15h15 Serviços Partilhados de Finanças e Recursos Humanos Uma Nova Aposta de Gestão Integrada

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2 Agenda 14h30 Receção de Participantes 15h00 Sessão de Abertura 15h15 Serviços Partilhados de Finanças e Recursos Humanos Uma Nova Aposta de Gestão Integrada 15h45 Serviços de TIC e Inovação em PMO Uma Nova Rede de Interoperabilidade 16h15 Compras Públicas Novos Desafios Operacionais e Jurídicos 16h45 Testemunhos Práticos da Região do Algarve Universidade do Algarve AMAL - Comunidade Intermunicipal do Algarve 17h15 Debate 18h00 Encerramento 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 2

3 O que se pretende com os Serviços Partilhados OE1. Objetivos estratégicos Aumentar a eficácia dos serviços prestados Foco na criação de valor através da atuação em três vertentes: Abrangência do modelo, privilegiando a dimensão dos serviços partilhados nas áreas de finanças, RH e TIC; e a centralização, no caso das Compras Públicas e do PVE; Adequação dos instrumentos, de modo a que os mesmos evoluam de acordo com as necessidades dos clientes; Universalidade, aumentando a abrangência de atuação na Administração Pública. OE2. OE3. Contribuir para a redução da despesa pública Através da eficácia e eficiência dos serviços prestados, assegurar a contribuição para a redução da despesa pública, promovendo a utilização racional de recursos públicos comuns e a prestação de serviços partilhados. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço Assegurar a excelência da operação e a qualidade dos serviços prestados, suportada pelo aumento da eficiência dos processos. OE4. Desenvolver capacidades e competências críticas Desenvolver as capacidades críticas na organização, nomeadamente, a cultura organizacional, as competências e desempenho dos colaboradores, os processos, bem como a gestão eficiente dos meios e recursos que permitem atingir os objetivos definidos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 3

4 Como dinamizar os Serviços Partilhados na AP? O Papel da espap Papel Mobilizador Papel Coordenador Papel Inovador A espap como um Indutor de Mudança Positiva 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 4

5 Condições para o Sucesso dos SP na AP Forte Mobilização Estratégica Organização do PESPAP Criação de Redes Inteligentes Demonstração e Partilha de Boas Práticas Adequada Eficiência Operacional Foco nas Áreas Centrais Gestão Inteligente de Recursos Avaliação e Monitorização de Resultados 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 5

6 Uma Agenda na Região do Algarve Dinamização do PESPAP / espap Lab Capacitação e Trabalho colaborativo Participação no PORTUGAL 2020 Demonstração e Partilha de Boas Práticas 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 6

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10 Enquadramento A integração, normalização e boas práticas nos processos financeiros e logísticos pelos serviços partilhados na Administração Pública 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 10

11 Enquadramento Serviços Partilhados de Finanças em números entidades implementados em GeRFiP utilizadores pedidos de serviço/mês pedidos de criação de dados mestres centrais/mês pedidos de apoio/mês 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 11

12 GeRFiP O GeRFiP permite a qualquer serviço, independentemente da sua dimensão, regime de autonomia, sector de atividade ou localização geográfica, dispor de uma ferramenta de suporte à gestão, económica e patrimonial e que obedeça ao Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP) espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 12

13 SP FIN Próximos Desafios Os SPFIN visam crescer por duas vias, por um lado alargando o âmbito dos serviços prestados e, por outro, investindo no Programa Transformacional da Gestão Financeira Pública (PTGFP), como forma de se posicionarem, no futuro, como os prestadores de serviços financeiros da Administração Pública (AP) Aprofundamento do Split Operacional (em dois momentos) Centralização de alguns processos (faturação eletrónica, por exemplo); Após a implementação do PTGFP, irá permitir a realização de processos pela espap, através de uma maior automatização de diversas atividades e centralização de atividades repetitivas ou de elevado valor acrescentado, em termos de aumento da eficiência e qualidade de execução pela sua realização concentrada espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 13

14 SP FIN Próximos Desafios PTGFP - Reforma do processo orçamental Principais objetivos: Alteração da organização jurídica da Lei de Enquadramento Orçamental; A simplificação do processo orçamental; Novo enquadramento orçamental dos serviços e organismos da Administração Pública; Alteração dos macroprocessos orçamentais; Alteração do processo de prestação de contas; Garantir uma efetiva articulação entre a execução orçamental e a tesouraria do Estado espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 14

15 SP FIN Próximos Desafios PTGFP - Eficiência da Gestão da Tesouraria Pública Principais objetivos: Assegurar que existem disponibilidades financeiras suficientes para liquidar as obrigações à medida que as mesmas se vão vencendo; Garantir que o recurso ao financiamento só ocorre quando é necessário; Maximizar o retorno da tesouraria disponível; Permitir a gestão eficiente dos riscos financeiros; Permitir a reconciliação diária entre a informação bancária e a contabilidade por fonte de financiamento espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 15

16 SP FIN Próximos Desafios PTGFP - Novo referencial contabilístico (SNC-AP) Principais objetivos: Substituição do POCP e dos demais planos setoriais em vigor (POCMS, POC-E, POCAL e POCISS); Adaptação das IPSAS - International Public Sector Accounting Standards; Separação da contabilidade orçamental da contabilidade financeira; Existência de um classificador económico multidimensional; Aumento da transparência das contas públicas e o alinhamento com as necessidades da contabilidade nacional espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 16

17 SP FIN Próximos Desafios Programa Transformacional da Gestão Financeira Pública Implica: Adequação dos processos e procedimentos, potenciando a otimização e automatização; Reformulação de responsabilidades e competências dos agentes; Adequação de regras e princípios; Adequação da legislação; Adequação dos sistemas de informação de referência: Sistemas transacionais; Sistemas de agregação, regulação e auditoria; Sistemas de gestão da informação / analíticos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 17

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19 Ponto de partida Quantos somos? Não existe uma forma imediata de conhecer à data quantos trabalhadores existem na AP. No entanto, todos os trabalhadores são pagos mensalmente. Como nos organizamos? O modelo organizacional é complexo com diferentes lógicas entre as unidades orçamentais e organizacionais. Organização e Pessoas Sistemas de informação Processos Como fazemos? Os processos administrativos de recursos humanos repetem-se nos serviços da AP, não sendo normalizados e exigindo operações e investimentos desnecessários. O que temos? As aplicações de RH funcionam como silos: não partilham informação, não fornecem conhecimento e serviços integrados. Redundância de aplicações autónomas de RH: mais de 150 conhecidas espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 19

20 Ponto de partida Atrasos na introdução e atualização de informação a entidades relevantes (e.g. as comunicações de transferência de trabalhadores à CGA) Inconsistência de informação e necessidade de introdução de informação redundante por diferentes organismos para o mesmo universo de trabalhadores Identificadores diferenciados entre entidades para identificação do mesmo trabalhador (e.g. NIF, número da ADSE, NISS) Existência de universos de trabalhadores diferenciados entre entidades (e.g. subscritores/beneficiários CGA e ADSE, contribuintes) Existência de apenas dados mínimos nas aplicações atuais. Tipicamente só os dados necessários ao processamento de vencimentos são registados e atualizados 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 20

21 Ponto de partida Numerosos investimentos em aplicações heterogéneas para resolução de problemas isolados com consequências ao nível da conversão e integração entre modelos de dados Dificuldades no cruzamento de informação, na geração de relatórios e na extração de informação de gestão (e.g. dificuldade de identificar o número total de trabalhadores num determinado momento) Necessidade de averiguações e validações manuais devido à falta de integração entre sistemas (e.g. a partir de listagens emitidas pelos sistemas ponto métricos, regista-se manualmente a assiduidade, e muitas vezes apenas aquela que é relevante para salários, nos sistemas de vencimentos com diferencial de tempo de cerca de 2 meses) 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 21

22 Serviços partilhados de recursos humanos Os Serviços Partilhados de Recursos Humanos são suportados na solução GeRHuP Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado, que integra os processos de gestão de recursos humanos e na solução GeADAP Gestão da Avaliação de Desempenho na AP (SIADAP). Gestão administrativa de pessoal Gestão organizacional Início de funções Gestão de cadastro Saídas Vencimentos Avaliação de desempenho AP Central Assiduidade e trabalho extraordinário Deslocações em serviço Recrutamento e seleção Formação Gestão previsional de pessoal Orçamentação de custos com pessoal * A disponibilizar em fases posteriores Avaliação de desempenho AP Local Integração, normalização e boas práticas nos Serviços Partilhados de Recursos Humanos na Administração Pública espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 22

23 Objetivos A disponibilização dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos é suportada na solução de Gestão de Recursos Humanos em modo partilhado GeRHuP/RCM 83/2010 que integra os processos de gestão de recursos humanos, com vista a: Contribuir para a aplicação uniforme da legislação de gestão de pessoal, reduzindo e progressivamente eliminando as diferentes visões e contradições de dados provenientes dos vários serviços da AP Disponibilizar mais e melhor informação sobre os trabalhadores e entidades, promovido pela integração de informação (centrada no conceito de pessoa), na entrada única de dados, na partilha de informação e na capacidade de gerar diversos tipos de relatórios nominais ou agregados 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 23

