INDICADORES DE PROJETOS E DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Transcrição

1 Recife - PE, 27 de abril de 2016 Webinar PMI-PE INDICADORES DE PROJETOS E DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Prof. Dr. Armando Terribili Filho, PMP

2 Armando Terribili Filho Dimmi come ti chiami... (1989) De origem no adjetivo latino terrificus (terrível) que no italiano transformou-se em terribile, dado como sobrenome pelas características de ferocidade e falta de piedade. Heráldica (1994) Tigre rampante:... simboliza o ânimo indômito e a ferocidade nas empresas, caráter sanguinário e vingativo.

3 ARMANDO TERRIBILI FILHO, PMP Graduado em Matemática (ênfase Sistemas de Informação) Fundação Santo André Mestre em Administração de Empresas FECAP - São Paulo Pós-doutor e doutor em Educação pela Universidade Estadual Paulista (UNESP) Professor convidado da pós-graduação do SENAC, Universidade São Judas dentre outras. Foi professor da FAAP por mais de 10 anos Artigos publicados na Itália, Portugal, Espanha, EUA, México, Chile, Colômbia, Argentina e Costa Rica Docente da ESIC Business & Marketing School (PR), Universidade Positivo (PR) e UNIVALI (SC) Atuou como Diretor de Projetos em multinacional por muitos anos Black belt com certificação PMP e ITIL Atuação setor público e privado Diretor Executivo da Impariamo Cursos e Consultoria LIVROS (2010) (2011) (2014) (2015, coautor)

4 Agenda Conceitos Tipos de Indicadores CPI / SPI Cockpit / Cockpit ampliado PMO / Criação de Indicadores Conclusão

5 Processo Uma série de atividades sistemáticas direcionadas para alcançar um resultado final de tal forma que se aja em relação a uma ou mais entradas a fim de se criar uma ou mais saídas. (Fonte: PMBOK)

6 Projeto Início Fim Gera algo ÚNICO Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único (Fonte: PMBOK)

7 Projeto vs. Processo EM COMUM Planejados, executados e controlados Singularidade e Temporalidade Realizados por pessoas Recursos (em geral, com limitações e restrições) Contínuos e Repetitivos (Operações)

8 Organização pública ou privada Estratégias (objetivos estratégicos) Meta 1 Meta 2... Meta n PROCESSOS Proj 1 Proj 2 Proj 3 Proj 1 Proj 2... Proj n Proj 1 Proj 2 Proj 3 Proj 4 Proj 5 Proj 6 Os projetos também podem nascer de problemas ou oportunidades específicas.

9 Integração de Projeto e Processo

10 Estratégias (objetivos estratégicos) Indicadores Meta 1 Meta 2... Meta n PROCESSOS Proj 1 Proj 2 Proj 3 Proj 1 Proj 2... Proj n Proj 1 Proj 2 Proj 3 Proj 4 Proj 5 Proj 6 Os projetos também podem nascer de problemas ou oportunidades específicas.

11 Indicadores de Gerenciamento de Projeto São instrumentos de avaliação que permitem comprovar empiricamente e com objetividade, a progressão de uma ou várias dimensões de um projeto diante das metas pré-estabelecidas.

12 Status do Projeto A (em andamento) 1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos 4. Nenhum imprevisto até o momento 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não

13 Status de Projeto Frases não fazem parte do nosso dia a dia? Quais seriam as decisões do executivo com base neste cenário? Qual avaliação geral deste projeto?

14 Status do Projeto B (em andamento) 1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos 4. Nenhum imprevisto até o momento 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não

15 Para reflexão A avaliação geral do Projeto B é a mesma do projeto A?

16 Indicadores: conceito e tipos O que é um indicador? Uma medição Define um padrão (valor esperado) Identifica variações Possibilita identificar necessidade de ações

17 Área Médica Temperatura: padrão normalidade (36 C ~ 37 C) Afirmação 1: Pacientes A e B: têm febre! Afirmação 2: Paciente A está com 38,5 C e o paciente B com 38,5 C

18 Temperatura 38,0 38,2 38,5 37,0 37,2 37,5 36,5 8h00 8h15 8h30 8h45 9h00 9h15 9h30 40,0 39,5 39,3 39,0 38,8 38,6 38,5 8h00 8h15 8h30 8h45 9h00 9h15 9h30 Informação pontual é a mais importante, mas histórica mostra tendências!

19 Ainda na Área Médica Pressão Arterial Taxa de açúcar no sangue

20 Indicadores podem medir a saúde dos projetos?

21 Tipos de Indicadores Objetivo Geral de impacto de efetividade Objetivo da Proposta de desempenho operacionais Resultados operacionais Atividades e Recursos Fonte: ARMANI, Domingos. Como elaborar projetos? Guia prático para elaboração de projetos sociais. Porto Alegre: Tomo Editorial, 2004.

