DIAGNÓSTICO DO CONTROLE DE ESTOQUE DA EMPRESA FREIMÜLLER ACESSÓRIOS LTDA

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1 DIAGNÓSTICO DO CONTROLE DE ESTOQUE DA EMPRESA FREIMÜLLER ACESSÓRIOS LTDA CARVALHO, Tiago Martins TEIXEIRA, Messias Roque 1 MACHADO, Evandro José 2 Faculdade Sul Brasil FASUL tiagomartinscarvalho@hotmail.com RESUMO: Em um mercado competitivo é necessário que as empresas estejam atualizadas e buscando um aperfeiçoamento em sua Gestão de Estoque, atingindo um diferencial competitivo, disponibilizando produtos de acordo com a necessidade do cliente. Diante disto, este estudo analisa a gestão de estoque da Empresa Freimüller Acessórios Ltda, com o intuito de identificar possíveis problemas de gestão que visam manter seu estoque equilibrado, de acordo com as necessidades e políticas definidas pela empresa. A metodologia utilizada foi a pesquisa exploratória, que visa diagnosticar o controle de estoque e sua viabilidade. Além disso, a análise teórica se baseou nos conceitos de estoque e sua gestão. Os resultados evidenciam a importância do controle de estoque, eficiência nas compras e a importância de se ter um estoque que atenda seus clientes. Conclui-se que um estoque de uma empresa precisa ser controlado de forma efetiva, a quantidade de estoque deve ser reduzida ao mínimo, é necessário observar o comportamento do consumidor e oferecer os produtos que realmente terão a demanda necessária, para haver um estoque equilibrado e inteirado na empresa. Palavras-Chave: Estoque; Pesquisa exploratória; Consumidor. ABSTRACT: In a competitive market it is necessary that companies are up to date and seeking an improvement in their Inventory Management, achieving a competitive edge, delivering products according to customer's need. In view of this, this study analyzes the inventory management Freimüller Accessories Company Ltd., in order to identify possible management problems aimed to keep its stock balanced according to the needs and policies defined by the company. The methodology was exploratory research, which aims to diagnose the inventory control and viability. Furthermore, the theoretical analysis is based on the concepts of stock and its management. The results show the importance of inventory control, efficiency in procurement and the importance of having a stock that meets their customers. It is concluded that a stock of a company must be managed effectively; companies reduce the minimum amount of stock, observe the behavior of consumers and offer products that really have the demand necessary to be a stock balanced and acquainted the company. Keywords: Stock. Exploratory. Consumer. 1 Acadêmicos do Curso de Administração da Fasul Faculdade Sul Brasil Campus de Toledo. 2 Docente do curso de Administração da Fasul Faculdade Sul Brasil Campus de Toledo.

2 2 INTRODUÇÃO As empresas diante de um mercado altamente competitivo precisam estar atualizadas e buscar constantemente o aperfeiçoamento de seus serviços e produtos, atingindo assim um diferencial competitivo e credibilidade com o cliente, disponibilizando produtos de acordo com a sua necessidade. O planejamento e o controle de estoque passam a desempenhar um papel importante nas diversas áreas da gestão da organização. A área de Finanças planeja os recursos, a dos Recursos Humanos, o recrutamento de pessoas, contudo o controle e o planejamento de estoque mais do que as outras áreas são essenciais no gerenciamento da produção. O trabalho proposto foi desenvolvido dentro de uma loja de acessórios automotivos, empresa Freimüller Acessórios Ltda, o objetivo principal é identificar os problemas em seu controle de estoque e a necessidade de uma gestão eficaz que visa manter o estoque equilibrado, que não comprometa o capital em estoque, que não leve a custos altos de armazenagem e com isso comprometendo sua competitividade. Muitos autores como Paulo Roberto Bertaglia e SLACK, definem estoque como acumulação de recursos e materiais, em algumas situações os valores do estoque são relativamente pequenos se comparados com muitos outros existentes. Do ponto de vista Financeiro é investimento e conta como parte do Capital da empresa, seguindo essa linha de raciocínio o estoque envolve custos fixos e variáveis, custos fixos como utilização do imóvel, dos equipamentos de movimentação, do mobiliário e de outros equipamentos; há também o valor da depreciação das folhas de pagamentos de funcionários e benefícios, como custos variáveis podem ter deterioração, obsolescência, perdas, manutenção dos equipamentos e instalações e custos de materiais operacionais. Uma Gestão de Controle de estoque registra as atividades, movimentações de entrada e saída de produtos, assim feito um acompanhamento da prioridade de pedir ou não mais produtos. Se houver algum erro deste controle, os pedidos podem ser realizados sem necessidade ou não serem feitos. O problema principal da empresa está no erro de registros

3 3 dos produtos que entram e que saem, o que pode comprometer o planejamento de controle de estoque. Uma possível hipótese destes problemas é o fato de o Sistema de Informação da empresa não atender as suas necessidades, não há um procedimento padrão a ser seguido, nem um treinamento dos colaboradores para o entendimento e realização das tarefas de modo a garantir um bom andamento do processo. II FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Com a constante evolução e crescimento do mercado, sente-se a necessidade de um aperfeiçoamento de seu trabalho, aperfeiçoar o investimento em estoque, aumentando o uso eficiente e minimizando o capital investido em estoque. Os administradores precisam reconhecer que há uma enorme necessidade de se estabelecer e compreender o melhor fluxo de materiais, as relações de tempo e estoque na produção e distribuição, além de reconhecer que devem coordenar suprimentos, produção, embalagem, transporte, comercialização e finanças para suas atividades. Estoque é definido como a acumulação armazenada de recursos materiais em um sistema de transformação (SLACK et. al, 1999, p. 278). A administração de estoques deve conciliar os quatro departamentos (Departamento de compras, Departamento de produção, Departamento de vendas e Departamento financeiro), todas as atividades envolvidas com controle de estoques, devem ser integradas e controladas em um sistema com quantidades e valores. Os tipos de estoque são classificados e definidos conforme os desequilíbrios e demandas. Existem seis tipos de estoques: Estoque de antecipação; Sazonalidade; De flutuação ou de segurança; Por tamanho de lote ou estoque de ciclo; De proteção (hedge); Em trânsito ou no canal de distribuição (BERTAGLIA, p ). O controle dos produtos, manuseio e armazenagem, são atividades essenciais para uma empresa, pois são mecanismos importantes para a sobrevivência de uma empresa. A função de controle é definida como um fluxo

4 4 de informações que permite comparar o resultado real de determinada atividade com seu resultado planejado (FRANCISCHINI; GURGEL, 2010, p. 147). A gestão de estoque tem a preocupação com quantidades e a busca na redução de valores de seus estoques. Tendo em vista este conhecimento é imprescindível que a empresa tenha uma perfeita avaliação e acompanhamento sobre a situação de seu estoque fazendo-se necessários a contagem regular e o acompanhamento dos níveis de estoque utilizando-se de pessoas e de sistemas ERP s (Enterprise Resource Planning) que facilitam esta gestão. Sem estoque é impossível uma empresa trabalhar, pois ela funciona como amortecedor entre vários estágios da produção até a venda final do produto. (DIAS, 1993, p. 23). A função geral do estoque é funcionar como reguladores do fluxo de negócios. Quando a entrada de itens é maior do que a saída, o nível de estoque aumenta, se for o contrário, mais itens saem ou são utilizados do que entram e o estoque diminui; se a quantidade recebida é igual a da saída o estoque mantém-se constante. Todo armazenamento de material gera determinados custos que são: juros, depreciação, aluguel, equipamentos de inovação, deterioração, obsolescência, seguros, salários, conservação. Todos eles podem ser agrupados em diversas modalidades: custos de capital, custos com pessoal, custos com edificação, custos de manutenção. O objetivo é otimizar o investimento em estoque, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa e minimizando as necessidades de capital investido. (FRANCISCHINI; GURGEL, 2010, p. 81). A meta principal de uma empresa é, sem dúvida, maximizar o lucro sobre o capital investido em fábrica e equipamentos, em financiamentos de vendas, em reserva de caixa e em estoques. Espera-se que o dinheiro investido em estoques seja o lubrificante necessário para a produção e o bom atendimento das vendas. Os custos de estoque podem ser classificados em quatro parte que são: Custo de Aquisição, Custo de Armazenagem, Custo de Pedido e Custo de Falta. A aplicação de um sistema de armazenamento é muito importante se ele realmente atender às expectativas e às necessidades do referido produto, não

5 5 existe para isso um fórmula pronta de armazenamento e sim vários fatores que terão de ser analisados para se ter uma gestão de armazenamento. A eficiência de um sistema de estocagem de cargas e o capital necessário dependem da escolha adequada do sistema. Não há, para isso, uma fórmula pré-fabricada: o sistema de almoxarifado deve ser adaptado às condições específicas da armazenagem da organização. (DIAS, 1993, p. 135). Layout é a disposição física dos equipamentos e das pessoas, que define onde colocar as instalações, as máquinas e o pessoal. Define também a forma e a aparência da produção. Determina a maneira, na qual a produção flui. Define os fluxos dos elementos que compõem a produção. O Layout é a integração do fluxo típico de materiais, da operação dos equipamentos de movimentação, combinados com as características que conferem maior produtividade ao elemento humano (DIAS, 1993, p. 137). A movimentação de materiais é um sistema de atividades interligadas que faz parte de um grande sistema de uma instalação ou de funções incorporadas que implica cuidados devido à fragilidade, à dimensão ou peso do objeto a ser transportado, devendo, para isso, existirem embalagens adequadas para que essa movimentação ocorra sem danos. O setor de compras ou a atividade de compras é responsável pela aquisição de bens ou matérias-primas dentro da empresa, de acordo com suas metas e politicas pré-estipuladas no planejamento estratégico ou conforme as necessidades da organização, incluindo todos os cálculos com as despesas de estocagem transporte e depreciação do material. A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada por todos os empresários juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e de racionalizar o processo produtivo. Comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custos. (DIAS, 1993, p. 260). Para se manter de forma competitiva no mercado e consequentemente gerar lucros satisfatórios, a minimização de custos deve ser controlada já que representa consideravelmente no custo total. O sistema ERP s favorece a empresa em inúmeras vantagens competitivas, a tomada de decisão também é amplamente favorecida. Este

6 6 sistema gerencia as informações relativas aos processos operacionais, administrativas e gerenciais da empresa. O objetivo é centralizar as informações e gerir o seu fluxo durante todo o processo empresarial, facilitando assim que os gestores e administradores possam ter acesso ágil, eficiente e confiável das informações. Para Hicks (1997), o Enterprise Resource Planning (Sistema de ERP) é uma arquitetura de software que facilita o fluxo de informação entre todas as funções dentro de uma companhia, tais como logística, finanças e recursos humanos. III METODOLOGIA O presente estudo possui um caráter de exploração, que consiste em analisar o diagnóstico de controle de estoque e sua viabilidade, proporcionando assim sua otimização, visa também coletar dados e informações relevantes, sem as quais não haveria embasamento suficiente. Através da revisão bibliográfica, pode-se observar a relevância a respeito do gerenciamento adequado do controle de estoque das empresas em geral. De acordo com Chizotti, a pesquisa bibliográfica pode ser caracterizada como: [...] uma modalidade de estudo nas Ciências Sociais, que se volta à coleta e ao registro de informações sobre um ou vários casos particularizados, elaborando relatórios críticos organizados e avaliados, dando margem a decisões e intervenções sobre o objeto escolhido para a investigação. (CHIZOTTI apud BARROS; LEHFELD, 2004, p. 70). Mediante tal observação conclui-se que os pesquisadores farão observações in loco. Considerando então, o referido estudo, um caso exploratório que pode ser entendido como sendo o levantamento do material necessário para a investigação. De acordo com o tipo de pesquisa, tem-se que reunir instrumentos, aparelhos, materiais diversos ou documentos (CERVO; BERVIAN, 1996, p. 68). Este estudo foi realizado na Empresa Freimüller Acessórios LTDA, situada na cidade de Toledo PR. Durante alguns sábados foram feitas visitas

