esocial Guia prático para adequar sua empresa Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas

Transcrição

1 esocial Guia prático para adequar sua empresa Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas

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3 Introdução

4 INTRODUÇÃO Em 2018, uma novidade está movimentando a contabilidade das empresas. Isso porque está entrando em vigor, de forma gradual, o projeto do esocial, que visa a unificar a captação de informações referentes ao cadastro e ao pagamento de funcionários, como a folha de ponto, a folha de pagamento, a contribuição previdenciária, entre outras. Antes do esocial, tudo isso era feito manualmente. Com as mudanças, será mais prático e menos burocrático gerenciar essas informações. Entretanto, é preciso que as empresas estejam preparadas para essas transformações. Nesse e-book, vamos explicar tudo sobre o esocial, o cronograma de implantação e o que sua empresa precisa fazer para se adequar às novas regras. 04

5 O que é o esocial

6 O QUE É O ESOCIAL O Sistema Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, popularmente conhecido como esocial, é o sistema que pretende unificar o envio de todas as informações relativas ao cadastro de funcionários das empresas aos órgãos federais. Dentre essas informações estão incluídas: vínculo, folha de ponto, acidentes de trabalho, folha de pagamento, contribuição previdenciária, férias, entre muitas outras. Antes da realização do esocial, tudo isso era combinado diretamente com o departamento de RH da empresa, anotado na carteira de trabalho e assinado pelo funcionário. O processo era conduzido pelo próprio sistema das empresas, em que cada gestor administra da maneira que lhe é mais conveniente. As desvantagens disso são, obviamente, a burocracia envolvida e a possibilidade de falhas humanas. O projeto do esocial envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, a Caixa Econômica Federal e o INSS e é fruto de um esforço para centralizar obrigações da empresa para com o governo que antes eram consideradas acessórias, e independentes entre si, enviadas em momentos distintos. Quando estiver plenamente em vigor, o esocial funcionará como um instrumento de centralização de dados como obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, padronizando a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição de tais informações. Um instrumento de centralização de dados como obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas... 06

7 O que vai mudar com o esocial

8 O QUE VAI MUDAR COM O ESOCIAL Com a adoção do esocial, a forma de fiscalização das obrigações trabalhistas vai ser alterada. Hoje, uma empresa é fiscalizada quando o Ministério do Trabalho ou a Receita Federal solicitam o acesso aos registros referentes aos colaboradores. O esocial vai automatizar esse acesso, permitindo a fiscalização a qualquer momento pelos órgãos federais, de uma maneira muito menos burocrática do que acontecia antes da unificação. A partir da implantação do esocial, os dados informados pelas empresas poderão ser cruzados por esses órgãos a fim de identificar erros, como prazos desrespeitados, erros de cálculo e declarações inconsistentes. Antes, a empresa contratante tinha uma série de obrigações acessórias: a folha de pagamentos, o livro de registro, o formulário de seguro, entre outras. A partir da implementação do esocial, no entanto, todas essas obrigações estarão centralizadas e serão entregues de forma padronizada e automatizada. A primeira etapa para a implantação do sistema será o cadastro dos funcionários ativos. Nesse momento a empresa terá que identificar os colaboradores através de seus números de CPF e de Identificação Social. Evidentemente, para que isso seja feito, a empresa precisa manter atualizado o cadastro interno dos trabalhadores, com todas as informações necessárias (nome completo, endereço, escolaridade etc) para o esocial. Com o esocial, tudo será unificado e feito online, por transferência eletrônica. Esse processo vai reduzir a burocracia e, consequentemente, otimizar o tempo dos gestores, mas por outro lado as empresas precisam estar preparadas para isso. 08 A partir do momento em que o sistema for implementado em todas as empresas, funcionará da seguinte forma: a empresa vai reunir todas as informações referentes aos seus colaboradores no sistema esocial e, a partir daí, enviá-las aos órgãos envolvidos. Desta forma, todos terão acesso a esses dados e será possível quitá-los e consolidá-los de maneira mais prática e transparente.

9 Principais objetivos a serem atingidos com o esocial

10 PRINCIPAIS OBJETIVOS A SEREM ATINGIDOS COM O ESOCIAL Além de unificar a captação de dados das empresas por parte do governo, reduzindo assim a burocracia, o esocial também tem como objetivo aumentar a regulamentação e o controle desses dados, o que contribuirá para diminuir a oferta de empregos informais. Além disso, a ideia é que também ajude a combater a sonegação de impostos (devido ao cruzamento de dados entre os órgãos e a auditoria eletrônica) e, por conseguinte, melhore a distribuição da carga tributária. Dessa forma, será possível ampliar a base de arrecadação de impostos referentes a salários, sem onerar o contribuinte. Como a possibilidade de cruzamento de dados aumentará o controle, o esocial também poderá funcionar como aliado para reduzir as fraudes de seguro-desemprego e demais benefícios previdenciários. A ideia é que tanto a empresa quanto os órgãos federais tenham muito a ganhar com o projeto do esocial: a empresa ganha ao economizar tempo e diminuir a burocracia, já que todas as obrigações serão entregues reunidas e de uma só vez, e o governo ganha pois a busca e a análise de irregularidades, inadequações ou erros de cálculo será muito mais rápida. 10

