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1 APLICAÇÃO DO PROCESSO TOLL-GATE PARA SELEÇÃO DE OPORTUNIDADES E PROJETOS DE NOVOS PRODUTOS EM EUMA EMPRESA FORNECEDORA DE BENS E SERVIÇOS PARA O SETOR DE ENERGIA Resumo Autoria: Nestor de Oliveira Filho, Franciane Silveira Este relato técnico objetiva apresentar a implementação do processo toll-gate - técnica para corrigir e reduzir os defeitos presentes nos produtos e processos - na empresa GE - unidade de negócios de Energia - uma empresa fornecedora de bens, serviços e soluções para o setor de energia. A documentação padronizada pela empresa demonstra a aplicação do processo tollgate nas áreas de engenharia e desenvolvimento de novos produtos/tecnologias, vendas e gestão de contratos. A questão-chave a ser esclarecida é se houve a real implementação do processo na empresa e se há uma efetiva melhora no processo de desenvolvimento de novos produtos. Palavras-Chave: Implementação do processo toll-gate, desenvolvimento de novos produtos, complexidade para seleção de oportunidades. Abstract This technical report aims to present the toll-gate process implementation technique to correct and reduce the being defects in products and processes at GE Company Energy business unity a goods, services and solutions supplier company in the energy segment. The Company standardized documentation demonstrates the toll-gate process application in the engineering and new products/technologies development, sales and contract management. The key issue to be addressed is whether there was a real process implementation at the Company and the effective improvement in the new products development process. Keywords: Toll-gate process implementation, new products development, complexity for opportunity selection. Anais do I SINGEP São Paulo - SP Brasil 06 e 07/12/2012 1

2 1. INTRODUÇÃO A empresa objeto desse relato técnico fornece bens, serviços e soluções para o setor de energia, entre outros setores de atuação e marca presença local em mais de 100 países. Com o intuito de criar maior valor para os clientes, a empresa adotou a implementação do processo toll-gate - uma técnica para corrigir e reduzir os defeitos presentes nos produtos e processos - como ferramenta para introdução de novos produtos/ tecnologias, bem como seleção de oportunidades nas áreas de vendas e ferramenta de gestão de contratos. O objetivo da empresa era melhorar a abordagem para oportunidades de desenvolvimento de novos projetos, selecionar as oportunidades com mais aderência à estratégia da empresa e assegurar uma gestão eficiente dos contratos. Em face dessa proposta, a questão-chave que se busca esclarecer é: A GE unidade de Energia conseguiu atingir o objetivo de implementação da ferramenta e efetivamente melhorar o processo para desenvolvimento de novos produtos? 2. REVISÃO TEÓRICA Diante de um cenário cada vez mais competitivo, onde as instituições enfrentam dificuldades cada vez maiores, conforme apresentado no Relatório Anual de Competitividade, do Fórum Econômico Mundial, dificuldades estas como relacionamento com um número crescente de partes interessadas, ambiente macroeconômico, responsabilidade sócioambiental, educação básica e formação tecnológica, escassez de mão de obra especializada, custos de produção, dificuldades de captação de recursos financeiros, entre outros, as empresas se deparam com a necessidade de melhor investir na escolha de seus projetos, para assegurar que os ganhos e benefícios gerados pela carteira de projetos estejam em sintonia com as expectativas dos investidores. Considerando-se as abordagens de Cooper; Edgett & Kleinschmidt (2001) e Pinto (2010), que realçam critérios que ajudam na tomada de decisões do ponto de vista econômico-comercial e Cooper; Edgett & Kleinschmidt (2001), Cooper (2007), RAMOS, GARCEZ, SBRAGIA & DIAS(2004) e Pinto (2010) que apresentam aplicações de estágios e portões de tomada de decisões para os projetos de desenvolvimento de novos produtos, é neste contexto que se desenvolve este relato técnico, estruturado na apresentação da metodologia da observação, apresentação dos resultados e considerações finais. Anais do I SINGEP São Paulo - SP Brasil 06 e 07/12/2012 2