22 Indicador de Custos CPI - Cost Performance Index Trabalha com Earned Value (EV) Fórmula: EV / custos reais incorridos no projeto Indicador de mercado Atividade Valor Planejado 1 Lixar paredes 80 2 Pintar paredes Limpar chão e janelas 50 TOTAL 330 * = % realização 100% 50% 0% EV Custo Real O QUE ACONTECEU CPI 0,67 1,11-0,86

23 Indicador de Custos CPI - Cost Performance Index Fórmula: EV / custos reais incorridos no projeto ,20 1,00 (target) Interpretação: quanto de trabalho realizado (em $) para cada $1,00 gasto.

24 Indicador de Custos CPI - Cost Performance Index Características: Permite projeções de custos para finalizar projeto Preciso e confiável Problemas: 1. 17% dos participantes do Webinar PMI-São Paulo (30/set/2014) utilizam o Earned Value (376 profissionais participantes) 2. Cálculo do EV para atividades iniciadas e não-concluídas. Modelo 0/100, 20/80 e 50/50.

25 1. Pequeno atraso Status do Projeto A 2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos 4. Nenhum imprevisto até o momento 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não Cálculo do CPI = 0,92 Leitura: para cada $1,00 gasto, se está obtendo $0,92 de trabalho realizado Projeção para finalizar o projeto: acréscimo de 8,7% em relação ao orçado Projeto com custos orçados em R$100 mil, aponta como conclusão R$

26 Status do Projeto B 1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos 4. Nenhum imprevisto até o momento 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não Cálculo do CPI = 0,75 Leitura: para cada $1,00 gasto, se está obtendo $0,75 de trabalho realizado Projeção para finalizar o projeto: acréscimo de 33,3% em relação ao orçado Projeto com custos orçados em R$100 mil, aponta como conclusão R$

27 Indicador de Custos CPI - Cost Performance Index Ratings: verde, amarelo e vermelho Linguagem universal Interpretação imediata CPI do B = 0,75 CPI do A = 0,92 0,00 0,90 1,00 + (target) Nota: Faixa de rating amarelo é apenas sugestão. Algumas organizações podem optar por trabalhar somente com os ratings vermelho e verde para o CPI.

28 Indicador de Prazo Análise de cronograma é de difícil quantificação Atividades iniciadas e concluídas Atividades iniciadas e ainda não-concluídas Atividades ainda não-iniciadas Atrasos, antecipações e cumprimento de prazos

29 Indicador de Prazo SPI Schedule Performance Index Características: Indicador de mercado Trabalha com Earned Value (EV) Fórmula: EV / custos planejados no período Exemplo, ao final do Dia 2 Atividade Valor Planejado Dia 1 Dia 2 Dia 3 1 Lixar paredes Pintar paredes Limpar chão e janelas TOTAL * = % realização 100% 75% 20% EV SPI 1,00 1,50 0,50 1,20

30 Indicador de Prazo SPI Schedule Performance Index ,00 (target) Interpretação: Qual a velocidade de avanço do projeto, em relação à planejada. (que tal Speed Performance Index para o SPI?) SPI Velocidade 0,80 80% 0,85 85% 0,90 90% 0,95 95% 1,00 100% 1,05 105% 1,10 110% 1,15 115% 1,20 120%

31 Indicador de Prazo SPI Schedule Performance Index Características: Permite estimar prazo para finalizar projeto. Estimativa imprecisa, pois não considera Caminho Crítico e dependência de atividades, porém é um útil balizador. Problema: 32% das organizações brasileiras utilizam o Earned Value (sendo que apenas 13%, efetivamente). Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2013 (PMSurvey 676 organizações mais de 88% do Brasil) Ponto positivo: 39% não utilizam, mas pretendem utilizar.

32 1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos 4. Nenhum imprevisto até o momento 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não Cálculo do SPI = 0,95 Leitura: projeto avança a 95% da velocidade planejada Projeção para finalizar o projeto: acréscimo de 5,3% em relação ao planejado Projeto com prazo planejado de 30 semanas, aponta como projeção: 31 semanas e 3 dias. Status do Projeto A Ordem de grandeza. SPI alvo de muitas críticas. Não considera Caminho Crítico. Melhora do índice (projetos atrasados).

33 Status do Projeto B 1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos 4. Nenhum imprevisto até o momento 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não Cálculo do SPI = 0,85

34 Indicador de Prazo SPI Schedule Performance Index Ratings: verde, amarelo e vermelho Linguagem universal Interpretação imediata SPI do B = 0,85 SPI do A = 0,95 0,00 0,90 1,00 + (target) Nota: Faixa de rating amarelo é apenas sugestão. Algumas organizações podem optar por trabalhar somente com os ratings vermelho e verde para o SPI.

35 Indicador de Satisfação do Patrocinador Checklist Avaliação da Equipe Avaliação do(s) Gerente(s) do Projeto Metodologia Qualidade dos entregáveis Patrocinador = usuário final 10,0 8,0 6,5 Indicador geral e subindicadores Medição periódica (avaliar progresso)

36 Cockpit na Saúde Temperatura Pressão Arterial Taxa de açúcar no sangue

37 Cockpit Indicador de Prazo Indicador de Custos Indicador de Sat. Patrocinador Projeto A Projeto B Indicador de Custos Indicador de Prazo Indicador de Sat. Patrocinador Rating geral

38 TCPI TCPI To-Complete Performance Index Indica qual deve ser o CPI (Cost Performance Index) para o trabalho restante, para que o projeto seja concluído dentro do orçamento.

