-relacionadas, na qual a mudança de uma de uma parte provoca impacto sobre as outras. Homeostase ou "estado firme": é um equilíbrio dinâmico que ocorre quando o sistema dispõe de mecanismos de retroação capazes de restaurarem o equilíbrio perturbado por estímulos externos. Em outras palavras, é a capacidade que o sistema tem de manter certas variáveis dentro de limites, mesmo quando os estímulos do meio externo forçam essas variáveis a assumirem valores que ultrapassam os limites da normalidade. Esse equilíbrio é obtido pela autorregulação (autocontrole), por meio de dispositivos de retroação (feedback). A organização atinge o estado de equilíbrio quando satisfaz dois requisitos: a unidirecionalidade constância de direção - e o progresso em relação aos objetivos. Esses dois requisitos exigem liderança e comprometimento das pessoas. Além disso, a organização como um sistema aberto precisa conciliar dois processos opostos, mas ambos imprescindíveis: Homeostasia tendência do sistema em permanecer estático ou em equilíbrio, mantendo inalterado o seu status quo interno; Adaptabilidade mudança do sistema no intuito de ajustar-se aos padrões requeridos pelo ambiente externo, alterando o seu status quo interno para alcançar um novo equilíbrio. Fronteiras ou Limites: é a linha que define o que está dentro e o que está fora do sistema ou subsistema. Nem sempre existe fisicamente, ou é tangível. Muitas vezes depende do ponto de vista subjetivo. Através da fronteira que existe a interface, que é a área ou canal entre os 7

8 componentes de um sistema, onde a informação é transferida. A permeabilidade das fronteiras define o grau de abertura do sistema em relação ao ambiente. Morfogênese: capacidade do sistema de modificar a si próprio. A organização pode modificar sua constituição e estrutura para corrigir e modificar uma situação. Resiliência: capacidade de superar o distúrbio imposto por um fenômeno externo. O grau de resiliência determina o grau de defesa ou de vulnerabilidade do sistema a pressões ambientais externas. Uma teoria distinta faz uma analogia aos seres vivos e diz que as organizações têm seis funções principais inter-relacionadas: a) Ingestão: adquirem ou compram materiais para processá-los de alguma maneira, como os organismos vivos se alimentam para suprir outras funções e manter a energia. b) Processamento: os materiais são processados havendo certa relação entre entradas e saídas no qual o excesso é o equivalente a energia necessária para a sobrevivência da organização (transformação em produtos). c) Reação ao ambiente: as organizações reagem ao seu ambiente, mudando produtos, processos ou estrutura. d) Suprimento das partes: os participantes da organização são supridos de informações para o trabalho e recebem recompensas - salários e benefícios. e) Regeneração das partes: homens e máquinas devem ser mantidos ou recolocados manutenção e substituição. f) Organização: administração e decisão sobre as funções. Modelos de Organização Schein Propõe alguns aspectos que a teoria de sistemas considera na definição de organização: 1. É um sistema aberto, em constante interação com o meio para troca de energia. 2. É um sistema com objetivos ou funções múltiplas que envolvem interações múltiplas com o meio ambiente. 3. É um conjunto de subsistemas em interação dinâmica uns com os outros. 4. Os subsistemas são mutuamente dependentes e as mudanças ocorridas em um deles afetam o comportamento dos outros. 5. A organização existe em um ambiente dinâmico que compreende outros sistemas. O funcionamento da organização não pode ser compreendido sem considerar as demandas impostas pelo meio ambiente. 6. Os múltiplos elos entre a organização e seu meio ambiente tornam difícil a clara definição das fronteiras organizacionais. 8

9 Administração Abordagem Sistêmica Prof. Rafael Ravazolo Katz & Kahn O modelo de organização como sistema aberto de Katz e Kahn apresenta quatro elementoschave: 1. Natureza dos Sistemas Sociais são idealizados. Fatores psicológicos dão coesão aos sistemas. As pessoas criam padrões estáveis de comportamento que são transmitidos e mantidos. 2. Componentes são três: o comportamento (papel) dos membros; as normas; os valores que embasam os comportamentos. 3. Subsistemas produtivos, de apoio, de manutenção, adaptativos e administrativos. 4. Relacionamento com o Ambiente são estruturados de acordo com o ambiente e dependentes de outros sistemas. Para eles, as organizações como sistemas abertos caracterizam-se por: 1. Importação de energia entrada ou recebimento de material e energia; 2. Transformação processamento dos insumos; 3. Output saída de certos produtos para o ambiente; 4. Ciclo de eventos o padrão de atividades de troca de energia tem caráter cíclico; 5. Entropia negativa (negentropia) processo de obtenção de energia para combater o processo entrópico, com a finalidade de manter-se indefinidamente. Entropia (positiva) é a tendência que os sistemas têm para o desgaste, para desintegração, para o afrouxamento dos padrões. A entropia caracteriza um sistema que não troca energias com o meio ambiente e que, por isso, não sobrevive. Se a entropia tende a desorganização, é necessário abrir o sistema e reabastecê-lo com energia e informações a fim de manter a sua existência. A esse processo dá-se o nome de entropia negativa ou negentropia. 6. Feedback (input de informação) retorno da informação, realimentação do sistema; 7. Estado firme e homeostase dinâmica autorregulação para manter a estabilidade; 8. Diferenciação a tendência de elaboração das estruturas e de substituir os padrões difusos e globais por funções mais especializadas (diferenciadas); 9. Equifinalidade capacidade de um sistema de alcançar, por vários caminhos diferentes, o mesmo estado final. 10. Limites ou fronteiras - barreiras entre o sistema e o ambiente, que definem a esfera de ação do sistema, bem como o seu grau de abertura (receptividade de insumos) em relação ao ambiente. 9

10 Katz & Kahn também propõem 4 tipos de organizações, cada uma com seu papel: a) Organizações econômicas ou produtivas, relacionadas com o fornecimento de mercadorias e serviços, entre as quais estão as empresas, inclusive as agrícolas. b) Organizações de manutenção, relacionadas com a socialização e o treinamento das pessoas que irão desempenhar papéis em outras organizações e na sociedade global. Entre essas estão as escolas, qualquer que seja o seu nível, e as igrejas. c) Organizações adaptativas, relacionadas com a criação de conhecimentos e com o desenvolvimento de novas soluções para problemas. Organizações de pesquisa e algumas universidades. d) Organizações político-administrativas, relacionadas com a coordenação e o controle de recursos humanos e materiais. O estado, os órgãos públicos em geral, os sindicatos e os grupos de pressão estão nesse grupo. Parsons O procedimento adotado por Parson para analisar o sistema de ação social e seus subsistemas é o chamado Paradigma AGIL: Adaptation adaptação; Goal Attainment alcançar objetivos; Integration integração; Latency - latência. As duas primeiras funções (adaptação e atingimento de objetivos) dizem respeito à relação do sistema com o respectivo ambiente; as outras duas (integração e latência) estão voltadas para as relações internas sistema. Em suma, para sobreviver ou manter um equilíbrio respeitoso com o seu ambiente, um sistema deve se adaptar ao ambiente, atingir seus objetivos, integrar seus componentes e manter seu modelo cultural latente. Adaptation adaptação: capacidade de se ajustar permanentemente às demandas o ambiente; o sistema social deve se adaptar ao ambiente onde vive, recolher recursos, armazená-los e, em contrapartida, contribuir para o ambiente com produtos próprios. Goal-attainment alcançar objetivos: capacidade de estabelecer metas / objetivos para o futuro e de tomar decisões coerentes visando atingi-los. Integration integração: harmonia, coerência e coordenação entre os indivíduos e grupos que compõem o sistema (fatores internos). Latency - latent pattern maintenance manutenção do padrão latente é a manutenção da cultura organizacional (dos modelos culturais), como forma de conservar o sistema e superar eventuais conflitos. O sistema se sustenta e se reproduz, garantindo a continuidade e transmissão de valores para novos participantes. Trist A perspectiva sociotécnica partiu da noção de sistema aberto na qual a organização é formada por dois subsistemas: técnico máquinas, equipamentos etc. ; social indivíduos, grupos e seus comportamentos capacidades, cultura etc. 10

