Manual De Controle de Ativo C.E.V

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1 Copyright Todos os direitos reservados. Control Informática.

2 Copyright Todos os direitos reservados. Control Informática. Implementação, parâmetros, configuração e preparação de ambiente

3 Manual De Controle do Ativo Fixo C.E.V 3 3 Índice 1 Introdução Configuração... do Sistema 4 Param etrização... do Sistem a 4 de Cadastros dos Produtos 2 Configuração... 6 no Ativo 3 Manutenções Selecionando... Ativo para Vistoria 12 2 Históricos... de movimentação do Ativo 13 3 Opção... de Ajuste 14 4 Empréstimo... do Ativo (via pedido) 15 5 Recolhimento... do Ativo (via pedido) 18 Recolhim ento... autom ático por núm ero de contrato 18 Recolhim ento... via digitação m anual de pedido 19 Acerto de contas Relatórios Inventariar... os Ativos (Via PDA) 21 Relatório Ativo... x Cliente 20 Definir periodicidade... de dias para inventário do ativo 21 Realizando o inventário... no PDA 22 Relatório de Inventário... de Ativos 22

4 1 Introdução O presente manual tem por finalidade orientar a execução do controle de ativo fixo em comodato junto a clientes. Seu objetivo é cadastrar e registrar todas as movimentações de entrada e saída dos ativos, garantindo assim sua rastreabilidade. Siga rigorosamente as orientações descritas neste manual. 1.1 Configuração do Sistema Parametrização do Sistema Para que o sistema possa ser utilizado no controle dos ativos fixos, são necessários dois prérequisitos: Parametrização do sistema e Configuração do cadastro. CAMINHO: Config/Parâmetros/Pedidos(2) Ativar este campo para que no momento da digitação dos pedidos de comodato, apareça a tela dos ativos disponíveis para empréstimo. 4

5 CAMINHO: Config/Parâmetros/Acerto de Contas Ativar este parâmetro para que no momento do acerto de contas seja solicitada a validação do código do ativo. CAMINHO: Config/Parâmetros/Ocorrências Definir o código da ocorrência padrão para recolhimento de comodato. Os pedidos de recolhimento automático, necessário para devolução dos ativos, serão gerados nesta ocorrência. 5

6 CAMINHO: Config/Parâmetros/Estoque Para utilizar o recolhimento automático a opção de movimentação do estoque pela baixa do comodato deverá estar desmarcada para não movimentar o estoque em duplicidade. 2 Configuração de Cadastros dos Produtos Objetivo: Habilitar os produtos que serão controlados através de etiqueta de numeração com ou sem vistoria. Caminho: Cadastros/Produtos/Produtos Campo-121-Controlar Nr Ativo Fixo CEV Descrição 0-NC 1-Num Não Controla Controla somente numeração, utilizado para controlar produtos que contém etiqueta de numeração, tais como caixa térmica. Controla Numeração e Vistoria, utilizado para controlar produtos que contém etiqueta de numeração e necessitam passar por vistoria, tais como geladeira, freezer, refrigerador. 2-Num+Vist 6

7 Cadastro de Tipo de Ativo Objetivo: Identificar os tipos de Ativos Caminho: Ativo (Invólucro/Freezer) /Invólucros/Cadastros/Tipos Tipo Código do tipo do ativo. A faixa de numeração de 1 até 8 são para controle dos invólucros e o número 9 é exclusivo para controle dos ATIVOS. Famílias Validas Utilize para poder controlar o produto de venda no caso chopp ao seu barril. Exemplo na venda de um barril de chopp qual a família de vasilhame do barril vai movimentar. Para o tipo 9 (ATIVOS) este campo não se faz necessário configurar. Tipo CIA Código interno para controle da Cia. 7

8 Cadastros de Ocorrências de inventário/vistoria Objetivo: Cadastrar as ocorrências de inventário e vistoria para futuras manutenções e localização do ativo, via PDA, no cliente. Caminho: Ativo (Invólucro/Freezer)/Manutenção de Freezer/Cadastros/Ocorrência de Inventário Cadastro de Situação de Inventário/ Vistoria Objetivo: Cadastrar as situações em que se encontra o ativo Caminho: Ativo (Invólucro/Freezer)/Manutenção de Freezer/Cadastros/Situação de Inventário Cadastro de Logomarca Objetivo: Cadastrar as logomarcas representativas do ativo. Caminho: Ativo (Invólucro/Freezer)/Manutenção de Freezer /Cadastros /Logomarca 8

9 Cadastros de Modelos de Freezers Objetivo: Cadastrar as especificações do ativo com toda a descrição possível. Caminho: Ativo (Invólucro/Freezer)/Manutenção de Freezer/Cadastros/Modelos de Freezers Cadastro dos Ativos Objetivo: Cadastra Ativo com código de barra ou RFID. Caminho: Ativo (Invólucro/Freezer)/Manutenção de Freezer/Cadastros/Novo cadastro de Freezers 9

10 Campo Descrição 01-Código Mestre 02- Numero Ativo Código da Etiqueta Número do ativo, caso não exista tecle <ENTER>, que o sistema repete o código do campo anterior. Número do ativo, caso não exista tecle <ENTER>, que o sistema repete o código do campo anterior Código do Fornecedor, será utilizado para identificar fornecedor do ativo nos relatórios. 03-Número série 04-Cliente (Forn.Entrada) 10 Campo Descrição 04-GR/IT-SIT 05-Data Aquisição 06-Data Em issão 07-Núm ero da NF 08-Valor da NF 09-Propriedade 10-Código m odelo 11 a 18 Código do Grupo / Item Situação, cadastrado no módulo do Ativo Fixo. Data da compra do ativo. Data de emissão da nota de compra do bem Numero da nota fiscal de entrada Valor de entrada Informe quem e o proprietário do bem (Fábrica ou Distribuidor) Selecionar qual o tipo na tabela de modelos anteriormente cadastrada Serão preenchidos automático pelo sistema, com base no modelo informado Selecione qual a logomarca esta estampada no ativo, ver tabela de logomarcas Situação em que se encontra o ativo no cadastro Informe o custo (campo não obrigatório) Informe o custo (campo não obrigatório) Informe o custo (campo não obrigatório) Informe o custo (campo não obrigatório) Ocorrência será informada no momento da vistoria Situação será informada no momento da vistoria Informe o código do produto, com controle de numeração Cancela ativo, esta situação será alterada caso o ativo tenha sido baixado no momento de vistoria Status de movimentação do Ativo 19-Logom arca 20-Situação de liberação 21-Val Custo Visita 22-Val Custo Manutenção 23-Val Custo Entrega 24-Val Custo Merchandising 25-Oc. de Inventário 26-Sit. do Inventário 27-Código Produto 28-Cancelado 29- Cód. Situação DMIS

11 Duplicando ativos na entrada Objetivo: Facilitar a entrada de mais de um ativo que tenha a mesma configuração. Para utilizar, selecione o ativo que deseja aproveitar para as características para um outro cadastros e em seguida clique no botão DUPLICA REGISTROS, representado pelo ícone ou pressione a tecla de função <F8>., Observação: Informe o novo código no campo 01, os campos 02 e 03 se forem idênticos confirme teclando <ENTER>. Campo Descrição 04-Gerar m ovto entrada 05-Data Aquisição 06-Data Em issão 07-Núm ero da NF 08-Valor da NF 09-Cliente (Forn.Entrada) Mantenha marcado para que este ativo de entrada do arquivo de movimentações automaticamente, pois se for desmarcado terá que dar entrada por outro procedimento a ser descrito Data da compra do ativo Data de emissão da nota de compra do bem Numero da nota fiscal Valor de compra Código do Fornecedor, será utilizado para identificar fornecedor do ativo em relatório. Após o preenchimento será aberta a tela do cadastro, verifique se os dados estão corretos e confirme clicando no botão OK. 11

12 3 Manutenções no Ativo 3.1 Selecionando Ativo para Vistoria Objetivo: Efetuar a vistoria dos ativos novos e/ou provenientes de recolha de comodato. Caminho: Ativo (Invólucro/Freezer)/Manutenção de Freezer/Cadastros/Novo cadastro de Freezers/ Vistoria de Ativo Por padrão, todo novo ativo cadastrado ou que foi realizado o retorno de comodato, ficará com a situação em INSPEÇÃO, forçando assim que o usuário realize a devida vistoria, antes de liberar o ativo para uso. Para alterar o status de ISNPEÇÃO, selecione o ativo a ser liberado e em seguida clique no botão VISTORIA DE ATIVO, será solicitada a situação que o bem (ativo) se encontra conforme as tabelas de situação e ocorrência de vistoria (que fora previamente cadastrada). Campo 04-Dt. ult.vistoria 05-Sit. Vistoria 06-Ocorr. Vistoria 07-Situação Liberação Descrição Data da ultima vistoria realizado neste ativo Informe conforme tabela pré-cadastrada Informe conforme tabela pré-cadastrada Ativo : Bens inspecionados e prontos para serem comodatados. Baixado : Bens baixados por sucateamento ou outros motivos. Inspeção : Bens que por algum motivo ainda necessitam de vistoria. Reservado : Controle interno de movimentação 12

13 3.2 Históricos de movimentação do Ativo Objetivo: Permite realizar consultas das ultimas movimentações ocorridas no ativo. Caminho: Ativo (Invólucro/Freezer)/Manutenção de Freezer/Cadastros /Novo cadastro de Freezers/ Ver Movimentações Para visualizar as movimentações, clique no botão VER MOVIMENTAÇÕES, conforme tela abaixo. 13

