CARIOCA CHRISTIANI NIELSEN ENGENHARIA S.A.

Transcrição

1 Gestão Financeira 23/08/02 1 / Abertura de Conta Corrente Escolha da Agência Bancária O processo deve começar por definir qual o banco com que a obra vai trabalhar. Os bancos que a empresa coloca como preferíveis para a abertura de conta são: Banco Real, Bradesco e Itaú, nesta ordem. Eventualmente poderá haver locais onde não haja nenhum destes três bancos, ou casos de obras em consórcios que por algum motivo acabe decidindo por outro banco, neste último caso a sede deve ser consultada sobre a escolha. Deve se atentar quando da escolha do banco se existe a possibilidade de fornecimento de cheque em formulário contínuo, com o intuito de operar o sistema de contas a pagar Escolha das Pessoas que Movimentarão a Conta Corrente A movimentação de conta corrente deve ser feita sempre por duas pessoas. O aconselhável é que as obras tenham três pessoas com poderes para movimentar a conta corrente, sendo; duas as que realmente movimentam a conta, que normalmente são o Gerente de Contrato e o Encarregado Administrativo, e uma terceira pessoa, que é em geral um outro Engenheiro, que assina apenas na ausência de Gerente de Contrato ou do Encarregado Administrativo. No caso de obras em consórcio as duas pessoas que movimentam a conta corrente nunca devem ser da mesma empresa Procuração Deverá ser solicitada à sede (setor financeiro) uma procuração com a finalidade específica de abertura e movimentação da conta. Nesta procuração deverão constar os dados pessoais dos procuradores (nome completo, estado civil, profissão, número da carteira de identidade e CPF), bem como banco e a agencia da conta Conclusão De posse de procuração, a administração da obra terá plenos poderes para abrir a conta corrente e movimentá-la. Para tanto, a obra também deverá preencher formulários e enviar cópias de documentos da empresa ou do consórcio.

2 Gestão Financeira 23/08/02 2 / Movimentação de Conta Corrente Pessoas com Poderes para Assinar Cheques Para movimentação de conta corrente deve ser utilizada a mesma procuração da abertura da conta corrente. Os cheques deverão ter a assinatura de dois engenheiros ou de um engenheiro e um gerente/encarregado administrativo. Nunca será possível a assinatura do cheque por dois funcionários da área administrativa, este tipo de situação é mais comum em obras em consórcio onde pode haver mais de um gerente/encarregado administrativo. Ainda em relação a obras em consórcio sempre deverá haver a assinatura de duas pessoas de empresas diferentes, onde necessariamente deverá constar a assinatura de uma pessoa da empresa líder do consórcio Emissão de Cheques Só será permitida a emissão de cheques cruzados e nominais, com a assinatura de duas das pessoas com poderes para tal. Nunca, de forma alguma, deve-se assinar cheques em branco Controle de Cheques Deve haver um controle de cheques emitidos e cancelados, através do número do cheque. Assim evita-se o descontrole e um eventual extravio de algum cheque. No caso dos cheques cancelados, estes devem ficar guardados e completamente inutilizados através de um carimbo escrito CANCELADO em vermelho, além de rabiscar o cheque ou cortar parte deste Sistema de Pagamentos Brasileiro (SPB) A partir de 2002, foi implementado o Sistema de Pagamentos Brasileiro (SPB). Novo sistema de pagamentos no qual as operações financeiras acima de R$ 5.000,00 serão sobretaxadas quando feitas através de Doc ou cheque, porém, esta cobrança entrará em vigor no mês de novembro de Apesar disso, alguns aspectos do sistema já estão vigorando, como por exemplo a utilização de recursos via Doc e cheque somente em D+1, ou seja, 1 dia após o seu recebimento. A equipe de informática da Carioca está desenvolvendo uma nova ferramenta que evite a sobretaxa das operações de pagamento e transferência de valores, tendo previsão desta entrar implementada até outubro/2002.

