SAGE OFFICE FOLHA DE PAGAMENTO

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1 09/02/2018 SAGE OFFICE FOLHA DE PAGAMENTO CARGA INICIAL DE FUNCIONÁRIOS Disponibilizada a Carga Inicial para geração de arquivos de funcionários, envio de afastamentos e aviso prévio, referente à 2ª fase da primeira etapa, conforme cronograma de implantação estabelecido pelo Comitê Gestor. A implantação acontecerá em três etapas e cada etapa em cinco fases, a partir de janeiro/2018. Para maiores detalhes do faseamento, consulte o Portal do esocial. A obrigatoriedade na primeira etapa será para as empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões e na segunda fase, com início a partir de Março/2018, serão enviados os dados relativos aos cadastros de funcionários e eventos não periódicos. Nas rotinas disponíveis no sistema, será possível realizar os testes, enviando os dados para validação no Ambiente Restrito do esocial (Ambiente de Testes). Estes testes poderão ser executados tanto pelas empresas obrigadas na primeira fase, antes de realizar o envio ao ambiente de produção, bem como, para as empresas que estarão obrigadas somente na segunda etapa. Recomendamos que sejam realizados os testes antes de qualquer envio oficial de arquivos para o esocial. Veja abaixo as parametrizações necessárias, bem como, os detalhes para geração em cada um dos ambientes. CONFIGURAÇÃO PARA TRANSMISSÃO DO ESOCIAL Para o envio dos arquivos ao esocial, primeiro é necessário configurar algumas informações no Menu esocial > Configuração para Transmissão, caso ainda não tenha feito. Essa configuração pode ser feita por grupos de empresas que possuem informações comuns. Para isso, informe um Código e Nome para a configuração e preencha os campos solicitados: - Vigência: 01/2018, 07/2018 ou 01/2019. Com esta informação, o sistema habilitará o envio oficial dos arquivos somente quando as empresas estiverem ativas nos respectivos meses/anos. - Configurar Ambiente de Envio: 1 Produção (envio de arquivos oficiais) ou 2 Testes (envio de arquivos de testes). Importante: Realize todos os testes de envio dos arquivos para as empresas obrigadas com a opção 2 Testes. Somente após ter certeza que toda a transmissão foi realizada com sucesso, altere este parâmetro para 1 Produção para entrega dos arquivos oficiais, pois não será possível apagar a base do ambiente do esocial para realização de novo envio, após a conclusão das transmissões definitivas. - IOB Diagnóstico - Pré-analisar e verificar inconsistências antes de gerar os arquivos: se este campo estiver em branco, os arquivos serão enviados e as possíveis inconsistências serão retornadas diretamente pelo ambiente do esocial. - Configurar tempo de espera: informar a cada quanto tempo o sistema deve pedir a assinatura do arquivo através do certificado digital. O período vai de no mínimo 01 minuto até 06 horas. Conforme a definição deste tempo, o sistema pedirá a indicação dos certificados e assinatura dos arquivos. Neste processo de envio e retorno, sempre é necessário o certificado digital. Se a empresa utilizar certificado modelo A1, este processo será automático. Porém, se a empresa usar certificado modelo A3, precisará indicar a senha/token sempre que solicitado, num processo manual. - Certificado: é possível utilizar certificado digital A1 ou A3, bem como, é possível utilizar o certificado do escritório de contabilidade, através do processo de procuração. Atenção: O sistema verifica o CNPJ do Certificado e se não encontrar, é necessário informar o CNPJ do certificado para assinatura e transmissão. Página 1

2 No processo do esocial, o certificado é necessário em três momentos distintos: 1) na assinatura do arquivo; 2) na transmissão do arquivo e; 3) no retorno do resultado do arquivo. Por esse motivo, o mais indicado é que seja utilizado certificado A1, da empresa propriamente dita ou do escritório, através de procuração, pois para a vigência oficial do esocial, o arquivo e senha serão parametrizados e o processo ocorrerá de forma automática. Se for certificado A3 será necessário informar senha/token a todo momento, deixando o processo dependente de interação manual, o que o torna trabalhoso e passível de perda de prazos. DICA: Utilize certificado modelo A1 para deixar o processo mais automático. Como dito anteriormente, o certificado é utilizado na assinatura e na transmissão/retorno dos arquivos. Desta forma, na configuração do certificado, deve ser parametrizado o certificado para estas duas situações, podendo ser o mesmo certificado ou certificados diferentes. Por exemplo: a) Certificado A1 da própria empresa, tanto na assinatura quanto na transmissão/retorno. b) Certificado A1 da própria empresa para assinatura e certificado A1 do escritório para transmissão/retorno. c) Certificado A1 do escritório, por procuração, tanto na assinatura quanto na transmissão/retorno. d) Certificado A3 da própria empresa, tanto na assinatura quanto na transmissão/retorno. e) Certificado A3 da própria empresa para assinatura e certificado A1 do escritório para transmissão/retorno. Se for certificado A1, deverá ser selecionado o arquivo de instalação do certificado, informada a senha e CNPJ do certificado. Este arquivo será armazenado, portanto, será necessário informar uma vez apenas e depois, quando alterar o certificado (em função de nova validade, por exemplo). Se for certificado A3, também deve ser selecionado o certificado pré-instalado e CNPJ, mas não é possível configurar a senha, que será solicitada a cada operação necessária. Página 2

3 No momento da transmissão dos arquivos, se houver algum problema relacionado ao Certificado Digital, o sistema apresentará a seguinte mensagem no Histórico de Protocolos : Neste caso, verifique se o arquivo e/ou senha foram selecionados e informados corretamente na Configuração para Transmissão do esocial. INSTRUÇÕES PARA EXECUTAR TESTES NO AMBIENTE RESTRITO DO ESOCIAL Para todas as empresas é possível enviar dados para Testes (Ambiente Restrito), ou seja, é possível realizar testes enviando os dados reais da empresa e funcionários. Os testes são bastante úteis e altamente recomendáveis, pois permitem a familiarização com os registros gerados e com o processo. Permitem também a verificação antecipada da consistência dos dados, com a validação de cadastros, etc. Página 3

4 Estes testes podem ser efetuados para qualquer empresa, independentemente de estar obrigada na primeira fase ou não. Pelo cronograma, temos: - Na primeira fase as empresas têm do dia 08/01/2018 até o dia 28/02/2018 para gerar a carga inicial composta pelo cadastro do empregador e demais tabelas. - Na segunda fase as empresas têm do dia 01/03/2018 até o dia 30/04/2018 para enviar os funcionários e eventos não periódicos de trabalhadores com vínculo e sem vínculo trabalhista. Desta forma, pode ser utilizado este período de quase dois meses em cada fase para conclusão dos respectivos envios oficias, sendo possível realizar todos os testes necessários com antecedência. TELA DE GERAÇÃO E TRANSMISSÃO DOS ARQUIVOS Além do envio dos eventos referentes à primeira fase (carga inicial), disponibilizada para testes desde a versão de 12/2017, agora será possível enviar também os arquivos de funcionários, em atendimento à segunda fase que se inicia a partir de 01/03/2018 e vai até 30/04/2018. São eles: S Cadastramento Inicial do Vínculo S Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário - Início Para cada empresa poderá, ou não existir ambos os arquivos. Por exemplo, se não houver trabalhadores sem vínculo ou estatutários, o evento S-2300 não será gerado. A rotina para geração dos arquivos está disponível na Folha de Pagamento, em esocial > Carga Inicial - Geração de Arquivos Iniciais/Tabelas e Funcionários. O processo da carga inicial é único, ou seja, será realizado uma única vez, com todos os arquivos necessários. É desta forma, pois há uma ordem a ser seguida no envio dos arquivos, por serem informações utilizadas em arquivos posteriores. Por exemplo, primeiro envia a empresa, pois para todos os demais é necessário que a empresa já esteja informada no esocial. Para as empresas que já enviaram os arquivos referentes à primeira fase, o sistema enviará somente os arquivos de funcionários que serão integrados aos demais arquivos no ambiente do esocial, tanto na modalidade de testes como em Produção, conforme Configuração para Transmissão do esocial de cada empresa. Atenção: Conforme comunicado disponível no portal de notícias do esocial, os eventos já enviados pelas empresas na modalidade de testes (Ambiente de Produção Restrita), foram excluídos da base de dados no dia 07/02/2018 e deverão ser reenviados. Serão gerados os arquivos, somente quando todos os cadastros estiverem aptos, ou seja, com todos os campos de preenchimento obrigatório nos layouts informados corretamente, nos respectivos cadastros. DICA: Execute a rotina de diagnóstico, disponível em esocial > Módulo IOB Diagnóstico esocial para todos os cadastros e corrija todos os problemas apontados, antes de iniciar a geração dos arquivos. Ao acessar a rotina de geração da carga inicial, ela aparecerá com status em branco (Não Gerado), ou seja, a geração e transmissão da carga inicial não foi iniciada ainda. O primeiro passo é clicar no botão Gerar. Neste momento, será executado automaticamente o diagnóstico nos cadastros e listará os arquivos que serão gerados para a empresa. Página 4

