Documentação do processo de Balanço de Estoque

Transcrição

1 Documentação do processo de Balanço de Estoque Tecinco Informática Ltda. Av. Brasil, º Andar Centro Cascavel PR

2 Sumário Pré-requisitos para o balanço de estoque... 3 Diminuir ao máximo as pré-notas e ordens de serviços abertas... 3 Verificar se não tem notas de saída ou entrada sem atualizar Verificar com o contador da empresa sobre quais as operações de entrada e saída devem ser usadas no balanço... 3 Geração do arquivo de balanço... 4 A empresa pode optar em fazer o fechamento de balanço Geral... 4 A empresa tem a opção de fazer o fechamento de balanço por grupos... 5 Quando a empresa optar em fazer o fechamento do balanço de algum grupo específico... 5 Emissão de listagem para contagem de estoque... 6 Lançamento contagem do balanço... 7 Listagens para conferência... 8 Relatório movimentação diária resumido BALANÇO... 9 Emissão das pré-notas Emissão das notas fiscais... 11

3 Pré-requisitos para o balanço de estoque Diminuir ao máximo as pré-notas e ordens de serviços abertas As pré-notas e ordens de serviços influenciam no balanço da seguinte maneira: Ao fazer a contagem do balanço existe pré-nota e OS em aberto, automaticamente reservam o estoque. Exemplo: Quantidade 1 no estoque, emissão da pré-nota de venda quantidade 1. Na geração do arquivo balanço EP Balanço Gera arquivo para Balanço. O item aparecerá com quantidade 0 no estoque disponível. Ao fazer a contagem do estoque EP Balanço Relatórios Contagem de Balanço, na prateleira (físico) vai ter 1 e no computador 0, logo, o usuário marcará a diferença de 1. Portanto, se por algum motivo a pré-nota é cancelada, causará inconsistência no estoque. Verificar se não tem notas de saída ou entrada sem atualizar. Se tiver alguma nota com a situação Não Atualizada, no menu: EP Notas Fiscais Cadastro de Notas Fiscais Botão Pesquisa Opção de filtro Não Atualizadas, onde deverá ser verificado qual o motivo da nota não estar atualizada e fazê-lo antes de continuar com o processo do balanço, exceto as notas fiscais de itens em trânsito. Para pesquisar as notas de entrada acesse o menu: EP Notas Fiscais Cadastro de Notas Fiscais Botão Pesquisa Opção de filtro Entrada, e para pesquisar as notas de saída acesse o menu: EP Notas Fiscais Cadastro de Notas Fiscais Botão Pesquisa Opção de fiiltro Saída. Verificar com o contador da empresa sobre quais as operações de entrada e saída devem ser usadas no balanço No momento da emissão das pré-notas e notas fiscais de diferença devem ser verificadas as operações fiscais que serão utilizadas. Isto pode ser realizado através do menu: PG Dados Fiscais Tipos de Operação. Onde os seguintes critérios devem ser conferidos: Entrada: Deve ser uma natureza de operação que calcule estoque e não calcule ICMS. Saída: Deve ser uma natureza de operação que calcule estoque e também calcule ICMS.

4 Geração do arquivo de balanço Acesse o menu: EP Balanço Gera arquivo para Balanço. Há duas formas de realizar o processo de balanço, seguem as mesmas e suas características. A empresa pode optar em fazer o fechamento de balanço Geral Não deve existir movimentação no estoque neste momento. O sistema irá solicitar os grupos para efetuar o processo, deverá ser informado conforme apresentado na imagem (do inicio ao fim). Atenção: Se depois de gerar o arquivo, houver movimentação, o sistema não vai computá-la. Os itens cancelados/substituídos que estiverem com estoque zerado não serão gerados no arquivo de balanço e também não serão emitidos nos relatórios para contagem. Após informar os grupos, apresenta-se opção: "Inicializar o Arquivo da Filial" esta opção limpa todo o conteúdo do arquivo de balanço, está deverá ser marcada.

5 A empresa tem a opção de fazer o fechamento de balanço por grupos Semelhante a anterior, porém informando grupos específicos. A opção "Inicializar o Arquivo da Filial" deverá estar marcada somente no balanço do primeiro grupo conforme figuras acima. Pois a mesma, se, habilitada, irá limpar todo o conteúdo do arquivo de balanço anterior. Quando a empresa optar em fazer o fechamento do balanço de algum grupo específico Não movimentar algum grupo selecionado, e o restante dos grupos continuam a gerar movimentações normais (saídas/entradas).