3 Gestão Financeira 23/08/02 3 / Confirmação de Numerários Levantar os Desembolsos da Próxima Semana A área administrativa da obra deve levantar toda a necessidade de caixa para a próxima semana, através de informação de setores da obra e gerência Levantar a Necessidade de Caixa Após estabelecido quais os pagamentos que deverão ser realizados na obra, deve se verificar o saldo de conta corrente, de forma que não sobre muito recurso parado na conta corrente. Para isso como sugestão deve-se ter entre o valor de remessa solicitado e saldo em conta corrente cerca de 110% do valor previsto para pagamento. Desta maneira a obra tem uma reserva de 10% para pagamentos imprevistos. Lembramos que trata-se isto é apenas uma sugestão podendo a reserva de 10% das despesas ser totalmente inadequado, dependendo do caso específico Efetuar o Pedido Já sabendo o valor que será solicitado, deve-se efetuar a solicitação em formulário próprio, sendo que este documento deve conter a assinatura do diretor da área, do gerente de contrato e do encarregado administrativo.

4 Gestão Financeira 23/08/02 4 / Previsão Quadrimestral É obrigação das obras o envio da previsão quadrimestral de numerários, no modelo padrão estabelecido pela empresa. Isto deve ocorrer todo dia 20 do mês anterior ao primeiro mês da previsão (por ex.: a previsão de outubro/novembro/dezembro/janeiro deve chegar até a última terça-feira de setembro). Nesta previsão deverá constar as despesas tanto pagas pela sede como pela obra, além dos recebimento e pagamentos vinculados (que deverão estar separados). A partir deste relatório a empresa controla o fluxo de recursos financeiros e programa suas aplicações financeiras. Além disso é um instrumento de gestão de curto prazo da diretoria, portanto trata-se de um importante relatório, na qual a precisão é fundamental Coleta de Dados para a Previsão Trimestral A coleta de dados para a execução da obra deve ser fruto basicamente de quatro fontes, abaixo descritas: - Setores das obras: áreas como D.P., almoxarifado, seção técnica e outras, informando suas necessidades - Gerência da obra: na direção da obra normalmente se encontram as pessoas mais habilitadas para informar sobre o andamento da obra nos próximos três meses e também sobre os recebimentos, tanto no que se refere a data como valor. - Despesas dos meses anteriores: uma outra fonte de informações é o histórico de desembolsos da obra, que pode servir de parâmetro para as novas previsões. - Sede da empresa: a sede da empresa pode ser fonte de informação para a previsão trimestral através da diretoria que pode ser uma fonte de informação principalmente para recebimentos e determinação de ritmo da obra nos próximos três meses Montagem do Relatório Após ter todas as informações necessárias para a montagem do relatório, este deve ser preenchido, sendo as despesas colocadas no seu respectivo vencimento. É fundamental a manutenção do padrão estabelecido e o cumprimento das datas. Este relatório também deve ser comparado com o relatório de planejamento da obra enviado para o Planejamento e Controle.

