COMO A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (TIC) E OS PROCESSOS DE COMUNICAÇÃO AUXILIAM EM GESTÃO DE PROJETOS

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1 COMO A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (TIC) E OS PROCESSOS DE COMUNICAÇÃO AUXILIAM EM GESTÃO DE PROJETOS Uira Coelho de Oliveira (UFF ) uirao@ig.com.br Jose Rodrigues de Farias Filho (UFF ) rodrigues@labceo.uff.br Com o avanço das tecnologias de informação e comunicacção, o gerenciamento de projetos está se tornando mais dinâmico, tendo em vista a influência das das TICs nos processos de comunicação dentro dos projetos. Esse artigo tem objetivo princcipal avaliar como se dá essa interação das ações de comunicação com as TICs. Foi feita uma revisão de literatura e através de uma estratégia de pesquisa, utilizando pesquisa de campo, foram identificadas informações fundamentais sobre como acontece a comunicação nas organizações, TICs existentes e novas TICs e métodos de gerenciamento da comunicação e dos projetos. Palavras-chaves: Gerenciamento de Comunicações. Tecnologia da Informação e Comunicação. Novas tecnologias. Gestão de Projetos.

2 1. Introdução A gestão de projetos tem uma posição estratégica nas organizações, dado que uma eficiente gestão dos projetos de uma organização influencia diretamente no alcance dos objetivos estratégicos e das metas de uma organização. Não é novidade dizer que problemas de comunicação nas empresas e nas equipes de trabalho causam interferências nas organizações e, em especial, na gestão dos projetos. Tornar a comunicação eficaz é um desafio diário. A interação entre os interlocutores através dos canais e ferramentas de comunicação disponíveis (reuniões, conferências telefônicas, workshops, s, etc.) e, principalmente, os problemas causados pelas barreiras da comunicação (tais como ruídos, bloqueios, filtros pessoais, interferências, pressupostos, preconceitos, etc.), tornam este desafio ainda mais complexo. De acordo com os 10 últimos estudos de benchmarking realizados pelo PMI no Brasil, os problemas que acontecem com mais frequência nos projetos das organizações entrevistadas são os problemas de Comunicação. Cerca de 62% das organizações, em média, sofrem com os problemas de comunicação em seus projetos. Atualmente, com toda tecnologia disponível, os gerentes de projetos possuem diversas maneiras para mitigar esse problema tão frequente nos projetos. Os demais problemas que são apresentados no estudo de benchmarking também possuem, de alguma forma, ligação indireta com os problemas de comunicação, como por exemplo problemas com fornecedores, falta de competência para gerenciar projetos, escopo não definido adequadamente, mudanças de escopo constante, entre outros problemas citados no estudo. Ou seja, a comunicação (ou falta da mesma) geralmente não afeta somente a interação entre os stakeholders, mas afeta também a maioria dos outros produtos relevantes para o bom andamento do projeto. 2. Revisão bibliográfica 2.1 Tecnologia de informação de comunicação 2

3 O termo TIC é recente e vem substituindo o termo TI, que por sua vez substituiu o termo Informática no que se refere às tecnologias acima citadas, aplicadas no contexto das organizações. Desde um ponto de visto terminológico, Marques (2000) define: Tecnologia: a aplicação dos conhecimentos científicos para facilitar a realização das atividades humanas, supõe a criação de produtos, instrumentos, linguagens e métodos ao auxílio das pessoas. Informação: dados que tem significado para determinados grupos. A informação é fundamental para as pessoas, uma vez, que a partir do processo cognitivo da informação que obtemos continuamente com nossos sentidos tomamos decisões que dão lugar a todas as nossas ações. Comunicação: transmissão de mensagens entre pessoas. Como seres sociais as pessoas, além de receber informação dos demais necessitam comunicar-se para saber mais deles, expressar seus sentimentos e desejos, coordenar os comportamentos dos grupos de convivência, etc. Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC): quando unem-se estas três palavras fazemos referência ao conjunto de avanços tecnológicos que proporcionam a informática, as telecomunicações e as tecnologias audiovisuais que compreendem o desenvolvimento relacionados com os computadores, a internet, a telefonia, os mass media, as aplicações multimídia e a realidade virtual. 2.3 Impactos em gerenciamento de projetos De acordo com Froese (2010), as mudanças trazidas dos avanços na tecnologia de informação e comunicação para a gestão de projetos não são puramente técnicos, mas devem ser acompanhadas de mudanças nos processos de gestão Tendências atuais em TICs estão produzindo uma grande variedade de novas ferramentas baseadas em computador para suportar o gerenciamento dos projetos de engenharia e construção. Estas ferramentas, particularmente aquelas associadas com a construção de modelos de informação para a modelagem do projeto e integração prometem grandes aumentos na eficácia e eficiência no design e gestão dos projetos de construção. Contudo, 3

