1 Sumário O Easy Mailing O que é e como funciona MENU CONTATOS Cadastrar MENU GRUPOS Criar...

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2 1 Sumário 1 Sumário O Easy Mailing O que é e como funciona MENU CONTATOS Cadastrar Busca Avançada Importação MENU GRUPOS Criar Listar MENU E MAIL Assistente de e mail Tela de edição Editor do Easy Mailing Validação de e mail Grupos para envio Definição do envio e coleta de informações Confirmação de Agendamento Agenda de Envio MENU RELATÓRIOS Relatório de Envio MENU MINHA CONTA Dados da Conta Extrato Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 2

3 2 O Easy Mailing 2.1 O que é e como funciona O Easy Mailing é uma ferramenta profissional para envio de newsletters e e mail marketing. Além de não ocupar seu servidor e a banda de internet, o software foi projetado utilizando uma inteligência que garante maior entrega de seus e mails nos servidores dos destinatários, não caindo no principal filtro anti spam (filtro por volume de envios de um mesmo IP) dos provedores. São dezenas de servidores SMTP (caixas de saída) operando em equipamentos multiprocessados Dell, hospedados em Data Centers nos mais altos padrões tecnológicos do mercado. Por ser totalmente web, o Easy Mailing pode ser utilizado de qualquer computador com acesso à internet e em qualquer horário do dia. Além do conforto de utilizar a ferramenta quando e onde você desejar, a maior vantagem desta característica é o acesso instantâneo às atualizações e funcionalidades no sistema, que é o principal produto da Dinamize. A ferramenta traz para você relatórios sobre seus disparos, informando quem viu seu e mail e em qual horário. Mostra também a interação dos seus contatos com o conteúdo enviado, registrando quais links foram clicados e quantas vezes. Através do Relatório Avançado, também é possível saber quais e mails retornaram ( bounces ) e os motivos da falha na entrega. Tudo isso para que você possa analisar as campanhas realizadas e planejar as próximas. O E mail marketing é uma forma de comunicação relativamente nova e possui particularidades técnicas que auxiliam a obtenção de melhores resultados. É parte do trabalho da Dinamize orientar e instruir nossos clientes a respeito das melhores práticas e da forma ideal de uso de nossa ferramenta. Esta interação possibilita a utilização de todo o potencial do Easy Mailing, proporcionando um maior retorno em suas ações de comunicação através do e mail. Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 3

4 3 MENU CONTATOS Dentro deste menu ficam todas as opções de inserção e manipulação de contatos. Para alimentar sua base é possível cadastrar manualmente ou importar uma quantidade maior de destinatários através de arquivos em formato CSV, sendo possível monitorar o progresso da importação. Também é possível exportar contatos previamente cadastrados. 3.1 Cadastrar Apesar de apresentar uma série de campos para cadastro, a ferramenta exige apenas que seja fornecido um endereço de e mail. Isso garante que o registro inserido poderá ser utilizado em seus disparos de e mail. Além de registrar dados de seus contatos, é possível utilizar estas informações no corpo de suas mensagens, possibilitando a realização de envios personalizados. As informações estão segmentadas: junto ao endereço de e mail, é possível inserir Nome e Organização (01), dados pessoais (02), status de recebimento (03) e observações adicionais (04). Além destes campos, o Easy Mailing disponibiliza seis campos adicionais que podem ser utilizados Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 4

5 para informações extras, de acordo com a sua necessidade (05). Antes de inserir o contato, é conveniente associá lo a um Grupo (06). Um mesmo contato pode fazer parte de diversos grupos. 3.2 Busca Avançada A Busca Avançada possibilita a manipulação de seus contatos. Aqui você poderá associar ou desassociar contatos de um grupo específico, criar novos grupos a partir do resultado obtido, excluir e alterar o status de recebimento. Todos os campos desta tela são opcionais. A busca pode ser feita por nome, endereço de e mail e/ou por um filtro avançado. Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 5