7 7 à empresa, com o intuito de identificar como era realizada a gestão de estoques, observar pontos fracos e pontos fortes. Os benefícios esperados com esse estudo são: propiciar ao gestor da Empresa Freimuller Acessórios LTDA um melhor controle e gestão de estoques, facilitando assim as tomadas de decisões em relação aos investimentos adquirindo novos produtos ou mantendo um nível de estoques adequado, além de manter informações em relação aos produtos que a empresa necessita em um curto espaço de tempo. Os resultados obtidos podem propiciar na realidade que os cerca a necessidade de se realizar ou não melhorias. A gestão de estoques é um assunto vital, o estoque de uma empresa normalmente absorve grande quantidade de capital de uma empresa e de seu orçamento operacional, o ideal é manter o mínimo possível de estoques ou em nível que satisfaça a demanda, levando em consideração o tempo de fazer o pedido ao fornecedor e o tempo em que ele será entregue no departamento de estoque e recebimento de determinada empresa. A eficiência na gestão criara a diferença perante os concorrentes, melhorando a qualidade dos serviços, reduzindo tempo e diminuindo os custos, oferecendo, assim, uma vantagem competitiva enorme. IV RESULTADOS Identificou-se que uma possível fragilidade da empresa Freimüller Acessórios, pode ser a dificuldade na contagem de estoques, por não haver uma pessoa específica treinada e capacitada para tal atividade. A empresa utiliza Sistema de Informações (ERP s) para controlar suas atividades de serviços e gerir estoques, no entanto não há um Plano de Operações Padrão Explícito e/ou adequado às necessidades da empresa, para desempenhar a atividade como, por exemplo, o fluxo de entrada e saídas de mercadorias. Com base em observações e questionamentos, constatou-se que a empresa possui certas dificuldades de saber se determinado produto possui estoque positivo e/ou negativo, além de não saber um ponto de reabastecimento ou ponto mínimo de estoque, também não há disponível a informação de estoque obsoleto, pois há necessidade da empresa saber quais

8 8 produtos devem ser comprados ou quais produtos estão parados gerando custos de oportunidades, que poderiam ser investidos em produtos que geram mais vendas, lucros e benefícios para a empresa. Com relação às percepções ao Sistema de ERP S, notou-se que o mesmo não oferece informações claras e objetivas, caso o gestor necessite de grandes quantidades de dados, como, por exemplo, relatório por classificação e/ou agrupamento de materiais, pois quando este sistema foi adquirido a empresa era de menor porte o que fazia com que ele fosse adequado para as necessidades anteriores, mas com o crescimento este sistema tornou-se ultrapassado e inadequado para as necessidades, visto que houve um crescimento no giro de produtos causado pelo aumento de clientes. V DISCUSÃO DOS RESULTADOS A gestão de estoques é uma parte crucial para o bom andamento de uma empresa, partindo dessa premissa, buscou-se encontrar possíveis soluções que podem propiciar a empresa uma melhor gestão de estoques. Propõe-se a elaboração de um POP (Procedimento Operacional Padrão) para que todas as atividades sejam de conhecimento de todos inclusive daqueles que não trabalham diretamente com a gestão de estoques, além de se tornar mais fácil para o treinamento de novos colaboradores. É evidente que toda organização deve estabelecer e manter uma estratégia adequada para administrar o estoque. Uma estratégia bem aplicada e bem conduzida não só assegurará o desempenho apropriado dos diferentes processos e funções empresariais, bem como poderá minimizar custos (BERTAGLIA, 2005 p. 315). Outra sugestão é a elaboração de planilhas em Excel para auxiliar no controle de estoque tendo em vista que jamais estas irão substituir o sistema utilizado na empresa, estas planilhas se tornariam um apoio ao Sistema de Informações que a empresa possui. Essa planilha elaborada em Excel avançado permitirá definir um ponto mínimo de reabastecimento de estoque além de um ponto máximo de produto. Abaixo um modelo como exemplo de como esta planilha poderia ser elaborada.