4 estas melhorias requerem mais do que apenas soluções técnicas; todo o seu potencial não pode ser realizado sem as correspondentes alterações nas tarefas de trabalho e habilidades dos participantes do projeto. Estamos explorando a relação entre as TICs emergentes e gestão de projetos e, em particular, como o gerenciamento do projeto deve evoluir para explorar plenamente o potencial das TICs emergentes. Froese (2006) discute sobre uma sub-disciplina específica de gestão de informações do projeto e o papel de um PIO (Project Information Officer). 3. Metodologia de pesquisa A técnica de pesquisa utilizada foi pesquisa de campo (survey), onde o objetivo é conseguir informações e conhecimentos acerca de um problema, para o qual se procura uma resposta ou uma hipótese que se queira comprovar (Marconi e Lakartos, 2007). Figura 1 - Fluxograma de etapas da pesquisa. O questionário utilizado na pesquisa foi composto por quatro partes, conforme abaixo. Ressalta-se que todas as partes listadas abaixo serviram de insumos para os tratamentos estatísticos dos dados: Parte A Caracterização do entrevistado e da empresa. Composta de 10 questões. Parte B Importância da Comunicação nos projetos. Composta de 8 questões. 4

5 Parte C Uso de TIC para Comunicação nos projetos. Composta de 6 questões. Parte D Comunicação ao longo dos grupos de processos dos projetos. Composta de 11 questões. A divulgação do questionário de pesquisa final foi realizada nas Seções do PMI no Brasil (Chapters), lista de discussão em planejamento e gerenciamento de projetos, turmas de alunos dos MBA s e turmas de mestrado, por se tratarem de comunidades onde o tema de Gerenciamento de Projetos e Tecnologia de Informação e Comunicação é bastante difundido. 3.1 Tratamento estatístico dos dados O método estatístico significa redução de diversos fenômenos, como sociológicos, econômicos, etc. a termos quantitativos e a manipulação estatística, o que permite comprovar as relações dos fenômenos entre si e obter generalizações sobre sua natureza, ocorrência ou significado (Marconi e Lakartos, 2007). Os dados foram coletados através da ferramenta de Survey e compilados em planilhas, com o principal objetivo de facilitar a análise dos mesmos. Foram feitas análises cruzadas entre as partes A, B, C e D do questionário. Com os dados obtidos da pesquisa de campo foram feitas análises estatísticas descritivas baseadas em tabelas de frequência, gráficos de barras verticais / horizontais, tabelas, quadros e gráficos de pizza principalmente. Segundo Triola (1999), a estatística descritiva é um método que mostra as características importantes de localização e formato, do conjunto de dados populacionais coletados. 4. Resultados da pesquisa Os resultados são apresentados conforme de acordo com o Perfil dos Respondentes/Empresa e Análise dos Resultados Estatísticos. Foram recebidas 81 respostas durante a pesquisa (meses de Fevereiro e Março de 2012), das quais 65 pessoas responderam o questionário de forma totalmente completa e 16 pessoas de forma incompleta. A amostra considerada para a pesquisa foi de 65 indivíduos. 4.1 Perfil dos respondentes / empresa 5

