TIPO DESCRIÇÃO EXPLICAÇÃO TÉCNICA EXEMPLO RQUEST - Requisição de Estoque

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1 TIPO DESCRIÇÃO EXPLICAÇÃO TÉCNICA EXEMPLO MOV RQUEST - Requisição de Estoque O objetivo desse movimento é receber as solicitações de materiais que existem em Estoque. Esse tipo de movimento está configurado para não usar rateio por Centro de Custo. Essa configuração permite a inclusão desse tipo de movimento via Portal RM. Com isso só é possível informar um Centro de Custo para cada item. O movimento não afeta o Saldo de estoque e será analisado pelo responsável do estoque com relação a ser ou não atendido. O produto Papel A4 tem um saldo de 120 unidades (Resmas) no estoque. O usuário deseja solicitar 5 resmas para utilizar em sua área. Nesse caso será incluída uma requisição com o item Papel A4 e quantidade igual a Baixa de Estoque É o processo de saída de materiais do estoque. O responsável do estoque avalia os movimentos pendentes e decide ser irá atender ou não a Requisição. Caso opte pela entrega do material ao solicitante o responsável recebe o movimento para o Requisição de Materiais e Serviços Ordens de Compra em Aprovação Esse tipo de movimento está configurado para reduzir o saldo Atual do estoque e calcula o valor da operação a partir do Custo Médio do item no Estoque. Esse movimento não afeta o orçamento (Será feito na entrada da NF) e não haverá contabilização pois o SESCOOP optou por ter apenas controle físico do estoque. É possível configurar a impressão de um relatório de Recibo de Entrega vinculado ao tipo de movimento, mas essa opção não foi implementada no SESCOOP. Movimento de início do processo de compras, recebe as solicitações de compras indicando qual produto, Centro de Custo, Conta/Natureza Orçamentaria. Esse Tipo de Movimento está parametrizado com o tipo Solicitação de Compras e com isso é visualizado na tela de composição da Cotação. Ao ser recebido no final do processo de cotação será gerado um movimento Ordem de Compra em Aprovação. Devido a integração com o SIG, os usuários não poderão incluir esse tipo de movimento no RM. As requisições serão inseridas e aprovadas no SIG, apenas quando aprovadas serão incluídas no movimento através de integração por WebServices. Tipo de Movimento gerado ao final do processo de Cotação partir do recebimento dos Itens da Requisição acrescido das informações da Cotação (Valor, Fornecedor, etc.). Foi customizado um processo no RM para enviar ao SIG os dados da Cotação e da Ordem de Compras gerada. O Processo de aprovação dessa ordem de compras é feito no SIG que após a aprovação devolve a informação da aprovação ou reprovação da operação. Após essa aprovação o usuário deve selecionar que tipo de operação será gerado OES - Ordem de Serviços Movimento especifico criado para atender o SESCOOP-SP. Não será usado pelo GDH SESCCOOP-MG nesse momento já que esta unidade não usa o sistema GDH Geração de Contrato Em alguns casos ao final do processo de compras é necessário incluir o Cadastro de um novo Contrato junto ao Fornecedor vencedor. Nesse caso o movimento gerado pela cotação e aprovado no SIG é recebido para o Tipo de Movimento Esse movimento não gera lançamento financeiro, contabilização, Orçamento ou informações fiscais. Esse tipo de movimento está parametrizado para Gerar Contrato e é concluído após a inclusão de um novo Contrato Ordem de Compra Esse tipo de movimento realiza o primeiro registro no controle orçamentário. É considerada a data informada no Campo Data Prev. Orçamento (Data Extra 1) e aumenta o Valor Comprometido. O almoxarife avalia a requisição pendente no movimento e segue um dos seguintes caminhos: Atende a requisição integralmente, entrega o material físico ao solicitante e recebe o movimento registrando a entrega. Ex: Entrega de 5 resmas de Papel A4. Opta por atender apenas parte solicitação, com isso ele edita a quantidade do item durante o recebimento informando quanto será entregue. Ex.: Entrega 3 resmas no movimento e o movimento fica pendente com quantidade igual a 2. Esse movimento pendente pode ser atendido posteriormente ou encerrado via processo Concluir Movimento Não atender a requisição por alguma razão estratégica (Ausência de Saldo, Pedidos em Excesso). Ex.: O movimento permanece pendente e pode ser concluído pelo processo Concluir Movimento. Usuário acessa o SIG e solicita a aquisição de um determinado serviço. Essa requisição é aprovada pelos responsáveis e ao termino do fluxo de aprovações é enviada do SIG para o RM. Ex.: Requisição de Material Requisição de Serviço Reposição de Estoque Passagens e Hospedagens Após aprovada podem ser gerados 3 tipos de movimentos distintos. 