Tecsmart Ponto. Documento de Uso Interno - Não Reproduzir Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 1

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1 Tecsmart Ponto Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 1

2 Conteúdo Sistema Ponto... 5 Apresentação e Ambientação do Sistema... 6 Menu Principal... 6 Cadastros... 7 Estados... 7 Cidades... 7 Empresa... 7 Setor Seção Cargo Causas de Demissão Feriado Cadastro de Eventos Situações Centro de Resultado Tipos de Contrato Relógio de Ponto Justificativas Horários Escalas Funcionários Envio de Informações Enviar Empregador e Empregados Cálculos Cadastro de Períodos de Apuração Seleção do Período de Apuração Importação de Batidas Importação de batidas - REP Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 2

3 Apuração Recalculo da Apuração Acertos Acertos individuais Históricos Escala Cargo Setor Abono Empresa Histórico Coletivo de Escala Programações Afastamento Troca de Escala Troca de Horário Pontes Programações Coletivas de Afastamentos Programação Coletiva de Troca de Escala Programação Coletiva de Troca de Horário Programações Coletivas de Ponte Programações Coletivas Observações Banco de Horas Cadastro Lançamentos Manuais Lançamentos Manuais Coletivos Relatórios Funcionários Cadastros Gerais Administrativo Fiscais Consultas Funcionários Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 3

4 Apontamentos Mensais Apontamentos Diários Irregularidades na Jornada Afastamentos Ferramentas Cadastro de Usuários Exportação de Dados Folha de Pagamento Configurações Exportação Backup Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 4

5 Sistema Ponto A solução Ponto da Tecsmart apresenta todos os dispositivos necessários para que os empregadores possam realizar o controle de horários de trabalho. Além de Possibilitar o gerenciamento e controle de apuração das horas trabalhadas e frequência com transparência para os colaboradores, autonomia para os gestores e total adequação a portaria do Ministério do Trabalho. Nesse Manual conheça detalhes desta importante rotina. Observe que a sequencia utilizada para a descrição seque uma ordem lógica, que facilita o conhecimento e assimilação do processo. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 5

6 Apresentação e Ambientação do Sistema Este documento foi desenvolvido utilizando a versão MASTER (completa) do sistema onde contém todas as funções já desenvolvidas, algumas funcionalidades pode não conter em sua versão. Para verificar a versão adquirida pela empresa acessar o Menu Ajuda -> Sobre. Em Informações da Licença constara Versão: PLUS (básica) ou MASTER (completa). Menu Principal O Menu Principal é o ponto de partida para acessar todas as funcionalidades do sistema, liberando os acessos conforme autorizações cadastradas para os Perfis dos Usuários. As funcionalidades podem ser acessadas através do Menu superior do sistema e barra de ferramentas: Ou através do Menu de Acesso Rápido que agiliza a localização dos formulários: Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 6

7 Cadastros Estados O sistema já vem incluso o cadastro de todos os estados nacionais não havendo a necessidade de serem cadastrados os mesmos. Cidades As principais cidades estão cadastradas no sistema. Porém caso haja a necessidade de cadastrar é possível incluir. Empresa Para que todos os cadastros e processos da rotina de ponto possam ser direcionados com a necessidade de cada empresa é necessário cadastrá-las de acordo com a estrutura organizacional do cliente. Acesse o menu Cadastros > Empresa; Clique em Incluir ou Editar e a seguinte tela será apresentada: Alguns campos são obrigatórios e devem ser preenchidos. Para gravar o registro e voltar à lista use o botão Para cancelar a operação e voltar à lista use o botão Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 7

8 Após a inclusão da empresa é necessário efetuar as configurações básicas de funcionamento. Para Isso use o Botão localizado na barra de ferramentas da Pesquisa de Empresa. Geral Número de Dígitos do Crachá - Deverá ser informado à quantidade de dígitos a ser usado na máscara do número do Crachá do Colaborador. Hora Inicial para Período Noturno Informar o horário de início de trabalho noturno. Hora Final para Período Noturno Informar o horário final de trabalho noturno. Tabela de Feriados Vincula tabela de feriados específica para empresa. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 8

9 Informações (Disponível apenas na versão MASTER) Exibir Informações ao Iniciar o Sistema Quando marcado será exibida uma tela de informações diárias (Férias vencidas e a Vencer, Contratos de Trabalho vencidos, Aniversariantes do mês, etc) durante a inicialização do Sistema. Exibir Férias vencidas até Serão exibidas as férias vencidas em até a quantidade de dias informada neste campo. Exibir férias a vencer em até Serão exibidas férias a vencer em até a quantidade de dias informada neste campo. Exibir Contratos a vencer em até Serão exibidos os contratos cadastrados no sistema com vencimento em até a quantidade de dias informada neste campo. Relatórios Rodapé Texto para o Rodapé do Espelho Ponto Caso necessário deve ser informado o texto que deve ser exibido no rodapé dos relatórios de espelho ponto, caso não seja informado o sistema lista um texto padrão. Texto para o Rodapé do Relatório de Marcações Caso necessário deve ser informado o texto que deve ser exibido no rodapé dos relatórios de Marcações, caso não seja informado o sistema lista um texto padrão. Relatório Espelho Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 9

10 Rótulos Indique qual a descrição das colunas que deverão ser usadas como totalizadores de eventos nos relatórios de Espelho Ponto. O sistema possibilita o cadastro de oito colunas de totalizadores. Eventos Para cada Rótulo informado, devem-se cadastrar quais situações deverão ser somadas para totalizar o campo informado. Use os botões para incluir situações para os campos, e os botões para remover as situações selecionadas nos campos. Os eventos e Situações são verbas ou códigos de pagamentos e descontos, onde o sistema realiza todos os cálculos envolvidos na apuração das horas. O cadastramento e configuração de Eventos e situações será abordado mais a frente neste manual. Horas Extras Percentual dia Seguinte Indica se a empresa diferencia as horas extras efetuadas após a meia noite, principalmente em dias anteriores a descanso semanal ou feriado. Prorrogar Horas Noturnas Indica se a empresa prorroga as horas noturnas até a hora de saída do colaborador, independente se já ultrapassou o período normal noturno. Setor Nesta tela deverão ser cadastrados os setores pertencentes ao organograma da Empresa. Acesse o menu Cadastros > Setor; Clique em Incluir e a tela de cadastro abrirá. Os campos Descrição e Empresa são obrigatórios. Seção Nesta tela deverão ser cadastradas as seções de trabalho pertencentes à empresa. Este cadastramento só é necessário se a empresa optar em agrupar seus colaboradores por células de trabalho internas aos seus setores. Acesse o menu Cadastros > Seção; Clique em Incluir e a tela de cadastro abrirá. O campo Descrição é de preenchimento obrigatório. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 10

11 Cargo O cadastro de Cargos é necessário para determinação do histórico de trabalho do Colaborador dentro da empresa. Acesse o menu Cadastros > Cargo; Clique em Incluir e a tela de cadastro abrirá. O campo Descrição é de preenchimento obrigatório. Causas de Demissão As causas de demissão devem ser cadastradas para posterior utilização durante o processo de demissão do Colaborador. Elas são necessárias para identificar o motivo para o qual o colaborador foi desligado da empresa. Acesse o menu Cadastros > Causas de Demissão; Clique em Incluir e a tela de cadastro abrirá. O campo Descrição é de preenchimento obrigatório. Feriado Nesta tela devem ser cadastrados os feriados que a empresa considera como válidos. Todos os feriados cadastrados no sistema serão utilizados nos cálculos de apuração de ponto. O sistema tem a opção de Tabelas de Feriados caso seja necessário diferenciar os feriados de duas empresas por exemplo. Tabelas Acesse o menu Cadastros > Feriados > Tabelas; Clique em Incluir e a tela de cadastro abrirá. Os campos Descrição são de preenchimento obrigatório. Feriados Acesse o menu Cadastros > Feriados > Feriados; Clique em Incluir e a tela de cadastro abrirá. Os campos Descrição e Data são de preenchimento obrigatório. Em Tabela pode relacionar a qual tabela pertencerá o feriado, caso utilizar Tabela de Feriados. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 11

12 O sistema possibilita a geração automáticas dos feriados padrão nacionais. para informar o ano desejado e pressione o botão processamento. Utilize o campo para completar o Cadastro de Eventos O evento tem a função de totalizar determinada situação e mostrar no Espelho Ponto do funcionário, ou seja, são acumuladores mensais de Horas. A tabela de eventos é composta por códigos utilizados na apuração para transportar a quantidade de horas de trabalho, faltas, DSR, etc. O processo de apuração de ponto é diário e no final do período de apuração, essas horas são totalizadas em eventos e calculadas de acordo com os parâmetros definidos para cada Evento. Acesse o menu Cadastros > Eventos; Clique em Incluir ou Editar e a tela de cadastro abrirá; Mostrar no Espelho Ponto Indica que o Evento deverá aparecer no relatório de Espelho Ponto. Transmite para Folha de Pagamento Indica se o Evento deve ser enviado para folha de pagamento durante a rotina de integração com a folha. Descrição Informe neste campo a descrição do Evento Código na Folha Se o sistema de folha de pagamento possuir códigos alfanuméricos preencher este campo conforme a necessidade. Tipo de Evento Este campo é responsável por configurar o evento para correta geração das horas nos relatórios ficais exigidos pela portaria do Ministério do Trabalho. Nele deve ser informado o tipo de horas que o evento vai acumular, conforme lista abaixo: Horas Diurnas Normais Selecionar esta opção caso as horas acumuladas no evento forem efetuadas no período diurno em regime normal. Horas Noturnas Normais Selecionar esta opção caso as horas acumuladas no evento forem efetuadas no período noturno em regime normal. Horas Extras Diurnas - Selecionar esta opção caso as horas acumuladas no evento forem efetuadas no período diurno em regime extra (horas efetuadas além da carga horária contratada). Horas Extras Noturnas - Selecionar esta opção caso as horas acumuladas no evento forem efetuadas no período noturno em regime extra (horas efetuadas além da carga horária contratada). Horas Faltas Selecionar esta opção caso as horas acumuladas no evento referenciarem horas faltas. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 12

13 Banco de Horas Positivo Selecionar esta opção caso as horas acumuladas no evento referenciarem horas positivas do banco de horas. Banco de Horas Negativo Selecionar esta opção caso as horas acumuladas no evento referenciarem horas negativas do banco de horas. Outros Selecionar esta opção caso as horas acumuladas no evento não contemplarem nenhum dos tipos relacionados acima. Situações Nesta opção é feito o cadastramento de todas as situações em que se encontram os colaboradores da empresa. Basicamente a tabela é composta por situações de trabalho, extras, faltas e afastamentos. Acesse o menu Cadastros > Situações; Clique em Incluir ou Editar e abrirá a tela de cadastro: Descrição Informar um nome para a situação. Este nome será apresentado em todas as telas de cadastramento e relatórios emitidos. Evento Informar qual evento será o acumulador desta situação. Tipo Indica qual tipo da situação, conforme lista abaixo: Normal; Afastamento; Demissão; Férias; Gera exceção Indica se a situação deve ser listada no relatório de ocorrências, que é enviado para as chefias. Geralmente as situações de extras e ausências são consideradas exceções, pois a chefia deve tomar uma decisão sobre elas. As situações de afastamento, férias, trabalho normal, geralmente não são consideradas exceção, pois a chefia não necessita mais tomas uma decisão. Se a situação for considerada exceção, na tela de acertos do colaborador será mostrado um indicador na data em que tiver sido apurada a situação de exceção. Faixas Diárias É possível determinar limites diários (faixas) para considerar as horas na situação. As faixas diárias podem ser padrão para todos os dias, ou específicas para cada dia da semana. Por exemplo, quando a quantidade de horas extras 60% ultrapassar 2 horas no dia (qualquer dia da semana), a diferença devera ser paga em horas 75%. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 13

14 Para efetuar a configuração é necessário selecionar a situação de horas 60%, por exemplo, efetuar a edição, indicar que será padrão para todos os dias, informar o número de faixas desejadas, informar a quantidade máxima de horas, e a situação que deverá ser gerada caso as horas ultrapassem o máximo indicado. É possível executar o mesmo procedimento, mas indicando quais dias da semana em especifico devem seguir esta configuração. Para isto é necessário selecionar a opção. Para Efetuar a inclusão, exclusão, edição, gravação e cancelamento dos dias da semana é preciso utilizar a caixa de controle. Depois de inserido, é necessário informar o dia da semana, a quantidade máxima de horas e a situação que deverá receber o excedente. Faixas Semanal Da mesma forma que as faixas diárias é possível informar faixas semanais para determinar limites para a situação. Por exemplo, quando as horas realizadas na situação forem maiores que 43 horas semanais, o excedente será computado na situação Extras 100%. Faixa Mensal Em faixa mensal é possível configurar uma determinada situação para que ao atingir o limite de horas definido comece a contabilizar em uma nova situação. Centro de Resultado Nesta opção são informados agrupadores para identificar e associar os colaboradores a locais que representem sua localização física na empresa. Posteriormente no cadastro de usuários serão informados quais centros de resultado o mesmo poderá acessar, limitando o acesso do usuário somente as informações dos colaboradores associados a esses centros de resultado. Acesse o menu Cadastros > Centros de Resultado; Clique em Incluir e a tela de cadastro abrirá. O campo Descrição é de preenchimento obrigatório. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 14

15 Tipos de Contrato Nesta opção são informados os tipos de contrato de trabalho que a empresa utiliza. Acesse o menu Cadastros > Tipos de Contrato; Clique em Incluir ou Editar e a seguinte tela será apresentada: O campo Descrição é de preenchimento obrigatório. Relógio de Ponto Nesta opção são informados os equipamentos para coleta de marcações. Cada equipamento necessita de configuração inicial para exercer a comunicação. Acesse o menu Cadastros > Relógio de Ponto; Clique em Incluir e a tela de cadastro abrirá. Número Informar número de identificação do Equipamento; Descrição Informe descrição para identificação do equipamento no sistema; Equipamento Selecionar o tipo de equipamento (Relógio ou catraca); Modelo Selecionar o modelo do equipamento cadastrado; Versão Informar a verão do equipamento; Comunicação Selecionar o tipo de comunicação do equipamento (Serial, TCP/IP ou USB); Porta Caso o tipo de comunicação for TCP/IP, informar neste campo a porta de comunicação; Velocidade Caso o tipo de comunicação for serial, informar a velocidade de comunicação do equipamento. Modo de Operação Informar se a comunicação é On-Line ou Off-Line; IP Caso o tipo de comunicação for TCP/IP, informar neste campo o IP do equipamento; Mascara Sub Rede Informar o numero da mascara da rede; IP Roteador Informar o numero do Gateway da rede; Senha do REP Informar a senha do REP caso tenha sido cadastrado no equipamento; N. Serial Informar neste campo o número serial do equipamento; Empresa Relacionar a empresa cadastrada ao equipamento; Justificativas Nesta opção são informadas as justificativas que deverão ser utilizadas durante a rotina de acertos de situações, caso seja necessário efetuar alteração ou inclusão de batidas, conforme previsto pela portaria Acesse o menu Cadastros > Justificativas; Clique em Incluir e a tela de cadastro abrirá. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 15

16 O campo Justificativa é de preenchimento obrigatório. Horários Nesta opção devem ser cadastrados todos os horários em que os colaboradores irão trabalhar. O sistema utiliza este cadastro como base para o calculo das horas de trabalho, falta, extras, etc. Os horários são subordinados a escalas de horários, portanto, um colaborador pode ter vários horários dentro de uma única escala. Acesse o menu Escalas > Cadastro de Horários; Clique em Incluir ou Editar e a seguinte tela será apresentada: Na primeira guia (Definições) são definidas as configurações do Horário: Descrição Informar a descrição do Horário criado. Dica: Identificar com o maior número de características possíveis para facilitar a busca e identificação do horário posteriormente. Tipo - Informar o tipo de Horário desejado, sendo: Horário Flexível É um tipo de horário em que o colaborador pode iniciar e encerrar o seu horário antes ou depois do horário combinado contratualmente, desde que ao final do dia de trabalho a quantidade de horas total tenha sido cumprida. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 16

17 Horário Rígido Os colaboradores com este tipo de horário devem cumprir rigorosamente o estabelecido na definição dos horários, qualquer batida que não estiver dentro dos limites apresentados é considerada uma ocorrência. Separação das Marcações - A cada marcação lida, o sistema realiza um calculo para verificar a que dia pertence à marcação. O resultado deste calculo é chamado limite da separação. Para alterar esse limite informe neste campo a quantidade de horas e o sinal (Adição ou subtração) para redefinição. Para Utilizar o Padrão, deixe este campo em branco. Usar intervalos pré-assinalados Gera as marcações do intervalo automaticamente durante o processo de apuração. Utilizado apenas quando não existe a possibilidade do funcionário registrar o ponto no intervalo. Eventos Automáticos Utiliza-se em casos que é necessário a geração de algum evento especifico todos os dias que utilizam o horário. Guia Horários: Na segunda guia (Horários) definimos os horários que vão compor o período contratual do colaborador. Os horários são compostos por períodos, sendo necessário informar os campos Entrada e Saída de cada período conforme necessidade. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 17

18 No campo sendo completado. o sistema informa a carga horária conforme o cadastro vai Escalas A escala determina qual a rotina de trabalho de cada colaborador, agrupando os horários em que o colaborador irá trabalhar. Todos os colaboradores são associados a uma escala. Acesse o menu Escalas > Cadastro de Escalas; Criar uma Nova Escala: Selecionar e posteriormente o botão Existem dois tipos de escala para a escolha: Escala Normal Esta é uma escala continua, onde o sistema segue respectivamente os horários para cada dia da semana. É o tipo de escala mais utilizado. Exemplo : Escala com horário administrativo, inicia-se numa segunda-feira e termina no domingo e todas as semanas terão os mesmos horários. Escala Personalizada Esta é uma escala cíclica, onde é necessário informar uma sequencia de horários. Escalas personalizadas são utilizadas principalmente para vigias. Escala Normal Para criar uma escala normal selecione e posteriormente o botão. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 18

19 Nome breve descrição que facilite o manuseio das escalas. É importante criar nomes significativos para ajudar em buscas posteriores. Separação das marcações em dias de descanso ou DSR executa a mesma função do Item Separação de Marcações do cadastro de horários, mas somente é executado em marcações realizadas em dias de Descanso ou DSR. Somente deve ser utilizado em casos de erro na alocação de marcações nestes dias. Tolerâncias para Marcação definem o limite que o sistema deve ignorar na geração de extras/ faltas realizadas nas entradas e saídas do colaborador. Utilize o botão para continuar. Na tela seguinte deve-se atribuir um horário para cada dia da semana, podendo ser digitado o código do horário ou clicando no botão para selecionar um horário. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 19

20 Use o botão para continuar. Nesta etapa é possível verificar os horários atribuídos a cada dia da semana. Caso os dados estejam de acordo com o esperado utilize o botão para finalizar a criação da escala normal. Escala Personalizada Para criar uma escala personalizada selecione e posteriormente o botão. Nome breve descrição que facilite o manuseio das escalas. É importante criar nomes significativos para ajudar em buscas posteriores. Ignorar Feriados Indica se o Feriado e considerado um dia normal de trabalho. Tolerâncias para Marcação definem o limite que o sistema deve ignorar na geração de extras/ faltas realizadas nas entradas e saídas do colaborador. Utilize o botão para continuar. Nesta tela é possível adicionar ou excluir horários. Para adicionar um horário, pressione o botão, selecione um horário e pressione o botão para atribuí-lo a escala: Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 20

21 É permitido atribuir quantos horários forem necessários. Lembrando que o sistema irá efetuar ciclos com os horários cadastrados. Depois de atribuído os horários, o cadastro deve ficar semelhante ao abaixo: Utilize o botão para continuar. Nesta etapa é possível verificar os horários atribuídos à escala. Caso os dados estejam de acordo com o esperado utilize o botão finalizar a criação da escala personalizada. para Funcionários Esta opção apresenta o cadastro de dados individuais e demais informações dos colaboradores. Acesse o menu Funcionário > Cadastro de Funcionários; Clique em Incluir ou Editar e a seguinte tela será apresentada: Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 21

22 N o Crachá - Informar o Número do crachá do colaborador, o sistema irá configurar a máscara conforme configuração realizada no cadastro da empresa. Ativo Indica se o colaborador está ativo no sistema. Geralmente o colaborador é desativado depois de sua demissão. Estagiário Informa se o funcionário está contratado como estagiário e não contenha PIS. Nome Informar o nome completo do colaborador. Escala Selecionar a Escala a ser cumprida pelo colaborador. Esta opção só será liberada durante a inclusão do colaborador. Para efetuar posteriores trocas de escala, será necessário acessar via programação ou histórico de Escalas (Será abordado mais a frente neste manual). Apuração Selecionar o perfil de apuração para o colaborador conforme definido no cadastro de perfis de apuração. Marcações Informar a data de inicio das marcações do colaborador no sistema. Este campo indica ao sistema a data de inicio para os cálculos de apuração do colaborador. Nascimento Informar a data de nascimento do colaborador. Admissão Informar a data de admissão do Colaborador. Demissão Este campo é alimentado automaticamente quando efetuada a demissão do colaborador no sistema. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 22

23 Na guia Dados Pessoais, pode-se informar dados respectivos a filiação e diversos campos de aspecto pessoal do colaborador. O campo Sexo é obrigatório. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 23

24 A guia Posição é responsável por armazenar dados referentes à posição do colaborador na empresa e documentos diversos. Empresa Selecionar a empresa do colaborador. Centro de Resultado Selecionar o centro de resultado a qual o colaborador pertence. Cargo Selecionar o cargo ocupado pelo colaborador. Setor Selecionar o setor do colaborador. Seção Selecionar a Seção do colaborador. Informar os documentos pertinentes ao Funcionário. Contrato de Trabalho Opcional, Informar o tipo do contrato, conforme cadastrado na tabela de contratos de trabalho. Caso necessário, informar a data final do contrato e prorrogação do mesmo, caso exista. Na guia Adicional podem ser adicionados dados referentes a CNH, configurações de acesso para o módulo do Ponto Web e código da folha de pagamento do funcionário. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 24

25 Na guia Financeiro podem ser adicionados dados referentes à remuneração, conta, agencia e adicional de salário. Clicando no botão abrirá a tela de Histórico de Alteração Salarial aonde pode ser adicionado uma Nova Alteração, Excluir ou verificar o relatório de alterações. Para incluir uma nova Alteração de salário clique em Nova Alteração e a seguinte tela será exibida: Data Data da alteração salarial. Novo Salário Indicar o novo salário do funcionário. % Alteração O Sistema indicará o percentual da alteração. Valor Alteração O sistema indicará o valor da alteração em relação ao salário atual. Motivo Informar o motivo da alteração. Justificativa Campo para qualquer observação caso necessário, não é obrigatório. Na guia Foto é possível incluir uma foto do colaborador previamente gravada, ou capturar através de uma Webcam. Na guia Dependentes pode ser cadastrado os dependentes do funcionário. Para isto basta clicar em Incluir e preencher os dados necessários. (Disponível apenas na versão MASTER) Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 25

26 Envio de Informações Enviar Empregador e Empregados Após realizar cadastro do Empregador e de funcionários novos deve-se enviar para o equipamento REP. A forma de envio depende de qual equipamento a empresa utiliza, pode ser por rede ou através de pen drive. Acesse o Menu Ferramentas > Comunicação REP > Envio de Informações. A seguinte tela será apresentada: Procedimento: Empregador Na aba Empregador aparecera a empresa cadastrada para envia-la clique no botão Enviar. Caso deseja visualizar qual empregador esta registrado no REP clique em Visualizar. Empregados: Clicando na aba Empregados a seguinte tela será apresentada: Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 26

27 Os funcionários que estiverem com a caixa marcada serão enviado para o REP. Na opção Verifica Digital indica se será obrigatório o funcionário registrar o ponto com a Digital. Em Operação existe 3 opções: Inclusão Funcionário será incluso no REP; Edição Cadastro do funcionário será editado no REP; Exclusão Funcionário será excluído do REP; Clicando em Enviar a lista de funcionários selecionados serão enviados. Clicando em Visualizar pode visualizar quais funcionários estão cadastrados no REP. Caso o envio for através do pen drive, deve colocar o pen drive na máquina e ao clicar em Enviar, localizar o pen drive para salvar o arquivo dentro do mesmo e depois atualizar os dados no REP. Cálculos Cadastro de Períodos de Apuração Nesta opção devem ser cadastros os períodos em que a empresa apura o ponto dos colaboradores. Esse período pode ser do inicio ao fim de cada mês, ou ser do dia 16 de um mês a 15 de outro mês, fica a critério da empresa definir seu período de apuração. Acesse o menu Movimentos > Período > Cadastrar; Clique em Incluir ou Editar e a seguinte tela será apresentada: Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 27

28 Mês Ref. Informar o mês de referência do período, ou seja, o mês no qual pertence a folha a ser cadastrada. Ano Re. Informar o ano de referência do período. Descrição Informar uma breve descrição do período. Data inicial Informar a data inicial para apuração do período. Data final Informar a data final para apuração do período. Data Acerto Informar a data máxima que o sistema deve manter as opções de acerto de ponto disponíveis aos gestores. Após a data informada neste campo o sistema bloqueia todas as opções de acerto, para que as informações possam ser exportadas para folha de pagamento sem que ocorram divergências posteriores por acertos efetuados após a geração das folhas. Com. Folha Período de competência da folha de pagamento. Utilizado apenas em empresas que tem integração com folha de pagamento. Bloqueado para Solicitações WEB Refere se a empresas que utilizam o modulo Ponto Web. Seleção do Período de Apuração Esta opção possibilita trocar o calculo de apuração. Quando o período de calculo é trocado, todo os sistema se adapta para este calculo, relatórios, apuração entre outros. Durante a inicialização do sistema, é selecionado por padrão o período cadastrado no mês corrente, ou caso não exista, é selecionado o ultimo período cadastrado. Acesse o menu Movimentos > Período > Selecionar; Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 28

29 Para selecionar um período é necessário clicar duas vezes sobre a linha selecionada. No rodapé do sistema é indicado qual período está selecionado no sistema. Importação de Batidas Importação de batidas - REP Nesta opção é realizada a importação das batidas realizadas nos equipamentos REP. A importação só estará disponível após o cadastro e configuração dos equipamentos através do cadastro de relógio ponto. Acesse o menu Ferramentas > Comunicação REP > Coleta de Marcações ; Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 29

30 É possível visualizar o número, descrição, data da ultima importação e status dos equipamentos cadastrados. Existe a possibilidade de visualizar um LOG do andamento da coleta através do botão. Neste LOG são exibidos todos os passos e possíveis erros ocorridos durante o procedimento de coleta. Para Iniciar a coleta de REP s através da rede, marque quais equipamentos serão coletados na opção e pressionar o botão. Se a coleta for concluída com sucesso o status do equipamento será alterado para Concluído e se o mesmo ocorrer em todos os equipamentos a tela de apuração será exibida. Caso contrário o equipamento que gerar algum tipo de problema terá seu status alterado para ERRO, e a tela de apuração não será exibida. Devido à possibilidade das marcações de um mesmo colaborador serem efetuadas em equipamentos diferentes, os sistema realiza a importação em duas etapas. Primeiramente transfere as marcações de todos os relógios para uma tabela primária conforme foram registradas, e posteriormente realiza o agrupamento e alocação. Também existe a possibilidade de realizar a importação através de um arquivo texto do tipo AFD ou arquivo de Dados extraído diretamente do equipamento REP. Para executar o procedimento pressione o botão Aguarde o término da importação., e logo após localizar o arquivo a ser importado. Durante a coleta e alocação das marcações podem ser encontrados erros que permitam uma alocação parcial, ou até mesmo uma falha geral da importação. Para visualizar esses problemas, e efetuar uma possível correção pressione o botão. A seguinte tela será apresentada: Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 30

31 É possível visualizar dados como a data, hora e usuário que iniciou o procedimento. Também é possível visualizar quantos registros foram processados e a quantidade de erros gerados, como também o tipo de importação, que pode ser do equipamento ou de arquivo que será abordado mais a frente neste manual. Na segunda parte é possível visualizar a situação de importação de cada equipamento processado: Na terceira e ultima parte são exibidos os erros ocorridos no equipamento selecionado. É possível realizar agrupamento de informações clicando e arrastando a coluna desejada para a área indicada na cor laranja. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 31

32 Caso os erros ocorridos forem do tipo alocação, é possível após a correção dos mesmos, efetuar o reprocessamento pressionando o botão. Em caso de possíveis erros na organização das marcações coletadas e alocadas, pode ser efetuado o procedimento de Realocação novamente. A realocação de marcações desfaz todos os acertos efetuados no período informado. Apuração Os cálculos de apuração das horas são realizados nesta opção. O procedimento correto é efetuar a leitura das marcações sempre após ter feito as programações e as alterações nos cadastros, e em seguida executar o calculo de apuração. Acesse o menu Movimentos > Calculo > Apuração; Apurar até a data Deve ser informada a data fim de apuração. Geralmente é a data final das marcações importadas do relógio. O sistema realiza os cálculos a partir da data da ultima apuração até a data informada neste campo. É possível verificar o andamento da apuração (Log) pressionando o botão. Para iniciar a apuração pressionar o botão apresentada a tela de Apuração Realizada Com Sucesso.. Após o término do calculo será Recalculo da Apuração O recalculo pode ser processado para os colaboradores após o calculo da apuração. Geralmente é utilizado quando se faz necessário alterações nos cadastros, posteriores ao calculo de apuração. Acesse o menu Movimentos > Calculo > Recalculo; Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 32

33 Data Inicial Informar a data inicial para o recalculo. Data Final Informar a data final para o recalculo. Recalcular para todos os Colaboradores Ativos Selecionar esta opção quando é necessário recalcular para todos os colaboradores ativos no sistema. Caso o recalculo for específico para alguns colaboradores utilizar o botão para selecionar os colaboradores desejados. Recalcular dias Alterados Selecionar esta opção para recalcular dias em que foram efetuados acertos manuais. Caso não seja selecionado o sistema ignora estes dias, mantendo os acertos. Para iniciar o recalculo pressionar o botão. Acertos Nesta opção podem ser realizados os acertos necessários nas situações que foram calculadas no calculo de apuração. Acertos individuais Essa opção permite a consulta e o acerto individual das marcações e situações dos colaboradores. Geralmente é efetuado após a manifestação das chefias de cada setor sob a apuração. Por exemplo, se uma falta é injustificada ou não. O acerto pode ser feito de duas formas: Acerto Simples e Acerto Avançado. Fica a critério do usuário qual forma preferir. Acesse o menu Movimentos > Acertos > Colaborador > Simples; A seguinte tela será apresentada: Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 33

34 As datas Inicial e final são informadas automaticamente pelo sistema conforme período de apuração selecionado. Para visualizar os dados selecione o colaborador desejado ou digite seu código no campo e pressione o botão. Depois de selecionado o colaborador desejado, a tela visualizada ficará semelhante a esta: Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 34

35 Na grid de acertos são apresentados os seguintes campos: O primeiro item indica se existe alguma exceção na data. No cadastro de situações existe um campo que define se a mesma é exceção ou não. Geralmente são exceções as extras não autorizadas, faltas, atrasos e situações em que as chefias devam manifestar-se. Os dois próximos campos indicam a data e dia das marcações. O Campo Marcações mostra as marcações ou a situação apurada na data. Os próximos campos apresentam os totalizadores de horas definidos nas configurações da empresa para relatórios espelho. Através desta tela também é possível visualizar os relatórios espelho do colaborador selecionado. Para isso pressione o botão apresentada:, e logo após selecione o relatório desejado na lista Para iniciar o Acerto de ponto para o colaborador clique duas vezes na linha desejada na grid de Acertos. A tela abaixo será apresentada: Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 35

36 No cabeçalho da tela são exibidos os dados relativos ao colaborador selecionado, tais como, nome, setor, horário, situação e etc. Na guia de Marcações são exibidas as batidas realizadas na data. Tipo Informa o Tipo da marcação relaciona. Este campo possui 3 opções: I indica quando a marcação foi incluída manualmente pela empresa; O Indica quando a marcação foi originada do REP, ou seja, é uma marcação original; D Indica quando a marcação foi desconsiderada pela empresa; Data Imp. Indica a data de importação da marcação, ou seja, a data em que foi efetivamente registrada no equipamento. Quando a marcação for incluída manualmente, este campo será vazio. Data Jornada Indica a data da jornada na qual pertence á marcação. Em alguns casos a data da Jornada pode ser diferente da data de importação, geralmente quando a jornada de trabalho do colaborador inicia em um dia e termina em outro, mas para fins da calculo elas são consideradas pela data de entrada. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 36

37 Marcação Indica a marcação realizada. Justificativa Este campo passa a ser obrigatório quando a marcação for incluída manualmente (I) ou for desconsiderada (D) pela empresa. A justificativa pode ser digitada diretamente no campo, ou selecionada conforme pré cadastro realizado na tela de Cadastro de Justificativas. Na parte inferior da guia temos a barra de ferramentas de acerto das marcações, ela facilita o processo de correção: Inclusão de Marcações Quando pressionado cria uma nova linha na grid para a inclusão de uma marcação que não foi realizada pelo colaborador. O campo Data jornada é informado automaticamente pelo sistema, restando como obrigatórios os campos Marcação e Justificativa. Exclusão de Marcações Realiza o procedimento de exclusão da marcação selecionada. Só será permitida a exclusão das marcações do tipo I Incluída. Edição de Marcações Permite a edição da linha selecionada. Para marcações do Tipo O original e D Desconsiderada será permitido somente a alteração do tipo ou da justificativa no caso do tipo D. Caso a Marcão for do tipo I Incluída, também é permitido a alteração da batida. Após o término das alterações é necessário pressionar o botão ferramentas, para que o procedimento seja confirmado e concluído. que surge na barra de - Mover para o dia anterior Permite mover a marcação selecionada para o dia anterior, ou seja, troca a data da jornada para o dia anterior. - Mover para o dia posterior - Permite mover a marcação selecionada para o dia posterior, ou seja, troca a data da jornada para o próximo dia. Na guia Eventos são exibidos os eventos apurados pelo sistema para a data: Horas Indica a quantidade em horas apuradas para os Eventos. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 37

38 Situações Indica as situações apuradas para a data. É possível alterar a quantidade de horas e a situação gerada, alterando diretamente sob a grid ou pressionando os botões de Edição,,. Esse processo volta ao original quando é Reprocessado ou recalculado. Na parte inferior da tela temos os controles de manipulação de tempo e apuração: Dia Anterior Move a data de acerto atual pelo dia anterior. Próximo Dia Move a data de acerto atual para o próximo dia. Reprocessar Efetua o reprocessamento da apuração na data. Todos os acertos efetuados nas situações serão apagados e recalculados. A barra de ferramentas Ações, localizada a direita da tela, possibilita a execução de vários procedimentos que auxiliam o processo de acerto: Abono Permite abonar horas extras ou horas faltas. Na tela o usuário irá escolher entre abonar horas Faltas ou horas Extras e preencher a quantidades de horas a serem abonadas. Observação: Com está opção também é possível fazer o lançamento de um segundo afastamento para o funcionário, basta selecionar a nova situação a qual será trocada pela quantidade de horas informadas no abono. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 38

39 Horário Permite a alteração do horário do colaborador na data. Deve-se escolher o horário desejado para o dia e salvar para alterar. Afastamento Permite a inclusão de afastamento para o Colaborador. Para incluir o afastamento deve-se escolher a situação, a data inicial e data final. Se o afastamento for de um dia inteiro ou mais dias não tem a necessidade de colocar hora inicial e hora final, pois o sistema considera para o dia todo caso contrario colocar hora inicial, hora final e se for mais de um os mesmos horários deve marcar a opção Atribuir a Hora inicial e Final para Todos os dias do Afastamento. Em intervalo é informado se durante o afastamento teve algum intervalo. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 39

40 Escala Permita lançar uma programação de alteração das escalas para o colaborador. Informar à escala que o funcionário irá pertencer, data inicial e data final da programação. Observações Permite o cadastro de observações na data para o colaborador. Essas observações podem ser exibidas posteriormente no relatório espelho. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 40

41 Históricos Efetua o tratamento das transferências de colaboradores, podendo ser de cargos, setores ou escalas. Os dados ficam gravados em um histórico, que faz com que possamos emitir relatórios de processamentos antigos, tendo os colaboradores alocados conforme situação existente naquelas datas. No cadastramento do colaborador, estes registros são gravados como informações iniciais, a partir daí, as transferências aqui registradas são de suma importância para isso, devendo manter absoluta veracidade nessas informações. Muitos relatórios ou cálculos podem ficar com erros, caso estes dados estejam incompletos ou conflitantes com a data de admissão dos colaboradores. Escala As transferências de escalas dos colaboradores devem ser efetuadas através desta opção. A escala determina qual a rotina de trabalho de cada colaborador. Acesse o menu Históricos > Individuais > Escalas; Clique em Incluir e abrirá uma nova tela para inclusão: Colaborador Selecionar o colaborador que terá a escala alterada. Nova Escala Selecionar a nova escala para o colaborador. Data Alteração Informar a data de transferência da escala do colaborador. A partir da data informada neste campo passa a valer a nova escala. Cargo Permite efetuar alterações ou promoções de cargos. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 41

42 Acesse o menu Históricos > Individuais > Cargo; Clique em Incluir ou e abrirá uma nova tela para inclusão: Colaborador Selecionar o colaborador. Novo Cargo Selecionar o novo cargo para o colaborador. Data Alteração Informar a data de alteração do cargo. Setor Esta opção permite alterar o histórico do setor de trabalho do colaborador. Acesse o menu Históricos > Individuais > Setor; Clique em Incluir e abrirá uma nova tela para inclusão: Colaborador Selecionar o colaborador. Novo Setor Selecionar o novo setor para o colaborador. Data Alteração Informar a data de alteração do setor. Abono Esta opção permite fazer lançamentos de abonos referente a horas faltas ou horas extras. Acesse o menu Históricos > Individuais > Abonos; Clique em Incluir para abri a tela de cadastro: Colaborador Selecionar o colaborador. Data Abono Informar a data do abono. Quantidade de horas Informar a quantidade de horas a serem abonadas. Abonar Selecionar o tipo de abono, Faltas ou Extras. Empresa Esta opção permite trocar o funcionário de empresa criando um histórico das trocas de empresa. Acesse o menu Históricos > Individuais > Empresa; Clique em Incluir para abrir a tela de cadastro: Colaborador Selecionar o colaborador. Nova Empresa Selecionar qual será a nova empresa de trabalho. Data Alteração Selecionar a data que será a alteração. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 42

43 Histórico Coletivo de Escala Permite o cadastramento coletivo de Escalas. Acesse o menu Históricos > Coletivos > Escala; Escala - Selecionar a nova escala para os colaboradores. Data de Alteração - Informar a data de transferência da escala dos colaboradores. A partir da data informada neste campo passa a valer a nova escala. Para selecionar os colaboradores que terão a escala alterada pressionar o botão. Para concluir a alteração coletiva pressione o botão. Programações As programações têm como principal característica o fato de serem provisórias, isto é, são válidas apenas por um período determinado, depois retorna a situação normal do colaborador. Afastamento Permite informar os afastamentos dos colaboradores. Os afastamentos serão automaticamente incluídos nas gerações de horas. O sistema controla a sobreposição de afastamentos, emitindo uma mensagem de erro ao encontrar esta situação. Acesse o menu Programações > Individuais > Afastamentos; Clique em Incluir e abrirá uma nova tela para inclusão: Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 43

44 Colaborador Selecionar o Colaborador. Situação Informar a situação de Afastamento ou férias. Data Inicial Informar a data inicial do Afastamento. Depois de informada a data inicial, o sistema solicita automaticamente a quantidade de dias do afastamento, através do campo, e quando informado alimenta, automaticamente a data Final. Data Final Quando não informado a quantidade de dias do afastamento, informar a data final através deste campo. Hora Inicial Informar a hora inicial do afastamento. Deixar em branco para considerar somente as datas. Data Final Informar a hora final do afastamento. Deixar em branco para considerar somente as datas. Intervalo Caso necessário descontar horas de intervalo do afastamento, informar neste campo. Atribuir a Hora Inicial e Final para Todos os Dias do Afastamento Quando a data inicial e final ocorrerem em dias diferentes, e for informada uma hora inicial e final, o sistema por padrão, utiliza a hora inicial no primeiro dia e a hora final no ultimo dia do afastamento, deixando os dias intermediários com afastamento completo. Marcar este campo caso seja necessário atribuir a hora inicial e final para todos os dias informados entre a data inicial e final. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 44

45 Troca de Escala Neste item são programadas as trocas de escalas dos colaboradores, quando de caráter provisório. No caso de troca permanente, deve-se realizar uma transferência de escala (Histórico). Acesse o menu Programações > Individuais > Troca de Escala; Clique em Incluir e abrirá uma nova tela para inclusão: Colaborador Informar o Colaborador. Escala Informar a nova escala provisória. Data Inicial Informar a data inicial da programação. Data Final Informar a data final da programação. Troca de Horário Neste item são programadas as trocas de horários dos colaboradores, válidas somente por um dia. No caso de vários dias, pode-se realizar uma programação para cada dia ou programar uma troca de escala. Acesse o menu Programações > Individuais > Troca de Horário; Clique em Incluir e abrirá uma nova tela para inclusão: Colaborador Informar o Colaborador. Horário Informar o novo horário. Data Informar a data para troca de horário. Pontes Pontes são trocas, invertendo os horários a serem cumpridos em duas datas. O sistema apenas faz a troca de horário dos dias programados. Acesse o menu Programações > Individuais > Pontes; Clique em Incluir e abrirá uma nova tela para inclusão: Colaborador Informar o colaborador. Data horário 1 Informar a primeira data cujo horário será trocado. Com esta programação, o horário que seria cumprido nesta data, deverá sem cumprido na data informada no campo Data horário 2. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 45

46 Data horário 2 Informar a primeira data cujo horário será trocado. Com esta programação, o horário que seria cumprido nesta data, deverá sem cumprido na data informada no campo Data horário 1. Programações Coletivas de Afastamentos Acesse o menu Programações > Coletivas > Afastamentos; Situação - Informar a situação de Afastamento ou férias. Data Inicial Informar a data inicial da programação. Data Final Informar a data final da programação. Para selecionar os colaboradores pressionar o botão. Para concluir a programação coletiva pressione o botão. Programação Coletiva de Troca de Escala Acesse o menu Programações > Coletivas > Troca de Escala; Escala Informar a Escala. Data Inicial Informar a data inicial da programação. Data Final Informar a data final da programação. Para selecionar os colaboradores pressionar o botão. Para concluir a programação coletiva pressione o botão. Programação Coletiva de Troca de Horário Acesse o menu Programações > Coletivas > Troca de Horário; Horário Informar o Horário. Data Informar a data. Para selecionar os colaboradores pressionar o botão. Para concluir a programação coletiva pressione o botão. Programações Coletivas de Ponte Acesse o menu Programações > Coletivas > Ponte; Data Horário 1 Informar a data de troca pela data do horário 2; Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 46

47 Data Horário 2 Informar a data de troca pela data do horário 1; Para selecionar os colaboradores pressionar o botão. Para concluir a programação coletiva pressione o botão. Programações Coletivas Observações Nesta opção é possível lançar uma observação no espelho ponto de todos os funcionários ao mesmo tempo. Acesse o menu Programações > Coletivas > Observações; Data Selecionar a data que será a observação. Descrever a observação no campo em branco. Para selecionar os colaboradores pressionar o botão. Para concluir a programação coletiva pressione o botão. Banco de Horas A rotina de banco de horas funciona da seguinte forma: Primeiramente é necessário cadastrar o banco de horas, os períodos, as situações, os eventos e as abrangências do banco. O calculo do banco de horas é realizado na apuração das situações, onde são gerados os lançamentos das horas extras e faltas no banco. Cadastro Acesse o menu Movimentos >Banco de Horas > Cadastro; Clique em Incluir ou Editar e a seguinte tela será apresentada: Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 47

48 Na primeira guia Principal são apresentados os dados iniciais para cadastro do Banco de Horas: Descrição Informar uma descrição/nome para o banco de horas. Ativo Informar se o mesmo está ativo. Data Inicial Informar a data na qual se inicia o banco de horas. Data Final Informar a data de término do banco de horas. Situação de Crédito Informar a situação onde deverá ser gerada as horas positivas do banco de Horas. Geralmente é usada a situação padrão Soma Banco. Situação de Débito Informar a situação onde deverá ser gerada as horas negativas do banco de Horas. Geralmente é usada a situação padrão Diminui Banco. Max. Diário de crédito Permite informar um limite diário de horas a serem creditadas no banco. Max. Diário de débito Permite informar um limite diário de horas a serem debitadas no banco. Max. Mensal de Crédito Permite definir um limite mensal de horas que serão creditadas no banco. Max. Mensal de Débito Permite definir um limite mensal de horas que serão debitadas no banco. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 48

49 Dias para Calculo Permite definir em quais dias da semana deve ser calculado o banco de horas. Essa opção é mais utilizada em empresas que utilizam banco em alguns dias da semana, como por exemplo de segunda a sexta, e pagam horas extras nos finais de semana. Fator de acréscimo para horas positivas Nesta opção é possível informar um % a ser acrescentado nas horas positivas geradas para o banco de horas. Mediante Saldo Positivo Esta opção trabalha em conjunto com a opção anterior, acrescendo as horas informadas, somente quanto o saldo do banco do colaborador for positivo. O banco de horas é processado juntamente com a apuração das situações. Então quando o colaborador falta ao trabalho ou realiza uma hora extra, na apuração o sistema calcula estas horas em diferentes situações: Com o banco de horas a empresa pode tratar as horas extras e horas de falta através da compensação. Para isso é necessário definir o que deverá ser somado no banco e o que será diminuído no banco. Para incluir uma situação a ser considerada com banco de horas é necessário pressionar o botão. Após, deve ser selecionada a situação desejada através do campo, o sinal para calculo e caso tenha algum percentual de acréscimo na situação informar no campo o valor da porcentagem a ser adicionada. Para gravar os dados pressione. Nesta opção devem ser informados os colaboradores que deverão fazer parte do banco de horas. Utilize os botões centrais para adicionar ou remover os colaboradores. Em Limites Diários podem-se configurar quais valores Máximo de Debito ou Credito serão definido por dia da semana. Lançamentos Manuais Os Lançamentos Manuais servem descontar ou adicionar horas ao banco de forma manual em situações especificas. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 49

50 Acessar o menu Movimentos > Banco de horas > Lançamentos Manuais; Clicar em Incluir e a seguinte tela de lançamento irá abrir: Colaborador - Selecionar o funcionário que receberá o lançamento. Data Data referente ao lançamento. Quantidade Informar a quantidade de horas a serem lançadas. Tipo de Lançamento Selecionar se o lançamento será de horas Positivas ou Horas Negativas. Lançamentos Manuais Coletivos Faz um lançamento manual no banco de horas de todos os funcionários ou apenas funcionários selecionados. A quantidade de horas e o tipo de lançamento será idêntico para todos os funcionários selecionados. Acessar o menu Movimentos > Banco de horas > Lançamentos Manuais Coletivos; Data Data referente ao lançamento. Quantidade Informar a quantidade de horas a serem lançadas. Tipo de Lançamento Selecionar se o lançamento será de horas Positivas ou Negativas. Para selecionar os colaboradores pressionar o botão. Para concluir a programação coletiva pressione o botão. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 50

51 Relatórios Funcionários Esta opção apresenta diversos relatórios relacionados diretamente com os colaboradores. Acesse o menu Relatórios > Funcionários Listagem de Funcionários Nesta opção é possível acessar relatórios com dados específicos do cadastro dos colaboradores: Basta selecionar o tipo do relatório, informar as opções e pressionar o botão. Funcionários por Escala Nesta opção é possível visualizar os colaboradores agrupados por escala. Marcações por Funcionário Nesta opção é possível visualizar as marcações realizadas pelos colaboradores. É necessário informar a data inicial, data final e os colaboradores. Troca de horários Nesta opção é possível visualizar as trocas de horários dos colaboradores. É necessário informar a data inicial, data final e os colaboradores. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 51

52 Apuração Nesta opção é possível visualizar todos os eventos apurados para os colaboradores no período informado. É necessário informar a data inicial, data final e os colaboradores. Afastamentos - Total por funcionário Nesta opção e possível visualizar os afastamentos dos colaboradores. É necessário informar a data inicial e final. O campo situação é opcional. Batidas pela Data de Importação - Neste relatório é visualizado todas as marcações na data da importação. É necessário informar a data inicial e final. Cadastros Gerais Esta opção apresenta os relatórios referentes aos cadastros do sistema. Acesse o menu Relatórios > Cadastros Gerais Administrativo Nesta opção é possível visualizar relatórios administrativos e Estatísticos. Acesse o menu Relatórios > Administrativos; Espelho Ponto Nesta opção é possível visualizar os relatórios de espelho ponto disponíveis. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 52

53 Para alterar o período de visualização pressione o botão. Empresa Selecionar a empresa desejada para visualizar separado por empresas. Setor Selecionar o Setor caso queira visualizar por setor. Selecionar todos os funcionários através da opção. Layout Relatório - Informar neste campo o tipo do relatório espelho desejado. Ordem do Relatório Escolher qual ordenação da visualização. Informações Adicionais Informar quais itens adicionais devem ser relacionado no relatório. Para gerar o relatório pressione o botão. Total do Apontamento Mensal Nesta opção é possível visualizar todos os eventos apurados para os colaboradores. Para gerar o relatório pressione o botão. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 53

54 Total do Apontamento Mensal Agrupado por Semana Este relatório exibem todos os eventos apurados para os colaboradores agrupando por semana. Para gerar o relatório pressione o botão. Marcações Ímpares Nesta opção é possível visualizar todas as ocorrências de marcações impares dos colaboradores. Para gerar o relatório pressione o botão. Saldo de banco de horas Relatório emite o saldo existente no banco de horas. Pode ser configurado para visualizar por Funcionário Inicial, Funcionário Final, Empresa, Setor, Todos funcionários ou selecionar qual deseja, podendo organizar por Código ou Nome do funcionário. Para gerar o relatório pressione o botão. Abonos Nesta opção é possível visualizar os abonos lançados para os funcionários. Pode ser configurado para visualizar por Funcionário Inicial, Funcionário Final, Empresa, Setor, Todos funcionários ou selecionar qual deseja, podendo organizar por Código ou Nome do funcionário. Para gerar o relatório pressione o botão. Absenteísmo (Disponível apenas na versão MASTER) Absenteísmo é a expressão utilizada para designar as faltas ou ausências dos empregados em momentos em que estes deveriam estar trabalhando. A existência de um elevado absenteísmo é sinônimo de perda de produtividade, de lucratividade e de saúde ocupacional. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 54

55 Parâmetros do Relatório Selecionar as opções que serão comparadas com as horas normais trabalhadas. Abertura Selecionar qual forma de agrupamento. Data Indicar a data inicial e final do período de analise. Marcar a opção Utilizar 220 horas como base para horas disponíveis se a análise for baseada em 220 horas normais. Clicar em e serão gerados os gráficos para análise. Absenteísmo Análise Cubo (Disponível apenas na versão MASTER) Opção de análise anual completa com várias opções de filtros e exportação dos resultados. Ano Indicar ano inicial e final para análise. Parâmetros Selecionar as opções que serão comparadas. Clicar em filtrados e agrupados. para gerar os resultados. Depois de gerado os resultados podem serem Fiscais Esta opção gera os relatórios padrão fiscal caso a empresa receba a visita de um auditor fiscal. Acessar o menu Relatórios > Fiscais; AFDT Arquivo Fonte de Dados Tratado. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 55

56 Período Selecionar a data inicial e final solicitada. Empresa Selecionar de qual empresa será gerado o arquivo. Selecionar Funcionários Marcar quais funcionários serão enviados ou marcar a opção Todos. Clicar no botão e selecionar um local para salvar o arquivo. ACJEF Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais. Período Selecionar a data inicial e final solicitada. Empresa Selecionar de qual empresa será gerado o arquivo. Selecionar Funcionários Marcar quais funcionários serão enviados ou marcar a opção Todos. Clicar no botão e selecionar um local para salvar o arquivo. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 56

57 Consultas (Disponível apenas na versão MASTER) Funcionários Em consultas de funcionários é possível customizar relatórios com as informações que desejar referente ao cadastro do funcionário. As colunas que não desejar pode ser retirado da tela segurando a coluna e arrastando para fora do sistema: Para adicionar colunas clique no botão e abrirá a caixa com todas as colunas que podem ser relacionadas. Basta clicar na coluna que deseja e arrastar até a janela principal: Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 57

58 Os resultados podem ser filtrados de acordo com as colunas: Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 58

59 Também é possível agrupar os resultados através das colunas. Basta clicar na coluna e arrasta-la como no exemplo, agrupando por Cargo: O layout montado pelo usuário pode ser salvo clicando para uma consulta posteriormente já carregar as colunas selecionadas. Quando necessitar visualizar o modelo de consulta salva basta acessar e escolher o modelo salvo. Para gerar o relatório e imprimir acessar o menu. Para salvar o arquivo acessar e escolher os formatos entre Excel, Texto, Html e Xml. Apontamentos Mensais A consulta de Apontamentos Mensais é utilizada para visualizar todos os Eventos gerados no período selecionado. Podendo ser filtrado e escolher as colunas da mesma forma feita na consulta de funcionários. Acessar através do menu Consultas > Apontamentos Mensais; Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 59

60 Período Selecionar a data do período desejado; Colaborador - Selecionar o funcionário. Para visualizar de todos os funcionários ao mesmo tempo não precisa selecionar nenhum colaborador. Atualizar Carregar os resultados. Exportar Exporta os resultados em arquivo nos formatos Excel, Texto, Html. Imprimir Imprime os resultados da consulta. As consultas também podem ser contabilizadas conforme a coluna escolhida clicando com o botão direto do mouse no rodapé dos resultados da coluna e escolhe a formula matemática. Apontamentos Diários Nesta opção podem ser consultados os saldos dos eventos diários com escolha de Situação ou Funcionários. A consulta também pode ser filtrada da mesma forma que as outras consultadas já demonstradas. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 60

61 Acessar o menu Consultas > Apontamentos Diários; Irregularidades na Jornada Em irregularidades na jornada é consultado todas as situações que não estão de acordo com a jornada de trabalho do funcionário. Sendo marcações impares, Jornada superior a 10 Horas entre outras. Acessar o menu Consultas > Irregularidades na Jornada; Os resultados podem serem filtrados da mesma forma das outras consultas. Clicando duas vezes em cima da linha abre a tela de Acerto de Ponto caso queira fazer ajustes. Preencher Data Inicial e Data Final. Afastamentos Nesta consulta e possível visualizar todos os Afastamentos lançados aos funcionários. Também pode ser filtrado da mesma forma que as outras consultas. Preencher Data Inicial e Data Final, selecionar funcionário ou deixar em branco para consultar de todos os funcionários. Acessar o menu Consultas > Afastamentos; Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 61

62 Ferramentas Cadastro de Usuários Nesta opção devem ser cadastrados os Usuários que podem acessar o sistema. Acesse o menu Ferramentas > Usuários; Clique em Incluir ou Editar e a tela de cadastro será apresentada. Nome do usuário Informar o nome/descrição do usuário. Nome para Login Informar o nome de login para o usuário. Este nome será solicita durante o acesso ao sistema. Senha Informar a senha para o Usuário. Confirmação Confirmar a senha informada. Bloqueado Indica se o usuário deve ter o acesso bloqueado durante o acesso ao sistema. Após o cadastro do usuário, devem ser configuradas as permissões de acesso as funcionalidades de acesso. Na tela inicial do cadastro de Usuários pressione e será apresentada a tela para configurar as permissões do usuário. É necessário liberar ou bloquear a opções de operação para cada tela do sistema. Acessar Permite bloquear ou liberar o acesso a abertura da tela. Inserir Permite bloquear ou liberar a inserção de novos registros. Alterar Permite bloquear ou liberar a edição de registros. Excluir Permite bloquear ou liberar a Exclusão de registros. A última etapa para configuração do usuário é a atribuição dos Centros de Resultado que o mesmo terá acesso. Todos os colaboradores atrelados aos centros de resultado liberados para o usuário serão subordinados a ele. Para atribuir ou remover os Centros de resultado é necessário utilizar os botões centrais. Exportação de Dados É possível fazer exportações apenas das marcações que foram realizadas. Acessar o menu Ferramentas > Exportação de Dados > Marcações; Na opção Marcações (Layout Relógio) será exportado apenas os horários e datas dar marcações com o número de crachá do funcionário. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 62

63 Na opção Marcações (Layout Padrão) será exportado o arquivo com o código, nome do funcionário, data e horário das marcações. Folha de Pagamento (Disponível apenas na versão MASTER) A folha de pagamento consiste na exportação de um arquivo onde contem todos os eventos dos funcionários. Este arquivo é importado no sistema de Folha de pagamento da empresa, com isso não é necessário lançar os eventos manualmente na folha. Configurações Eventos: Os eventos que serão enviados para folha de pagamento devem ser configurados com o mesmo código que está cadastrado no sistema de folha de pagamento. Acessar menu Cadastros > Eventos; Selecionar o evento e Editar a seguinte tela abrirá: Deve marcar a opção Transmitir para Folha de Pagamento e informar em Código na Folha o mesmo código do evento utilizado no sistema de Folha de Pagamento. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 63

64 Empresa: Acessar o menu Cadastros > Empresa; Clicar na empresa e em Editar, preencher o campo Código Folha com o mesmo código que a empresa está cadastrada no sistema de Folha de Pagamento. Funcionários: Acessar o menu Funcionário > Cadastros de Funcionários; Selecionar o funcionário e clicar em Editar. Na aba Adicional preencher na opção Folha de Pagamento com o mesmo número do funcionário que está cadastrado no sistema de Folha de Pagamento. Período: Acessar o menu Movimentos > Período > Cadastrar; Selecionar o período e clicar em Editar. Preencher o campo Comp. Folha com o período de competência conforme o modelo da folha de pagamento. Layout: Acessar o menu Ferramentas > Exportação de Dados > Eventos > Layout de Exportação Vertical ou Horizontal; Os layout podem serem criados ou escolher os layout já configurados no sistema na opção Default. Exportação Para realizar a exportação do arquivo de folha de pagamento realizar o seguinte procedimento: Acessar o menu Ferramentas > Exportação de Dados > Eventos > Exportação; A seguinte tela será apresentada: Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 64

65 Período Selecionar o período de exportação. Empresa Selecionar a empresa que será exportada. Colaboradores Marcar os funcionários que serão enviados. Layout Selecionar o Layout de exportação. Arquivo Selecionar um local para salvar o arquivo. Clicar em e verificar no Log de erros se algum erro foi gerado. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 65

66 Backup É importante realizar o backup dos dados pelo menos duas vezes por semana. Para efetuar o backup é necessário informar o caminho de destino, e o tipo do backup que pode ser normal ou compactado. Para concluir pressione e aguarde o término do procedimento. Para que o backup seja solicitado sempre que o sistema for fechado, é necessário marcar a opção. Tecsmart Sistemas Ltda Todos os Direitos Reservados 66