6 Quando questionados sobre o cargo, 57% dos entrevistados se intitularam como Gerente de Projetos (GP), Coordenador de Projetos (CP) e Analista de projetos (AP). Um fato interessante é que 15% dos entrevistados se intitularam como Diretor, CIO Chief Information Officer e Vice-Presidente, o que dá um grande respaldo a pesquisa, pelo fato da importância do cargo dos entrevistados. A média de experiência profissional dos entrevistados é de 7,51 anos, aonde do total dos respondentes, a moda é de 6 anos, desvio padrão 5,03 e os valores mínimos e máximos são respectivamente 0 e 20 anos de experiência. Sendo que 21% possuem experiência profissional acima de 10 anos e 50% possuem entre 4 e 8 anos de experiência profissional. Quando analisado o quantidade de funcionários com a quantidade de projetos empreendidos pelas organizações entrevistadas, verifica-se que as empresas com mais de funcionários possuem mais de 500 projetos empreendidos, ou seja, quanto maior a quantidade de projetos, maior a quantidade de funcionários. Voi verificado também que empresas com projetos de menor valor, possuem uma quantidade menor de projetos empreendidos 4.2 Análise estatística descritiva e discussão dos resultados Foi feita uma análise dos dados, onde a amostra de 65 pessoas foi analisada de forma descritiva, questão a questão. Analisando a segunda parte do questionário (parte B), sobre a importância da comunicação para os projetos, quando a área de conhecimento Comunicação é comparada com outras áreas de conhecimento do PMI, como Aquisições, Custo, Escopo, Qualidade, RH, Risco e Tempo, 45% dos entrevistados posicionaram a Comunicação no nível 1, onde 1 é o nível de maior importância e 8 o grau de menor importância. O Escopo vem logo em seguida com 38%. É indiscutível que todas as áreas de conhecimento possuem sua importância no projeto; Uma comunicação efetiva e eficiente não vai existir se o mesmo não possuir um escopo bem definido, um prazo e custo bem delineado. É necessário um escopo muito bem definido para que ocorra a promoção de uma comunicação eficaz nos projetos, devido a isso, é explicado o fato das duas áreas de conhecimento estarem tão próximas em relação a importância no projeto. 6

7 Para 80% dos entrevistados, as trocas de informações entre o GP e sua equipe estão sendo suficiente, principalmente com auxílio de algumas TICs, como por exemplo: s, intranet e sistemas de mensagens instantâneas, que serão detalhadas ao decorrer desse trabalho. Quase a totalidade também concorda que os gerentes de projetos são os responsáveis em promover a comunicação durante o projeto, porém para 70% dos entrevistados, a comunicação entre os níveis mais altos da organização (CIO, Diretores, etc.) e os GPs na sua empresa ainda é falha e precisa ser melhorada. Para algumas pessoas entrevistadas, a comunicação também seria de responsabilidade do gerente funcional, no caso de organizações matriciais. A partir das informações acima, conclui-se que a comunicação esta sendo executada somente de forma horizontal nas organizações, apenas entre os membros de equipes de projetos e GPs da organização, ou seja, somente entre em envolvidos diretos, porém para a maioria das organizações, a comunicação vertical não está existindo, o que prejudica bastante no patrocínio por parte dos níveis mais altos da organização. Quando analisamos a terceira parte do questionário (parte C), sobre o uso de TICs como facilitadores do processo de comunicação nos projetos, quando foi colocada uma situação hipotética onde em certa fase de um projeto são verificadas falhas de comunicação entre as partes interessadas do projeto, 77% dos entrevistados concordaram que seria necessário inserir uma nova ferramenta de TIC acompanhada com o redesenho do processo como solução para a falha de comunicação, apenas 12% discordaram (figura 2) desse tipo de solução, pois acreditam que o problema deve ser avaliado caso a caso, e que na maioria das vezes os problemas de comunicação seriam resolvidos com uma maior colaboração das partes envolvidas, acrescido de treinamento. Alguns entrevistados também citam que deve ser inserido um novo processo de comunicação, que nem sempre uma ferramenta tecnológica resolve o problema. Outros foram mais além citando que as falhas de comunicação não estão necessariamente ligadas a recursos de TIC. Figura 2 - Necessidade de inserir uma nova TIC com o redesenho do processo 7

8 Alinhado com a informação citada anteriormente, as TICs utilizadas com maior frequência nas organizações em que os entrevistados trabalham estão listadas na figura 3 abaixo. Podiam ser assinaladas mais de 1 (uma) opção. Figura 3 - TICs mais utilizadas na Comunicação dos projetos nas organizações Analisando os resultados, conclui-se que as TICs mais utilizadas são o e Telefone, principalmente pela facilidade de utilização, e a grande maioria das empresas fazem dessas ferramentas como padrão de comunicação. Logo em seguida, aparecem os Softwares específicos para a área de GP e Videoconferência, Banco de Dados e Intranet para o projeto são citadas como facilitadores para envio/recebimento de informações do projeto. A opção 8

9 Outros, foram citadas ferramentas como Skype, ferramentas de colaboração (Cisco Webex e Jaber), Chat corporativo e compartilhamento de arquivo (Dropbox). Visando o alinhamento dessa dissertação ao objetivo geral e ao terceiro objetivo específico do projeto, os entrevistados responderam quais seriam as TICs mais indicadas em casa fase do projeto, alinhadas aos grupos de processos de gerenciamento de projetos pelo PMBok (2004). A tabela 1 a seguir apresenta as TICs mais utilizadas em cada grupo de processos do PMI, do total das respostas válidas. Cabe ressaltar que os entrevistados poderiam assinalar mais de uma opção de TIC. Tabela 1 - TICs mais utilizadas por grupo de processos Iniciação Planejamento Execução Monit. e Controle Finalização 78% 80% 86% 92% 75% Softwares próprios de GP 49% 80% 69% 74% 46% Banco de Dados do Projeto 40% 52% 46% 57% 40% Telefone 68% 71% 82% 83% 62% Fax 11% 8% 12% 11% 9% Videoconferências 35% 54% 54% 55% 34% Intranet do Projeto 35% 48% 51% 63% 37% Tablets 12% 18% 29% 32% 14% Comunidades/Grupos Virtuais 14% 25% 26% 26% 12% ERP 20% 29% 31% 31% 23% Smartphones 18% 22% 32% 37% 17% Tecnologia Wireless 22% 29% 37% 31% 20% Redes Sociais (Twitter, Facebook, etc.) 11% 14% 17% 20% 14% VoIP 23% 25% 32% 35% 23% GPS integrado 0% 3% 15% 14% 2% Outros 8% 9% 9% 11% 8% Alguns respondentes (opção Outros), citaram que utilizam aplicativos como, p. ex.: mensagens instantâneas, sistemas de compartilhamento de arquivos e ferramentas de colaboração. Todas as ferramentas listadas acima possuem sua importância em cada grupo de processo, umas mais, outras menos, dependendo do processo e da ferramenta TIC utilizada. Observa-se ainda que o e Telefone estão em disparada como as TICs mais utilizadas 9

10 em todos os processos, porém chama atenção a utilização de novas e mais avançadas tecnologias de comunicação, principalmente durante as fases de Execução/Monitoramento e Controle, como os Softwares próprios de gerenciamento de projetos, Videoconferências, Intranet do Projeto, Tablets, Smartphones e Tecnologias Wireless. Um dos fatores que explica esse aumento é a busca de novos meios de comunicação pelos gestores de projetos durante a fase em que a comunicação precisa ser feita de forma muito dinâmica, precisa e rápida. Além de possuir um baixo custo de utilização, como tecnologias VoIP, Grupos Virtuais e Redes Sociais. Quando questionados sobre quais são os critérios utilizados na sua empresa para a aquisição de uma nova TIC, 39% dos entrevistados indicaram os benefícios esperados como principal critério para aquisição de uma nova TIC, seguido da aplicabilidade da nova TIC ao projeto, seguido do custo. Nota-se que o custo é terceiro critério, isso nos leva a conclusão de que os gerentes de projetos estão mais interessados nos benefícios/aplicabilidade ao projeto no que diz respeito a aquisição/implantação de uma nova TIC. Na opção Outros, alguns entrevistados citaram que nas organizações em que atuam é utilizada a máxima Custo x Benefício como critério base para aquisição de uma nova TIC, além de buscarem uma maior transparência, controle e centralização das informações dos projetos. A figura 4 ilustra esses e os demais critérios. Figura 4 - Critérios utilizados nas organizações para a aquisição de uma nova TIC 10

11 Ao analisamos a quarta e última parte do questionário (parte D), sobre como ocorre a Comunicação ao longo dos grupos de processos dos projetos, onde visamos identificar como é feita a comunicação no decorrer das etapas de um projeto nas organizações, a primeira questão que surge é sobre a necessidade da criação de um plano de gerenciamento das comunicações em seus projetos. O plano de comunicações é o único output do processo Planejamento das Comunicações do PMBok (2004), durante a etapa de planejamento do projeto. O mesmo tem como função principal determinar as informações e comunicações necessárias para os interessados: quem, qual, quando e como a informação será movimentada. A maior parte dos entrevistados (83%) concorda que durante as atividades de execução dos projetos (figura 5), subtende-se que já foi feito um plano de comunicações durante o grupo de processo de planejamento. Porém, nem sempre esse plano é confeccionado da forma correta, ou existe formalmente, segundo comentários dos entrevistados, além do plano ser criado apenas tendo como dependência o tamanho e visibilidade dos projetos. Uma questão levantada por um entrevistado é sobre a necessidade de existência de um plano de comunicação em equipes que estão atuando juntas por vários anos. Apesar de equipes trabalharem juntas por muito tempo, os stakeholders de cada projeto podem ser diferentes, além dos meios de comunicação e necessidades de cada projetos também são variáveis, ou seja, sempre é recomendada a criação de um plano de comunicação para cada projeto empreendido. Figura 5 - Durante a execução dos projetos, já foi feito um plano de comunicações 11

12 Cabe ressaltar que o planejamento das comunicações é de extrema importância para o bom andamento das comunicações em um projeto, principalmente durante a fase de execução. Um bom plano de comunicações deve conter a mmatriz de Comunicação do projeto, onde estão descritos todos os receptores e emissores de comunicações, além de possuir a listagem de qual ferramenta (TIC) deve ser utilizada para cada ação de comunicação. Quando questionados sobre como são feitas as comunicações dos projetos entre os stakeholders na organização dos entrevistados, a grande maioria dos entrevistados citou que as mesmas acontecem por intermédio de e reuniões presenciais (figura 6). Metade dos entrevistados informaram que utilizam a videoconferência como facilitador da comunicação com os stakeholders. Figura 6 - Comunicações dos projetos entre os stakeholders Alinhada com a comunicação entre as pessoas envolvidas no projeto, os entrevistados foram questionados de que forma são transmitidos os documentos de comunicação (pautas, atas, comunicados, etc.) entre as pessoas envolvidas no projeto. A maioria, conforme figura 7, informou que a mesma é feita com a utilização de . Alguns entrevistados detalharam na opção Outros, que utilizam Softwares ERP, workplaces, fórum do projeto e ferramentas próprias para controle, acompanhamento e avaliação de resultados. O , mais uma vez lidera como principal TIC para comunicação entre o projeto e seus stakeholders, principalmente pelo fato de ser um meio veloz, prático, formal e de amplo conhecimento de todos. Figura 7 - Como são transmitidos os documentos de comunicação 12

