ORÇAMENTO ELEMENTOS CONCEITUAIS PRELIMINARES

Transcrição

1 ORÇAMENTO ELEMENTOS CONCEITUAIS PRELIMINARES

2 Como será o amanhã?

3 Desafio Atual Como melhorar o funcionamento das Organizações? improvisação X planejamento

4 POR QUE PLANEJAR? A organização necessita coordenar suas atividades de modo integrado; A organização necessita considerar o futuro: Preparar-se para o inevitável; Ter opções frente ao indesejável; Controlar o controlável. A organização precisa de racionalidade através da adoção de procedimentos formalizados, padronizados e sistemáticos; A organização necessita exercer controle. Mintzberg (1994)

5 É POSSÍVEL PLANEJAR A REALIDADE SOCIAL COMPLEXA? Baixo custo dos transportes Novas formas de energia Polarização entre ricos e pobres Um mundo em constante mudança GLOBALIZAÇÃO Novos materiais Comunicação por satélite Internet Revolução Tecnológica

6 Globalização: novos referenciais, novas escalas e novas exigências Progresso tecnológico: velocidade de mudanças (fim da realidade estática) Gestão e Planejamento em um Contexto de Mudanças Democratização: novos e relevantes atores Polarização entre ricos e pobres: novas exigências para o Estado

7 O que é Planejamento? Planejar é pensar antes de agir, pensando com método, sistematicamente, buscando atingir objetivos claramente delineados, num período de tempo estimado, sendo essas ações específicas ou globais, considerando cada contexto da realidade social envolvida. O que é Planejamento? Processo contínuo e sistemático de pensar o futuro em um contexto ambiental interdependente e mutável. Planejar está associado à idéiade preparação e controle do futuro a partir do presente através da reflexão sistemática sobre a realidade a enfrentar e os objetivos a atingir (Matus, 1988)

8 Planejamento: definição Planejamento pode ser conceituado como um processo desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos pela organização.

9 Plano: definição Corresponde a um documento formal que se constitui na consolidação das informações e atividades desenvolvidas no processo de planejamento.

10 Segundo DRUCKER o Planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às decisões presentes; o Planejamento é um processo sistemático e constante de tomada de decisões; o Planejamento é um processo de ações interrelacionadas e interdependentes que visam ao alcance de objetivos estabelecidos; o processo de Planejamento é muito mais importante que seu produto final.

11 Afinal, o que é estratégia?

12 Estratégia é Caminho mais adequado a ser percorrido para alcançar um objetivo. Expressa como uma organização utiliza seus pontos fortes e fracos (existentes e potenciais) para atingir seus objetivos, levando em conta as oportunidades e ameaças do meio ambiente. Conjunto de ações integradas, com a finalidade de obter vantagem competitiva duradoura George Day

13 Como ocorre um planejamento? Plano Estratégico é um conceito multidimensi onal que confere unid ade, direção e propósito a uma org anização. Plano Estratégico Aonde pretendemose chegar - B - Futuro Onde Estamos A melhor maneira de evoluir de A para B - A - Presente Plano Estratégico representa o caminho que a instituição escolhe para evoluir deste uma situação presente, até uma situação desejada no futuro

14 Potencializar oportunidades PRESENTE Planejamento FUTURO Reduzir ameaças

15 Horizontes do Planejamento Planejamento Dois horizontes Planejamento de Médio e Longo Prazo (Efetividade) Planejamento de Curto Prazo (Eficácia e eficiência) Dois Componentes Gerenciamento de Pessoas Gerenciamento de Meios Mobilização das vontades (visão) Escolha das opções Gerenciamento relacional Gerenciamento instrumental

16 Tipologia de Planejamento Planejamento estratégico Planejamento tático, diretivo ou de gestão Planejamento operacional

17 Gestão estratégica e planejamento estratégico Processo de gestão estratégica Processo de planejamento estratégico missão visão Avaliação Prospecção Análise de stakeholders objetivos/ações valores macroprocessos ameaças Ação Formulação estratégica Análise ambiental oportunidades pontos fortes pontos fracos fatores críticos

18 Planejamento Estratégico Processo de desenvolver e manter uma viabilidade entre os objetivos organizacionais, os recursos e as oportunidades de mercado em constante mutação. O alvo do planejamento estratégico é configurar e reconfigurar as atividades da organização e seus produtos/serviços de forma que eles combinem resultados e perpetuação.

19 Planejamento Estratégico OBJETIVOS RECURSOS OPORTUNIDADES

20 Planejamento Estratégico Compromisso da gerência em olhar para as possibilidades futuras e escolher prioridades. Questões críticas: Que tipo de organização queremos ser daqui a 5 ou 10 anos? Quais são nossos grandes objetivos? Em que atividade vamos atuar?

21 Planejamento Estratégico O planejamento estratégico corresponde ao estabelecimento de um conjunto de providências a serem tomadas pelo gestor para a situação em que o futuro tende a ser diferente do passado. Pressupõe a necessidade de um processo decisório que ocorrerá antes, durante e depois de sua elaboração e implementação na organização.

22 Propósito do Planejamento Desenvolvimento de processos, técnicas e atitudes administrativas, as quais proporcionam uma situação viável de avaliar as implicações futuras de decisões presentes em função dos objetivos organizacionais que facilitarão a tomada de decisão no futuro, de modo mais rápido, coerente, eficiente e eficaz.

23 Principais aspectos do Planejamento Definir as atividades essenciais para alcançar certa estratégia; determinar os atributos organizacionais que devem estar presentes para incentivar esses comportamentos; alinhar a organização com a estratégia; descobrir como a organização impede a realização da estratégia.

24 Desafios do Planejamento Quem? Visão Estratégica Compartilhada O que? Missão Como? Cenários externos e internos Vetores Estratégicos Plano de Ações

25 Desafios a implementação Visão Somente 5% do nível operacional compreende a visão de futuro Pessoas Mais de 75% das organizações brasileiras não vinculam incentivos e remuneração com a estratégia Mais de 90% das organizações falham na implementação da estratégia Gestão da Estratégia Somente 32% das organizações brasileiras possuem mecanismos eficazes de monitoramento e controle de sua evolução 78% das organizações brasileiras não vinculam o orçamento com a estratégia Recursos

26 Características da função do Planejamento O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões presentes. O planejamento não é um ato isolado. O processo de planejamento é muito mais importante que seu resultado final.

27 Princípios Específicos do Planejamento O princípio da contribuição aos objetivos e, nesse aspecto, o planejamento deve, sempre, visar aos objetivos máximos da organização. O princípio da procedência do planejamento, correspondendo a uma função administrativa que vem antes das outras. O princípio da maior penetração e abrangência.

28 Princípios do Planejamento Planejamento participativo Planejamento coordenado Planejamento integrado Planejamento permanente

29 Principais funções do Planejamento estratégico Determinar o propósito da organização e a filosofia de gestão; Identificar forças e fraquezas internas; Monitorar mudanças do ambiente externo; Prever condições futuras e estabelecer premissas de planejamento; Determinar oportunidades e ameaças; Formular metas específicas; Identificar e avaliar estratégias e políticas alternativas; Selecionar a melhor alternativa em termos de plano estratégico; Possibilitar a elaboração de planos de ação.

30 Alinhamento da estratégia com o processo decisório PROCESSO DECISÓRIO OBJETIVOS E ESTRATÉGIA

31 Abordagem convencional do planejamento estratégico Segregação entre planejamento e execução. Dicotomia lógica planejamento-implementação: primeiro se planeja depois se executa. Endógeno: as avaliações sobre o contexto e seus atores refletem exclusivamente a visão interna. Baseado em planos. As pessoas devem seguir os planos. Focado nos clientes ou nos instituidores. O desempenho é visto como o realizado sobre o previsto. Ocasional: intervalos regulares ou motivados por crises.

32 Nova abordagem do planejamento estratégico Integração e participação entre planejamento e implementação. Gestão estratégica: monitoramento, formulação, ação e avaliação estratégica são momentos lógicos e não cronológicos. Exógeno: os processos de planejamento estratégico são voltados para o contexto. Baseado em pensamento estratégico Visão dos stakeholders O desempenho é visto como resultado de eficiência, eficácia e efetividade dos processos organizacionais. Contínuo: parte de um processo de gestão estratégica.

33 Identificação da visão de futuro Análise de cenários Diagnóstico: matriz SWOT Definição da Missão Etapas do planejamento estratégico Determinação de objetivos Formulação de estratégias Desdobramento das estratégias: plano de ação

34 Visão de futuro É uma imagem viva de uma situação futura desejável, que esteja ligada ao cliente e que seja, de alguma maneira, muito melhor do que a situação atual.

35 Visão Pode ser considerada como os limites que os principais responsáveis pela organização conseguem enxergar dentro de um período de tempo mais longo e uma abordagem mais ampla.

36 A importância da Visão de futuro As operações tem o poder de anular as estratégias. A estratégia deve orientar as operações e não o pensamento operacional determinar a orientação da empresa.

37 Visão de futuro Estimula a visão controlada. Impele os administradores a se prepararem para o futuro. Dirige e alinha as atividades corporativas.

38 Visão de futuro Características positivas Deve ter significado para todos Precisa ser algo atingível Deve ter um cunho motivacional Características negativas Subjetividade Ex: Sermos a melhor do mundo.

39 Visão de futuro Abordagem projetiva Passado Presente As forças futuras serão iguais às forças passadas

40 Visão de futuro Abordagem prospectiva Futuros Possíveis Passado Futuros Prováveis Presente

41 Análise prospectiva É a busca da identificação de diversos futuros possíveis (cenários prospectivos), dentro de um horizonte temporal específico, com propósito de definir estratégias capazes de: Preparar a instituição para o enfrentamento (ou aproveitamento) dos acontecimentos fora de sua competência; e/ou Alterar, em favor da organização, as probabilidades de ocorrência dos acontecimentos abrangidos por sua esfera de competência

42 Importância da visão no planejamento Quando os sinais vitais da visão são saudáveis, a visão torna-se um guia forte, preciso e vibrante para o planejamento a longo prazo e para as operações do dia a dia. (Benjamin B. Tregoe)

43 Cenários estratégicos Seqüência hipotética de eventos construídos com o propósito de focalizar processos causais e ponto de decisão. (Herman Kahn ) Mapear cenários: Descrever as condições futuras dos setores em estudo, a partir da análise de todos os aspectos interdisciplinares envolvidos.

44 Objetivos da utilização de cenários Estimar se políticas hoje implicam acontecimentos previstos no futuro. Auxiliar na seleção de políticas e estratégias alternativas. Fornecer uma visão do sistema no futuro. Apresentar de forma clara as possibilidades para o futuro. Possibilitar a convivência com as incertezas. Indicar força e fraqueza, óbices e vulnerabilidades.

45 Construção de cenários Preparação do estudo Diagnóstico da situação atual Determinação das variáveis relevantes Verificação do consenso no que concerne as variáveis relevantes Análise das mútuas influências entre as variáveis relevantes Projeção das variáveis com base nas tendências verificadas Verificação de consenso no que concerne aos resultados projetados Montagem de cenários alternativos Verificação da consistência, plausibilidade e coesão dos cenários Seleção dos cenários mais prováveis

46 Procedimento metodológico para construção de cenários Preparação do estudo Diagnóstico da situação atual Determinação das variáveis relevantes Há consenso sobre as variáveis relevantes? Análise das mútuas influências entre as variáveis relevantes 1

47 Matriz SWOT STRENGHTS WEAKNESS OPPORTUNITIES THREATS

48 Definição de missão A missão é a razão de ser da organização, necessidades sociais a que ela atende e e seu foco fundamental de atividades. A missão é um compromisso da organização com a Sociedade.

49 Objetivos versus Estratégias OBJETIVOS RECURSOS ESTRATÉGIAS TEMPO METAS OBJ Resultados prioritários, de médio ou longo prazos, que devem ser realizados ou alcançados no horizonte de planejamento; Podem ser qualitativos ou quantitativos; Devem ter amarração temporal. ESTRATÉGIAS As estratégias são ações que definem como alcançar os objetivos da organização; Devem ser poucas e incisivas.

50 Determinação dos objetivos estratégicos Estado, situação ou resultado futuro que a organização pretende alcançar. É o alvo ou ponto que se pretende atingir.

51 Aspectos do estabelecimento de objetivos Envolve a concepção de diversos objetivos; exige consistência com os recursos internos; exige consistência com as condições ambientais; envolve a relação custo versus benefícios; envolve um sentido de qualidade de toda a organização; envolve riscos; envolve o reconhecimento do possível frente ao impossível.

52 Formulação de estratégias A finalidade das estratégias é estabelecer quais serão os caminhos, os cursos, os programas de ação que devem ser seguidos para serem alcançados os objetivos e desafios estabelecidos.

53 Formulação da estratégia INTENÇÃO ESTRATÉGICA VALORES ORGANIZACIONAIS MISSÃO DEFINIÇÃO DO TARGET COMPETÊNCIAS CARACTERÍSTICAS POSICIONAMENTO Fonte:: Desenvolvido a partir de Hooley, Cox e Adams, 1992.

54 Importância das estratégias As estratégias organizacionais determinam as necessidades da estrutura organizacional em termos de qualificações, as quais, por sua vez, estabelecem a estrutura de pessoas, sistemas, estilo administrativo e valores comuns. (Mills, 1993:116)

55 Desdobramento das estratégias As estratégias devem ser desdobradas por ocasião da elaboração do documento chamado plano de ação.

56 O que? Quem? Como? Quando? Por que? Onde? Quanto? Desdobramento das estratégias

57 Qual a diferença: OBJETIVOS & METAS

58 Meta é: uma quantificação que deve ser alcançada em um determinado prazo Determinação de Metas RESULTADOS PRETENDIDOS; ALVOS FUTUROS; DEVEM REPRESENTAR DESAFIOS ALCANÇÁVEIS PELA ORGANIZAÇÃO.

59 Referências Compêndio de material bibliográfico diverso