24 Objetivos Disponibilizar uma solução de utilização simples, através do portal, com áreas de trabalho direcionadas às necessidades dos diversos utilizadores e com circuitos para descentralização de processos, potenciando e agilizando as atividades de aprovação, disponível 7x24, sendo acessível através de um simples browser, a partir de qualquer ponto geográfico Disponibilizar um sistema ágil e suficientemente flexível que possa ser atualizado de acordo com a evolução legislativa e com as melhores práticas, com reduzido impacto nos processos de negócio Reduzir o esforço administrativo através da uniformização e descentralização dos processos, bem como da automatização de funcionalidades Reduzir os custos de posse das diversas soluções de gestão de recursos humanos na AP, inclusive na sua atualização e evolução 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 24

25 Modelo de processos O GeRHuP assenta numa lógica modular, composta por diferentes blocos funcionais, que oferecem um conjunto de serviços, disponíveis aos utilizadores via cerca de 90 processos relacionados com o ciclo de vida do trabalhador. Gestão organizacional Gestão previsional de pessoal Gerir Orçamentação custos pessoal Saídas definitivas Saídas temporárias Cessar Recrutar Recrutamento e seleção Início de situação profissional Abonos e descontos Deslocações em serviço Retribuir e recompensar Manter Cadastro de pessoal Cadastro profissional Vencimentos Desenvolver Férias Licenças Faltas Trabalho extraordinário Formação * A disponibilizar em fases posteriores 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 25

26 Modelo de processos Gestão organizacional Criar/alterar macro estrutura do Estado Criar/alterar uma entidade Criar/alterar estruturas de unidades orgânicas Criar/alterar estruturas de postos de trabalho Extinguir uma entidade Recrutamento e seleção Gerir Gestão previsional pessoal Planear necessidades de pessoal Caracterizar postos de trabalho Recrutar Identificar necessidade de ocupação de postos de trabalho vagos e/ou a vagar Consultar listas de reserva de recrutamento Nomear/identificar júri Elaborar e publicitar oferta de emprego Receber e apreciar candidaturas Selecionar e recrutar candidatos Orçamentação custos pessoal Planear despesas com pessoal Início de situação Atribuir número único da Administração Pública Iniciar/reiniciar situação profissional Cadastro de pessoal Alterar dados pessoais Alterar dados familiares Alterar dados fiscais Trabalho extraordinário Autorização de trabalho extraordinário Trabalho extraordinário Manter Cadastro profissional Consolidação/opção por provimento automático/conversão automática de posto de trabalho Pedido de acumulação de funções Renovações de RJEP Alterar ou renovar horário de trabalho Suspensão de trabalhador Acidente de trabalho Estatuto trabalhador-estudante Processar estatutos Equiparação a bolseiros Cessar período experimental Prorrogação, renovação ou conclusão de estágios, bolsas ou trabalho socialmente necessário Suspensão de estágio profissional, bolsa ou CEI/CEI+ Interromper/terminar/modificar situação profissional Calcular antiguidade do trabalhador Registar avaliação de desempenho Registar processos disciplinares Louvores e menções honrosas 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 26

27 Modelo de processos Manter Retribuir e recompensar Férias Faltas Licenças Abonos e descontos Deslocações em serviço Vencimentos Processar acumulação de férias de anos anteriores Calcular férias Definir plano de férias anual Alterar plano de férias Comunicar inicio de férias Justificar uma falta Processar doença/doença prolongada Processar faltas sem justificação Processar tempos trabalhados (sistema pontométrico) Processar licenças Processar licenças parentais iniciais/adoção Processar dispensa para amamentação/a leitação Processar licença parental do pai, parental complementar, licença de assistência a filho e assistência a filho com deficiência ou doença crónica Atribuir/alterar abonos Atribuir/renovar prestações sociais Recuperação de vencimento Prémios de desempenho Abonos e descontos em massa Atribuir/alterar descontos facultativos e apreensões de vencimentos Alterar classificação orçamental dos abonos Alterar posição remunerat./escalão por força avaliação desempenho Autorizar ou determinar deslocações em serviço Processar despesas da deslocação em serviço Processar adiantamento de ajudas de custo Processar cálculo mensal de vencimentos Processar reposições Processar encerramento de exercício 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 27

28 Modelo de processos Desenvolver Cessar Formação Saídas temporárias Saídas definitivas Identificar necessidades de formação Planear e organizar formação Gerir inscrições na formação Controlar e executar a ação de formação Avaliar formação Processar saída temporária de situação profissional Processar saída por caducidade, termo da comissão de serviço e colocação voluntária em mobilidade especial e despedimento após regresso de mobilidade especial Processar cessação de mobilidade geral, revogação por acordo, exoneração, resolução ou denúncia Processar aposentação ou reforma Processar pré-reforma 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 28

29 Normalização de processos A implementação do GeRHuP conta com o suporte de entidades de apoio especializado/ normativo. Entidade Papeis e responsabilidades Validar o modelo processual e as regras de negócio e esclarecer dúvidas técnicas Definir as regras de contabilização das despesas de pessoal e esclarecer dúvidas técnicas Definir as regras de tributação de impostos e esclarecer dúvidas técnicas Definir as regras da proteção social e dos subsistemas de saúde e esclarecer dúvidas técnicas 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 29

