3ky MONTAGEM DO FLUXO CAIXA - Prof. Edison Küster CONTEÚDO RESUMIDO

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1 1 CONTEÚDO RESUMIDO Elaboração e Apresentação Professor: Edison Küster MST. KÜSTER, Edison; Fabiane Christina Küster; Karla Sophia Küster, Administração e Financiamento do Capital de Giro, Editora Juruá, 3ª edição Curitiba 2010.

2 SUMÁRIO 3ky MONTAGEM DO FLUXO DE CAIXA 03 3ky -1 Controle de Caixa 03 3ky -1.2 Gestão de Caixa 04 3ky Escassez de Recursos ou Caixa 05 3ky Alternativas de Geração de Caixa da Empresa 06 3ky -2 REGIME DE COMPETENCIA E OU CAIXA. 08 3ky -2.1 Exercício de Ajuste de Regime ky -3 CRITÉRIOS DE DETERMINAÇÃO DAS VERBAS 10 3ky -4 EXERCÍCIO DE MONTAGEM DO FLUXO DE CAIXA 11 3ky -4.1 Ajuste do Regime 12 3ky -4.2 Critérios de Verbas 13 BIBLIOGRAFIA 14

3 3ky MONTAGEM DO FKUXO DE CAIXA Contextos econômicos modernos de concorrência de mercado exigem das empresas maior eficiência na gestão financeira de seus recursos, não cabendo indecisões e improvisações sobre o que fazer com eles. Sabidamente, uma boa gestão de recursos financeiros reduz substancialmente a necessidade de capital de giro, proporcionando maiores lucros com a redução das despesas financeiras. A administração de caixa está intimamente ligada ao ciclo operacional da empresa e o custo de capital ao financiamento deste ciclo, devendo tudo estar atrelado ao planejamento. 3ky 1 - CONTROLE DE CAIXA Um fluxo de caixa eficiente deve permitir a visão de todas as movimentações financeiras futuras da empresa. Somente um fluxo de caixa projetado ira permitir ações corretivas no ciclo operacional de empresa, antecipando dificuldades e desconfortos. 3 A - CICLO OPERACIONAL: é o período que compreende o intervalo de tempo entre a realização do pedido de compra até o recebimento das vendas realizadas. Dentro deste período observa-se a existência de outros momentos, como: B - VENDA: É o momento em que a empresa repassa o produto ao seu cliente com a contrapartida do pagamento do preço estipulado ou compromisso de pagamento futuro. C - RECEBIMENTO: Representa o prazo médio do retorno dos recursos financeiros à emprese por conta dos pagamentos efetuados pelo cliente. D - PAGAMENTO: Desembolso financeiro que efetua a quitação das obrigações assumidas pela empresa. Normalmente ocorrem anteriormente ao recebimento das vendas realizadas. Cria-se, portanto, uma defasagem entre os prazos de saídas e entradas dos recursos financeiros, Observe-se que a situação do caixa possui 03 alternativas, dependendo da gestão da empresa. 3ky - 1A - SITUAÇÃO NORMAL: Quando o gestor financeiro consegue ajustar os prazos de entrada e saída de recursos, mesmo que, com algum recurso especial. Mantém as operações da empresa gerando recursos para investimentos. 3ky - 1B - PRESSÃO NO CDG: Nas oportunidades em que ocorre uma defasagem nos prazos entradas e saídas de caixa, alongando os prazos de recebimento e não conseguindo manter os prazos de pagamento. 3ky - 1C - FOLGA NO CDG: Quando o gestor financeiro consegue antecipar os recebimento e negocia alongamento nos prazos de pagamento. 3KY - 1D - FLUXO DA CAIXA: Como se observa os resultados podem ser diferenciados de acordo com a gestão implantada, porém somente poderá ser acompanhada com o caixa ajustado. Definição: É O FLUXO INTERNO QUE REGISTRA A ORIGEM DO DINHEIRO E COMO ELE SERÁ UTILIZADO DENTRO DA EMPRESA

4 3KY GESTÃO DE CAIXA É bastante comum no meio empresarial se encontrar empresários que afirmam que: Compram bem, melhor fornecedor, preço, condições, qualidade. Produzem bem, com qualidade, de acordo com os padrões e definições da engenharia da produção, com Mão de obra de ótima qualidade. Armazena bem, Espaço ideal, climatizado, de acordo com as técnicas exigidas, e vende para o cliente ideal, a vista e a prazo para clientes selecionados e pontuais. 4 Como se observa, muitos empresários preocupam-se em ter qualidade operacional, porém não possuem controles financeiros satisfatórios. Por outro lado o empresário que dedica atenção especial para, a administração financeira da empresa principalmente na projeção, controle e ajustes estratégicos, com certeza obterá resultados substancias e relevantes. Visando atender a necessidade de controle e acompanhamento de resultados o empresário deve efetuar a projeção de sua movimentação financeira de tal maneira que possa conhecer o seu comportamento e providenciando processos que atendam as expectativas da empresa. O Fluxo de Caixa deve ser entendido como: INSTRUMENTO DE PLANEJAMENTO DE CURTO PRAZO (mínimo 90 dias, 180 dias como ideal) POSSIBILITA PROGNOSTICOS DE: EVENTUAIS EXCEDENTES (recursos em disponibilidade e necessários futuramente) EVENTUAL ESCASSEZ. (Necessidades de recursos por tempo determinado) Ao se identificar possíveis excedentes, cabe ao gestor identificar a melhor alternativa de direcionamento dos recursos, preferencialmente dentro da atividade da empresa com o principio de aumento do próprio patrimônio. Ao se identificar eventual escassez a atitude do gestor deve ser a de providenciar sistemas de busca de recursos dentre as diversas alternativas, identificando aquele ideal que possibilite atender a necessidade da empresa no menor custo, prazo ideal e melhor condição. Observe-se que esta fonte de recursos não deve ser necessariamente de instituição financeira, podendo ser de mudanças de processos operacionais ou outro qualquer.

5 3KY ESCASSEZ DE RECURSOS OU CAIXA Quando se observa que alguma empresa encontra-se dependente de recursos externos não quer dizer que ela esta com problemas de liquidez., pois esta situação é bastante comum na economia. A falta de recursos OCORRE EM TODA EMPRESA. E PODEM SER: A - ALTERAÇÕES DO CICLO OPERACIONAL: Quando uma empresa altera seus processos quebrando o seu fluxo normal: COMO: 5 B - LANÇAMENTO DE PRODUTOS: O processo de lançamento e um novo produto requer um volume considerável de investimentos, Como: Pesquisa mercadológica; Desenvolvimento e adaptação do produto; Novos equipamentos; Novas contratações de pessoal ou treinamento; Identificação de fornecedores; alterações de estruturas; Treinamento de vendas; Adaptações de logística; Mudanças administrativas; etc. C - EXPANSÃO DE ATIVIDADE: Processos semelhantes ao lançamento de produtos, porém voltadas principalmente às estruturas. D - MODERNIZAÇÃO: Novas tecnologias, utilização de novas alternativas, melhor aproveitamento de estruturas, levam as empresas a grandes investimentos que requerem altos investimentos e dedicação de tempo. E - INVESTIMENTOS: Portanto todo e qualquer investimento fora do ciclo operacional da empresa vai exigir recursos extras. Merecem, portanto, especial atenção da empresa, a qual deve elaborar um planejamento e analise de investimentos que lhe permita reduzir os riscos e possibilitar uma ótima visão da situação do caixa. F - FALTA DE CRÉDITO: Oportunidades em que as empresas possuam alternativas ótimas ou pelo menos viáveis, de efetuar investimentos que propiciem o crescimento da empresa, porém o mercado ou economia como um todos não disponibiliza recursos para a atividade. G - FALTA DE CREDIBILIDADE: Esta situação de necessidade de recursos realmente compromete a empresa. Por algum motivo o crédito da empresa esta comprometido não oferecendo confiança ao mercado. Como se pode observar quando uma empresa esta dependente de recursos de terceiros nem sempre é por má administração ou incapacidade. O que ela esta fazendo e investindo e visando crescimento, merece portanto uma analise minuciosa visando identificar aonde ela quer chegar. A análise de crédito deve se preocupar com os objetivos da empresa. Saber sua situação no passado é mera referencia, o que se precisa saber e quais são os objetivos da empresa. Ela vai pagar seus compromissos amanhã e não ontem. A boa administração da empresa precisa sempre estar atenta aos períodos futuros visualizados através das projeções e identificar a alternativa ideal para a solução do problema.

6 3KY ALTERNATIVAS DE GERAÇÃO DE CAIXA NA EMPRESA Dentre as alternativas de geração de disponibilidade de recursos existentes pode-se destacar. A - ALONGAR ENDIVIDAMENTO: Não é necessariamente ligar para o credor e dizer: Devo não nego, pago quando puder. Muito menos afirmar Devo não pago, nego enquanto puder. A proposta é buscar alternativas de transformar os compromisso de curto prazo, (Endividamento Bancário) por operações em novos períodos mais compatíveis com os retorno esperados, permitindo que o gestor da empresa possa dar mais atenção a administração da empresa ou se preocupar exclusivamente com renovação de dívidas de curto prazo. 6 B - RENEGOCIAR COM FORNECEDORES: Desenvolver negociações com os fornecedores buscando maiores prazos para o pagamento das novs compras ou buscar de novos fornecedores que permitam compras em períodos intercalados. C - ANTECIPAR RECEBIMENTO: Propor descontos específicos para antecipações de pagamento. D - REVER PRAZOS DE VENDAS: Uma das melhores oportunidades de reforçar o caixa em momentos especiais esta justamente na agilidade do gestor criar novas alternativas de prazos de financiamento, por exemplo: Caso o fluxo de caixa apresente uma necessidade de recursos para um prazo de 15 a 30 dias, o gestor poderá implantar temporariamente um plano de pagamento com parcela antecipada, ou seja, com entrada oferecendo alguma vantagem ao cliente de tal forma que ocorra a entrada de recursos dentro do prazo necessário. E - ANALISAR INADIMPLENCIA: Cabe ao gestor estar sempre atento às possíveis inadimplências dos clientes e sempre procurando identificar o motivo de sua ocorrência. Sabe-se que a culpa maior do não recebimento dos valores de cobrança é do recebedor e não do devedor. O cliente normalmente deixa de quitar seus compromissos pela falta de controle da empresa. A identificação do motivo do não pagamento vai permitir que se corrigissem falhas nos processos tornando os acessos do cliente mais facilitados. É possível que o cliente não saiba onde pagar seu compromisso, não foi informado, não recebeu o Boleto, não sabe para onde enviar o crédito ou pagamento bancário, o acesso ao meio de pagamento de alguma forma é complicado. Claro que nestas situações, inclusive eventuais greves dos agentes recebedores, o cliente irá fazer a quitação com juros, porém com atraso e dificultando a fluxo de caixa. Também podemos considerar que o cliente pode agir de má fé ou ser um inadimplente contumaz, ou seja, costuma não pagar suas contas. Ainda neste caso pergunto de quem é a culpa? Claro que a culta é do vendedor que não soube avaliar o crédito do seu cliente, através do cadastro do mesmo. F - REDUZIR ESTOQUES OU PRAZOS: Quando se fala em reduzir estoques, o objetivo não necessariamente esvaziar os depósitos. Portanto, não criar campanhas para entregar os estoque para o cliente, tipo, pague um leve cinco. A ideia é aumentar a frequência de compras, mantendo sempre as quantidades de produtos necessários para atender a demanda e consumo da empresa.

7 Veja bem: Caso a empresa compra 1000 (mil) unidades de produtos mensalmente, porque não comprar 500 (quinhentas) unidades a cada quinzena? Se ela compra 500 (quinhentas) unidades a cada quinzena, porque não comprar 250 (duzentas e cinquenta) unidades por semana? Se ela compra 250 (duzentas e cinquenta) unidades por semana, porque não compra 50 (cinquenta) unidades por dia? Claro que este tipo de atitude somente poderá ser tomada, após diversas análises de custo operacional em a relação ao custo da mudança de procedimentos. Outro fator impeditivo seria a falta de disponibilidade do fornecedor, bastando para isto possuir 02 ou mais fornecedores. 7 COMO SE OBSERVA O SECREDO DA BOA ADMINISTRAÇÃO DO CAPITAL DE GIRO ESTA EM ADMINISTRAR COM QUALIDADE AS NECESSIDADES DA EMPRESA MAXIMIZANDO AS ATIVIDADES DOS PROFISSIONAIS EM SUAS ATIVIDADES ESPECIFICAS.

8 3ky -2 - REGIME DE COMPETENCIA E OU CAIXA. Por questões empresariais e legislação se utiliza formas diferenciadas para interpretar a movimentação financeira dentro da empresa. Devido à apresentação de resultados periódicos, de balanços e outros relatórios fiscais, que exigem um modelo de fechamento das operações, o setor de contabilidade apresenta seus resultados de acordo com as datas dos fatos geradores das movimentações financeiras, a este modelo é dado o nome de: REGIME DE COMPETENCIA. Por outro lado o setor de tesouraria que necessita acompanhar as efetivas disponibilidades de recursos elabora e considera seus resultados conforme a efetiva movimentação dos recursos financeiros, a esse modelo é dado o nome de: REGIME DE CAIXA. 8 EXEMPLO DE CONTROLES: Ex: A empresa adquire um bem no valor de: R$ ,00 em data de 15/05/2012 A ser pago em duas parcelas antecipadas, ou seja, com entrada. E vende um bem no valor de: R$ ,00 em 30/06/2012 Com pagamentos em duas parcelas antecipadas, ou seja, sem entrada. De acordo com o regime de competência, o setor de contabilidade irá efetuar os lançamentos de acordo com as datas das notas fiscais ou documentos que comprovem a movimentação das mercadorias. Conforme o Regime de caixa o setor de tesouraria irá projetar sues registros observando as condições dos negócios. Na operação de compra, que geram compromissos de pagamento, deverão ser efetuados dois lançamentos nas datas de15/05 e 15/06. Ou seja: R$ ,00 em 15/05/2012 R$ ,00 em 15/06/2012 Por outro lado na operação de venda, que irá gerar recebimento de direitos, deverão ser efetuados dois lançamentos nas datas de: R$ ,00 em 30/07/2012 R$ ,00 em 30/08/2012 Dentre as atividades da empresa o setor de contabilidade não tem grandes dificuldades para efetuar os seus registros, pois todos os documentos acabam sendo remetidos ao setor. Quanto aos lançamentos financeiros exigem uma atenção especial, pois alem de confirmar projeções devem ser divididos ou ajustados em datas diferentes conforme a previsão de movimentação financeira. O instrumento mais útil para atender este objetivo é o fluxo de caixa da empresa que ira apresentar todas as movimentações e suas previsões de resultados.

9 3ky EXERCÍCIO DE AJUSTE DE REGIME DE COMPETÊNCIA PARA CAIXA A implantação ou manutenção do fluxo de caixa ajustado exige que todos os setores geradores de atividades que envolvam movimentação financeira, remetam suas informações ao controlador do fluxo no setor financeiro. Para atender este objetivo o financeiro vai precisar de informações básicas: 1 O QUE? Para o financeiro uma das informações básicas é identificar se irá ocorrer uma entrada ou uma saída de caixa. (Receita? ou Despesa?) 2 QUANDO? Em que data irá ocorrer a movimentação financeira. Se for difícil ou impossível determinar o dia com precisão, deverá ser o lançamento com aproximação de período. 3 - QUANTO? O valor envolvido na operação deve ser o mais exato possível, na sua incerteza que se lance o valor aproximado e a medida que se aproxime a data seja ajustado. 4 COMO? Somente com a informação antecipada de como será a movimentação do recurso é que o financeiro poderá agilizar os processos e obter pleno sucesso do fluxo de caixa. (Forma de movimentação) 5 PROGRAMAÇÃO! O processo de programação tornou-se mais eficiente com o desenvolvimento dos controles informatizados. Esta facilidade permite que o financeiro exija a programação de movimentação financeira da empresa. Principalmente as movimentações de saídas de caixa. 6 CONFIRMAÇÃO POR DOCUMENTOS Especial atenção deve ser dado à comprovação das programações com documentos que lhe deram origem. 9 EXERCÍCIO DA TRANSFORMAÇÃO DE REGIME DE COMPETÊNCIA PARA CAIXA Mês compras vendas 1 fevereiro , ,00 2 Março , ,00 3 Abril , ,00 4 Maio , ,00 5 Junho , ,00 6 Julho , ,00 7 agosto , ,00 8 setembro , ,00 9 outubro , ,00 CONDIÇÕES DE NEGÓCIOS VENDAS PARCELAS 3 MENSAIS POSTEC COMPRAS PARCELAS 2 MENSAIS ANTEC COMPRAS COMPRAS COMPRAS COMPRAS COMPRAS COMPRAS COMPRAS COMPRAS COMPRAS VENDAS VENDAS VENDAS VENDAS VENDAS VENDAS VENDAS VENDAS VENDAS