13 De acordo com os entrevistados, o grupo de processo de Execução é o grupo de processos em que ocorre a maior parte dos problemas de comunicação, com 34% de participação nas respostas válidas (figura 8). Os entrevistados poderiam escolher mais de uma opção. A fase de execução é a fase em que ocorre maior interação do gerente do projeto com sua equipe e stakeholders, com atividade do dia-a-dia do desenvolvimento do projeto, ou seja, é a fase em que a comunicação acontece de todas as formas possíveis. Figura 8 - Grupo de processos do projeto em que ocorre a maior parte dos problemas de comunicação De acordo com a opinião dos entrevistados, 69% acreditam que a comunicação como esta sendo feita em seus projetos na organização em que atuam está sendo Eficaz (figura 9). Para alguns entrevistados, os maiores problemas de comunicação nas empresas não são os Softwares, e sim, seus usuários, que além de não saberem como deve ocorrer a comunicação, existe uma resistência muito grande em comunicar algumas situações dos projetos. Em algumas organizações existe uma distância muito grande entre os usuários e os sistemas de comunicação. Alguns entrevistados que trabalham com projetos internacionais, e que 13

14 possuem equipes de projetos alocadas fora da organização, essas características torna a comunicação muito menos eficaz devido a diversos fatores, como fuso horário, falta de contato visual, falta de controle in site, etc.. Abaixo observa-se o percentual dos entrevistados concordam/discordam com a eficácia da comunicação em seus projetos. Figura 9 - A comunicação como esta sendo feita nos seus projetos está sendo eficaz Na etapa de iniciação, verifica-se que a principal ação é a realização da reunião de abertura do projeto com os stakeholders do mesmo. O principal motivo para isso é alinhar as principais questões do projetos com todas as partes envolvidas e evitar futuros problemas de Comunicação. Alguns entrevistados (5% do total) concordaram que durante essa fase, deve ser feito o alinhamento do conhecimento e necessidades do cliente, adequando suas necessidades à metodologia de gestão de projetos aplicada. Tabela 2 - Ações de Comunicação Etapa de Iniciação Ação de Comunicação - Etapa de Iniciação % Identificar e classificar stakeholders 63% Realizar reunião de abertura do projeto com stakeholders 69% Definir responsável pelas comunicações do projeto 43% Apresentar termo de abertura do projeto aos patrocinadores e stakeholders 51% Identificar preliminarmente os riscos de comunicação 37% Outros 5% Na etapa de planejamento, 85% dos respondentes, consideram que a principal ação durante essa etapa é a criação de um plano de comunicação. O que está extremamente alinhado com a 14

15 informação citada anteriormente e contida na figura 5, onde 83% concordam que durante as atividades de execução dos projetos, subtende-se que já foi feito um plano de comunicações. O plano de comunicação é um elemento básico para a boa comunicação durante as próximas etapas do projeto, o mesmo deve ser feito de forma consistente e com a participação de todos os envolvidos no projeto. Sua validação, pelos stakeholders, deve ocorrer em reunião específica. Alguns respondentes (3% do total), acreditam que deve ser feita a validação dos problemas anteriores de comunicação e listado um histórico também. Tabela 3 - Ações de Comunicação Etapa de Planejamento Ação de Comunicação - Etapa de Planejamento % Conhecer os fatores ambientais e organizacionais que interferem sobre a comunicação 49% Criar plano de comunicação 85% Criar matriz de comunicação 62% Identificar TICs que serão utilizadas para comunicação do projeto 48% Identificar riscos e oportunidades de comunicação 46% Outros 3% Na etapa de execução, a ação mais recomendada é execução da principal ação da fase anterior, ou seja, executar o plano de comunicação. Deve ser feito também o monitoramento da eficiência da comunicação durante a execução, verificando-se a funcionalidade das ferramentas (TICs) indicadas no plano de comunicação. Tabela 4 - Ações de Comunicação Etapa de Execução Ação de Comunicação - Etapa de Execução % Executar o plano de comunicação 77% Distribuir informações de acordo com Matriz de Comunicação 66% Tratar riscos e oportunidades de comunicação 52% Propor melhorias nas TICs utilizadas para comunicação 28% Outros 3% 15