6 Com o grupo específico selecionado deverá fazer todo processo do fechamento Balanço. Gerar arquivo de balanço / Emissão da listagem da Contagem / Lançamento Contagem / listagem para conferência / Emissão pré-notas. Quando isso acontecer toda vez que selecionar o grupo especifico e parar a sua movimentação e efetuar a geração do arquivo balanço, deverá estar marcada a opção "Inicializar o Arquivo da Filial". Isso porque o balanço individual dos grupos descarta a necessidade de manter os dados do balanço do grupo anterior. Emissão de listagem para contagem de estoque Acessado através de Módulo EP Balanço Relatórios Contagem de Balanço, onde será listada uma relação de itens para contagem de peças. (Para listar em ordem de locação, é necessário clicar em ORDEM nas opções de filtro, e colocar o número 1 na linha da LOCAÇÃO).

7 Lançamento contagem do balanço Após efetuar a contagem deve ser iniciado o lançamento do estoque de balanço no menu EP Balanço Lançar Contagem. O sistema disponibiliza a forma de fazer a digitação das peças pela seqüência do item, marcando a opção Digitar Sequencia, (a sequencia dos itens é gerada no momento da criação do arquivo de inventário). Além da sequencia também é possivel fazer uso de um leitor de codigo de barras para os itens que tiverem o código EAN preenchido em seu cadastro.

8 Listagens para conferência Concluído o lançamento da contagem é necessário emitir uma listagem para conferência no menu: EP Balanço Relatórios Diferenças de Balanço. Nesta opção pode-se emitir o relatório somente dos itens que apresentam diferenças (sobras ou faltas), ou Geral onde emite o relatório de todos os itens do balanço. As sobras e faltas dos itens referem-se à diferença do estoque (computador) com a quantidade lançada no balanço. Ao gerar o relatório sera apresentado da seguinte forma. Caso tenha que acertar a contagem de algum item lançado errado, deve-se entrar no menu: EP Balanço lançar Contagem, e informar a sequencia do item a ser acertado.

9 Relatório movimentação diária resumido BALANÇO Identifica os itens reservados em Pré-notas e Ordens de Serviços Acessado através de EP Balanço Relatórios Relatório movimentação diária resumido BALANÇO Relatórios auxiliares do módulo AT e EP para identificar as pré-notas e Ordens de serviços não atualizadas/abertas. AT Relatórios Ordens de serviço Ordem de Serviço Detalhada EP Relatórios Pré-Notas Listagem de Pré-Notas

10 Emissão das pré-notas Quando terminar todos os lançamentos e estiver certo de que não há mais alterações para fazer, entre no menu: EP Balanço Gera Pré-Notas das Diferenças de Balanço. Escolha a opção Sobras para emitir as pré-notas de sobras do balanço. A opção Sobras referese às pré-notas de entrada, pois significa que estão sobrando peças no balanço, assim a quantidade de itens que está sobrando irá entrar no estoque (computador) e ficará igual à quantidade de itens do balanço. Depois entre novamente nesta opção e escolha a opção Faltas para emitir as pré-notas de notas de faltas do balanço. A opção Faltas refere-se às pré-notas de saída, pois significa que estão faltando peças no balanço, assim a quantidade de itens que está faltando irá sair do estoque (computador) e ficará igual a quantidade de itens do balanço. Quando escolher uma dessas opções o sistema vai listar os itens, após listar clique em: Dados Pré-Notas. Quando entrar nesta opção o sistema irá pedir a operação, o cliente, o centro de consumo e a observação para a primeira pré-nota a ser gerada, nas próximas, ele irá repetir os dados lançados na primeira pré-nota, havendo a necessidade apenas de teclar <Enter>.

11 Emissão das Notas Fiscais Após executar estes passos, deve-se entrar no menu: EP Notas fiscais Cadastro e prénotas, e emitir as notas fiscais referente as pré-notas geradas. Qualquer dúvida entre em contato com o Suporte da Tecinco. Equipe Tecinco.