MANUAL DA TRANSFERÊNCIA ELECTRÓNICA DE DADOS

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1 MANUAL DA TRANSFERÊNCIA ELECTRÓNICA DE DADOS O relacionamento com os prestadores convencionados tem vindo a sustentar-se na utilização de transferências electrónicas de dados (TED) que permitem alterar significativamente o procedimento padrão da ADSE, garantindo o pagamento dos seus serviços nos prazos contratuais. A aplicação ADSE-TED tem registado uma evolução bastante significativa, que garante a participação nesta plataforma aos prestadores convencionados, de qualquer dimensão, tramitar a sua facturação de forma célere e segura. O acesso a ADSE-TED, implica alguma atenção por parte das entidades interessadas, pelo que se torna essencial a consulta à documentação disponível no site em Resumidamente, a adesão de um prestador convencionado ao sistema ADSE-TED, passa pelas seguintes fases: 1. Ser utilizador registado no Portal das Finanças, serviço disponibilizado pela DGCI, e, possuidor da respectiva senha válida. 2. Aceder no site à Estabelecida a sessão na ficará perante os Serviços Disponíveis para acesso. 1

2 INSTALAÇÃO A aplicação ADSE-TED está disponível para download em onde, ao seleccionar encontra informação sobre como construir um ficheiro de facturação, requisitos mínimos e transferência da aplicação ADSE-TED. Verifique regularmente 2

3 Ao seleccionar ADSE-TED desencadeia a transferência do ficheiro de instalação da aplicação 3

4 Ao seleccionar desencadeia o assistente de instalação, que contem as instruções necessárias para uma correcta instalação da versão da aplicação ADSE-TED em seis passos: Passos de 1) a 4) ir seleccionando o botão Passo 5) seleccionar Passo 6) seleccionar 1) 2) 3) 4) 5) 6) 4

5 UTILIZAÇÃO- INFORMAÇÃO E AJUDA Após instalação, aceder ao programa clicando no ícone existente no ambiente de trabalho ou no menu iniciar : ADSE-TED Transferência Electrónica de Dados Descrição das funcionalidades e procedimentos: Inicialmente existem duas barras de tarefas. A maioria das operações podem ser efectuadas recorrendo à primeira linha de comando ou à segunda, fica ao critério do utilizador 1. Ficheiro (criar ou abrir ficheiro de envio) 2. Informação de carácter geral 5

6 Ao accionar o botão seleccionar o tipo de entidade (Convencionado ou SNS) A janela abaixo reflecte as funcionalidades e informação de apoio necessária ao processo de recolha do ficheiro. Importante: Indicar sempre NIB (nº identificação bancária da Entidade 6

7 Note que em obtém informação sobre como utilizar os botões da barra de tarefas. Importante: código da entidade é o NIF da Entidade registado na ADSE ADICIONAR LINHA: Adicionar documento ou linha do cuidado de saúde consoante o cursor esteja posicionado na área de documentos (à esquerda) ou de cuidados de saúde (à direita). Pode também utilizar, para o efeito, a tecla <insert>. Para duplicar uma linha inteira de cuidado de saúde (sem data), prima F3. Com F4, pode copiar o valor da mesma coluna da linha anterior. ELIMINAR LINHA: Eliminar documentos ou linha de cuidado de saúde, dependendo da posição do cursor. Pode também utilizar, para o efeito, a tecla <Delete> PESQUISAR: Procurar um ficheiro qualquer cadeia de caracteres. Quando é verificada mais do que uma ocorrência, é mostrada uma lista das ocorrências verificadas. GUARDAR: Guardar o ficheiro com a nomenclatura correspondente aos parâmetros utilizados, i.e.: aaaamm_ _nn.txt, em que aaaamm - ano + mês código de entidade (corresponde ao NIF - Nº Identificação Fiscal da Entidade registado na ADSE) nn - nº de sequência arbitrário (corresponde ao NIB - Nº de Identificação Bancária da Entidade registado na ADSE) Por razões de segurança, o sistema guarda sempre a versão anterior do ficheiro, adicionando-lhe a extensão.bak. ATENÇÃO: Nunca enviar o ficheiro de segurança com a extensão.bak, o ficheiro a enviar terá obrigatoriamente que ter o formato acima mencionado com a extensão.txt. RELATÓRIO DE ERROS: Elaborar um relatório de erros de validação do ficheiro. Note-se que validações adicionais são que ser efectuadas pelo sistema, no momento do envio do ficheiro para a ADSE. 7

8 PRIMEIROS PASSOS- COMO INSERIR REGISTOS DA FACTURA 1) Preencher os dados identificativos do prestador 2) onde: Entidade/NIPC > NIPC do prestador registado na ADSE composto por nove dígitos (por exemplo ) Ano/Mês > Período de reporte da facturação (por exemplo 2010 e 05) Nº Ordem>O número de ordem deverá ser sempre o 01. Só deverá ser utilizado um número de ordem superior (02, 03..) caso a entidade exceda a capacidade do ficheiro (9999 documentos) ou por recomendação expressa da ADSE. Nº factura>este número deverá coincidir com o número da factura/nota de honorários que vai acompanhar a documentação suporte papel. NIB> Conta bancária do prestador para transferência/pagamento da facturação submetida, registada na ADSE. Dever ser enviado um ficheiro por mês, com toda a facturação do período PROCESSO DE INSERÇÃO detalhe da factura (Cada ficheiro pode ter um nº ilimitado de linhas, não podendo exceder, no entanto, 9999 documentos) 8

9 Para cada documento efectuar os seguintes passos: Nº Doc.- Indicação do número de documento que corresponde à ordem pela qual deverá enviar os documentos de suporte. (Painel à esquerda) Nº Benef.- Número e sigla do Beneficiário conforme consta no cartão de identificação ADSE.(Painel da esquerda) Cuidados de Saúde - código do acto prestado, data de realização, quantidade e valor unitário dado pelo sistema, de acordo com a tabela em vigor. (Painel à direita) A ter em conta: Não é necessário organizar a recolha por siglas (ex: SS, CA, OA) Importante: Nesta linha, a aplicação gera e incrementa automaticamente os totais (de linhas, da factura e dos documentos.) Durante o processo de recolha dos documentos poderão ocorrer mensagens de alerta decorrentes da validação dos dados inseridos. Também poderá obter, através da opção uma descrição do erro ou erros, detectados. 9

10 A utilização do filtro permite localizar em qualquer dos campos informação ou detalhe já inserido no ficheiro em curso, como por exemplo um determinado código, beneficiário, valor ou documento. Através da opção, verificar se o ficheiro não contém erros. Nestas circunstâncias e, recolhidos todos os dados ou parte deles correspondentes à factura a submeter à ADSE, via ADSE-Directa, estão reunidas as condições para guardar o ficheiro, conforme exemplos representados mais abaixo. 10

11 Para guardar a totalidade ou parte dos ficheiro, utilizar a opção, seleccionando a directoria, seguido de OK. Note que o processo gravar também permite ou várias, de acordo com a organização que pretenda estabelecer para a facturação. A ter em conta: Ao guardar o ficheiro na directoria de destino, este, poderá ser evocado para inserção ou alteração de registos. O ficheiro recolhido na totalidade, devidamente guardado e identificado, estará então pronto a enviar por Transferência Electrónica de Dados. (Ver item da página seguinte) 11

12 TRANSFERÊNCIA ELECTRÓNICA DE DADOS Seleccionar a opção Transferência Electrónica de Dados: Procurar o ficheiro criado através da aplicação ADSE-TED na directoria de arquivo. CONSULTAR: 12

13 Já na directoria de arquivo (ex: Facturação-TED ) abrir o ficheiro a enviar: Importante: O ficheiro a enviar terá obrigatoriamente a extensão.txt (não enviar o.bak ) Confirmado o caminho e nome do ficheiro exibido na caixa enviar ficheiro e clicar em ENVIAR: 13

14 Após o envio do ficheiro, ficará disponível, conforme exemplo abaixo, o estado em que a factura/ficheiro se encontra perante a ADSE. A validação dos ficheiros é realizada em tempo real e só serão aceites os que não apresentem qualquer falha de processamento. Deixa-se de utilizar os ficheiros de retorno. Na figura acima, a título de exemplo, estão identificados os 3 estados pelos quais o ficheiro/factura passa até à sua conclusão: 1. ENVIADO: Ficheiro sem erros submetido à ADSE ( sem icon de pré-registo) 2. PROCESSADO: Ficheiros submetidos à ADSE em condição de serem emitidos os pré-registos da factura e dos documentos de suporte. A ter em conta: Icon na coluna de Pré-registo fica activo. Exemplo: Pré-registos Imprimir pré-registo da Factura Imprimir pré-registo documentos de suporte. A entrega da factura e da documentação de suporte deverá ser acompanhada das respectivas folhas com o código de barras de identificação, conforme exemplo abaixo (*) 14

15 ATENÇÃO: Se o seu browser estiver a bloquear janelas pop-up, não conseguirá gerar as folhas, deverá nestas circunstâncias, desabilitar o bloqueio às janelas. Exemplo: Internet Explorer8 3. EM CONFERÊNCIA: Ficheiro/factura em fase de validação pela ADSE, sendo para a Entidade a confirmação de boa recepção. Neste estado, os icon s de código de barras ficam inactivos até à liquidação da factura, que poderá ser confirmada através da consulta à respectiva conta-corrente. 15

16 Registo de Documentos Exemplo da Factura e Documentos de Suporte Previamente à remessa para a Direcção-Geral, os suportes documentais (cópias dos recibos, prescrições e declarações) e os documentos contabilísticos (facturas, recibos e notas de débito/crédito) são sujeitos a préregisto (opção disponível na área TED). Esta operação possibilitará maior celeridade no registo de entrada na Direcção-Geral, para além do prestador passar a dispor da confirmação da boa recepção. DOCUMENTO DE PRÉ-REGISTO DA FACTURA 16

17 DOCUMENTO DE PRÉ-REGISTO DO DOCUMENTO DE SUPORTE * Nota: Ficheiros submetidos antes de 1 de Julho de 2010, não terão ainda disponível o pré-registo do Recibo Recomenda-se a consulta a: GUIA DE REFERÊNCIA RÁPIDA PARA PRESTADORES SICOF SISTEMA INFORMAÇÃO CONFERÊNCIA DE FACTURAÇÃO 17

18 INFORMAÇÃO RELACIONADA COM INTERESSE A partir de 1 de Julho de 2010, a ADSE adoptou novos procedimentos para a remessa de facturação dos prestadores, em consequência da introdução de um novo sistema de informação SICOF que agora contempla: O acesso a uma conta corrente organizada segundo critérios contabilísticos, permitindo ao prestador outra forma de acompanhar em tempo real a evolução da tramitação da sua facturação, ALARGAMENTO DAS TED A TODOS OS PRESTADORES A adopção das Transferências Electrónicas de Dados (TED s) já é utilizada por quase todos os prestadores, revelando vantagens acrescidas, designadamente na maior celeridade na conferência da facturação, permitindo assim o pagamento em prazos regulares e oportunos. Neste contexto, pretende-se alargar as TED a todos os prestadores, sendo condição determinante para a renovação dos acordos em vigor. A utilização das TED deverá considerar o sistema informático que é utilizado pelo prestador. No entanto, a Direcção-Geral providenciou uma aplicação, designada por ADSE-TED, destinada a produzir os ficheiros que poderá ser utilizada gratuitamente, estando disponível na ADSE DIRECTA, em Assim, torna-se prioritário que a Transferência Electrónica de Dados (TED) seja definitivamente adoptada a partir de 01 de Outubro de A partir daquela data deverão observar-se ainda os novos procedimentos que foram recentemente adoptados na sequência da entrada em exploração de um novo sistema aplicacional (desde 01 de Julho de 2010) que contempla o acesso a uma área reservada, a ADSE DIRECTA, e possibilita: 1- A consulta da conta corrente organizada segundo critérios contabilísticos e o acompanhamento em tempo real da evolução da sua facturação; 2- A possibilidade de consultar os dados de prestador e obter a alteração dos mesmos; 3- A validação dos ficheiros em tempo real. Previamente à remessa para a Direcção-Geral, os suportes documentais (cópia dos recibos emitidos pelos montantes suportados pelos beneficiários) e os documentos contabilísticos (notas de honorários para prestadores em nome individual e facturas para prestadores em nome colectivos, recibos e notas de débito/crédito), são sujeitos a pré-registo, que consiste na impressão de folhas contendo código de barras disponibilizadas aquando do processamento do ficheiro. Esta operação possibilitará maior celeridade no registo de entrada na Direcção-Geral, para além de permitir a confirmação da boa recepção. Também o código de entidade será substituído pelo número de identificação fiscal do prestador e serão extintos: a)- O modelo 16 que é substituído pela factura (prestadores em nome colectivo) ou nota de honorários (prestadores em nome individual); b)- O modelo14 (fichas de consultas) que darão lugar às cópias dos recibos dos montantes suportados pelo beneficiário. A remessa da documentação deverá ser dirigida para: ADSE/Prestadores convencionados, Praça de Alvalade, nº 8, Lisboa Para qualquer esclarecimento adicional deverá ser utilizado o endereço de correio electrónico pconv@adse.pt. 18 Versão DSI/02-06/10/2010