FDN CONTINUA INOVANDO: GERENCIA E CENTRALIZA SEU CONTEÚDO EMPRESARIAL COM TOTAL RASTREABILIDADE PARA CUMPRIR A LEGISLAÇÃO.

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1 Copyright 2018 Techedge All Rights Reserved. FDN CONTINUA INOVANDO: GERENCIA E CENTRALIZA SEU CONTEÚDO EMPRESARIAL COM TOTAL RASTREABILIDADE PARA CUMPRIR A LEGISLAÇÃO. SOBRE NOSSO CLIENTE Financiera de Desarrollo Nacional - FDN nasceu em 2011 como uma corporação financeira, única na Colômbia e uma das poucas na América Latina especializada no financiamento e estruturação de projetos de infraestrutura. Aliada dos nomes mais importantes para o desenvolvimento da infraestrutura do país, que conta com a capacidade técnica para assumir a liderança no mercado mobilizando os recursos financeiros necessários para o desenvolvimento da infraestrutura colombiana nos setores rodoviário, aéreo, fluvial, marítimo, energético, bem como na infraestrutura social em educação e saúde.

2 RESUMO EXECUTIVO A Financiera de Desarrollo Nacional S.A. enfrentava grandes desafios na questão da gestão de conteúdo e cumprimento normativo, para o qual precisava ter todas as informações e suportes documentais em uma ferramenta de gestão de conteúdo centralizada, que lhe garantisse níveis de segurança, colaboração, busca, rastreabilidade e integração com seu sistema SAP ERP, para passar da operação manual à digitalização de seus processos mais críticos, melhorando os tempos e a complexidade. É assim que a Techedge oferece à FDN assessoria e acompanhamento no projeto Pegaso, que integra os processos de negócios da empresa com as informações não estruturadas que dão suporte à operação diária, oferecendo acesso à documentação no contexto das aplicações nas quais são necessárias, diminuindo o uso de papel e enriquecendo seus processos com o acesso ao conteúdo, aumentando a colaboração entre os usuários e oferecendo soluções que cumprem com os padrões de segurança exigidos a nível local e global.

3 DESAFIO OU OPORTUNIDADE A Financiera de Desarrollo Nacional FDN precisava ter todas as informações de seus processos de negócios e das partes interessadas em uma ferramenta de gestão de documentos para contar com a colaboração entre as diferentes equipes de trabalho que atuam na empresa, buscando assim obter mais eficiência e automatizar seus processos. Também precisava cumprir as exigências normativas de Arquivamento, estabelecidas pelo Arquivo Geral da Nação, de Papel Zero pelo Governo Online para otimizar e organizar seu processo de contas a pagar. Como as informações se encontravam descentralizadas e carregadas em equipamentos pessoais e pastas compartilhadas, não existia uma única versão do documento, o que implicava em problemas de auditoria por não conseguir identificar com precisão a versão final e o histórico de alterações. Os comunicados de aprovação internos eram gerenciados através de memorandos que geravam alto consumo de papel, já que todos os usuários queriam uma cópia dos suportes do processo, uma fatura, um relatório, um comunicado, para terem uma cópia em sua área em caso de auditorias. Do mesmo modo, os processos de aprovação baseados em documentos tomavam mais tempo e podiam ter papéis extraviados. O controle dos Níveis de Serviço (ANS) era manual e a documentação de suporte dos registros em SAP não estava ligada às transações, o que implicava em maior tempo de busca para os diferentes interessados.

4 A SOLUÇÃO A FDN inicia a busca, no mercado, de soluções de valor que permitissem atender a maior parte de suas necessidades, e assim identifica a OpenText como empresa global líder em soluções de gestão de conteúdo, destacando o ponto mais forte para resolver sua exigência específica, a integração nativa com seu sistema SAP ERP. É assim que a Financiera de Desarrollo Nacional escolhe a Techedge como a empresa de confiança especializada em respaldar a direção e execução do projeto Pegaso, considerado como um dos de maior valor e sucesso para a empresa, suas áreas e seus processos. Para tanto, a Techedge realiza a instalação da solução OpenText Extended ECM for SAP solutions para a gestão do conteúdo empresarial de diferentes processos de negócios baseados em componentes de SAP ERP e para processos que são realizados fora do SAP, que antes estavam baseados em papel e agora são trabalhados com as funções de XECM de maneira eletrônica. Esta solução integra os processos de negócios com as informações não estruturadas que dão suporte à operação do dia a dia, permite que a documentação esteja disponível para os usuários no contexto das aplicações onde são necessárias, diminuindo o uso de papel e enriquecendo o processo com o acesso ao conteúdo para as pessoas apropriadas no momento que necessitam, além de aumentar a colaboração entre os usuários por ter as informações centralizadas em diferentes formatos.