6 Você pode utilizar o asterisco (*) como um caractere curinga, possibilitando a busca de contatos dos quais você não saiba as informações exatas. Por ex.: Maria* (localiza todas as Marias), *Maria* (procura por Maria em qualquer parte do nome), *@dinamize.com (localiza todos os endereços do domínio dinamize.com). Para uma busca seguindo determinados critérios, é possível a utilização de filtros para refiná la por informações de cadastro (01), Grupos (02), data de inserção (03), status no sistema (04), data de nascimento (05) e forma de interação com um agendamento específico (06). Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 6

7 Assim que o resultado da busca for retornado, você poderá ver/editar os dados pessoais dos contatos (clicando sobre o nome ou endereço de e mail), definir ações de acordo com o resultado (01) e sua amplitude: contatos selecionados ou todo o resultado da busca (02). Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 7

8 3.3 Importação A Importação permite que você envie, através de arquivos texto (em formato CSV commaseparated values), informações de contatos para cadastro e/ou atualização. Este processo facilita a manipulação de dados pessoais, pois além do processo ser feito diretamente pelo nosso sistema, é realizado em diversos contatos simultaneamente, garantindo maior agilidade. Este formato de arquivo pode ser facilmente obtido através de ferramentas como Microsoft Excel, clientes de e mail como Microsoft Outlook, Outlook Express e Thunderbird, e webmails como Yahoo! Mail, Gmail, Hotmail e outros. Cada arquivo deve conter no máximo 60 mil linhas e/ou 10 mb. Na primeira etapa, são definidos: o grupo para o qual os contatos serão associados (01), o arquivo a ser importado (02), se o contato presente no arquivo deve ou não ser associado ao Grupo caso já esteja cadastrado em sua base (03) e se as informações dos contatos devem ser mantidas como estão ou atualizadas de acordo com o arquivo, caso o contato também já esteja cadastrado na base (04). Na próxima etapa, serão definidos quais os campos do arquivo que devem ser importados para o Easy Mailing. A ferramenta se encarrega de separar as informações do seu arquivo CSV, possibilitando ao usuário selecionar onde será inserida cada uma das informações. Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 8

9 Na coluna Campo do Arquivo (01) são exibidas as informações contidas no primeiro registro do arquivo. Em Campo do Sistema (02), devemos selecionar qual a opção que melhor se relaciona com a informação da coluna anterior. Lembrando que, assim como no Cadastro de Contatos, o endereço de e mail é o único campo obrigatório. Por último, informamos se a primeira linha do arquivo contém informações que devem ser cadastradas ( um contato ) ou se apenas nomeia os campos do arquivo ( um cabeçalho ). Esta definição garante que o arquivo será aproveitado em sua totalidade. Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 9

10 A próxima tela apresenta o progresso da importação. Nesta etapa, o arquivo está sendo enviado aos nossos servidores para que estes, em segundo plano, manipulem as informações de acordo com as seleções realizadas nas etapas anteriores. Assim que o envio do arquivo for finalizado, você poderá verificar o andamento da importação através do Gerenciamento de Importação. Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 10

11 4 MENU GRUPOS Os grupos são a forma de segmentação de contatos dentro do Easy Mailing e têm por objetivo facilitar o gerenciamento e identificação de dados para realização de envios. É recomendado que todos os contatos estejam associados à pelo menos um grupo. 4.1 Criar É possível criar quantos grupos você quiser, bastando para isso fornecer um nome. É possível, também, definir uma descrição para o grupo (opcional). 4.2 Listar Ao utilizar a opção Listar, você tem acesso a todos os grupos previamente cadastrados em sua conta. Nesta tela, é possível verificar nome, data de criação e número de contatos associados em cada um dos grupos. Através dos três ícones presentes na listagem (01), é possível visualizar os contatos do grupo, alterar nome e descrição ou excluir definitivamente o grupo. ATENÇÃO! Ao excluir um grupo, os contatos não são removidos. Para remover permanentemente os contatos, utilize a Busca Avançada antes de remover o grupo. Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 11

12 5 MENU E MAIL Este é certamente um dos menus mais importantes do Easy Mailing. Aqui é o local onde você terá acesso a tudo que se refere à criação e envio de suas peças de e mail marketing, desde a edição de conteúdos até o acompanhamento do envio. 5.1 Assistente de e mail Aqui você dá início ao envio de seu e mail marketing. O processo de criação de um agendamento (envio) é bastante simples. As duas formas de utilização do assistente serão descritas agora. A primeira opção, Criar um novo e mail para envio, possibilita a criação de uma nova mensagem, a utilização de e mails previamente salvos, modelos, templates prontos ou a importação de um conteúdo através de uma URL externa, caso sua peça de e mail marketing (formato HTML) esteja hospedada em algum servidor na internet. Todas estas opções levam o usuário ao Editor do Easy Mailing, que será apresentado a seguir. Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 12

13 A segunda opção, Enviar e mail previamente salvo, possibilita a seleção do conteúdo salvo para o envio sem a exibição do Editor, permitindo que sejam selecionados diretamente os grupos que participarão do envio. Para orientação de um primeiro envio, utilizaremos as opções criar um novo e mail para envio, em branco Tela de edição A próxima etapa contém todas as informações sobre o conteúdo a ser enviado. Também definiremos informações de identificação e controle deste agendamento, como a Campanha (01) que será utilizada (informações sobre campanhas na sessão 5.9 deste manual) e o Nome do e mail (02), campo que irá lhe auxiliar a identificar o conteúdo da peça. É importante salientar que estas duas informações não são remetidas aos destinatários, ficando apenas gravadas em sua conta do Easy Mailing para identificação e relatórios. O próximo campo Nome do Remetente (03) é exibido no momento do recebimento da mensagem. Este campo está associado ao e mail do remetente (04), sendo utilizado como uma apresentação para este endereço. O Endereço de resposta (05) pode ser substituído por um endereço diferente do remetente caso você tenha interesse que os destinatários respondam a mensagem e esta resposta seja enviada para outro endereço. O campo Assunto (06) descreverá o conteúdo para seu destinatário. Os três campos seguintes referem se diretamente ao conteúdo de seu e mail marketing. Caso este seja um template, é uma boa idéia salvá lo como um modelo (07), já que poderá ser facilmente editado em outras oportunidades (trataremos sobre as diferenças entre um e mail salvo e um modelo neste mesmo capítulo). A verificação de URLs (08) garante que nenhum link enviado no corpo de sua mensagem esteja quebrado (apontando para conteúdo inexistente). Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 13

14 Mesmo que você esteja utilizando uma base de e mails com permissão de envio (opt in), é importantíssimo permitir aos destinatários que se descadastrem de sua lista facilmente. Além de garantir seu comprometimento com a privacidade de seus contatos, este recurso evita que sua mensagem seja confundida com um SPAM. Por padrão, o Easy Mailing insere automaticamente o link de descadastro (09), porém, este pode ser inserido manualmente utilizando o botão ao lado da opção padrão. Você poderá visualizar o conteúdo de sua peça através do botão Preview do e mail (10), assim que iniciarmos a inserção do conteúdo no Editor do Easy Mailing. Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 14

15 5.1.2 Editor do Easy Mailing Aqui iniciaremos a inserção do conteúdo. O Easy Mailing disponibiliza um editor que permite manipular, de forma rápida e simples, as principais funcionalidades de sua peça de e mail marketing. Aqui você poderá inserir imagens, links e tabelas. Os textos podem ser editados com fontes, cores e alinhamentos distintos. Caso você possua um código HTML pronto, também é possível inseri lo diretamente no editor, que por ser totalmente integrado aos dados de seus contatos, garante a possibilidade de envios personalizados com informações pessoais. Na barra de ferramentas superior, você tem acesso às principais funções do editor: inserir imagens salvas no Banco de Imagens (01), adicionar informações personalizadas (02), inserir imagens hospedadas na internet (03) e criar links (04). No caso da utilização de um código HTML pronto, você pode inseri lo na aba Source, e seguir editando o conteúdo através da aba Design (05). ATENÇÃO! A sessão autenticada por senha dura 40 minutos. Após este período, é exibido um alerta informando que a mesma expirou. Neste caso, salve o código de sua peça copiando o, através da aba "Source", para um arquivo em seu computador. Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 15

16 DICA Mesmo disponibilizando um Editor de HTML em nossa ferramenta, sugerimos que sejam utilizadas ferramentas profissionais de edição de código HTML para obtenção de melhores resultados Validação de e mail Para contas configuradas no nível avançado, o Easy Mailing realiza uma análise de validação de código na peça a ser enviada. Além da busca por erros comuns de código HTML, a ferramenta examina o conteúdo a ser enviado em busca de termos ou símbolos que possam pontuá lo como SPAM. Estes testes possibilitam a correção de erros que podem passar despercebidos e prejudicar a entrega de seu e mail. Para corrigi los, basta clicar no botão Anterior e você terá acesso novamente ao Editor, podendo realizar todas as alterações necessárias. SOMENTE NO NÍVEL AVANÇADO Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 16

17 5.1.4 Grupos para envio Esta etapa define quais são os grupos de contatos que participarão do agendamento. Por padrão, são enviados e mails para todos os contatos de um grupo. É possível enviar para apenas alguns contatos, bastando, para isto, selecionar a opção específica (01) e, na próxima tela, definir quais são os contatos que devem participar do agendamento. DICA O Easy Mailing não faz envios para e mails duplicados em um mesmo agendamento. Caso você selecione vários grupos e estes possuam contatos em comum, cada um deles receberá apenas uma cópia da mensagem Definição do envio e coleta de informações Nesta etapa você definirá quando o agendamento será efetuado. Além do disparo imediato, é possível configurar um envio para o mesmo dia, o próximo ou em um intervalo de até dois meses. Para estas opções, é possível escolher a hora exata do início do envio. Também é possível definir por quanto tempo serão coletadas informações sobre cliques e visualizações de sua peça. Caso você possua a ferramenta Google Analytics, poderá ativar sua utilização, bastando que a mesma esteja configurada corretamente em seu site. Além disto, é possível preencher as informações de Termo e conteúdo nesta etapa. Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 17

18 Para mais informações, consulte a Documentação do Google Analytics em SOMENTE NO NÍVEL AVANÇADO Confirmação de Agendamento Esta é a última etapa antes de ser iniciado o envio de sua peça de e mail marketing. Nesta tela, são exibidas informações preenchidas durante o processo de criação de seu agendamento, possibilitando que todos os dados sejam conferidos antes que seja confirmado o envio (01) e iniciado o processo de montagem (elaboração e personalização do e mail que será enviado para cada um de seus destinatários). ATENÇÃO! Para que seu agendamento seja processado e enviado, é necessário clicar no botão "Confirmar" no último passo do envio. Após a confirmação do envio, você poderá acompanhar o progresso através da Agenda de Envio. Caso o envio ainda não tenha finalizado, é possível cancelar um agendamento incorreto, através do ícone X presente na mesma linha do agendamento. Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 18

19 As informações nesta tela são atualizadas periodicamente. Ao término do envio, você terá acesso aos ícones de acesso rápido aos relatórios (01). 5.2 Agenda de Envio A Agenda de envio armazena informações gerais sobre os envios realizados nos últimos seis meses. Os envios são classificados cronologicamente e segmentados por campanhas, auxiliando a organização de seus agendamentos. Para facilitar o acesso, é possível realizar uma busca por uma campanha específica ou um e mail, através de seu assunto (01). Além de informações como data do envio, assunto do e mail, status do envio e total de participantes, estão à disposição ícones de fácil acesso que permitem a visualização rápida do conteúdo enviado (02), visualização de relatórios com estatísticas sobre o envio (03) e alteração da campanha do agendamento (04). Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 19