5 Gestão Financeira 23/08/02 5 / 10 Anexo Dados para execução da previsão trimestral Abaixo estará descrito como deve proceder nos diversos itens da previsão trimestral: HORISTAS E MENSALISTAS Devem ser lançados os seguintes valores: Deve-se lançar o valor da folha salarial bruta; 50% do salário total dos horistas como adiantamento (no meio do mês), e os 50% restantes e as horas extras no final do mês, conforme tabela divulgada pelo DP da Sede com as datas dos pagamentos. Outro ponto a salientar, principalmente no que se refere aos segundo e terceiro meses de previsão, é a possível oscilação no ritmo da obra e seu conseqüente impacto no número de empregados. Por exemplo: se é previsto que o ritmo da obra aumente, é razoável pensar em um aumento do contingente de horistas ou no aumento do número de horas extras. EXEMPLO HORISTAS: 1º Mês Uma obra tem 100 funcionários horistas em dezembro/x1, com uma folha de pagamento de R$ ,00 no total. Sabe-se que o total de horas extras feitas pelos empregados somou o valor de R$ ,00. Portanto, utilizando a tabela de pagamentos do Departamento de Pessoal, sabemos que os pagamentos para o primeiro mês serão: Dia 15/12 - R$ ,00 (50% da Folha de Pagamentos) Dia 30/12 - R$ ,00 = R$ ,00 (50% da Folha de Pagamentos) + R$ ,00 (Total de horas extras do mês) 2º Mês A obra deverá ter seu ritmo acelerado em janeiro/x2 por conta de um serviço que exige muita mão de obra; então, a previsão é contratar mais cerca de 50 funcionários, em sua maioria serventes com salário médio de R$ 400,00. Os primeiros 20 empregados serão contratados na primeira semana e mais 10 em cada uma das três semanas seguintes, o que vai aumentar a folha, portanto, em cerca de R$ ,00. Apesar do aumento do contingente, o número de horas-extras deve aumentar por empregado, passando o total para cerca de R$ ,00. Portanto, utilizando a tabela de pagamentos do Departamento de Pessoal, sabemos que os pagamentos para o segundo mês serão: Dia 14/01 - R$ ,00 (50% da Folha de Pagamentos contando 50% do salário dos contratados na primeira semana). Dia 30/01 - R$ ,00 = R$ ,00 (50% da Folha de Pagamentos contando o salário dos novos contratados) + R$ ,00 (Total de horas extras do mês). 3º Mês No terceiro mês, um serviço importante que exige muita mão de obra foi terminado; portanto, deverão ser demitidos cerca de 40 empregados (salário médio R$ 400,00), o que certamente trará

6 Gestão Financeira 23/08/02 6 / 10 impacto nas rescisões. A expectativa é que sejam demitidos 20 empregados no início do mês e mais 20 no final do mês. Por outro lado, a obra precisará de 10 carpinteiros (salário de R$ 600,00), que deverão ser contratados na primeira semana do mês. Além disso, o total de horas extras deverá ser de R$ ,00. Portanto, utilizando a tabela de pagamentos do Departamento de Pessoal, sabemos que os pagamentos para o terceiro mês serão: Dia 14/02 - R$ ,00 (50% da Folha de Pagamentos, já considerando as vinte primeiras demissões e os 10 novos contratados). Dia 27/02 - R$ ,00 = R$ ,00 (50% da Folha de Pagamentos, considerando os outros 20 demitidos e os 10 novos contratados) + R$ ,00 (Total de horas extras do mês). EXEMPLO MENSALISTAS: 1º Mês No primeiro mês a obra tem 10 mensalistas, com um total de salários de R$ ,00 e um total de horas extras de R$ 2.000,00. Portanto, utilizando a tabela de pagamentos do Departamento de Pessoal, sabemos que os pagamentos para o primeiro mês serão: Dia 10/12 - R$ 3.000,00 (2ª parcela de décimo terceiro salário 3/12 do salário considerando a média de horas extras) Dia 31/12 - R$ ,00 = R$ ,00 (100% da Folha de Pagamentos) + R$ 2.000,00 (Total de horas extras do mês) 2º Mês No segundo mês da obra deve ser contratado um engenheiro trainee, o que acarretará um aumento de R$ 1.600,00 e, assim como no caso de horistas, deve aumentar o total de horas extras para R$ 3.300,00. Portanto, utilizando a tabela de pagamentos do Departamento de Pessoal, sabemos que o pagamento para o mês será: Dia 30/01 - R$ ,00 = R$ ,00 (100% da Folha de Pagamentos) + R$ 3.300,00 (Total de horas extras do mês) 3º Mês No terceiro mês, a obra não deverá precisar de um encarregado mensalista, que provavelmente será transferido, o que acarretará uma redução de R$ 1.000,00, além de queda no total de horas extras para R$ 2.800,00. Portanto, utilizando a tabela de pagamentos do Departamento de Pessoal, sabemos que o pagamento para o mês será: Dia 30/01 - R$ ,00 = R$ ,00 (100% da Folha de Pagamentos) + R$ 2.800,00 (Total de horas extras do mês) RESCISÕES Para facilitar o cálculo das rescisões, abaixo estão os principais custos:

7 Gestão Financeira 23/08/02 7 / 10 Custo Valor Aviso Prévio 1 salário (*) Férias e 13º salário Valor proporcional ao número de meses trabalhados. Multa Rescisória 50% do saldo de FGTS do empregado (*) Dependendo do acordo com o sindicato local, este valor poderá mudar. Exemplo: São Paulo. OBS.: Existem outras despesas menores para cálculo de rescisão, como salário família e descanso remunerado sobre horas extras e outros. OBS.: A média das horas extras são incorporadas ao salário, para base de cálculo das rescisões. OBS.: Quando o empregado for demitido na data de término do contrato de experiência, será indenizado, apenas, as férias e o 13º salário proporcionais. OBS.: No caso de o empregado ser demitido durante a vigência do contrato de experiência, não haverá a necessidade de pagamento de aviso prévio. Porém, será paga, de forma adicional, uma multa correspondente à metade dos dias que faltam para terminar o seu contrato. EXEMPLO: 1º Mês A obra está iniciando (outubro/x1), e portanto não está demitindo; mas, mas como isto pode acontecer, foi prevista a demissão de 4 serventes na terceira semana de dezembro (salário médio R$ 400,00, demissão no dia 21/12/X1 e contrato de experiência até 10/01/X2) como provisão. Foi estimado o valor da rescisão, conforme descrito abaixo: Salário R$ 400,00 Adiantamento Quinzenal já pago (R$ 200,00) Saldo de salário 6/30 R$ 80,00 (1) Décimo Terceiro Já pago Férias (3/12) R$ 133,00 (2) Multa Rescisória (40% FGTS) R$ 100,00 (3) Multa Contratual (10 dias) R$ 133,00 (4) Total a pagar (1 empregado) R$ 446,00 (5) = (1) + (2) + (3) + (4) Total a pagar (4 empregados) R$ 1.784,00 (6) = (5) x 4 Dia 30/12 - R$ 1.784,00 (O pagamento ocorrerá dez dias após a demissão) 2º Mês No segundo mês, não temos previsão de rescisão.

8 Gestão Financeira 23/08/02 8 / 10 3º Mês No terceiro mês está prevista a demissão de 20 horistas (contratados em 30/10 e com salário médio de R$ 400,00) na segunda semana (dia 10/02), fruto do término de um serviço que exige muita mão-de-obra. Saldo de salário (10/30) R$ 133,00 (1) Aviso Prévio (1 salário c/ H.E.) R$ 480,00 (2) Décimo Terceiro (2/12) R$ 80,00 (3) Férias (4/12) R$ 213,00 (4) Multa Rescisória (40% FGTS) R$ 194,00 (5) Total a pagar (1 empregado) R$ 1.100,00 (6) = (1) + (2) + (3) + (4) + (5) Total a pagar (20 empregados) R$ ,00 (7) = (6) x 20 Dia 20/02 - R$ ,00 (O pagamento ocorrerá dez dias após a demissão) ENCARGOS Para fins de simplificação, neste item deverão constar apenas os seguintes encargos sobre a folha de pagamento bruta: Encargos Alíquota Vencimento FGTS 8,00 % Dia 7 do mês subseqüente INSS 28,80 % Dia 2 do mês subseqüente Também incidirão encargos sobre os valores pagos a título de 13º salário. O INSS sobre o 13º é pago integralmente no dia 20 do mês de pagamento da última parcela (dezembro), e o FGTS no dia 7 do mês subseqüente a cada pagamento. Quando a data de vencimento desses encargos não for dia útil, o pagamento do FGTS deverá ser antecipado, e do INSS, postergado. FORNECEDORES Devem constar como fornecedores todas as despesas com peças e materiais. É muito importante tomar cuidado com os pagamentos dos meses subseqüentes e assim evitar uma simples repetição de valores. A precisão nos valores dependerá da análise do ritmo da obra e da demanda por materiais na obra. Atentar para os fornecedores que possuem prazos maiores de pagamento (30, 45 ou 60 dias fora a semana/mês). NÃO INCLUIR NESTE ITEM, E SIM NA PLANILHA DE DESPESAS VINCULADAS, OS PAGAMENTOS VINCULADOS AO RECEBIMENTO.

