Apresentação de case Implantação de GED. Diego Lemos

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Lorenzo da Mota Aires
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1 Apresentação de case Implantação de GED Diego Lemos

2 AGENDA Alguns pontos de vistas para Gestão de Documentação de Engenharia; Conceitos que motivam a utilização de um GED; Apresentação de um case Implantação de um GED: Motivadores; Passo a passo para a implantação; Números obtidos com o projeto; Processos implantados; Arquitetura do ambiente; Sucessos do projeto; Lições aprendidas; Assuntos polêmicos; Tendências.

3 DOIS PONTOS DE VISTAS PARA GESTÃO DE DOCUMENTAÇÃO DE ENGENHARIA Engenharia como Fornecedor: Criação de documentos; Publicação de documentos; Engenharia como Cliente: Recebimento e controle de documentos; Processos de aprovação e distribuição; Qualidade e Segurança

4 CONCEITOS Segurança Auditoria; Controle de acesso. Rastreabilidade Metadados; Versionamento; Indexação. Colaboração Fluxos de Trabalho; Publicação.

5 CONCEITOS Otimização Redução de tempo do projeto; Redução de riscos de projeto; Rastreabilidade da informação.

6 APRESENTAÇÃO DE CASE: IMPLANTAÇÃO DE UM GED Motivadores; Passo a passo para a implantação; Alguns números obtidos com o projeto; Arquitetura do ambiente; Sucessos do projeto; Lições aprendidas.

7 MOTIVADORES PARA O PROJETO Dificuldade de interface entre a empresa e subcontratadas; Dificuldade de compartilhamento de informações entre departamentos; Dificuldade em garantir a integridade das informações (duplicidade de documentos); Dificuldade para localização de documentos; Dificuldade em reunir documentação com propósitos distintos ou com fontes diversas.

8 SOLUÇÃO UTILIZADA SOLUÇÕES SIMPLES NA MEDIDA E NO TEMPO CERTO PARA O SEU NEGÓCIO!

9 PASSO A PASSO DO PROJETO Atendimento a novos departamentos Análise de GAP (demanda x modelo) Mapeamento de departamentos e processos macros Desenho dos processos e entendimento do negócio Estabelecimento de modelo unificado Metadados Hierarquia de acessos Ciclo de vida da documentação Ajuste geral no modelo Ajuste geral no modelo Lições aprendidas Implantação

10 Amadurecimento SOLUÇÕES SIMPLES NA MEDIDA E NO TEMPO CERTO PARA O SEU NEGÓCIO! FASES DA ENGENHARIA Projeto Conceitual Projeto Básico Projeto Detalhado Construção Tempo

11 DESENHO MACRO DOS PROCESSOS Empresa FTP Suprimentos GRD Comentários GRD Entrada GRD Avulsa GRD Canteiro GRD Empr Empreiteiro A Projetista Externo GRDF Projeto Canteiro GRD Empr GRD Prj Ext Empreiteiro B GRD Avulsa GRD Avulsa Outros Departamentos Outras Empresas

12 ÁREAS ENVOLVIDAS SOLUÇÕES SIMPLES NA MEDIDA E NO TEMPO CERTO PARA O SEU NEGÓCIO!

13 NÚMEROS DO PROJETO Departamentos Documentos Usuários Engenharias de Implantação Desenvolvimento Sustentável Desenvolvimento Social Gestão de Fornecedores Logística SSO 50 9 Information Management Financeiro

14 NÚMEROS DO PROJETO Rítmo de crescimento em GB

15 NÚMEROS DO PROJETO 2 Volume de documentos em TB 1,8 1,6 1,4 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0

16 ARQUITETURA DO SISTEMA Município C Município D Município E Município A MPLS Internet Município B

SUCESSOS: VALOR AGREGADO AO NEGÓCIO Ganho de produtividade para recebimento e publicação de documentos; Ganho de produtividade para busca e gerenciamento da documentação; Gestão do conhecimento

17 SUCESSOS: VALOR AGREGADO AO NEGÓCIO Ganho de produtividade para recebimento e publicação de documentos; Ganho de produtividade para busca e gerenciamento da documentação; Gestão do conhecimento (Asbuilt em fase de manutenção); Suporte ao gerenciamento do projeto e obra para construção do projeto; Suporte ao processo de gerenciamento de contratos; Ponto único de visibilidade e controle dos documentos de todo o processo financeiro da empresa; Redução de complexidade.

18 LIÇÕES APRENDIDAS Esforço adicional para implantação do processo exatamente como o manual.

19 ASSUNTOS POLÊMICOS GRD (Guia de remessa de documentos): quando e como utilizar; LD (Lista de documentos): quando e como utilizar; Matriz de distribuição de responsabilidades de documentos: quando e como utilizar.

20 TENDÊNCIAS Manutenção da documentação atualizada, pós implantação; Vincular documentos a ativos da empresa;

21 QUESTIONAMENTO Numa era de popularização de empresas que utilizam soluções GED, como otimizar o processo de integração entre empresas clientes e fornecedores que já utilizam estas soluções?

22 OBRIGADO Contatos: Diego Lemos Rotello Guerra: rotello.guerra@ketra.com.br

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