10 3ky 3 CRITÉRIOS DE DETERMINAÇÃO DAS VERBAS Atualmente, em empresas informatizadas, esta centralização tem sido facilitada com as programações em sistemas especiais, facilitadores de informação das empresas. Para empresas que eventualmente não possuam sistemas integrados na empresa, dependerão de documentos especiais que poderão gerar esta centralização. Pode-se afirmar que a grande maioria das informações possuem origens fixas e repetitivas sofrendo pequenas variações de datas e valores. Cabe ao encarregado manter severa vigilância na origem das informações, evitando sustos ou dissabores com eventuais falta de comunicação. Para demonstração de montagem de fluxo de caixa a obra propõe a elaboração de um fluxo de caixa com algumas informações de forma resumida, mas que conseguem demonstrar a capacidade de elaboração do mesmo. 10 1º => Identificar as operações em regime de competência das compras e vendas e transformá-las em regime de caixa com base no modelo de movimentação. 2º => Agrupar as informações de movimentações de caixa ocorrida em períodos anteriores, observando seu comportamento de periodicidade e valores, estabelecendo critérios de projeções. Entre os critérios podem ser adotados: Manter variações constantes a cada período (item 01 e 03) Identificar verbas médias semifixas (item 02 e 05) Identificar competência dos desembolsos - (item ) Identificar contratos ou compromissos firmados com a empresa (itens 06 a 09) OBS: Os critérios utilizados neste caderno tem caráter ilustrativo e devem ser adaptados conforme a conveniência de cada empresa. Uma vez montado o fluxo de caixa da empresa, conforme a situação atual cabe ao gestor efetuar os estudos de possíveis ajustes, retardando processos que gerem despesas em momentos de déficit e antecipando movimentações em épocas em que se observar superávits. Outra observação importante é identificar os períodos de déficits futuras providenciando alternativas de antecipações de caixa ou disponibilidades para atender as necessidades. QUANDO ESTES AJUSTES FOREM FEITOS O PLANEJAMENTO TERÁ MAIOR CONCISTENCIA.

11 3ky 4 -EXERCÍCIO DE MONTAGEM DO FLUXO DE CAIXA A seguir será elaborado um exemplo da montagem de um fluxo de caixa para demonstrar sua simplicidade e comprovar sua utilização como instrumento de ajuda na tomada de decisão na empresa. Uma empresa solicita a elaboração do fluxo de caixa, com observação em dados já realizados e projeções para os próximos meses. 11 Pesquisa inicia-se em outubro de 20X2 SALDO=> Projetado até INÍCIO EM junho de 20x3 R$ ,00 MÊS COMPRAS VENDAS Fevereiro VENDAS OUTUBRO 1.980, ,00 3 NOVEMBRO , ,00 CONDIÇÕES PARCELAS DEZEMBRO , ,00 DE NEGÓCIOS MENSAIS JANEIRO , ,00 POSTECIPADAS FEVEREIRO , ,00 MARÇO , ,00 COMPRAS ABRIL , ,00 2 MAIO , ,00 PARCELAS JUNHO 3.000, ,00 MENSAIS ANTECIPADAS 1 INVESTIMENTO 100,00 Acréscimo mensal de 50,00% 2 ÁGUA E LUZ 25,00 Por mês 3 TRANSPORTE 100,00 Acréscimo mensal de 5,00% 4 PROPAGANDA 3,00% Das vendas do mês anterior MATERIAL DE 5 ESCRITÓRIO 300,00 Por mês 6 REFORMAS 200,00 Nos Meses de: Março e Maio 7 TREINAMENTO 5.000,00 Fevereiro 8 GRATIFICAÇÃO 5.500,00 Abril 9 RETIRADA 6.000,00 Junho 10 SALÁRIOS 30,00% Das vendas do mês anterior 11 IMPOSTOS 3,00% Do volume financeiro das vendas que superar o valor das compras