9 9 FIG. I Modelo de Planilha para gerenciamento de estoque Quanto à dificuldade de disponibilizar uma pessoa específica para tal atividade propõe-se a elaboração de um cronograma estruturado para a contagem de estoque, utilizando-se como base o método da curva ABC, ou como é conhecido, realizando a contagem periódica apenas dos itens com maior volume de saída, com maior margem de retorno ou aqueles que representam a maior quantidade de investimento em estoques, quem irá definir qual seguir seria o sócio-administrador da empresa. VI CONSIDERAÇÕES FINAIS A competitividade de um mercado faz com que cada detalhe seja crucial para o sucesso de uma empresa e com os estoques não é diferente, pois representam uma quantia significante, é essencial que se tenha um controle mais rígido e eficiente. Notou-se que o sistema possui certa fragilidade, porém com o apoio de planilhas em Excel presume-se que essas fragilidades serão sanadas. Outro fator importante é o gestor da empresa estar a par das situações, solicitando relatórios para que possa entender o que está acontecendo com sua empresa. Em relação à contagem, espera-se que o POP possa dar uma maior facilidade no controle, definindo quem recebe os produtos, quem lança as quantidades no sistema de informação e planilhas de Excel, além de definir um padrão de saída de mercadorias, eliminando possíveis falhas que possam ocorrer durante o processo desde que o produto entra em estoque até o momento em que é dado baixa do estoque.

10 10 A curva ABC pode ajudar em uma conferência rápida, porém o ideal seria realizar contagens periódicas em todos os produtos eliminando assim possíveis desajustes que possam ocorrer, por fatores internos ou externos da empresa. REFERÊNCIAS BANZATO, Eduardo. Projeto de Armazéns. São Paulo: IMAM, BERTAGLIA, P. R. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. São Paulo: Saraiva, CERVO, A. L.; BERVIAN, P. A. Metodologia científica. 4.ed. São Paulo: Makron Boocks, DIAS, Marco Aurelio. Administração de Materias uma abordagem logística. 4.ed. São Paulo: Atlas S.A.,1993. FILHO, João Severo - Administração de logística integrada. Rio de Janeiro: E-papers Serviços Editoriais Ltda., FRANCISCHINI, Paulino G; GURGEL, Floriano do Amaral - Administração de Materiais e do Patrimônio São Paulo: Cenage Learning, HICKS, D. A. The Manager s Guide to Supply Chain and Logistics Problem-Solving Tools and Techniques. IIIE Solutions, v. 29, Iss.10, p , MARTINS, Petrônio Garcia; CAMPOS, Paulo Renato - Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. São Paulo: Saraiva, MARTINS, Petrônio Garcia; LAUGENI, Fernando Piero - Administração da Produção. 2.ed. São Paulo: Saraiva, MOREIRA, Daniel Augusto. Administração da Produção e Operações. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, MOURA, Reinaldo A. Aplicações práticas de equipamentos de movimentação. v.5. São Paulo: IMAM, SLACK, N. et. al. Administração da produção. São Paulo: Atlas, WANKE, Peter - Gestão de estoques na cadeia de suprimentos. 3.ed.São Paulo: Atlas S.A., 2011.