11 Vantagens do esocial para a empresa e para os trabalhadores

12 VANTAGENS DO ESOCIAL PARA A EMPRESA E PARA OS TRABALHADORES Para as empresas, conforme mencionado anteriormente, o uso do esocial vai diminuir muito a burocracia envolvida no cadastro e manutenção do quadro de funcionários, poupando tempo e preocupação aos gestores. A substituição de obrigações acessórias por um documento único também vai diminuir a necessidade de retrabalho ou excesso de documentos e papéis. Até mesmo a demanda de espaço físico para armazenamento desses documentos e formulários irá diminuir, porque tudo passará a ser, obrigatoriamente, digitalizado. Além disso, com o novo sistema será muito mais fácil cumprir com a legislação trabalhista sem falhas: com a maior fiscalização e segurança no envio de informações ao governo federal, o risco de demandas fiscais e trabalhistas será reduzido. Outro benefício importante é que a gestão de RH das empresas será modernizada, e menos onerada, pois o processo automatizado e unificado vai otimizar o fluxo de trabalho, fazendo com que os profissionais dessa área possam empregar seu tempo e energia em tarefas menos burocráticas e maçantes. Já para os funcionários, também haverá vantagens. Um deles será a redução de erros no recolhimento dos direitos trabalhistas, evitando prejuízos. Por sinal, com o esocial, fraudes na concessão de benefícios serão mais difíceis, resguardando os direitos previdenciários do trabalhador. Além de tudo isso, o trabalhador também terá mais facilidade para procurar e acompanhar seus direitos trabalhistas, porque todas as informações estarão disponíveis online. Com tudo isso, espera-se que, com o esocial, fique mais fácil tanto para empresas como para seus funcionários consultar informações importantes. 12

13 Prazos

14 PRAZOS Os prazos de implantação do esocial variam de acordo com o porte da empresa. Para as empresas grandes, ou seja, com faturamento superior a 78 milhões de reais por ano, a primeira etapa já começou em janeiro de Para microempresas, empresas pequenas ou médias ou profissionais com MEI que contem com colaboradores, começará em meados desse ano. O cronograma completo pode ser analisado abaixo. GRANDES EMPRESAS 1 DEMAIS EMPRESAS 2 ÓRGÃOS PÚBLICOS Cadastros do empregador e tabelas 2018/Janeiro 2018/Julho 2019/Janeiro Dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos) 2018/Março 2018/Setembro 2019/Março Folha de pagamento 2018/Maio 2018/Novembro 2019/Maio Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência social) e compensação cruzada 2018/Julho 2019/Janeiro 2019/Julho Dados de segurança e saúde do trabalhador 2019/Janeiro 2019/Janeiro 2019/Julho 1.Empresas com faturamento anual maior que R$ 78 milhões. 2. Inclusive micro, pequenas e MEIs que tenham empregados. Fonte: Portal esocial. 14

15 Multas para as empresas que descumprirem a lei

16 MULTAS PARA AS EMPRESAS QUE DESCUMPRIREM A LEI O não cumprimento dos prazos estabelecidos e das exigências federais para a implantação do esocial nas empresas é passível de multas. As sanções são as seguintes: 1.MULTA POR NÃO INFORMAR A ADMISSÃO DO TRABALHADOR A empresa que não comunicar a contratação de funcionários até um dia antes da data de início do trabalho será multada em valores que variam de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, e que poderão ser dobrados em caso de reincidência. 2.MULTA POR NÃO INFORMAR ALTERAÇÕES CADASTRAIS OU CONTRATUAIS DO TRABALHADOR A empresa que deixar de informar ao esocial sobre quaisquer alterações no contrato de trabalho ou nos dados cadastrais dos seus funcionários receberá uma multa de R$ 201,27 a R$ 402,54. 3.MULTA POR DEIXAR DE COMUNICAR ACIDENTES DE TRABALHO A empresa que não comunicar imediatamente acidentes de trabalho que resultem no falecimento do empregado ou não comunicar acidentes de trabalho não fatais até o primeiro dia útil seguinte ao do acidente poderá receber multa que varia entre os limites mínimo e máximo do salário de contribuição. O valor da multa poderá dobrar se a empresa for reincidente.

17 MULTAS PARA AS EMPRESAS QUE DESCUMPRIREM A LEI 4.MULTA POR NÃO REALIZAR EXAMES MÉDICOS Se os exames médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional do funcionário não forem realizados, a empresa poderá ser multada em valores que vão de R$ 402,53 a R$ 4.025,33. 5.MULTA POR NÃO INFORMAR O TRABALHADOR SOBRE OS RISCOS DE SEU TRABALHO Se a empresa deixar de fornecer informações ao funcionário sobre os riscos que porventura ele possa correr em seu trabalho, poderá ser penalizada com uma multa que varia de R$ 1.812,87 a R$ ,63, de acordo com a gravidade de cada caso. 6.MULTA POR DEIXAR DE INFORMAR AFASTAMENTO TEMPORÁRIO DO TRABALHADOR Se a empresa não informar ao esocial sobre o afastamento temporário do funcionário (por motivos como férias, licença-maternidade, auxílio-doença, entre outros) poderá ser penalizada com uma multa que varia entre R$ 1.812,87 e R$ ,63. Para não perder os prazos do esocial, garantir a entrega das informações nas datas corretas e evitar penalidades, as empresas precisam se preparar com antecedência. 17

18 Como preparar sua empresa para o esocial

19 COMO PREPARAR SUA EMPRESA PARA O ESOCIAL É claro que uma das áreas mais afetadas das empresas será o RH, mas outros setores, como o de contabilidade, o jurídico e o de segurança do trabalho também precisam se adequar às novidades trazidas pelo esocial. É preciso que haja também uma forte comunicação interna, mobilizando os gestores e equipes de todas as áreas e informando sobre a mudança. Para que tudo flua perfeitamente, é necessário que todos os setores das companhias estejam alinhados. A nova rotina exigida pelo esocial vai demandar maior atenção na atualização das informações relativas aos funcionários, porque esses dados serão entregues de forma unificada para todos os órgãos federais competentes. É necessário, portanto, mobilizar todas as áreas envolvidas, reavaliar todos os processos internos da empresa, e analisar se os softwares usados nesses processos estão adequados às novas demandas. Para isso, deve ser feito um escopo de trabalho e uma distribuição de funções para garantir o cumprimento do prazo estabelecido para que o novo sistema entre em vigor. No que se refere à esfera financeira, é necessário que a empresa faça os ajustes devidos, afinal, todas as movimentações e informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias que antes eram transmitidas offline e em momentos distintos passarão a integrar um único arquivo. Isso traz segurança e praticidade para essas informações mas, por outro lado, traz também novos desafios. Para auxiliar no processo de adaptação ao novo sistema, é importante adotar um software capaz de fazer a gestão de RH integrada à contabilidade e ao financeiro da empresa. 19 O software da RH Master - parceira para gestão de Recursos Humanos da Nexaas -, está totalmente preparado para o esocial. Graças à integração com a suite Nexaas, é possível automatizar todas as tarefas ligadas ao esocial, bem como os demais processos relativos à gestão de recursos humanos. Uma vez realizados os processos relativos ao RH, a Nexaas realiza a gestão financeira e contábil, com eficiência e praticidade. Tudo é feito 100% online e com segurança garantida. A dupla RH Master e Nexaas atua de forma perfeitamente integrada, automatizando os processos do esocial e minimizando a necessidade de intervenções manuais na hora de unificar as informações do esocial. O melhor é que tudo isso pode ser feito através de qualquer dispositivo com acesso à internet, sem necessidade de instalar quaisquer programas de computador. Todas essas facilidades proporcionadas por softwares descomplicados como o RH Master e a Nexaas podem fazer total diferença quando a empresa precisa de um auxílio extra para se adaptar aos novos tempos.

20 Conclusão

21 CONCLUSÃO Esse e-book teve a finalidade de apresentar o projeto do esocial, explicar suas vantagens e seu impacto para as empresas e trabalhadores, e alertar para a necessidade de a empresa estar enquadrada no formato exigido no prazo determinado pelo governo. Procuramos esclarecer também quais são o papel do sistema de gestão nesse processo e as vantagens que as empresas automatizadas terão em relação às demais, auxiliando os gestores a se alinharem às mudanças. Você está preparado para o esocial? Visite nosso site e saiba como a Nexaas pode ajudar sua empresa a se adequar ao esocial. 21

22 Este material foi idealizado e produzido por: SOFTWARES INTEGRADOS PARA AUTOMAÇÃO DA GESTÃO EMPRESARIAL A Nexaas é uma plataforma baseada na conexão. Nossas soluções para gestão empresarial são diferentes de tudo o que você conhece. Desenvolvidas na nuvem, elas atendem a um inovador conceito que permite que sejam integradas entre si enquanto funcionam de maneira independente de acordo com a sua necessidade e a realidade de sua empresa. Isso significa não abrir mão do que já funciona para você, nem mesmo adquirir ferramentas que não irá utilizar. Gestão financeira, automatização de faturamento, contabilidade e gestão de projetos são apenas algumas das soluções Nexaas. 40 anos de experiência no desenvolvimento de soluções corporativas diferenciam a Nexaas dos Sistemas de Gestão Empresarial tradicionais, os ERPs. Para conhecer a Nexaas, acesse nosso site e as redes sociais.

23 Este material foi idealizado e produzido por: TECNOLOGIA PARA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS A RHMaster tem 30 anos de experiência em Folha, Ponto, SGI, Terceirização BPO, VOTECIPA e VOTOONLINE. Focada em soluções SaaS, a empresa é comprometida com seu time de RH e, principalmente, com seu sucesso. É tudo 100% online, aliando tecnologia e experiência. Para saber mais, acesse o site: