IS - INSTRUÇÃO DE SERVIÇO

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1 INSTRUÇÃO DE SERVIÇO: Controle dos seguros dos veículos da frota da empresa. OBJETIVO: Controlar os seguros de todos os veículos da frota da empresa. APLICAÇÃO: Contabilidade, Financeiro, Logística, Unidades e Diretoria. RESPONSABILIDADES DE GERENCIAMENTO DESSA INSTRUÇÃO: Administrativo PROCEDIMENTOS / ETAPAS DA INSTRUÇÃO: 1. Verificar a Pasta dos Veículos; 1.1 Nas pastas são verificados os seguintes documentos para passar para a seguradora: Dados do documento de licenciamento; As coberturas atuais são repetidas e quando surge um veículo novo, são passadas para as seguradoras as mesmas coberturas dos demais veículos semelantes; Digita os dados do veículo na planilha planilha carros frota.xls no seguinte caminho: G:/Seguros 14/6/2013 Versão: 11/2012 1

2 1.1.4 Envia por a planilha em PDF para as seguradoras para cotação. 2 Negociação dos Seguros com as Seguradora 2.1 Realiza duas ou três cotações do seguro no mercado 2.2 Cobra das seguradoras as cotações; 2.3 Analisa e negocia os melhores preços e condições; 2.4 Realiza o fechamento com o melhor preço e a melhor seguradora; 2.5 Cobra da seguradora as apólices e os boletos por ; 2.6 Confere todas as condições acordadas com a seguradora: coberturas, valores, parcelas, dados dos veículos. 3 Lança no Contas a Pagar do Atak os Prêmios a Serem Pagos; 3.1 Acessa o sistema com login e senha e a Unidade onde será feito o lançamento; 3.2 Acessa a tela de contas a pagar no seguinte caminho: Movimentação/Movimentação de Entrada 3.3 Informa o código do movimento 1243 Almox. CPG Compromissos a Pagar (Sem Fiscal)????? e aciona a tecla Enter ; 3.4 Anota o número de lançamento que o sistema gerou na cópia da apólice; 3.5 Informa o fornecedor ou pequisa o nome dele acionado a tecla F9; 14/6/2013 Versão: 11/2012 2

3 3.6 Na Aba Observação informa o seguinte texto: Seguro dde Frota Apólice No. X ou Y Vigência do Seguro Data X; 3.7 Na Aba Itens seleciona o produto Produto Texto ; 14/6/2013 Versão: 11/2012 3

4 3.8 Informa a quantidade e o valor total do seguro e aciona o botão Salvar ; 3.9 Na Aba Contabilidade, informa ao código da conta contábil reduzido (4144 Seguros de Veículos CIP) e o código do centro de custo (5026 Transportes e Logística) e aciona o botão salvar ; 3.10 Na Aba Parcelamento Define a quantidade de parcelas no campo Descrição Condição de Pagamento. Se a forma de pagamento for mais de 1 parcela, deve ser clicado em cada parcela na parte inferior da tela e depois mudar os dados da parcela: Descrição da Forma de Pagamento e a Data de Vencimento e acionar o botão Atualização do Documento. No campo Complemento de Histórico pode ser adicionadas informações que forem necessárias. 14/6/2013 Versão: 11/2012 4

5 3.11 Aciona o botão Aplicar ; 14/6/2013 Versão: 11/2012 5

6 3.12 Na Tela de impressão clicar no botão Sair ; 14/6/2013 Versão: 11/2012 6

7 3.13 Imprimir cartão de compromisso no seguinte caminho: Relatório de Contas a Pagar/RPAG050 Cartão de Compromisso CPG; 3.14 Informa o código da filial onde foi feito o lançamento; 3.15 Informa o código do funcionário que lançou; 3.16 Informa o número do documento que o sistema gerou; 3.17 Informa a data de lançamento no sistema e aciona o botão OK ; 3.18 Imprime o cartão de compromisso e anexa no boleto da seguradora; 14/6/2013 Versão: 11/2012 7

8 4 Realiza Ajustes de Lançamento Entre as Unidades Par e Impar. 4.1 Estorno de Despesas na Unidade Ímpar 4.2 Caminho: Movimentação de Contas 4.3 Informar o fato contábil 7260 Lançamento de Receita acionar a tecla Enter 14/6/2013 Versão: 11/2012 8

9 4.4 Informar a Unidade onde foi lançada a despesa de seguro e que será estornada; 4.5 Informar a carteira depois acionar a tecla Enter ; 4.6 Informar o valor no campo Valor Lançado a acionar o botão Salvar ; 4.7 Informar o código da conta contábil reduzido (4144 Seguros de Veículos CIP) e o código do centro de custo (5026 Transportes e Logística); 4.8 Informar o histórico com o texto: Estorno de Seguro de Lançado na Unidade X; 4.9 Acionar o botão Salvar ; 4.10 Acionar o botão Aplicar ; 4.11 Lançamento de Despesa de Seguro na Unidade Correta na Ímpar Informa o fato contábil 7761 Lançamentos de Despesas em Geral e aciona a tecla Enter Informar a senha; 14/6/2013 Versão: 11/2012 9

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11 4.12 Lançamento de Receita Referente ao Estorno do Seguro; Informar o fato contábil 7260 Lançamento de Receita acionar a tecla Enter ; Informar a Unidade onde foi lançada a despesa de seguro e que será estornada; Informar a carteira depois acionar a tecla Enter ; Informar o valor no campo Valor Lançado a acionar o botão Salvar ; Informar o código da conta contábil reduzido (4144 Seguros de Veículos CIP) e o código do centro de custo (5026 Transportes e Logística); Informar o histórico com o texto: Estorno de Seguro de Lançado na Unidade X; Acionar o botão Salvar ; Acionar o botão Aplicar ; 4.13 Controle de Recebimento e Envio as Unidades de Documentação da Seguradora. Quando a seguradora enviar a apólice, separar os cartões e envia para as Unidades onde estão os veículos. OUTRAS INFORMAÇÕES: BELO HORIZONTE, 16 DE NOVEMBRO DE ATENCIOSAMENTE, GERALDO DIRETORA GERAL 14/6/2013 Versão: 11/