5 COMO A SOLUÇÃO AJUDOU? O projeto Pegaso transformou-se na solução perfeita para apoiar os processos de gestão de documentos, mas devido a sua grande colaboração, espalhou-se para oferecer seus benefícios para a otimização dos processos de outras áreas e vice-presidências, incorporando a automatização de 3 processos críticos da FDN: Compras e contratação. Financiamento. Estruturação. Com a centralização do arquivo físico na área de arquivamento e correspondência da FDN, as áreas missionárias foram liberadas do trabalho manual da gestão das pastas. Além de organizar as pastas de acordo com a norma, esta área digitaliza as informações, o que permite agilizar as buscas, a realização de relatórios e os processos de auditoria. Também foi otimizado o processo de contas a pagar, oferecendo uma rastreabilidade total e substituindo os memorandos de solicitação de pagamentos por fluxos automáticos de aprovação das faturas, através da solução SAP Vendor Invoice Management by OpenText, com a qual se implanta também um processo end-to-end, desde o recebimento da fatura até o fornecedor receber o pagamento.

6 OS DESAFIOS, UMA OPORTUNIDADE DE GERAR VALOR Um dos principais desafios durante o projeto foi a disponibilidade das pessoas que estavam envolvidas e que lideravam os processos, considerando o impacto que teve a implantação do projeto Pegaso na empresa. Outro desafio que se destaca foi a realização do processo de gestão da troca desde o início do projeto, envolvendo fortemente as partes interessadas para conseguir transformar esses líderes em patrocinadores e porta-vozes para comunicar os benefícios do projeto a todos os usuários relacionados. A Techedge e a FDN realizaram conjuntamente tarefas de sensibilização interna da solução, para facilitar sua adoção. Hoje em dia acredito que os usuários estão muito mais satisfeitos porque conseguiram reduzir o esforço em tarefas que antes faziam de forma repetitiva e manual, e se viram muito surpreendidos com muitas das aplicações que a ferramenta tem. Claudia Cecotti. Diretora de Processos, FDN

7 A IMPORTÂNCIA DA ADOÇÃO NOS USUÁRIOS FINAIS Desde o início, a FDN e a Techedge identificaram a necessidade de acompanhar o projeto com um processo de gestão da troca, inicialmente com uma efetiva campanha de expectativa. A capacitação e provas se consolidaram quando os usuários começaram a utilizar a ferramenta no dia a dia, conhecendo as vantagens quanto a busca, consulta, rastreabilidade e auditoria, o que resultou em uma apropriação da solução e no desenvolvimento de novas funcionalidades. Tivemos muitíssimos comentários positivos, um dos principais se refere à rastreabilidade: já não temos que ver fisicamente para saber o que aconteceu com um processo ou com um documento, basta somente consultá-lo na ferramenta, diminuindo tempo de consulta, de arquivamento, de processo, de tempo de ação e de tomada de decisões Katherine Rojas. Analista Sênior de Aplicações, FDN

8 BENEFÍCIOS, VALOR AGREGADO E PRÓXIMOS DESAFIOS DE INOVAÇÃO Diminuição de 38% no tempo de elaboração de solicitações nos diferentes processos através de fluxos de trabalho. Diminuição de 53% na solicitação de pastas físicas a arquivar. Medição dos ANS de forma automática e objetiva. Diminuição na impressão de papel e aumento da consciência a respeito do impacto ambiental. Total rastreabilidade e melhora na documentação de todas as operações. Implantação das normas de arquivamento digital do Arquivo Geral da Nação. Diminuição do risco operacional da manipulação de documentos físicos. Padronização da estrutura de pastas. Diminuição aproximada de 30 dias no pagamento de faturas. Com o apoio de empresas como a Techedge, estamos investigando novas tecnologias, como, por exemplo, o uso de Blockchain ou de Big Data, mas não somente para ver como podemos apoiar nosso negócio, mas gerar novas e melhores práticas dentro da indústria de infraestrutura Roberto Sanz de Santamaría. Vice-presidente de Administração, Operações e Tecnologia. FDN Economia de uns 33% no tempo do analista que gerencia o pagamento.

9 SOBRE O AUTOR GIOVANNY BUITRAGO GONZÁLEZ Practice Manager Enterprise Gestão de Conteúdo Giovanny é o responsável por liderar a prática de gestão de conteúdo empresarial - EIM. Tem mais de 15 anos de experiência em implantação deste tipo de projeto, ajudando as empresas no uso das tecnologias de informação para alcançar seus objetivos estratégicos. Sua equipe atualmente desenvolve projetos a nível regional para assegurar, controlar e administrar seus processos e para gerir as informações das empresas. As lições aprendidas e a constante reorganização da experiência ao longo de sua trajetória profissional asseguram que sua equipe de trabalho se caracterize pela aplicação das melhores práticas na implantação deste tipo de atividade. Na Techedge, nossa missão é ajudar as organizações a evoluir para verdadeiras empresas digitais através de curtos ciclos iterativos de inovação impulsionada pelos negócios. Oferecemos soluções e serviços comerciais que combinam o assessoramento comercial, a experiência tecnológica e as capacidades de entrega premium, com um enfoque baseado na confiança. Com nossa presença internacional, oferecemos a nossos clientes a escalabilidade e cobertura geográfica de um fornecedor global, o compromisso de um sócio local e a competência de um assessor estratégico de confiança. Veja mais em: techedgegroup.com