11 Administração Abordagem Sistêmica Prof. Rafael Ravazolo O comportamento das pessoas face ao trabalho depende da forma de organização desse trabalho e do conteúdo das tarefas a serem executadas, e ambos os subsistemas devem ser otimizados conjuntamente. A base do trabalho sociotécnico está nos grupos semiautônomos (autorreguláveis e com certo grau de autonomia), os quais se responsabilizam coletivamente frente às tarefas, definem o arranjo do trabalho, fazem rotação de funções, têm autoridade para utilizar recursos e cooperam mutuamente. Essas características trariam uma solução satisfatória para a sobrevivência das organizações a ambientes turbulentos. A tarefa primária da organização reside em sobreviver ao processo cíclico de: 1. Importação - aquisição de matérias-primas; 2. Conversão - transformação das importações em exportações, ou seja, dos insumos em produtos ou serviços; 3. Exportação - colocação dos resultados da importação e da conversão no mercado. Características Básicas da Análise Sistêmica As características da teoria administrativa baseada na análise sistêmica são: Ponto de vista sistêmico: visualiza a organização como um sistema constituído de cinco parâmetros básicos: entrada, processo, saída, retroação e ambiente. Abordagem dinâmica: ênfase da teoria moderna sobre o dinâmico processo de interação que ocorre dentro da estrutura de uma organização. Essa abordagem contrasta com a visão clássica que enfatiza a estrutura estática. Multidimensional e Multinivelada: considera a organização do ponto de vista micro e macroscópico. A organização é micro quando considerada dentro de um ambiente maior (nível da sociedade, comunidade ou país) e é macro quando se analisam as suas unidades internas. Multimotivacional: um ato pode ser motivado por muitos desejos ou motivos. As organizações existem porque seus participantes esperam satisfazer vários objetivos através delas. Multidisciplinar: conceitos e técnicas de muitos campos de estudo, como a Sociologia, Psicologia, Economia, Ecologia etc. Descritiva: descreve as características das organizações e da Administração. Busca compreender os fenômenos organizacionais enquanto as teorias mais antigas eram normativas e prescritivas, preocupadas em sugerir o que fazer e como fazer. Multivariável: assume que um evento pode ser causado por numerosos fatores que são inter-relacionados e interdependentes. Adaptativa: assume que a organização é um sistema adaptativo. Se uma organização pretende permanecer viável e seu ambiente, ela deve continuamente adaptar-se aos requisitos cambiantes do ambiente. 11

12 Teoria Cibernética Cibernética é a ciência da comunicação e do controle. A comunicação cuida da circulação de informações entre o sistema e o ambiente e internamente no sistema. É o que torna os sistemas integrados e coerentes. O controle é que regula o seu comportamento. A Cibernética busca a representação de sistemas originais por meio de outros sistemas comparáveis, que são denominados modelos. Modelo é a representação simplificada de alguma parte da realidade. Os sistemas cibernéticos apresentam três propriedades principais: são excessivamente complexos; são probabilísticos; são autorregulados; Principais conceitos Input: entrada. Output: saída. Caixa negra (black box): um sistema cujo interior não pode ser desvendado, cujos elementos internos são desconhecidos e que só pode ser conhecido "por fora", através de manipulações externas ou de observação externa. Feedback: retorno, reavaliação. Homeostasia: equilíbrio dinâmico obtido pela autorregulação. Informação: conjunto de dados com um significado, ou seja, que reduz a incerteza ou que aumenta o conhecimento a respeito de algo. Dado é um registro ou anotação a respeito de um evento ou ocorrência. Comunicação ocorre quando uma informação é transmitida a alguém, sendo então compartilhada/compreendida também por essa pessoa. Automação: é uma síntese de ultramecanização, super-racionalização (melhor combinação dos meios), processamento contínuo e controle automático dos processos. Tecnologia da Informação: o principal produto da Cibernética - representa a convergência do computador com a televisão e as telecomunicações. Sistemas de informação: sistemas específicos de busca, coleta, armazenamento, classificação e tratamento de informações importantes e relevantes para o seu funcionamento. 12

13 Administração Abordagem Sistêmica Prof. Rafael Ravazolo Crítica à Abordagem de Sistemas A perspectiva sistêmica trouxe uma nova abordagem organizacional, uma nova maneira de ver as coisas. Não somente em termos de abrangência, mas principalmente quanto ao enfoque. O enfoque do todo e das partes, do dentro e do fora, do total e da especialização, da integração interna e da adaptação externa, da eficiência e da eficácia. Porém, a Teoria de Sistemas é demasiado abstrata e conceitual e, portanto, de difícil aplicação a situações gerenciais práticas. Outra dificuldade é em relação à homeostasia. O contínuo de ordem e desordem torna difícil alcançar o equilíbrio organizacional. A Teoria de Sistemas também utiliza o conceito do "homem funcional" em contraste com o conceito do "homo economicus" da Teoria Clássica. O individuo comporta-se em um papel dentro das organizações, executa uma função do sistema, ou seja, não é ele mesmo. 13

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