Como participar em feiras nos mercados

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1 Câmara d Cmérci de Angra d Herísm Assciaçã Empresarial das ilhas Terceira, Gracisa e Sã Jrge Cm participar em feiras ns mercads Feiras e glbalizaçã Cm a liberalizaçã d cmérci internacinal e à luz d fenómen crescente da glbalizaçã, as PME dispõem na abrdagem as mercads externs de uma variedade de nvas pssibilidades de cmercializaçã. Cntud, para minimizar s riscs envlvids na actividade exprtadra e ter sucess, para além de pssuir uma ferta invadra capaz de fazer frente à cncrrência, as PME devem efectuar uma publicidade adequada e dispnibilizar um vast leque de serviçs as clientes. Neste cntext, a crrecta selecçã ds instruments de cmunicaçã, planeament exact e financiament das actividades prmcinais desempenham um papel imprtante. De acrd cm as tarefas e bjectivs, a participaçã em feiras especializadas internacinais e em feiras sectriais nacinais pssibilita, para além da cmparaçã de funções, qualidade, cncepçã e preç, um cntact pessal cm ptenciais clientes. Permite ainda análises exactas para determinar um ptencial mercad, preçs, capacidade da cncrrência e s canais mais eficientes, bem cm, a lgística necessária, entre utrs aspects. A Imprtância das feiras n cmérci internacinal Cm mntra ds diverss rams de actividade, as feiras transmitem uma visã geral sbre a ferta actual e, segund as empresas expsitras, servem ainda para a identificaçã das necessidades principais e ds nichs de mercad cm prbabilidades de sucess. Nã bstante cresciment da cncrrência entre s váris instruments de cmunicaçã, as feiras especializadas permanecem inalteráveis em relaçã à sua psiçã de liderança mundial. O desenvlviment das feiras levu a apareciment de empresas Full-Service ns mercads cada vez mais ambiciss e cncrrenciais. As feiras especializadas trnaram-se pnts de encntr centrais ds diverss sectres de actividade, pssibilitand diálg entre decisres, interessads e utilizadres. Assim, apesar das frtes alterações das cndições plíticas e ecnómicas glbais, as feiras cntinuam a deter uma psiçã de liderança na cmunicaçã da ecnmia. De referir que sectres independentes, cm pr exempl a metalmecânica, a electrónica e as tecnlgias de infrmaçã, limitads pel desenvlviment tecnlógic, estã a unificar-se cada vez mais Angra d Herísm Telefne: Fax:

2 Câmara d Cmérci de Angra d Herísm Assciaçã Empresarial das ilhas Terceira, Gracisa e Sã Jrge Esta tendência, bem cm a abertura das frnteiras ecnómicas, que advém da liberalizaçã mundial d cmérci, alteraram cnsideravelmente s cnteúds e significad das antigas feiras técnicas/sectriais. Em articulaçã cm uma internacinalizaçã em franca expansã, estas feiras trnaram-se bases de rientaçã glbal para prdutres e utilizadres. O api da aicep Prtugal Glbal às empresas em feiras internacinais As participações em feiras pr td mund ferecem uma grande variedade de pssibilidades. A aicep Prtugal Glbal, para além de prestar serviçs de cnsultria u acnselhament tailr made, em respsta às necessidades sentidas pelas empresas em matéria de estratégia e plans de prmçã, aprveitand knw-hw de natureza prática e a experiência acumulada sbre funcinament ds mercads e a realizaçã de acções de prmçã externa da ferta nacinal, através ds seus serviçs n país e da sua Rede Externa, também presta api às empresas nacinais presentes em feiras internacinais de cmérci. As PME cnsideram esta ajuda imprtante, pis, muitas vezes, nã pssuem s recurss de pessal adequads para planear individualmente as participações em feiras estrangeiras. O api técnic e rganizacinal cncedid pr uma entidade ficial cm knw-hw n âmbit da realizaçã das feiras é muit valrizad, de acrd cm s inquérits feits, send que a mairia das empresas intervenientes nas participações clectivas nacinais cnsideru muit psitiva a imagem transmitida nesses certames. O futur das feiras cm instrument de cmunicaçã A participaçã em feiras internacinais deve ser cncebida a médi e lng praz, uma vez que sucess de uma participaçã na feira só será recmpensad, u apenas terá retrn, frequentemente, após uma segunda u terceira participaçã. Pr iss, em temps de difícil cnjuntura, nã se deve pôr de parte uma participaçã a lng praz. Em vez de cancelar a participaçã na feira, as empresas devem sempre pnderar se nã seria melhr crtar temprariamente nalgumas despesas u gasts inerentes.stands mais pequens, sluções mais ecnómicas na respectiva mntagem e uma apreciaçã crítica rigrsa ds custs secundáris ferecem, quase sempre, ptencial para ecnmizar pssibilitand, em simultâne, a presença numa feira imprtante de md a mstrar cntinuidade n acmpanhament d mercad. Estuds feits permitem afirmar que a ecnmia das feiras cntinuu a crescer ns últims ans, mesm em fases de recessã, enquant, cmparativamente, utrs meis de cmunicaçã cm a publicidade, relações públicas e mailings, apresentaram quebras cnsideráveis Angra d Herísm Telefne: Fax:

3 Câmara d Cmérci de Angra d Herísm Assciaçã Empresarial das ilhas Terceira, Gracisa e Sã Jrge A multi-funcinalidade e a eficiência ns custs das participações nas feiras sã determinantes para este desenvlviment em cmparaçã cm utrs meis. Havend quem defenda que cnceit tradicinal de feiras, tal cm hje é cnhecid tenderá, a praz, a desaparecer, send substituíd pelas feiras virtuais, nã é expectável que estas se venham a sbrepr, na íntegra, à feira tradicinal face à vantagem que esta apresenta da interacçã pessal cm prdut, s expsitres, demnstrações e utrs visitantes. O cntact pessal prepndera neste cntext, reservand-se recurs a nvas tecnlgias sbretud para melhrar a avaliaçã da eficácia da participaçã em feiras e para gerir s cntacts prvenientes dessa participaçã, ptenciand fllw-up das feiras, área nde as PME revelam grandes lacunas. Pr tud ist, as feiras irã n futur cntinuar a ser um mtr para a internacinalizaçã / glbalizaçã da ecnmia. Critéris para a selecçã das feiras A esclha d certame deve basear-se em critéris de rentabilizaçã da participaçã que permitam avaliar ptencial máxim de sucess da acçã e seu impact, a praz, nas vendas da empresa. Muit depende ds bjectivs visads (bter cntacts de ptenciais clientes, melhrar a relaçã cm actuais imprtadres, prmver a imagem da empresa, fazer um estud de mercad u desenvlver uma actividade de benchmarking, apresentar u testar nvs prduts, etc.). Cntribuem para prcess de decisã de participar num determinad certame factres d tip: Nme da feira (prestígi) e audiência esperada (númer de visitantes). Públic mais aprximad d target da empresa (númer de visitantes crrespndentes a públic alv especificamente visad). Presença em mair u menr grau de decisres de cmpra. Esfrç de marketing feit pela entidade rganizadra da feira para prmver event. Lcalizaçã d stand e utrs cmpnentes de carácter lgístic. Checklist para a preparaçã de feiras As bas feiras internacinais cnstituem ainda um incntestável mei, eficaz e rentável, de prmçã de prduts e u serviçs em mercads em diferentes graus de desenvlviment. Tal cm em qualquer utra área de trabalh, a sua preparaçã prévia e cuidads planeament asseguram melhres resultads Angra d Herísm Telefne: Fax:

4 Câmara d Cmérci de Angra d Herísm Assciaçã Empresarial das ilhas Terceira, Gracisa e Sã Jrge As feiras que fazem parte ds circuits internacinais têm uma vantagem sbre utras acções de prmçã: a sua data de realizaçã é cnhecida cm antecedência, que permite uma adequada preparaçã e planeament. Na participaçã numa feira destacam-se quatr grandes etapas, n âmbit das quais, um cnjunt muit imprtante de tarefas e actividades tem lugar: preparaçã da participaçã na feira; participaçã n certame; fllw-up da participaçã na feira e avaliaçã de resultads. Aqui ficam algumas pistas, pr rdem sequencial, das tarefas (lista) a desenvlver para a participaçã individual numa feira: 12 a 9 meses antes da feira cmeçar (para feiras de peridicidade anual, devend, em geral, a antecedência preparatória acmpanhar a peridicidade das feiras, em funçã d respectiv históric de participaçã): Preparar um crngrama e fazer um plan, tend em cnta as dispnibilidades rçamentais, materiais e humanas. Traçar uma estratégia de marketing para a feira. Definir bjectivs e critéris de avaliaçã. Cntactar a rganizaçã da feira e slicitar regulament da feira e custs / frmuláris de: aluguer de espaç; cnstruçã de stand (pde ser cntactad um frnecedr fra da estrutura técnica da feira); plantas d recint e d pavilhã e suas especificações de cnstruçã; ligaçã eléctrica, de pnt de água e esgt; pessal de api; serviç de limpeza e vigilância; linhas de telefne, fax e Internet; inscriçã n catálg ficial da feira; cnvites e cartões de expsitr e infrmações úteis. 8 a 6 meses antes da feira cmeçar: Elabraçã de briefings para: cnstruçã d stand; envi de mstruáris; agências de viagens; elabraçã d catálg e brindes. Cnsultas a: cnstrutres de stands (de acrd cm a imagem cmunicacinal da empresa); agentes transitáris para envi de mstruáris; agências de viagens para a reserva de viagem, vists, aljament e transferes; gráficas para elabraçã d catálg e empresas de artigs publicitáris para a aquisiçã de brindes (quand necessári). Cnfirmaçã d espaç junt da rganizaçã da feira. 5 a 3 meses antes da feira cmeçar: Verificar temps e fases de execuçã d crngrama traçad inicialmente. Adjudicar as cnsultas atrás referidas Angra d Herísm Telefne: Fax:

5 Câmara d Cmérci de Angra d Herísm Assciaçã Empresarial das ilhas Terceira, Gracisa e Sã Jrge Enviar prject de cnstruçã d stand para aprvaçã da rganizaçã da feira e slicitar-lhe a seguinte infrmaçã: lista de utrs participantes inscrits e sua lcalizaçã; cnvites, cartões de mntagem/desmntagem, de expsitr, de estacinament e de credenciaçã de frnecedres durante funcinament da feira; plan de prmçã da feira e utrs serviçs u events paralels que cncrram para a prjecçã d certame. Seleccinar e preparar s mstruáris adaptads a mercad, a númer de dias que dura a feira e à cnfiguraçã d stand. 3 a 2 meses antes da feira cmeçar: Preparar s suprtes de cmunicaçã para a presença na feira (ex.psters, catálg, anúncis, banners, animaçã n stand, anúncis ns OCS, press-releases, etc.). Fazer s mailings de divulgaçã da presença na feira junt d públic alv e pré-agendar reuniões cm s clientes n stand, enviand cnvites de entrada na feira. Cnslidaçã de cargas e seu envi para a feira. 1 mês antes da feira cmeçar: Cntrataçã d pessal de api. Mntagem d stand (períd de 4 a 2 dias antes da abertura d certame). Fazer pnt de situaçã das cargas dentr d recint da feira e agendar dia e a hra de entrega n stand (nrmalmente para a véspera da abertura da feira). Acmpanhar a mntagem d stand e a expsiçã de mstruáris. Fazer frmaçã a pessal de atendiment cntratad para efeit. Obter infrmaçã sbre prgrama de inauguraçã ficial da feira. Ultimar stand. Durante funcinament da feira: Presença qualificada n stand em permanência. Dar infrmações técnicas, registar tds s cntacts relevantes estabelecids e estar preparad para frnecer preçs CIF, FAS e FOB na meda lcal. Visitar a feira, s clientes e s cncrrentes, ns temps mrts d períd de funcinament da feira e reclher infrmaçã relevante. Cumprir a agenda de reuniões estabelecida anterirmente Angra d Herísm Telefne: Fax:

6 Câmara d Cmérci de Angra d Herísm Assciaçã Empresarial das ilhas Terceira, Gracisa e Sã Jrge N encerrament da feira: Acmpanhar a desmntagem d stand. Destinar s mstruáris, fechar cntas e apresentar cumpriments. N pós-feira: Agradecer a quem visitu stand. Reunir a equipa e fazer balanç da participaçã em funçã ds bjectivs definids. Efectuar fllw-up ds cntacts estabelecids. Realizar um esfrç de marketing pós-feira para explrar a máxim ptencial da participaçã. Cntactar a entidade rganizadra e enviar cmentáris pertinentes e sugestões a adptar em edições futuras. Adptar decisões estratégicas a curt e prventura, médi prazs, em funçã da avaliaçã de resultads feita (visitantes, percentagem de decisres de cmpra, impact causad, cust pr visitante, cntacts qualificads, eventual angariaçã de encmendas, ptenciais nvs clientes, etc.). Fnte: AICEP Angra d Herísm Telefne: Fax: