AUTO-CONSULTORIA FAÇA O SEU PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

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1 AUTO-CONSULTORIA FAÇA O SEU PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

2 ÍNDICE 03 COMO USAR 05 COMEÇANDO 11 PASSO 1: DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ATUAL 22 PASSO 2: ESTRATÉGIAS E METAS 32 PASSO 3: AÇÕES 40 PASSO 4: INDICADORES E CONTROLE 48 ESSE FOI SÓ O COMEÇO

3 COMO USAR AUTO CONSULTORIA: FAÇA VOCÊ MESMO O SEU PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

4 Você deu o primeiro passo PARABÉNS! Você acaba de adquirir um guia passo-a-passo para você desenvolver o seu próprio planejamento estratégico como se você fosse um consultor. Ao longo desse manual você receberá diversas dicas, verá exemplos práticos e terá a ajuda de várias de nossas ferramentas para montar o seu próprio planejamento estratégico. Mas como usar? Através do conteúdo desse manual você: Entenderá como fazer um planejamento estratégico de maneira moderna, sem engessar a sua empresa Aprenderá a lógica do diagnóstico e fará uma análise do seu negócio atual com a nossa planilha de Análise SWOT Criará o seu próprio planejamento com estratégias, metas e ações com a nossa planilha de Planejamento Estratégico Controlará seus resultados periodicamente com as nossas planilhas de Indicadores Avaliará oportunidades de melhorias em conjunto com sua equipe de gestão em reuniões para apresentação resultados Então fique atento, que ao longo da leitura desse documento você terá diversos insights e ajuda para dar cada passo necessário. A ideia aqui é fazer um pouco mais do seu planejamento estratégico a cada passo que você der. Preparado para começar? 4

5 COMEÇANDO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

6 Existe sempre uma estratégia melhor do que a que você tem, você só não pensou nela ainda Brian Pitman Será que o planejamento estratégico funciona? Existe uma crença no mundo empresarial de que o planejamento estratégico é mega essencial para todos os negócios darem certo e que sem um bom planejamento tudo dará errado. Bom, esse tipo de afirmativa tem seus aspectos verdadeiros e outros que devem ser analisados com muita atenção. De forma resumida, é verdade porque um direcionamento estratégico pode ser a diferença entre você ter sucesso ou não, mas por outro lado, você não precisa perder meses para chegar até a sua estratégia. O ideal é você gerenciar sua empresa sem estresse. Em cenários tão dinâmicos e suscetíveis à mudanças, um planejamento estratégico só faz sentido se for feito para o curto prazo Basicamente, existe uma dualidade entre a visão ou sonho do empreendedor, que é de longo prazo, em oposição aos planos de ação de curto prazo. Ambos são importantes e devem ser aproveitados. Segundo as antigas (e ultrapassadas) escolas de negócios, as melhores práticas sobre estratégia dizem que você precisa planejar com cuidado, realizando uma análise de um a cinco anos, construir cenários possíveis e acompanhar o planejado periodicamente. O problema dessa abordagem é que ela não tem funcionado com pequenas empresas. Isso tem acontecido por motivos bem simples: 6

7 Falta tempo e pessoas para gerenciar uma quantidade enorme de objetivos; Realidade muita dinâmica e que muda o tempo inteiro, impossibilitando estratégias de longo prazo Necessidade de ajustes nas estratégias por conta das características das pequenas empresas Então você não deve ter um planejamento? Também não é assim, vale muito a pena você planejar o futuro da sua empresa, desde que as estratégias sejam simplificadas, flexíveis e focadas nas prioridades de desenvolvimento da sua empresa. Falamos isso, pois no final das contas, o plano estratégico não passa de uma série de hipóteses levantadas por você e por sua equipe. É isso mesmo, sempre que falamos planos, estamos nos referindo a uma hipótese, chute, projeção ou sonho que tivemos e queremos concretizar. DICA LUZ! Como o planejamento estratégico não passa de uma série de hipóteses, não esqueça de fazê-lo para o curto prazo, mudando as estratégias e ações sempre que necessário e com um direcionamento claro de onde você quer estar em um ano E a forma como utilizamos a palavra planejamento influencia diretamente em como lidamos com todo esse processo, afinal de contas você já deve ter entrado em alguma discussão sobre seguir o seu planejamento até o final ao invés de mudar alguma estratégia, não é mesmo? 7

8 Mas e se o seu primeiro plano (ou hipótese) estava errado? Porque você tem que ir até o final se você já descobriu que não está dando certo? Basicamente, se você não for um vidente, tome cuidado com o que você assume como verdadeiro antes mesmo de ter provas concretas para acreditar naquilo. Somado a esses pontos, o planejamento tradicional do mundo dos negócios é feito em um modelo pré-fabricado que, em tese funciona em qualquer ambiente. Tem sido assim desde sempre, passando pelas escolas de negócios até apostilas sobre estratégia, todo o material desenvolvido apresenta soluções prontas e que vão dar certo. O problema dessa abordagem é que a gente sabe que cenários estáticos e com informações passadas é a realidade de grandes empresas e não de startups, empreendedores ou micro e pequenas empresas. Apesar de tudo que eu falei, o planejamento estratégico é importante. Mas mais importante do que o planejamento em si é você entender como lidar com ele no dia a dia. Nossa maior crítica é voltada para as empresas que planejam mais do que fazem. As ações que vão determinar o sucesso do que você planejar. São as ações, muito mais do que os planos, que farão um planejamento funcionar É por isso mesmo que a gente fala que o erro não está no planejamento em si, mas na dedicação dada para essa atividade. Definir um norte, principais metas e ações que necessitam ser realizadas é excelente e importantíssimo para levar a sua empresa para o sucesso. Contudo, um dos maiores erros que você pode cometer é demorar muito tempo para definir essas prioridades e se engessar em ideias durante períodos longos de 1 a 5 anos, sem flexibilidade para mudar ao longo do caminho. Acredite, achar que você pode definir onde você vai estar em 3 anos é muita presunção quando se trata de startups, empreendedores ou pequenas e médias empresas, por isso indicamos planejamentos de curto prazo e flexíveis a mudanças ao longo do caminho caso seja necessário. 8

9 Assim, as principais características do planejamento para um empreendedor, startup ou pequena empresa são: Ser desenvolvido para o curto prazo - onde você quer que a sua empresa estreja em um ano? Ser pautado em ações de curtíssimo prazo - programe ações para o próximo mês e vá adaptando as ações que você precisa desenvolver mês a mês Ser desenvolvido em poucos dias - não demore mais do que um final de semana para organizar todo o seu planejamento e vá adicionando novas estratégias conforme você lembre delas Estar alinhado entre todos os colaboradores da empresa - a visão comum facilita a integração da equipe e direcionamento de atividades Ser controlado pelos principais indicadores durante esse processo - métricas ruins indicam a necessidade por mudança Se você não estiver seguindo esses pontos, está fazendo alguma coisa errada Em relação a ordem de ações para chegar a um planejamento completo, como em qualquer metodologia, você vai encontrar um monte de ordens diferentes pela internet. A que mais gostamos e utilizamos em nosso dia a dia é essa aqui: 1 - Diagnóstico 2 - Estratégia Global 3 - Ações 4 - Controle 5 - Ajustes Ao longo dessa auto consultoria você vai entender o processo mental que utilizamos para realizar cada um desses passos essenciais. Vamos aos passos? 9

10 PASSO 1: DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ATUAL

11 A estratégia mostra onde uma empresa tem a intenção de ser única Michael Porter Para começar, não perca tempo Tome cuidado! Muitos empreendedores e empresários caem no erro de perder muito tempo para fazer uma análise detalhada da sua empresa, do ambiente onde ela está inserida e de seus concorrentes. Toda essa demora em processos de análise vão engessando a mobilidade e agilidade da empresa de inovar e de resolver problemas. Normalmente esse pode ser o começo para um fracasso de todo o processo de planejamento estratégico. Por isso tenha sempre em mente que um bom diagnóstico não consiste em análises muito detalhadas, mas em avaliações rápidas e respostas para problemas quase que imediatas. Recomendamos que nesse processo você entenda a realidade da sua empresa atualmente (diagnóstico), no passado (retrospectiva do último ano), do ambiente em que você está inserido (SWOT) e de seus concorrentes. Não perca muito tempo para fazer o diagnóstico da sua empresa. São as ações cotidianas que importam mais. Com a premissa de que sua análise não pode ser demorada e que ela é essencial para o direcionamento das suas estratégias, metas e ações, vale conhecer melhor a sua empresa. Mas você nem conhece a sua empresa tão bem... A verdade é que muito provavelmente você não conhece. Pelo menos não tão bem quanto você acredita conhecer. Por isso, vale a pena um exercício de humildade e de reflexão sobre toda a sua empresa e esse é o primeiro passo. 11

12 Esqueça a visão e missão do seu negócio por enquanto. Antes de gritar para todos os lados que sua razão de ser é isso ou que você quer alguma coisa para daqui a alguns anos, entenda quem você é e onde está inserido. DICA LUZ! Em muitos livros sobre estratégia, a primeira dica que te dão é de fazer logo sua missão e visão. Esqueça disso por enquanto e se foque em entender a sua realidade Para isso, observe todas as áreas da sua empresa. Nesse processo, entenda o que você está fazendo bem e o que está fazendo mal. Para te ajudar criamos a lista de verificação de avaliação de empresas e esse é o momento para você preenchê-la (Procure pelo arquivo da lista de verificação baixado). Preencha a lista de verificação de avaliação de empresas agora! E aí, qual foi o resultado da lista de verificação? Positivo ou negativo? Quais áreas da sua empresa estão mais carentes e necessitam de melhorias? Mantenha o resultado guardado, pois ele servirá de base para a definição da sua estratégia global e das suas metas também. O que é mais importante do diagnóstico é fazer com que você entenda onde sua empresa está bem e onde ela está mal. A partir daí, você já começa a entender para onde deve ir e o que fazer. 12

13 Mas só saber como sua empresa está hoje pode não ser suficiente para determinar seu planejamento, afinal de contas é importante saber e entender o que já aconteceu no passado. O que aconteceu no último ano? É sempre bom fazer um exercício de retrospectiva para lembrar de onde sua empresa saiu e até onde ela conseguiu chegar, para isso: Pense nos principais acontecimentos do ano que se passou. Alguns exemplos são: Participação em novas redes sociais Lançamento de blog / site / ecommerce Novas áreas de trabalho criadas Entrada de novos sócios / colaboradores Aparições na mídia E dê uma conferida nos seus indicadores do ano anterior. Os mais importantes, de uma maneira geral são: Financeiros (receita, despesas e lucro) Comercial (negociações, conversões e funil de vendas) Marketing digital (acessos ao seu site, blog, campanhas/propagandas) RH (número de colaboradores, valores de salários, prolabore, admissões / demissões) Caso você não faça o acompanhamento dos seus indicadores ano a ano, fique tranquilo, não é o fim do mundo (apesar de que é bom se você começar a controlar eles a partir de agora). Tente fazer um apanhado dos principais números do seu negócio, lembre-se que é essencial saber em que momento a sua empresa está para pensar no que fazer e realizar um planejamento estratégico excelente. (Procure pelo anexo 1 nos arquivos baixados) 13

14 Preencha a lista com a Retrospectiva do seu Último Ano! Pronto, agora que você já entendeu um pouco mais da realidade da sua empresa e do seu último ano, vale a pena entender o ambiente onde você está inserido Análise SWOT Basicamente, a análise SWOT te permite fazer avaliações do seu Ambiente Interno, composto pelos itens Forças e Fraquezas e pelo Ambiente Externo, relacionado às Oportunidades e Ameaças. Assim, você consegue entender o que é responsabilidade da sua empresa e o que é uma projeção do que pode acontecer. Mas como fazer a SWOT? É bem simples na verdade, basta você fazer uma lista com as suas principais forças, fraquezas, ameaças e oportunidades. Procure listar pelo menos 4 itens de cada um desses grupos principais. Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças Sun Tzu Para te ajudar ainda mais, desenvolvemos uma planilha que vai te ajudar a montar a sua SWOT. 14

15 Utilize a Planilha de Análise SWOT Após utilizar a planilha, você terá um gráfico que mostrará exatamente em quais áreas sua empresa está bem e onde poderia melhorar. Vamos ver o exemplo: Como você pode observar, a empresa em questão apresenta a Fraqueza e Oportunidades com alto coeficiente. Nesse caso, valeria analisar de forma mais profunda para saber quais fraquezas poderiam ser diminuidas com ações de curto prazo e quais oportunidades representariam maiores chances de sucesso no futuro para essa empresa. 15

16 Basicamente, o principal questionamento que tem que ficar na sua cabeça, depois da Análise SWOT é onde e como sua empresa pode melhorar e o que fazer para chegar lá. É esse tipo de direcionamento que vai te ajudar a definir melhor suas metas e ações a se realizar. Por fim, quais são seus concorrentes? Para começar, vamos desmistificar uma coisa: fazer listas super detalhadas de todos os seus concorrentes não é legal. Ué não é não? Não! Entenda, quanto mais tempo você demorar conseguindo todos os mínimos detalhes de cinco, dez ou quinze concorrentes, vai ser mais tempo que você irá demorar para realizar mudanças no seu negócio. Contudo, entender o mínimo dos seus concorrentes pode ser um balizador do que você precisa fazer e onde precisa estar, afinal de contas, sempre é bom saber o que você precisa fazer para ultrapassá-los. Preencha a lista com seus principais concorrentes! Para entender o mínimo dos seus concorrentes, observe o site deles, qual é o portfolio de produtos / serviços que são oferecidos, preços, presença nas redes sociais, tipo de comunicação e outros itens específicos do seu segmento. (Procure pelo anexo 2 nos arquivos baixados) Agora que você já tem algumas listas relatando a realidade, passado e ambiente competitivo onde sua empresa está inserida, podemos passar para o nosso próximo passo, onde iremos começar a definir sua estratégia principal e metas. 16

17 PASSO 2: ESTRATÉGIA E METAS

18 Devemos chamar planos do que eles realmente são: hipóteses Jason Fried Aparentemente, se você tiver feito tudo certinho no passo anterior, você já terá informações suficientes sobre a sua empresa, o ambiente em que ela está inserida e dos seus concorrentes. É agora que iremos dar o primeiro passo rumo à escolha do propósito, benefícios e metas do seu negócios. Mas e o que ela pode vir a ser? Uma coisa é certa, pensar no passado e no que já aconteceu não vai te ajudar muito quando você estiver planejando o futuro do seu negócio. Afinal de contas, o que aconteceu pode ou não se repetir, e é bem provável que não se repita. Até porque no mundo atual tudo tem mudado em uma velocidade incontrolável. De uma hora para outra o que era verdade e correto passa a não ser e você precisa se adaptar. E o pior disso tudo é que não tem como você prever o que vai acontecer, sempre a possibilidade de surgir um Google ou um Facebook para mudar a lógica de como você faz uma série de coisas. Para ficar mais próximo do que pode vir a acontecer e traçar as melhores estratégias e metas, é importante que você saiba onde está inserido e quais são as principais tendências do seu setor e de outras indústrias. Analise as principais tendências do seu setor e de outras indústrias para pensar em quais inovações se encaixam no seu modelo 18

19 Para isso, existem algumas fontes para análise de tendências que valem a pena ser consultadas sempre que você estiver em um processo de entender o que sua empresa pode vir a ser: Trend Hunter Springwise Trendwatching Lembre-se sempre de procurar por tendências e inovações em negócios do seu setor e em outros setores. Outra fonte bem útil são relatórios de tendências. Veja esses exemplos de relatórios de tendências de 2011 e de Nesse processo de definição do que a sua empresa vai ser, vale a pena entender como você tem se diferenciado. Nesse sentido, um importante passo é definir a sua oferta de valor. Entenda que valor neste caso significa benefício. Portanto, é fundamental que você saiba explicitar quais são estes benefícios que seus produtos (ou serviços) entregam para os seus clientes. Por exemplo, se o seu produto é um sistema financeiro, sua oferta de valor poderá ser seu financeiro redondo em apenas 30 minutos por semana. É claro que isso vai depender de seu sistema. Você pode ter inúmeros benefícios, mas tente resumi-lo em uma única frase. DICA LUZ! A sua oferta de valor não é o seu serviço ou produto, e sim o benefício que seu negócio oferece ao seu segmento de clientes E aí, o qual é o valor que sua empresa oferece? Para entender isso, existem algumas perguntas que podem te ajudar a responder essa questão. É sempre bom ter a antropologia, o marketing e a inovação em mente durante esse processo: 19

20 Que problemas do cliente estamos ajudando a solucionar? Que necessidades estamos satisfazendo? Que valor é entregue ao cliente? Para uma explicação mais detalhada do que é a curva de valor veja o kit de Curva de Valor e vamos ver alguns exemplos do que estamos falando para ficar mais fácil de entender: - Modelo de Negócios e Curva de Valor #1: Trunk Club - Modelo de Negócios e Curva de Valor #2: Wine That Loves - Modelo de Negócios e Curva de Valor #3: We Do Logos Por isso, eles afirmam que a única maneira de superar os concorrentes é não mais tentar superar os concorrentes. E para fazer isso, eles dizem que é necessário criar curvas de valor que possuem um comportamento diferente da concorrência. Vamos ver esse exemplo: Basecamp (Software de Gerenciamento de Projetos) Como você pode observar, em um gráfico simples, você deve colocar no eixo X os atributos de valor que o mercado em que o negócio está inserido possui e em seguida traçar a curva de seus concorrentes ou substitutos. 20

21 As melhores curvas de valor são aquelas que apresentam diferenças consistentes em relação ao que já existe e que atenda um segmento de clientes dessa maneira. Assim, após fazer a sua curva de valor, você vai precisar decidir quais atributos devem ser reduzidos, quais devem ser elevados, quais devem ser eliminados e (o grande desafio) quais devem ser criados. Para fazer o processo ainda mais simples você pode utilizar a planilha de Curva de Valor. Preencha a planilha de curva de valor agora! Aonde você quer chegar ao final do próximo ano... Agora que você já definiu qual é o valor que a sua empresa vai entregar, precisa começar a pensar em como chegar nesse modelo. Para isso, precisa definir as metas. Vale a pena lembrar que ninguém consegue gerenciar mais do que 3 a 5 metas de uma só vez e de que nenhuma meta deve ter como prazo mais do que um ano. Por isso, mantenha as coisas simples, essa é uma das grandes vantagens de ser pequeno! A não ser que você seja um vidente, planejamento estratégico de longo prazo é uma fantasia Jason Fried 21

22 Outro detalhe importante é sempre estabelecer metas SMART. Ou seja: específicas - nada de colocar muita coisa abrangente, uma meta deve ser fácil de se entender e de saber como alcançar Mensuráveis - quanto e em quanto tempo Alcançáveis - nada absurdo Relevantes - mas também nada fácil demais Tempo - e que seja possível de se realizar em determinado período (inferior a 1 ano) Pronto, você já está preparado para definir suas metas. É importante que todas as suas metas sejam definidas pensando em cada uma das áreas da sua empresa e também em tudo que você já refletiu até o momento. Utilize a planilha de Planejamento Estratégico agora para definir seus objetivos e metas! Não esqueça do seu Diagnóstico Durante todo o processo de definição das suas metas e estratégias não se esqueça de tudo que você já levantou. Pense sempre se o que você está traçando condiz com a sua situação atual e procure sempre traçar metas que sejam favorecidas pelas suas forças e oportunidades e/ou que minimizem fraquezas e ameaças. Tenha todas as análises já feitas em mente durante o processo de definição das suas metas e estratégias 22

23 Estudo de Caso O Mail Chimp, que é uma empresa de mais ou menos 100 empregados que tem um direcionamento estratégico e metas relacionadas a suas inovações, novos recursos e serviços. Para alcançar essas metas, eles investem em ideiais promissoras do seu próprio time. Basicamente funciona assim: Se algum colaborador tem uma ideia, eles tentam fazer um protótipo para convencer mais pessoas. Tudo isso com bastante liberdade e autonomia para que cada colaborador possa fazer o que quiser (dentro de certos limites obviamente). Se a ideia for para frente as pessoas responsáveis deixam de lado o que estavam fazendo (se essa atividade for mais importante) e se dedicam 100% até terminar o lançamento. Dessa maneira, todos os colaboradores tem liberdade para dar novas ideias e a criar novas coisas, mas só as melhores ideias tem recursos para dar frutos no futuro. Defina poucas metas de curto prazo. Só o que for essencial deve ser mensurado e planejado. Vale ressaltar que eles só chegaram até esse ponto por entender as necessidades de seus clientes, estabelecerem metas claras e atingíveis de inovação para atender essa demanda e, principalmente, muito trabalho duro e planos de ação concretizados no curto prazo para isso. Logicamente que esse processo é mais fácil de se implementar em grandes empresas, que podem investir mais capital humano e financeiro para realizar mais experimentos. Mas 23

24 é bem possível de ser feito na sua startup ou pequeno negócio. Imagina que ao invés de ter centenas de funcionários você pode tirar a sua tarde de terça-feira para explorar novas ideias e alcançar uma meta ligada a inovação ou utilização de novas práticas. E ai, já conseguiu definir a estratégia da sua empresa e as principais metas que você quer alcançar no curto prazo? Vamos passar agora para um outro passo essencial: as ações que serão realizadas para se alcançar as metas traçadas. 24

25 PASSO 3: AÇÕES

26 Existem algumas lições, uma delas é sobre a importância do foco e de saber dizer não Jason Fried Ações prioritárias para atingir metas Agora a gente vai começar a falar das ações que você precisa realizar para atingir as metas que foram estabelecidas. Basicamente é um processo mental de descobrir os caminhos que a sua empresa vai tomar para chegar ao objetivo traçado. Por exemplo, se você tem uma meta de redução de 30% dos seus custos nos próximos 6 meses, vai ter que pensar em ações (atividades) que propiciem que sua empresa diminua os gastos. Nesse sentido, você pode pensar em diminuir gastos com campanhas de marketing, redução de salários, não utilização de determinados softwares, etc. Existe uma infinidade de opções para se reduzir custos em uma empresa e é nesse momento que você escolhe quais irá realizar. Com a planilha de planejamento estratégico, você pode, na mesma aba de cada área principal da sua empresa, colocar os planos de ação que pretende realizar. Utilize a planilha de Planejamento Estratégico agora para definir suas principais ações! O primeiro ponto e um dos mais importantes depois de adicionar os planos de ação é a priorização das ações do seu negócio. 26

27 Quer planejar ações para o ano todo? Esquece! A verdade é que existem muitos fatores que estão fora do nosso controle: condições de mercado, inovações de concorrentes, opinião de clientes, a economia como um todo. Escrever planos para 10, 5 ou até mesmo 2 anos não te leva a lugar nenhum. Você até poderia trocar o nome do seu planejamento estratégico para hipóteses estratégicas, pois o que você vai fazer é dar uns chutes sobre o que você pode fazer e todo o resto é aprendizado na prática, ao longo do caminho. DICA LUZ! O ato de planejar é um exercício de estabelecer hipóteses, por isso não caia na tentação de estabelecer planos de longo prazo. Defina ações prioritárias e seja flexível de acordo com feedbacks Falamos isso por alguns motivos: 1. A abordagem convencional sobre planejamento que você encontra em diversas publicações e livros pode até funcionar, se a sua empresa for uma multinacional gigantesca a mais de 30 anos no mercado. Mas se você é empreendedor ou é um micro, pequeno ou médio empresário, provavelmente está buscando novos espaços no mercado, ou seja, enfrenta incertezas todos os dias. 2. O que você precisa mesmo é evitar falhas muito demoradas e muito caras. Ou seja, experimente muito e mude o que não estiver dando certo. No final das contas, seguindo esse tipo de procedimento você não precisará evitar falhas por causa de um planejamento gigantesco e que não foi como o esperado. 3. Resumindo, pare de achar que você vai estar certo em um mundo com tantas incertezas. Aceite o fato de que você vai errar e seja humilde o suficiente para mudar sempre que necessário. 27

28 Por isso mesmo, indicamos que você planeje ações apenas para o próximo mês e, no final de cada mês, revise se as ações foram realizadas ou não e já faça uma nova lista de ações prioritárias que deverão ser realizadas no mês seguinte. Suas ações devem ser desenvolvidas no máximo para um mês e, conforme o andamento delas, sofrer modificações Nesse processo lembre-se sempre de: Definir os responsáveis por cada ação - se você não tem uma pessoa que vai fazer determinada ação, é bem provável que ela seja esquecida e não realizada; As ações prioritárias são determinadas de acordo com as metas prioritárias - se você tem uma meta que é mais importante que outra, faz sentido direcionar ações para a conquista dessa meta; Só iniciar outra ação depois de ter terminado a mais importante - se você estiver fazendo qualquer coisa que não seja a sua ação prioritária, você está se desviando do objetivo principal Saiba dizer não - a diferença muitas vezes entre você atingir suas metas e estratégias é saber dizer não. Toda vez que você aceita um novo desafio e faz atividades paralelas, você está mais perto de fracassar; Inovação não é sobre dizer sim para tudo. É sobre dizer NÃO para tudo, menos para o essencial Steve Jobs 28

29 Não esqueça de um portfólio de experimentações Além de ter sempre em mente as ações de curto prazo e flexíveis de acordo com a sua realizade, faz sentido também ter uma sistema que aproveite o melhor do planejamento, mas que ao mesmo tempo te deixe apto a explorar novas possibilidades. Isso vai permitir que, mesmo ocorrendo alguma mudança significativa no seu setor, você não seja tão afetado. Para isso, todos os seus colaboradores devem ter espaço e poder para colocar hipóteses em prática. Uma boa dica é que você tenha uma estrutura mais horizontalizada, onde não exista um distanciamento grande entre cargos e posições Guarde sempre espaço para experimentações dentro do seu escopo de ações programadas para cada mês Basicamente as experimentações são uma forma de descoberta na prática das melhores estratégias e não por presunção ou formulação de boas hipóteses. Se você tem o hábito de realizar esses testes com certeza terá respostas positivas ao longo do processo sem gastar muito dinheiro. Estudo de Caso Desde 2005 o Google adotou uma fórmula para distribuir os recursos e esforços de programação. A estratégia é denominado

30 De maneira resumida, 70% dos esforços do Google são para a sua plataforma principal de buscas e anúncios, 20% são destinados como tempo livre para os colaboradores da empresa fazerem os projetos que quiserem e os 10% restantes é investido em desenvolvimento das ideias mais promissoras que surgiram do tempo livre. Bem maneiro né? Não é a toa que eles lançam diversos produtos e novidades o tempo todo (muitas delas extremamente bem sucedidas). Isso só nos mostra que o espaço para experimentações é importante e pode render bons frutos. Você precisa se organizar para assim realizar a maior quantidade de experimentos na menor quantidade de tempo possível Jeff Bezos Agora que você já definiu as principais ações para o próximo mês e entendeu a lógica de que esse planejamento precisa ser de curto prazo, podemos ir para o passo de Controle e Análise de Indicadores. 30

31 PASSO 4: INDICADORES E CONTROLE

32 Nem sempre eu posso controlar o que acontece do lado de fora, mas eu sempre posso controlar o que acontece aqui dentro Wayne Dyer Como controlar seu planejamento De nada adianta traçar estratégias, metas e ações perfeitas para a sua realidade se você não conseguir ou souber controlar o que está fazendo. Afinal de contas, só analisando as suas métricas você vai saber se está no caminho para alcançar o planejado ou se está se distanciando dele. É por isso que a etapa de controle é uma das partes mais importantes do seu planejamento estratégico. O que estamos querendo dizer é que a execução das ações estabelecidas deve ser analisada constantemente, visando mensurar o desempenho em relação ao investimento realizado, seja ele de tempo, grana ou recursos. Além disso, controlar suas ações te ajuda a verificar se o cronograma está sendo cumprido. Só assim será possível identificar as dificuldades e prováveis falhas, possibilitando mudança de estratégia caso se faça necessária. Analise constantemente o desempenho do que foi planejado e identifique o que está dando certo e errado Existem diversas formas de você controlar o desempenho e performance do seu negócio. Desde anotar no papel suas principais informações e resultados até o uso de sistemas avançados e complexos que integram todas as áreas da sua empresa. 32

33 A realidade que mais vemos é a de negócios que não estão preparados para grandes sistemas, que normalmente são caros e de difícil implementação. Nesses casos, nós indicamos o uso de planilhas que já te mostrem os indicadores essenciais da sua empresa e gráficos simples de se analisar com todas as informações de análise resumidas. Mas como fazer esse acompanhamento? Para fazer um acompanhamento eficaz, que permita que a sua empresa realize ações baseadas nos resultados apresentados, é importante que você tenha uma periodicidade pré-definida. Apesar de cada empresa ter suas características, recomendamos que o acompanhamento seja feito de maneira mensal, já que esse período não é nem tão curto e nem tão longo, permitindo que as ações sejam realizadas de maneira correta, mas que também exista espaço para alterar o planejado caso surjam oportunidades ou exista algum problema dentro do que foi realizado. DICA LUZ! Para acertar no acompanhamento e controle de suas ações e estratégias, entenda qual é o equilíbrio ideal entre o número de indicadores e a periodicidade de controle definida Obviamente se o seu negócio não se adequar a essa periodicidade, ela pode ser modificada. Se o seu negócio exige um controle diário do que saiu e do que ficou, vá ser feliz e faça o seu controle dia a dia. Lembre-se apenas de que muito controle significa muito trabalho adicionando números em planilhas, sistemas ou caderinhos e isso só te afasta da ação prática necessária para te levar às suas metas. 33

34 Selecione apenas os principais indicadores para acompanhar, pois quanto mais você controlar, menos tempo terá para realizar as ações De uma forma ou de outra, é sempre bom ter um momento para repassar os principais fatos, acontecimentos e resultados em determinado período dentro da sua empresa. Saber das principais informações e indicadores (ou seja, um feedback do que acontece no seu negócio), para poder reagir e realizar ações adequadas de maneira rápida é essencial para a continuidade de toda estratégia implementada. Também é importante estar pronto para realizar mudanças radicais em toda estrutura do planejamento estratégico e conceitos se isso for necessário. Não esqueça dos relatórios Como já falamos, a única coisa que não pode acontecer é você não saber o que está se passando dentro da sua empresa. E para tornar o processo de análise fácil, rápido e explicativo é legal você se lembrar de ter um lugar para compilar seus dados e informações. Não se gerencia o que não se mede. Não se mede o que não se define William Deming Mas antes de entrar nas planilhas de compilação de indicadores propriamente ditas, você precisa saber quais métricas vai utilizar para saber se você está indo para algum lugar ou não. 34

35 Basicamente, para cada área da sua empresa você terá os principais indicadores e métricas que deve acompanhar para saber se está tendo sucesso ou não em seu planejamento. No exemplo da área financeira, um indicador pode ser a receita que a sua empresa tem mês a mês. Um outro exemplo poderia ser o número de visitas que o seu site recebe. A escolha de quais são os principais indicadores vai variar de empresa para empresa. Se você está no mundo digital, existe um grupo de indicadores criados por Dave McClure, da 500 Startups, entitulados de AARRR: Aquisição - usuários chegam até o seu site por diferentes canais Ativação - usuários curtem a primeira experiência com seu negócio Retenção - usuários visitam sua página mais vezes Referência - usuários indicam seu negócio para amigos e outras pessoas Receitas - usuários são convertidos e compram seus produtos/serviços Se tiver interessado, vale a pena conferir esse post. De forma resumida, tenha poucas metas, apenas as necessárias. Sua empresa tem 2 pessoas? Então não gaste tempo com medidores de RH que não dirão nada. Você está online? Então foque nas metas AARRR e não aperte tanto nas outras. Sua empresa é virtual? Ótimo não tenha um departamento de infraestrutura. Você presta serviços? Então esqueça compras. Deu para entender né? Você define a estrutura do sistema de gestão conforme sua empresa demonstrar necessidade. Agora que você já entendeu as métricas, recomendamos o uso de planilhas de indicadores para quantificar o andamento do seu planejamento estratégico. Nós já separamos as 4 planilhas para as principais áreas de qualquer negócio, mas sinta-se livre para customizar qualquer uma delas ou até mesmo não usar se a sua empresa não tiver tal necessidade. 1. Finanças Preencha a planilha de Indicadores Financeiros agora! 35

36 Os principais exemplos de indicadores financeiros são receitas, despesas, lucro, margem de contribuição, lucratividade e variação de receitas e despesas. 2. Vendas Preencha a planilha de Indicadores de Vendas agora! Os principais indicadores de vendas estão ligados ao número de negociações e às taxas de conversão do seu funil de vendas. Além disso, controlar o montante negociado, ticket médio de vendas por clientes pode te dar boas informações sobre o futuro das suas vendas. 3. RH Preencha a planilha de Indicadores de Recursos Humanos agora! Os principais indicadores de RH são relativos ao número de funcionários (admissões e demissões), receita e depesa por funcionário, treinamentos e eventos de integração realizados, política de benefícios e folha salarial. 36

37 4. Marketing Digital Preencha a planilha de Indicadores de Marketing Digital agora! Os principais indicadores de marketing digital são relacionados ao SEO do seu site ou blog (número de visitas, duração da visita, páginas visitadas, backlinks e domain authority), às suas redes sociais (Facebook, Twitter, entre outras) e, caso você realize, às Campanhas de Links Patrocinados como o adwords. Tenho que seguir esses indicadores exatamente como eles estão? Obviamente que não. Nossa auto consultoria não é um manual passo a passo que deve ser seguido exatamente tudo como está escrito. Se você tiver uma área mais importante que as citadas, basta seguir o exemplo das planilhas apresentadas e fazer uma planilha de acompanhamento de indicadores personalizada para essa área da sua empresa. Depois de ter seus resultados compilados você está preparado para ir ao último passo, que são as reuniões de revisão e ajustes. 37

38 ESSE FOI SÓ O COMEÇO REUNIÕES DE REVISÃO E AJUSTES

39 Você tem que ser rápido e flexível, se não a sua estratégia não terá utilidade alguma Charle de Gaulle Avaliando o seu Planejamento Estratégico Agora que você já passou por todos os passos da Auto Consultoria eu imagino que você esteja com o seu planejamento estratégico pronto! Parabéns! Ter uma estratégia bem definida, metas, ações para alcançar isso tudo e indicadores para controlar é uma vitória. Apesar de você ter dado o melhor de si nesse processo, isso não quer dizer que o seu planejamento estratégico é perfeito. Pelo contrário, ele pode ter defeitos que nós, como empreendedores, deixamos passar enquanto fantasiamos as situações perfeitas que que gostaríamos que acontecessem. Por isso, vale muito a pena revisar a sua planilha de Planejamento Estratégico e de Indicadores, afinal, são essas que você irá utilizar para acompanhar o dia a dia da sua estratégia. Revise a Planilha de Planejamento Estratégico agora! Além de fazer a sua própria revisão da estratégia, vale sempre a pena pedir a opinião de seus sócios / principais diretores. Isso deve ser feito em uma reunião de planejamento onde vocês passem por todos os passos citados na Auto Consultoria. 39

40 Depois de ter tudo definido e compartilhado entre os principais gestores da sua empresa, é importante realizar o acompanhamento de tudo que está sendo feito. Conforme já indicamos no passo anterior, o ideal é que esse acompanhamento seja mensal. Basicamente, o responsável por cada área (ou áreas) irá fazer uma apresentação (em ppt mesmo) com os principias resultados de cada área. Nas reuniões mensais esses resultados devem ser apresentados e, ao longo das reuniões, guarde um espaço para discussão de pontos mais importantes e mudanças estratégicas. Utilize as reuniões mensais de apresentação de resultados para fazer ajustes no seu planejamento Últimas dicas Para o seu planejamento estratégico te ajudar, ele deve: Ser desenvolvido em poucos dias - nada de ficar meses planejando Ter um direcionamento global, compatilhado por sócios e colaboradores. Sua empresa deve fazer o que faz mais sentido para ela, não o que está escrito num livro. Ter foco total em ações - e ser flexível para que você não faça atividades inúteis só porque você havia planejado mal em um primeiro momento Ser controlado por indicadores - que devem ser apresentados em reuniões de resultados e revisados periodicamente (de preferência todos os meses) Ser de curto prazo - qualquer coisa planejada para mais de um ano é uma hipótese muito arriscada para se preocupar 40

41 Agora que ficou tudo pronto...uma última tarefa Você deve ter percebido que não mencionamos o modelo de negócios em nenhuma parte dessa auto consultoria. Quando se trata de estratégia do seu negócio, o modelo de negócios pode ser um grande direcionador e tem sido muito importante em relação às metodologias de negócios atuais. Não necessariamente ele será útil para o seu caso. Por exemplo, se a sua empresa tem diversos produtos com modelos de negócios diferentes, não vale levantar essa bola no Planejamento Estratégico. Porém, se a empresa toda tem apenas um modelo de negócios bem definido, definitivamente vale discutir cada bloco do modelo de negócios. Enfim, fica à seu critério! Para te ajudar, temos a planilha de Avaliação de Modelos de Negócios disponível. Se for o caso, preencha a planilha de Avaliação de Modelos de Negócios agora! Sucesso Pronto, agora você está preparado para colocar o seu planejamento estratégico na prática. Boa sorte e muito sucesso! Lembre-se, o planejamento é só uma forma de organizar suas hipóteses e teorias do que pode dar certo com a sua empresa. Mesmo um planejamento estratégico perfeito pode dar errado se você não tiver a capacidade de executar as atividades planejadas.. 41

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