20 É possível exportar as informações desta tela para arquivos CSV, HTML e XLS (05). Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 20

21 6 MENU RELATÓRIOS Aqui ficam armazenados todos os relatórios e estatísticas sobre os envios realizados pelo Easy Mailing. É possível obter informações cruciais para o planejamento de suas campanhas de e mail marketing, como gráficos de visualizações, cliques e relatórios detalhados que poderão lhe auxiliar a traçar o perfil de seus destinatários. ATENÇÃO! Assim como e mails e modelos salvos, as informações dos relatórios ficam disponíveis por seis meses. 6.1 Relatório de Envio O Relatório de Envio apresenta informações detalhadas sobre seus agendamentos. Além de informações sobre cliques e visualizações, é possível consultar taxas de sucesso na entrega, relação entre e mails enviados e clicados, e os grupos que participaram do agendamento. O Relatório de Envio possibilita a obtenção de estatísticas sobre cada destinatário que participou do agendamento (01) e também sobre os links de sua peça de e mail marketing (02). Para iniciar a verificação das informações, basta selecionar o agendamento e clicar em Consultar. Na primeira parte do relatório, são retornados gráficos gerados dinamicamente, com base nas informações do envio. Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 21

22 Em seguida, temos informações gerais sobre o seu envio. Estes dados fornecem os valores para que os gráficos anteriores sejam gerados. Neste segmento do Relatório de Envio, é possível verificar quais são os grupos que participaram do agendamento em análise (01). Caso tenha sido selecionado no momento da consulta do agendamento, é possível verificar estatísticas sobre cada um dos destinatários participantes do envio, como número de visualizações, cliques e as respectivas horas da primeira interação com o conteúdo. Além disso, é possível exportar em formato CSV, HTML, ou XLS o conteúdo retornado (01). Também está disponível um informativo com dados consolidados, contendo informações extras sobre cada um dos contatos (02). Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 22

23 Caso tenha sido selecionado no momento da consulta do agendamento, é possível verificar estatísticas sobre os links de sua peça. Você pode modificar o nome dos links para facilitar a identificação (01), definir ações a serem realizadas nos contatos que clicaram em determinado link (02) e exportar as informações estatísticas para arquivos CSV, HTML e XLS (03). Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 23

24 7 MENU MINHA CONTA Aqui ficam as definições de sua conta do Easy Mailing. Você poderá alterar dados cadastrais, senha de acesso, adicionar remetentes, conferir extrato de envios e solicitar suporte sempre que tiver alguma dúvida. 7.1 Dados da Conta É possível definir ou alterar dados cadastrais dentro deste menu, além de definir a utilização de campos adicionais para inserção de informações de seus contatos. Nesta tela, você poderá definir dados do responsável pela conta (01), alterar sua senha de acesso e o nível de usuário da conta (02), dados da Organização (03), de cobrança (04), inserir observações adicionais (05) e definir o nome dos campos personalizados que poderão ser utilizados para inserção de dados de seus contatos (06). Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 24

25 Para contas definidas em nível avançado, o Easy Mailing disponibiliza a definição de Links Personalizados. Esta opção permite que os envios efetuados pelo Easy Mailing fiquem identificados com o seu domínio, tornando praticamente invisível ao destinatário a ferramenta utilizada para o envio. Para utilização deste recurso, serão necessárias algumas alterações no arquivo de configuração DNS do seu domínio (01). 7.2 Extrato O Easy Mailing disponibiliza um extrato dos envios realizados nos últimos seis meses. Aqui você poderá verificar os créditos utilizados em cada um dos envios e o total de créditos utilizados, bastando para isto selecionar o mês que você deseja consultar (01). É possível exportar os dados desta tela para arquivos CSV, HTML ou XLS, além de imprimir as informações (02). Guia Básico de Utilização do Easy Mailing Data de atualização: 28/10/ :54. 25