3 3. METODOLOGIA A metodologia aplicada é a da coleta de dados apresentados no Manual de Qualidade da GE Energy, documento padronizado para a gestão da qualidade na divisão de energia e que descreve as etapas seguidas para o desenvolvimento de novos produtos/tecnologias NPI (New Product Introduction), processos comerciais ITO (Inquiry to Order) e processos contratuais OTR (Order to Remittance). Em complemento, a observação-participante analisa e comenta a aplicação do processo toll-gate na empresa, na visão de um colaborador com a experiência de 18 meses de atuação na área de engenharia de aplicação, que retrata a análise das oportunidades identificadas e realiza os estudos iniciais até a fase de projeto básico, validando a iniciativa juntamente com as demais áreas envolvidas nos diversos estágios. Anais do I SINGEP São Paulo - SP Brasil 06 e 07/12/2012 3

4 4. RESULTADOS VERIFICADOS O processo de negócios elaborado pela empresa, interliga o desenvolvimento de novos produtos/tecnologias, com a atividade de prospecção de oportunidades, atribuição esta das áreas de vendas, assim como com a atividade de gestão de contratos, responsável pela administração do contrato, desde a colocação do pedido até a entrega e recebimento do pagamento final.o ciclo de desenvolvimento de novos produtos/tecnologias ocorre em função de uma solicitação de clientes do mercado de atuação da empresa. Este ciclo de desenvolvimento está demonstrado na Figura 1. Figura 1 Key Business Process Fonte: GE Energy (2010, p. 12) Anais do I SINGEP São Paulo - SP Brasil 06 e 07/12/2012 4

5 O processo de negócios da empresa está estruturado de forma ao ciclo de desenvolvimento de negócios ser atendido pela estrutura de vendas que identifica ou recebe solicitações de desenvolvimento para novos produtos ou soluções e solicita a apresentação de cotação às áreas suporte de vendas. Em conjunto com estas áreas suporte de vendas é definida a apresentação da cotação, os acordos iniciais com os propostos fornecedores/parceiros, a discussão dos termos e a assinatura do contrato em caso de sucesso. Na continuidade da assinatura do contrato, a equipe de gestão de contratos, que já está envolvida previamente desde a fase anterior à assinatura do contrato com o cliente, desenvolve o plano de trabalho de fornecimento junto aos fornecedores/parceiros, para o desenvolvimento de soluções de engenharia, fabricação, introdução no mercado e serviços. A metodologia aplicada para a introdução de novo produto/tecnologia é feita pelo processo do toll-gate, que deriva da ferramenta de qualidade Six Sigma metodologia para detecção da quantidade de defeitos em processos ou produtos - e aplica técnicas de definição, medição, análise, melhoria e controle nos produtos e processos a fim de alcançar os requisitos definidos pela empresa para atender a qualidade solicitada nos fornecimentos para os seus clientes. O processo de introdução de novo produto (NEW PRODUCT INTRODUCTION), que dura desde a identificação da oportunidade de um novo negócio até a fase posterior à introdução comercial do novo produto no mercado, é apresentada de forma resumida através do Quadro 1, que mostra os estágios e as áreas envolvidas. Anais do I SINGEP São Paulo - SP Brasil 06 e 07/12/2012 5

6 Quadro 1 : Estágio de desenvolvimento de novos produtos e as áreas envolvidas Estágio do processo de desenvolvimento de novo produto Identificação de oportunidade Opções de produtos Projeto conceitual Estágio do processo de desenvolvimento de novo produto Projeto preliminar Projeto detalhado Áreas de negócios / suporte envolvidas Gestão de produtos Marketing Engenharia Vendas Produção Gestão de produtos Marketing Gestão de programas Engenharia Produção Jurídico Gestão de produtos Marketing Gestão de programas Engenharia Produção Comunicações Áreas de negócios / suporte envolvidas Gestão de produtos Marketing Gestão de programas Engenharia Vendas Produção Comunicações Gestão de produtos Marketing Engenharia Anais do I SINGEP São Paulo - SP Brasil 06 e 07/12/2012 6