12 A partir dos dados fornecidos no quadro acima, poderá ser criado um fluxo de caixa projetado para os meses de fevereiro a junho de 20X3. Observações facilitadoras para a montagem do fluxo proposto: 1 - O data inicial da projeção do caixa é fevereiro de 20X3; 2 - O período final do caixa proposto é Junho de 20X3; 3 - O saldo inicial em fevereiro de 20x3 de R$ ,00 4 As vendas serão em 3 parcelas mensais postecipadas 5 As compras serão em 2 parcelas mensais antecipadas 6 As informações dos valores de compras e vendas estão citadas de acordo com o regime de competencia, devendo portanto ser transformadas em regime de caixa. 12 3ky AJUSTE DE REGIME DE COMPETÊNCIA EM REGIME DE CAIXA Com o objetivo de transformar as informações do regime de competência do quadro para o regime de caixa e considernado os condições de negócios (02 parcelas mensais antecipadas) identificam-se os valores destinados às compras: Compras Para identificar as movimentações de caixa originadas com as informações do regime de competência, monta-se o quadro: Vendas Considerando que as demais informações do exercício proposto já se encontram no regime de caixa, para se efetuar a montagem do fluxo final será suficiente que se obedeçam aos critérios estabelecidos para cada uma das contas relacionadas. Desta forma é importante levar em consideração que o lucro liquido é um conceito estritamente contábil, pois é apurado tradicionalmente pelo regime de competência, e o fluxo de caixa é montado a partir da movimentação financeira, entrada e saída de recursos.

13 3ky -4.2 CRITÉRIOS DE DETERMINAÇÃO DAS VERBAS Para se efetuar a projeção dos valores ou verbas de caixa devem ser utilizados critérios específicos que poderão adotar sistemáticas diferenciadas. Exemplos: 1 - As despesas dos iten 01 investimentos e 03 transportes do quadro 4.1, consideram um crescimento mensal. 2 Os itens 02 água e luz e Mat de Escritório são verbas a serem controladas. 3 Os itens 04 propaganda, 10 Salários e 11 Impostos são pagos no mês seguinte incidindo sobre o regime de competência e sem regime de compensação. 4 Demais contas possuem meses especificos para cada incidência. 13 FLUXO DE CAIXA Saldo inicial Saldo final

14 Professor Edison Küster; -GRADUADO EM ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS - FAE MESTRE ENGENHARIA DA PRODUÇÃO - UFSC = PROFESSOR: FINANÇAS E PROJETOS (1988) -GRADUAÇÃO E PÓS-GRADUAÇÃO - -PRESENCIAL E A DISTÂNCIA -ADMINISTRAÇÃO; CONTÁBEIS; ECONOMIA; COMEX. -ORIENTADOR DE PROJETOS EMPRESARIAIS BANCÁRIO DURANTE 26 ANOS - -FINANCEIRO EMPRESARIAL DURANTE 06 ANOS -CONSULTOR DE EMPRESAS - 14 Autor dos Livros: KÜSTER, Edison, Finanças Empresariais, Coleção FAE/GAZETA DO POVO KÜSTER, Edison; Fabiane Christina Küster; Karla Sophia Küster, Administração e Financiamento do Capital de Giro, Editora Juruá, 3ª edição Curitiba KÜSTER, Edison; Custos e Formação de Preços Editora Juruá, 2ª edição - Curitiba KÜSTER, Edison; Fabiane Christina Küster; Projetos Empresariais - Elaboração e Análise de Viabilidade - Editora Juruá, Curitiba