30 Arquitetura de referência O GeRHuP está enquadrado numa arquitetura orientada a serviços (Service-Oriented Architecture - SOA) que permite a interoperabilidade entre os diferentes sistemas espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 30

31 Prestação do serviço de vencimentos Entidade espap - SPFI espap - SPRH Manter dados dos trabalhadores Calcular vencimentos do mês Validar resultados do cálculo mensal de vencimentos Emitir dados para integração financeira Registar processo de despesa Enviar ficheiro de pagamentos de vencimentos e pensões de alimentos Enviar notas de abonos e descontos Emitir ou integrar ficheiros de relação de descontos (SS, CGA, ADSE, AT) 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 31

32 Dimensões de evolução Ministério das Finanças N.º de trabalhadores espap ADSE INA e SSAP SG, DGAEP, DGO, DGTF, GPEARI, IGF, CRESAP, UAP, O.QREN, Gabinetes AT N.º de entidades Hoje 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 32

33 Serviços partilhados de recursos humanos Como principais benefícios da nossa prestação de serviços, destacamos: A normalização de processos e aplicação uniforme da legislação em vigor A disponibilização de uma nota de abonos e descontos com informação detalhada que permite ao trabalhador conferir os resultados salariais, diminuindo o apoio das áreas de pessoal A identificação de um conjunto de incoerências permitidas pelos sistemas atuais, que têm vindo a ser reportadas ao Gabinete do Secretário de Estado da Administração Pública como fonte de informação para alterações legislativas ou processuais A consolidação dos dados dos trabalhadores do Ministério das Finanças potenciando a partilha de informação entre os diversos serviços que dela necessitam nos termos legais em números trabalhadores com vencimentos em GeRHuP serviçoscliente utilizadores de GeADAP avaliações de desempenho em GeADAP QUAR em GeADAP 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 33

34 Excelência Operacional e Qualidade Âmbito dos serviços SP RH Próximos desafios Conclusão do desenvolvimento do GeRHuP Conclusão do piloto dos SPRH no Ministério das Finanças Expansão dos SPRH para outros ministérios Implementação do piloto para expansão do catálogo de serviços Definição do modelo de pricing dos SPRH Conclusão do modelo de relacionamento com o cliente Implementação de mecanismos de perfomance e reporting 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 34

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36 Racionalização das TIC na AP Factos e desafios para a implementação de SP nas TIC < 2012 Estratégia Qualidade 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 36

37 Racionalização das TIC na AP Factos e desafios para a implementação de SP nas TIC Como acelerar o processo de racionalização da despesa com TIC e aumentar a qualidade dos serviços prestados? Capacidade operacional Estratégia Qualidade 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 37

38 Racionalização das TIC na AP Factos e desafios para a implementação de SP nas TIC 2015 > Qualidade 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 38

39 Nível operacional Nível estratégico Nível estratégi co Racionalização TIC na AP Estratégia e operacionalização Estratégia global Avaliação GPTIC Plano Global Estratégico para a Racionalização e Redução de Custos com as TIC na Administração Pública v2.0 Horizonte Como reduzir custos e aumentar a qualidade dos serviços TIC? Serviços TIC Administração Pública 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 39

40 Rede Operacional Elementos da Rede Papel coordenação da rede + prestação de serviços + Complemento de capacidade Papel Prestação de serviços SP TIC Setorial Seg. Social (II) SP TIC Setorial Justiça (IGFEJ) SP TIC Setorial Adm. Interna (SG MAI) SP TIC Setorial Defesa (SG MD) Critérios para integração na rede Organismos TIC com capacidade instalada + ministérios com tradição de centralização TIC SP TIC Setorial Educação (FCT) SP TIC Setorial Saúde (SPMS) SP TIC Setorial Governo (CEGER) 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 40

41 Rede Operacional Estratégia de disseminação Administração Pública Ministérios sem organismos na Rede Ministérios com organismos na Rede Necessidades transversais Necessidades setoriais especificas Necessidades setoriais especificas Nota para serviços disponíveis no catálogo de serviços da Rede + Complemento de capacidade SP TIC Setoriais 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 41

42 Desenvolvimento e Inovação Organização Áreas de capacitação Implementação de normas ISO e outras boas práticas Estrutura Modelo de governação assente na colaboração mantendo a autonomia de cada prestador Processos e normas Governação TI Go-Cloud Centro de competências SAP Avaliação de competências e definição de perfis prioritários / reforço da formação Tecnologia Pessoas 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 42

43 Catálogo de serviços É de realçar o papel central que a construção e atualização do catálogo de serviços devidamente articulado com informação também atualizada sobre a capacidade existente terá na eficiência da gestão de serviço. Principais dimensões do catálogo de serviços: Serviço (aproximação, sempre que possível, aos standards de mercado) Níveis de serviço Custo SP TIC setoriais habilitados à prestação do serviço Capacidade instalada por serviço em cada um dos SP TIC habilitados à sua prestação 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 43

44 Catálogo de serviços Serviços prioritários Serviços Serviços de centros de dados (e.g. Housing; Hosting) Serviços de disaster recovery Exemplo de iniciativas de suporte à Rede no âmbito do PESPAP Criação da rede de centros de dados da AP Serviços de Cloud Criação da Go-Cloud 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 44

45 Catálogo de serviços Serviços prioritários Serviços de centros de dados Rede de centros de dados da AP - Avaliação detalhada a shortlist de CPD sinalizados como tendo boas condições para a prestação de serviços de centros de dados MAI MF (ESPAP) CCDRN CCDR Alentejo MDN FCCN IFAP Principais objetivos da avaliação: Avaliar a pertinência dos Centros de Dados para a consolidação física da rede de CPD da AP Avaliar através de um Business Case a integração de DC na rede de CPD da AP Identificar iniciativas que permitam operacionalizar e promover a racionalização dos CPD 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 45

46 Catálogo de serviços Serviços prioritários Serviços de Cloud Go-Cloud - Cloud Governamental da AP portuguesa - Cloud hibrida, assente em standards (e.g. Opensatck), composta pelas clouds privadas de cada um dos ministérios com representação na rsptic, disponibilizando funcionalidades que permitam, sempre que seja possível e racional do ponto de vista do negócio da AP, complementar a capacidade dessas clouds privadas com serviços prestados pelas restantes clouds privadas da rsptic ou com serviços de cloud publica espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 46

47 Catálogo de serviços Serviços prioritários Serviços de Cloud Go-Cloud Organismo Cliente 1 Organismo Cliente 2 Organismo Cliente N Arquitetura global Portal de serviços Go-Cloud (Em discussão no seio da rsptic) ESB Broker Cloud Publica 1 Cloud Publica 2 Cloud Publica N Cloud privada MF Cloud privada MAI Cloud privada SS Cloud privada MDN Cloud privada Força 1 Cloud privada Força 2 Cloud privada Ramo 1 Cloud privada Ramo espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 47

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49 Algumas das dificuldades mais comuns 74% dos projetos não cumprem os prazos acordados. Chaos Report 2013, Standish Group Só 39% dos Projetos são concluídos com sucesso. Chaos Report 2013, Standish Group 17% dos projetos de IT correm tão mal que colocam a existência da empresa em causa. Delivering large-scale IT projects on time, on budget, and on value,2012,, McKinsey & Company 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 49

50 Como Melhorar? A redução de risco nos projetos pode ser alcançada através da standardização de processos e do alinhamento dos projetos com a estratégia da Organização. PMI s Pulse of the Profession - The High Cost of Low Performance, 2014, PMI A Gartner considera que adoção de ferramentas de Gestão de Projetos em regime de SaaS é uma iniciativa de grande retorno. (benefit=high) Alguns dos principais Fatores Críticos de Sucesso (~70%) de um projeto são: Suporte da gestão de topo, Boa gestão de Stakeholders, Otimização processual, Expertise em Gestão de Projeto e Objetivos Claros. Chaos Report 2013, Standish Group Hype Cycle for Project and Portfolio Management, 2014, Gartner A Gestão do Portefólio de Projetos é uma disciplina central que permite às organizações implementar a sua estratégia, desenvolver as suas competências-chave de negócio, gerir a mudança continua e otimizar o investimento feito em projetos de IT. Program and Portfolio Management A existência de um PMO institucionalizado ajudou a aumentar o número de projetos entregues a tempo em 300% e a duplicar o cumprimento dos orçamentos e âmbitos acordados New Zealand Project Management Survey, 2010, KPMG Key Initiative Overview, 2014, Gartner 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 50

51 O que faz um Gabinete de PMO? Metodologias & Boas Práticas Operacionalização Antevisão dos desvios de execução Lista de projetos da organização, c/ documentação Identificação precoce de riscos Garantir o Alinhamento Estratégico Gestão integrada do portefólio de projetos e programas Produção de indicadores de desempenho Otimizar a Execução Maximizar os Benefícios Articulação e comunicação entre as entidades envolvidas Aconselhamento Otimização da afetação de RH,, e TI Cumprimento do custo, tempo, âmbito e qualidade Coordenação da execução dos projetos em curso 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 51

52 Enquadramento Plano Estratégico Administração Pública espap Ministério das Finanças SP Finanças SP Recursos Humanos SP Compras Públicas SP Veículos Logística SP Gestão Projetos DGO IGF SG DGAEP INA... Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 52