16 Na etapa de monitoramento e controle, a ação mais recomendada, obviamente, é elaborar/divulgar relatório de progresso periódico, ou seja, informar os clientes internos e externos do projeto sobre o andamento do mesmo. A qualidade das tomadas de decisões do gestor do projeto está diretamente proporcional a qualidade das informações descritas no relatório de progresso do projeto. Tabela 5 - Ações de Comunicação Etapa de Monitoramento&Controle Ação de Comunicação - Etapa de Monitoramento & Controle % Elaborar/divulgar relatório de progresso periódico 82% Realizar reuniões de acompanhamento do projeto 78% Realizar feedback com equipe do projeto 69% Gerenciar stakeholders 42% Documentar comunicação do projeto 55% Outros 2% Na etapa de encerramento, a ação mais indicada é comunicar resultados e recomendações para empresa, com 89% de indicação dos respondentes. Ao término de um projeto, os resultados, positivos e negativos, devem ser comunicados para os stakeholders, para que os mesmos avaliem o sucesso/fracasso do projeto. Também, alinhada a essa ação, deve ser feita uma lista de lições apreendidas, para servir de base para futuros projetos. Tabela 6 - Ações de Comunicação Etapa de Encerramento Ação de Comunicação - Etapa de Encerramento % Comunicar resultados e recomendações para empresa 89% Comunicar encerramento do projeto 77% Analisar resultados do uso das TICs na comunicação do projeto. 34% Outros 5% A comunicação sempre deve ser feita em todas as fases do projetos, com o principal intuito de manter as partes interessadas cientes dos principais acontecimentos no projeto, possibilitando melhores tomadas de decisões. Um plano de comunicação bem feito e bem executado atua como um grande facilitador na comunicação e utilização das TICs no projeto. 5. Conclusão 16

17 Esse trabalho atingiu o objetivo geral da pesquisa de avaliar como se dá a interação das ações de comunicação com as TICs utilizadas nas empresas. Fui utilizada uma pesquisa de campo (survey) para coleta de dados e feita uma análise estatística descritiva dos dados. Com uma estratégia estabelecida para pesquisa, que incluiu a elaboração de questionário, pesquisa piloto, pesquisa de campo, além dos análises estatísticas descritivas, foi verificada como ocorre a comunicação em gerenciamento de projetos nas organizações. A amostra utilizada foi composta basicamente de gerentes de projetos com relevante tempo de experiência, criando uma amostra confiável. Na pesquisa realizada, a Comunicação foi apontada, dentre as demais áreas de conhecimento do PMI, como a mais importante. A comunicação entre o GP e os níveis mais elevados das organizações é falha e a mesma ocorre, em grande maioria, de forma horizontal nas organizações. Conclui-se que o uso de TICs trazem impactos positivos para o gerenciamento das comunicações nos projetos, podendo aumentar a probabilidade de sucesso dos mesmos. As tecnologias mais utilizadas atualmente são o e o Telefone, porém existe uma forte tendência para a utilização de tecnologias mais novas, como comunicação via mensagens instantâneas, comunicação VoIP, utilização de redes sociais, principalmente por possuírem um custo de utilização menor e serem eficaz. As ações de comunicações foram, em grande parte, extraídas e detalhadas das ações propostas do PMBok (2004), mas também foram propostas de acordo com necessidades identificadas na revisão de literatura e experiências profissionais. As ações podem variar de acordo com o porte do projeto e as necessidades individuais de cada projeto. REFERÊNCIAS. Chapters Brasileiros. Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil, Project Management Institute Disponível em: < pmsurvey.org>. Acesso em 06 mai FROESE, T. Emerging Information and Communication Technologies and the Discipline of Project Information Management, Intelligent Computing in Engineering & Architecture, Springer, Berlin, 2006, pp

18 FROESE, T. The impact of emerging information technology on project management for construction. In: Automation in Construction. Volume: 19, Issue: 5, Publisher: Elsevier MARCONI M. A.; LAKATOS E. M. Fundamentos de Metodologia Científica. 6. ed. São Paulo: Atlas, MARQUES, P. (2000). Las TIC y sus aportaciones a la sociedad. Disponível em: < Acesso em: 10 nov TRIOLA, M. F. Introdução à estatística. Tradução de Alfredo Alves de Farias. 7. ed. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos, 1999, 410 p., p , 46, 144,