1. Receber para um movimento do tipo para geração de contrato; 2. Receber para um movimento do tipo ; 3. Gerar via customização uma medição em um contrato de Passagens ou Hospedagens. O usuário solicitou o fornecimento de um serviço de Consultoria ao longo de 12 meses. O comprador realiza a cotação do Serviço e gera um movimento do tipo para o fornecedor vencedor da cotação. Por fim seleciona o movimento gerado e inclui um novo contrato com base nos dados do movimento complementando as informações especificas. Quando não houver cotação o movimento será recebido diretamente para o tipo de movimento incluindo as informações adicionais necessárias (Fornecedor, Valor, Data, etc.) É o principal movimento de entrada de operações no sistema e recebe registros por 3 caminhos: 1. Movimentos aprovados recebidos do tipo gerado pelo processo de compras; 2. Medições e Faturamentos gerados a partir de contratos;

2 Nota Fiscal de Produtos (NF-e(DANFE), NF D1) - (Sem Estoque) Nota Fiscal de Produtos (NF-e(DANFE), NF D1, Cupom Fiscal) - (Estoque) Nota Fiscal de Serviços Tomados (NFS-e, NFS, NFe - DANFE) Outros Pagamentos (Fatura, Reembolso, NF ao Consumidor D1, Cupom Fiscal e outros) - (Financeiro) Contas de Consumo (Água, Energia, Telefone) RPA e NFA - Recibo e NF de Pagamento Autônomo Há a possibilidade de gerar lançamento financeiro de Adiantamento quando é necessário adiantar parte do valor da ordem de compras ao fornecedor. Essa operação gera um lançamento com Classificação Adiantamento no módulo financeiro que deverá ser baixado e posteriormente vinculado a NF do fornecedor. Não há contabilização ou geração de informações fiscais nesse movimento. Esse movimento é usado para registrar operações de compras de Materiais que não serão registradas no controle de estoque. Como o SESCOOP-MG optou por não contabilizar o estoque e ter apenas controle físico, esse movimento tem a mesma contabilização do Há geração de Lançamentos Financeiros, Orçamento (Aumenta Valor Realizado) e Escrituração Fiscal (ICMS e IPI Zerados). Esse movimento é usado para registrar as compras de Materiais que aumentam o Saldo Atual de Estoque. Há geração de Lançamentos Financeiros, Orçamento (Aumenta Valor Realizado), Contabilização e Escrituração Fiscal (ICMS e IPI Zerados). Usado para registrar as aquisições de Serviços, esse movimento tem geração de Lançamento Financeiro, Contabilização, Orçamento (Aumenta Valor Realizado) e Escrituração Fiscal. São tratados os seguintes tributos: IRRF PJ, ISS, INSS PJ e CSRF (PIS, COFIINS e CSLL). Todas as operações que não se enquadram em nenhum dos Tipos de Movimentos existentes são registradas no tipo Ao invés de incluir pagamentos diretamente no financeiro, essas operações são registradas nesse tipo de movimento. Esse tipo de movimento gera lançamento financeiro, Contabilização e Orçamento (Aumenta Valor Realizado). Operações especificas de Contas de Consumo são registradas nesse tipo. Há Contabilização, Lançamento Financeiro e Orçamento (Aumenta Valor Realizado). Não há escrituração nem tributos nessa operação. Aqui são registradas as operações referentes ao Pagamento de Pessoas Físicas via RPA ou NFA. Há Contabilização, Lançamento Financeiro e Orçamento (Aumenta Valor Realizado). Esse movimento gera escrituração fiscal para apuração do ISS Retido. O cálculo dos tributos IRRF PF e INSS PF não é apresentado no movimento e é feito no módulo Financeiro com base nas tabelas de IRRF/INSS cadastradas pela Folha de Pagamento. O valor liquido e retenções devem ser conferidos no módulo financeiro. 3. Operações sem processo de compras ou contratos que serão inseridas diretamente no tipo Exemplo: Compra de Canetas destinadas a um evento especifico e que não serão registradas no controle de estoque. Exemplo: Compra de Canetas para atender as diversas áreas da empresa. Será feito o registro de entrada no estoque e a Saídas serão feitas pelo movimento de requisição/baixa de estoque. Serviços de Consultoria prestado no município de BH com retenção de ISS (Município) e IRRF, INSS PJ e CSRF (Federal). Reembolso a um fornecedor de um Valor Retido indevidamente. Compra de produto emergencial em um mercadinho. Abastecimento de Veiculo Fatura de Serviços de Internet Locação de Veículos Despesas com Correios. Registro de pagamentos a Pessoas Físicas que prestou serviço para a empresa. Se houver mais de um pagamento no mesmo período é necessário registrar na ordem correta para que o cálculo cumulativo das retenções de IRRF e INSS sejam feitos corretamente. Os campos de Número de Dependentes e Data de Nascimento do cadastro do Cli/for afetam o cálculo de IRRF. Caso o fornecedor preste serviços para outras empresas e teve retenção de INSS nessas, o campo de Valor de INSS em Outras Empresas deve ser informado no movimento. O cálculo do sistema pode ser conferido através do Link:

3 Nota Fiscal de Ativo Imobilizado (NF-e DANFE, NF D1) Esse movimento tem integração com o módulo de Gestão Patrimonial. Os itens inseridos aqui podem ser usados na geração automática de cadastros de Patrimônios do módulo. É importante registrar aqui apenas operações que serão registradas no Ativo Imobilizado da Empresa. Exemplo: Aquisição de 10 computadores. Importante ter atenção nas informações de Quantidade, Valor e Histórico do Item que são usados para geração de informações no módulo de patrimônio. Para correto funcionamento da integração os campos de Grupo de Patrimônio e Grupo de Contas devem ser preenchidos no cadastro do Produto Adiantamento de Viagens Esse processo funciona de forma separada e em duas etapas: Adiantamento de Viagens e Prestação de Contas de Viagem. Nesse movimento será incluído um item Adiantamento referente ao valor adiantado para cobrir despesas na viagem (Deslocamento, Alimentação, etc.). Essa operação cria um lançamento financeiro do Tipo Adiantamento que ao ser baixado gera um lançamento a receber do tipo Crédito Adiantamento. Esse lançamento será vinculado ao lançamento de prestação de contas. Exemplo: O funcionário João irá viajar para um evento. A compra de Passagem e hospedagem será feita de forma separada pela requisição do SIG e será gerado um movimento e não é informado aqui. Já o valor que será adiantado ao funcionário para tratar gastos na viagem deverá ser inserido nesse tipo de movimento conforme as regras de adiantamento do SESCOOP. Esse movimento será inserido diretamente Prestação de Contas de Viagens Nota Fiscal de Serviço (Estoque) - (Gráfica, Banner, Cartaz, Apostilas) Nota Fiscal de Material e Serviço na Mesma Nota Fiscal - (NF03, NF55, NFSe) O movimento não tem contabilização, não registra orçamento nem gera Escrituração. A contabilização dessa operação ocorre apenas no financeiro. O lançamento de Prestação deve detalhar as despesas realizadas durante a viagem, através da separação dos itens do movimento, para contabilizar corretamente essas despesas. Ao incluir os itens já é possível vincular o adiantamento pago anteriormente para facilitar o processo, essa vinculação pode ser feita ou alterada no módulo Financeiro. Será gerado no módulo Financeiro um lançamento com o valor total dessa prestação de contas para vinculação com o adiantamento. Essa operação foi criada especificamente para tratar situações de materiais gráficos produzidos de forma personalizada para a empresa e quando o fornecedor envia uma NF de Serviços ao invés de uma NF de Materiais. Nesse caso os serviços de Confecção serão considerados como estocáveis e incluídos no controle Físico. É importante registrar a quantidade e custo que serão considerados no estoque para cada item. Esse movimento também gera contabilização, Orçamento (Aumenta Realizado) e Escrituração Fiscal. Há retenção de tributos sobre serviços: ISS, INSS PJ, IRRF e CSRF. Quando há casos de NFs emitidas pelo Fornecedor com Materiais e Serviços na mesma operação essa operação deve ser registrada no Tipo Não há efeito no estoque e são geradas informações Financeira, Contábil e Fiscal. Há retenção de tributos sobre serviços: ISS, INSS PJ, IRRF e CSRF. Após o retorno da viagem o funcionário irá passar a prestação de contas informado quais despesas foram realizadas. Essa prestação é inserida no movimento e podem ocorrer as seguintes situações: 1. Se não houve pagamento de adiantamento anteriormente, a prestação de contas é inserida diretamente e o valor total é reembolsado ao funcionário. 2. Se o valor de despesas e do adiantamento são iguais, esses são vinculados e baixados com valor Zero, registrando apenas Contabilização. 3. Se as despesas são inferiores ao adiantamento pago, é feito o vínculo entre lançamentos e o lançamento de Crédito de Adiantamento é baixado quando o funcionário devolve o valor da diferença. 4. Se as despesas superam o valor do adiantamento, o vínculo é realizado e o lançamento de Prestação de Contas é baixado pelo Valor Restante. A NF vem com a descrição de Serviço de Confecção de Apostilas, e valor total de 1.000,00. Deve ser registrado nesse caso, 100 apostilas com valor unitário = 10,00. Nota fiscal emitida pelo fornecedor referente serviço de Manutenção Predial com um item de serviço e outro referente ao material usado na prestação do serviço.

4 Realização Orçamentaria Folha - Aumenta Orçamento Realização Orçamentaria Folha - Diminui Orçamento Ajustes Orçamentário - Diminui Realizado Ajustes Orçamentário - Aumenta Realizado Esse movimento é inserido mensalmente via execução de uma Fórmula Visual pelo responsável do orçamento. Seu objetivo é no orçamento valores de despesas registradas na contabilidade com origem do módulo de Folha de Pagamento. São considerados lançamentos contábeis nas seguintes condições: Originados do módulo Folha de Pagamento Que debitam ou Creditam contas de despesas vinculadas a Naturezas Orçamentarias Integrados ao Lote Zero Obs.: Esse Processo será explicado durante a capacitação do Controle Orçamentário para o usuário responsável pelo Orçamento. Esse tipo de movimento não gera informações Contábeis, Financeiras ou Fiscais tendo como única configuração o efeito sobre controle orçamentário. São destinados unicamente para corrigir informações que foram registradas no orçamento mas não podem mais ser editadas nos movimentos de origem. Esses movimentos podem ser usados de duas formas distintas: Usando cópia por referência para copiar os dados originais e alterar apenas as informações necessárias Inserindo um movimento manualmente para ajustar o valor total necessário. (Sugiro essa forma por ser mais simples). Lançamento contábeis que Debitam contas de Despesa são incluídos no Tipo de Movimento aumentando a realização Orçamentaria. Lançamento contábeis que Creditam contas de Despesa são incluídos no Tipo de Movimento reduzindo a realização Orçamentaria. Usuário inseriu uma nota de 1.000,00 no centro de custo Y mas deveria ter sido X. Como a nota fiscal já está baixada (Financeiro), Escriturada (Fiscal) e contabilizada o movimento não pode ser editado. O Usuário pode então incluir um movimento de 1.000,00 do Tipo para zerar o valor realizado do centro de custo Y e incluir um movimento de 1.000,00 no centro de custo X. Obs.: Precisamos definir junto ao SESCOOP MG quem fará esse tipo de ajuste. Acredito que seja bom demonstrar esse processo para os mesmos usuários que irão registrar Notas Fiscais Ajusta Saldo de Contrato Contratos iniciados antes da implantação do sistema já terão valores pagos vinculados a eles. Principalmente para contratos do tipo Medição, que são a grande maioria dos contratos no sistema, esse ajuste inicial evita que se ultrapasse o valor limite de faturamento de cada item. Obs.: Esse processo deve ser explicado para os responsáveis pela gestão dos contratos Devoluções Foi usado o processo padrão de devolução do sistema. Esse movimento está configurado para diminuir o Valor Realizado no Orçamento quando a devolução de valores ao SESCOOP. Podem ocorrer tanto de notas de Materiais (Onde há devolução física do Material) quando devolução de outras operações (Um valor pago a um funcionário por exemplo). Foi configurada a cópia por Referencia nesse movimento para copiar as informações do movimento Original. O evento contábil irá tratar Contrato de valor total igual a ,00. Já foi faturado ,00 antes de 01/08/2018 (Entrada em produção). Nesse caso deve ser inserida uma medição em 31/07/2018 com valor total de ,00 e essa medição deve ser faturada para o movimento do tipo Com isso tanto o saldo do contrato em relatório quanto o limite que o sistema irá permitir faturar será de ,00. Suponhamos que foi inserida uma NF no valor de 2500,00 reais porem haverá devolução desse movimento. Podem ocorrer 2 situações nesse processo: 1. O lançamento financeiro original foi baixado. Nesse caso deverá haver uma entrada de valores financeiros. Com isso o movimento do tipo é inserido e o lançamento financeiro gerado é baixado normalmente. 2. O lançamento original não foi pago. Nesse caso deve ser feito o vínculo entre o lançamento original e o de devolução gerado no movimento Após essa vinculação ambos os lançamentos serão baixados com valor Zero. Obs.: Esse processo deve ser mostrado aos responsáveis pelo registro de Notas Fiscais

5 Realização de Recebimentos Financeiros - Aumenta Real Realização de Recebimentos Financeiros - Diminui Real Recebimento de Empréstimo Implantação de Saldos (Sem Efeito Contábil) Ajuste de Inventário (Positivo) Ajuste de Inventário (Negativo) O desenvolvimento da TOTVS não considerou a possibilidade de receitas registradas no módulo financeiro serem consideradas no orçamento conforme verificado no ticket # Paliativamente foi criada uma Fórmula Visual que verifica por período todos os lançamentos a receber e extratos de caixa do tipo Deposito que afetam o Orçamento de Receitas ou Despesas e inclui movimentos que afetam o controle orçamentário. Obs.: Esse Processo será explicado durante a capacitação do Controle Orçamentário para o usuário responsável pelo Orçamento. Quando há contratação de empréstimos junto a rede bancarias é necessário considerar também os juros que irão incidir sobre o valor tomado. O Item do Movimento irá receber um produto referente a despesa com Juros Valor de Juros s/ Empréstimo com natureza 3.xxxxx - Com efeito no Orçamento. O valor total recebido do empréstimo será registrado em um campo Adicional Valor Extra 1. A contabilização da despesa no movimento e registro no Orçamento serão feitos pelo valor do Item (Juros) enquanto a geração do lançamento será feita pelo Valor Extra 1 (Recebido). Com a entrada em produção do sistema será necessário informar os Saldos iniciais registrados no controle físico de estoque na data anterior ao início do controle no sistema. Esse movimento afeta apenas o controle de estoque aumentando o Saldo Atual. O processo de inventario deve ser executado periodicamente para apurar e corrigir eventuais diferenças entre o controle Físico do Estoque e o registro de Estoque do Sistema. As contagens do estoque físico são informadas no módulo de inventario, o sistema apura as diferenças e gera os movimentos de ajuste positivo (Aumenta Saldo Atual) ou Negativo (Reduz Saldo Atual). Por opção do SESCOOP MG, essa operação não gera informações de contabilização. Também não há geração de informações Financeiras, Fiscal ou Orçamento. Lançamentos a receber e Depósitos com contas de Receitas são gerados nesse tipo de movimento. Ex.: Recebimento de Clientes, Rendimentos de Aplicação Lançamentos a receber e Depósitos estornando contas de Despesas são gerados nesse tipo de movimento. Ex.: Estorno de taxas bancarias Com isso o exemplo "Peguei um empréstimo de 2.000,00 e vai ter juros de 900,00" fica: Um movimento com dois itens e valor bruto = 2.000, , ,00 Contabilização do Movimento fica: D - Juros s/ Empréstimo = 900,00 C - Empréstimo = 900,00 Será gerado um lançamento financeiro a receber de 2.000,00 e será contabilizado: Valor de 2.000,00 contabilizando: D - Banco = 2.000,00 C - Empréstimo = 2.000,00 No orçamento fica registrada a despesa de 900,00 O usuário deverá apurar o saldo atual dos produtos na data anterior ao início do sistema usando o controle atual (Sistema Legado, Excel, contagem do estoque físico) para inserir a informação no sistema. Também é importante considerar a valorização do Estoque seja pelo custo médio ou valor de entrada última NF (quando não sistema legado). Ao contar o saldo físico do estoque do produto Papel A4 foi verificada a existência de 55 resmas. O saldo atual do sistema é de 53 resmas. Ao finalizar o inventario será gerado um movimento de ajuste aumentando o saldo de estoque em 2 Resmas e considerando o valor do Custo Médio atual do Produto. Ao contar o saldo físico do estoque do produto Copo Descartável foi verificada a existência de 30 pacotes. O saldo atual do sistema é de 33 pacotes. Ao finalizar o inventario será gerado um movimento de ajuste diminuindo o saldo de estoque em 3 pacotes e considerando o valor do Custo Médio atual do Produto.