7 Produção Serviços Gestão de produtos Gestão de programas Teste de produção inicial em fábrica Vendas Produção Serviços Gestão de produtos Marketing Produção em série do produto Gestão de programas Vendas Serviços Gestão de produtos Medição e feedback de produto Marketing Comunicações Fonte: Elaboração dos autores A Figura 2 abaixo representa a configuração do processo de toll-gate para o desenvolvimento de novos produtos na empresa GE Energy. Por meio da identificação de oportunidades (estágio 1), a equipe de vendas apresenta às áreas de engenharia, marketing, gestão de produtos e produção, uma oportunidade de produto, serviço e soluções. Dentro das respectivas atribuições, as áreas mencionadas buscam opções de produtos (estágio 2) já existentes no portfolio da empresa que possam atender aos requisitos necessários do produto, serviço ou solução solicitada pelo potencial cliente. No caso da inexistência de produtos já desenvolvidos, é realizado um estudo de caso que demonstre a viabilidade técnica e comercial do produto solicitado. As diversas áreas envolvidas nessa etapa inicial são responsáveis pela realização do estudo de desenvolvimento do produto e do planejamento de introdução do novo produto no mercado, além de terem as recomendações da área jurídica, durante a fase de busca de opções de produtos. Se houver o atendimento dos requisitos técnicos, financeiros e comerciais inicialmente solicitados, a oportunidade é aprovada para seguir para os próximos estágios. Em contrapartida, não havendo o atendimento dos requisitos ou dos objetivos estratégicos da empresa, o processo é reavaliado e caso não seja possível atingir os pontos Anais do I SINGEP São Paulo - SP Brasil 06 e 07/12/2012 7

8 definidos na etapa, a decisão de continuidade do desenvolvimento pode ser adiada, colocada em espera ou cancelada. Nas fases de projeto conceitual e projeto preliminar (estágios 3 e 4, respectivamente), a atuação das equipes de gestão de programas, gestão de produtos, engenharia, produção e marketing, aprimoram e refinam a solução a ser desenvolvida para atendimento da solicitação do cliente e a equipe de comunicação passa a atuar como um facilitador na apresentação do novo produto para as demais áreas internas e níveis superiores da gestão das unidades de negócios que se beneficiarão da solução. O processo contínuo de avaliação indica que se não forem atingidas as métricas dessa etapa, um processo corretivo deve ser aplicado, garantindo assim o atendimento dos requisitos necessários para avançar para a fase posterior. Na próxima fase, que é onde se inicia o projeto detalhado (estágio 5), as áreas de gestão de produtos, marketing, engenharia e produção, buscam assegurar o desempenho do produto, conforme o modelo conceitualmente definido na fase anterior, além de validar os gastos estimados para o custo do programa, o custo do produto e os objetivos financeiros para a introdução da solução. Uma vez alcançados os requisitos definidos pelas áreas para essa fase, o projeto é liberado para a fase de teste de produção inicial na fábrica (estágio 6). Após a produção inicial e se forem atendidos os requisitos do produto aprovados e validados na etapa anterior, o comitê de aprovação das áreas de gestão de produtos, marketing, engenharia e gestão de programas autoriza o início da produção em série do produto (estágio 7). Em um processo de ciclo contínuo, as áreas de gestão de produtos, marketing e comunicação, realizam um processo de medição e feedback sobre a performance do produto no mercado (estágio 8), permitindo verificar a necessidade de ajustes, correções, novas oportunidades, ciclo de vida dos produtos, serviços ou sistemas gerados, o que aumenta a probabilidade de obtenção de retornos estratégicos, de marketing, técnicos e financeiros. Anais do I SINGEP São Paulo - SP Brasil 06 e 07/12/2012 8