9 Gestão Financeira 23/08/02 9 / 10 COMPRAS A VISTA São encaradas como compras a vista os pequenos desembolsos que a obra faz em dinheiro, através do chamado "fundo fixo" ou "caixinha da obra". Estas despesas são pequenas e de difícil previsão. Assim, o ideal é rever os gastos das semanas anteriores e utilizá-los como parâmetro para futuras previsões. ADMINISTRAÇÃO DA OBRA Este item contempla os gastos com o escritório, como: água, luz, telefone, aluguel de imóveis e automóveis, cantina, posto e outras despesas. Normalmente existem datas fixas para efetivar esses tipos de pagamentos. EMPREITEIROS É um dos itens mais relevantes em uma obra. Um ponto fundamental é NUNCA LANÇAR SUBEMPREITEIROS COM PAGAMENTO VINCULADO NESTE ITEM. Assim, como no caso das despesas com fornecedores, deve-se levar em consideração a DATA EFETIVA DO PAGAMENTO. Logo, se um subempreiteiro realiza um serviço hoje e o prazo de pagamento é de trinta dias, este deverá constar somente para daqui a trinta dias. Considerar o valor bruto da medição dos serviços; portanto, não deve ser abatido o valor referente a INSS, ISS e IRRF. OBS.: O pagamento dos vinculados deverá ser explicitado na Folha de Detalhamento de Vinculados. PRESTADORES DE SERVIÇO Este item foi incluído na previsão trimestral em decorrência da necessidade da obra de contratação de prestadores de serviço que não são subempreiteiros. São exemplos típicos de prestadores de serviços: Empresas de Segurança, Consultorias, Projetistas, Engenheiro de Segurança / Médico do Trabalho (quando for o caso), Advogados, Fotógrafos, Copiadoras, etc. CARRETEIROS Quanto aos carreteiros, o procedimento é equivalente ao de empreiteiros, em que a data a ser considerada para o lançamento dos valores deve ser a data efetiva do pagamento. Deve-se considerar nesta linha a despesa relativa ao pagamento de FRETE DE MATERIAL. Normalmente estas despesas são quinzenais.

10 Gestão Financeira 23/08/02 10 / 10 ALUGUEL DE EQUIPAMENTOS Nesta linha deve-se lançar apenas os aluguéis de terceiros, ou seja, o "custo" com DVE não deve ser lançado aqui. IMPOSTOS Com o objetivo de simplificar, considere apenas os seguintes impostos: Impostos Alíquota Vencimento COFINS 3,00 % Dia 15 do mês subseqüente ao recebimento (*) PIS 0,65 % Dia 15 do mês subseqüente ao recebimento (*) ISS Depende de cada município Depende de cada município. Mês subseqüente ao faturamento Para o cálculo do ISS, deve-se levar em consideração a legislação de cada município, que informará o percentual de alíquota, o dia de vencimento e as deduções que poderão ser abatidas da base de cálculo do imposto (materiais e/ou subempreiteiros). (*) QUANDO O CLIENTE FOR PRIVADO, O PAGAMENTO DE TODOS OS IMPOSTOS DAR-SE-Á NO MÊS SUBSEQÜENTE AO FATURAMENTO (NAS DATAS ACIMA ESTABELECIDAS). OUTROS Nesta linha devem ser lançadas todas as despesas que não possam ser classificadas em nenhum dos outros 12 campos acima. Caso algum valor seja lançado aqui, este deve ser ESPECIFICADO EM FOLHA SEPARADA. SOLICITAMOS QUE NÃO SEJAM CRIADOS ITENS NOVOS OU EXCLUÍDOS ITENS EXISTENTES NA PLANILHA. A PADRONIZAÇÃO DOS RELATÓRIOS É FUNDAMENTAL PARA A ANÁLISE. LEMBRAMOS QUE A DIRETORIA MANIPULA ESTES DOCUMENTOS. OBS.: As despesas relativas ao "fundo fixo" ou "caixinha" da obra fazem parte do campo "COMPRAS A VISTA", não devendo as mesmas ser lançadas aqui.