39 TSPI TSPI To-Complete Schedule Performance Index Representa a projeção de desempenho de prazos que deve ser alcançado do momento atual até o final para que o projeto seja concluído no prazo.

40 Problemas que ocorrem com mais frequência nos projetos da Organização Item Organizações que mencionaram o item 11 PROBLEMAS Problemas de comunicação DE COMUNICAÇÃO 68,1% 2 Escopo não definido adequadamente 59,6% 3 Não cumprimento dos prazos 54,9% 4 Mudanças de escopo constantes 52,5% 5 Recursos humanos insuficientes 47,5% 6 Riscos não avaliados corretamente 44,5% 7 Estimativas incorretas ou sem fundamento 41,5% 8 Não cumprimento do orçamento 39,6% 9 Concorrência entre o dia a dia e o projeto na utilização de recursos 39,0% 10 Mudanças de prioridades constantes ou falta de prioridade 36,8% Fonte: PMSURVEY. Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2013 (amostra Brasil, somente)

41 Cockpit ampliado Indicador de Comunicação Entendeu?? 10,0 8,0 6,5 Checklist Plano de Comunicação PROBLEMAS DE COMUNICAÇÃO Organograma (responsabilidades) Cronograma 1o. lugar entre 20 itens Reuniões de Progresso / Reuniões Executivas (documentação) Equipe: instruções & feedbacks Procedimentos administrativos: lançamento de horas, despesas, etc.

42 Cockpit ampliado Indicador de Riscos 10,0 8,0 6,5 Checklist - Plano de Gestão de Riscos atualização responsabilidades abordagem para cada risco / ações de contingência valor de contingência com base nos riscos (vs. 5%, 8% ou 10%)

43 Revisitando os Projetos A e B 1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos 4. Nenhum imprevisto até o momento 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não Projeto A Projeto B Indicador de Comunicação Indicador de Riscos

44 Revisitando os Projetos A e B 1. Pequeno atraso 2. Custos relativamente dentro do orçamento 3. Alguns problemas de comunicação, já resolvidos 4. Nenhum imprevisto até o momento 5. Patrocinador demonstra satisfação em alguns aspectos, porém, em outros não Indicador de Custos Indicador de Prazo Indicador de Sat. Patrocinador Indicador de Comunicação Indicador de Riscos Rating geral Projeto A Projeto B

45 Ind. de Custos Ind. de Prazos Ind. de Sat. Patrocinador Ind. de Comunicação Ind. de Riscos VISÃO PROJETO PMO (Escritório de Projetos) P R O J E T O #

46 Criação de indicadores Etapa 1 - Definição do Indicador 1. Definir o que se quer medir e o objetivo; nomear o novo indicador 2. Definir as entradas: fontes, formas de coleta, amostra e periodicidade 3. Definir o tratamento dos dados e o formato do indicador (percentual, rating, faixa numérica ou outro) 4. Documentar quais são os níveis de normalidade e os de exceção 10,0 8,0 6,5 0,00 0,90 1,00 +

47 Criação de indicadores Etapa 2 - Implantação do Indicador 5. Testar o indicador, ajustar e corrigir 6. Divulgar o indicador: objetivo, aplicação e interpretação de resultados 7. Implantar e revisar continuamente

48 Conclusão A utilização de indicadores de gerenciamento de projetos é indispensável para o efetivo acompanhamento e tomada de decisões. Utilize os indicadores criados na própria organização ou os disponíveis no mercado, porém gerenciar projetos deixou, há muito, de ser algo intuitivo, pois exige aplicação de gestão do conhecimento, metodologias e profissionalismo.

49 Principal Referência Indicadores de Gerenciamento de Projetos: Monitoração Contínua Site recomendado Vídeos Artigos Matérias Informações de cursos

50 Contato Impariamo Cursos e Consultoria Prof. Dr. Armando Terribili Filho, PMP armando@impariamo.com.br Tel. (41) ou (41) Em São Paulo: (11)

51 SORTEIO

52 Questões/Dúvidas Pesquisa de satisfação: O lançamento do PDU é responsabilidade de cada participante. As instruções de lançamento estarão disponíveis após o preenchimento da Pesquisa de Satisfação. Críticas e sugestões: webinars@pmipe.org.br Aguarde Informações do próximo webinar!!! Acesse nossa redes sociais para saber sobre as próximas palestras Facebook twitter Canal do YouTube Linkedin instagram

53 Datas: 25-26/07/2016 #CGP2016EUVOU VIII Conferência de Gerenciamento de Projeto Transformando Crise em Oportunidade, maximizando Benefícios e Negócios de Sucesso Facebook twitter Canal do YouTube Linkedin instagram