5 Se não houver problema de diagnóstico, ou seja, não houver cadastros com campos não preenchidos ou inconsistências, ao acionar o botão Gerar, o processo será iniciado. Neste momento, o sistema irá gerar todos os arquivos (um arquivo para cada cadastro), mostrando na coluna status o ícone cinza (Aguardando Envio). Este status indica que os arquivos foram gerados com sucesso e estão na fila para transmissão. Página 5

6 A partir deste momento, clique em OK. Todos os status serão apresentados na cor cinza. Feche a tela através da opção X no canto superior direito e aguarde a solicitação do Certificado Digital, conforme o tempo informado na tela de Configuração. Página 6

7 Se houver algum cadastro não apto, impedirá a geração dos arquivos. Neste caso, exibirá um alerta e a partir da mensagem será possível acessar a rotina de diagnóstico geral, para identificar o detalhe do problema. Se não acessar o diagnóstico, mostrará na tela, na coluna Status através do ícone amarelo, quais arquivos tem problema de cadastro e quais cadastros estão não aptos. O respectivo cadastro deve ter o problema corrigido para continuar o processo. Clicando no ícone informações ou na opção Clique aqui para ver detalhes, é possível verificar exatamente qual o problema e como resolver. Página 7

8 De tempo em tempo, o transmissor faz o envio e busca os retornos, considerando a ordem correta dos eventos, alterando os status conforme for o andamento. Na coluna status pode ser acompanhado o andamento dos envios, através dos ícones coloridos, que mudam automaticamente, conforme os arquivos forem sendo enviados e retornados. Página 8

9 Lembrando que neste processo de envio e retorno, sempre é necessário o certificado digital. Se a empresa utilizar certificado modelo A1, este processo será automático. Porém, se a empresa usar certificado modelo A3, precisará indicar a senha/token sempre que solicitado, num processo manual. Página 9

10 Se retornar algum erro na validação do esocial, seja de envio ou de processamento (ícone roxo ou vermelho na coluna status), as correções necessárias deverão ser realizadas nos cadastros. Na tela, ao lado do respectivo cadastro com problema, no botão Informação é possível ver o erro gerado na validação. Página 10

11 Para visualizar o problema que gerou erro na validação, deve-se clicar no ícone de Informação, ou na opção Clique aqui para ver detalhes, que abrirá uma tela com a descrição que é retornada pelo ambiente do esocial. Com esta descrição é possível identificar qual o problema e este deve ser corrigido no respectivo cadastro. Pode ter mais de um problema. Cada Ocorrência refere-se a um problema específico. Após corrigir os erros apresentados, neste ambiente de testes será necessário iniciar o processo novamente, ou seja, será necessário zerar a base de dados no ambiente de testes e reenviar os cadastros novamente. Para zerar a base de dados, basta clicar no botão Limpar base do esocial, clicar no botão Gerar Exclusão e fechar a tela de exclusão no canto superior direto através da opção X. Efetuado este processo, a rotina de geração da carga inicial pode ser executada novamente. Página 11

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13 Depois de processado tudo com sucesso, todos os registros ficarão com status verde, indicando que o processo de transmissão foi finalizado com sucesso. Página 13

14 INSTRUÇÕES PARA ENVIAR DADOS OFICIAIS NO AMBIENTE DE PRODUÇÃO Para as empresas obrigadas à primeira fase, após realizar os testes, será necessário parametrizar a empresa para fazer o envio oficial no ambiente de produção, conforme o prazo legal. Será necessário primeiro fazer o envio da carga inicial, em um processo semelhante ao executado no ambiente de testes. Uma vez iniciado o processo oficial, não há mais como voltar a trás e, a partir da carga inicial finalizada com sucesso, as alterações ou novas inclusões realizadas nos cadastros também serão enviadas ao esocial, automaticamente, em um ciclo de atualização de dados. Os cadastros no esocial serão um espelho dos cadastros no sistema. DICA: Execute primeiro a geração no ambiente de testes, logo no início do prazo de cada uma das fases. Após corrigidos todos os possíveis problemas encontrados, determine um dia para enviar a carga inicial no ambiente oficial. Se prepare para isso, pois levará um tempo para ser concluído e você precisará aguardar a conclusão do processo, com sucesso, para continuar os trabalhos na empresa. Não deixe para a última hora. Verifique abaixo os detalhes de como gerar os dados no ambiente de produção. Página 14

15 CONFIGURAÇÃO PARA TRANSMISSÃO OFICIAL No Menu esocial > Configuração para Transmissão, o campo Configurar Ambiente de Envio deve ser alterado para a opção 1 - Produção. Ao marcar esta opção, os registros referentes aos envios realizados no ambiente de testes, se for o caso, são apagados internamente e os controles no sistema são alterados para tratar os processos do esocial de forma oficial. Atenção: Uma vez iniciada a transmissão dos dados ao esocial, este parâmetro não pode mais ser alterado e o após o retorno de todos os arquivos com sucesso, o sistema travará a opção e não será mais possível voltar para testes. Para as empresas que já enviaram os arquivos Iniciais e Tabelas referentes à primeira fase em Produção (arquivos oficiais), os funcionários também serão enviados em Produção, lembrando que todos os cadastros ativos precisam estar aptos. TELA DE GERAÇÃO E TRANSMISSÃO DA CARGA INICIAL Na carga inicial, nesta segunda fase, é possível enviar o cadastro de funcionários com vínculo e sem vínculo trabalhista, além dos demais arquivos. São eles: S Cadastramento Inicial do Vínculo S Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário - Início Página 15

