Otimizando o Processo de Contas a Pagar

Transcrição

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2 Apresentação: Otimizando o Processo de Contas a Pagar Outubro 2015 Apresentador: Ricardo Conceição ricardo_conceicao@stratesys..com.br

3 Crise Atual Brasileira

4 = Otimizando o Processo de Contas a Pagar

5 Ambiente Atual das Empresas A Economia global Menos recurso financeiro em todo o mundo Riscos de crédito Legislação complexa Soluções tecnológicas do século passado!!! Processos ineficientes, demorados e caros!!! Risco fiscal Normas de contabilidade Riscos de taxa de câmbio Risco dos juros Risco de preços Falta das melhores práticas!!! 5

6 Conteúdo = Conhecimento?

7

8 100

9 122

10 < 3!!

11 SAP Suite by OpenText Employee File Mgmt Travel Receipts Mgmt & OCR Invoice Management and OCR Extended ECM Content Management for SharePoint Portal Content Management Digital Asset Management Document Presentment Automate HR File administration and enable self service scenarios Automate receipt handling and streamline expense management process Document Access 360 degree information access Minimize data capture effort and human intervention Streamline accounts payable processes Best-of-breed ECM with unique SAP integration and process support. Enterprise Records Management Collaborate and work with SAP related content in Microsoft SharePoint information Governance for SharePoint Content, Powerful Intranet/ Extranet, document Mgt, collaboration, authoring and publishing embedded into SAP NetWeaver Portal and Enterprise Workspaces Optimized management of rich media assets Integrate media into marketing communications Automate document generation and personalization (e.g. billing) Document Presentment add on Archiving Secure, compliant, cost-efficient storage of information LOB specific Solutions Horizontal Platform Products Content-Enriched Business Processes enable Transformation

12 Notas Fiscais de Fornecedor L APOIO NEGÓCIO GESTÃO DE RISCOS GESTÃO MANUAL APOIO NEGÓCIO GESTÃO DE RISCOS GESTÃO MANUAL

13 Processo MAC Construtora Dia a dia do negócio...

14 Processo MAC Construtora NOTAS FISCAIS DE MERCADORIAS Reconhecimento Processamento Pagamento FRETES FAX PROCESSO DE Papel DIGITALIZAÇÃO DE FATURAS Lançamento e reconciliação automática Pagar OCR NOTAS FISCAIS DE SERVIÇOS CONCESSIONÁRIA: Água, Luz, Telefone. REPOSITÓRIO DE FATURAS

15 Adaptado para o Brasil!!! Processo Cliente Gestamp

16 Processo de automação da gestão de notas fiscais Inbox (incoming mail / scan) Reconhecimento Verificação Colaboração & Monitoramento Realização Pagamento PREPARAR TRANSFORMAR Prüfung und VERIFICAR E Vervollständigung COMPLETAR TRATAR EXCEÇÂO APROVAR PAGAR Digitalizar OCR Disparar Workflows Comentários Lançar Faturas Arquivar UMWANDLUNG Validação

17 CEO Como podemos melhorar nosso back office? Analista Financeiro Nossos descontos são baixos, nosso custo de capital está aumentando. Otimizando o Processo de Contas a Pagar Esse cenário é familiar? CFO A minha visibilidade das Contas a Pagar é muito limitada Essa empresa esta preparada para: Melhorar a eficiência dos processos Reduzir custos financeiros Comprador Nós podemos baixar os preços dos nossos produtos se conseguirmos melhores descontos para pagamentos a vista. Conseguir melhores descontos Contas a Pagar Gastamos mais de 50% do tempo respondendo a ligações e s de fornecedores perguntando sobre o status de suas faturas e reclamando de atrasos nos pagamentos. Contabilidade Nós não sabemos quais faturas recebemos dos vários departamentos e não temos controle sobre os prazos de pagamento. Fornecedor Negociar com essa companhia é difícil pois eles não conseguem nos dizer quando pagarão suas faturas.

18 Processamento manual de faturas A gestão manual de notas fiscais consome tanto os recursos internos quanto os recursos dos fornecedores: Pesquisa ao histórico é extremamente demorada; Elaboração de comunicação com os fornecedores; Documentação adicional e outras solicitações de informação provenientes de várias fontes; Roteamento manual; Monitoramento e atualizações de faturas não pagas é muito trabalhoso; Escalabilidade limitada ao número de funcionários. O resultado: Processo ineficiente e trabalhoso; Falta de habilidade para otimizar o fluxo de caixa e as relações com os fornecedores; Falta de habilidade para prover transparência e obter relatórios financeiros precisos; Falta de controle no processo como um todo leva a altos riscos de conformidade.

19 O que o departamento financeiro ganha com a solução? Menor Custo Processo de entrada Acompanhamento e relacionamento com fornecedores Infraestrutura e manutenção Menor Risco Ponto único de monitoramento Plataforma de serviço centralizada, permitindo a harmonização do processo Roteamento transparente de notas fiscais através de todos os envolvidos no processo. Auditoria interna e externa. Erros de digitação e os riscos associados são reduzidos drasticamente Maior Qualidade Capacidade de processamento aumenta conforma a necessidade sem precisarmos aumentar o número de funcionários Prestação de serviços consistente, aderente aos indicadores e níveis de serviço

20 Conclusão Automação do processamento de faturas alavanca a transformação financeira Automatiza os processos trabalhosos de recepção e reconciliação Libera as operações dos trabalhos administrativos Habilidade de controlar e antecipar Visão compreensiva de todas as faturas da organização Melhor controle dos prazos de pagamento Melhor utilização do caixa, baseado numa visão compreensiva das obrigações Estado da arte em plataforma para Centros de Serviços Compartilhados A arquitetura SAP alavanca a economia de escala A Automação SAP melhora a eficiência nos processos administrativos

21 Por quê OpenText (SAP VIM)? Solução 100% integrada com SAP ERP sem necessidade de integrações futuras. Usabilidade familiar para usuários SAP. Qualidade do Suporte SAP reduz riscos por ser somente um fornecedor maior facilidade de corrigir eventuais erros e problemas. Manutenção garantida pela SAP service packs, upgrades, compatibilidade Suporte a múltiplos sistemas Suporte a múltiplos idiomas e regras específicas por país Escalável ao maior volume de faturas possível Garantia de funcionamento em Enhancement Packs e versões futuras do SAP Reduz risco de obsolescência pelo fornecedor.

22 VIM Value Pack Brasil Funcionalidade Retenções Versão VIM 6.0 (funcionalidade completa Stratesys) Versão VIM 7.0 (ajustes na funcionalidade estándar para transferir informação completa para MIRO e permitir mudar valores de alíquotas na tela VIM) Funcionalidade completa de integração SAP GRC Inbound SAP VIM. SAP GRC processa arquivo xml e valida com SEFAZ. SAP VIM continua com o processo até finalizar a MIRO. Entrada Física (botão MIGO) Entrada serviços (botão ML21n) Simulação contabilidade MIRO desde o VIM Lista e gerenciamento de DPs com prioridade no VIM Workplace Gerenciamento das notas CT-e (Fretes, débito subsequente, fretes multi-nota) Call online transações : J1B1; MB04; MB1B Relatório para visualização de histórico de faturas e tempo de resolução entre cada status. Novos campos no DP VIM (mapeamento adicional com Opentext ICC) Inscrição estadual, chave de acesso eletrônica, ICMS, ICMS-ST, Base imponível, IPI, CNPJ da empresa e plantas CNPJ do fornecedor, empresa transportadora, origem do material, CFOP de entrada, Categoria de Nota Fiscal + match code para seleção da categoria pelo usuário

23 VIM Value Pack Brasil Funcionalidades adicionais ao preprocess VIM Preenchimento automático de linhas de DP baseado nas linhas disponíveis no pedido de compra Determinação automática de company code SAP a partir do CNPJ (sociedade / planta) Determinação automática de código de fornecedor SAP a partir do CNPJ. Conversão de unidade de medida da nota fiscal de entrada / pedido SAP Inbound Delivery automática background Determinacáo automática de Jurisdiction code no DP Ampliação BAPI contabilização (MIRO) para prencher dados da NFe Brasileira Determinação da Tax Code a partir do pedido Validação e adaptação do formato de campo Nota Fiscal no DP Comunicação com monitor de SAP GRC inbound para informar do status das notas lançadas no VIM

24 Sem dúvida Benefícios

25 Mobilidade!!! Filter Aprovar Recusar Reconfirmar Reenviar

26 Informar aos fornecedores

27 Informar aos fornecedores

28 Reporting: Painel de controle - KPI Filter Drill down

29 Extended ECM

30 Content Workspaces Extended ECM Content-Enriched Business Processes Roles Data SAP Business Object Content Transactions Events Relations Business Object Roles & Policies Meta Data Customer ABC ID 4711 Date Status Prospect Owner Meier Collaboration Folder Structures Folder 1 Folder 2 Sub Folder 1 Sub Folder 2 Sub Folder A Sub Folder B Folder 3 Workflows Documents Content Lifecycle

31 Extended ECM SAP User Non-SAP User Content and Data inside SAP Content outside SAP

32 Extended ECM SAP User Non-SAP User Workspace

33 Extended ECM SAP GUI and SAP NW BC Extended ECM (Web UI) MS Windows Explorer Workspace SAP CRM and SAP SRM MS Outlook und MS Office SAP NetWeaver Portal * Mobile Devices * MS SharePoint *