53 Enquadramento O SP PMO posiciona-se como um centro de excelência em Gestão de Portefólio e de Projetos (PPM), composto por profissionais certificados e com relevante experiência em gestão no ecossistema público, e alicerçado tecnologicamente numa plataforma transversal de suporte à gestão estratégica e de projetos, disponibilizada em regime de SaaS Software as a Service espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 53

54 Enquadramento + Potenciação de Competências Plataforma Centralizada de Gestão de Projetos + Otimização de Recursos Apoio Especializado + Parcerias Gestão da Procura - Dependência do Mercado Gestão de Portefólio + Capacidade de Gestão Serviços de PMO - Custos de TCO Solução de Suporte à Gestão Estratégica 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 54

55 SPMO 00 SaaS Visão Geral SPMO 03 SaaS + Serviço Premium PMO Dedicado SPMO 02 SaaS + Serviço Profissional Suporte à Gestão Estratégica Suporte à Gestão da Procura Acesso aos Dashboards de pilotagem estratégica do portfólio de projetos SPMO 01 SaaS + Serviço Base Acompanhamento proactivo das decisões e pontos pendentes Gestão das Reuniões de Acompanhamento de Projetos Produção de relatórios periódicos de boas práticas e recomendações Produção de relatórios periódicos de avaliação do portefólio de projetos Construção do Modelo de Governance do Cliente Relatórios automatizados Formação na Plataforma Evolução da Plataforma e do software cliente Plataforma Centralizada de Gestão de Projetos 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 55

56 Modelo de Sourcing Administração Pública Estágios Profissionais Curriculares Consultoria Contratação Experiência Apostar + no Futuro Grow Formação as we go Apoiar a Empregabilidade + Certificação Potenciação de Recursos Humanos Internos espap Administração Pública Entidades Internacionais Universidades e Indústria Reforço de Capacidade Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 56

57 - Próximos passos - Próximos passos Identificação de Pilotos Avaliação e Seleção Dimensionamento e Roll-Out Prestação de Serviço Administração Central, Regional e Local; Institutos e Empresas Públicas. Projetos Diferenciadores; Projetos Estratégicos; Projetos de Grande Dimensão; Parametrização Aplicacional; Qualificação de Processos; Formação 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 57

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59 O Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Modelo de Funcionamento (Decreto-Lei 37/2007) Governo Ministério das Finanças Cocontratantes (Fornecedores) espap (entidade gestora) Comissão Interministerial de Compras (CIC) Comunidade/ Sociedade/ Agentes Económicos 13 Unidades Ministeriais de Compras (UMC) Entidades Adjudicantes Vinculadas Administração Direta do Estado e Institutos Públicos 576 Voluntárias Administração Regional, Local (Municípios) e Setor Empresarial do Estado 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 59

60 O Sistema Nacional de Compras Públicas Desenvolvimento do SNCP SNCP >= 2007 Entidades Adjudicantes Mercado (múltiplos players) Entidades Adjudicantes (vinculadas + voluntarias) 13 UMC ESPAP AQ / Cocontratantes Ajustes Diretos / Concursos Públicos Agregação nas UMC/ESPAP Contratação Centralizada nas UMC / ESPAP e-procurement >= 2009 Cada entidade adjudicante compra de per si; Ausência de uniformização e efeito escala; Ausência da Função Compras. Foco na eficiência e poupanças; Standardização dos bens e serviços Contratação eletrónica 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 60

61 Número de Entidades (acumulado) Milhões de Euros Milhões de Euros O Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Aumento do nível de centralização das Compras Públicas do SNCP Volumes de Compras de Bens e Serviços Transversais Faturados Aumento das Poupanças Globais nas Compras Públicas do SNCP Valor das Poupanças obtidas pelo SNCP, validado pela CIC Fonte: espap ,1 x 2,25 467,2 549, Anos Alargamento das Entidades Compradoras Voluntárias Número de entidades que de forma voluntária aderiram ao SNCP Mais Âmbito e Melhores Resultados ,5 x 2,44 25,8 42, Anos Fonte: espap Aumento da utilização Plataformas Eletrónicas de Compras ICPEP: Índice de Contratação Pública Electrónica em Portugal Fonte: espap % + 15 pp % 80% 62% 77% 60% 40% 20% 0% Anos Anos 100% Toda a tramitação processual na formalização dos AQ e nos procedimentos de consulta ao abrigo do AQ é efetuada em PEC Fonte: Portal Base 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 61

62 O Sistema Nacional de Compras Públicas Evolução da Rede do SNCP Inclui Área Metropolitana de Lisboa Inclui 13 CIM / AM Municípios (78% do total) Nov14 38 Freguesias Autarquias Locais Sector Empresarial do Estado Autoridades Autónomas Sector Empresarial Local entidades vinculadas entidades voluntárias 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 62

63 O Sistema Nacional de Compras Públicas Os Acordos-Quadro (AQ) Acordos Quadro em Vigor Categorias Papel e Economato Entrada em vigor Abr CoContratantes 30 Equipamento Informático Viagens e Alojamentos Eletricidade Veículos Automóveis e Motociclos Combustíveis Rodoviários Serviço Móvel Terrestre Consultadoria Refeições Confeccionadas Vigilância e Segurança Ago Set Nov.2011 Jun Set Out Mai Set Dez Acordos Quadro em Concurso Higiene e Limpeza Licenciamento Software Equipamento Informático Mobiliário Papel e Economato Tecnologias de Informação (SITIC) Manutenção de Elevadores Indicadores 388 cocontratantes desde 2008; Atualmente 193 empresas qualificadas (76% PME); 17 AQ (10 em vigor e 7 em procedimento concursal); Poupança Global ( ): 204,7 M Universo da Despesa Pública: os AQ da espap são suportados por classificações económicas cifradas em 990,6 M em espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 63

64 O Sistema Nacional de Compras Públicas O PESPAP e o SNCP ( ) 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 64

65 Quantidade Valor O Sistema Nacional de Compras Públicas Procedimento Agregado pelas Unidades Ministeriais de Compras (UMC): Exemplo Aquisição Produto Y: Quantidade Preço Unitário , ,97 1,94 1,95 1,92 1, ,91 1, MINISTÉRIO A MINISTÉRIO B MINISTÉRIO C MINISTÉRIO D MINISTÉRIO E MINISTÉRIO F MINISTÉRIO G MINISTÉRIO H Cocontratante A Cocontratante B 2,15 2,10 2,05 2,00 1,95 1,90 1,85 1,80 1,75 Proposta espap em sede de Comissão Interministerial de Compras (CIC): UMC A Beneficiar do efeito de escala para que todos UMC F UMC E UMC B UMC C Cocontratantes dos AQ tenham a melhor compra independentemente da dimensão da despesa; Poder negocial do Estado Português reforçado com maior responsabilidade e exigência; 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 65 UMC D

66 O Sistema Nacional de Compras Públicas Procedimento centralizado voluntário de eletricidade conduzido pela espap: Ago 2014 Set-Out 2014 Dez 2014 Ago 2014 Set 2014 DCP + Entidades DCP DCP+ GAJ DCP + Cocontratante Entidades recebem contrato final 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 66

67 Millions O Sistema Nacional de Compras Públicas Procedimento Agregado de Eletricidade: O objeto consistiu em kwh (44,8 GWh) de energia elétrica (energia ativa):: kwh em Baixa Tensão Especial kwh em Média Tensão 22 entidades compradoras 109 pontos de entrega (instalações) Datas: Ago-Out - Agregação 27/10 Convite 01/12 Adjudicado 22/12 - Outorga Entidades Adquirentes: Ministério da Agricultura e do Mar: 8 entidades Ministério do Ambiente, Ordenamento do Território e Energia: 2 entidades Órgão de Soberania: 2 entidades Presidência de Conselho de Ministros: 3 entidades Presidência de Conselho de Ministros / Ministério do Ambiente, Ordenamento do Território e Energia: 3 entidades Sector Empresarial do Estado: 3 entidades Sector Empresarial Local: 1 entidade Poupança Gerada: Estimativa de custos da componente de energia ativa com tarifas atuais (contratos em vigor): ,29 Preço base do procedimento: ,15»»»»»»»»»»»»» Preço da proposta vencedora: ,78 Poupança do valor base face aos contratos em vigor: ,14 (20%) Poupança da proposta vencedora face ao preço base: ,37 (4%) Poupança total face aos contratos em vigor: ,51 (24%) 4,00 3,00 2,00 1,00 3,38 2,72 2,57 0, espap Entidade Valor de estimado Serviços com Partilhados as tarifas da atuais Administração Pública, I. P. Direitos Preço base reservados. procedimento Preço da proposta vencedora 67

68 O Sistema Nacional de Compras Públicas A vossa experiência: organismo_nif organismo Total Geral PT Administração Regional de Saúde do Algarve, I. P , , , , , ,83 PT Universidade do Algarve - Reitoria 5.750, , , , , ,32 PT Direcção Regional de Educação do Algarve , , , , , ,78 PT Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional do Algarve , , , , , ,00 PT Direcção Regional de Agricultura e Pescas do Algarve 4.783, , , , , ,89 PT Direcção Regional de Cultura do Algarve 9.069, , , , , ,62 PT Direcção Regional da Economia do Algarve , , , , , ,22 PT Município de São Brás de Alportel 1.181, , ,80 PT Município de Aljezur 6.529, ,50 PT Turismo do Algarve - Entidade Regional de Turismo do Algarve 228,00 228,00 Total Geral , , , , , ,96 aq Total Geral AQ-VS , , , , , ,59 AQ-HL , , , , , ,61 AQ-EI , , , , , ,42 AQ-CR , , , , , ,80 AQ-PECI , , , , , ,38 AQ-LS , , , , , ,65 AQ-VA , , , , ,59 AQ-CI , , , , , ,50 AQ-ENE , ,31 AQ-VAM 3.954, , , , , ,42 AQ-RC , , ,83 AQ-MOB , , , , , ,43 OUTROS AQ , , , , , ,43 Total Geral , , , , , , espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 68

69 O Sistema Nacional de Compras Públicas As novas Diretivas Comunitárias e o SNCP Principais desafios 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 69

70 Novas diretivas comunitárias Diretiva 2014/23/UE do Parlamento Europeu e do Conselho de 26 de fevereiro de 2014, relativa à adjudicação de contratos de concessão. Diretiva 2014/24/UE do Parlamento Europeu e do Conselho de 26 de fevereiro de 2014, relativa aos contratos públicos e que revoga a Diretiva 2004/18/CE. Diretiva 2014/25/UE do Parlamento Europeu e do Conselho de 26 de fevereiro de 2014, relativa aos contratos públicos celebrados pelas entidades que operam nos setores da água, da energia, dos transportes e dos serviços postais e que revoga a Diretiva 2004/17/CE espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 70

71 Transposição das diretivas Diretiva entra em vigor Limite para transposição Tramitação eletrónica obrigatória para centrais de compras Tramitação eletrónica obrigatória para todas as entidades 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 71

72 Transposição das diretivas algumas novidades Clarificação e densificação dos contratos excluídos (incluindo contratos in-house) considerandos 5, 10 e 31 Serviços sociais, culturais, saúde, jurídicos, hotelaria e restauração têm regime simplificado (<750m) considerandos 114 a 118 e artigo 74.º Arbitragem e conciliação, patrocínio judiciário contratos excluídos artigo 10.º 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 72

73 Transposição das diretivas algumas novidades Possibilidade de prever critérios sociais e ambientais nos procedimentos de contratação (fatores do concorrente e não da proposta) considerando 98 Medidas para a proteção de PME s: (volume de negócios < dobro do valor estimado do contrato) - considerando 83 Regra da divisão em lotes artigo 46.º Modificação de contratos mais flexível do que previsto na jurisprudência comunitária artigo 72.º 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 73

74 Transposição das diretivas algumas novidades Prazos de apresentação de propostas mais curtos Exclusão de operadores económicos baseada em mau desempenho anterior considerando 101 e artigo 57.º Flexibilização do sistema de aquisição dinâmico e catálogos eletrónicos 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 74

75 Transposição das diretivas algumas novidades Recurso às centrais de compras não só para aquisição centralizada mas para contratação de outros serviços auxiliares (esta contratação é excluída) considerando 70 Clarificação da impossibilidade de entrada de novos operadores durante a vigência de um AQ considerando 60 Clarificação das regras do call off sem apelo à concorrência artigo 33.º Presunção de legalidade dos procedimentos centralizados ao abrigo de um AQ artigo 37.º 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 75

76 SNCP - novos desafios Onde estamos? SNCP obrigatório para administração direta e indireta (e toda a que esteja equiparada a esta) Adesão de AA e SEP Celebração de AQ Agregação e centralização - UMC O que queremos fazer? SNCP vantagem para qualquer entidade adjudicante Celebração de AQ para categorias transversais AQ categorias sectoriais por mandato Procedimentos centralizados Prestação de serviços contratação pública por mandato 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 76

77 SNCP em desenvolvimento consulta pública acordo quadro contratos análise da categoria divisão em lotes geográficos/ produtos ou serviços procedimento simplificado estudo do mercado mecanismos para dinamizar a concorrência execução dos contratos a cargo das entidades consulta pública composição do júri diversificada aceitação dos bens, monitorização do serviço, aplicação de sanções 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 77

78 Processo de aquisição centralizada espap EA Mandata espap Agrega necessidades Canal comunicação espap Conduz o procedimento de contratação Adjudica em representação das entidades EA Outorga contrato Execução financeira Monitoriza execução contratual 1 ou mais contratos Consoante execução de interesse comum ou de interesse individual de cada entidade adjudicante no processo Procedimento centralizado pela espap pode incluir entidades vinculadas e voluntárias com contrato de adesão assinado e de qualquer área ou setor 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 78

79 Aquisição ao abrigo dos AQ - vantagens Caderno de encargos simples Minutas de peças do procedimento disponíveis Prazos mais curtos Sem limite de valor Sem publicações obrigatórias Plataforma eletrónica parametrizada Isenção da redução remuneratória Isenção parecer prévio OE 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Direitos reservados. 79

80 Juntos, partilhamos eficiência espap Av. Leite de Vasconcelos, 2 Alfragide AMADORA PORTUGAL Tel.: (+351) Fax: (+351) cc@espap.pt