9 Figura 2 New Product Introduction Process Fonte: GE Energy (2010, p. 15) A questão-chave apresentada e que se busca esclarecer é se a empresa conseguiu atingir o objetivo de implementação da ferramenta, questão esta esclarecida de forma positiva conforme demonstrado em Pinto (2010, p ), além da empresa ter efetivamente melhorado o processo para desenvolvimento de novos produtos, uma vez que estruturou uma sistemática para gestão de potenciais novos desenvolvimentos de produtos, com aplicação prática em suas áreas principais (core business). Anais do I SINGEP São Paulo - SP Brasil 06 e 07/12/2012 9

10 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS Este relato objetivou verificar se a empresa-alvo alvo do estudo atingiu seu objetivo de implementação do processo toll-gate e efetivamente melhorar o processo para desenvolvimento de novos produtos. O método utilizado no estudo foi a observaçãoparticipante dos autores somado à consulta de manuais e documentos publicados pela empresa. Concluiu-se que a aplicação desse processo na empresa tem sido de relevante importância, pois direciona a utilização de recursos materiais, tecnológicos, financeiros e humanos em projetos com perspectiva de maior retorno agregado para a empresa e seus clientes. O processo toll-gate tem sido verificado e aplicado também em diversas outras empresas do segmento industrial - conforme Cooper (2007) sobre ferramentas e processos para projetos de desenvolvimentos de novos produtos - aumentando a probabilidade de sucesso na seleção de seus projetos e desenvolvimentos, que em um contexto de alta complexidade falta de recursos humanos ou dificuldades para alocação de recursos humanos com as devidas competências, tecnologias modernas, materiais em estágio inicial de desenvolvimento, capacidade produtiva, obtenção de recursos para financiamento de investimentos em novos produtos ou processos - priorizam os projetos que possam apresentar maior potencial de ganho na visão das partes interessadas na visão da empresa. Como contribuição do relato técnico, a percepção dos participantes apoiada pela análise do referencial teórico que viabilizou a análise da situação-problema com mais profundidade, verificou-se a necessidade de um processo contínuo e constante de conscientização de todos os profissionais da estrutura da empresa, pois esta abordagem e aplicação visam reduzir potenciais riscos (ameaças) e aumentar as oportunidades de melhor e maior benefício. Além disso, a necessidade de se ter um alcance maior dentro das diversas unidades de negócios da empresa, quer seja na subsidiária, quer seja em outras unidades (subsidiárias e matriz), limita uma melhor compreensão do estágio de avanço dessa aplicação de processo na empresa. Como sugestões e pesquisas futuras, os autores recomendam a realização do mesmo estudo em empresas do segmento de energia que utilizam o processo de toll-gate para o desenvolvimento de novos produtos e tecnologias a fim de verificar os possíveis benefícios da aplicação do processo no segmento. Anais do I SINGEP São Paulo - SP Brasil 06 e 07/12/

11 6. REFERÊNCIAS COOPER, R. G.; EDGETT, S. J.; KLEINSCHMIDT, E. K. Portfolio Management: Fundamental to New Product Success, Working paper n. 12. Product Development Institute COOPER, R. Managing Technology Development Projects. IEEE Engineering Management Review, v. 35, n. 1, FIRST QUARTER, 2007 RAMOS, M. Y.; GARCEZ, M. P.; SBRAGIA, R. DIAS, M. V. B. Avaliação do Desempenho do Processo de Desenvolvimento de Novos Produtos: Proposição de uma Tipologia para a Construção de Sistemas Integrados de Medidas. Anais do XXIII Simpósio de Gestão da Inovação Tecnológica, 2004, p Project Selection and Portfolio Management, Chapter 3, Project Management: Achieving Competitive Advantage, Second Edition, by Jeffrey K. Pinto World Economic Forum - The Global Competitiveness Report GE Energy Quality Manual, 2010, Anais do I SINGEP São Paulo - SP Brasil 06 e 07/12/

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