16 Importante: Como a primeira fase ainda está com o prazo em curso até o dia 28/02/2018, os arquivos iniciais da empresa de tabelas, podem continuar sendo enviados normalmente, inclusive de forma separada dos funcionários, com a empresa ativa em 02/2018. ATENÇÃO: Conforme cronograma e em todas as fases você receberá previamente uma versão do sistema para realizar todos os testes necessários. Após iniciar o envio oficial, não será mais possível efetuar testes. O fluxo de envio da carga inicial oficial e envio de funcionários é igual ao de testes. A tela de transmissão se comporta exatamente da mesma forma, com os mesmos passos, os mesmos ícones, etc. A grande diferença é que no processo oficial, durante a geração/transmissão/recebimento dos retornos da carga inicial, os respectivos cadastros do sistema ficarão bloqueados para novas inclusões e alterações. Ou seja, durante o processo, o cadastro da empresa, do estabelecimento, da função, dos eventos, funcionários, etc, ficarão bloqueados, não permitindo cadastros novos nem alterações nos existentes. Esse bloqueio permanecerá até que tudo seja enviado e o protocolo recebido com sucesso. Por isso é muito importante o planejamento da execução deste processo. Este bloqueio é necessário, pois a partir do envio da carga inicial, as alterações realizadas nestes cadastros também serão enviadas ao esocial, conforme será explicado mais abaixo. Durante o processo da carga inicial, se houver a necessidade de ajuste em algum cadastro por causa de erro retornado na validação, a Carga Inicial será interrompida. Após corrigir os erros apresentados neste ambiente de produção, será gerado automaticamente um novo arquivo para cada cadastro e estes serão enviados para a fila de transmissão, continuando assim, o processo de entrega da carga inicial. Neste ambiente não poderá ser utilizada a opção Limpar base do esocial, pois esta opção ficará disponível apenas para o ambiente de testes. Depois de processado tudo com sucesso (todos os registros com status verde), o sistema desbloqueia os cadastros para novas inclusões e alterações. Página 16

17 Tudo o que for incluído, alterado ou excluído nestes cadastros após a entrega com sucesso da carga inicial, respeitando as fases, será gerado ao esocial a partir do cadastro, automaticamente, desde que esteja apto (sem campos pendentes de preenchimento). Desta forma, os cadastros do esocial estarão sempre atualizados conforme os cadastros do sistema. A visualização do envio destes arquivos e identificação de possíveis problemas, deve ser feita a partir dos próprios cadastros, através do botão Histórico e Protocolos. Por exemplo: O cadastramento de uma nova função, será enviado ao esocial, de forma automática assim que finalizar o seu cadastramento, em Menu Arquivos > Cargos/Carreira > Funções. Para que o arquivo seja gerado, o cadastro deve estar apto, ou seja, seu status no IOB Diagnóstico deve estar verde ou apenas com avisos de campos não obrigatórios em branco. Página 17

18 Se for necessário excluir um cadastro, será gravada a identificação na tela, conforme exemplo abaixo. Página 18

19 QUAIS CADASTROS COMPÕE CADA ARQUIVO Para gerar os dados de cada arquivo, serão considerados os cadastros do sistema, conforme segue: S-1000: Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público Composto pelo cadastro da empresa, considerando matriz e filiais, quando houver. S-1005: Tabela de Estabelecimentos, Obras de Construção Civil ou Unidades de Órgãos Públicos Composto pelos cadastros ativos da empresa (matriz e filiais) e pelos tomadores de serviço tipo obra de construção civil, ativos da empresa. S-1010: Tabela de Rubricas Composto pelo cadastro de eventos ativos. Como é um cadastro genérico, todos os eventos serão gerados para todas as empresas. S-1020: Tabela de Lotações Tributárias Composto pelo cadastro de todos os departamentos ativos da empresa (internos, tomadores e obras de construção civil). Atenção: É necessário ter pelo um departamento cadastrado no sistema com os funcionários alocados, mesmo não que a empresa não utilize separação por departamentos, pois o e-social exige esta informação. S-1030: Tabela de Cargos/Empregos Públicos Composto pelo cadastro de cargos e empregos públicos ativos da empresa. S-1035: Tabela de Carreiras Públicas Composto pelo cadastro de carreiras públicas ativas da empresa. S-1040: Tabela de Funções/Cargos em Comissão Página 19

20 Composto pelo cadastro de funções e cargos em comissão ativos da empresa. S-1050: Tabela de Horários/Turnos de Trabalho Composto pelo cadastro de jornadas de trabalho ativos da empresa. S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais Composto pelo cadastro de processos judicias/administrativos ativos da empresa. S Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador Composto pelo cadastro de funcionários com vínculo empregatício. S Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário - Início Composto pelo cadastro de funcionários sem vínculo empregatício. TRANSMISSÃO DE MATRIZ E FILIAIS Para Matriz e Filiais, a transmissão será feita de forma centralizada, considerando a raiz do CNPJ (8 primeiros dígitos). Desta forma, todos os arquivos serão enviados para a Matriz e, para as Filiais, não serão gerados os eventos S Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público e S-1010 Tabela de Rubricas. As filiais serão geradas como Estabelecimentos distintos no evento S-1005 e eventuais cadastros de Obras comuns, serão gerados apenas uma vez, assim como os Processos Administrativos/Judiciais no evento S Alterações realizadas em cadastros genéricos serão enviadas automaticamente a partir da empresa ativa e poderão ser acompanhadas a partir da Tela de Transmissão de Eventos Não Periódicos. TELA DE TRANSMISSÃO DE EVENTOS NÃO PERIÓDICOS No Menu esocial, foi incluída a opção para acompanhamento da Transmissão de Eventos Não Periódicos. Nesta tela será possível visualizar a situação dos arquivos em trânsito. Após a Carga Inicial de funcionários, novas admissões, afastamentos e aviso prévio, serão enviados automaticamente, ao clicar no botão gravar a partir do cadastro de origem. Lembrando que o envio será feito somente quando os cadastros estiverem aptos. Página 20

21 Após o envio, os retornos poderão ser visualizados diretamente no cadastro de origem e os protocolos/recibos acessados através do botão Histórico de Protocolos. Página 21

22 OUTRAS ORIENTAÇÕES Alguns testes, não foi possível para a Sage, como provedor de sistema, realizar. Por exemplo, não tem como a Sage fazer testes de envio no ambiente de produção (oficial), liberado pelo comitê gestor a partir de janeiro. Os testes somente são possíveis no ambiente de produção restrita (testes). Desta forma, o envio no ambiente oficial será realizado diretamente pelas empresas obrigadas nesta primeira fase, quando parametrizado o sistema para gerar em modo oficial. Caso haja alguma diferença entre os ambientes, teremos que identificar na hora e se for o caso, realizar ajustes. É possível também, que haja uma certa lentidão no retorno dos processamentos. Isso pode ocorrer, pois o ambiente do esocial passará a ser utilizado por diversas empresas ao mesmo tempo, o que deixa o processo de validação deles mais lento. Não há o que fazer neste caso e será preciso aguardar os retornos, pois não trata-se de performance do sistema da folha de pagamento. Lembrando que existem outras variáveis que podem influenciar no envio de arquivos, como conexões internas de rede e internet. COMO SERÁ EM MARÇO/2018? Página 22

23 Em março, inicia a obrigatoriedade de entrega da segunda fase da primeira etapa. Ou seja, as empresas que iniciaram em janeiro, devem a partir de março enviar os cadastros dos trabalhadores (com e sem vínculo empregatício) e também os eventos não periódicos de forma oficial. S-2200: Admissão / Ingresso de Trabalhador S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário Início S-2190: Admissão do Trabalhador Registro Preliminar S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalho S-2206: Alterações de Contrato de Trabalho S-2230: Afastamento temporário S-2250: Aviso Prévio S-2298: Reintegração S-2299: Desligamento S-2306: Trabalhador sem Vínculo de Emprego Alteração Contratual S-2399: Trabalhador sem Vínculo de Emprego Término Continuarão sendo geradas as alterações/inclusões/exclusões dos eventos, como já vinham sendo gerados desde o início da primeira fase e ainda passarão a ser gerados estes novos arquivos. OBSERVAÇÃO: Nesta fase, os arquivos de desligamento e término de trabalhador sem vínculo serão enviados sem os respectivos eventos e valores pagos/descontados. Nesta fase será gerado o arquivo apenas para desligar o trabalhador na base do esocial. Os eventos e valores nestes casos serão gerados somente a partir de maio/2018. Para esta fase, será liberada nova versão do sistema, com as funcionalidades necessárias, bem como, serão divulgadas as informações para execução. Página 23