14 3.3 Opção de Ajuste Objetivo: Efetuar correções no código do ativo que anteriormente foi estipulado. Procedimento: selecione o ativo e altere os campos 5, 6 e 7. 14

15 3.4 Empréstimo do Ativo (via pedido) Digitação do pedido de empréstimo do Ativo Objetivo: Efetuar a digitação dos pedidos de empréstimo de comodatos que contenham controle de patrimônio (Ativo). Caminho: Pedidos/Manutenção/Inclusão 15

16 Observações: a) Só será permitida a digitação de 1 (uma) unidade por item, caso esteja sendo emprestada uma quantidade superior a mínima permitida, deve-se digitar o mesmo produto na linha seguinte da tela de lançamento de itens; b) O item (Ativo Fixo) deverá estar vistoriado e disponível para movimentação, conforme visto anteriormente; c) No cadastro do item deve está configurado para controlar numeração+vistoria; Após digitar a quantidade do produto com controle de ativo, será exibida uma relação dos números de patrimônio disponíveis para o empréstimo. Após a seleção do ativo é apresentado no rodapé da digitação o número ativo. Na tela de mensagens do pedido será informado o numero do ativo selecionado, que servirá para identificar na nota fiscal o numero do ativo. Esta informação é impressa sai nos dados adicionais do DANFE. 16

17 Concluído a digitação dos pedidos de empréstimo de Ativos, realize as operações de programação dos romaneios, emissão das notas e o contrato de comodato. 17

18 3.5 Recolhimento do Ativo (via pedido) Existem duas formas de efetuar o recolhimento do ativo, a saber: Recolhimento automático por número de contrato e Recolhimento via digitação manual de pedido Recolhimento automático por número de contrato Objetivo: Gerar pedidos de recolhimento e/ou renovação de comodato. Caminho: Pedidos > Manutenção > Gera Ped. Comodato >Recolh/Renovação Campo Descrição Vencimento Poderá ser informado o período de vencimento dos comodatos a serem recolhidos ou renovados. Caso fique em branco o sistema ira renovar o intervalo de comodatos informados Comodato Poderá ser informado um comodato especifico ou intervalo a ser recolhido ou renovado, esta opção pode funcionar em conjunto com a opção "Vencimento". Tipo de Comodato Tipo Cev Produtos Considerar ou Desconsiderar Produtos Renovação (Empréstimo) Vencimento Tp Cev Emp. Tp.CEV Rec. Informe os produtos as serem recolhidos ou renovados, caso esteja como em todos os campos serão recolhidos ou renovados todos os produtos. Se informado até 5 produtos para recolhimento, o sistema ira realizar baixa parcial dos comodatos. Relacionado a escolha do(s) Produtos no item acima, não havendo necessidade, manter o padrão. Caso marcado será feito a renovação dos contratos (se desmarcado será feito o recolhimento) Visualização da data do vencimento Visualização do Tipo de Cev Emprestimo Informe o Tipo de Cev Recolhimento 18

19 3.5.2 Recolhimento via digitação manual de pedido Objetivo: Digitar pedidos de recolhimento através da ocorrência 99 (previamente configurada). Caminho: Pedidos/Manutenção/Inclusão Acerto de contas Objetivo: Efetuar o encerramento dos romaneios que possuem pedido de recolhimento gerados automátios ou via digitação manual. Caminho: Acerto de Contas>Acerto de Contas>Acerto de Desdobro 19

20 3.6 Relatórios Relatório Ativo x Cliente Objetivo: Listar todos os clientes e seus respectivos Ativos ou Ativos e seus cliente. Caminho: Ativo (Invólucro/Freezer)/Manutenção de Freezer /Relatórios /Ativos x Clientes x Chamado Técnicos Campo 01-Clientes 02-Ativos 03-Chamados 04-Datas 05-Classifica por Descrição Sequência de clientes Números dos Ativos Códigos dos chamados Data para seleção de período de movimentação Ativos ou por Clientes 20

21 3.7 Inventariar os Ativos (Via PDA) Definir periodicidade de dias para inventário do ativo Objetivo: Definir a quantidade de dias que o ativo deve ser inventariado via PDA. Caminho: Config / Parâmetros/Diversos Esta opção habilitada vai alertar no palmtop que será necessário efetuar o inventário, esta informação será gravada no cadastro do ativo. 21

22 3.7.2 Realizando o inventário no PDA Objetivo: Registrar a informação de inventário do ativo através do Coletor Relatório de Inventário de Ativos Objetivo: Listar todos os ativos com filtro de inventariado. Caminho: Ativo (Invólucro/Freezer) >Manutenção de Freezer >Relatórios > Inventário de Ativos 22